Ifølge liste 15/ Deres ref Vår ref Dato

Transkript

1 Ifølge liste Deres ref Vår ref Dato 15/ Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av statens interesser i selskaper statsrådens beretning til Riksrevisjonen for 2014 Vi viser til Riksrevisjonens kontroll med forvaltningen av statens interesser i selskaper, jf. lov om Riksrevisjonen 9 annet ledd. Stortinget har gitt utfyllende bestemmelser i instruks om Riksrevisjonens virksomhet, jf. 3. Informasjon til Riksrevisjonen Vi viser til betydningen av at institusjonen sørger for etablering av rutiner som sikrer at Riksrevisjonen er informert om alle selskaper som etter lov og instruks skal omfattes av selskapskontrollen. Riksrevisjonens kontroll omfatter selskaper hvor staten eier så mange aksjer at de representerer 50 prosent eller mer av stemmene, eller hvor staten på grunn av aksjeeie eller ved statlig kontroll av selskapsinteresser mv. har dominerende innflytelse. Dette innebærer at dersom institusjonen forvalter eierskapet i et selskap som ikke er omfattet av Riksrevisjonens kontroll, for eksempel fordi institusjonen eier mindre enn 50 prosent av aksjene i selskapet, skal institusjonen ikke rutinemessig sende Riksrevisjonen dokumenter om selskapet med mindre Riksrevisjonen ber om det. Riksrevisjonen avgjør i det enkelte tilfellet om staten anses å ha en dominerende innflytelse. Dersom det er uklart hvilke selskaper som er omfattet av selskapskontrollen, ber vi institusjonen om å ta kontakt med departementet, som ev. vil forelegge spørsmålet for Riksrevisjonen. Vi ber om at innkalling til generalforsamling og organer med tilsvarende funksjoner i heleide selskaper og kopi av innkalling til generalforsamling i deleide selskaper som er omfattet av Riksrevisjonens kontroll oversendes Riksrevisjonen i god tid før møtet, og senest innen de Postadresse Kontoradresse Telefon* Universitets- og Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg * høyskoleavdelingen Erling H. Dietrichson 0032 Oslo Org no postmottak@kd.dep.no

2 frister som er satt i aksjeloven. I denne forbindelse viser vi til at Riksrevisjonen flere ganger har rapportert i Dokument 3:2 at Riksrevisjonen for mange av de deleide selskapene ikke har mottatt kopi av innkallingen før generalforsamlingen. I Innst. 256 S ( ) ga Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité uttrykk for at den fant dette kritikkverdig, da det innebærer at Riksrevisjonen i de fleste tilfellene ikke har hatt mulighet til å vurdere ut fra sakslisten om det er ønskelig å delta i generalforsamlingen eller ikke. Vi ber om at de nevnte innkallingene sendes elektronisk til postmottak@riksrevisjonen.no. Institusjonen eller selskapet skal rutinemessig sende Riksrevisjonen den informasjonen som institusjonen mottar eller innhenter i heleide selskaper eller deleide selskaper som er omfattet av Riksrevisjonens kontroll. Statsrådens beretning til Riksrevisjonen I henhold til instruksen skal statsråden senest en måned etter at generalforsamling er avhold oversende Riksrevisjonen: - Styrets årsberetning og årsregnskap, ev. konsernregnskap, og revisors beretning. - Protokoll fra generalforsamling, foretaksmøte eller tilsvarende møter i styrende og kontrollerende organer om behandlingen og fastsettelsen av virksomhetenes årsoppgjør. Dette gjelder også møter i bedriftsforsamling. - Statsrådens beretning om forvaltningen av statens interesser i det enkelte selskap eller konsern. Riksrevisjonen ber om at statsrådens beretning for det enkelte selskap eller konsern inneholder følgende punkter: 1. Statsrådens beskrivelse av selskapet og av styring, oppfølging og kontroll. Riksrevisjonen ber statsråden redegjøre for: - De mål og forutsetninger som legges til grunn for forvaltningen av statens interesser i selskapet. Herunder ønsker Riksrevisjonen en kort redegjørelse for selskapets virksomhet og formålet med statens eierskap. - Eierstyring, oppfølging og kontroll, herunder gjennomførte generalforsamlinger eller foretaks- eller eiermøter som er gjennomført etter ordinær generalforsamling i Øvrig kontakt med selskapet i 2014 som ledd i eierskapsutøvelsen, jf. Meld. St. 27 ( ). - Om selskapet i tillegg til eierstyringen også styres og følges opp gjennom andre styringsvirkemidler, og i så fall på hvilken måte. - På hvilken måte kontakten mellom eier og selskapet er dokumentert. - Interne regler og rutiner som gir rammene for styring, oppfølging og kontroll av selskapet. Side 2

