Delårsregnskap for 2. tertial 2018

Transkript

1 Ifølge liste Deres ref Vår ref 18/244-5 Dato 22. august 2018 Delårsregnskap for 2. tertial 2018 Vi viser til departementets brev av 15. desember 2017 om årsregnskap for 2017 og delårsrapportering i Videre vises til rundskriv R-11/2017 datert 12. desember 2017 fra Finansdepartementet om rapportering til statsregnskapet for Institusjonene skal sende inn delårsregnskap for 2. tertial 2018 elektronisk til DBH og presentere det i samsvar med de oppstillingsplaner som er angitt i oppgjørspakke for økonomirapportering på DBHs nettsider. Oppgjørspakken for 2. tertial 2018 vil være tilgjengelig på DBHs nettsider innen 31. august I forhold til oppgjørspakken pr er det gjort følgende endringer: - Resultatregnskapet er oppdatert iht. DFØs mal - Ny linje i kontantstrømoppstillingen, KS.9A - KS.31 i avstemmingsavsnittet i kontantstrømoppstillingen er tatt ut - Bevilgningsoppstillingen og prinsippnoten for bevilgningsoppstillingen er tilpasset DFØs mal - I kontrollarkets avsnitt "avstemming endring opptjent virksomhetskapital" er innskutt virksomhetskapital fjernet fra testen på grunn av kongruensproblematikk. Delårsregnskapet for 2. tertial 2018 kan avlegges administrativt. Departementet legger opp til forenklet rapportering, men regnskapsrapporteringen skal som minimum omfatte: - Prinsippnote - SRS - resultatregnskap - balanseoppstilling - kontantstrømoppstilling Postadresse Postboks 8119 Dep 0032 Oslo postmottak@kd.dep.no Kontoradresse Kirkeg Telefon* Org.nr Avdeling Avdeling for eierskap i høyere utdanning og forskning Saksbehandler Morten Haugom

2 - prinsipp for bevilgningsoppstillingen - bevilgningsoppstilling - notene 1, 8, 15, 16 og 31 - tabellene saldobalanse i henhold til standard kontoplan - utfylt kontrollark - ledelseskommentarer Institusjonene kan om ønskelig sende inn et fullstendig delårsregnskap for 2. tertial Del II av note 2 kan i så fall utelates. Vi gjør oppmerksom på at tabellene 1-4 genereres automatisk, og skal inngå i delårspakken. Sammenligningstallene for 2016 må settes inn manuelt. Departementet viser til punkt 4.3 i rundskriv R-115 fra Finansdepartementet og forutsetter at ledelseskommentarene til regnskapet for 2. tertial 2018 inneholder en vurdering av institusjonens drift i perioden og dessuten følgende elementer: - en kortfattet beskrivelse av institusjonens formål - en bekreftelse på at regnskapet er avlagt i henhold til bestemmelser om økonomistyring i staten og samsvar med reglene i de statlige regnskapsstandardene med opplysning om eventuelle avvik - omtale av vesentlige avvik mellom periodisert resultatbudsjett og resultatregnskap - omtale av utviklingen i avsatt andel av tilskudd til bevilgningsfinansiert virksomhet - omtale av gjennomførte investeringer i perioden og planlagte investeringer i senere perioder Ledelseskommentarene til regnskapene skal begrenses til forhold som er av vesentlig betydning for å kunne vurdere institusjonens regnskapsavlegg og økonomiske stilling. Frister Vi viser til brev av 22. januar 2018 når det gjelder frister for rapportering av regnskapsopplysninger, og minner om at innen 21. september 2018 skal bokføringen for tertialet avsluttes, regnskapet stenges og saldobalanse sendes DFØ (P-rapport) og DBH. Ordinær oppgjørspakke basert på de registrerte regnskapsopplysningene pr. 21. september 2018 sendes DBH med frist 1. oktober Særskilte forhold Avsetningene i UH-sektoren Kunnskapsdepartementet har gått gjennom avsetningene i UH-sektoren i 2017 og har sett på utviklingen de seneste årenene. Departementet har merket seg at enkelte institusjoner har økt sine avsetninger. Departementet kan konstatere at det over de tre siste årene har vært en økning i kontantbeholdningen på 22,6 prosent for sektoren som helhet, mens de ordinære bevilgningene har økt med om lag 8,4 prosent. Departementet understreker betydningen av Side 2

