REDIGERT UTGAVE FOR PUBLISERING PÅ ICPC-2 PROSJEKTWEB KLASSIFIKASJON FOR PRIMÆRHELSETJENESTEN (ICPC) NORSK ICPC-2 Plan for utvikling, implementasjon og vedlikehold Webutgave 13. mai 2002 av prosjektplan utarbeidet av SMKK på oppdrag fra Sosial- og helsedepartementet 2000. Prosjektet startet 1. oktober 2001, og videreføres i 2002 av Sosial- og helsedirektoratet.
INNHOLD SAMMENDRAG...4 ORGANISERING...5 1. BAKGRUNN...6 Generelt om ICPC...6 ICPC - International Classification of Primary Care...6 Hvorfor ble ICPC utviklet?...6 ICPC anerkjent av WHO...6 Internasjonalt revisjonsarbeid utføres av Verdensorganisasjonen for allmennmedisin (WONCA)...7 Hva med bruk av ICD-10 i primærhelsetjenesten...7 Status for bruk av ICPC i Norge...7 ICPC ble tatt i bruk i Norge etter konsensusmøte i 1990...7 Norsk bokutgave utgitt i 1991 av Norsk selskap for allmennmedisin (NSAM)...7 Norsk datautgave versjon 1.0 fra KITH...7 Erfaringer med norsk ICPC-1...8 Bruk av ICPC i utredning, forskning, analyse og statistikk...8 Forhold som må avklares ved overgang til ICPC-2...8 Forutsetninger fra Rikstrygdeverket dataformater og felles innføringsdato...9 Konsekvenser for IT-systemer...9 Andre forutsetninger...9 2. EFFEKTMÅL...10 Høyere kvalitet på medisinske registreringer i allmennpraksis...10 Underlag for forbedringstiltak i allmennlegetjenesten...10 Videreføring og forbedring av legeregningsoppgjør mot RTV...10 Tilrettelegging for bruk av diagnosekoding i elektroniske meldinger...10 Prosjektet skal dessuten bidra til og tilrettelegge for...10 3. RESULTATMÅL...11 Norsk bokutgave av ICPC-2...11 Veiledningsmateriell...11 Ny papirversjon av A4 kortliste (utgitt av RTV)...11 Veiledningsmateriell for datafiler...11 Oppdatert brukerveiledning om ICPC (utgitt av Legeforeningen)...12 Elektroniske produkter...12 Oversettelsestabell mellom norsk versjon av ICPC-1 og ICPC-2...12 Oversettelsestabell mellom ICD-10 og ICPC-2 (på firetegnsnivå for ICD-10)...12 Elektronisk bok/søkeverktøy...13 Datafiler for bruk i elektroniske pasientjournaler...13 Fulltekstversjon med fullstendig rubrikktekst samt inklusjoner og eksklusjoner...13 4. INFORMASJON, OPPLÆRING OG INNFØRING...14 Plan for gjennomføring av opplæring og innføring av ICPC-2...14 2
Konsekvenser for dataleverandører og IT systemer...14 Informasjon om innføring av ICPC-2...14 Opplæringsmateriell og undervisning...14 5. PLAN FOR SENTRALE DRIFTSOPPGAVER OG FORVALTNING...15 Opprettelse av en redaksjonskomité med sekretariat...15 Organisering av telefon, faks og e-post for ICPC-2 spørsmål...15 Registreringssystem for meldinger om feil og forslag til forbedringer i produktene...15 System for oppdatering og distribusjon av informasjon og oppdaterte produkter...15 Oppbygging av internettbaserte websider for informasjon og support...15 Informasjonssider om og webbasert søkesystem for hyppig stilte spørsmål...15 6. MILEPÆLER...16 3
SAMMENDRAG Denne planen beskriver et prosjekt der KITH tar et totalansvar for tiltak som skal resultere i en komplett norsk utgave av ICPC-2. Resultatet skal tilrettelegges slik at klassifikasjonen skal kunne erstatte alle offentlige anvendelsesområder for foreliggende versjon, ICPC-1 fra 1993. Følgende produkter skal leveres: 1. ICPC-2 bokutgave på norsk med brukerveiledning som trykkeklart dokument 2. ICPC-2 elektronisk tilrettelegging (koderegistre, elektronisk bok/søkeverktøy, tilrettelegging for kodeverksdatabase) 3. Oversettelsestabell mellom ICD-10 og ICPC-2 på firetegnsnivå (for RTV) 4. Oversettelsestabell mellom ICPC-1 og ICPC-2 (for RTV) 5. ICPC-2 kodeoversikt på blankett for RTV 6. Informasjons- og veiledningstiltak med nødvendig materiale 7. Innføringstiltak og forberedelser til drift 8. Sluttrapport Prosjektet inkluderer kostnader knyttet til inngåelse av lisensavtale mellom Sosial- og helsedirektoratet (SHdir) og WONCA (Verdensorganisasjonen for allmennmedisin). Prosjektet skal gjennomføres innenfor følgende organisasjon: Oppdragsgiver: Sosial- og helsedirektoratet v/avdeling for IKT. Oppdragstaker: KITH med innleide konsulenter. Oppfølging og godkjenning av resultater: Kodeverk, Klassifikasjoner og termer i helse- og sosialsektoren (KoK). Faglig referansegruppe: Norsk selskap for allmennmedisin (NSAM), RTV-representant. Prosjektet startet 3. kvartal 2001 med tanke på innføring av norsk ICPC-2 fra 1. januar 2004. Utviklingsarbeidet i 2002 har fokus på ny bokutgave, veiledningsmateriell og tilrettelegging for en serie elektroniske produkter. Innsatsen i 2003 vil rettes mot opplærings- og innføringstiltak. 4
