Visning av adresseregisterets felter Rapport fra Strakstiltak Adresseregisteret

Transkript

1 Rapport Visning av adresseregisterets felter Rapport fra Strakstiltak Adresseregisteret

2 OM PUBLIKASJONEN Publikasjonens tittel: Utgitt: Bestillingsnummer: Visning av Adresseregisterets felter Desember/2015 IS-0544 Utgitt av: Kontakt: Postadresse: Besøksadresse: Helsedirektoratet Avdeling E-helse og digitale helsepersonelltjenester Pb St Olavs plass, 0130 Oslo Universitetsgata 2, Oslo Tlf.: Faks: Forfattere: Utgitt i samarbeid med: Prosjekt Strakstiltak Adresseregisteret Norsk Helsenett

3 FORORD Adresseregisteret er et felles nasjonalt register for presis adressering ved utveksling av helseopplysninger som sendes elektronisk og per post innenfor helse- og omsorgssektoren. Adresseregisteret inneholder informasjon som er egnet til å identifisere og adressere helsesektorens ulike mottakere og avsendere. Dette gjelder både ved utveksling av elektroniske meldinger og postforsendelser. For å sikre at all kommunikasjon (både elektronisk og postforsendelser) kommer fram er det viktig at Adresseregisteret inneholder korrekt og oppdatert informasjon og at dette blir presentert på en brukervennlig måte for sluttbrukerne i de respektive sluttbrukersystemene i sektoren. Dette dokumentet presiserer anbefalte krav til visning av Adresseregisterets felter i sluttbrukersystemer. Behovet for et slikt dokument ble avdekket av prosjektet Strakstiltak Adresseregisteret og innholdet i dokumentet har blitt presentert for blant annet SamUT, KomUT, EPJløftet og NUIT, med mulighet for å komme med innspill før publisering. Dokumentet beskriver formålet med de enkelte feltene, hvilken informasjon feltene skal inneholde og hvordan informasjonen skal presenteres for sluttbrukere.

4 Innhold 1. Innledning Bakgrunn Formål Omfang og avgrensninger Presiseringer av ny og eksisterende funksjonalitet Annen stedsangivelse Tjenestebasert adressering Søkefunksjonalitet Datakvalitet og utfasing av lokale registre Skille mellom elektroniske og ikke-elektroniske kommunikasjonsparter CPP/CPA Synkronisering av sertifikater Merknadsfelt (Nytt desember 2015!) Ytterligere beskrivelse av tjenestetypen fra kodeverk (Kommer tidligst februar 2016) Interkommunalt samarbeid (Nytt desember 2015!) Andre presiseringer Krav til skjermbilder ved oppslag i Adresseregisteret Søk I lister over virksomheter og kommunikasjonsparter Detaljert informasjon om kommunikasjonsparter Visning av virksomheter Adressering ved utskrift Melde i fra om feil Brukerhistorier for de funksjonelle kravene Søk Om virksomheter Om kommunikasjonsparter Meld feil... 13

