HASVIK KOMMUNE Fjellvn Breivikbotn MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 88/08 07/361 ØKONOMIPLAN

Transkript

1 HASVIK KOMMUNE Fjellvn Breivikbotn Eva D. Husby Gunnar Mauseth Siv O. Gamst Geir Iversen Elisabeth S. Mikalsen MØTEINNKALLING Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: Kl Det tas forbehold om eventuelle tilleggssaker Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 88/08 07/361 ØKONOMIPLAN SAKSLISTE 89/08 08/62 RAPPORT OM ÅRSVERK /08 07/361 VERKTØY FOR STRATEGISK STYRING AV KOMMUNEN 91/08 08/125 Unntatt offentlighet ofl 5a KLAGE PÅ VEDTAK 92/08 08/359 Unntatt offentlighet ofl 5a KLAGE PÅ VEDTAK 93/08 08/30 REGNSKAPSRAPPORT PR /08 08/360 MURMANSK 95/08 08/15 ORIENTERING

2 Breivikbotn, 12. august 2008 Eva D. Husby ordfører

3 Sak 88/08 ØKONOMIPLAN Saksbehandler: Sissel Mietinen Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 07/361 Saksnr.: Utvalg Møtedato 76/07 Formannskapet /07 Formannskapet /07 Formannskapet /08 Kommunestyret / Formannskapet 90/08 Formannskapet /08 Formannskapet /08 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Formannskapets innstilling til kommunestyret Den fremlagte orienteringen tas til etterretning. Kommunestyret gjør i tillegg følgende vedtak: Med hjemmel i Kommunelovens 50 nr. 7 vedtar kommunestyret at kommunen, med bakgrunn i den økonomiske situasjonen, skal betale minimumsavdrag på kommunens lån i økonomiplanperioden. Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: PS 79/07 Resultat: Innstilling vedtatt Behandling i utvalget: Fellesforslag: Etter en redegjørelse fra rådmannen om foreløpig regnskapstall 2007, ser formannskapet det nødvendig å innføre innkjøp, reise og ansettelsesstopp med virkning fra dags dato. Formannskapet vil understreke at de kommunalt vedtatte rapporteringsrutiner skal følges. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: PS 81/07 Resultat: Annet forslag vedtatt Behandling i utvalget: Ordfører Eva D. Husby fremmet følgende forslag som innstilling til kommunestyret: 1. Hasvik kommunestyre vedtar det høyeste alternativet for det kommunale skattøret for Side 3 av 54

4 Beskrivelse Hasvik Brukerbetalinger Andre Overføringer Rammetilskudd Andre Andre Skatt Eiendomsskatt Andre Sum Lønnsutgifter Sosiale Kjøp Kjøp Overføringer Avskrivninger Fordelte Sum Brutto Renteinntekter, Mottatte Sak 88/08 2. Ordførergodtgjørelse og øvrige politiske godtgjøringer fryses på 2007 nivå. 3. Kommunestyret vedtar budsjett 2008 for drift i henhold til vedlegg konsekvensjustert årsbudsjett 2008 hovedoversikt drift 4. Kommunestyret utsetter behandlingen av økonomiplanen til våren 08. Saken skal senest behandles i kommunestyret i mai Kommunestyret har ikke gitt nye kommunale garantier. 6. Kommunestyret vedtar at oppstilling av det detaljerte budsjett utføres i henhold til vedtatt budsjettreglement for Hasvik kommune av , sist revidert Hasvik formannskap vedtok ordførerens innstillingsforslag. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Etter en redegjørelse fra rådmannen om foreløpig regnskapstall 2007, ser formannskapet det nødvendig å innføre innkjøp, reise og ansettelsesstopp med virkning fra dags dato. Formannskapet vil understreke at de kommunalt vedtatte rapporteringsrutiner skal følges. Saksutredning: Regnskap Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett salgs og leieinntekter med krav til motytelse statlige overføringer overføringer på inntekt og formue direkte og indirekte skatter driftsinntekter (B) utgifter av varer og tjenester som inngår i komm tjenesteprod av varer og tejenester som erstatter komm tjprod utgifter driftsutgifter (C) driftsresultat (D=BC) utbytte og eieruttak avdrag på utlån

