Steinar Marthinsen, Bjørn Erikstein, Cathrine Klouman, Morten Lang-Ree, Marianne Johnsen, Tatjana Schanche, Nanette Loennechen, Joachim Thode

SAKSLISTE Møte: Styret, Sykehuspartner Dato: 13. mai 2015 kl 14:00 18:00 Sted: Radisson Blu - Gardermoen Til: Steinar Marthinsen, Bjørn Erikstein, Cathrine Klouman, Morten Lang-Ree, Marianne Johnsen, Tatjana Schanche, Nanette Loennechen, Joachim Thode Beslutningssaker Sak nr Sakstittel Merknad 029-2015 Godkjenning av protokoll fra styremøte 19. mars 2015 030-2015 Orientering om prosess vedr. ansettelse av adm. direktør Fremlegges i møtet 031-2015 Tertialrapport 1. tertial 032-2015 Økonomisk langtidsplan 033-2015 Avtaler HR-system Orienteringssaker Sak nr Sakstittel Merknad 034-2015 Årsplan 2015 035-2015 Status Sykehuspartners arbeid rettet mot Nytt Østfoldsykehus 036-2015 Status Langsiktig samarbeidsavtale for IKT infrastruktur Presenteres i møtet Andre orienteringer Styreleder orienterer Driftsorienteringer fra konst. daglig leder Eventuelt Drammen, 6. mai 2015 Steinar Marthinsen Styreleder Side 1 av 1

Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 13. mai 2015 SAK NR 029-2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA STYREMØTE 19. MARS 2015 Forslag til vedtak: Protokoll fra styremøte 19. mars 2015 godkjennes. Drammen, 6. mai 2015 Ole Johan Kvan Konst. daglig leder Side 1 av 1

Møteprotokoll Styre: Sykehuspartner HF Møtested: Hoffsveien 1D Skøyen Dato: 19. mars 2015 Tidspunkt: 1300-1700 Følgende medlemmer møtte: Steinar Marthinsen Bjørn Erikstein Marianne Johnsen Cathrine Klouman Nanette Loennechen Tatjana Schanche Joachim Thode Leder Nestleder Ansattes representant Ansattes representant Ansattes representant Forfall: Morten Lang Ree Følgende fra administrasjonen var til stede i hele eller deler av møtet: Økonomidirektør Bernt Hellerud, direktør IKT-tjenester Ingvild Berlin Kalleberg, direktør Prosjekttjenester Axel Bull (deltok under behandling av sak 027-2015), direktør Kunder og kommunikasjon Stein-Are Agledal, seniorrådgiver Virksomhetsstyring Per Magnus Strøm, kommunikasjonssjef Trude Julie Dommerud og rådgiver Mette Bustad Thordén (referent). Konstituering: Innkalling og saksliste ble godkjent. Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: Sak 019, 023, 020, 021, 022, 024, 025, 026, 027 og 028 Side 1 av 5

SAK 019-2015 GODKJENNING AV PROTKOLL FRA STYREMØTE 16. februar 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Protokoll fra styremøte 16. februar 2015 godkjennes. SAK 020-2015 RESULTATRAPPORT PR. FEBRUAR 2015 Administrasjonen la frem resultatrapport pr. februar 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret tar resultatrapport pr. februar 2015 til etterretning. 2. Styret ber om at månedsrapporten knyttet til kundeoppfølging blir mere spisset mot de avvik som må følges opp og hvilke hovedtiltak som må iverksettes for å sikre Sykehuspartner sin leveranseevne. SAK 021-2015 VIRKSOMHETSPLAN 2015 Formålet med saken er å legge grunnlaget for en målrettet og helhetlig rapportering og oppfølging av Sykehuspartner sitt oppdrag i Styret. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar endelig versjon av virksomhetsplan til etterretning og som grunnlag for oppfølging gjennom 2015. Side 2 av 5

