ORGANISERING AV VIRKSOMHETSOMRÅDENE OG STABENE. Vi bygger en ny kommune basert på tillit, samhandling og gode relasjoner

Transkript

1 ORGANISERING AV VIRKSOMHETSOMRÅDENE OG STABENE Vi bygger en ny kommune basert på tillit, samhandling og gode relasjoner september 2018

2 Innhold INNLEDNING... 2 DEL 1: HØSTENS OPPDRAG... 3 Hvilke forventninger har vi for høsten 2018?... 3 Hensikten med høstens samlinger... 3 Hvordan skal arbeidsboken brukes?... 5 DEL 2: VÅRE ROLLER OG OPPGAVER I HØSTENS PROSESS... 6 DEL 3: FRISTER... 9 DEL 4: SAMLING 1: Samme visjon, samme mål! Program Verdikjeden sammenhengen i alt vi gjør Et felles målbilde hva skal vi oppnå? Utviklingstrekk og utfordringsbildet Oppgave dag Oppgave dag DEL 5: SAMLING 2: Vi jobber sammen! DEL 6: SAMLING 3: Organisering av virksomhetsområder og staber VEDLEGG Prosessnotat Mal for innspill til Organisering av virksomhetsområdene og stabene Vil du vite mer? Har du spørsmål? (23)

3 INNLEDNING 1. januar 2020 skal vi ha organisert oss slik at våre innbyggere og folkevalgte kan være trygge på at vi leverer forsvarlige og gode tjenester i tråd med vedtatte mål. Hovedhensikten med høstens tre samlinger, er å sikre ledergruppen i Nordre Follo et godt grunnlag for å kunne fatte beslutninger om organisering i desember Vi skal nå legge grunnlaget for en organisering som underbygger visjonen vår og gjør oss til en nær og nyskapende kommune. Valget av hovedmodell for organisering er en hjørnestein i dette arbeidet. Organisasjonsmodellen er et utgangspunkt for hvordan vi vil videreutvikle våre tjenester. Det er vår arbeidsform og kultur for samskaping og involvering, vår evne til nysgjerrighet og faglig utvikling i ny kommune som er avgjørende for hvordan vi lykkes i vårt oppdrag. Organisasjonsmodellen skal fylles med gode arbeidsprosesser og møteplasser, organisasjonens verdier og kulturuttrykk. Vi skal avklare forventninger til oss som medarbeidere og ledere, utarbeide oversikt og rutiner for å sikre god rolleforståelse og lage bemanningsplaner og tjenestebeskrivelser. Modellen gir oss et rammeverk å jobbe i og sammen skal vi få valgt modell til å virke. Vi skal ville hverandre vel og det skal høres Vi skal gjøre hverandre gode og det skal synes 2(23)