5 Beskrivelse Sum Renteutgifter, Avdragsutgifter Utlån Sum Resultat Motpost Netto Bruk Bruk Bruk Bruk Sum Overført Dekning Avsetninger Avsetninger Avsetninger Sum Regnskapsmessig Sak 88/08 Regnskap Budsjett Budsjett Budsjett Budsjett eksterne finansinntekter (E) provisjoner og andre finansutgifter eksterne finansutgifter (F) eksterne finansieringstransaksjoner avskrivninger driftsresultat (I) av tidligere års regnskapsmessig mindreforbruk av disposisjonsfond av bundne fond av likviditesreserve bruk av avsetninger (J) til investeringsregnskapet av tidligere års merforbruk til disposisjonsfond til bundne fond til likviditetsreserven avsetninger (K) mer mindreforbruk Det er satt av kr i lønnsreserve i revidert budsjett 2008 pga lønnsoppgjøret Avdrag på lån er redusert til beregnet minimumsavdrag i revidert budsjett 2008 (Dette må vedtas konkret av kommunestyret) Vedtatt inndekking av merforbruk fra 2007 lagt inn Det er fremdeles behov for reduksjon på vel 1,0 mill kroner i budsjettet for 2008 for å få balanse. Slik rådmannen ser det kan dette kun oppnås ved reduksjon i lønnsutgiftene. Det må igjen skje av at det ikke ansettes noen ved ledighet. Eventuelle oppsigelser vil få liten innvirkning i Følgende er innarbeidet: Ungdomskonsulentstilling vakant f.o.m , innsparing Justering av bemanningen Breivikbotn skole etter barnetall, innsparing Justering av bemanning Hasvik barnehage etter utvidelse økning av utg. kr kr. kr.

6 Sak 88/08 Følgende foreslås i tillegg: Overføring av budsjettmidler fra HUT til kommunen i forbindelse med overføring av personell til teknisk kr Resterende beløp ca. kr må tas på skole og helsesektoren. Konkrete forslag må utarbeides i samarbeid med rektorene, kommunelege 1 og pleie og omsorgsleder når disse er tilbake fra ferie.

7 Sak 89/08 RAPPORT OM ÅRSVERK 2007 Saksbehandler: Sissel Mietinen Arkiv: 400 Arkivsaksnr.: 08/62 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/08 Administrasjonsutvalget /08 Formannskapet Innstilling: Formannskapets innstilling til kommunestyret: Hasvik kommunestyre tar Rapport om årsverk 2007 til orientering. Saksutredning: I forbindelse med behandling av årsregnskap 2007 ba kommunestyret om en rapport som forklarer overforbruk på lønn og en oversikt over årsverk på de enkelte formål. Administrasjonen har utarbeidet følgende oversikt over årsverk ut ifra tilgjengelige lister fra kommunens lønnssystem. Det gjøres oppmerksom på at ledige/vakante stillinger ikke kommer frem på listen, mens stillinger hvor innehaver har permisjon med lønn, for eksempel svangerskapspermisjon, og det er tatt inn vikar, så kommer begge med på listen: Formål Tekst Pr Pr Endring Frikjøp tillitsvalgte 0,68 0,28 0,40 Frikjøp tillitsvalgt Fagforbundet opphørt Ordfører/varaordfører 1,06 1,06 NB. Etterlønn avgått ordfører okt., nov. og des. 07 utgjør kr Administrasjon 3,00* 3,00 En stillingshjemmel (lønnsmedarbeider) flyttet fra Ass. rådmannsstilling vakant Servicekontor 3,00 3, Økonomikontor 4,00 3,00 1,00 En stillingshjemmel flyttet til It avdeling 1,00 1, Teknisk administrasjon 1,00 2,80 1,80 Endringen gjelder teknisk leder fom ped.kons. feilplassert fom (rettet opp i 2008) Teknisk drift 3,70 4,40 0,70 Formålet er tildelt 5,2 stillingshjemler. Ved inngangen av året var 1,5 stående vakant. En vakant stilling i 100% besatt % stilling Sørvær besatt i 30 % fom i forb. m/ sykefravær. Ved utgangen av året fremdeles 70 % stilling vakant PP tjenesten 1,00 1, Grunnskolens fellesutgifter 0,50 0,00 0,50 50% samisk lærer 1. halvår. Andre halvår belastet Side 7 av 54