3 2. Statsrådens vurdering av om selskapets drift er i samsvar med formålet med staten eierskap. - Det kan være aktuelt med særskilt omtale av nye tjenesteområder eller aktiviteter som er etablert i løpet av det siste året. 3. Statsrådens vurdering av den forretningsmessige driften i selskapet, herunder oppnådde resultater, drift og økonomi i forhold til fastsatte mål. 4. Statsrådens vurdering av i hvilken grad selskapet har oppnådd eventuelle sektorpolitiske eller andre spesifikt definerte mål, og hvilke informasjonskiler vurderingen av måloppnåelsen er basert på. 5. Statsrådens redegjørelse for behandling av andre saker av vesentlig betydning. For at Riksrevisjonen skal få best mulig grunnlag for kontrollen av forvaltningen av statens interesser i det enkelt selskap, peker Riksrevisjonen at det er viktig at statsråden utdyper og gir en vurdering av forholdene. Både Rya gods og skoger AS og Senter for innovasjon og bedriftsøkonomi AS er vedtatt avviklet. For disse selskapene ber Riksrevisjonen om at statsrådens beretning oversendes Riksrevisjonen senest én måned etter at selskapet er slettet fra Enhetsregisteret, og at beretningene omtaler avviklingsprosessen, samt at det legges ved kopi av alle relevante dokumenter i forbindelse med avviklingsprosessen. Beretningene undertegnes av statsråden og sendes Riksrevisjonen fra departementet, men institusjonen skal utarbeide et utkast til statsrådens beretning for de selskap der institusjonen har fullmakter til å forvalte statens eierskap. Mal for institusjonens utkast til beretning følger vedlagt. Malen er også tilgjengelig elektronisk i Selskapsdatabasen i Database for statistikk om høgre utdanning. Vi ber om at malen og veiledningen følges, slik at departementet mottar et fullstendig utkast. Institusjonens utkast til beretningen med vedlegg skal sendes i Word-format til postmottak@kd.dep.no med kopi til ehd@kd.dep.no senest syv dager etter avholdt generalforsamling. Vi minner også om kravene til rapportering til Selskapsdatabasen, jf. bl.a. tildelingsbrevet. Vi understreker viktigheten av at Selskapsdatabasen holdes løpende oppdatert og at fristene overholdes. Side 3

4 Ved spørsmål kan Erling H. Dietrichson kontaktes på tlf eller e-post Med hilsen Lars Vasbotten (e.f.) avdelingsdirektør Erling H. Dietrichson seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk signert og har derfor ikke håndskrevne signaturer. Vedlegg Kopi til: Riksrevisjonen Side 4

5 Adresseliste Arkitektur- og designhøgskolen i Oslo Postboks 6768 St. Olavs plass 0130 OSLO Høgskolen i Bergen Postboks BERGEN Høgskolen i Buskerud og Postboks KONGSBERG Vestfold Høgskolen i Gjøvik Postboks GJØVIK Høgskolen i Harstad Havnegt HARSTAD Høgskolen i Hedmark Postboks ELVERUM Høgskolen i Lillehammer Postboks LILLEHAMMER Høgskolen i Molde vitenskapelig høgskole i logistikk Postboks MOLDE Høgskolen i Narvik Postboks NARVIK Høgskolen i Nesna 8700 NESNA Høgskolen i Nord-Trøndelag Postboks STEINKJER Høgskolen i Oslo og Akershus Postboks 4, St. Olavs plass 0130 OSLO Høgskolen i Sogn og Fjordane Postboks SOGNDAL Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskoleadministrasjonen 7004 TRONDHEIM Høgskolen i Telemark Postboks PORSGRUNN Høgskolen i Volda Postboks VOLDA Høgskolen i Østfold 1757 HALDEN Høgskolen i Ålesund Serviceboks ÅLESUND Høgskolen Stord/Haugesund Postboks STORD Kunst- og designhøgskolen i Strømgaten BERGEN Bergen Kunsthøgskolen i Oslo Postboks 6853 St Olavsplass 0130 OSLO Norges Handelshøyskole Helleveien BERGEN Norges idrettshøgskole Postboks 4014 Ullevål Stadion 0806 OSLO Norges miljø- og biovitenskapelige universitet Postboks ÅS Norges musikkhøgskole Postboks 5190 Majorstua 0302 OSLO Norges teknisknaturvitenskapelige universitet 7491 TRONDHEIM Samisk høgskole Hánnoluohkká KAUTOKEINO Universitetet i Agder Serviceboks KRISTIANSAND S Universitetet i Bergen Postboks BERGEN Universitetet i Nordland Postboks BODØ Universitetet i Oslo Postboks 1072 Blindern 0316 OSLO Universitetet i Stavanger 4036 STAVANGER Universitetet i Tromsø Norges arktiske universitet 9019 TROMSØ Side 5

