1 Kvikk guide Nettbank bedrift
Hovedfunksjoner i Nettbank bedrift - kontoinformasjon - enkeltutbetalinger inn- og utland - kreditorregister inn- og utland - lønns- og betalingslistefunksjon - transaskjonshistorikk og betalingshistorikk i 17 mnd. - rapportering av konsernkontosaldo og bankavstemming - integrasjon med regnskaps-/lønnssystem - filoverføring - arkivsøk Tilgang til tjenester og konti vil være avhengig av hvilke tilganger pålogget bruker har. Logge på Nettbank bedrift Gå til bankens hjemmeside og fliken næringsliv og og velg Logg inn på venstre side. 3. Velg Bedriftskunde og BankID. Legg inn fødselsnummer og trykk Gå videre. 4. Legg inn sikkerhetskode fra BankID og ditt personlige passord. Trykk deretter OK. Brukerstøtte: Ring bankens hovedtelefon dersom du trenger brukerstøtte for Nettbank bedrift. Du kan også bruke e-post. Nye avtaler/endring av eksisterende: Henvendelser til banken om endringer i avtaler - eller nye avtaler - rettes til bedriftens saksbehandler i banken. 2
Hovedmenyer Kontoinformasjon Oversikten viser de konti du har adgang til i henhold til bedriftens avtale med banken, og de rettigheter du er gitt i sikkerhetssystemet. Se nederst på siden for mer informasjon. Betalinger Her registreres betalinger inn/utland. Menyen viser også registrerte utbetalinger, forfallsregister, utførte utbetalinger og ikke utførte utbetalinger. Videre kan du registrere lønnslister, betalingslister, faste betalinger, samt se på innkommende betalinger uten KID. Du kan også lade betalingskort dersom du har avtale om dette. Filoverføring Her sender og mottar du filer fra banken. I tillegg er det et filarkiv hvor du kan søke etter filer og hente filer hvis du mangler noe. For mer informasjon om oppsett av dette ta kontakt med banken eller be om egen brukerveiledning. Sparing Her finner du link til aksjetjenesten i SpareBank 1 (levert av Argo Securities AS). Tilgang kan bestilles under menyvalget Bestille/endre aksjetjeneste, hvor du kan laste ned kundeavtale og vilkår. Den signerte avtalen leveres eller sendes til banken. Info fra bank Menyen viser informasjon om valutakurser, eventuelle meldinger fra bank, og informasjon om faktura for bruk av Nettbank bedrift. Postkasse Inneholder innboks og søk i arkiv. I innboksen finnes alle meldinger som sendes fra banken gjennom postkassen. Dette er meldinger som: innbetalingsmeldinger, kontoutskrifter, årsoppgaver m.m. I arkivet er det mulig å søke opp kontoutskrifter, årsoppgaver, renteoppgaver osv. Administrasjon Under denne hovedmenyen kan du registrere og vedlikeholde leverandører innland og utland. Her har man også mulighet for personalisering, f.eks. kan man legge opp faste konti for betaling av innland/utland og lønn, betalingstype mm. Her settes også sorteringsrekkefølgen av kontiene opp, valg av antall linjer som skal vises osv. For mer informasjon om bruken av de ulike kommandoene - se? for hjelp. Kontoinformasjon Denne menyen har flere undermenyer. Oversikt konti: Viser de konti pålogget bruker har tilgang til. Tabellen viser bokført og disponibel saldo. Fra denne menyen finner du bl.a. likviditetsoversikt. Se symboler under tabellen eller? for mer informasjon om dette. Hvis du klikker på kontonummeret får du oversikt over transaksjonene som er gått ut og inn av valgt konto. Transaksjonsoversikten kan sorteres på dato,og man har mulighet til å vise enkelttransaskjoner i steden for samlesummer (oppgaver). Ønsker du utskrift kan du kan trykke på utskriftssymbolet i nettleseren eller velge pdf rapport. TIPS! Husk å bruke tilbake pilene i programmet når du skal manøvrere deg tilbake fra en side. Hvis ikke vil du kunne oppleve å få systemfeil eller bli kastet ut av programmet. Ikonet genererer en PDF rapport av feks. transaksjonsoversikt eller du kan få en kvittering på utførte betalinger. Ikonet genererer fil som kan eksporteres til Excel for behandling eller utskrift. 3