4 DEL 1: HØSTENS OPPDRAG Vi starter nå prosessen med organisering av våre virksomhetsområder og staber. Før jul 2018 er alle tjenesteområdene ferdig organisert, og virksomhetsledere innplassert. Ambisjonen er videre at alle ansatte på dette tidspunktet skal vite hvilken tjeneste de skal tilhøre inn i Nordre Follo. Vi skal i høst være åpne for nye løsninger, basere vårt arbeid på nysgjerrighet, ærlighet, tillit og samhandling. Vi skal lære av hverandre, være delaktige og åpne for å komme i tilstrekkelig posisjon for å tørre å gjøre det vi vil. Samtidig skal vi også huske på at det allerede er gjort mye arbeid, gjennom kartlegging og innspill fra ansatte, som har betydning for det videre arbeidet. Vi skal i løpet av de tre samlingene utarbeide en samlet arbeidsbok for prosessen med organisering av våre virksomhetsområder og staber. Vi er i en kreativ fase nå! I høst skal mange møtes og mye skal diskuteres. Etter tredje samling skal arbeidsboken, som da har fulgt oss gjennom hele høsten, sys sammen til ett endelig høringsforslag. Hvilke forventninger har vi for høsten 2018? (Tilbakemeldinger fra ledersamling ) Noen av tilbakemeldingene fra samlingen var: Forventinger om at vi begynner med å kjenne hverandres retning danne felles mål. Prosessen må henge sammen, på tvers av tjenesteområdene og sammen med stabsfunksjonene. Utvikle og etabler gode samarbeidsstrukturer. At det legges opp til gode prosesser hvor vi får møte hverandre - også på tvers. At vi blir involvert og at involveringen er reell; åpenhet og respekt. At vi ser muligheten med å få være med å bygge nye områder i ny kommune. Se på oppgavene og tjenestene vi skal levere, frigjøre oss fra tradisjonell organisering og ha tjenestefokus. Tenke nytt ikke tenke hva som er best for meg, være kreative. Hva betyr det å jobbe mot en 3.0 kommune for det vi skal drive med Videreutvikle en kultur for å være åpne på hva vi er gode på og ikke helt har fått til i basiskommunene, tørre å «kle av oss». Vi må bruke tid på å sette oss inn i hva innbyggerne forventer av oss. Vi må definere hva vi skal levere og hvem vi må samarbeide med for å få det til Vi vil bruke tid på å se på tjenesteforløp for å definere ansvarsområder. Hensikten med høstens samlinger Hovedhensikten med samlingene er å sikre ledergruppen i Nordre Follo et godt grunnlag for å kunne fatte beslutninger om organisering og innplassering i desember Arbeidsboken skal bidra til at organisasjonsmodellen forstås likt av alle ansatte samt gi retning for tydeliggjøring av roller, oppgaver og resultatansvar. 3(23)

5 Samling 1: Samme visjon, samme mål! Nær og nyskapende er Nordre Follos visjon. I kommuneplanen for Nordre Follo, er visjonen tatt videre og kommunens mål for er satt. Hensikten med samling 1 er å skape en felles forståelse for kommunens målbilde og hvordan dette legger til rette for effektiv og god organisering og høy kvalitet på tjenestene. Innspillene fra virksomhetene i forbindelse med valg av overordnet organisasjonsmodell tilsier at det er ønskelig med gode overordnete mål og strategier. Vi skal utarbeide en felles forståelse av mål, oppdrag og roller. Vi skal forstå hverandre på tvers av fag for på sikt å kunne innarbeide nye arbeidsformer og felles kultur. Vi skal bygge en kommune som til en hver tid tar utgangspunkt i de behov våre innbyggere har og de prioriteringer og mål våre folkevalgte setter. Første samling gir oss en forståelse for hva vårt virksomhetsområde og stabene skal tilby for å nå målene i kommuneplan og peker på videre organisering. Hvis organisasjonsmodellen er et kart, bidrar samling 1 til å sikre retningen for hver tjeneste. Samling 2: Vi jobber sammen! Hensikten med samling 2 er å legge grunnlaget for hvordan vi fyller organisasjonsmodellen med gode samhandlingsprinsipper på tvers (matriseeffekt). Etter at vi i samling 1 har jobbet med å få en felles forståelse for hva vi ønsker å oppnå, er hensikten med samling 2 å jobbe med hvordan vi skal komme dit, ved bruk av de verktøyene vi har å jobbe med. Innspillene fra virksomhetene i forbindelse med valg av overordnet organisasjonsmodell tilsier at arbeidsform er viktigere enn organisasjonsmodell. Vi tar utgangspunkt i vår felles verktøykasse, med mål om å legge føringer for samarbeid på tvers. Vår verktøykasse LEDERSKAP Hvor godt leder vi? Hvilke møteplasser har vi? Hvilke oppgaver må vi løse på tvers? MEDARBEIDERE Hvor godt utvikler vi våre ansatte? Hvilke oppgave- og fagteam vil vi bygge? Medarbeiderskap? STRATEGI OG PLANLEGGING Hvordan sikrer vi at vi har prosesser som bygger opp under våre langsiktige mål, både strategisk og operativt? PARTNERSKAP OG RESSURSER Har vi forpliktende samhandling med våre viktigste partnere? ØKONOMI Hvor godt utnytter vi våre økonomiske ressurser? TEKNOLOGI Hvor godt utnytter vi tilgjengelig teknologi i de ulike tjenestene våre? ARBEIDSFORM OG PROSESSER Hvordan utfører vi oppgavene og sikrer fokus på innbyggere og brukere? BYGG OG ANLEGG Hvor effektiv og hensiktsmessig er vår infrastruktur? Samling 3: Organisering av virksomheter Hensikten med samling 3 er å ferdigstille arbeidsboken for organisering og dermed sikre en organisering som underbygger de strukturer vi ønsker. 4(23)