3 at avsetningene reduseres og viser i den forbindelse til etatsstyringsrunden i Vi forventer at institusjonene vektlegger å gjennomføre planlagt aktivitet, og slik at avsetningene reduseres betydelig allerede i Vi viser ellers til omtale av oppstilling av note 15 nedenfor. Bevilgningsoppstillingen I forbindelse med tidligere rapporteringer har departementet registrert feilføringer og behov for rettinger i bevilgningsoppstillingen i oppgjørspakken. I den forbindelse vil vi understreke at det bare er bevilgninger som kommer direkte fra KD og andre departementer som skal inn i bevilgningsoppstillingen. Institusjoner som videreformidler bevilgninger til andre skal presentere bevilgningen fra vedkommende departement i sin bevilgningsoppstilling, mens institusjoner som mottar videreformidlet bevilgning skal ikke føre dette opp i sin bevilgningsoppstilling. Bevilgninger fra departementet som videreformidles til andre institusjoner Som hovedregel er det kun tildelinger fra KD og andre departement som skal klassifiseres som bevilgninger. Unntak fra denne hovedregelen er lagt inn i BOA-tabellen. Bevilgninger fra KD som blir videreformidlet fra en institusjon til en annen/andre institusjon(er) er ett av unntakene fra denne regelen. Årsaken til dette unntaket er at hvis en institusjon klassifiserer dette som bidrag så vil dette føre til uttelling i finansieringssystemet. Derfor må institusjoner som mottar videreformidlet bevilgning fra KD fra en annen institusjon klassifisere dette som bevilgning. Det er dog kun den som mottar tildelingsbrevet fra KD som skal føre dette opp i sin bevilgningsoppstilling på linje BRIII.016 og på linje KS.1A i kontantstrømoppstilling, og beløpet de videreformidler på linjene KS.14A eller KS.14B. Institusjonen som mottar videreformidlingen skal føre dette opp på KS.9A (ny linje i kontanstrømoppstillingen fra 2. tertial) i kontantstrømoppstillingen og inntektsføre dette på konto 390, men ikke føre dette opp i sin bevilgningsoppstilling. Tabell med forklaringer og eksempler på klassifisering og forvaltning av bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA-tabellen) er oppdatert og publisert på siden for økonomistyring på regjeringen.no. Basisbevilgning fra Norges forskningsråd (gjelder NUPI) Basisbevilgningen fra NFR til NUPI skal klassifiseres som bevilgning i virksomhetsregnskapet, og inntektsføres i kontogruppe 39. Kjøp av aksjer ved bruk av andre fullmakter og tillatelser enn den ordinære aksjefullmakten Hvis en institusjon har fått fullmakt til å erverve aksjer ved bruk av andre midler enn opptjent virksomhetskapital (f. eks tingsinnskudd, bevilgning eller gave) skal midlene dette innebærer klassifiseres som innskutt virksomhetskapital. Det er viktig å påpeke at aksjekjøp ved bruk av andre fullmakter og tillatelser enn den ordinære aksjefullmakten kun er et unntakstilfelle og krever uansett en eksplisitt godkjenning av Kunnskapsdepartementet etter at saken er forelagt og godkjent av Stortinget. Bruk av konto Side 3

