Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for kommuner og interkommunalt samarbeid

Transkript

1 Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for kommuner og interkommunalt samarbeid Oppdatert: IS

2 Publikasjonens tittel: Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for kommuner og interkommunalt samarbeid Utgitt: , oppdatert Publikasjonsnummer: IS-0524 Utgitt av: Direktoratet for e-helse Kontakt: postmottak@ehelse.no Postadresse: Postboks 6737 St. Olavs plass, 0130 OSLO Besøksadresse: Verkstedveien 1, 0277 Oslo Tlf.: Rapporten kan lastes ned på: 2

3 FORORD Denne brukerveiledningen er laget for de som skal registrere og vedlikeholde informasjon i Adresseregisteret knyttet til kommunehelsetjenesten. Det overordnede formålet for Adresseregisteret er å understøtte tjenestebasert adressering. Kontaktpersoner i hver enkelt kommune har fått en brukerkonto og ansvaret for å legge inn de opplysninger som det er nødvendig å publisere om sin virksomhet med tilhørende kommunikasjonsparter. Ved spørsmål eller behov for support kan man ta kontakt med Norsk Helsenetts kunde- og driftssenter. Postadresse: Telefonnummer: E-post: Norsk Helsenett SF Postboks Trondheim (døgnåpen) eller (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no 3

4 INNHOLD 1 Om Adresseregisteret 5 2 Innhold i Adresseregisteret Tjenestebasert adressering Obligatoriske kommunikasjonsparter Opplysninger om kommunikasjonspart Virksomhetssertifikat Hvordan vedlikeholde Adresseregisteret Forberedelser før registrering/vedlikehold Innlogging og utlogging Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m Feltbeskrivelser Registrere kommunikasjonspart Deaktivere kommunikasjonspart Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse? Interkommunalt samarbeid Registering i Adresseregisteret Virksomhetstype Dekningsområde Eksempel på registrering Spørsmål og eksempler ved opprettelse av kommunikasjonsparter Kommunen har ingen elektronisk meldingsutveksling i pleie- og omsorgstjenesten Vi har to helsestasjoner på forskjellige fysiske adresser Vi har flere like tjenester på forskjellige adresser som ikke håndterer mottak av elektroniske meldinger

5 1 OM ADRESSEREGISTERET Adresseregisteret er et felles nasjonalt register for presis adressering ved utveksling av helseopplysninger som sendes elektronisk og per post innenfor helse- og omsorgssektoren. Se brukerdokumentasjonen «Om Adresseregisteret» for mer generell og overordnet informasjon. Det er viktig at Adresseregisteret inneholder korrekt og oppdatert informasjon om virksomhetens kommunikasjonsparter 1. Adresseregisteret inneholder informasjon som er egnet til å identifisere og adressere hver enkelt av sektorens ulike mottakere/avsendere. Dette gjelder både ved utveksling av elektroniske meldinger og postforsendelser. Alle som er tilknyttet Norsk Helsenett, kan søke i Adresseregisteret: for å gjøre oppslag på egne eller andres adresser. Alle virksomhetene blir gjennom abonnement knyttet til Norsk Helsenett med organisasjonsnummer og foretaksnavn hentet fra Enhetsregisteret. Alle endringer må registreres i Adresseregisteret. Det er virksomheten selv som har ansvar for at informasjonen til enhver tid er korrekt. Eksempler på hendelser som krever aktivt vedlikehold i Adresseregisteret: FAKTA Virksomheten fornyer sitt/sine virksomhetssertifikater Nye kommunikasjonsparter opprettes Eksisterende kommunikasjonsparter skal inaktiveres Virksomheten får nye postadresser Kommunikasjonsparter får nye EDI-adresser eller postadresser Hvis ikke korrekte adresser er registrert i Adresseregisteret vil ikke meldinger og post fra sykehus, fastleger og andre som bruker Adresseregisteret, komme fram. Ved endringer av besøksadresse, web-adresse, e-post, telefonnummer Norsk Helsenetts kunde- og driftssenter kan opprette ny brukerkonto og nytt passord, samt bistå ved å registrere eller oppdatere informasjon. 1 1 Jf. Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten 4 5