5 1. INNLEDNING Under gis en kort introduksjon til formål og omfang av dette dokumentet Bakgrunn Det har i forbindelse med prosjektet «Strakstiltak Adresseregisteret» kommet innspill fra sektoren om at det er svært varierende visning av adresseinformasjon for de forskjellige aktørene og deres versjoner av sluttbrukersystemer. Det er forskjellig bruk av feltene og det varierer i hvilke felt som er synlige o.l. På bakgrunn av dette ble det satt i gang tiltak for å definere en mer enhetlig oppføring av informasjon i Adresseregisteret. Som et resultat utvikles det nå et oppdatert grensesnitt i Adresseregisteret som skal gjøre det enklere å finne frem til riktig kommunikasjonspart. Dette dokumentet er utarbeidet for å gi en beskrivelse av hva de enkelte feltene er til for og hvilken informasjon feltene skal inneholde. Dokumentet imøtekommer også innspill som prosjektet har mottatt fra leverandører, om å få en mer detaljert beskrivelse av hvilken informasjon som skal ligge i de enkelte feltene. Det er helt avgjørende at sluttbrukersystemene implementerer et brukervennlig grensesnitt hvor all relevant informasjon vises, slik at sluttbrukerne enkelt kan finne frem til riktig kommunikasjonspart og få en oversikt over relevant informasjon om den de skal sende melding til. Sluttbrukere vil med dette ha bedre forutsetning for å sende meldingen til rett kommunikasjonspart og antall feilsendinger vil bli redusert Formål Dette dokumentet vil danne grunnlag for utarbeidelse av en standard som kan benyttes ved bestilling av forbedringer og endringer i sluttbrukersystemene. Formålet med standarden vil være: 1. Sikre korrekt integrasjon med Adresseregisteret ved å tydeliggjøre formålet med registerets felter og beskrive eventuelle tekniske begrensninger og krav. 2. Forenkle implementasjon av funksjonalitet for eksterne leverandører ved å beskrive ny funksjonalitet. Det vil også bli gitt eksempler på visning av Adresseregisterets funksjonalitet i sluttbrukersystemene, slik at sluttbrukere blir presentert for all relevant informasjon på en brukervennlig måte og finner riktig adresse Omfang og avgrensninger Standarden vil bli rettet mot systemleverandører som er integrert eller skal integrere seg med Adresseregisteret, som for eksempel elektroniske pasientjournaler (EPJ), pasientadministrative systemer (PAS), pleie- og omsorgssystemer (PLO), laboratoriesystemer (LAB) og radiologiske informasjonssystemer (RIS). Det henvises for øvrig til brukerveiledninger for Adresseregisteret 1 på ehelse.no sine nettsider for krav og veiledning til registrering og vedlikehold av informasjonen i Adresseregisteret. 1

6 2. PRESISERINGER AV NY OG EKSISTERENDE FUNKSJONALITET Det har siden mai 2014 blitt gjort presiseringer og endringer i Adresseregisteret for å øke datakvaliteten og tilby funksjonalitet som har vært etterspurt av både leverandører, sektoren og Helsedirektoratet selv. Disse endringene har blitt gjort i det sentrale Adresseregisteret til Helsedirektoratet, men tilbakemeldinger fra sektoren tyder på at ikke alle endringene har blitt implementert i sluttbrukersystemene. Dette kapittelet beskriver hovedpunkter av arbeidet som har pågått med registeret siden mai Enkelte punkter omhandler presiseringer og andre beskriver ny funksjonalitet i Adresseregisteret Annen stedsangivelse Det jobbes med å redusere omfanget av bruken av feltet «Annen stedsangivelse» til kun å dekke stedsangivelse knyttet til lokasjon. Det kan ikke forventes at mer enn 25 tegn vil være synlig i dette feltet. Ettersom det er flere som har brukt dette feltet til en lokal beskrivelse av tjenestene er det innført et merknadsfelt (se 2. 8 Merknadsfelt) for slik informasjon Tjenestebasert adressering All adressering skal skje tjenestebasert i henhold til gjeldende standarder og rammeverk. Det er nå også blitt utviklet en meldingsvalideringsmodul. Denne validerer i henhold til adresseringsprinsipper presisert i standarden «Krav til tjenestebasert adressering og identifikatorer ved elektronisk samhandling (HIS 1153:2015)» 2 som presiserer adressering til/fra ved bruk av HER-id på nivå 2 (kommunikasjonspart). Det er viktig å ha et brukervennlig grensesnitt som presenterer kommunikasjonsparten (nivå 2) i tilknytning til virksomhetens navn da det vil være flere kommunikasjonsparter som har samme tjenestenavn, men som tilhører forskjellige virksomheter. Virksomhetens navn kan med fordel vises i mindre tekst, men skal være tilgjengelig når tjenesten presenteres (se skjermbildet under 3.2) Søkefunksjonalitet Søket i Adresseregisteret har blitt forbedret kontinuerlig og all funksjonalitet som er tilgjengelig på web-løsningen til Adresseregisteret er det mulig for fagsystemene å benytte seg av. Mulige søkekriterier er tilgjengelig fra api-dokumentasjonen 3 til Norsk Helsenett Datakvalitet og utfasing av lokale registre Det har foregått et betydelig arbeid det siste året for å øke datakvaliteten i Adresseregisteret og det har blant annet blitt utarbeidet en datakvalitetsmodul for å kunne overvåke datakvaliteten. Denne fungerer som et tillegg til meldingsvalideringen som er nevnt i avsnitt 2.2. Modulene vil bli brukt i forvaltningen i løpet av 2016 for å sikre at datakvaliteten er god. Det er derfor viktig at aktørene ikke har lokale registre over egne kommunikasjonsparter med mindre de lokale registrene er integrert med Adresseregisteret. Når integrasjon med Adresseregisteret er på plass skal ingen gamle adresser benyttes (på internett) og (på Helsenettet)