6 Mal for beretning til Riksrevisjonen om forvaltning av statens eierinteresser i 2014: Merknad: Tekst i kursiv er forhold som skal omtales eller veiledende kommentarer for hjelp til utfylling av beretningen. Tekst i vanlig skrift er forslag til tekstavsnitt i beretningen. Beretningen er delt inn i tre deler, og omtaler de emnene Riksrevisjonen vil at statsråden skal kommentere. De avsnittene som er punktmerket, skal vurderes særskilt i beretningen. Disse punktene må institusjonene besvare utfyllende, og det må foretas en grundig vurdering av punktene. Under hvert av punktene er det en veiledning til institusjonens besvarelse. Utkastet til beretning til Riksrevisjonen samt vedlegg skal sendes til departementet senest syv dager etter avholdt generalforsamling. Fristen må overholdes. Utkastet samt vedlegg sendes til postmottak@kd.dep.no og til ehd@kd.dep.no i Word-format. Malen er også tilgjengelig elektronisk i Selskapsdatabasen i Database for statistikk om høgre utdanning. Vi gjør oppmerksom på at korrespondansen er unntatt offentlighet, jf. offentleglova 5 annet ledd, jf. lov om Riksrevisjonen 18 annet ledd. Postadresse Postboks 8119 Dep 0032 Oslo Kontoradresse Akersg. 44 Telefon * postmottak@kd.dep.no Org no Universitets- og høyskoleavdelingen Telefon Telefaks Saksbehandler Erling H. Dietrichson

7 Beretning om forvaltning av statens eierinteresser i <selskapets navn> for BAKGRUNN 1.1 Eierforhold og forvaltning Selskapet ble stiftet <stiftelsesdato>, og har en aksjekapital på kr <samlet aksjekapital> fordelt på <antall aksjer> hver pålydende kr <aksjenes pålydende>. Staten ved <institusjonens navn/eventuelt flere> eier per 31. desember 2014 <antall aksjer>, noe som tilsvarer <prosentandel> av samlet aksjekapital. Statens eierinteresser i <selskapet> forvaltes av <institusjonens navn> etter fullmakt fra Kunnskapsdepartementet. Institusjonen skal opplyse om andre statlige eiere. Er det andre offentlige eiere bør dette omtales. Dersom statens eierandel er endret i løpet av 2014, skal dette kommenteres. Gjelder kun heleide selskap: <Institusjon> har fullmakt fra Kunnskapsdepartementet til å innkalle til generalforsamling i selskapet. 1.2 Selskapets formål og virksomhetsområde Følgende punkter skal omtales: Kort beskrivelse av selskapets formål med utgangspunkt i formålsbestemmelsen i vedtektene. I tillegg skal eventuelle særlige forhold i vedtektene omtales. Eksempler på slike særlige forhold er: Om selskapet har et allmennyttig formål, ikke har som formål å gi aksjeeierne økonomisk utbytte. Bestemmelser om anvendelse av overskudd, for eksempel utdeling av utbytte. Dersom vedtektene inneholder andre særlige forhold, herunder hvordan aktiva skal disponeres ved oppløsning av selskapet, skal dette omtales. 2. MÅL- OG RESULTATOPPNÅELSE 2.1 Drift og økonomi Selskapet hadde i 2014 et <overskudd eller underskudd> på kr <beløp>. <i tilfelle underskudd skal dekningsmåten angis >/<i tilfelle overskudd skal det kommenteres hvordan overskuddet benyttes>. Selskapets samlede egenkapital er på kr <samlet egenkapital> per 31. desember Egenkapitalandelen er på <egenkapitalandel i prosent>. Styrets årsberetning, årsregnskapet og revisors beretning følger vedlagt. Side 2

