Adresseregisteret Krav og veiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger og tannleger

Transkript

1 Brukerveiledning Adresseregisteret Krav og veiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger og tannleger

2 FORORD Denne brukerveiledningen er laget for fastleger og tannleger som skal registrere og vedlikeholde informasjon i Adresseregisteret. Det overordnede prinsippet for Adresseregisteret er tjenestebasert adressering. Fastleger og tannleger er imidlertid et unntak som har anledning til å registrere seg som enkeltpersoner i Adresseregisteret under virksomhetstypene tannlege/tannlegesenter eller privatpraktiserende autorisert helsepersonell. Kontaktpersoner ved hvert lege- eller tannlegekontor har en brukerkonto og ansvaret for å legge inn de opplysninger som det er nødvendig å publisere om sin virksomhet med tilhørende kommunikasjonsparter. Mer informasjon om Adresseregisteret finnes i brukerdokumentasjonen «Om Adresseregisteret». Ved spørsmål eller behov for support kan man ta kontakt med Norsk Helsenetts kundesenter. Postadresse: Telefonnummer: E-post: Norsk Helsenett SF Postboks Trondheim (døgnåpen) eller (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no 1 Krav og veiledning til Adresseregisteret

3 INNHOLD FORORD... 1 INNHOLD Om Adresseregisteret for fastleger og tannleger 3 2 Krav til struktur og oppbygging av Adresseregisteret Adressering til fastleger og tannleger Kommunikasjonsparter for fastleger og tannleger Opplysninger om kommunikasjonspart Hvordan vedlikeholde Adresseregisteret Forberedelser før registrering/vedlikehold Innlogging og utlogging Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m Feltbeskrivelser Registrere kommunikasjonspart Inaktivere kommunikasjonspart Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse? spørsmål og eksempler ved opprettelse av kommunikasjonsparter Virksomheten har ingen elektronisk meldingsutveksling Kun ett EPJ-system håndterer elektronisk meldingsutveksling Ikke alle EPJ-system er satt opp for elektronisk meldingsutveksling Krav og veiledning til Adresseregisteret

4 1 OM ADRESSEREGISTERET FOR FASTLEGER OG TANNLEGER Adresseregisteret er et felles nasjonalt register for presis adressering ved utveksling av helseopplysninger som sendes elektronisk og per post innenfor helse- og omsorgssektoren. Se brukerdokumentasjonen «Om Adresseregisteret» for mer generell og overordnet informasjon. Det er viktig at Adresseregisteret inneholder korrekt og oppdatert informasjon om kommunikasjonsparter. Adresseregisteret inneholder informasjon som er egnet til å identifisere og adressere hver enkelt av sektorens ulike mottakere/avsendere. Dette gjelder både ved utveksling av elektroniske meldinger og postforsendelser. Alle som er tilknyttet Norsk Helsenett, kan søke i Adresseregisteret: for å gjøre oppslag på egen eller andres adresser. Leger og tannleger som har et selvstendig ansvar for å følge den enkelte pasient, kan registrere seg som personlig kommunikasjonspart tilhørende en virksomhet. Fastlegen/tannlegen blir da selv ansvarlig for at informasjonen om tilhørende kommunikasjonsparter til enhver tid er korrekt. For andre aktører skal tjenestebasert adressering benyttes. Eksempler på hendelser som krever aktivt vedlikehold i Adresseregisteret: FAKTA Virksomheten fornyer sitt/sine virksomhetssertifikater Nye kommunikasjonsparter opprettes Eksisterende kommunikasjonsparter skal inaktiveres Virksomheten får nye postadresser Kommunikasjonsparter får nye EDI-adresser eller postadresser Ved endringer av besøksadresse, web-adresse, e-post, telefonnummer Hvis ikke korrekte adresser er registrert i Adresseregisteret vil ikke meldinger og post fra sykehus, fastleger og andre som bruker Adresseregisteret, komme fram. Norsk Helsenetts kundesenter kan opprette ny brukerkonto og nytt passord, samt registrere eller oppdatere informasjon. 3 Krav og veiledning til Adresseregisteret