Organisering Oppdragsgiver: Sosial- og helsedirektoratet Oppdragstaker: KITH Styringsgruppe: SHdir, Avdeling for IKT Referansegruppe: Representanter for NSAM, Felles EDB-utvalg for Primærhelsetjenesten (Legeforeningen), NTNU, UiO, RTV Arbeidsgruppe Arnt Ole Ree og Bjørn Buan (KITH) Anders Grimsmo (NSAM/NTNU) Søren Brage (RTV) Lars Aabakken (NSAM/UiO) Representanter for brukergrupper for pasientjournalsystemer Prosjektledelse: KITH Administrativ prosjektledelse v/arnt Ole Ree Sekretariatsfunksjoner v/stefi Stabell Wetteland Intern kvalitetssikring: Bjørn Buan 5
1. Bakgrunn Generelt om ICPC ICPC - International Classification of Primary Care benyttes nå av alle primærleger i Norge. ICPC er utviklet som et redskap for allmennpraksis og kan benyttes til mange formål innen statistikk og rapportering, bl.a. for å oppnå oversikt over egen praksis, til kvalitetssikringstiltak, for sammenligning med andres praksis og for planlegging, analyse og forskning. Rikstrygdeverket (RTV) har etter anbefalinger fra flere instanser godkjent ICPC som en standardklassifikasjon og fastsatte at fra 1.10.1992 skulle alle primærleger bruke deler av ICPC (symptom- og diagnosedelen), for koding av diagnoser på legeregningskort og sykmeldinger. I tillegg benyttes ICPC i allmennpraksis for diagnoseregistrering i journalnotater og kontaktregister. ICPC inneholder også deler for koding av medisinske undersøkelser og behandling samt administrative tiltak (f eks attester og henvisninger), men prosedyrer kodes bare unntaksvis i allmennpraksis i Norge. ICPC benyttes også i bedriftshelsetjeneste. Hvorfor ble ICPC utviklet? Verdens helseorganisasjon, WHO, tok initiativet under WHO-konferansen i Alma Ata i 1978. "Health for all by year 2000" var hovedtemaet og konklusjonen var at bare ved å styrke primærhelsetjenesten kunne en nå dette målet. Denne utfordringen kunne bare løses ved først å få vite hvilke helseproblemer befolkningen hadde. Det var enighet om at ICD, Den internasjonale sykdomsklassifikasjon, var uegnet for slik kartlegging. Derfor oppnevnte WHO en ekspertgruppe i 1978 som fikk i oppgave å utarbeide en ny klassifikasjon for primærhelsetjenesten. ICPC ble resultatet. Medisinsk kunnskap og samfunnsutviklingen har gjort det nødvendig å bryte grensene for gammeldags oppfatning av "sykdom". En persons helseproblemer omfatter også symptomer og plager, bekymringer og nedsatt funksjonsevne. Dette kan kartlegges langt bedre ved hjelp av ICPC enn ved ICD, som først og fremst er en sykdomsklassifikasjon basert på å stille den endelige diagnose etter undersøkelser i sykehus. ICPC anerkjent av WHO De første årene ble ikke ICPC godkjent av WHO, fordi man mente klassifikasjonen var for mye rettet mot legepraksis, og at det ikke var tatt nok hensyn til å beskrive alle typer helseproblemer som f eks sykepleietjenesten står ovenfor. I et slikt perspektiv er selvfølgelig ICD enda mindre egnet til bruk i primærhelsetjenesten. Både ICD og ICPC har de siste årene blitt utviklet med hensyn til dagens helseproblemer, men fortsatt er ICD en sykdomsklassifikasjon med et tilleggskapittel for frivillig bruk når det gjelder generelle helseproblemer. WHO og Verdensorganisasjonen for allmennmedisin (WONCA) drøfter nå et formalisert samarbeid om videreutvikling av ICPC og referansetabellen mellom de to klassifikasjonene. 6
