BEREDSKAPSPLAN FOR SKIEN VIDEREGÅENDE SKOLE

Oppdatert 26.10.2015 BEREDSKAPSPLAN FOR SKIEN VIDEREGÅENDE SKOLE INNHOLD: 1 BEREDSKAPSGRUPPE SKIEN VIDEREGÅENDE SKOLE:... 2 2 SENTRALE TELEFONNUMMER:... 3 3 HENDELSER I SKOLETIDEN... 4 3.1 RUTINE VED ALVORLIGE TRUSLER ELLER TRUSSEL MOT SKOLEN... 4 3.2 DØDSFALL ELEV I SKOLETIDEN... 5 3.3 ULYKKE ELEV I SKOLETIDEN... 6 3.4 ULYKKE MED SKOLENS KJØRETØY... 6 3.5 VOLDSHANDLINGER PÅ SKOLEN... 6 4 MEDIEKONTAKT... 7 5 HENDELSER SOM IKKE ER AKUTTE... 8 5.1 DØDSFALL I ELEVENS NÆRE FAMILIE... 8 5.2 PANDEMI OG ALVORLIG SMITTEFARE... 8 5.3 DØDSFALL I PERSONALET... 9 5.4 INFORMASJON TIL ANSATTE, ELEVER OG FORESATTE... 9 6 SAMLINGER... 10 6.1 SAMLING I KLASSER OG GRUPPER... 10 6.2 SAMLING FOR PERSONALET... 11 7 MALER... 11 7.1 VEDLEGG: MAL FOR INFORMASJON OM KRISEREAKSJONER... 11 7.2 MAL FOR ELEVSAMTALER... 12 7.3 UTSTYR FOR MINNESAMLINGER... 13 8 LANGSIKTIG OPPFØLGING AV EN HENDELSE... 14 8.1 SAMTALER MED BERØRTE ELEVER... 14 8.2 SAMARBEIDSMØTE MELLOM HJELPEAPPARAT OG SKOLE... 14 9 NOTATER... 14

Viktige telefonnummer i krisesituasjoner: Brann 110 Politi 02800 Ambulanse 113 Eventuelt også fylkeskommunens krisetelefon/mediekontakt og kommunens kriseteam. 1 Beredskapsgruppe Skien videregående skole: Beredskapsgruppa er ansvarlig for oppdatering av telefonliste og handlingsplan. Videre er rektor ansvarlig for at tilsatte til enhver tid er gjort kjent med planen. Rektor avgjør når en situasjon krever at beredskapsgruppa kalles sammen. Alle ansatte bes om å lagre tlf. nr. til beredskapsgruppa og nødtelefoner på sin mobil og alltid ha mobilen med seg Studierektor Torgeir Berstad (rektors stedfortreder) 35 91 80 04/ 918 95 937 Studierektor Grethe Kibsgaard (avd. Brekkeby) 35 91 80 57/ 920 98 631 Kontorsjef Geir Olav Øye 35 91 80 13/ 402 26 289 eller sekretær. (loggføring, sentralbord) Driftssjef Stein Due 95 25 20 40/ 908 58 366 eller vaktmester (kjentmann bygninger) Leder for Elevtjenester Valgerdur Jonsdottir 35 91 80 56/ 951 20 733 2

2 Sentrale telefonnummer: Brann 110 Politi 112 Ambulanse 113 Skien Legevakt 35 52 22 23 (ansvar for kriseteam i Skien Kommune) Helsesøster Prestejordet: Rita Strandskog (mob. 99 22 12 41)/ 48 10 62 24 Brekkeby: Berit Tørre (mob. 91 82 49 97) 35 91 86 83/ 35 91 80 55 Telemark fylkeskommunes PPT kontaktperson v/skien vg skole 35 91 80 00/80 63 Laila Snartland (mob. 47 66 82 52) Helsestasjon for ungdom 35 58 10 00 (Skien kommune) Alle skolens ansatte som har muligheter til det, bør ha med seg sin mobiltelefon. (Dette er så langt den beste muligheten vi har til gi enkeltvis eller grupper varsling i en slik situasjon) Telefonnummer til beredskapsgruppa lagres på mobilen. Rektor er leder for beredskapsgruppa og den første som kontaktes i en krisesituasjon. Politiet kontaktes direkte med en gang, hvis det er episode, trussel med våpen, bombe e.l. 3

3 Hendelser i skoletiden 3.1 Rutine ved alvorlige trusler eller trussel mot skolen (Terrortrusler, skyteepisoder, bombetrusler) Rutinene består av 5 faser og underpunkter i hver fase. Disse skal gjennomføres i oppsatt rekkefølge 1. Ekstern varsling Varsle politi (Første som har mulighet til å gjøre det) Skolens beredskapsgruppe trår sammen Frammøtested besluttes av rektor etter situasjonen Varsle skoleeier og kommunens kriseledelse (Vi vet ikke noe mer om varslingsrutiner som skal være et «samarbeid» mellom fylkeskommune (skoleeier), kommune og politi. 2. Intern varsling på skolen Varsling av ansatte som varsler elevene (SMS Fronter Ser ut som den mest aktuelle løsning på nåværende tidspunkt) Innholdet i varsling vurderes ut fra trusselbildet av beredskapsgruppa Ved trussel fra utsiden (Stenge utganger. Fare ved rømming av bygninger.) Ved trussel fra innsiden (Stenging av seksjoner, se overvåkning) 3. Sikring og evakuering Vurdere hva som er tryggest ved trussel fra utsiden (Stenge utgangsdører) Politiet sikrer evakuering Ingen tar med seg noe Sikker evakueringsvei. (samtale på forhånd med politiet) Sikker samlingsplass (samtale på forhånd med politiet) 4. Informasjon til foresatte Må skje parallelt med 3.fase Beredskapsgruppa (Foresatte kan være de første som blir varslet om hendelse av andre foresatte eller eget barn som er i situasjonen) Bruk av skolens hjemmeside/ facebookside Bruk av kommunen Sted for oppmøte pårørende senter 4