6 Hvordan skal arbeidsboken brukes? Vi skal være godt forberedt og kjenne arbeidsboken godt, allerede til første samling. Arbeidsboken er et prosessdokument som vi bruker aktivt gjennom alle de tre samlingene, skriver våre innspill inn i og vil videreutvikles i løpet av høsten for til sist å utgjøre arbeidsboken for organiseringen av eget område. Arbeidsboken brukes som en støtte. Ønsker du å vite mer eller lese de tidligere dokumentene, finner du en liste med alle referanser i slutten av boken. Arbeidsboken versjon 1 beskriver oppgaven til første samling. Prosessen rundt samling 1 og 2 gjentas til samling 3. Etter samling 3 ferdigstilles arbeidsbøkene slik at hvert område har både helheten og det spesifikke for sitt eget område. Arbeidsboken vil bli brukt av kommunalsjefer/stabsledere for å kunne fatte vel begrunnede beslutninger i henhold til organisering og innplassering til desember (23)

7 DEL 2: VÅRE ROLLER OG OPPGAVER I HØSTENS PROSESS Prosesseier: Kommunalsjefer og/eller stabsledere [NAVN] Oppgaver: På samlingene: Å lytte til innspillene mine arbeidsgrupper leverer. Være aktiv i alle mine grupper. Sammenstille underveis. Mellom samlingene: Eie prosessen og lede arbeidet i faggruppene. Levere versjon 1, 2 og 3 til avtalt frist. Bidra til at dokumentet blir et levende dokument som er godt kjent i mitt virksomhetsområde eller min stab. Etter samlingene: Bruke arbeidsboken som grunnlag for å utarbeide høringsforslag «Organisering av virksomhetsområder og staber». Ansvarlig referent ( NAVN ) følger arbeidet i arbeids- og faggruppen, sammenstiller alle oppgaver, noterer hvem som har deltatt i prosessen samt viktige innspill til neste samling og legger dette inn i arbeidsboken. Arbeidsboken eies av aktuell kommunalsjef/stabsleder Utviklingsteam: HR Økonomi [NAVN] Fag HTV [NAVN] Konsulent [NAVN] Rolle og oppgaver: Ledes av kommunalsjef/stabsleder. Gruppens rolle er å legge til rette arbeidet for arbeidsgruppen og faggruppen. Tilpasser utarbeidet materiale(arbeidsbøker og presentasjoner fra prosjektgruppen) til møtene i arbeidsgruppe, faggrupper og i den enkelte virksomhet, i regi av virksomhetsleder. HR-ressursen stiller 50 prosent til OU-prosessen høsten Økonomi-ressurs stiller 20 prosent til OU-prosessen høsten De andre deltakerne i utviklingsteamet er tilgjengelig for samtaler, rådgivning etter forespørsel fra kommunalsjef/stabsleder. 6(23)

8 Deltakere i arbeidsgruppen: Roller og oppgaver: Med bakgrunn i «Overordnet organisering», Prosessnotat 4 og denne arbeidsboken: Virksomhetsleder bidrar i faggrupper og arbeidsgrupper og har ansvar for å informere og involvere medarbeidere i tjenestene og videreformidle synspunktene deres. Det er opp til hver enkelt virksomhetsleder i samarbeid med sin ledergruppe, vernetjeneste og plasstillitsvalgte i tjenesten, å vurdere omfang av involvering. 7(23)