6 2 INNHOLD I ADRESSEREGISTERET Forskrift om IKT-standarder i helse- og omsorgstjenesten pålegger virksomheten å sørge for at innholdet i Adresseregisteret til enhver tid er oppdatert, noe som igjen sikrer at informasjonen kommer frem til riktig mottaker. 2.1 Tjenestebasert adressering Med tjenestebasert adressering menes en adresseringsmetode hvor det kun benyttes tjenesteadresser. Avsender trenger ikke å kjenne til intern organisering i virksomheten eller hvor i virksomheten pasienten mottar helsehjelp. Krav til tjenestebasert adressering og identifikatorer ved elektronisk samhandling er beskrevet i HIS 1153: Fordelene med tjenestebasert adressering er flere: Tjenesteadressen sikrer at en melding kommer til rett arbeidsflyt og behandles av riktig fagkompetanse Enklere vedlikehold i Adresseregisteret siden personer og intern organisering ikke må vedlikeholdes i Adresseregisteret Tjenestebasert adressering åpner for at EPJ-systemene kan tilrettelegge for tilgangskontroll basert på mottakeradressen Enhetlig fremstilling av virksomheten bidrar til enhetlig adresseringsmetodikk Enklere for avsender å finne riktig mottaker uavhengig av geografisk tilhørighet For at avsender skal komme i kontakt med rett tjeneste, skal virksomheten registrere sine tjenester som kommunikasjonsparter. En kommunikasjonspart representerer en tjeneste i virksomheten, f. eks. legevakttjeneste. Kommunikasjonspartene blir delt inn etter tjenestetyper. Disse blir definert av de samme kodeverkene som benyttes til å beskrive tjenestetilbudet de enkelte enhetene i virksomhetene leverer. For kommunehelsetjenesten finnes følgende kodeverk: Kommunale helse og sosialtjenester Interne rutiner for oppfølging og varsling av innkomne meldinger må utarbeides/settes opp av den enkelte virksomhet, men tjenestebaserte adresser gir gode muligheter for å sette opp varslingsrutiner basert på tjenesteadressen

7 2.2 Obligatoriske kommunikasjonsparter Alle kommuner skal minimum opprette tre kommunikasjonsparter knyttet til pleie- og omsorgstjenesten i kommunen: Sykepleietjeneste, pleie- og omsorg Legetjeneste, pleie- og omsorg (Merk: gyldig inntil ) Legetjeneste ved sykehjem mv. (Merk: gyldig f.o.m ) Saksbehandler, pleie, omsorg, rehab Disse tre kommunikasjonspartene skal alltid opprettes selv om kommunen ikke har mulighet for elektronisk meldingsutveksling. I så fall skal kommunikasjonspartene benyttes til postforsendelser og de må registreres med rett postadresse. Se fullstendig oversikt over mulige tjenestetyper i kodeverket for kommunale helse- og sosialtjenester ID= For interkommunale samarbeid, se kapittel Opplysninger om kommunikasjonspart For å sikre korrekt adressering, både ved elektronisk meldingsutveksling og ved postforsendelse skal følgende være registrert per kommunikasjonspart: Tjenestetype HER-id til kommunikasjonsparten (tildeles automatisk av Adresseregisteret) Postadresse Ved mulighet for elektronisk kommunikasjon skal følgende informasjon være utfylt: EDI-adresse Lenke til virksomhetssertifikat (LDAP-søkestreng) punk t Det anbefales at det legges inn utfyllende kontaktinformasjon som telefonnummer, e-postadresse og eventuelt besøksadresse. Dersom samme tjeneste tilbys på flere geografiske lokasjoner uten felles postmottak, kan det opprettes en kommunikasjonspart med egen HER-id på hver geografiske lokasjon. Da skal i tillegg feltet «Annen stedsangivelse (bydel etc.)» fylles ut. Feltet skal kun inneholde stedsangivelsen og skal benyttes der det gir avsender relevant tilleggsinformasjon om geografisk lokasjon. Se eksempel under