SAK 022-2015 INVESTERINGSBUDSJETT 2015 U.off. Administrasjonen legger frem sak om investeringsbudsjett 2015. Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret vedtar prioriteringen innenfor en ramme på kr 183,4 mnok. for investeringsbudsjett for 2015. 2. Styret ber om at bruk av risikoavsetningen kommer som beslutningssaker til styret. SAK 023-2015 ÅRSREGNSKAP 2014 Administrasjonen legger frem orienteringssak om årsregnskap 2014 for Sykehuspartner for styret i Sykehuspartner HF. Revisor Terje Kjær, PWC presenterte revisjon av årsregnskapet 2014. Styrets enstemmige V E D T A K: 1. Styret tar Årsregnskap 2014 til orientering. 2. Styret tar orienteringen fra revisor til etterretning og ber konst. Daglig leder følge opp med nødvendige tiltak. SAK 024-2015 ØKONOMISK LANGTIDSPLAN 2016-2019 - PLANFORUTSETNINGER Administrasjonen legger frem orientering om de overordnede forutsetningene i økonomisk langtidsplan for perioden 2016-2019. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar forutsetningene til økonomisk langtidsplan til foreløpig orientering. Side 3 av 5

SAK 025-2015 LEIEAVTALER PERIFERIUTSTYR Administrasjonen legger frem en orienteringssak om leieavtaler på periferiutstyr. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering SAK 026-2015 ÅRSPLAN 2015 Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar årsplan 2015 til orientering. SAK 027-2015 STATUS SYKEHUSPARTNERS ARBEID RETTET MOT NYTT ØSTFOLDSYKEHUS U.off. Administrasjonen presenterte status for Sykehuspartner sitt arbeid rettet mot Nytt Østfoldsykehus. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering og vil berømme de ansatte som er involvert for stor innsats for å gjennomføre prosjektet. Side 4 av 5

SAK 028-2015 STATUS LANGSIKTIG SAMARBEIDSAVTALE FOR IKT INFRASTRUKTUR U.off. Administrasjonen orienterte om status for arbeidet med langsiktig samarbeidsavtale for IKT infrastruktur. Styrets enstemmige V E D T A K: Styret tar saken til orientering. KONST. DAGLIG LEDER ORIENTERER Konst. daglig leder Ole Johan Kvan orienterte om: Avholdt informasjonsmøte med Riksrevisjonen Mottatt revisjonsplan fra Internrevisjonen i Helse Sør-Øst RHF Gjennomført informasjonsmøter med ansatte på alle lokasjoner Innflytting i nye lokaler på Skøyen Skøyen, 19. mars 2015 Steinar Marthinsen Leder Bjørn Erikstein nestleder Cathrine Kloumann Marianne Johnsen Nanette Loennechen Joachim Thode Tatjana Schanche Morten Lang Ree var ikke til stede Side 5 av 5

Saksframlegg Saksgang: Styre Møtedato Styret Sykehuspartner HF 13. mai 2015 SAK NR 031-2015 TERTIALRAPPORT PR. 1. FEBRUAR 2015 Forslag til vedtak: Styret tar tertialrapport for 1. tertial 2015 til etterretning. Drammen, 6. mai 2015 Ole Johan Kvan Konst. daglig leder Side 1 av 1

Tertialrapport 1.tertial 2015 Tertialrapport Sykehuspartner HF 1.tertial 2015 Sykehuspartner HF 0

Tertialrapport 1.tertial 2015 Innholdsfortegnelse 1 Sammendrag... 1 2 Økonomi og kostnadseffektivisering... 3 2.1 Økonomiske nøkkeltall... 4 3 Tjenesteleveranser... 5 3.1 Prosjektleveranser... 5 3.2 Driftsleveranser... 6 4 Kundetilfredshet... 8 4.1 Kunderapport... 8 4.2 Brukertilfredshet / temperaturmåling... 8 5 Medarbeidere... 9 6 Måloppnåelse... 10 7 Risikovurdering... 13 7.1 Risikoområder... 13 7.2 Risikovurdering... 13 7.3 Risikostyring og tiltak... 14 8 Vedlegg 1 - Øvrige styringskrav og tiltak... 16 9 Vedlegg 2 - Bestillinger i Oppdragsdokumentet... 19 9.1 IKT... 19 9.2 Digital fornying portefølje-, program- og prosjektstyring... 20 9.3 HR, økonomi og regnskap... 22 9.4 Innkjøp og logistikk... 25 Sykehuspartner HF 0