7 2.5. Skille mellom elektroniske og ikke-elektroniske kommunikasjonsparter For å tydelig skille mellom elektroniske og ikke-elektroniske kommunikasjonsparter har det blitt innført en markering av hver enkelt kommunikasjonspart om parten støtter elektronisk kommunikasjon eller ikke. Adresseregisteret har krav til aktørene om å legge inn både elektroniske og ikke-elektroniske adresser. Det er derfor viktig at det kommer tydelig frem ovenfor avsender i sluttbrukersystemene om kommunikasjonsparten ikke kan kommunisere elektronisk CPP/CPA I påvente av teknisk implementasjon av CPP/CPA har det blitt lagt inn en visning av hvilke meldingstyper og versjoner av meldingstyper en kommunikasjonspart kan sende og motta. En eier av en kommunikasjonspart kan nå sette opp sin CPP manuelt i Adresseregisteret, og det blir da synlig hvilke meldinger kommunikasjonsparten kan motta. Dette blir i første omgang kun en presentasjon ovenfor avsender og ikke en teknisk begrensning som forhindrer brukerne fra å sende meldingen Synkronisering av sertifikater Sertifikater oppdateres nå hver tredje time, hvor det tidligere ble synkronisert hver sjette dag. Det er derfor viktig at synkronisering med Adresseregisteret skjer fortløpende. Det er også mulig å hente ut gyldighetsdato for sertifikatene i Adresseregisteret. Disse skal vises per kommunikasjonspart. På denne måten er det mulig å gi et varsel dersom kommunikasjonsparten man prøver å sende til, ikke har gyldige sertifikater, slik at sendingen avbrytes Merknadsfelt (Nytt desember 2015!) Det har blitt innført et nytt felt, «Merknad», som kan inneholde maksimalt 100 tegn. Dette skal dekke behovet en del aktører har i dag for å vise merknader på kommunikasjonsparten, men som blir feilaktig skrevet inn i feltet «Annen stedsangivelse». Merknadsfeltet skal brukes til lokal spesifisering av tjenesten hvor nasjonale beskrivelser ikke er nok (se 2.9 «Ytterligere beskrivelse av tjenestetypen fra kodeverk»). Det vil ikke bli en automatisk flytting av informasjonen som i dag ligger i «Annen stedsangivelse». Virksomheten er selv ansvarlig for å vedlikeholde egen oppføring i Adresseregisteret og om informasjon som feilaktig er plassert i «Annen stedsangivelse» fortsatt er nødvendig, skal denne flyttes av virksomheten selv Ytterligere beskrivelse av tjenestetypen fra kodeverk (Kommer tidligst februar 2016) Feltet «Kommentar» fra kodeverk (Volven) skal vises sammen med tjenestenavnet. Dette er en ytterligere beskrivelse av tjenestetypen som gir en utfyllende beskrivelse av tjenesten. Målet er å ha en nasjonal beskrivelse av tjenesten slik at de enkelte virksomhetene slipper å beskrive tjenestene i merknadsfeltet. Det gjenstår fortsatt en jobb med å lage gode beskrivelser av tjenestene, men funksjonaliteten for å vise disse beskrivelsene på kommunikasjonspartene vil bli tilgjengelig Interkommunalt samarbeid (Nytt desember 2015!) Det er innført en ny virksomhetstype «Interkommunalt samarbeid» som skal benyttes til interkommunale samarbeid som for blant annet legevakttjenester og kommunale akutte døgnenheter (KAD). Virksomhetstypen «Interkommunalt samarbeid» vil få muligheten til å velge flere kommuner som «Dekningsområde». I tillegg til ordinære søkemuligheter på virksomhetens navn og tilhørende tjenester skal også de interkommunale tjenestene vises ved søk på kommunene som ligger i dekningsområdet. Det skal da være mulig for brukeren å se at kommunikasjonsparten tilhører et «Interkommunalt samarbeid» (se skjermbilder). Det er avgjørende at søkefunksjonaliteten i sluttbrukersystemene støtter muligheten for å søke opp de interkommunale tjenestene på en enkel