8 2.4 Virksomhetssertifikat Virksomhetssertifikat sikrer elektronisk kommunikasjon til og fra en virksomhet, og er en viktig nøkkel for sikker utveksling av elektronisk pasientinformasjon. Sertifikatet identifiserer virksomheten, og brukes for autentisering, kryptering og signering. I feltet for virksomhetssertifikat i Adresseregisteret skal man legge inn en LDAP-søkestreng. Denne benyttes til å hente ut offentlige nøkler fra kommunikasjonspartens virksomhetssertifikat. Disse nøklene er nødvendige da de tolker signaturen i meldinger fra kommunikasjonsparten, og krypterer innholdet i meldinger man sender til kommunikasjonsparten. 8

9 3 HVORDAN VEDLIKEHOLDE ADRESSEREGISTERET Norsk Helsenett har registrert alle virksomheter med organisasjonsnummer hvor foretaksnavn er hentet fra Enhetsregisteret. Kontaktperson i virksomheten har fått tilsendt relevant informasjon samt brukernavn og passord for pålogging til Adresseregisteret. 3.1 Forberedelser før registrering/vedlikehold Bestill EDI-adresse Alle virksomhetene som er tilknyttet helsenettet, får opprettet én eller flere EDI-konti (postkasser) hos Norsk Helsenett. Det anbefales at det opprettes én EDI-adresse per fagsystem i virksomhetens tjenestetilbud. En beskrivelse av sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse er gitt i kapittel Bestill eller finn fram virksomhetssertifikat Virksomhetssertifikat bestilles direkte fra utstederne Buypass eller Commfides. En LDAP-søkestreng benyttes for å finne riktig sertifikat. Denne søkestrengen legges inn i feltet for «Virksomhetssertifikat» i Adresseregisteret, se punkt Innlogging og utlogging Brukernavn og passord til innlogging i Adresseregisteret får virksomhetens kontaktpersoner fra Norsk Helsenett. Ved problemer med innlogging eller ved behov for å få tilsendt brukernavn og passord på nytt, kan Norsk Helsenetts kunde- og driftssenter kontaktes. Telefonnummer: E-post: (døgnåpen) eller (ordinær takst innenfor kontortid) kundesenter@nhn.no Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. 1. Gå inn på siden og trykk på Logg inn (øverst til venstre i skjermbildet). 9

10 2. Logg inn med brukernavn og passord tilsendt av NHN. 3. Egen virksomhets hovedside kommer nå opp. 10

11 4. Logg ut finnes under menyen Valg, øverst i høyre hjørne. 3.3 Vedlikeholde virksomhetens adresseinformasjon m.m. Etter innlogging kan adresseinformasjon m.m. redigeres. Trykk på Rediger for å komme inn i redigeringsbildet. Informasjon kan legges inn/ endres i alle åpne FAKTA Ved sending av elektroniske meldinger eller postforsendelse, er det adressen som er registrert for kommunikasjonsparten som benyttes. felt i redigeringsbildet. Dersom organisasjonsnummer skal endres, må Norsk Helsenett kontaktes. Organisasjonsnavn oppdateres fra Brønnøysundregistrene og eventuelle endringer av dette må derfor gjøres i Brønnøysundregistrene. 11