8 Dersom godtgjørelse til revisor er vesentlig endret sammenlignet med tidligere år, skal det gis en vurdering av dette. Dersom godtgjørelse for revisors rådgivningstjenester er vesentlige sammenlignet med godtgjørelse for revisjon, skal det gis en vurdering av dette. Dersom det reises tvil om revisors uavhengighet og objektivitet, jf. revisorloven 4-5, skal det gis en redegjørelse for hvilke tiltak som iverksettes for å forhindre dette. Følgende skal omtales: Aksjonæravtaler og samarbeidsavtaler mellom institusjon og selskap som er inngått i Avtaler inngått i 2014 skal vedlegges utkastet til beretningen. Eventuelle konsernkonstruksjoner skal omtales slik at selskapsstrukturen kommer klart frem. Eierskap i datterselskaper og i andre selskaper skal omtales eksplisitt med angivelse av størrelsen på eierskapet. Eventuelle tilskudd fra staten, herunder departement eller annen statlig virksomhet. Redegjørelse for selskapenes vesentlige omsetning som stammer fra oppdrag fra det offentlige. I konserner skal omtalen omfatte den totale omsetningen inkludert datterselskaper. Det skal særlig redegjøres for: De mål og forutsetninger som legges til grunn for forvaltningen av statens interesser i selskapet. Herunder skal det gis en kort redegjørelse for selskapets virksomhet og formålet med statens eierskap, jf. universitets- og høyskoleloven Institusjonens vurdering av om selskapets drift er i samsvar med formålet med statens eierskap. Institusjonens vurdering av den forretningsmessige driften i selskapet, herunder oppnådde resultater, drift og økonomi i forhold til målsettingene. Vi ber i denne sammenheng om: o Institusjonens redegjørelse for de mål, herunder ev. avkastningsmål, som er satt for selskapets økonomi. o Institusjonens redegjørelse for hvilken utbyttepolitikk som er fastsatt for selskapet. o Institusjonens vurdering av selskapets resultat og finansielle stilling, herunder egenkapital. o Institusjonens vurdering av i hvilken grad selskapets drift og måloppnåelse er ressurseffektiv, og ev. virkemidler for å sikre dette. Eventuelle avvik fra fastsatte mål skal kommenteres, og det må gjøres en vurdering av hvilke tiltak som vil bli iverksatt for å nå målsettingene. Dersom selskapet er et teknologioverføringskontor (TTO) skal det gis en beskrivelse av hvordan institusjonen har innrettet seg for å sikre at det økonomiske mellomværende med selskapet er i tråd med regelverket, jf. bl.a. Dokument 3:2 ( ). Beskrivelsen må tydeliggjøre hvordan forholdet mellom institusjonen og selskapet ikke innebærer direkte eller indirekte subsidiering av selskapet. Side 3

9 2.2 Sektorpolitiske mål og andre spesifikt definerte mål Følgende punkt skal kommenteres særskilt: Institusjonen skal redegjøre for ev. sektorpolitiske mål og andre spesifikt definerte mål. Institusjonens skal vurdere i hvilken grad selskapet har oppnådd eventuelle sektorpolitiske eller andre spesifikt definerte mål. En redegjørelse for ev. tiltak som er satt i verk for å nå sektorpolitiske mål og andre spesifikt definerte mål, herunder mål om ivaretakelse av samfunnsansvar. 3. STATENS EIERSTYRING Generalforsamling ble avholdt <tidspunkt for generalforsamling>. Protokoll følger vedlagt. Bl.a. statens prinsipper for godt eierskap, rundskriv F-07/2013 og Kunnskapsdepartementets retningslinjer for forvaltningen av statens eierinteresser i aksjeselskaper gir rammene for styring, oppfølging og kontroll av selskapet. Kommenter eventuelle vedtektsendringer eller andre forhold som det er fattet vedtak om i generalforsamling. Kommenter spesielt dersom det er avholdt ekstraordinær generalforsamling, og årsaken til det. Det skal redegjøres for: Institusjonens eierstyring, oppfølging og kontroll, herunder gjennomførte generalforsamlinger i Øvrig kontakt med selskapet i 2014 som ledd i eierskapsutøvelsen, jf. Meld. St. nr. 27 ( ) og departementets retningslinjer for forvaltning av statens eierinteresser i aksjeselskaper. Om institusjonen i tillegg til eierstyringen eventuelt også styrer og følger opp selskapet gjennom andre styringsvirkemidler, og i så fall på hvilken måte. På hvilken måte kontakten mellom institusjonen og selskapet er dokumentert. Interne regler og rutiner som gir rammene for styring, oppfølging og kontroll av selskapet. Behandlingen av andre saker av vesentlig betydning. Videre ber vi om en vurdering av institusjonens rolle som eier i forhold til andre roller institusjonen har overfor selskapet, slik som ved kjøp av tjenester, institusjonsansattes ansettelsesforhold i selskapet, utleie av lokaler mv. Følgende punkt bør kommenteres særskilt: Informasjon om andre forhold som antas å kunne ha betydning for Riksrevisjonens kontroll. Følgende formulering kan benyttes dersom institusjonen eller departementet ikke har satt i verk spesielle tiltak overfor den institusjonen som forvalter statens eierinteresser i selskapet: Det har ikke vært forhold som har medført at departementet har utøvd særskilt myndighet overfor selskapet i Side 4

10 Med hilsen Torbjørn Røe Isaksen Vedlegg Side 5