8 måte, slik at meldinger ikke blir sendt direkte til den enkelte kommune når meldingen skal til den interkommunale tjenesten Andre presiseringer Dersom det finnes en liste over «favoritter» eller snarveier til mye brukte adresser er det viktig at adresser som ligger på slike plasser også synkroniseres med Adresseregisteret. Systemene skal synkroniseres mot Adresseregisteret i forhold til alle aktuelle kodeverk. Det har kommet innspill på at enkelte systemer har synkronisert adresser fra kodeverk 8655, men ikke fra kodeverk 8657, med det resultat at endrede adresser som tilhører sistnevnte kodeverk ikke har blitt oppdatert i systemet. Virksomheter (nivå 1) er ikke kommunikasjonsparter. Virksomheten skal ikke fremstå som hverken aktiv eller inaktiv kommunikasjonspart. Det har kommet innspill på at man opplever virksomheter presentert som deaktivert. Brukerne skal ikke bli usikre på om de kan kommunisere med de korrekte oppførte kommunikasjonspartene (nivå 2) under virksomheten selv om virksomheten er ufullstendig registrert. Det skal være støtte for at enkelte kommunikasjonsparter under en virksomhet er deaktivert uavhengig av nivå 1. Det skal være tydelig markert om en kommunikasjonspart er deaktivert. De deaktiverte skal skjules, men skal kunne vises ved hjelp av en funksjon som viser de deaktiverte. I dag er det flere som får opp deaktiverte kommunikasjonsparter som om de var aktive, noe som fører til at enkelte fortsetter å sende meldinger til deaktiverte kommunikasjonsparter. Gyldigheten på kommunikasjonsparter skal hentes ut fra Adresseregisteret og synkroniseres som resten av informasjonen. 3. KRAV TIL SKJERMBILDER VED OPPSLAG I ADRESSEREGISTERET Skissene under er et forslag som er laget for å sikre en brukervennlig visning av Adresseregisterets felter og skal selvfølgelig tilpasses de enkelte EPJ-systemenes grafiske profil, navigasjonsmodell og digitale formspråk. Formålet er å gi et eksempel på en visuell presentasjon av hvilke felter som bør ligge nært hverandre, hvilke felter som skal være tilgjengelig, men som ikke trenger å være synlige i alle skjermbilder og andre forslag til navigering og plassering. Målet er å sikre en mer universell bruk av felter og sikre at avsendere har all relevant informasjon, uten at det går på bekostning av de enkelte EPJ-systemene sine design guidelines og særpreg Søk Det er viktig at brukerne har et godt søk lett tilgjengelig i adresseringsmodulene i EPJ-systemene. Søkefeltet skal kunne søke i feltene «Visningsnavn» og «Navn» for virksomheten, «Annen stedsangivelse», adressefeltene, merknadsfeltet og navn på kommunikasjonspart. Søket skal fungere med auto complete og gi resultater på deler av navn. F. eks. om søkeordet er «ospit» bør det returneres søkeresultater med «Hospital», også om det ikke er de første bokstavene i navnet som i «St. Olavs Hospital». Et slikt felt bør være tilgjengelig både ved oppslag i adresseringsmodulen, men også i det en melding skal sendes. Søket i Adresseregisteret er blitt forbedret og er tilgjengelig for implementering i EPJ-systemene.

9 3.2. I lister over virksomheter og kommunikasjonsparter 1. Det er viktig at brukerne kan skille mellom kommunikasjonsparter og virksomheter i alle lister hvor disse ligger samlet. 2. Det skal sammen med kommunikasjonsparten vises om parten ikke kan motta elektroniske meldinger. 3. Navnet på virksomheten og annen stedsangivelse skal ligge i tilknytning til tjenesten ettersom de samme tjenestene tilbys ved flere virksomheter og også på flere behandlingssteder innenfor f.eks. et helseforetak. 4. Det nye feltet «Merknad» skal være synlig. Alle 100 tegn trenger ikke være synlige, men de første 25 tegnene skal være det. Resterende tekst skal da kunne vises ved f.eks. «mouse over». Aktørene vet da at utfyllende tekst vil være synlig ved behov. 5. Utfyllende kontaktinformasjon (som elektroniske og fysiske adresser m.m.) om kommunikasjonsparten skal være tilgjengelig uten å navigere bort fra siden, men kan for eksempel skjules i en ekspanderende modul for å gjøre listen oversiktlig. 6. Det bør være mulig å sortere etter navn på kommunikasjonsparter, relevans av et eventuelt søk og på elektroniske og ikke- elektroniske kommunikasjonsparter. 7. Det skal være mulig å filtrere søkeresultatet