8 Sak 89/ Hasvik skole 12,45 13,52 1,07 lærer/assistenter, økning 1,07 årsverk høst 07 skyldes samisk lærer og ekstra ressurser spesialundervisning Breivikbotn skole 4,65 6,50 1,85 lærer/assistenter, økning i årsverk skyldes behov for en lærerstilling pga flere barn. 80 % stilling flyttet fra Sørvær (minus 20 % som var inne) + en lærer tilbake i 100 % etter å ha hatt 75 % av helsemessige årsaker Sørvær skole 6,05 7,65 1,60 lærer/assistenter økning 1,6 årsverk høst 07 skyldes ekstra ressurser spesialundervisning Hasvik SFO 0,34 0, Breivikbotn SFO 0,50 0,80 0,30 økning assistent 30 % fom skyldes???? LOSA 0,53 1,42 0,89 Lønnsutgiftene, minus kommunal andel på dette formål refunderes av FFK Barnehagenes fellesutgifter 0,00 0, Hasvik barnehage 2,30 5,60 3,30 Økning en stilling pga multifunksjonshemmet barn. Øvrig økning flere barn. En inne som vikar sv.skapsperm. Øvrig økning skyldes større behov pga flere barn Breivikbotn barnehage 3,00 5,00 2,00 En stilling KOS vedtak. Økning assistenter til sammen 100 % pga flere barn Sørvær barnehage 2,85 2,00 0,85 reduksjon pga færre barn Kulturelle skolesekk 0,00 0,10 0,10 10 % vikar pga permisjon. Sammenheng med reduksjon Musikk og kulturskole 0,70 0,20 0,50 50 % stilling ute i permisjon fom 1. august Ungdomskonsulent 0,00 1,00 1,00 Jf KOS vedtak 100 % stilling fom Bibliotek 0,50 0, Helsestasjon 0,10 0, Legestasjon 5,35 3,70 1,65 Reduksjonen skyldes bortfall av en turnuslege, en stillingsinnehaver pensjonert, kommunelege 1 i 70 % kommunelege 2 i 90 % stilling etter eget ønske Fysioterapi 1,00 1, Ergoterapi 1,00 0,00 1,00 Ergoterapaut ute i permisjon Psykiatri 0,75 1,75 1,00 Psykiatrisk sykepleier tilbake fra permisjon juli + stillingen økt fra 50 til 100 % mvf 1. nov Pleie og omsorgsadministrasjon 2,00 2, Hjemmesykepleie 1,30 3,22 1,92

9 Sak 89/08 Økningen skyldes vikar. Stillingsinnehavere ute i permisjon Institusjonsdrift 12,65 14,68 2,03 En ledig sykepleierstilling tilsatt. 40 % sv.skapsperm og 0,63 hjelpepleiere pga Grunnturnus av Avlastning 0,00 2,00 2,00 Pleie og omsorgsvedtak Midlertidig tilsetting tom Hjelpeordninger i hjemmet 0,91 1,10 0,19 Større behov for hjemmehjelpstjenester Institusjonsvaskeri 0,80 0, Institusjonskjøkken 2,50 2, Sosialadministrasjon 1,50 2,50 1,00 Økningen skyldes at både langtidssykemeldt og vikar kommer frem på listen Barne og ungdomsvern 0,50 0, Hasvik skole 2,47 2, Breivikbotn skole m/rådhus 1,30 1,70 0,40 Økning skyldes opphør frikjøp tillitsvalgt. Tilbake i sin stillingsprosent, jf Sørvær skole 0,74 0, Kompetansesenteret 0,00 0,20 0,20 Ansettelse i ledig stilling Hasvik barnehage 0,27 0,25 0, Breivikbotn barnehage 0,45 0,60 0, Hasvik helsesenter 2,20 1,46 0,74 Disse tre formålene må sees i sammenheng. Gjelder fordeling av vaktmester og renholdsressurs etter behov ,13 0,13 TOTALT 90,73 107,57 16,84 Oppsummering Økningen i årsverk fra 1. januar 2007 til har følgende årsak: Ansettelser i ledige stillinger: 3,7 årsverk. 80 % stilling teknisk leder 100 % stilling pedagogisk konsulent 70 % servicemedarbeider 20 % stilling renholder kompetansesenteret 100 % sykepleier institusjonsdrift Ansettelser etter KOS vedtak: 2 årsverk 100 % ungdomskonsulent 100 % pedagogisk leder barnehage Tilbake fra permisjon uten lønn: 1,65 årsverk

10 Sak 89/08 25 % lærer Breivikbotn skole 100 % psykiatrisk sykepleier 40 % servicemedarbeider( frikjøp tillitsvalgt opphørt) Permisjon med lønn hvor refusjon mottas og vikar ansatt: 5,92 årsverk 60 % lærer Breivikbotn skole 192 % hjelpepleiere hjemmetjenesten 40 % hjelpepleier helsesenteret 100 % sosialkonsulent 100 % assistent barnehage 100 % lærer Sørvær skole Midlertidig stillinger etter PLO vedtak: 3 årsverk 100 % assistent barnehage multifunksjonshemmet 200 % personlig assistent multifunksjonshemmet Andre årsaker: 5,50 årsverk 100 % lærer Breivikbotn skole flere elever ved skolen 230 % assistenter barnehager på grunn av inntak flere barn, 157 % lærer/assistenter skoler pga SPU 63 % hjelpepleiere helsesenteret pga ny grunnturnus av Når en tar hensyn til de formål hvor årsverk er redusert fra januar 2007 til og med desember 2007 (493 årsverk) blir økningen på totalt 16,84 årsverk.