4 Departementet har registrert at flere av institusjonene bruker kontoene til ulike bankinnskudd. Vi viser til standard kontoplan hvor disse kontoene er forbeholdt bruttobudsjetterte virksomheter. Forutsetningen for en eventuell unntakssøknad til DFØ om å bruke disse kontoene, er at alle 10 underkonti på konto 196 er brukt. Hvis en institusjon har behov for mer enn 10 underkonti på nevnte konto, må institusjonen forelegge saken for departementet. I dag er konto 1933 brukt til innbetaling refusjoner fra NAV i SAP. Unit har tatt kontakt med DFØ for endring av konto fra 1933 til Det bes derfor om at 1969 ikke blir benyttet til annet formål. Vi forutsetter at kontobruken er i samsvar med standard kontoplan når årsregnskapet for 2018 avlegges. Bevertning og representasjon Riksrevisjonen har nok en gang påpekt svak etterlevelse av regelverket for bevertning og representasjon i sektoren. Som ved tidligere revisjoner har Riksrevisjonen i forbindelse med den finansielle revisjonen for 2017 påvist brudd på og avvik fra regelverkets krav til dokumentasjon av grunnlaget for utgifter til bevertning, representasjon og refusjon til ansatte av denne typen utgifter. Departementet ser ingen grunn til at institusjonene i sektoren gjentagne ganger skal pådra seg merknader på dette området og vil understreke at institusjonen skal følge de retningslinjer som gjelder for dokumentasjon av utgifter som pådras til bevertning, representasjon og refusjoner av denne typen utgifter. BOA-regelverket Rammeverket for aktiviteter som helt eller delvis finansieres av inntekter fra eksterne parter er nedfelt i departementets rundskriv F-07/13. Riksrevisjonen har i forbindelse med den finansielle revisjonen i 2017 avdekket brudd på dette rammeverket for behandling og dokumentasjon av bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter ved flere institusjoner i sektoren. Riksrevisjonen anfører at dette gjelder manglende budsjettering, manglende føring av direkte og indirekte kostnader, mangelfull periodisering av regnskapene, feilklassifisering av prosjekter og manglende kontrakter og avtaler med oppdragsgivere. Departementet har til hensikt å gå gjennom regelverket for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, og vil komme tilbake til hvordan dette arbeidet skal legges opp og gjennomføres. Inntil denne prosessen er gjennomført og det er etablert et nytt rammeverk for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet, forutsetter og forventer departementet at institusjonene etterlever det rammeverket som er fastsatt i ovennevnte rundskriv F-07/13. Gjennomføring av budsjettet og spesifikasjonene i note 15 Note 15 viser institusjonens gjennomføring av budsjettet og inneholder viktig informasjon både for departementet og den enkelte institusjon. Det er derfor viktig at note 15 er fullstendig og korrekt utfylt. Departementet vil peke på at del I må inneholde alle relevante opplysninger om utsatt virksomhet, investeringer og andre forhold som er viktig for å kunne bedømme institusjonens økonomiske stilling og planlagte tiltak framover. Side 4

5 I oppstillingsplanen for note 15 er det som nevnt i vårt brev av 15. desember 2017 lagt til en ny del III. Del III gjelder bevilgninger til spesielle tiltak fra Kunnskapsdepartementet og bevilgninger fra andre departementer som skal behandles tilsvarende. Større bevilgningsfinansierte tiltak med utsatt inntektsføring og bevilgningsfinansierte tiltak hvor det kan dokumenteres at midlene er forutsatt brukt i senere terminer fra bevilgende myndighets side, skal spesifiseres i denne delen av note 15. Note 15 del III skal ikke brukes til periodisering av ordinære driftsbevilgninger, men de skal som i tidligere år presenteres i note 15 del II. Kunnskapsdepartementet legger som nevnt avgjørende vekt på at institusjonene gjennomfører sine budsjetter, og også på at avsetningene må bygges ned. Samtidig er det viktig at avsetningene klassifiseres riktig og spesifiseres under korrekt formål i note 15. Departementet vil ytterligere understreke at riktig klassifikasjon og korrekt spesifikasjon i note 15 er avgjørende for at tabell 3 i oppgjørspakken skal gi et korrekt bilde av finansieringen av kontantbeholdningen, og samtidig vise institusjonenes faktiske økonomiske handlingsrom. For at både note 15 og tabell 3 i oppgjørspakken skal gi et korrekt bilde av institusjonenes økonomiske handlingsrom, gjennomføringen av budsjettet og avspeile både de interne og eksterne bindingene som er knyttet til avsetningene, både for sektoren som helhet, i det enkelte år og over tid, er departementet kommet til at klassifiseringen av avsetningene må harmoniseres. I forbindelse med vår analyse og gjennomgang av utvalgte deler av årsregnskapet for 2017 har vi avdekket en noe uensartet praksis når det gjelder klassifikasjon og spesifikasjon av avsetninger i note 15. Departementet forventer at spesifikasjonene er konkrete og at spesifikasjoner i note 15 del I dominert av lange lister med betegnelser som "annen drift" og "andre prioriterte oppgaver" og tilsvarende bør unngås. Kunnskapsdepartementet har eksempelvis registrert at midler til rekrutteringsstillinger som ikke er besatt eller av andre grunner står ubenyttet, dels spesifiseres under "Strategiske formål" og dels under "Utsatt virksomhet". Departementet viser til at rekrutteringsstillinger forutsetningsvis skal benyttes i den termin de er bevilget eller snarest mulig deretter, og legger derfor til grunn at ordinære bevilgninger fra dette departement knyttet til rekrutteringsstillinger som ikke er benyttet, må bli å spesifisere i avsnittet "Utsatt virksomhet" i note 15 del I. Departementet vil be om at avsnittet "Andre avsetninger" i del I i note 15 reserveres til avsetninger som ikke er knyttet til et bestemt formål eller hvor det ikke foreligger eksterne bindinger, eksempelvis ulike reserver og midler som uten bindinger er stilt til rådighet for underliggende enheter ved institusjonen. Avsetninger som er knyttet til konkrete formål, bør spesifiseres etter sitt formål i de øvrige delene av note 15 del I. Linjen "Avsetninger til andre formål/ikke spesifiserte formål" i tabell 3 bør etter departementets mening så langt det er mulig vise hvilke midler som ikke er disponert eller Side 5