10 3.3. Detaljert informasjon om kommunikasjonsparter 1. Informasjonen knyttet til elektronisk meldingsutveksling skal grupperes i henhold til skjermbildet nedenfor. 2. Dato for gyldighet på sertifikater skal vises per kommunikasjonspart. Det skal også flagges i sluttbrukersystemene dersom gyldighetsdatoen på sertifikater er utgått. 3. Både postadresse og besøksadresse skal vises. På denne måten kan man oppdage feil i informasjonen og melde i fra, slik at mottaker kan få rettet opp i informasjonen som er feil. 4. Telefonnumre bør grupperes og ICE-nummer skal være tilgjengelig dersom det er registrert. 5. For hver kommunikasjonspart skal det være mulig å melde fra til NHN Kundesenter, dersom man oppdager at en aktør har feil / mangelfull adresseinformasjon. Det er viktig at det kommer tydelig frem at dette gjelder kun feil relatert til at en aktør har oppført feil eller mangelfull informasjon i Adresseregisteret. Spesifikke meldingsfeil, tekniske feil m.m. skal håndteres etter dagens praksis. 6. Dersom det ligger registrert informasjon om hvilke typer meldinger parten kan motta skal det også ligge tilgjengelig. 7. Dersom det finnes en ytterligere bekrivelse av tjenesten fra Volven og kodeverket skal denne kunne vises for brukerne. 8. Det skal ligge en link til virksomheten som kommunikasjonsparten tilhører slik at man enkelt kan finne en annen kommunikasjonspart ved samme virksomhet Visning av virksomheter 1. Informasjonen knyttet til elektronisk meldingsutveksling skal grupperes i henhold til skjermbildet nedenfor. 2. Det er i dag flagging av sertifikater som holder på å gå ut, eller er utgått. Dato for gyldighet skal vises i EPJ. 3. Både postadresse og besøksadresse skal vises. På denne måten kan man oppdage feil i informasjonen og melde i fra, slik at mottaker kan få rettet opp i informasjonen som er feil. 4. Telefonnumre bør grupperes og ICE-nummer skal være tilgjengelig dersom det er registrert. 5. For hver virksomhet skal det være mulig å melde fra til NHN Kundesenter, dersom man oppdager at en aktør har feil/mangelfull adresseinformasjon. Det er viktig at det kommer tydelig frem at dette gjelder kun feil relatert til at en aktør har oppført feil eller mangelfull informasjon i Adresseregisteret. Spesifikke meldingsfeil, tekniske feil m.m. skal håndteres etter dagens praksis. 6. Kommunikasjonsparter som er registrert under en virksomhet skal være tilgjengelige og søkbare innenfor en virksomhet. For en kommunal virksomhet skal også interkommunale tjenester med dekningsområde innenfor den kommunale virksomheten være med i listen. Det skal markeres at de tilhører en annen virksomhet. (Støtte for denne funksjonen er implementert i Adresseregisteret fra medio desember 2015)

11 Adressering ved utskrift Dersom det er nødvendig med postforsendelse og det er aktivert automatisk print av adressering til mottaker, er det viktig å få med all relevant informasjon. Mottaker skal være navnet på kommunikasjonsparten og eventuelt feltet annen stedsangivelse. Adressen som skal printes er kommunikasjonspartens postadresse. Dersom det ikke er registrert en postadresse skal det gis et varsel slik at post ikke sendes uten adresse.