Kontoinformasjon forts. Kontostruktur: Viser de konti pålogget bruker har tilgang til. Denne tabellen vil også vise konsernkontosystem (KKS). For å finne underkonti i KKS, trykker en på +tegnet foran hver hovedkonto. Bankavstemming: Skjermbildet gir deg mulighet for å bestille en bankavstemmingsfil. Nettbank bedrift samler kontoinformasjon for en valgt periode, og legger dette i en fil i filarkivet. Filen er på et format som kan leses av de fleste bankavstemmingsprogrammer. Etter at filen er produsert, hentes denne i filarkivet Likviditetshistorikk: Skjermbildet brukes for å danne en grafisk fremstilling av likviditetsutviklingen. Kundeengasjement: Gir en oversikt over bedriftens totaler, norske konti, valutakonti, garantiansvar, remburser og valutakontrakter. Kontonavn: Skjermbildet brukes for å endre navn konti brukeren har tilgang til. Kontogrupper: En kontogruppe er et subsett av kontoene i nettbanken som du kan filtere på i andre skjermbilder. Du kan opprette/endre/slette grupper dersom du har rettigheter til dette. Innkommende SWIFT betalinger: Skjermbildet gir deg oversikt over innkommende SWIFT betalinger. Betalinger Utbetaling innland 1. Velg konto fra listen i fra kontofeltet. 2. Legg inn beløp. 3. Registrer forfallsdato - denne kan enten registreres direkte i feltet, eller velges fra ikonet til høyre. 4. Velg betalingstype fra listen. 5. Leverandørnummer (valgfritt). 6. Til konto - her legger man inn kontonummer til mottaker. Hvis det er registrert i mottakerregisteret, kan man skrive inn kontonummeret (eller deler av det), så vil lagret informasjon om mottaker hentes automatisk. 7. KID/Melding - legg inn riktig KID eller melding. For overføring mellom egne konti, velg kontoregulering. 8. Internt notat - her kan man legge inn informasjon om betalingen til eget bruk - følger ikke med betalingen. 9. Navn (evt. adresse). Dette feltet er også søkbart, tilsvarende kontonummerfeltet. 10. Trykk på registrer-knappen nederst i bildet. (se grønt info.felt nederst på siden for mer informasjon) Opprett som ny leverandør: Ved avkryssing i dette feltet blir mottakeren lagret i leverandørregisteret, og vil kunne søkes fram ved senere betalinger til samme mottaker. VIKTIG! ALLE BETALINGER BLIR REGISTRERT, MEN IKKE LAGT INN I FORFALLSREGISTERET! Alle betalinger må godkjennes under menyvalget Registrerte utbetalinger hvor man velger de betalingene man vil godkjenne (eller Merk alle ) - og trykker Godkjenn. Registrer og godkjenn samtidig. Ved å hake av for Registrer og godkjenn i bildene utbetaling innland og utbetaling utland vil transaksjonen bli godkjent samtidig som den blir registrert, slik at brukeren slipper å godkjenne fra Registrerte utbetalinger. 4