11 VERKTØY FOR STRATEGISK STYRING AV KOMMUNEN Saksbehandler: Sissel Mietinen Arkiv: 151 Arkivsaksnr.: 07/361 Saksnr.: Utvalg Møtedato 76/07 Formannskapet /07 Formannskapet /07 Formannskapet /08 Kommunestyret / Formannskapet 90/08 Formannskapet /08 Formannskapet /08 Formannskapet / Kommunestyret Innstilling: Formannskapets innstilling til kommunestyret: Hasvik kommunestyre vedtar å ta i bruk fremlagte forslag til verktøy for strategisk styring av kommunen. Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: PS 79/07 Resultat: Innstilling vedtatt Behandling i utvalget: Fellesforslag: Etter en redegjørelse fra rådmannen om foreløpig regnskapstall 2007, ser formannskapet det nødvendig å innføre innkjøp, reise og ansettelsesstopp med virkning fra dags dato. Formannskapet vil understreke at de kommunalt vedtatte rapporteringsrutiner skal følges. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Utvalg: Formannskapet Møtedato: Sak: PS 81/07 Resultat: Annet forslag vedtatt Behandling i utvalget: Ordfører Eva D. Husby fremmet følgende forslag som innstilling til kommunestyret: 7. Hasvik kommunestyre vedtar det høyeste alternativet for det kommunale skattøret for Ordførergodtgjørelse og øvrige politiske godtgjøringer fryses på 2007 nivå. 9. Kommunestyret vedtar budsjett 2008 for drift i henhold til vedlegg konsekvensjustert årsbudsjett 2008 hovedoversikt drift

12 10. Kommunestyret utsetter behandlingen av økonomiplanen til våren 08. Saken skal senest behandles i kommunestyret i mai Kommunestyret har ikke gitt nye kommunale garantier. 12. Kommunestyret vedtar at oppstilling av det detaljerte budsjett utføres i henhold til vedtatt budsjettreglement for Hasvik kommune av , sist revidert Hasvik formannskap vedtok ordførerens innstillingsforslag. Enstemmig vedtatt. Vedtak: Etter en redegjørelse fra rådmannen om foreløpig regnskapstall 2007, ser formannskapet det nødvendig å innføre innkjøp, reise og ansettelsesstopp med virkning fra dags dato. Formannskapet vil understreke at de kommunalt vedtatte rapporteringsrutiner skal følges. Saksutredning: Rådmannen fikk i møte 14. mars 2008 med ordfører og varaordfører i oppdrag å utarbeide et bedre verktøy til budsjettprosessen. Rådmannen legger med dette frem følgende forslag til verktøy for strategisk styring av kommunen: 1. DET NYE ÅRSHJULET EN RESSURSORIENTERT PLAN OG BUDSJETTPROSESS 1.1 Årshjulet En ressursorientert plan og budsjettprosess legger opp til at økonomisk handlefrihet skaffes gjennom aktiv omprioritering. For å gjøre prosessen så god og effektiv som mulig må den støttes opp om følgende delprosesser: 1. Vurdering av siste års budsjettprosess 2. Vurdering av hvordan driften har utviklet seg de siste 5 10 år 3. Ståstedsvurdering hvilke utfordringer står kommunen overfor 4. Mål og strategiprosesser 5. Effektiviseringsvurderinger 6. Organisering av nye behov/omstillings og effektiviseringstiltak fra ide til prosjekt 7. Enighet om økonomisk utgangspunkt og økonomiske utfordringer 8. Større vekt på planlegging av driften over 2 4 år Årshjulet er en oversikt over de aktiviteter som organisasjonen må gjennomføre for å utarbeide handlingsprogram/ økonomiplan og budsjett. Årshjulet viser også arbeidsfordelingen mellom de ulike aktørene i prosessen. 1.2 Hovedelementene i en ressursorientert plan og budsjettprosess Kommuneplan Strategisk ståsted Handlingsplan Tiltaksdel Økonomisk utgangspunkt