5 2 KRAV TIL STRUKTUR OG OPPBYGGING AV ADRESSEREGISTERET Hensikten med å vedlikeholde Adresseregisteret er at innholdet i registeret til enhver tid er oppdatert som igjen sikrer at informasjonen kommer frem til riktig mottaker. Så langt det er mulig skal strukturen baseres på tjenestebasert adressering. Fastleger og tannleger er imidlertid unntaket som kan adressere til person der tjenestebasert adressering ikke er mulig. 2.1 Adressering til fastleger og tannleger Fastleger og tannleger har et personlig oppfølgingsansvar ovenfor «sine» pasienter. Det er derfor besluttet at fastleger og tannleger kan registrere seg som personlige kommunikasjonsparter tilknyttet sin virksomhet. Eksempelvis skal hvert tannlegesenter registrere informasjonen om sin virksomhet og minimum én tannlege i Adresseregisteret. Hver virksomhet skal samtidig inneholde så få kommunikasjonsparter som mulig. Eksempler på meldinger som sendes til fastlege/lege: - Epikrise - Orientering om tjenestetilbud fra kommunen - Helseopplysninger til lege (forespørsel, svar, orientering) For disse tilfellene kan meldinger adresseres til enkeltperson. 2.2 Kommunikasjonsparter for fastleger og tannleger Fastleger og tannleger som er mottakere eller avsendere av meldinger i helsenettet skal registreres som kommunikasjonsparter med relasjon til den virksomheten som er deres arbeidssted. Legesenter og tannlegesenter skal opprette de ansatte ved senteret som sine kommunikasjonsparter. Det skal registreres minimum én kommunikasjonspart per virksomhet. Kommunikasjonspartene skal alltid opprettes selv om lege- og tannlegesentrene ikke har mulighet for elektronisk meldingsutveksling, da kommunikasjonspartene også brukes for postforsendelser. 2.3 Opplysninger om kommunikasjonspart For å sikre korrekt adressering, både ved elektronisk meldingsutveksling og ved postforsendelse skal følgende være registrert per kommunikasjonspart: Navn på legen/tannlegen HER-id til kommunikasjonsparten 4 Krav og veiledning til Adresseregisteret

6 Postadresse Ved mulighet for elektronisk kommunikasjon skal følgende informasjon være utfylt: EDI-adresse Lenke til virksomhetssertifikat (LDPA-søkestreng) 1 Det anbefales at det legges inn utfyllende kontaktinformasjon som telefonnummer, e- postadresse og eventuelt besøksadresse. 1 Se Adresseregisterets brukerdokumentasjon «Om Adresseregisteret» for mer informasjon om virksomhetssertifikat og LDPA-søkestreng 5 Krav og veiledning til Adresseregisteret

7 3 HVORDAN VEDLIKEHOLDE ADRESSEREGISTERET Norsk Helsenett har registrert alle legesenter og tannlegesenter med organisasjonsnummer hentet fra Enhetsregisteret. Kontaktpersoner i virksomhetene har fått tilsendt relevant informasjon samt brukernavn og passord for pålogging til Adresseregisteret. 3.1 Forberedelser før registrering/vedlikehold Bestill EDI-adresse Alle virksomhetene som er tilknyttet helsenettet, får opprettet én eller flere EDI-konti (postkasser) hos Norsk Helsenett. Det anbefales at det opprettes én EDI-adresse per fagsystem Bestill eller finn fram virksomhetssertifikat Et virksomhetssertifikat er en elektronisk ID som sikrer kommunikasjon til og fra en virksomhet. Sertifikatet brukes for autentisering, kryptering og signering. Det vil si å kunne tolke signatur i meldinger fra kommunikasjonsparten og til å kryptere innhold i meldinger man sender til kommunikasjonsparten. Virksomhetssertifikat bestilles direkte fra utstederne Buypass og Commfides. En LDAP-søkestreng benyttes for å finne riktig sertifikat. Denne søkestrengen legges inn i feltet for «Virksomhetssertifikat» i Adresseregisteret. 3.2 Innlogging og utlogging Brukernavn og passord til innlogging for vedlikehold av egne data i Adresseregisteret får virksomhetenes kontaktpersoner fra Norsk Helsenett. Ved problemer med innlogging eller ved behov for å få tilsendt brukernavn og passord på nytt, kan man kontakte Norsk Helsenetts kundesenter. Telefonnummer: E-post: (døgnåpen) eller (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. 6 Krav og veiledning til Adresseregisteret

8 1. Gå inn på siden og trykk på Logg inn 2. Logg inn med brukernavn og passord tilsendt av NHN 3. Egen virksomhets hovedside kommer nå opp. 7 Krav og veiledning til Adresseregisteret

9 4. Logg ut finnes under menyen Valg, øverst i høyre hjørne. 3.3 Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m. Etter innlogging kan adresseinformasjon m.m. redigeres. For å starte vedlikehold av informasjon knyttet til egen virksomhet, trykk på Rediger øverst til høyre. FAKTA Ved sending av elektroniske meldinger eller postforsendelse, er det adressen som er registrert for kommunikasjonsparten som benyttes. 8 Krav og veiledning til Adresseregisteret