12 Etter at informasjonen er oppdatert, trykk på Lagre. 3.4 Feltbeskrivelser Arv av informasjon Som standard arves adresser og kontaktinformasjon registrert på virksomheten ned til kommunikasjonspartene. Dette for å forenkle vedlikehold. Det er mulig å overstyre arv av informasjon. Et grått felt med pilsymbol inneholder informasjon arvet fra overliggende nivå. Hvis man ikke vil arve informasjon fra overliggende nivå, kan man trykke på. Det er anledning til å la feltet stå tomt eller legge inn ny egen informasjon i feltet Visningsnavn (frivillig) Visningsnavnet blir søkbart, og presenteres som det primære navn ved søk. Det er sjelden hensiktsmessig å registrere visningsnavn for en virksomhet, med unntak av de tilfeller der to kommuner har samme navn. For kommuner med like navn skal visningsnavnet knyttes til fylket, for eksempel Herøy kommune i Nordland (avbildet tidligere) og Herøy kommune i Møre og Romsdal Sentralbordnummer I dette feltet kan virksomhetens sentralbordnummer legges inn hvis telefonnummer lenger ned i lista er et direkte telefonnummer til et organisasjonsledd (for eksempel Helse og velferd) i kommunen ICE (In Case of Emergency) ICE er et felt for direkte telefonnummer (kollega-/samhandlingsnummer) til en kommunikasjonspart som bare personell i helsenettet ser og kan bruke, og som går forbi eventuelle telefonkøer med anrop fra pasienter/brukere. Dette feltet kan fylles ut ved redigering av en kommunikasjonspart Virksomhetstype Verdi i feltet for Virksomhetstype skal være kommune når virksomheten er en kommune og interkommunalt samarbeid når flere kommuner samarbeider om kommunale tjenester. For registrering av interkommunalt samarbeid, se kapittel 4. Virksomhetstypen registreres av Norsk Helsenett ved registrering av virksomheten i helsenettet HER-id HER-id er et løpenummer, slik at neste registrerte kommunikasjonspart (og virksomhet) får neste tilgjengelige løpenummer (HER-id). Dette skal benyttes til å identifisere avsender og mottaker unikt i den elektroniske samhandlingen. Alle nødvendige kommunikasjonsopplysninger om en kommunikasjonspart (som EDI-adresse, sertifikatopplysninger mv.) kan hentes ved oppslag i Adresseregisteret basert på HER-id, ettersom dette er en unik identifikator for kommunikasjonsparten. 12

13 3.4.7 EDI-adresse En virksomhets tjenester kan ha forskjellige EDI-adresser. EDI-adresse på kommunenivå kan arves av kommunikasjonspartene under kommunen, men i utgangspunktet bør det IKKE ligge EDI-adresse på toppnivå. EDI-adresse på toppnivå er kun for å forenkle manuell registrering dersom det er mange kommunikasjonsparter som skal bruke samme adresse. Det er kun adresser på den enkelte kommunikasjonspart som skal brukes til adressering Virksomhetssertifikat Om alle (eller mange av) virksomhetens kommunikasjonsparter benytter samme virksomhetssertifikat, kan LDAP-søkestrengen registreres i feltet "Virksomhetssertifikat", som er knyttet til selve virksomheten og på den måten arves til alle kommunikasjonspartene. Dersom virksomheten har flere ulike sertifikater som benyttes av forskjellige kommunikasjonsparter, må man registrere/vedlikeholde LDAP-søkestrengen for den enkelte kommunikasjonspart. LDAP-søkestrenger som skal hente informasjon hos ulike leverandører vil se forskjellig ut avhengig av hvem som har utstedt sertifikatet Registrering av fastlegekontor som eies av kommunen Fastlegekontor som eies av kommunen skal registreres som en selvstendig virksomhet i Adresseregisteret. 3 Norsk Helsenett registrerer førstegangsinformasjonen og må også kontaktes for eventuell overflytting av fastlegekontor som tidligere har blitt registrert som en tjeneste eller avdeling under kommunen. Ettersom kommunen eier fastlegekontoret vil det ligge synlig under fanen «Bedrifter» som viser hvilke bedrifter kommunen eier. 3 Se Helsedirektoratets brukerveiledning «Krav og veiledning til registrering i Adresseregisteret for fastleger». 13

14 3.5 Registrere kommunikasjonspart Interne rutiner for oppfølging og varsling av innkommende meldinger må utarbeides av den enkelte kommune. Tjenestebaserte adresser gir muligheter for å sette opp gode varslingsrutiner basert på tjenesteadressen. Et nasjonalt kodeverk er etablert for å gi en standard beskrivelse av de helse- og omsorgstjenestene kommunene leverer. Kommunenes kommunikasjonsparter får navn fra kodeverket Kommunale helse- og sosialtjenester (OID=8663 på Volven). På denne måten kan en kommunikasjonspart som for eksempel heter Sykepleietjeneste, pleie- og omsorg, være en felles meldingsmottaker til denne tjenesten Fremgangsmåte ved registrering Datamaskinen som benyttes må være tilknyttet helsenettet. Logg inn i Adresseregisteret og startsiden for din virksomhet kommer opp. Trykk Rediger for å få opp redigeringsbildet. 14