13 Årsrapport Ståstedsvurdering Mål og strategier Strategiske satsingsområder Kartlegging av nye behov Utredninger Aktivitetsplaner Ideer til omstilling/ effektivisering Konsekvensjustert budsjett Finansiell prognose Justert konsekvensjustert budsjett Handlingsprogram Økonomiplan Årsbudsjett En ressursorientert plan og budsjettprosess består av tre hovedelementer: 1) Strategisk del som fokuserer på evaluering av driften 2) Handlingsplan/tiltaksdel som fokuserer omstillingspotensialet i organisasjonen 3) Økonomisk del som legger vekt på å ha god oversikt over det økonomiske utgangspunktet for prosessen, og holde rede på konsekvensene av endringer i de økonomiske rammebetingelsene. Strategisk del Ståstedsvurdering Her skal kommunen skaffe seg oversikt over driften og de utfordringer den står overfor. Driften beskrives slik at det er mulig å bedømme om kommunen har et finansielt problem, om kommunen greier å tilpasse driften i takt med behovsendringer, og, hvis kommunen har gjennomført brukerundersøkelser, om tjenestene har den ønskede kvalitet. Det er også viktig å sammenligne ressursbruken med kommuner det er naturlig å sammenligne seg med.. Konklusjonen er en ståstedsbeskrivelse som danner utgangspunktet for en mål og strategidebatt. Mål og strategier Med utgangspunkt i situasjonsbeskrivelsen utvikler eller justerer kommunen sine driftsmål og strategier. Her skal det utvikles operative mål som kan fungere som prioriteringsredskap. Strategiske omstillingsområder

14 Ståstedsanalysen vil si noe om behov som ikke er dekket. Målene og strategiene sier noe om hvilke områder som skal prioriteres. Vurderingen av ressursbruken sier noe om hvilke områder kommunen bruker mer, like mye eller mindre enn sammenligningsgruppen. På bakgrunn av dette materialet kan det bestemmes hvilke områder som skal prioriteres opp og hvilke som skal prioriteres ned. Til sammen utgjør elementene ovenfor det strategiske materialet og de strategiske prosessene i årshjulet. Handlingsplan/tiltaksdel Det andre hovedområdet i en ressursorientert plan og budsjettprosess er å få fram nye behov og kommunens omstillingspotensial. Kartlegging av nye behov Det er nødvendig å kartlegge de nye behovene som er ute i etatene. For å skaffe oversikt melder de ulike virksomhetene inn nye behov. Det følger med kun en kort beskrivelse. Politikerne bestemmer hvilke behov som skal utredes videre. Ideer til omstilling Det er ikke lett å evaluere driften og få fram omstillingspotensialet. Det hersker usikkerhet om hvordan lover og regler skal tolkes, og hva som er tillatt å gjøre. Å få fram mange omstillingsforslag er avhengig av at organisasjonen mobiliseres i arbeidet. Her forutsettes det at politikere, administrasjon og tillitsvalgte arbeider sammen for å få fram omstillingstiltak. Ideene beskrives og legges fram for politikerne, slik at de kan bestemme hvilke tiltak som skal utredes videre. Utredninger Utredninger bestilles av politikerne. På denne måten spares administrasjonen for å gjøre utredninger som politikerne ikke er interesserte i. Utredningene skjer etter en felles mal på 23 sider. Aktivitetsplaner For de tiltak som er vedtatt gjennomført blir det utviklet planer for gjennomføring. Det økonomiske utgangspunktet Konsekvensjustert budsjett For å vurdere den finansielle situasjonen og det finansielle omstillingsbehovet, må kommunen ha oversikt over hva det koster å drive kommunen på samme nivå til neste år, justert for vedtatte endringer. Slike endringer kan være engangsbevilgninger, over eller underbudsjettering, lønnsoverheng etc. Siden omstilling kan ha store konsekvenser både for brukere og ansatte, er det viktig at organisasjonen har god oversikt over økonomien. En vanlig metode for å unngå nedskjæring, er å skape usikkerhet om tallene. Finansiell prognose