9 Deltakere i faggruppen: <Legg inn navn> Roller og oppgaver: Ledes av kommunalsjef/stabsleder og blir tildelt oppgaver underveis. Deltar på inspirasjonsforedrag. Møter i arbeidsmøter mellom/etter samlingene. 8(23)

10 DEL 3: FRISTER (Utvides etter hvert) Dato Tid Oppgave Ansvar Samling Før du går fra lokalet Send svar på dagens oppgave 2b (samling 1). Notere hvem som er gruppens kommunalsjef/stabsleder. Til: gunilla.martinsson@nordrefollo.kommune.no Referenten Kl Send ppt. med oppsummering av dagens arbeid i ditt virksomhetsområde eller stab Til: rikke.baekkevold@nordrefollo.kommune.no Mellom samling 1 og Innsending av revidert versjon av arbeidsboken etter faggruppemøtene. Til: rikke.bækkevold@nordrefollo.kommune.no Kommunalsjef/Stabsleder Kommunalsjef/Stabsleder 9(23)

11 DEL 4: SAMLING 1: Samme visjon, samme mål! Hensikt: Å skape en felles forståelse for kommunens målbilde og hvordan dette legger til rette for effektiv og god organisering og høy kvalitet på tjenestene Program 6. september (merk at dagen er todelt): INSPIRASJONSFOREDRAG for faggruppene, herunder arbeidsgruppene og utviklingsteamene Innledning ved Gro Herheim. Sal 1 i Kolben Foredrag ved Morten Hyllegaard: Velferdsutviklingen fra ytelse til effekt, samskaping med innbyggerne, digitalisering. Morgendagens styring hva må vi vektlegge? SAMLING for arbeidsgruppene og utviklingsteamene Oppstart ved Rikke Bækkevold og Gunilla Martinsson. Sal 2 i Kolben Oppgave 1. Grupperom rådhuset eller Kolben Oppgave 2a. Grupperom rådhuset eller Kolben PAUSE Oppgave 2b. Grupperom rådhuset eller Kolben Oppsummering og diskusjon i arbeidsgruppen ved kommunalsjef/stabsleder (oppgave 3). Grupperom rådhuset eller Kolben. 7. september SAMLING for arbeidsgruppene og utviklingsteamene Innledning ved Gro fulgt av oppsummering i plenum ved kommunalsjef/stabsleder. Sal 2 i Kolben Oppgave 4. Ta pauser og matpakkelunsj ved behov. Grupperom rådhuset eller Kolben Paneldiskusjon ved kommunalsjef/stabsleder. Moderator: Sigurd Lae (Oppg. 5). Oppsummering og veien videre, ved Gro Herheim. Sal 2 i Kolben. 10(23)

12 Verdikjeden sammenhengen i alt vi gjør Å sette mål for kommunens arbeid og deretter klare å se om vi har fått til det man ønsket å få til for kommunens innbyggere, gjester samt samfunns- og næringsliv, er viktig. Kommunen har mange gode og nødvendige ressurser som brukes inn i arbeidet med å levere gode tjenester til dem vi skal nå. Dersom vi klarer å se sammenhengen i det vi gjør; hver for oss og samlet, får vi et godt bilde av hva Nordre Follo innfrir på. Gjennom arbeidet vårt, skapes det en kommune der det vi synes er viktig står i sentrum. Verdikjeden viser hvordan vi sammen jobber for å nå målene og med en rød tråd gjennom hele prosessen; fra kommuneplanen via resultater og til den enkelte ressurs. Det er viktig å huske på at verdikjeden ikke er en entydig metode for hvordan styringen skal gjennomføres. Den kan utformes på ulike måter. Verdikjeden kan fortsatt innebære at myndighet og fullmakter blir delegert, og at virksomhetene får frihet til selv å bestemme hvilke virkemidler som skal brukes for å nå målene. Samtidig vil også verdikjeden kunne være et system for kontroll gjennom krav til måling og rapportering av resultater. På denne samlingen vil verdikjeden blir brukt for å skape et tydelig bilde på hvordan kommunens arbeid henger sammen, og samtidig klargjøre hvordan vi må jobbe videre for å kunne operasjonalisere Kommuneplanen for Nordre Follo Et felles målbilde hva skal vi oppnå? Oppgaven på første samling er å skape en felles forståelse for kommunens målbilde. Vi tar utgangspunkt i relevante føringer for Nordre Follo kommune og utfordringsbildet så som beskrevet i kunnskapsgrunnlagene. Vi setter fokus på framtiden og hvordan vi velger at forstå nær og nyskapende i vår kommune. Hvis det er uklart hva vi ønsker å oppnå, blir det vanskelig å planlegge, prioritere, følge opp og forbedre oppgaveløsning, virkemiddelbruk og effekter. Et godt mål er tydelig på hva som skal oppnås 11(23)