15 15

16 Under kommunikasjonspartene finnes knappen Legg til. Trykk på denne for å registrere en ny kommunikasjonspart. 16

17 Velg aktuell tjenestetype i nedtrekksfeltet. Legg inn egen informasjon i de åpne feltene der det ikke er ønskelig å arve allerede registrert informasjon på virksomheten. Normalt trenger systemansvarlig tid til å sette opp kommunikasjonsparten i meldingstjener og EPJsystem. Da er det lurt å sette "Gyldig fra"-dato tilstrekkelig fram i tid. Dette for at pasientjournalsystemet skal rekke å bli gjort klart for mottak av meldinger før den nye kommunikasjonsparten blir søkbar i Adresseregisteret. Når ønsket informasjon om den nye kommunikasjonsparten er registrert i åpne felt, trykkes Lagre. Det kan legges inn flere kommunikasjonsparter ved at man går tilbake til virksomhetens redigeringsbilde og trykker Legg til på nytt. 17

18 Vis-knappen til høyre for kommunikasjonspartene, synliggjør all informasjon som skal til for å adressere til kommunikasjonsparten, og LDAP-søkestrengen som kan benyttes til å hente dens sertifikatnøkler. 3.6 Deaktivere kommunikasjonspart Kommunikasjonsparter som fra en gitt dato ikke lenger skal sende/motta meldinger, må deaktiveres fra samme dato. Deaktivering av en kommunikasjonspart gjøres ved å redigere dens gyldighetsperiode. Når datoen i feltet "Gyldig til" er blitt historisk, er kommunikasjonsparten ikke lenger aktiv. For å endre gyldighetsperioden for en kommunikasjonspart trykker du på Rediger når du står inne på kommunikasjonsparten. Trykk Endre ved gyldighetsperioden som skal endres, i dette tilfelle deaktiveres. 18

19 19

20 Endre gyldighetsperioden med kalenderfunksjonen. Trykk Endre for å bekrefte ny gyldighetsperiode. Når du trykker på Endre vil det komme opp et bekreftelsesbilde. Trykk OK for å komme tilbake til virksomhetens redigeringsside. Når ny "Gyldig til"-dato er passert vil kommunikasjonsparten kun vises under deaktiverte kommunikasjonsparter. 3.7 Ved omorganisering, endring av organisasjonsnummer og navn Norsk Helsenett skal varsles i god tid ved omorganisering som innebærer endring av organisasjonsnummer eller endring av navn. En omorganisering kan kreve koordinering med EPJ-leverandør, da endringer i Adresseregisteret og endringer i EPJ-systemene ofte må gjøres samtidig. 3.8 Hva er sammenhengen mellom kommunikasjonspart og EDI-adresse? 20

21 Det er viktig at meldingen kommer frem til riktig fagsystem og at riktig mottaker blir varslet. En kommunikasjonspart skal ha registrert en EDI-adresse dersom kommunikasjonsparten kan kommunisere elektronisk. Dersom kommunikasjonsparten IKKE kan kommunisere elektronisk, sendes meldingen(e) per papir til oppført postadresse. Eksempel på kommunikasjonspart uten og med EDI-adresse 21