Tertialrapport 1.tertial 2015 1 Sammendrag Utarbeidelse av rapporten er tilpasset dato for behandling i styret i Sykehuspartner 13.mai 2015. Tallmateriale og vurderinger av økonomi, tjenesteleveranser, kundetilfredshet og medarbeidere er derfor oppdatert pr mars 2015. Øvrige vurderinger er foretatt på bakgrunn av informasjon tilgjengelig pr 1.tertial. Økonomi og kostnadseffektivisering Resultatet pr mars viser et akkumulert resultat med 31,2 MNOK som er i henhold til budsjett. Akkumulerte inntekter fra prosjekter har utviklet seg positivt, og ligger nå tilnærmet i henhold til budsjett. I budsjettet for 2015 er det stilt vesentlig krav til kostnadseffektivisering, og det er derfor tilfredsstillende å rapportere et resultat pr 1. tertial som er i henhold til budsjett. Bruken av ekstern bistand er lavere enn tidligere år, egenandelen av Sykehuspartners ansatte i digital fornying øker i tråd med våre mål for 2015 og arbeidet knyttet til å redusere og standardisere applikasjonsporteføljen til HSØ er igangsatt. For IKT-Service følger vi planen om å effektivisere brukerstøtte med bedre selvbetjeningsløsninger. HR, Økonomi og Regnskap har vist over flere år en effektivisering og man følger planen om å nå målet med å øke produktiviteten knyttet til antall LTO`er produsert pr medarbeider til 970 ved utgangen av 2015. Tjenesteleveranser Ressurstilgangen til Digital fornying og Nytt Østfoldsykehus er pr mars tilfredsstillende med 100 % av bestilte ressurser levert. Omleggingsprosjektet ved SIHF nådde en viktig milepæl med 7000 klienter på 70 lokasjoner som ble lagt om til standard HSØ plattform. Oppgradering av Flexlab anses som vellykket på VVHF og STHF. Den første milepælen for idriftsettelse av Nytt Østfoldsykehus (KIB1) er nådd med solid innsats frem til oppstartsdato og et solid beredskapsapparat er på plass for å støtte videre ibruktakelse. Våre ansatte har levert en solid innsats i et krevende prosjekt, og sykehusets løsninger fremstår i dag som et av Nord-Europas mest moderne. Antall timer levert til tjenesteendringer er på nivå med 2014, men leveransebacklogen er fremdeles høy. Det er iverksatt tiltak for å redusere backloggen for å få bedre samsvar mellom foretakenes investeringsbudsjetter, Sykehuspartners leveranseevne og mål om applikasjonssanering i HSØ. Antall kritiske hendelser har hatt en negativ utvikling i 2015, og fortsetter å øke i mars. Ahus skiller seg ut mhp mange kritiske feil i perioden, og det er iverksatt ekstraordinære tiltak for å avhjelpe situasjonen. I stort skyldes ustabiliteten på Ahus aldrende plattform, og det langsiktige tiltaket vil være en full omlegging av foretaket. Det har i 2015 vært historisk mange endringer fra både prosjekter og drift, som kan ha sammenheng med den negative utviklingen på kritiske feil. Kundetilfredshet Kundetilfredshet og brukertilfredshet er begge pr mars noe lavere enn målsettingen. Sykehuspartner arbeider langsiktig med styrking av kundeundersøkelser, brukerundersøkelser og tilbakemeldingskanaler for å sikre tydeligere tilbakemeldinger og relevante tiltak. Vi får mange positive tilbakemeldinger på våre prosjektleveranser. Dette anses å være av stor betydning for Sykehuspartners omdømme. Medarbeidere Turnover er fortsatt noe økende. Her er det iverksatt tiltak for å lage system for sluttsamtaler og analyser av disse. Sykefravær i januar-mars er høyere enn tilsvarende måneder i fjor i flere av våre virksomhetsområder. Pr nå er det uklart om det handler om sesongvariasjon knyttet til influensa, eller om vi ser en negativ trend. Sykehuspartner HF 1

Tertialrapport 1.tertial 2015 Måloppnåelse I henhold til Sykehuspartner sin virksomhetsplan og de etablerte målene for 2015 er vi inne i en god utvikling. De viktigste tiltakene som skal bidra til målrettet modernisering og utvikling er i rute: Prosjektene knyttet Digital Fornying, Nytt Østfoldsykehus og prosjektene bestilt av foretakene leveres hovedsakelig som planlagt. Det er oppnådd viktige resultater innen standardisering og konsolidering av tjenestekatalogen. Målet om å forbedre leveranser og tjenester til helseforetakene er avhengig av resultater som leveres fra drifts- og forvaltningsområdet innenfor IKT-Tjenester. Resultatene ligger noe bak forventningene til tross for iverksatte kortsiktige og langsiktige tiltak. Som nevnt over øker antall kritiske hendelser og leveransekvalitet er fortsatt noe uforutsigbar for en del av IKT leveranser utenom prosjekter. Det jobbes med langsiktige og strukturelle tiltak som vil ha god effekt over tid. Risikovurdering Det pekes på fire vesentlige risikoområder pr 1.tertial 2015. Det første er fortsatt uforutsigbarhet knyttet til leveranse av tjenesteendringer og SLA-oppgraderinger for IKT-tjenester. Det andre er prosessen for etablering av en langsiktig samarbeidsavtale for IKT infrastruktur som skaper usikkerheten i organisasjonen og krever høyt lederfokus. Det tredje er en stadig større endringsaktivitet som kombinert med en aldrende infrastruktur og systemportefølje øker risiko for kritiske feil. Den fjerde er en økning av pensjonskostnader som kan få konsekvens for resultatet. Risikovurdering med tilhørende tiltak er beskrevet i kapittel 7. Sykehuspartner HF 2