15 For å finne ut om endringer i sysselsetting, befolkning eller om statens opplegg for finansiering av kommunesektoren får konsekvenser for kommunens inntekter, gjøres det finansielle prognoser. Det er naturlig å gjøre dette etter fremleggelsen av kommuneproposisjonen i mai og statsbudsjettet i oktober. Korrigert konsekvensjustert budsjett Det konsekvensjusterte budsjettet tilpasses de finansielle prognosene. Handlingsprogram/økonomiplan De utredningene som blir vedtatt gjennomført blir utviklet til prosjekt før de legges inn i det endelige handlingsprogram økonomiplan årsbudsjett, som er det endelig dokumentet. For at handlingsprogrammet/økonomiplanen skal ha tilslutning og virke samlende for kommunens virksomhet, må plan og budsjettprosessen sikre: 1) Materiale som viser utvikling i utgifter og en forpliktende diskusjon om de viktigste utviklingstrekkene. 2) Bredest mulig enighet om finansielt og strukturelt omstillingsbehov. 3) Berørte parter får mulighet til å foreslå og kommentere nye tiltak. 4) Politikerne får mulighet til en reell prioriteringsdiskusjon om nye tiltak og konsekvensene av disse. For å håndtere dette er det lagt opp til fire samlinger som er illustrert under punkt Prosessen Idedugnad Strategiske vurderinger Milepæl 1 evaluere drift bestemme ståsted fastsette mål og strategier Milepæl 2 få fram nye behov få fram omstillingspotensialet bestille utredninger fastesett økonomisk utgangspunkt Prioriteringsdugnad Milepæl 3 Vedta tiltak Handlingsprogram Økonomiplan Årsbudsjett Milepæl 4 Endelig vedtak mars juni oktober desember 1) Ved 1. milepæl, strategisamling, blir aktørene enige om dagens situasjon ved hjelp av årsrapport og finansielle og strukturelle analyser. Deretter diskuteres mål og strategier for de ulike virksomhetsområdene. Konklusjonene herfra tas med videre til 2. milepæl. På slutten av 1. milepæl må kommunestyret gjøre noen strategiske veivalg. Det innebærer at politikerne velger noen områder som det skal arbeides videre med, og noen som legges bort fordi de ikke er relevante ut fra kommunens nåsituasjon. Det kan for eksempel være at man velger ikke å gjøre investeringer i skolesektoren, at tilbudet på hjemmehjelp skal fortsette i sin nåværende form osv. Poenget er at er disse områdene ikke lenger er tema i årets plan og budsjettprosess, med mindre helt spesielle forhold skulle dukke opp.

16 2) Ved 2. milepæl, idédugnad, diskuteres nye behov og ideer til omstillingstiltak/effektiviseringstiltak. På de områder hvor det trengs mer dokumentasjon/konsekvensutredninger blir det bestilt utredninger. Disse blir utredet administrativt fram til 3. milepæl. Det innebærer at det er noe man velger ikke å utrede. Likevel er det viktig å presisere at det må gjøres så mange utredninger at politikerne har et materiale å velge i på prioriteringsdugnaden ved milepæl 3. 3) Ved 3. milepæl, prioriteringsdugnaden, prioriterer politikerne hvilke tiltak som skal gjennomføres. Disse innarbeides i økonomiplan og årsbudsjett, og det utarbeides en plan for gjennomføring av tiltaket fram til 4. milepæl. 4) Ved 4. milepæl vedtas økonomiplan og årsbudsjett etter eventuelle justeringer. En grunnleggende forutsetning for at modellen skal fungere, er at alle aktørene er godt kjent med prosessens forløp, samt hensikten med og sammenhengen mellom de ulike aktivitetene. Prosessen kan sammenlignes med en trakt der man underveis innsnevrer mulighetsområdet gjennom å velge bort alternativer underveis: Milepæl 1 Strategisamling Milepæl 2 Idedugnad Milepæl 3 Prioriteringsdugnad Milepæl 4 Vedtak Nytt årsbudsjett og økonomiplan 1.4 Krav til prosessen En god prosess vil bidra til at kommunestyrets budsjettvedtak oppleves som en forpliktende kontrakt mellom politikk og administrasjon. En dårlig plan og budsjettprosess vil bidra til at en av partene føler seg overkjørt. Enten føler administrasjonen at de får urimelige rammer fra politikerne, eller politikerne føler seg som sandpåstrøere i forhold til administrasjonens forslag. I begge tilfeller fører det til at en av partene føler liten forpliktelse i forhold til de vedtatte dokumenter, og styringsevnen svekkes. Aktivitetene i årshjulet skal altså bidra til en gjensidig forpliktelse mellom politikerne og administrasjonen.