22 4 INTERKOMMUNALT SAMARBEID Interkommunalt samarbeid som er organisert som et interkommunalt selskap (IKS) eller tilsvarende, med en entydig ansvarlig virksomhet, skal registreres ved egen oppføring i Adresseregisteret. Norsk Helsenett registrerer samarbeidet. Kontaktpersonen for samarbeidet får tilsendt relevant informasjon samt brukernavn og passord for pålogging til Adresseregisteret. Merk: Denne beskrivelsen er ikke dekkende for interkommunale samarbeid som for eksempel samarbeid som også inkluderer spesialisthelsetjenester (distriktsmedisinske sentre, sykestue). 4.1 Registering i Adresseregisteret Interkommunale samarbeid 4 blir stadig mer utbredt og når man ønsker at tjenestene skal registreres under dette samarbeidet, er det behov for egne oppføringer i Adresseregisteret. Interkommunalt samarbeid er en egen virksomhetstype i Adresseregisteret. Registrering gjøres på tilsvarende måte som registrering av en kommune. Tjenestebasert adressering skal benyttes som adresseringsmetode. Se kapittel 3 for informasjon om EDI-adresse, Her-id, kodeverk for valg av tjenester etc. Samarbeidet registrerer selv de aktuelle tjenestene under oppføringen i Adresseregisteret. 4.2 Virksomhetstype Verdi i feltet for Virksomhetstype skal være "interkommunalt samarbeid". Virksomhetstypen registreres av Norsk Helsenett ved registrering av samarbeidet i Adresseregisteret. 4.3 Dekningsområde Ved registrering av virksomhetstype interkommunalt samarbeid, får man opp mulighet for å definere dekningsområdet for samarbeidet. For å legge til et dekningsområde skriver du inn kommunen(e)s navn i det åpne feltet i boksen for dekningsområde. Etterhvert som du skriver inn navn på kommuner vil det dukke opp forslag. Klikk på rett kommune for å legge den til. Du kan også trykke på pilen i boksen for å få opp en liste over alle kommunene. Når de aktuelle kommunene er lagt til vil andre brukere av Adresseregisteret se hvem som er innbefattet i samarbeidet. 4 Kommunelovens $27 og $28 22

23 4.4 Eksempel på registrering 23

24 Når man legger til en eller flere kommuner i dekningsområdet til det interkommunale samarbeidet vil kommunikasjonspartene også bli synlige under hver enkelt kommunes oppføring i Adresseregisteret. Hvis du navigerer inn på de aktuelle kommunene vil det da være markert i parentes at tjenesten er interkommunal, som vist under. 24

25 5 SPØRSMÅL OG EKSEMPLER VED OPPRETTELSE AV KOMMUNIKASJONSPARTER Dette kapittelet lister opp noen relevante eksempler på god praksis ved registering og vedlikehold av Adresseregisteret i gitte situasjoner. 5.1 Kommunen har ingen elektronisk meldingsutveksling i pleie- og omsorgstjenesten Dersom dette er tilfelle skal de tre obligatoriske kommunikasjonspartene opprettes med navn på tjenestetype og tilhørende korrekt postadresse. Det er viktig å registrere korrekt postadresse, ellers kan post blir sendt uten adresse eller til besøksadressen. Feltet for EDI-adresse skal være blankt på alle kommunikasjonspartene. 5.2 Vi har to helsestasjoner på forskjellige fysiske adresser Det er mulig å opprette to kommunikasjonsparter for samme tjenestetype med forskjellige postadresser, men med samme EDI-adresse. Det er viktig at disse navngis med geografisk lokasjon i feltet «Annen stedsangivelse» slik at det er lett for sender av informasjon å velge riktig. Husk likevel at ettersom opplysningene skal vedlikeholdes er det viktig å begrense antall kommunikasjonsparter der det er mulig. 5.3 Vi har flere like tjenester på forskjellige adresser som ikke håndterer mottak av elektroniske meldinger Opprett én kommunikasjonspart som er ansvarlig for å motta all papirbasert post (ved felles postmottak) som har ansvar for å videreformidle dette via interne postrutiner. Alternativt så kan det opprettes forskjellige kommunikasjonsparter (med stedsnavn som viser de forskjellige adressene) dersom dere ønsker å få posten tilsendt direkte til de respektive postmottak. 25

26 Besøksadresse Verkstedveien Oslo Postadresse Postboks 6737 St. Olavs plass 0130 OSLO postmottak@ehelse.no 26 ehelse.no Brukerveiledning til registrering i Adresseregisteret for kommuner og interkommunalt samarbeid