Tertialrapport 1.tertial 2015 2 Økonomi og kostnadseffektivisering Oppdaterte NRS pensjonsberegninger fra januar 2015 viser en kostnadsøkning (utover det som allerede inngår i budsjettet) i 2015 med ca. 26 MNOK. Foreløpige signaler tyder på at Sykehuspartner ikke får denne økte kostnaden kompensert slik som de øvrige helseforetakene. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Økte pensjonskostnader Stram kostnadskontroll for eventuelt å absorbere økte pensjonskostnader innenfor eksisterende budsjett VO- og stabsdirektører Justering av ambisjonsnivå i Digital fornying Tett oppfølging av behovsutvikling og eventuelt justering av plan for rekruttering AD og økonomidirektør Sykehuspartner HF 3

Tertialrapport 1.tertial 2015 2.1 Økonomiske nøkkeltall Rød linje viser budsjett. Sykehuspartner HF 4

Tertialrapport 1.tertial 2015 3 Tjenesteleveranser 3.1 Prosjektleveranser Ressursstatus Digital fornying og SØK vs. andre prosjekter ved utgangen av mars Ressurstilgangen til Digital fornying og SØK er tilfredsstillende. Andelen leverte ressurser sett opp imot bestilte ressurser i mars er 100 % totalt. Ressurser fra Sykehuspartner står for 47 % av ressursene som leverte timer inn i Digital fornying. Prosjekttjenester merker et økende behov for bistand til tjenesteendringer og SLAoppgraderinger. Forecasten viser noe reduksjon i ressursbehov fra august. Størst reduksjon sees i programmene SØK IKT. Det arbeides tett med programledelsene i Digital fornying om ressursplaner til høsten. RKL viser et jevnt ressursbehov hele 2015. Den første milepælen for idriftsettelse av Nytt Østfoldsykehus (KIB1) er nådd med solid innsats frem til oppstartsdato og et solid beredskapsapparat er på plass for å støtte videre ibruktakelse. Våre ansatte har levert en solid innsats i et krevende prosjekt, og sykehusets løsninger fremstår i dag som et av Nord-Europas mest moderne. Vi har produksjonssatt et nytt elektronisk kurvesystem, ny regional lab-løsning, meldings- og prosesstyringssystem med elektroniske tavler, nettbrett og mobile enheter, samt flyttet driften av felles IKTløsninger fra Fredrikstad til nytt regionalt datasenter i Oslo. Omleggingsprosjektet ved SIHF nådde i mars en viktig milepæl. Samtlige 70 lokasjoner har fått lagt om til standard HSØ plattform. Omleggingen innebærer en endring på 7000 klienter og berører 10 500 brukere. I forbindelse med omleggingen ble en del av sikker print løsningen og dynamisk arbeidsflate rullet ut på Sykehuset Innlandet. Oppgradering av Flexlab, hovedverktøyet på laboratoriet for medisinsk biokjemi, ble oppgradert på VVHF og STHF. Oppgraderingene ansees vellykkede. Sykehuspartner HF 5