17 En prosess som fokuserer på omprioritering for å skape et finansielt rom for å løse nye behov, vil utfordre både ansatte og brukere. Fordelingskonfliktene øker. For å håndtere disse best mulig, bør prosessen ta hensyn til følgende forhold: Rettferdig prosess Prosessen må oppleves mest mulig rettferdig. Det betyr ikke det samme som at det skal være en konsensusprosess der alle må være enige. En rettferdig prosess er en prosess der alle har blitt hørt og fått gitt sine bidrag før beslutningen tas. Rettighetene til de ulike aktørene reguleres gjennom en prosessbeskrivelse som gir de ulike aktørene rettigheter og plikter. Selv om ikke deltakerne vil få innfridd sine ønsker fullt ut, kan prosessen som regel aksepteres hvis man har fulgt opplegget lojalt, og er villige til å justere åpenbare svakheter ved neste anledning. En slik holdning er avhengig av at aktørene har fått være med på å legge opp prosessen og godkjent prosedyren. Forpliktende arbeidsdugnader Det er derfor lagt opp til tre arbeidsdugnader milepæl 1,2 og 3, før en milepæl 4 der kommunestyret gjør endelig plan og budsjettvedtak. Prosessene i milepælene 1, 2 og 3 har fått navnet arbeidsdugnad fordi de skal være en felles arena for politikere, administrasjon og tillitsvalgte. Arbeidsdugnadene som leder fram til den endelige handlings/økonomiplanen og årsbudsjettet, må legges opp med forpliktende vedtak. Det betyr at aktørene er enige om at det ikke er tillatt å ta opp temaer som er avklart tidligere i prosessen stadige omkamper kan ikke aksepteres. Dette er en helt nødvendig forutsetning for å nå målet om en rasjonell og effektiv prosess. Dersom konklusjonene fra en arbeidsdugnad endres på et senere tidspunkt, vil det skape forvirring, usikkerhet og lite tillit til hele prosessen, også hos ansatte og innbyggere. Legitimitetsskapende prosesser Det ressursorienterte plan og budsjettsystemet er motivert ut fra kommunenes behov for å hente ut midler fra egen drift til å finansiere nye tiltak. Å finne fram til omstillings og effektiviseringstiltak som gir muligheter for å finansiere nye tiltak, blir en viktig strategisk målsetting med plan og budsjettprosessen. Evaluering av eksisterende drift må derfor inngå som en av de viktigste aktivitetene i prosessen, noe som involverer ansatte og brukere på en helt annen måte enn i en situasjon med vekst og ekspansjon. Omstillings og effektiviseringstiltakene vil lett rokke ved sterke forventninger til kommunen fra innbyggerne. Tiltak der tilbud blir nedgradert, vil lett føre til konflikter. Fordelingskonflikter er vanskelig å unngå, men det kan settes i verk forebyggende tiltak som skal skape tilslutning til de strategier og tiltak som kommunestyret beslutter iverksatt. Hovedmålet med tilslutningsprosessen er å få så mange med at det kan skapes et flertall i kommunestyret for de beslutninger som må gjøres. Legitimitetsskapende prosesser er åpne og organisert slik at de berørte parter får mulighet til å påvirke og si sin mening. Mest mulig objektive analyser Resultatet av de ulike delprosessene er avhengig av det materialet som legges inn i prosessen. Behovsvurderingene, de strategiske analysene og situasjonsbeskrivelsene, bør utarbeides etter mest mulig objektive metoder. Slike analyser gir verdifull innsikt, ut over det deltakerne har i utgangspunktet. Analysene skal slå hull på eventuelle myter i organisasjonen, slik at deltakerne kan etterprøve hverandres påstander.

18 1.5 Arbeidsdokumenter For å gjennomføre en god prosess må kommunen framskaffe følgende materiale: 1) Beskrivelse av driften som kartlegger utfordringene og omstillingsbehovet. 2) God dokumentasjon av det økonomiske utgangspunktet. 3) Dokumentasjon av omstillingspotensialet, gjennom konsekvensutredninger av driften. Det vedtatte handlingsprogram/økonomiplan og årsbudsjett, skal så langt råd være en kontrakt mellom politikk og administrasjon, der politikerne delegerer myndighet til administrasjonen. Til milepæl 13 utarbeides det arbeidsdokumenter. Arbeidsdokumentene skal presentere bakgrunnsmaterialet som benyttes på milepælsamlingene. Materialet skal gi deltagerne analyser som gir best mulig objektiv informasjon om kommunens tjenesteproduksjon. Analysene og materialet som presenteres skal redusere usikkerheten i beslutningene som må tas, og skal eventuelt være et korrektiv til de oppfatninger og holdninger som hersker i organisasjonen. Ofte danner det seg myter og sannheter om virksomheter eller forhold i organisasjonen som ikke nødvendigvis har rot i objektive analyser. Opplegget med arbeidsdokumenter gir muligheter til å spre arbeidet med å analysere, utrede og skrive de endelige dokumentene gjennom hele plan og budsjettperioden. Samtidig gir det mulighet for å avklare, og få tilslutning til, vesentlige forhold som har betydning for prioriteringsprosessen, før selve prioriteringen skjer. I tillegg til å lage arbeidsdokumentene, må administrasjonen utarbeide finansieringsanalyser, strukturanalyser, konsekvensjustert budsjett og utrede tiltakene organisasjonen ønsker vurdert i prioriteringsprosessen. Arbeidsdokumentene henter informasjon fra disse delutredningene, tilpasset behovet i de tre delutredningene/milepælene. Når prioriteringsdugnaden er gjennomført, består arbeidet i å justere de konsekvensjusterte budsjettene for de områdene der det er vedtatt endringer. I tillegg må vedtatte tiltak prosjektutvikles. Sluttproduktet er et handlingsprogram, en økonomiplan og et årsbudsjett som er vedtatt av kommunestyret.