6 bundet på balansedagen, selv om denne linjen i tabell 3 også inneholder opplysninger fra samtlige deler av note 15, jf. oppstillingen av regneregler i standardversjonen av tabell 3. Kunnskapsdepartementet viser til dette og antar at omdisponering av kontantbeholdning fra ett formål eller prosjekt til et annet, for eksempel forsering av byggetiltak eller at byggeprosjekter gjennomføres utenom tur, bør klassifiseres som investering og spesifiseres under formålet "Større investeringer" eller etter sin art i note 15 del I. Tilsvarende bør ytelser knyttet til bestemmelser på personalområdet, eksempelvis ikke avviklet ferie og fleksitid, som regel ikke klassifiseres som avsetning og spesifiseres i note 15, men klassifiseres som kortsiktig gjeld. Bruken av del III i note 15 er som nevnt i all hovedsak i samsvar med forutsetningene. Departementet har imidlertid registrert et tilfelle der klassifiseringene ikke synes å samsvare med kriteriene som er angitt i merknadene til nevnte del i note 15. Departementet vil understreke at del III gjelder spesielle større bevilgninger med utsatt inntektsføring hvor det kan dokumenteres at midlene er forutsatt brukt i påfølgende termin eller senere fra bevilgende myndighets side, eller at det er åpenbart ut fra formålet at inntektsføringen må utsettes. Departementet viser til dette og legger til grunn at institusjonene gjennomgår klassifiseringene i note 15 og omarbeider noten i samsvar med det som er anført ovenfor. Vi viser til at tabell 3 omfatter årene og ber om at sammenligningstallene i tilfelle omarbeides. Med hilsen Knut Børve (e.f.) ekspedisjonssjef Morten Haugom rådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer Kopi: Riksrevisjonen Database for statistikk om høgre utdanning Side 6

7 Adresseliste Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Direktoratet for internasjonalisering og kvalitetsutvikling i høyere utdanning Høgskolen i Innlandet Høgskolen i Molde vitenskapelig høgskole i logistikk Postboks 6768 St. Olavs plass 0130 OSLO Postboks ELVERUM Postboks MOLDE Høgskolen i Østfold 1757 HALDEN Høgskulen i Volda Postboks VOLDA Høgskulen på Postboks BERGEN Vestlandet Kunsthøgskolen i Postboks 6853 St 0130 OSLO Oslo Olavsplass Nord universitet Postboks BODØ Norges Helleveien BERGEN Handelshøyskole Norges Postboks OSLO idrettshøgskole Ullevål Stadion Norges miljø- og Postboks ÅS biovitenskapelige universitet Norges Postboks OSLO musikkhøgskole Majorstua Norges teknisknaturvitenskapelige 7491 TRONDHEIM universitet Norsk Postboks 7024 St OSLO utenrikspolitisk institutt Olavs plass OsloMet storbyuniversitetet Samisk høgskole Hánnoluohkká KAUTOKEINO Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning Pb Majorstuen 0308 OSLO Side 7

8 Universitetet i Agder Serviceboks KRISTIANSAND S Universitetet i Postboks BERGEN Bergen Universitetet i Oslo Postboks OSLO Blindern Universitetet i 4036 STAVANGER Stavanger Universitetet i Postboks KONGSBERG Sørøst-Norge Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet 9019 TROMSØ Side 8