Tertialrapport 1.tertial 2015 3.2 Driftsleveranser Utvikling i Leveransebacklog for Tjenesteendringer for IKT-tjenester: Tjenesteendringer i Sykehuspartner defineres som fakturerbare leveranser som bestilles av kunden i tillegg til årlig avtale og som krever et godkjent tilbud før leveranse iverksettes. I mars har antall tjenesteendringer fortsatt vært høyt med en liten økning på 3% ift. februar. Økningen skyldes blant annet en betydelig økning av bestillinger i mars måned på ca. + 50% over gjennomsnittlig ca. 100 saker i måned. Det forventes at en stor del av disse ekstra bestillingene håndteres raskt ut i fra deres art, feks kjøp av printere og ulike standard oppdrag. 43 % av de avtalte leveranser er i tilbudsfasen og 57 % til gjennomføring i mars. Det gjenspeiler stort sett en status quo på vår leveranseevne. Basert på føringer fra RHF om prioritering av økonomiske midler og retningslinjer for utvikling av tjenester (standardisering/konsolidering) er det forventet at en del av backloggen for tjenesteendringer reduseres i løpet av de kommende månedene. Parallelt jobbes det med å prioritere innkommende saker sammen med kunder basert på deres budsjett og områdeplaner samt SPs føringer fra RHF og leveransekapasitet. Dette skal sikre relevante og dermed færre bestillinger. På litt lengre sikt forventes det også en økning i vår leveransekapasitet knyttet til tjenesteendringer knyttet implementering av den regionale forvaltningsmodellen og vårt nye leveransestyringsapparat. Sykehuspartner HF 6

Tertialrapport 1.tertial 2015 Kritiske hendelser OBS! Hendelser knyttet til systemet Metavision er med i statistikkene selv om løsningen pr mars ikke var overlevert til SP. Sett i forhold til gjennomsnittet pr. måned i 2014 har antall kritiske hendelser økt betydelig i 2015. Vi ser en økning i forhold til månedsgjennomsnittet i 2014 på 29% i januar, 35% i februar og 74% i mars. Ahus og OUS ligger fortsatt høyt med hendelser fordelt på mange tjenester. For å stabilisere drift på Ahus er det etablert et prosjekt som fokuserer på identifiserte svakheter. For OUS er det ingen klar sammenheng mellom årsakene til hendelser i mars. To tjenester har vært spesielt berørt og bidro til halvparten av økt antall hendelser fra februar: PAPS-løsningen på SVHF og DIPS på SSHF. I tillegg viser statistikk for innmeldte endringsbehov at aktivitetsnivået rundt løsningene er høyere enn noen gang. Naturligvis står SØHF for mye av økningen i aktivitetsnivå (KIB1 i PNØ-programmet). Dette har blant annet gitt seg utslag i mange hendelser knyttet til Metavision-løsningen, som anses som en umoden tjeneste og binder opp mange Sykehuspartners ressurser. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Høy stabil backlog i Fokus på opprydding i gamle/nedprioriterte Direktør IKT-T tjenesteendringer bestillinger av tjenesteendringer Økende antall kritiske hendelser Bistå aktivt i Infrastrukturmoderniseringsprogrammet for utskifting av gammel teknologi Gjennomføre stabiliseringsprosjekt på Ahus Løpende vurdere aktivitetsnivå på prosjekt og endringer opp mot sikker og stabil drift Direktør IKT-T Direktør IKT-T Direktør IKT-T Sykehuspartner HF 7

Tertialrapport 1.tertial 2015 4 Kundetilfredshet 4.1 Kundetilfredshet I all hovedsak er alle helseforetak tilfreds med HR-tjenester, Innkjøp og Logistikk og prosjekttjenester. Spesifikt er PNØ og sykehuset Østfold godt fornøyd med Sykehuspartners prosjektleveranser til Nytt Østfoldsykehus. Flere av helseforetakene rapporterer også positive erfaringer med Brukerstøtte samt at samarbeidet med kundeansvarlig og deres team fungerer godt. Samarbeidet knyttet til flere enkelt-aktiviteter blir også fremhevet, for eksempel Dips kartlegging på Sykehuset Telemark. Helseforetakene opplever fortsatt utfordringer i forhold til IKT Leveranse. Utfordringene består hovedsakelig av avvik mellom HF ets områdeplan og Sykehuspartner sin kapasitet; leveranser som blir utsatt samt bestillinger som ikke blir prioritert i henhold til foretakets forventninger. Sykehuspartner arbeider kontinuerlig med å ferdigstille omforente leveranseplaner som del av kundeplanene. Hensikten med dette er å avstemme forventningsnivået til begge parter. Ahus, Vestre Viken og Sørlandet Sykehus rapporterer fortsatt betydelig bekymring i forhold til IKT Drift og Forvaltning. I all hovedsak dreier dette seg om konsekvensene av en aldrende infrastruktur. Sykehuspartner har fortsatt stort fokus på å avverge og rette kritiske feil for alle foretak. 4.2 Brukertilfredshet / temperaturmåling Andel som svarer ja på spørsmålet Er du totalt sett fornøyd med håndtering av henvendelsen din? Generelt er det noe lavere brukertilfredshet enn målsettingen på 75 %, samt noen mindre forskjeller mellom ulike deler av organisasjonen. Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Generelt lavere brukertilfredshet enn målsetting (75 %) Videreføring av arbeid med systematisering og dypere analyse av kunde- og brukertilbakemeldinger Kundedirektør Sykehuspartner HF 8