13 og som gjør det enklere å definere hvilken resultatinformasjon som kan være relevant. Kommunens mål er beskrivelsen av en ønsket tilstand eller situasjon. Kommunens målbilde er beskrevet i Kommuneplan for Nordre Follo Nordre Follos mål mener noe om hva som er behovet, hva vi skal ha ambisjoner om å få til, og hvordan dette best kan løses. Spørsmålet er hva de 19 målene i kommuneplanen betyr for våre tjenester? Hensikten med oppgaven om å skape en felles forståelse for vårt målbilde er at dette er et viktig grunnlag for organiseringen av våre virksomhetsområder og staber samt for videre tjenesteutvikling og innovasjon. Utviklingstrekk og utfordringsbildet Arbeidet med å organisere våre virksomhetsområder og staber tar utgangspunkt i kunnskapsgrunnlagene for Nordre Follo kommune. I tillegg er det viktig at vi setter oss godt inn i Perspektivmeldingen og de særlige kjennetegn ved Nordre Follo som er beskrevet i arbeidet med Kommuneplanen våre kvaliteter, muligheter og utfordringer vi må gripe fatt i. 12(23)

14 Oppgave dag 1 1. Morten Hyllegaards foredrag Finn din plass på bordene merket med din kommunalsjef. Morten Hyllegaard har holdt to foredrag her i dag. Reflekter sammen to og to eller enkeltvis over det han har formidlet gjennom sine foredrag «Velferdsutviklingen» og Styring og ledelse». Hva ønsker vi som gruppe å ta med oss videre? [Skriv inn her] 2. Hva betyr kommuneplanen for oss? a) Se på listen med Nordre Follos mål, side Du markerer det målet du og ditt område må jobbe for i Nordre Follo, slik du vurderer det - og som du tenker vil gjøre Nordre Follo til en nær og nyskapende kommune. Sammen for ny kommune Sammen utvikler vi Nordre Follo kommune. Nordre Follo kommune er attraktiv for næringslivet. Nordre Follo kommune involverer brukere og innbyggere i utforming av tjenestene. Nordre Follo kommune har en bærekraftig økonomi. Nordre Follo kommune er en attraktiv arbeidsgiver og en organisasjon i utvikling. Disse målene vil jeg at vårt område jobber videre med: 13(23)

15 Trygg oppvekst Barn og unge i Nordre Follo kommune opplever trygghet og mestring. Barn og unge i Nordre Follo kommune medvirker, sier sin mening og blir hørt. Barn og unge i Nordre Follo kommune får realisert sitt potensiale for utvikling og læring. Barn og unge i Nordre Follo kommune har mulighet til hvile, fritid og lek og deltar i idrett, fysisk aktivitet og kulturaktiviteter. Aktiv hele livet Innbyggerne i Nordre Follo kommune mestrer sin egen hverdag. Innbyggerne i Nordre Follo kommune bor godt og trygt. Innbyggerne i Nordre Follo kommune er fysisk aktive hele livet. Innbyggerne i Nordre Follo kommune har tilgang til gode møteplasser og varierte kulturopplevelser. Byvekst med grønne kvaliteter Nordre Follo kommune har attraktive og levende byer og tettsteder. Nordre Follo kommune tar miljøansvar og er en foregangskommune på vei mot lavutslippssamfunnet. Nordre Follo kommune er rustet for klimaendringer. Nordre Follo kommune legger til rette for et bærekraftig landbruk basert på lokale ressurser. Nordre Follo kommune tar ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap. Nordre Follo kommune forvalter natur og arealressurser på en bærekraftig måte. Disse målene vil jeg at vårt område jobber videre med: Disse målene vil jeg at vårt område jobber videre med: Disse målene vil jeg at vårt område jobber videre med: 14(23)