Betalinger forts. Utbetaling utland Samme fremgangsmåte som innland. Det er imidlertid SVÆRT VIKTIG at du fyller ut feltene korrekt. Bla. må betalinger til Europa inneholde IBAN kontonummer og BIC/SWIFT-adresse - hvis ikke blir de avvist. Funksjonen? gir mer informasjon. Du kan også kontakte banken for å få en egen brukerveiledning eller får hjelp av vårt kundesenter. Lønnsliste-kommandoen Skjembildet brukes for å registrere og vedlikeholde lønnslister. Slik oppretter du en lønnsliste: 1. Angi navn på lønnsliste. 2. Klikk OK. Lønnslistenavn vil da legge seg i Oversikt over lønnslister med ingen lønnsmottakere. 3. Klikk på ikonet Hent lønnsliste. Kommer da i skjembildet Lønnsliste detalj. 4. Angi lønnsmottakernavn, til konto og beløp. 5. Klikk Lagre lønnsliste. 6. Velg belastningskonto og trykk Utfør lønnsbetaling for å lage lønninger. Merk: Hvis du utbetaler lønn samme dag som den skal være på mottakers konto, må utbetalingen være godkjent før kl 13.00. Registrerte utbetalinger Denne funksjonen brukes til å godkjenne registrerte betalinger. Her godkjennes alle typer betalinger: - Utbetaling innland - Utbetaling utland - Lønnslister og betalingslister - Importerte filer fra regnskaps- og lønnsprogram. Merk de betalingene som skal godkjennes i ruten til høyre for KID/Meldingsfeltet. Der er det også en knapp for å merke alle betalingene. Det er også mulig å fjerne/endre betalinger fra dette bildet. Ved å hake av for Vis/skjul utvidet søk har man mulighet til å søke på mottakers navn (fritekst), beløp, valuta og til kontonummer. Forfallsregister Skjermbildet viser betalinger som ligger på forfallsregisteret i påvente av forfall. Disse er godkjent og vil gå til utbetaling på forfallsdato (under forutsetning av dekning). Det er mulig å oppheve godkjenningen, slette/endre betalingen fram til forfall. Det er også mulig å prioritere betalinger som forfaller samme dag. Se også behandlingstidspunkter på s. 6 for mer informasjon. Benytt søkebildet for å finne betalinger i forfallsregisteret. Detaljer om dette er å finne under?. 5
Betalinger forts. Utførte betalinger Skjermbildet viser betalinger som er utført/betalt. Her kan du finne kvittering på betalinger så langt som 17 måneder tilbake. Benytt søkebildet. Ved å hake av for Vis/skjul utvidet søk har man mulighet til å søke på mottakers navn (fritekst), beløp, valuta og til kontonummer. Ønsker du å skrive ut kvitteringslister eller enkeltkvitteringer gjøres dette fra dette bildet. Du kan også velge mellom norsk og engelsk bilag. Ikke utførte betalinger Skjermbildet viser betalinger som ikke er utført. Dette kan ha ulike årsaker, som for eksempel feil i KID eller manglende dekning på konto. Dersom man trykker på i knappen vil man få opp detaljer for betalingen, og det gis dermed mulighet til å korrigere betalingen. Faste betalinger Denne funksjonen kan brukes til å opprette faste betalinger, feks. om betalinger som skal gå månedlig. Betalingene vil legge seg under registrerte utbetalinger for godkjenning. Betalingslister Skjermbildet brukes for å registrere og vedlikeholde betalingslister. Bruker kan lage ny eller endre på betalingslister med belastningskonto hvor bruker har innsynsrett. Lading Menyen benyttes til å lade Visa kontantkort bedrift eller Visa Gavekort. Innkommende betalinger Skjermbildet brukes for å søke på innkommende betalinger uten KID. Husk at man også kan finne kvittering for melding om betalinger i Postkasse > Søk i arkiv. Viktige behandlingstidspunkter For utbetalinger innland må utbetaling være registrert, sendt (ved remittering) og godkjent før følgende tidspunkter for at de skal bli behandlet: - kl 00:10, 11:40, 14:00 og 14:30 Siste frist for betalinger som skal være på mottakers konto samme dag må derfor være registrert og godkjent før kl 14:30 Merk: Kontoregulering mellom konti i egen bank med forfall samme dag blir utført umiddelbart. Det vil si etter at du har godkjent betalingen under Registrerte utbetalinger. For utbetaling utland må betalinger være registrert og godkjent før kl 14.00 for behandling samme dag (siste tidspunkt i helgene er kl 14.00 på fredag). Normalt vil det ikke være mulig å stoppe eller endre oppdrag som er innsendt med dagens dato gjennom Nettbank Bedrift. Dersom en slik situasjon oppstår må banken kontaktes. 6