10 Informasjon kan legges inn/endres i alle «åpne» felt i redigeringsbildet (her markert med gult). Dersom organisasjonsnummer skal endres, må Norsk Helsenett kontaktes for å oppdatere informasjonen. Organisasjonsnavn oppdateres fra Brønnøysundregistrene og eventuelle endringer av dette må derfor gjøres i Brønnøysundregistrene. Etter at informasjonen er oppdatert, trykk på Lagre. 3.4 Feltbeskrivelser Arv av informasjon Som standard arves adresser og kontaktinformasjon registrert på virksomheten ned til kommunikasjonspartene. Dette skjer for å forenkle vedlikehold og er mulig å overstyre for hver enkelt kommunikasjonspart. Et grått felt med pilsymbol inneholder informasjon arvet fra overliggende nivå. Hvis man ikke ønsker å arve informasjon fra overliggende nivå, kan man trykke på. 9 Krav og veiledning til Adresseregisteret

11 Det er anledning til å la feltet stå tomt eller legge inn ny egen informasjon i feltet. Merk at også EDIadresser arves dersom virksomheten har registrert dette på toppnivå. Les mer om arv av EDI i avsnitt Visningsnavn (frivillig) Visningsnavnet blir søkbart, og presenteres som det primære navn ved søk. Det er viktig at man legger inn et gjenkjennbart navn på legekontoret selv om dette kan avvike fra det juridiske navnet. Navn som finnes mange steder i landet, kan med fordel ha stedsnavn/by som tillegg i visningsnavnet. Sentrum legekontor finnes for eksempel mange steder i landet (Tromsø, Stjørdal, Larvik). Da anbefales det at det legges inn «Sentrum legekontor i Tromsø» i feltet for visningsnavn Sentralbordnummer I dette feltet kan virksomhetens sentralbordnummer legges inn hvis telefonnummer lenger ned i lista er et direkte telefonnummer til et organisasjonsledd i virksomheten ICE (In Case of Emergency) ICE er et felt for direkte telefonnummer (kollega-/samhandlingsnummer) som bare personell i helsenettet ser og kan bruke, og som går forbi eventuelle telefonkøer med anrop fra pasienter/brukere. Dette feltet kan fylles ut ved redigering av en kommunikasjonspart Virksomhetstype Verdi i feltet for Virksomhetstype skal være «Privatpraktiserende autorisert helsepersonell» eller tannlege/tannlegesenter HER-id. HER-id er et løpenummer, slik at neste registrerte kommunikasjonspart (og virksomhet) får neste tilgjengelige løpenummer (HER-id). Dette skal benyttes til å identifisere avsender og mottaker unikt i den elektroniske samhandlingen. Alle nødvendige kommunikasjonsopplysninger om en kommunikasjonspart (som EDI-adresse, sertifikatopplysninger mv.) kan hentes ved oppslag i Adresseregisteret basert på HER-id, ettersom dette er en unik identifikator for kommunikasjonsparten. Hver lege/tannlege i virksomheten er en egen kommunikasjonspart med en egen HER-id EDI-adresse EDI-adressen som er registrert på virksomhetsnivå, kan arves av hver enkelt kommunikasjonspart. EDI-adresse på toppnivå er kun for å forenkle manuell registrering dersom det er mange kommunikasjonsparter som skal bruke samme adresse Virksomhetssertifikat Virksomhetssertifikatet som er registrert på virksomhetsnivå, kan arves av hver enkelt kommunikasjonspart. Mer utfyllende informasjon om virksomhetssertifikat finnes i dokumentet «Om Adresseregisteret» på Norsk Helsenett sine nettsider: 10 Krav og veiledning til Adresseregisteret

12 3.5 Registrere kommunikasjonspart Autorisert personell som er mottaker eller avsender av medisinske meldinger i helsenettet skal registreres som en kommunikasjonspart med relasjon til den virksomheten som er deres arbeidssted. Det er viktig at registreringen og vedlikeholdet i Adresseregisteret koordineres med teknisk personell. Disse kan sette opp meldingstjener og pasientjournalsystem slik at virksomheten er klar til å motta meldinger til kommunikasjonspartene de har registrert i Adresseregisteret. Anbefalt måte å gjøre dette på, er at man først registrerer den nye kommunikasjonsparten i Adresseregisteret med en framtidig «Gyldig fra»-dato slik at teknisk personell får tid på seg til å sette opp systemet til å motta kommunikasjonspartens meldinger før kommunikasjonsparten blir søkbar som aktiv i Adresseregisteret Fremgangsmåte ved registrering Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. Logg inn i Adresseregisteret og startsiden for din virksomhet kommer opp. Trykk på Rediger, som står øverst til høyre i skjermbildet, for å komme inn i redigeringsbildet. 11 Krav og veiledning til Adresseregisteret

13 Under kommunikasjonspartene finnes knappen Legg til. Søk etter person for registrering som kommunikasjonspart. 12 Krav og veiledning til Adresseregisteret

14 Søkeresultatet presenteres i en liste under søkevinduet. Velg person og trykk på Registrering. HPR-nummer og personnummer presenteres på toppen og bør gi grunnlag til å sikre at man har valgt rett person. Her vises også yrke og spesialiteter. 13 Krav og veiledning til Adresseregisteret