16 b) Når alle i gruppen nå har valgt de mål hver enkelt tenker er relevant for området, bestemmer dere i felleskap hvilke mål som er viktige for deres område. I utgangspunktet plukker dere ut de målene dere alle er enige om, men diskuter også dem som bare noen har plukket ut. Alle mål kan være like viktig. Sammen for ny kommune Sammen utvikler vi Nordre Follo kommune. Nordre Follo kommune er attraktiv for næringslivet. Nordre Follo kommune involverer brukere og innbyggere i utforming av tjenestene. Nordre Follo kommune har en bærekraftig økonomi. Nordre Follo kommune er en attraktiv arbeidsgiver og en organisasjon i utvikling. Disse målene er det viktig at vårt område jobber videre med: Begrunnelse: Trygg oppvekst Barn og unge i Nordre Follo kommune opplever trygghet og mestring. Barn og unge i Nordre Follo kommune medvirker, sier sin mening og blir hørt. Barn og unge i Nordre Follo kommune får realisert sitt potensiale for utvikling og læring. Barn og unge i Nordre Follo kommune har mulighet til hvile, fritid og lek og deltar i idrett, fysisk aktivitet og kulturaktiviteter. Disse målene er det viktig at vårt område jobber videre med: Begrunnelse: Aktiv hele livet Innbyggerne i Nordre Follo kommune mestrer sin egen hverdag. Innbyggerne i Nordre Follo kommune bor godt og trygt. Innbyggerne i Nordre Follo kommune er fysisk aktive hele livet. Innbyggerne i Nordre Follo kommune har tilgang til gode møteplasser og varierte kulturopplevelser. Disse målene er det viktig at vårt område jobber videre med: Begrunnelse: 15(23)

17 Byvekst med grønne kvaliteter Nordre Follo kommune har attraktive og levende byer og tettsteder. Nordre Follo kommune tar miljøansvar og er en foregangskommune på vei mot lavutslippssamfunnet. Nordre Follo kommune er rustet for klimaendringer. Nordre Follo kommune legger til rette for et bærekraftig landbruk basert på lokale ressurser. Nordre Follo kommune tar ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap. Nordre Follo kommune forvalter natur og arealressurser på en bærekraftig måte. Disse målene er det viktig at vårt område jobber videre med: Begrunnelse: 3. Oppsummering i arbeidsgruppen ved kommunalsjef/stabsleder Kommunalsjef/stabsleder svarer på følgende to spørsmål, i arbeidsgruppene: Hva har overrasket deg mest i dag? Hva er det viktigste du tar med deg til morgendagens arbeid? Kommunalsjef/stabsleder forbereder en presentasjon med oppsummering av dagens arbeid til plenumssamling fredag morgen. Send presentasjonen til Rikke.Baekkevold@nordrefollo.kommune.no før kl (23)