Internasjonalt revisjonsarbeid utføres av Verdensorganisasjonen for allmennmedisin (WONCA) I WONCAs internasjonale klassifikasjonskomité deltar også norske representanter. Det internasjonale revisjonsarbeidet har resultert i en revidert utgave, ICPC-2, som ble utgitt i 1998. Denne utgaven inneholder en rekke forbedringer, bl. a. kobling til ICD-10 og kriterier for bruk av de ulike rubrikker i klassifikasjonen. En vesentlig forbedring er en bedre brukerveiledning, videre er en rekke feil rettet og mangler utbedret. Hva med bruk av ICD-10 i primærhelsetjenesten ICD ble primært utviklet som en dødsårsaksklassifikasjon, hvor man ideelt sett helst skal basere klassifiseringen på obduksjonsresultat. Systematikken i ICD ble utviklet for 150 år siden. Etter hvert ble ICD utvidet til klassifikasjon av sykdom, men fortsatt er det vesentligste perspektivet sykdomsstatistikk (jf navnet: Den internasjonale statistiske klassifikasjonen av sykdom og beslektede helseproblemer). ICD har fokus på sluttresultatet i sykdomsepisoden, den endelige diagnose. ICD-10 egner seg ikke til å klassifisere kontaktårsaker og helseproblemer i allmennpraksis. Erfaringen i Norge er at de fleste sykehusleger synes ICD-10 er usystematisk, komplisert og tidkrevende å bruke. I Sverige er det utarbeidet en forkortet versjon av ICD-10 til bruk i primærhelsetjenesten. Det foreligger imidlertid ikke skriftlig rapport om erfaringene og bruken er ikke obligatorisk. Noen distrikter bruker ICPC også i Sverige. Alle andre nordiske land benytter ICPC i primærlegetjenesten. Det foreligger ikke opplysninger om andre europeiske land som benytter ICD-10 i primærhelsetjenesten. Status for bruk av ICPC i Norge ICPC ble tatt i bruk i Norge etter konsensusmøte i 1990 Når RTV har godkjent ICPC som en standardklassifikasjon, skyldes dette anbefalinger fra alle hold etter et konsensusmøte i 1990 hvor følgende institusjoner deltok: Sosial- og helsedepartementet, Helsedirektoratet, Den norske lægeforening og spesialforeninger for primærleger: NSAM/APLF/OLL, Universitetsinstitutter for allmennmedisin og samfunnsmedisin, Statens institutt for folkehelse, og Norsk institutt for sykehusforskning Norsk bokutgave utgitt i 1991 av Norsk selskap for allmennmedisin (NSAM) Arbeidet ble ledet av professor Bent Guttorm Bentsen og prosjektet mottok støtte fra flere instanser, bl a fra Sosial- og helsedepartementet SHD og Legeforeningens fond. Norske allmennpraktikere deltok også i utprøving av ICPC. NSAM fikk fra WONCA tilkjent copyright på ICPC i 10 år. Bokutgaven, som forklarer oppbygging og korrekt bruk av klassifikasjonen, har i motsetning til de enkle datafilene for ICPC, ikke fått noen stor utbredelse. I Legeforeningens skriftserie for etterutdanning og kvalitetssikring er det produsert et opplæringshefte og en video. Norsk datautgave versjon 1.0 fra KITH ble ferdigstilt desember 1991. Dette er en kortversjon av rubrikktekstene og en alfabetisk indeks. Det er senere foretatt mindre justeringer. 7
Erfaringer med norsk ICPC-1 Det ble etter hvert kjent at førsteutgaven av ICPC hadde mangler og at implementasjonen i journalsystemene ofte var mangelfull. Opplæring og oppfølging er et forsømt område hittil. Bruk av ICPC uten kjennskap til forutsetning og oppbygging, har vist seg å kunne føre til omfattende feilklassifisering. Fra faglig hold har det vært uttrykt bekymring over bruken av ICPC som følge av utilfredsstillende tilrettelegging og oppfølging. Det rapporteres om økende oppgitthet hos primærlegene på grunn av sviktende kvalitet ved foreliggende versjon av klassifikasjonen. Manglende initiativ omkring videreutvikling synes å skape en tilsvarende likegyldighet i forhold til korrekt registrering. Rikstrygdeverket beskriver i brev av 121000 til Sosial- og helsedepartementet at RTV mottar økende kritikk fra legene mot den foreliggende versjon av ICPC. Samordningsgruppen for medisinske kodeverk og klassifikasjoner (SMKK - erstattet fra 1.1.2002 av KoK) tok fatt i denne problemstillingen, og anbefalte i første omgang å gjennomføre et prosjekt med støtte fra Legeforeningens fond for kvalitetssikring (Fond 1) for utbedring av alfabetisk indeks. Prosjektet kom i gang i 1996, og ble ferdigstilt i 1998. Sluttføringen ble forskjøvet i påvente av alfabetisk indeks for ICD-10 for harmonisering av språk og termer, samt mulighet for samtidig å forberede en oversettelsestabell fra ICPC-2 til ICD-10. Fordi man trodde at et ICPC-2 prosjekt skulle komme raskt i gang, ble den