Oppsett av integrert løsning (filoverføring) Om du har et økonomisystem som er tilrettelagt for å sende remitteringsfiler (utbetalinger) til bank, kan du hente utbetalingene direkte fra økonomisystemet ditt. Du trenger da bare å registrere utbetalingen én gang, og banken vil kunne behandle denne for deg med tilhørende returer til ditt system. En forutsetning for at programmet kan brukes mot økonomisystemet ditt, er at økonomisystemet støtter et standard filformat som Telepay og /eller NDR (BBS direkte remittering format). Før integrert løsning kan tas i bruk, må filstiene defineres i Nettbank bedrift. Filstier finner man i regnskaps/ lønns/økonomisystemet. Sette opp Telepay-filer 1. Fra Filoverføring-menyen, klikk på Oppsett Filoverføring. 2. Velg Ny filsti og filtype Telepay Direkte Remittering. 3. Sett inn navn på filoppsettet. Det er mulig å sette opp flere filoppsett på hver filtype. 4. Angi filsti til filen fra økonomisystemet. 5. Angi filsti til mottaksreturen. 6. Angi filsti til avregningsreturen. 7. Trykk på Lagre -knappen. NB! Dersom du ikke ønsker at hele filen skal avvises dersom det er en feil i en betaling, må du velge Transaksjon som avvisningsnivå når du setter opp filstien. Anbefales! For hvert enkelt økonomisystem som programmet skal utveksle filer med, setter man opp et filformat og et antall filnavn som skal benyttes for datautveksling. For hvert system angir man ett eller flere sett filnavn. Bruker du Telepay-formatet, kan du for eksempel angi: - Fil fra økonomisystem: C:\PROGRAM\FDREM.TXT - Fil for mottaksretur: C:\PROGRAM\FDMRET.TXT - Fil for avregningsretur: C:\PROGRAM\FDARET.TXT Sette opp BBS/NDR-filer For å sette opp BBS/NDR-filer, bruker en samme fremgangsmåte som for Telepay, men i Filtype velges BBS Direkte Remittering. Bruker du BBS/NDR-formatet, kan du for eksempel angi: - Fil fra økonomisystem: C:\PROGRAM\DIRREM.TXT - Fil for avregningsretur: C:\PROGRAM\AVRRET.TXT Merk at filnavnet du gir bør være logisk oppbygd. For filer for innbetalingstjenester angir man ett eller flere filnavn for hvert filformat som skal håndteres. Man kan velge ett sett filnavn for hver valgt konto, dersom slik oppsplitting er ønskelig. For konti som ikke er spesielt angitt på denne måten, vil den generelle filinformasjonen benyttes. Sette opp OCR-filer Oppsett av OCR-filer: 1. Velg BBS OCR Konteringsdata. 2. Velg kontonummer (har du flere OCR-avtaler, lages ett oppsett per konto). 3. Legg inn filsti. I felt for OCR Konteringsdata kan du for eksempel angi: - Fil for OCR-retur: C:\PROGRAM\OCR.TXT OBS! Alle filnavn må slutte med punktum + tre bokstaver. 7
Husk å trykke på Lagre -knappen etter at du har lagt inn filstier! For oppsett AutoGiro kan du for eksempel angi: - Fil for betalingskrav: C:\PROGRAM\AUTOGIRO.TXT - Fil for konteringsdata: C:\PROGRAM\OPPDRAG.TXT - Fil for faste betalingsoppdrag: C:\PROGRAM\FBO.TXT For oppsett AvtaleGiro kan du for eksempel angi: - Fil for belastningsforslag: C:\PROGRAM\AVTALEGIRO.TXT - Fil for OCR-retur: C:\PROGRAM\OCR.TXT - Fil for faste betalingsoppdrag: C:\PROGRAM\FBO.TXT Telepay-formatet Telepay er et format for å kunne sende utbetalinger til inn-/utland, lønnsutbetalinger