18 Oppgave dag 2 4. Vi gjør Nordre Follos mål til våre Eierskap og forankring a) Hent opp arbeidsboken fra i går, bruk de første 15 minuttene selv til å lese gjennom listen med de mål vi er blitt enige om. Reflekter en og en over følgende spørsmål; Hva vil disse målene bety for din tjeneste i Nordre Follo kommune? Hvordan forstår vi nær og nyskapende opp mot målene vi har valgt? Hva skal vi gjøre for å operasjonalisere Nordre Follo-målene? Hvordan gjør vi dem til våre? (15 min) b) Når alle har gjort seg noen tanker om de mål vi valgt, tar vi diskusjonen i gruppen. Skriv inn i listen nede, både en oppsummering av hva målet betyr for vårt område og forslag til hvordan målene kan operasjonaliseres. Sammen for ny kommune Sammen utvikler vi Nordre Follo kommune. Nordre Follo kommune er attraktiv for næringslivet. Nordre Follo kommune involverer brukere og innbyggere i utforming av tjenestene. Nordre Follo kommune har en bærekraftig økonomi. Nordre Follo kommune er en attraktiv arbeidsgiver og en organisasjon i utvikling. Dette betyr målet for vårt område og forslag til måter å operasjonalisere dem på kan være: Trygg oppvekst Barn og unge i Nordre Follo kommune opplever trygghet og mestring. Barn og unge i Nordre Follo kommune medvirker, sier sin mening og blir hørt. Barn og unge i Nordre Follo kommune får realisert sitt potensiale for utvikling og læring. Barn og unge i Nordre Follo kommune har mulighet til hvile, fritid og lek og deltar i idrett, fysisk aktivitet og kulturaktiviteter. Dette betyr målet for vårt område og forslag til måter å operasjonalisere dem på kan være: 17(23)

19 Aktiv hele livet Innbyggerne i Nordre Follo kommune mestrer sin egen hverdag. Innbyggerne i Nordre Follo kommune bor godt og trygt. Innbyggerne i Nordre Follo kommune er fysisk aktive hele livet. Innbyggerne i Nordre Follo kommune har tilgang til gode møteplasser og varierte kulturopplevelser. Dette betyr målet for vårt område og forslag til måter å operasjonalisere dem på kan være: Byvekst med grønne kvaliteter Nordre Follo kommune har attraktive og levende byer og tettsteder. Nordre Follo kommune tar miljøansvar og er en foregangskommune på vei mot lavutslippssamfunnet. Nordre Follo kommune er rustet for klimaendringer. Nordre Follo kommune legger til rette for et bærekraftig landbruk basert på lokale ressurser. Nordre Follo kommune tar ansvar for samfunnssikkerhet og beredskap. Nordre Follo kommune forvalter natur og arealressurser på en bærekraftig måte. Dette betyr målet for vårt område og forslag til måter å operasjonalisere dem på kan være: 5. Paneldiskusjon ved kommunalsjef/stabsleder Samling 1 avsluttes med en paneldiskusjon med ledergruppen i Nordre Follo Moderator: Sigurd Lae Tema for diskusjon: «Vårt felles målbilde» Forslag til spørsmål: 1. Hvordan har din forståelse for ditt område blitt påvirket i løpet av disse to dagene? 2. Hvordan forstår jeg som toppleder mitt områdes målbilde i helheten? 3. Hvilken betydning har målbildet for hvordan du tenker deg å organisere ditt virksomhetsområde/stab? 4. Hvordan opplever du at Nordre Follos målbilder vil bidra til å skille oss fra andre kommuner? 5. Hva tar vi med oss til neste samling med fokus på helhetlig styring og utvikling og det videre arbeidet med vår verktøykasse og hva vil være viktig for deg å diskutere med faggruppen din i forkant? 18(23)

20 DEL 5: SAMLING 2: Vi jobber sammen! Finner sted Overordnet agenda: - Velkommen - Inspirasjonsforedrag for faggruppene, arbeidsgruppene og utviklingsteamene: o «Hvordan skape morgendagens kommune? Digitalisering + byutvikling = sant?» ved Micco Grönholm o «Lederskap og team» - Samling for arbeidsgruppen knyttet til Nordre Follos verktøykasse DEL 6: SAMLING 3: Organisering av virksomhetsområder og staber Finner sted (23)

21 VEDLEGG Prosessnotat 4 Prosessnotat 4 (møteplan, organisering og rammer for arbeidet) er under revidering og vil bli vedlagt neste versjon av denne arbeidsboken. 20(23)