nye indeksen ikke distribuert. SHD bevilget høsten 2001 midler til ferdigstillelse av revidert indeksfor ICPC-1, som sammen med en revisjon av rubrikktekstene og oppdatering av informasjonsmateriell utgjør ICPC-1, norsk versjon 4, som skal tas i bruk fra 1. juni 2002. Bruk av ICPC i utredning, forskning, analyse og statistikk Rikstrygdeverket er i dag den viktigste brukeren av ICPC og angir at de er avhengige av å få korrekte diagnoser som grunnlag for vedtak av ytelse, tiltak og oppfølging, budsjettarbeid, statistikkproduksjon og kvalitetssikring. RTV utarbeider statistikk på basis av tre millioner sykmeldinger og over hundre tusen rehabiliterings- og attføringssaker per år basert på diagnoser i ICPC. I økonomiske termer evalueres altså ordninger med over 20 milliarder kroner i årlige utgifter basert på ICPC-koding. I tillegg benyttes ICPC til koding på regningskort, dvs for utbetaling til allmennpraktikere og bedriftsleger. RTV opplyser at kodede medisinske diagnoser også er nødvendige ved kontroll og ettersyn av legeregningene. Forhold som må avklares ved overgang til ICPC-2 Alle medisinske klassifikasjonssystemer har regelmessig behov for oppdatering. Det er viktig at også Norge tar i bruk en oppdatert og forbedret utgave av ICPC. I tillegg til at erfaringene etter flere års bruk av første utgave er fanget opp, er også ICPC-2 mer kriteriebasert, og det er derfor lettere å velge korrekt kode for aktuelle helseproblemer og sykdommer. Gjennom et referansesystem til ICD-10, kan ytterligere inklusjons- og eksklusjonskriterier vurderes. 8
Statens helsetilsyn påpeker i brev av 181000 til Sosial- og helsedepartementet at statistikker fra allmennlegetjenesten og primærhelsetjenesten generelt er mangelfulle og anbefaler at ICPC-2 blir lagt til grunn i det videre arbeidet i Norge. Forutsetninger fra Rikstrygdeverket dataformater og felles innføringsdato RTV har i brev av 130900 og 121000 til Sosial- og helsedepartementet angitt en rekke argumenter for behov for oppdatering av ICPC. Det er dessuten spesifisert en serie ulike tabeller og formater som må foreligge til bruk i RTVs systemer. Dette omfatter blant annet en komplett versjon av systematisk og alfabetisk utgave i bokutgave og elektronisk utgave, en kortversjon med korte rubrikktekster og en konverteringstabell fra ICD-10 til ICPC-2 på firetegnsnivå. RTV har behov for en implementasjonsfase på seks måneder. Disse behovene er innarbeidet i prosjektplanen. Prosjektplanen forutsetter en felles innføring av ICPC-2 fra 1. januar 2004. Ved overgang til ICPC-2 bør det skje en samlet introduksjon av klassifikasjonens systematiske del med kriterier, en tilhørende kortversjon med korte tekster til bruk i datasystemer og på papirskjema, en ny alfabetisk indeks, nytt søkeverktøy samt referansetabell til ICD-10 koder. Et system for versjonskontroll må tas i bruk samtidig med ICPC-2. Dette vil bli innarbeidet i kravspesifikasjonen for dataleverandørene. Konsekvenser for IT-systemer ICPC-2 inneholder også nye elementer som må representeres i datautgaver. Type og versjon av kodeverk må dokumenteres ved bruk av diagnosekoder på henvisninger og meldinger til RTV. Bruk av konverteringstabeller og andre endringer innebærer betydelige tilpasninger i lokale IT-systemer. Kravspesifikasjon til journalsystemer må drøftes med leverandørene, som tidligere har angitt behov for ni måneders tidsrom for spesifikasjon, programmering, testing og distribusjon av nye programversjoner. Disse forutsetningene er tatt hensyn til i prosjektplanen. Andre forutsetninger Det antas at en forbedret utgave av ICPC sammen med nye muligheter for samkjøring av ICPC-2 og ICD-10 (via alfabetisk indeks), er viktig både for evaluering av fastlegeordningen og for prosjekter for elektroniske henvisninger og epikriser. Ved oppstart av prosjektet skal det tas kontakt med de ansvarlige for drift av fastlegeordningen, for gjennomføring av Lov om helsepersonell, for standardiseringsprosjektene for EPJ og elektroniske meldinger for å avklare eventuelle forutsetninger for utviklingsarbeidet med ICPC-2. 9