15 Det er mulig å velge bort yrke/spesialitet som man anser som ikke relevant for kommunikasjonsparten i den rollen vedkommende har i tilknytning til virksomheten. Der det er relevant kan informasjonen bidra til å hindre at henvisninger feilsendes. Valg av yrke/spesialiteter gjøres ved å huke av rett yrke/spesialitet for kommunikasjonsparten. Når ønsket informasjon om den nye kommunikasjonsparten er registrert i åpne felt, trykkes Lagre. Det kan legges inn flere kommunikasjonsparter ved at man går tilbake til virksomhetens redigeringsbilde og trykker Legg til på nytt. Om man trykker på Vis-knappen til høyre for den enkelte kommunikasjonsparten, får man opp en visning hvor høyre kolonne har all informasjon som skal til for å adressere kommunikasjonsparten, inkludert LDPA-søkestrengen som kan benyttes til å hente dens sertifikatnøkler. Under er et bilde av hvordan en kommunikasjonspart kan se ut. For å endre på opplysningene om kommunikasjonsparten trykker man på Rediger. 14 Krav og veiledning til Adresseregisteret

16 I redigeringsbildet for kommunikasjonsparten kan informasjon i åpne felt redigeres. Trykk på Lagre enten oppe eller nede til slutt, for å lagre eventuelle endringer. 3.6 Inaktivere kommunikasjonspart Kommunikasjonsparter som fra en gitt dato ikke lenger skal sende/motta meldinger, må inaktiveres fra den samme dato. Inaktivering av en kommunikasjonspart gjøres ved å redigere dens gyldighetsperiode. Når datoen i feltet "Gyldig til" er blitt historisk, er kommunikasjonsparten ikke lenger aktiv. Leger/tannleger skal settes inaktive fra dagen de slutter å praktisere ved virksomheten. Gå til redigeringsvinduet til virksomheten ved å trykke på. Trykk Endre på den kommunikasjonsparten som skal endres, i dette tilfellet inaktiveres. 15 Krav og veiledning til Adresseregisteret

17 Trykk Endre for å bekrefte ny gyldighetsperiode. 16 Krav og veiledning til Adresseregisteret

18 Deretter OK i bekreftelsesbildet. Når ny "Gyldig til"-dato er passert vil ikke kommunikasjonsparten vises lenger. Dersom det er ønskelig å se/endre på deaktiverte kommunikasjonsparter, trykk på Inkluderer deaktiverte. Inaktive kommunikasjonsparter vil da bli synlige. 17 Krav og veiledning til Adresseregisteret

19 3.7 Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn Norsk Helsenett skal varsles ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer eller endring av navn. En omorganisering kan kreve en koordinering med EPJ-leverandør, da endringer i Adresseregisteret og endringer i EPJ-systemet ofte må gjøres samtidig. 3.8 Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse? Det er viktig at meldingen kommer frem til riktig fagsystem og at riktig mottaker blir varslet. Det skal kun opprettes én EDI-adresse per fagsystem. Denne sammenhengen ser slik ut: Fagsystem Tjenestetype EDI-adresse (fiktiv) EPJ [Navn på autorisert helsepersonell] Askeladd, Espen Askeladd, Per Askeladd, Pål osv. fiktivia@edi.nhn.no 18 Krav og veiledning til Adresseregisteret

20 4 SPØRSMÅL OG EKSEMPLER VED OPPRETTELSE AV KOMMUNIKASJONSPARTER Dette kapittelet lister opp noen relevante eksempler på god praksis ved registering og vedlikehold av Adresseregisteret i gitte situasjoner. 4.1 Virksomheten har ingen elektronisk meldingsutveksling Dersom dette er tilfelle skal kommunikasjonsparten(e) opprettes med korrekt postadresse. Det er viktig å registrere postadressen i feltene for postadresse, hvis ikke risikeres det at post blir sendt uten adresse eller til besøksadressen. Feltet for EDI-adresse skal være blankt på alle kommunikasjonspartene. 4.2 Kun ett EPJ-system håndterer elektronisk meldingsutveksling Kommunikasjonspartene opprettes for elektronisk meldingsutveksling med det samme EPJ-systemet. 4.3 Ikke alle EPJ-system er satt opp for elektronisk meldingsutveksling Kommunikasjonsparter opprettes for elektronisk meldingsutveksling der det er mulig, ellers opprettes tjenestene kun med mulighet for postforsendelser. 19 Krav og veiledning til Adresseregisteret

21 Figur 1: Eksempel fra en stor kommune Postadresse: Pb. 7000, St. Olavs plass, 0130 Oslo Telefon: Faks: E-post: 20 Krav og veiledning til Adresseregisteret