og kontoreguleringer til banken. Telepay er det mest brukte formatet for remittering av betalinger fra økonomisystemer. NDR/BBS-formatet NDR står for Nytt Direkte Remitteringsformat - også kalt BBS-formatet - og er et format for å kunne sende utbetalinger i innland og lønnsutbetalinger til banken. NDR er et alternativ til Telepay. Merk at NDR ikke har støtte for utenlandske utbetalinger. Det er mulig å bruke begge formatene om hverandre, for eksempel for å kunne skille mellom lønns- og betalingsfiler. Valg av filoppsett man har tilgang til Under menyvalget Filoverføring> Synlige filoppsett kan brukeren velge hvilke filoppsett som skal vises for send og hent filer. Dette vil gjøre henting og sending enklere, samt hindre at brukere enten sender eller henter andres filoppsett. Viktige behandlingstidspunkter Utbetalinger inn-/utland Se Kvikk Guide Nettbank bedrift for mer informasjon AutoGiro/AvtaleGiro oversendes til BBS på følgende tidspunkter: - kl 09.30 - kl 11.30 - kl 13.30 Sendetidspunktene er uavhengig av hvilke forfallsdatoer som ligger i filen. Filene sendes BBS uten at de blir endret underveis. Når filen blir sendt testes det på om AutoGiro og Avtale- Giro er 80 tegn i bredden. Det testes også på om kreditkonto ligger i avtalen eller i OCR-tabellen hos BBS. Dersom dette ikke er korrekt, blir filen avvist før den kommer til BBS, og det blir dannet en avvisningsretur til Nettbank bedrift-bruker. OCR-retur OCR-retur sendes fra BBS og ligger klar for henting i Nettbank bedrift ca kl 16.30. Det er på forhånd avtalt med BBS hvor ofte du som kunde skal motta OCR-retur. Det kan være daglig, to ganger i uka, én gang i uka osv. OCR konteringsdata kan hentes i Nettbank bedrift tre måneder tilbake i tid. Har du hentet filen fra før kan filarkivet brukes for å finne gamle data. 8
Send filer-kommandoen Skjermbildet brukes for å sende filer. Når du klikker på Send filer -kommandoen, får du opp et vindu som spør om du vil bruke applet eller ikke. Hvis du velger å bruke applet (ANBEFALES!), legges det et lite program på din PC. Dette gjør at du kan sende flere filer samtidig, og du kan bruke filoppsettet som er lagret under Administrasjon > Oppsett filoverføring. Når filen overføres, endres filnavn til *.OLD. Hvis du velger å ikke bruke applet, vil du måtte søke opp én og én fil for å sende de. Filnavn på filer som sendes, endres ikke til *.OLD. Dette er ikke å anbefale ettersom du da kan risikere å sende samme fil (samme utbetaling) flere ganger. Trykk Run på sikkerhetsadvarselen om du vil bruke applet. For å sende filer, merkes filene i ruten til høyre. Det kommer automatisk opp informasjon om filen finnes eller ikke i statuskolonnen. Trykk Send filer etter filen(e) er merket. NB! Husk å godkjenne betalingene under menyvalget Registrerte betalinger. Hent filer-kommandoen Skjermbildet brukes for å hente tilbake filer fra bankens maskin til eget lønns/regnskapssystem. De filer som ligger klar til avhenting kommer automatisk opp i listen. For å hente filene, klikk i avkryssingsboksen ute til høyre for den filen som skal hentes, og trykk deretter på knappen Hent filer. Filarkiv Brukes til å finne filer som ligger i bankens filarkiv. Her kan man hente både nye filer og filer som er hentet tidligere. Det er også mulig å finne innsendte filer i dette skjermbildet. Se? for informasjon om de enkelte feltene. Hvor langt tilbake kan filene hentes i filarkivet? - OCR konteringsdata: 3 måneder - Avregningsretur/mottaksretur: 17 måneder - Innsendte filer: 17 måneder 9