2. Effektmål Høyere kvalitet på medisinske registreringer i allmennpraksis - gjennom en oppdatert og bedre tilrettelagt klassifikasjon av kontaktårsaker og diagnoser. - bedre hjelp for å finne fram korrekt ICPC-rubrikk (kode og betegnelse), spesielt via en ny alfabetisk indeks. - bedre kvalitet i bruk av ICPC ved at det i ICPC-2 er utviklet kriterier knyttet til de enkelte rubrikkene. I tillegg er det referanse til ytterligere kriterier og definisjoner via ICD-10 koder. Underlag for forbedringstiltak i allmennlegetjenesten - registreringer i allmennpraksis skal bli bedre egnet for ulike formål både lokalt og sentralt, herunder planlegging, evaluering, statistikk, finansiering, styring, tilsyn og tiltak for kvalitetsforbedring. Videreføring og forbedring av legeregningsoppgjør mot RTV samt tilrettelegge for bruk av ICPC i elektroniske trygdemeldinger til RTV. Tilrettelegging for bruk av diagnosekoding i elektroniske meldinger for henvisning /epikrise -prosjekt og annen elektronisk kommunikasjon mellom primærog spesialisthelsetjenesten. Prosjektet skal dessuten bidra til og tilrettelegge for - korrigering av kjente feil og mangler i ICPC-1. - avlevering av norske tall om allmennlegetjenesten til sammenlikning i Norden. - norsk deltagelse i internasjonal forskning i primærhelsetjenesten. - koding i allmennpraksis med ICPC skal automatisk (under kodingsprosessen) kunne gi tilsvarende ICD-10 koder (via oversettelsestabell i alfabetisk indeks). - bedre verktøy som underlag for evaluering av fastlegeordningen. - tilrettelegge for prøveordning for kiropraktorer og manuell terapeuter om henvisningsrett og rett til å skrive sykmelding for visse diagnoser. - tilrettelegge for utvidet bruk av ICPC i forbindelse med journalføring ved sykepleiere, fysioterapeuter og annet helsepersonell, spesielt innen pleie- og omsorgstjenestene. (Jf. journalføringsplikt i ny Lov om helsepersonell). - bidra til faglig god implementasjon av ICPC-2 i elektroniske pasientjournaler, spesielt ved effektiv bruk av den nye alfabetisk indeks og oppslag i inklusjons- og eksklusjonskriterier knyttet til rubrikkteksten. 10
3. Resultatmål Utviklingsprosjektet skal føre til en norsk oversettelse av ICPC-2 og tilrettelegge for bedre teknisk og faglig implementasjon av ICPC i elektroniske pasientjournalsystemer. Norsk bokutgave av ICPC-2 Oversettelsesarbeidet skal ta utgangspunkt i erfaringene fra oversettelsen av ICPC-1 utgitt i 1991 og i arbeidet med ICD-10 utgitt i 1996. Før prosjektet med ny alfabetisk indeks for ICPC ble startet, ble terminologiske prinsipper og harmonisering med språkdrakten i ICD- 10 drøftet i egne møter. Bokutgaven skal omfatte en komplett versjon av introduksjonsstoff, systematisk del med kriterier og alfabetisk del som i den engelske bokutgaven. I tillegg skal det utarbeides en kortversjon med egnende termer til bruk på ulike skjema. Prosjektet skal levere trykkeklart dokument i MS-Word og/eller PostScript. Bokutgaven skal inneholde systematisk del, alfabetisk indeks, oversettelse av nødvendig informasjonsog veiledningsstoff, rubrikk- og kriterietekster. Boken utgis av SHdir og KITH i fellesskap. Når det gjelder ny alfabetisk indeks er det gjort et godt forarbeide i et tidligere prosjekt, men indeksen må oppdateres og korrigeres iht siste versjon av ICPC-2. Veiledningsmateriell Ny papirversjon av A4 kortliste (utgitt av RTV) Ved innføringen av ICPC-1 i 1992 utga Rikstrygdeverket en oversiktstabell på A4 kartong i farger med kodeveiledning for bruk av ICPC koder på legeregningskort og sykmeldingsattester. Tabellen er senest revidert i 2002. Den har vært et nyttig instrument for oversikt over klassifikasjonen og ofte en bedre hjelp til korrekt koding enn bruk av en mangelfull alfabetisk indeks. En slik kortversjon må også utarbeides for ICPC-2. Det forutsettes at tabellen fortsatt utgis og distribueres som RTV-blankett mens den faglige revisjonen for ICPC-2 skjer i prosjektet. Veiledningsmateriell for datafiler Det må utarbeides gode faglige og tekniske brukerveiledninger for de elektroniske produktene av ICPC-2. En detaljert beskrivelse av og forutsetninger for bruk av datafiler må følges av konkrete forslag til korrekt implementering. Utarbeidelsen bør skje i samarbeid med journalleverandørene. 11
