Samarbeidsløsning for kommuner og kommunale foretak/selskap på inkasso Fosen inkasso forteller om egne erfaringer ved å drive innfordring på tvers av kommuner. Hva må til for å lykkes? Elizabeth J.R. Brødreskift, Leder Kjell Sverre Tung, Nestleder
Roan kommune Osen kommune Åfjord kommune Bjugn kommune Ørland kommune Leksvik kommune Rissa kommune
HISTORISK TILBAKEBLIKK Utspring i Fosen regionråd etablert 13.06.1988 Etablering av Fosen- regnskap, lønn og skattekontor i 2005 gjorde bl.a at økonomi- og skattekontorene opphørte ute i kommunene Samarbeidsløsningene ble etablert etter vertskommune modellen iht kommunelovens 28 Førte til at purring/innfordring på kommunale krav ble prioritert bort i de fleste kommunene Rissa kommune hadde i 2005 godkjenning fra kredittilsynet og drev innfordring på egne krav, gjennom programmet Procasso. Fosen regionråd bestemte at Rissa kommune gjennom Fosen inkasso (vertskommunemodellen), skulle ta seg av innfordringsfunksjonen for de deltakende kommuner i regionrådet.
HISTORISK TILBAKEBLIKK forts. Første kommune utenom verten ble Ørland(desember 2005), mens resten av kommunene ble implementert i løpet av 2006. Fra 01.01.2007 var deltakende kommuner: Osen, Roan, Åfjord, Bjugn, Ørland og Rissa fra Sør Trøndelag. Fra Nord Trøndelag Leksvik og Mosvik. Til sammen et innbyggertall på ca. 26 000. Vertskommuneavtaler(rammeavtaler) ble inngått med de deltagende kommuner
HISTORISK TILBAKEBLIKK forts På grunn av ikke tilfredsstillende løsninger for kommunene i en felles plattform, ble det i 2009 inngått avtale med Evry (tidligere Ergo Group) om kjøp av innfordringsmodulen ekko. En del utfordringer ble det med ekko også, når vi skulle drifte 8 kommuner fra ett inkassokontor. Mistet en kommune Mosvik fom 01.01.2012 pga kommunesammenslåing med Inderøy kommune. Fikk inn noen kommunale foretak i ekko modulen, men denne hadde begrensninger på hvor mange Gikk over til ERP Innfordring i oktober 2013 med Agresso 5.5.3
HISTORISK TILBAKEBLIKK Forts. Endel fram og tilbake med Finanstilsynet angående skillet egeninkasso og fremmedinkasso, men fikk i 2012 på plass inkassobevilgning for å drive fremmedinkasso. Rapporterer til Finanstilsynet to ganger i året. Fikk ansvaret for administrasjon av Start-lån for en del av kommunene i 2006, skilt ut i en egen liten avdeling med navnet Fosen låneadministrasjon.
DAGENS SITUASJON Driver innfordring for 7 kommuner på Fosenhalvøya - 25 315 innbyggere(01.01.2015) 6 Kommunale foretak 1 Interkommunalt selskap 1 Aksjeselskap 3 Årsverk fordelt på 5 personer Er organisert som en egen avdeling under Økonomiavdelinga i vertskommunen Rissa.
DAGENS SITUASJON forts. Budsjett og regnskap er en del av vertskommunens totale økonomiske bilde. Men det blir også rapportert til styret i Fosen Regionråd. Finansiering av drifta skjer i dag ut fra fordelingsnøkkel. En fastdel lik for alle kommune/selskap(30%), resten ut fra antall varsel gjennom året. I henhold til lovverket driver Fosen inkasso egeninkasso for vertskommunen og fremmedinkasso for de andre kommuner/selskap. Kommunene har foreløpig gått inn for å ha like gebyrer dvs. egeninkassosatser, mens vi i aksje- og det interkommunale selskapet tar fremmedinkassosatser.
DAGENS SITUASJON forts. Saksbehandlingen er organisert ved at kommuner/selskap er fordelt ut på oss som saksbehandlere. Leder har hovedansvaret opp mot namsmann og tingrett. Varsel kjøres automatisk en dag i uken(onsdag), i disse varselgruppene: Betalingspåminnelse/Inkassovarsel, Betalingsoppfordring og Varsel før begjæring om utlegg/tvangssalg Godkjenning fra kommune/selskap før begjæring til namsmann/tingrett Etter innføring av ERP innfordring mer effektiv saksbehandling redusert årsverk, mer personlig oppfølging av skyldnere pr. telefon, e-post og SMS
DAGENS SITUASJON forts. Statistikk - tall for 2014 (TUNGVINT) Betalingspåminnelse/Inkassovarsel: 8827 Prosentvis 1.gangsvarsel av totale faktura fra kommuner/selskap: 9-10% Betalingsoppfordring: 3521 Varsel før rettslig pågang:? Begjæring om utlegg : 126 Begjæring om tvangsrealisering (tvangssalg fast eiendom): 74
FILMSNUTT FRA RISSA https://www.youtube.com/watch?v=1g7hyb0l52c#t=65
HVA HAR VI LYKTES MED Å bygge kompetanse og faglig tyngde som ellers bare er større kommuner forunt Å skape et innfordringsmiljø med takhøyde for diskusjoner og engasjement i store og små saker Godt og engasjert arbeidsmiljø Økt bevissthet og engasjement rundt innfordring ute i avdelingene Engasjement i innbyggernes ve og vel økonomisk rådgivning Større likebehandling gjennom faglig trygghet hos saksbehandlerne Tett og konsekvent oppfølging har gitt bedre betalere
Utfordringer og muligheter til nå og fremover Skape forståelse ute i kommunene på alle nivå at produsert faktura ikke er det samme som innbetalt inntekt. Utfordringer mellom faglig og økonomisk fokus. Finne gode dialogplattformer for samarbeid og rutiner mellom oss og andre samarbeidsløsninger og kommuner Konkrete tjenesteavtaler med kommunene/selskap som skal regulere samarbeidet Dårlige/manglende vedtekter på tjenestene ute i kommunene når tjeneste skal sies opp
Utfordringer og muligheter til nå og fremover At vi som prosessfullmektig driver under vertskommune Rissa sitt orgnr. skaper en del problematikk inn i andre instanser sine systemer Ex. trekk i ytelser utfordringer når NAV er arbeidsgiver Oppgradering av Agresso til nyere versjon Milestone Få rettet feil i ERP innfordring i Agresso versjon 5.5.3 Få til gode løsninger i ERP innfordring når vi innfordrer for flere kommuner/selskap
Utfordringer og muligheter til nå og fremover Med økt kompetanse kommer også nye tanker og forespørsler Innfordring for flere kommuner? For private? Gjeldsrådgivning Organisering Poteter eller spesialister? Organisasjonsform Kommunereformen organisasjonsform? Døgnåpen forvaltning Digitalisering Sosiale medier mv.
HVA MÅ TIL FOR Å LYKKES? Synliggjøre nytten av å ha en egen inkassoavdeling Effektivitet Profesjonalitet god kunnskap om innfordring, økonomi og lovverk, god kommunikasjon med skyldnere Fagmiljø og engasjement «tirsdagsmøter» Likebehandling God kommunikasjon med oppdragsgiverne Gode og konkrete avtaler tilrettelagt for oppdragsgivere som varierer i størrelse og profesjonalitet Gode IT-løsninger Diskusjonsforum og erfaringsutveksling på innfordring i og utenfor region Inkassobevilgning kontrollorgan som passer på
MÅLET Å GJØRE OSS SELV OVERFLØDIGE