Tertialrapport 1.tertial 2015 5 Medarbeidere Avvik Tiltak Ansvarlig Tidsfrist Økende turnover Gjennomføre foreløpig/forenklet analyse av sluttårsaker Rutiner for gjennomføring av sluttsamtaler i forbindelse med endt arbeidsforhold skal gjennomgås, og sikre at denne kunnskapen systematiseres og nyttegjøres. HR-direktør HR-direktør 21.april 1.juni Sykehuspartner HF 9

Tertialrapport 1.tertial 2015 6 Måloppnåelse Sykehuspartner har vedtatt 12 mål for 2015. Vår vurdering av måloppnåelse pr 1.tertial illustreres med følgende figur: Fargeindikator: Grønn Gul Rød Definisjon: Ingen tiltak nødvendig; forventet full måloppnåelse Behov for tiltak; forventet delvis eller full måloppnåelse Behov for tiltak; stor risiko for manglende måloppnåelse Overordnet utvikling på mål 2015 1. Forbedre leveranser og tjenester til helseforetakene 1. tertial 2. tertial 1.1 Sikre sikker og stabil drift Samlet sett leverer Sykehuspartner sikker og stabil drift som gir god oppetid på tilgjengelighet av tjenester i porteføljen. Likevel har antall kritiske hendelser økt betydelig i 2015; de knyttes til aldrende systemer/infrastruktur og økt aktivitetsnivået som medfører mange parallelle endringer. Kortsiktige tiltak er iverksatt (se rapporten del1). Langsiktige tiltak bygger på en mer proaktiv drift på tvers av HFene ved evaluering av hovedkomponenter og prosesser samt etablering av teknologimålbilder pr. foretak. 1.2 Sikre forutsigbare leveranser Sykehuspartner leverer tjenestene sine med ulike grad av forutsigbarhet på tvers av tjenesteporteføljen. Det er høy leveransepresisjon for tjenester innenfor HR, økonomi og regnskap, Innkjøp og logistikk og regionale prosjekter. Når det gjelder porteføljen knyttet til IKT-tjenester jobbes det med innføring av prioriterings- og styringsmekanismer samt metodikk (prosjekt) som skal sikre økt forutsigbarhet (tid/kvalitet) for både leveranser av prosjekter, SLAoppgraderinger og tjenesteendringer. Generelt er prioriteringsregimet samt plan og ressursstyring for oppgaver utenom regionale prosjekter er i ferd til å bli fullt operativt. Målingsregimet for leveransepresisjon er under utvikling. Sykehuspartner HF 10