Oppdatert brukerveiledning om ICPC (utgitt av Legeforeningen) I Skriftserie for leger: Etterutdanning og kvalitetssikring, ble det i 1995 utgitt et hefte på 36 sider og en video. Bent Guttorm Bentsen utarbeidet heftet og opplegget for videoen, som ble finansiert av Legeforeningens fond for kvalitetssikring. Denne innføringen i bruk av ICPC i helsetjenesten er et nyttig redskap for veiledningsgrupper i allmennpraksis. Heftet redegjør for oppbygging av klassifikasjonen, dets muligheter og forutsetninger for korrekt koding. Heftet må oppdateres til et redskap for opplæring i bruk av ICPC-2. Kan det lages et snacksy opplæringsprogram via PC? Noe á la Help til windowsprogrammer? Elektroniske produkter ICPC-2 skal foreligge i følgende elektroniske formater: txt, SDF, HTML og PS. Original skal lagres i en database. Søkeverktøy skal bygge på databasefil og HTML. Oversettelsestabell mellom norsk versjon av ICPC-1 og ICPC-2 Tabellen skal dokumentere endringer mellom norsk versjon av ICPC-1 og ICPC-2. Eventuelle tillegg til den internasjonale utgave av ICPC-2 mht særskilte norske endringer skal dokumenteres, f eks tilleggskoder for RTV. Oversettelsestabell mellom ICD-10 og ICPC-2 (på firetegnsnivå for ICD-10) RTV har forutsatt at en konverteringstabell fra ICD-10 til ICPC-2 på firetegnsnivå må foreligge sammen med og samtidig som øvrige produkter for ICPC-2. I dag foreligger det en tabell på tretegnsnivå for ICD-10 til ICPC-1, utarbeidet ved KITH AS på oppdrag fra RTV. RTV har behov for en spesialtabell som grunnlag for maskinell konvertering av diagnosekoder fra sykehus, poliklinikker og praktiserende spesialister som benytter ICD-10 på sykmeldinger, legeregninger og andre skjema. I en slik tabell er det på forhånd, ut fra epidemiologiske og statistiske betraktninger og RTVs behov, foretatt et valg for hvordan hver enkelt ICD-10 kode på firetegnsnivå automatisk skal konverteres til en bestemt ICPC- 2 kode. Dette behovet er omtalt i RTV sitt brev til SHD av 121000. Det gjenstår mye arbeid før en oversettelsestabell tilsvarende den som ble utarbeidet for ICD-9 til ICPC i 1993 kan foreligge. Kravene til en slik tabell er kjent fra tilsvarende prosjektet for konvertering fra ICD-9 til ICPC-1 i 1992-1993. 1 Hver eneste ICD-10 kode må vurderes mot aktuelle korrespondent i ICPC-2. En slik konverteringstabell egner seg kun til statistiske formål. Individbasert koding fra ICD-10 til ICPC-2 er langt vanskeligere. I den siste indeksen som foreligger for ICPC anvendes bare ca en tredjedel av kodene for ICD-10. Tilsvarende er indeksen for ICPC på 1 Ree AO. Tabell for konvertering fra ICD-9 til ICPC. Felles trygdemedisinsk statistikkplattform for allmennlegetjenesten og for sykehus, poliklinikker og spesialistpraksis. Tidsskr Nor Lægeforen 1994; 114: 943-6. 12
ca 7000 linjer, mens indeks for ICD-10 er på over 20 000 linjer. Antall ordinære ICD-10 koder er i overkant av 10 000, mens bare ca 3000 er benyttet i alfabetisk indeks for ICPC. En korrekt konvertering fra ICD-10 til ICPC på individnivå må foretas interaktivt (valg mellom mulige alternativer). ICD-10 er langt mer detaljert enn ICPC, men for detaljerte og spesifikke termer i alfabetisk indeks for ICPC-2, vil man alltid kunne registrere tilsvarende ICD-10 kode. Når primærlegen via en detaljert alfabetisk indeks velger riktig ICPC-2 rubrikk, vil det samtidig kunne registreres tilsvarende ICD-10 kode. Dette forutsetter imidlertid at termer for alle aktuelle kontaktårsaker og helseproblemer i allmennpraksis finnes i den alfabetiske indeks, og at kodene fastsettes nettopp på denne måten via indeksen. Dersom det benyttes kortlister eller kodes direkte ved tasting av korrekt ICPC-2 kode, må det benyttes et menysystem hvor aktuelle ICD-10 kode velges. Metodikken forutsetter at datasystemet har implementert gode og praktiske løsninger slik at kodingen ikke blir tidkrevende. En slik løsning er utgangspunktet for at henvisninger kan påføres ICD-10 kode, selv om legen benytter ICPC-2 i sitt datasystem. Utarbeidelse