22 Mal for innspill til Organisering av virksomhetsområdene og stabene Til: Prosjekt Organisering Fra: Dato: XX.XX.2018 MAL FOR INNSPILL TIL HØRINGSDOKUMENT: «ORGANISERING AV VIRKSOMHETSOMRÅDER OG STABER» FRIST: Innspill til organisering, ansvar og arbeidsformer jf. mal under skal oversendes fra den enkelte kommunalsjef og stabsleder til prosjektleder(rikke Bækkevold) og prosjekteier (Gro Herheim) senest OMFANG: Maks 2 sider + organisasjonskart ORGANISERING OG LEDERNIVÅ Beskriv ledernivåene som ønskes i virksomhets-/stabsområdet. Det vil bli utarbeidet definisjoner av de leder- og myndighetsnivåer som skal benyttes. ANSVAR Beskriv ansvarsområdene for de enkelte tjenester, virksomheter og avdelinger. Ha særlig fokus på å beskrive områder og tjenester der det gjøres større endringer i organiseringen. MØTEPLASSER Beskriv hvilke møteplasser som ønskes etablert, jf. vedtatt organisasjonsmodell og overordnet organisering. Herunder hvilke ledergrupper/lederteam, (gjerne også fagteam, oppgaveteam og nettverk) som ønskes etablert, hvor ofte de bør møtes, og myndighet/roller/mandat for den enkelte møteplass. ANNET Beskriv kort hvilke oppgaver som vil prioriteres mht videre organisasjonsutvikling i 2019: 21(23)

23 Vil du vite mer? Arbeidet med overordnet organisering av Nordre Follo bygger på en rekke vedtak, dokumenter, arbeid og prosesser. Disse finnes på og på intranett. 1. Høringsbrev: Overordnet organisering. Valg av organisasjonsmodell Høringsdokument: Overordnet organisering. Valg av organisasjonsmodell Høringsuttalelser: Tilbakemeldinger på overordnet organisering. Presentasjon Høringsuttalelser: Tilbakemelding på overordnet organisering. Notat Sammenstilling av høringsuttalelser til overordnet organisering. Notat Oppsummering høringsinnspill. Notat Uttalelse fra Drøftingsforum. Møtereferat Alternative modeller for organisering av stabsfunksjoner. Presentasjon Samarbeidsavtalen Nordre Follo. Avtale om ny kommune Prosjektplan Nordre Follo 2020, versjon 2. Februar Kunnskapsgrunnlag Nordre Follo. Desember Særtrekk, muligheter og utfordringer Nordre Follo. Notat Kommuneplan. Desember Prosessnotat 1: Organisasjonsutvikling; prosess, mål, verdier og prinsipper Prosessnotat 2: Stabil og kompetent ledelse i Oppegård og Ski Innspill til overordnet organisering fra virksomhetene. Februar Presentasjon felles ledermøte Vellykket omstilling. Plakat til alle arbeidsplasser Omstillingsavtale for Nordre Follo; Beholde, rekruttere og utvikle. Fellesnemnda Prosedyre for innplassering av ledere og nøkkelpersonell. Fellesnemnda Delegering av fullmakt til prosjektleder. Fellesnemnda Prosessnotat 3: Verdier førende for arbeidet, august Orienteringssak om overordnet organisering til PSU/FN, august Visjon/Kommuneplanens samfunnsdel råutkast, pr (23)

24 Har du spørsmål? Din kommunalsjef eller stabsleder er prosesseier og er den som vet mest om prosessen med full oversikt over oppdraget og veien videre så det anbefales å kontakte denne i første runde. Har du andre spørsmål er du velkommen til å ta kontakt med prosjektstaben i Nordre Follo. Kontaktpersoner i Nordre Follo kommunes prosjektstab: Samling 1: Gro Herheim gro.herheim@nordrefollo.kommune.no Rikke Bækkevold Gunilla Martinsson rikke.baekkevold@nordrefollo.kommune.no gunilla.martinsson@nordrefollo.kommune.no Samling 2: Gro Herheim gro.herheim@nordrefollo.kommune.no Stein-Egil Drevdal Rikke Bækkevold stein.egil.drevdal@nordrefollo.kommune.no rikke.baekkevold@nordrefollo.kommune.no Samling 3: Gro Herheim gro.herheim@nordrefollo.kommune.no Rikke Bækkevold Sigurd Lae rikke.baekkevold@nordrefollo.kommune.no lae@considium.no 23(23)