Tertialrapport 1.tertial 2015 1. Forbedre leveranser og tjenester til helseforetakene 1. tertial 2. tertial 1.3 Etablere og styrke forvaltning av regionale tjenester Regional forvaltning for de regionale kliniske tjenestene PAS/EPJ, Lab, Radiologi, Kurve og Fødejournal er etablert mht å ha ansatt ressurser, etablert tjenestebeskrivelser og å utføre arbeid. Etableringsgrad varierer avhengig av tjenesten. HSØ regionalt senter for klinisk IKT er under etablering. 1.4 Modernisere klientporteføljen Prosjektet for å modernisere klienter for OUS og mottaksorganisasjon i Sykehuspartner samarbeider godt for å sikre gjennomføring og at antall kritiske feil er under kontroll under klientomleggingen. Utskifting av PC er i regionen har i årets første måneder vært krevende på grunn av forsinkelse i avtale for leasing. Nå er dette løst, og vi forventer en økt utskiftingstakt for resten av året. Status pr 1.tertial er 5 000 pc er, og vi må øke takten for å nå målet på 20 000 for 2015. 1.5 Øke kunde- og brukertilfredshet Brukertilfredshet måles fortløpende når det gjelder opplevd håndtering av saken. Den er under målet (75%) med 69% fornøyde brukere. Kundetilfredshet måles to ganger i året og målingen gjennomføres i mai. Parallelt er det opprettet nye samhandlingsarenaer mellom prosjekt og foretak med fokus på prosjekter (6 av 10). Vi har igangsatt et arbeid for systematisering og bedre analyse av kunde- og brukertilbakemeldinger som skal implementeres i 2015. 2. Bidra til målrettet modernisering og utvikling 1. tertial 2. tertial 2.1 Bidra til vellykket oppstart av nytt Østfoldsykehus KIB1: Prosjektet er i henhold til plan. Oppstart går som planlagt. SP beredskapsapparat på plass. Mottaksapparatet er operativt og rekruttering pågår iht. behov og plan. 2.2 Bidra til realisering av Digital fornying Sykehuspartner leverer på et svært tilfredsstillende nivå: 96% innen leveransefrist (mål:95%) og 87% av utnyttelsesgrad av prosjektledere (mål: 85%) og 45% av ressurser er ansatt i Sykehuspartner. 2.3 Standardisere og konsolidere applikasjoner Samlet sett har Sykehuspartner stort fokus på å bidra til at HFene standardiserer sine tjenester. Standardisering av HR- /økonomitjenester med implementering av ERP er iht. plan. Standardisering og konsolidering av IKT-tjenester er et pågående arbeid som gjennomføres gjennom omleggingsprosjekter (OUS) og sanering av tjenestekatalogen i samarbeid med HFene (p.t. reduksjon på 12,7% for over 30% av katalogen som er gjennomgått). Det jobbes med en helhetlig plan for ytterligere å redusere applikasjonsporteføljen med 20%. Sykehuspartner HF 11

Tertialrapport 1.tertial 2015 2. Bidra til målrettet modernisering og utvikling 1. tertial 2. tertial 2.4 Bistå helseforetakene og eier med prosjekttjenester etter behov Samlet sett bistår Sykehuspartner helseforetakene og eier iht. behovet. Alle prioriterte prosjekter/fokusområder er i rute iht. plan: Prosjekt Ventetid og fristbrudd, MTU-prosjekter, prosjektleveranser fra IOL, kundedrevet innovasjon (Medicloud plattform), Forskning, Eiendom og prehospitale tjenester. 3. Videreutvikle Sykehuspartner for å sikre kostnadseffektive tjenester 3.1 Sikre kostnadseffektivisering Samlet sett er Sykehuspartner i rute ved iverksettelse av tiltak som skal bidra til kostnadseffektivisering. I budsjettet for 2015 er det stilt vesentlig krav til kostnadseffektivisering, og det er derfor tilfredsstillende å rapportere et resultat pr 1. tertial som er i henhold til budsjett. Dekningsgrad for deltakelse av Sykehuspartners ansatte i Digital fornying øker månedlig med 47% i mars (mål 55%). Det forventes en bedring i produktivitet i HR mot sommer etter reorganiseringen. Tiltak knyttet til reduksjon av samtaletid i brukerstøtte er i startfasen. Etablering av en ny kontrakt for HSØ forsyningssenter er iht. plan 3.2 Etablere langsiktig samarbeidsavtale for IKT infrastruktur Sykehuspartner bidrar med kapasitet og kompetanse i IMP anskaffelsesprosjekt. Dette prosjektet er så langt gjennomført i henhold til gjeldende tidsplan, og vi får gode tilbakemeldinger på profesjonalitet og faglig deltakelse. Samtidig oppleves dette arbeidet periodevis som svært krevende for organisasjonen. På den ene siden beslaglegger prosjektet sentrale nøkkelmedarbeidere i IKT-tjenester, samtidig som omfanget av arbeidet er mer krevende enn tidligere antatt. Sykehuspartner er i oppstarten av å etablere et internt OU-prosjekt for å forberede egen organisasjon for en ev anskaffelse. Dette arbeidet er ressursmessig krevende. 3.3 Bedre virksomhetsstyring Sykehuspartner etablerer en ny styringsmodell både på strategisk og operativt nivå. Dette innebærer etablering av nye rapporteringsrutiner og prosesser gjennom et felles rapporteringssenter, samt etablering av system for risikostyring/-håndtering. Sykehuspartner er også i tett dialog med konsernrevisjonen, og følger opp avvik fra tidligere revisjoner. Ny rolle som kvalitetssjef er opprettet og det er foretatt ansettelse i stillingen. 1. tertial 2. tertial Sykehuspartner HF 12