19 2. GJENNOMFØRINGEN AV DET NYE ÅRSHJULET 2.1 Januar mars I denne perioden arbeider administrasjonen med Arbeidsdokument 1. Dette dokumentet skal brukes som beslutningsgrunnlag ved 1. milepæl : Strategisamling. Som grunnlag for Arbeidsdokument 1, som senere vil inngå i strategiske del, må følgende materiale utarbeides: 1) En finansieringsanalyse (se kapittel 4) 2) En avviksanalyse (se kapittel 4) 3) Strukturanalyser og effektivitetsvurderinger (se kapittel 5) 4) Behovvurderinger/brukerundersøkelser Data fra disse analysene/vurderingene vil sammen med regnskapsdata inngå i årsrapporten, men mens årsrapporten kun er tilbakeskuende og fokuserer på fjorårets drift, skal Arbeidsdokument 1 også være framtidsrettet. Arbeidsdokument 1 Finansieringsanalyse Avviksanalyse Strukturanalyser Effektivitetsvurderinger Brukerundersøkelser 2.2 Milepæl 1 strategisamling Krav til møteformen En samling med politikere, administrative ledere og tillitsvalgte vil utgjøre mange personer. Det bør legges opp til en prosessuell arbeidsform. Denne er de fleste kjent med, men kanskje ikke i denne sammenheng. Denne arbeidsformen blir det også lagt opp til ved de tre første milepælene i det nye årshjulet, så jeg skal gå litt nærmere inn på hvordan den bør gjennomføres. Utfordringen er å bryte med prosedyrene i et tradisjonelt kommunestyremøte.

20 For å lykkes er det viktig å være nøye med organisering av prosessen. Følgende spørsmål er viktig å tenke igjennom: 1) Hvem skal lede prosessen? 2) Hvem skal delta? 3) Hvilke krav stilles til deltakerne? 4) Hvilke praktiske forhold er av betydning? Ledelse Rådmannen anbefaler at prosessen ledes av plan og strategileder. Det kan også være en løsning og søke assistanse hos andre kommuner eller av fylkesmannen. Deltakelse Hensikten med å gjennomføre samlingen er å skape en bred og felles forståelse for hvordan plan og budsjettprosessen bør gjennomføres, blant alle aktører som er involvert i den. Erfaringen viser at det kan være nødvendig å innkalle politikerne som om det skulle være et ordinært kommunestyremøte. Lav deltakelse av politikerne gjør at prosessgruppa blir feil sammensatt, og de som ikke er tilstede vil mangle helheten i prosessen og sammenhengen mellom de fire milepælene. Det er en fordel om også vararepresentanter er til stede, eventuelt som observatører. Fra administrasjonen må alle etatsledere og andre ledere med stabsfunksjoner være med. I noen kommuner er det også naturlig at virksomhetsledere er med. Alle hovedtillitsvalgte bør være til stede. Krav til deltakerne En forsamling av denne type har ingen formelle rettigheter. De beslutninger som kommer fram er å betrakte som rådgivende i forhold til de som har beslutningsmyndighet, i denne sammenheng formannskap/kommunestyre. Skal det bli en god prosess må følgende gjelde: 1) Likeverdighet. Alle deltakere har like rettigheter og plikter i prosessen 2) Konsensus. Det er viktig at deltakerne i størst mulig grad bestreber seg på å oppnå enighet om hvilke prinsipper som skal gjelde i plan og budsjettprosessen. Det betyr ikke at det ikke kan være politisk uenighet når plan og budsjettprosessen gjennomføres. 3) Forpliktelse. Alle må forplikte seg til å forholde seg til de konklusjoner som i fellesskap blir trukket. Når det skal fattes formelle vedtak må det skje i kommunestyret, enten i egne bolker på samlingen eller i eget møte. Praktiske forhold Det er ofte naturlig å gjennomføre samlingen i kommunestyresalen, men det er viktig å bryte opp det vanlige mønsteret med å sitte i partigrupper. Det mest ideelle er å sitte i hestesko i plenum. Ved gruppearbeid bør politikerne blandes på tvers av partigruppene, administrasjonen i en gruppe og de tillitsvalgte i en gruppe. Ved tilbakemelding i plenum bør resultatene fra hver