av oversettelsestabeller kan skje i samarbeid med de andre nordiske landene, dersom et felles nordisk prosjekt realiseres i anbefalte prosjektperiode. Elektronisk bok/søkeverktøy Det skal utvikles elektroniske bokutgaver basert på HTML-format for bruk i standard internett-browsere, tilsvarende utgavene for ICD-10 og NCSP-N. Multispråklig utgave av elektronisk søkeverktøy skal utredes. Tekniske løsninger for og kostnader ved integrasjon med elektroniske pasientjournaler skal utredes. Datafiler for bruk i elektroniske pasientjournaler Kode + rubrikktekst på 36 posisjoner for bruk i datajournal, ved skjemautfylling, rapportering og statistikk. Fulltekstversjon med fullstendig rubrikktekst samt inklusjoner og eksklusjoner For bruk i elektroniske bøker/søkesystemer og i journalsystemer med mulighet for hypertekst/ gule forklaringsbokser. 13
4. Informasjon, opplæring og innføring Plan for gjennomføring av opplæring og innføring av ICPC-2 Som ledd i prosjektet skal det blant annet utarbeides en detaljert plan med oversikt over aktiviteter og tidsforløp for innføringen, som skal baseres på erfaringer fra innføring av ICPC-1. Tiltakene for overgang til ny versjon skal bygge på anbefalinger gitt av en arbeidsgruppe som KoK oppnevner. Konsekvenser for dataleverandører og IT systemer 1. Oversikt over endringer fra ICPC-1 til ICPC-2 og mulige konsekvenser for dataleverandører, journalsystemer, RTV, Helsedepartementet (HD), SHdir,, Legeforeningen, MSIS, KITH m. fl. 2. Nødvendige tilpassinger til MSIS, evt. andre meldesystemer og registre 3. Implementasjonsguide for dataleverandører 4. Avklare konsekvenser for elektroniske meldinger (format, struktur) Er ikke dette nesten et eget prosjekt?? Informasjon om innføring av ICPC-2 1. Informasjonsskriv (brev til landets leger) om Innføring av ICPC-2 fra 1. januar 2004 ICPC bokutgave, søkeverktøy og datautgave Opplæringstilbud og sentral brukerstøtte 2. Distribuere ny papirversjon av A4 kortliste fra RTV 3. Informasjon om revidert informasjonshefte om ICPC utgitt av Legeforeningen Vet vi at de vil gi ut et slikt nytt hefte? 4. Utarbeide informasjonsartikkel til Tidsskrift for Den norske Lægeforening 5. Foreslå omtale i populærmedisinske tidsskrifter Opplæringsmateriell og undervisning 1. Etablere egne hjemmesider for brukerspørsmål 2. Utarbeide internettbasert opplæringskurs for brukere av ICPC-2 3. Utarbeide forelesning/orientering om ICPC-2 basert på Powerpoint-presentasjon 14
4. Tilby introduksjonstimer på kurs for allmennleger og legesekretærer 5. Plan for sentrale driftsoppgaver og forvaltning Sluttbrukere vil ha behov for bokutgaver fra bokhandel/trykkeri/forlag, samt elektroniske produkter som de vil motta gjennom sine IT-leverandører. Ut over dette vil de etterlyse faglig brukerstøtte, samt et sted å adressere meldinger om feil/forslag til forbedringer. De sentrale driftsoppgavene skal blant annet omfatte aktiviteter knyttet til vedlikehold (feilretting og oppdatering), distribusjon av elektroniske produkter og brukerveiledning: Opprettelse av en redaksjonskomité med sekretariat Organisering av telefon, faks og e-post for ICPC-2 spørsmål Registreringssystem for meldinger om feil og forslag til forbedringer i produktene System for oppdatering og distribusjon av informasjon og oppdaterte produkter Oppbygging av internettbaserte websider for informasjon og support Informasjonssider om og webbasert søkesystem for hyppig stilte spørsmål Selve den tekniske infrastruktur for de sentrale driftsfunksjonene forutsettes etablert gjennom innføringsprosjektet. Basert på erfaringene ved innføringen av ICPC i 1991 og brukertjenestene for ICD-10 og NCSP, estimeres et behov for ca 500 timer til de sentrale driftsoppgavene det første driftsåret for ICPC-2. Både brukerspørsmål og behov for korrigeringer antas størst det første driftsåret. Dersom det innføres krav om utvidet bruk av ICPC i allmennlegetjenesten (bruk i elektroniske meldinger, krav om statistikk) eller at ICPC tas i bruk av andre faggrupper enn allmennlegene, må behovet for sentrale driftsoppgaver vurderes på ny. Det forutsettes at det inngås avtale om driftsoppgaver tidlig i løpet av andre halvår 2003, slik at systemet kan settes i drift fra 1. november 2003. Erfaring tilsier at det er stor etterspørsel etter faglig og teknisk veiledning de siste ukene før nye systemer settes i drift. 15