12 3.6. Melde i fra om feil Det er opprettet et feilmeldingsskjema i Adresseregisteret som gir mulighet til å foreslå nye verdier for felt i Adresseregisteret. Feilmeldingene går til NHN Kundesenter som tar kontakt med virksomheten og sørger for at informasjonen blir oppdatert. Navn og e-post er obligatorisk å fylle ut for å få sendt inn skjemaet. Utenom disse feltene velger man selv om man fyller inn forslag til ny verdi for de spesifikke feltene, eller om man sender inn en kommentar. Dette feilmeldingsskjemaet er tilgjengelig via web servicene til Adresseregisteret. 4. BRUKERHISTORIER FOR DE FUNKSJONELLE KRAVENE Videre presenteres brukerhistorier for funksjonalitet som i dag er implementert i Adresseregisteret på NHN sine sider for grunndata ( på Helsenettet). Brukerhistoriene skal benyttes som krav til hvordan Adresseregisteret skal fungere funksjonelt for sluttbrukere ved adressering.

13 4.1. Søk Brukere: ansatte ved legekontor, helseforetak, private og kommunale virksomheter Som en bruker ønsker jeg å kunne søke opp mottakere slik at jeg ikke trenger å bruke lang tid på å lete frem rett mottaker Som en bruker skal jeg kunne søke på virksomheter slik at jeg kan se en virksomhets kommunikasjonsparter Som en bruker skal jeg kunne søke opp en kommunikasjonspart under en virksomhet slik at jeg lettere finner frem til rett mottaker Som en bruker skal jeg kunne søke på deler av et navn, også deler som er midt i navnet, og få opp relevante søkeresultater slik at jeg ikke trenger å kunne hele navnet på mottakeren jeg søker opp Som en bruker skal jeg kunne søke i feltene organisasjonsnavn, visningsnavn, merknad, navn, tjeneste slik at jeg har større nedslagsfelt for søket mitt Som bruker skal jeg kunne sortere søkeresultatet på elektroniske og ikke-elektroniske kommunikasjonsparter slik at det blir lettere å velge ut en som kan kommunisere elektronisk Om virksomheter Brukere: ansatte ved legekontor, helseforetak, private og kommunale virksomheter Som en bruker ønsker jeg å kunne se informasjon om virksomheter slik at jeg kan finne rett mottaker Som en bruker skal jeg kunne se en virksomhet sine kommunikasjonsparter slik at jeg kan finne rett mottaker Som en bruker skal jeg se en virksomhet sin kontaktinformasjon (inkludert ICE-nummer) slik at jeg kan ta kontakt med virksomheten Som bruker skal jeg se dekningsområdet til en virksomhet der det er definert i Adresseregisteret slik at jeg kan velge rett mottaker Om kommunikasjonsparter Brukere: ansatte ved legekontor, helseforetak, private og kommunale virksomheter Som en bruker ønsker jeg å kunne se informasjon om kommunikasjonsparter slik at jeg kan finne rett mottaker

14 Som en bruker skal jeg se en kommunikasjonspart sin kontaktinformasjon (inkludert annen stedsangivelse og ICE-nummer) slik at jeg kan ta kontakt med virksomheten Som bruker skal jeg se om kommunikasjonsparten kan kommunisere elektronisk slik at jeg ikke prøver å sende elektroniske meldinger til en kommunikasjonspart som kun kan motta papirpost Som bruker skal jeg, dersom kommunikasjonsparten har lagt det inn, se hvilke meldingstyper/versjoner kommunikasjonsparten kan motta slik at jeg ikke sender feil format Som bruker skal jeg se en detaljert beskrivelse av tjenesten der det er lagt inn i kodeverk og synkronisert med Adresseregisteret slik at jeg lettere kan velge rett mottaker. Kommer tidligst februar Som bruker skal jeg se merknader som virksomheter har lagt inn på sine kommunikasjonsparter slik at jeg får med meg denne informasjonen når jeg velger mottaker Meld feil Brukere: ansatte ved legekontor, helseforetak, private og kommunale virksomheter Som en bruker ønsker jeg å kunne melde inn feil om virksomheter og kommunikasjonsparter slik at datakvaliteten i Adresseregisteret øker og tilliten min til registeret vokser Som en bruker skal jeg kunne melde feil direkte til NHN om kommunikasjonsparten/virksomheten dersom jeg oppdager feil i informasjonen slik at NHN kan følge opp feilmeldingen.