Tertialrapport 1.tertial 2015 7 Risikovurdering 7.1 Risikoområder Definisjon av risikoområder 1. Økonomi iht. budsjett: Avvik mellom regnskap og budsjett 2. Sikker og stabil drift: Tilgjengelighet av driftstjenester for brukere 3. Leveranseforutsigbarhet: Avtalte leveranser levert iht. tid, kost, kvalitet 4. Prosjektleveranse (PNØ/DF): Avtalte prosjektleveranser for PNØ/DF levert iht. avtalt tid, kost, kvalitet 5. Langsiktig samarbeidsavtale: Konsekvens for løpende drift 6. Kompetanse: Utvikling av kompetanse som trengs i framtiden 7. Omdømme: Omtale av Sykehuspartner, tillitsnivå blant kundene våre 7.2 Risikovurdering Sykehuspartner HF 13

Tertialrapport 1.tertial 2015 7.3 Risikostyring og tiltak # Risikoområde Vurdering (Sann.het/ konsekv.) 1 Økonomi iht. budsjett Moderat / moderat Forklaring for risikofaktorer Tiltak Ansvarlig Utviklingen så langt i år viser en god kostnadskontroll i hele organisasjonen. Imidlertid har vi fått et krav om inndekning av økte pensjonskostnader som ikke var forutsatt i budsjettet. Hvis vi ikke finner en løsning på dette, innebærer det en stor risiko for budsjettavvik. Avklaring med RHF om finansiering av økt pensjonskostnader Fortsatt streng kostnadskontroll AD VO direktørene 2 Sikker og stabil drift 3 Leveranseforutsigbarhet 4 Prosjektleveranse (PNØ/DF) Liten / alvorlig Stor / moderat Liten / Lav Trenden så langt i år viser en økning i kritiske IKTdriftshendelser. Dette har sammenheng med aldrende infrastruktur, høyt antall endringer og stor prosjektaktivitet. Konsekvensen er bortfall av kritiske systemer og mulige konsekvenser for sykehusdriften. Fortsatt uforutsigbarhet knyttet til leveranse av tjenesteendringer og SLAoppgraderinger for IKT-tjenester. Mulig konsekvens er noe inntekt- og omdømmetap. Status så langt i år viser prosjektleveranser i henhold til plan for både nytt Østfoldsykehus og Digital fornying. En revurdering av ambisjonsnivået i Digital fornying vil kunne påvirke behovet for ressurser fra Sykehuspartner. Fokus på kontinuerlig overvåking og kontroll Videre fokus på utskiftning av komponenter. Strengere endringskontroll og prioritering av aktivitetsnivå. Implementere organisasjon og prosesser for leveransestyring. Tett dialog med Fornyingsstyrets programkontor og HSØ. Løpende vurdering av rekrutteringsplan opp mot ressursbehov i Digital fornying. Systemansvarlig IKT-T tjenesteproduksjon Leveransestyring IKT- T Seksjons- /enhetslede re og tjenesteansvarlig PT direktør 5 Langsiktig samarbeidsavtale Moderat / moderat Arbeidet med langsiktig samarbeidsavtale medfører en krevende samtidighet med andre pågående prosesser, og krever stor deltakelse fra Sykehuspartners ledere og medarbeidere. Åpen dialogprosess med mulige leverandører skaper usikkerhet i organisasjonen. Gjennomføre hyppige informasjonsmøter internt. Involvere prosjekteier i internt informasjonsarbeid. Utrede og beskrive mulige konsekvenser for Sykehuspartner ved ulike alternativer. AD IKT-T direktør HR-direktør Sykehuspartner HF 14

Tertialrapport 1.tertial 2015 # Risikoområde Vurdering (Sann.het/ konsekv.) 6 Kompetanse Liten / moderat 7 Omdømme Moderat / Lav Forklaring for risikofaktorer Tiltak Ansvarlig Mulige omorganiseringer knyttet til nasjonal organisering (IOL), inngåelse av en avtale med en strategisk partner eller endring i forvaltningsmodell kan føre til usikkerhet. Mulig konsekvens er tap av kompetanse. Tap av omdømme knyttet til ovennevnte risikoer. God informasjon til ansatte. Kompetansestrategi Fokus på dokumentasjon og opplæring for å beholde kompetanse. Aktiv risikostyring (Se ovennevnte tiltak). Forsterke dialog med kunder og eier. Utarbeide og iverksette kommunikasjonsplan. AD VO direktørene AD VO direktørene Kunder & Kommunika sjon Sykehuspartner HF 15