6. Milepæler Forutsetninger: Prosjektet bygger på internasjonal bok- og datautgave sammen med korreksjonsdokumentasjon i forhold til første engelske bokutgave av ICPC-2 fra 1998, og viderefører arbeidet med alfabetisk indeks for ICPC-1, sist revidert høsten 2001. Tabell for oversettelse til ICD-10 koder fra alfabetisk indeks skal oppdateres, kompletteres og kvalitetssikres. Fullstendig konverteringstabell fra ICD-10 til ICPC-2 til bruk i RTV skal ferdigstilles samtidig med øvrige produkter. RTV har behov for minst seks måneders tilpasningstid og journalleverandører har tidligere påpekt at ni måneder er nødvendig etter at spesifikasjoner for og testversjoner av datafiler foreligger. Behov for enkelte justeringer må tas i betraktning. Både RTV og Helsetilsynet har påpekt at tidligere utkast til prosjektplan opererte med for knappe tidsfrister. Denne planen forutsetter at samtlige brukere som rapporterer koder basert på ICPC-1 til RTV går over til ICPC-2 fra 1. januar 2004. Dersom tidsplanen skal kunne holdes forutsettes det at Sosial- og helsedirektoratet inngår kontrakt med KITH om videreføring av prosjektgjennomføring snarest mulig. Det forutsettes at delresultater forelegges styringsgruppe og RTV for godkjenning etter hvert som produktene ferdigstilles. Fordi prosjektet kunne startes høsten 2001 og at en del innledende arbeid derved er utført, er det lagt til noen nye prosjektaktiviteter, uten at kostnadsrammen er økt. Dette omfatter bl.a. utredning av multispråklig utgave av elektronisk søkeverktøy og evaluering av tekniske løsninger for tilrettelegging for integrasjon av søkeverktøyet med elektroniske pasientjournaler. Oppstart Avslutning Utviklingsprosjekt 01.10.01 15.09.03 Prosjektstart på oppdrag fra SHD høsten 2001 01.10.01 Sosial- og helsedirektoratet inngår skriftlig kontrakt med KITH for prosjektarbeidet i 2002 15.03.02 Etablering av arbeidsgrupper og referansegruppe for 2002 01.04.02 Internasjonal versjon av ICPC-2 samt alfabetisk indeks for ICPC1.4 importert og tilrettelagt i database Sosial- og helsedirektoratet inngår kontrakt om lisens med WONCA 15.04.02 15.05.02 16
Konverteringstabell ICPC-1 ICPC-2 15.08.02 Prøveversjon datautgave og elektronisk bok/søkeverktøy 15.12.02 Norske betegnelser for ICPC-2 (klar for godkjenning) 15.01.03 Konverteringstabell ICD-10 ICPC-2 på firetegnsnivå 15.03.03 Trykkeklart manus for norsk oversettelse av systematisk del og alfabetisk indeks samt informasjons- og veiledningsstoff for bokutgave av ICPC-2 01.04.03 Versjon 1.0 datautgave ICPC-2 01.04.03 Versjon 1.0 av elektronisk bokutgave/søkeverktøy for ICPC-2 01.07.03 Revidert papirversjon av RTV ICPC kortliste 01.07.03 Revidert informasjonshefte om ICPC utgitt av Legeforeningen 01.09.03 Prosjektavslutning utviklingsprosjekt ("nye SMKK" og NSAM anbefaler godkjenning) 15.09.03 Opplæring og implementering 01.01.03 31.12.03 Implementasjonsguide med listing av konsekvenser for dataleverandører, IT systemer og EDI-meldinger, spesifikasjon av versjonskontroll i forhold til ICPC-1. Informasjonsmateriell til brukere 01.03.03 01.07.03 Utarbeide informasjonsskriv om ICPC bokutgave, søkeverktøy og datautgave Utforme brev til landets leger (informasjon om innføring av ICPC-2, om bokutgave, brukerstøtte, datautgave, A4 kortliste i papirutgave, opplæringstilbud) Informasjonsartikkel til Tidsskrift for Den norske Lægeforening 01.09.03 Sentrale driftsoppgaver og forvaltning 01.08.03 Detaljplan for vedlikehold, distribusjon og brukerstøtte 01.10.03 Organisering av brukersenter (telefon, faks og e-post) 01.10.03 Oppbygging av websider for informasjon og support 01.10.03 Meldesystem for feil og forslag til forbedringer i de ulike ICPC-produktene 01.11.03 17
Etablere webbasert søkesystem for hyppig stilte spørsmål" 01.12.03 System for regelmessig oppdatering og distribusjon av informasjon og oppdaterte produkter 31.12.03 18