5. Etterarbeid bearbeidelse av trusselen Roe ned få kontroll Skjerme elever og ansatte Informere om nåsituasjonen (Informasjonsavdelingen i fylkeskommunen?) Fortelle om hva som vil skje Fortelle om utfallet. Kan skape sterke reaksjoner Bruk av kriseteam (Kommunen) Håndtering av media? Krisehåndtering i akuttfase Langvarig oppfølging: Se 3.2 Dødsfall elev i skoletiden Dødsfall meldes umiddelbart til beredskapsgruppa Politi/Lege har ansvar for å varsle pårørende. Rektor samler ansatte og helsesøster til informasjon Flagget heises på halv stang. (Vaktmester) Det kan være aktuelt å samle elever ved flaggheising. Rektor leder fellessamling for informasjon og minnestund. Rektor og beredskapsgruppa bestemmer hvem som ellers bør delta. Samling i klassen til den døde. (Kontaktlærer) Samling med andre elever som kjente avdøde godt. (Rådgiver, kontaktlærere) Rektor og beredskapsgruppa samarbeider med hjemmet om deltakelse fra elever/skolen i begravelsen. Informasjon gis til personalet og elever. Individuell oppfølging av elever. (Kontaktlærer, Rådgiver, Helsestasjon) Vedlegg om elevsamtaler og krise-informasjon brukes. 5

3.3 Ulykke elev i skoletiden Livreddende førstehjelp settes i gang umiddelbart. Melding gis til beredskapsgruppa og kontoret når ei ulykke har skjedd Etter behov varsler skolen: o Ambulanse o Politi o Elevens foresatte o Kontaktlærer o Rådgiver o Helsesøster Krisehjelp gis til berørte elever og personale Kontaktlærer eller faglærer blir igjen hos klassen / gruppen 3.4 Ulykke med skolens kjøretøy Sjåførens ansvar er å sikre skadestedet Sikre skadestedet slik at passasjerene dine ikke utsettes for ytterligere risiko, og slik at ingen andre trafikanter blir innblandet. Sett ut varseltrekant på et sted som er lett synlig for andre trafikanter. Husk å bruke refleksvekst. Refleksvest ble påbudt i alle kjøretøyer fra 1. mars 2007. Ringe en av nød sentralene. Disse har direkte kommunikasjon seg imellom slik at de varsler hverandre umiddelbart. Varsle skolens ledelse eller rådgivere. Får du ikke omgående kontakt, skal du ikke bruke mer tid på dette, men Konsentrere deg om redningsinnsatsen på ulykkesstedet til hjelpen er kommet fram. Beredskapsgruppe ledet av rektor iverksetter tiltak etter behov. 3.5 Voldshandlinger på skolen Etter behov varsler skolen: o Ambulanse o Politi o Foresatte /pårørende Involverte i voldsepisoden bringes om mulig til rektor dersom ikke andre aktører som politi har overtatt 6

Beredskapsgruppe ledet av rektor iverksetter tiltak etter behov: o Informasjon til personale o Informasjon til elever o Helsesøster trekkes inn o Informasjon til medier o Individuell oppfølging av elever på kort og lang sikt, se vedlegg o Individuell oppfølging av personalet er ansvaret til nærmeste leder. All vold som registreres mot elev eller ansatt ved skolen skal rapporteres til rektor. Dersom dette ikke gjøres er det brudd på lovverket byttes med den under 4 Mediekontakt Rektor eller den han bemyndiger er mediekontakt på skolens vegne (se også reglement fra TFK sentralt) Mediene må sees på som samarbeidspartnere der skolen tar vare på elever og personalet, mens mediene sørger for informasjon til samfunnet rundt. Fiendtlig holdning til mediene vil skade skolens forhold til omgivelsene Medieansvarlig skaffer seg raskt informasjon om faktiske forhold: o Hva har skjedd? o Hvor skjedde det? o Når skjedde det? o Hvem er implisert? o Hvem er varslet? o Hvilke tiltak er iverksatt? o Hvilke tiltak skal iverksettes? o Spekulasjoner om årsaker og skyld unngås, innrøm manglende oversikt o Hva er sikker informasjon å sende ut på et gitt tidspunkt? Gi mediene den informasjonen en kan gå ut med og avtal tidspunkt for eventuell ny informasjon. Gi sentralbordpersonalet klar informasjon om hva de skal svare på henvendelser fra foresatte og medier. Legg premissene for mediene ved å innkalle straks det er viktig informasjon å gi. Innkall til pressekonferanse dersom saken har et visst omfang. Vær ærlig, skjulte sider kommer tilbake som avsløringer ved skolen. 7

Elever og ansatte skal skjermes. Mange vil opptre ugjennomtenkt og trenger beskyttelse. Sett grensene for mediene ved at skolen selv gir informasjon og kanaliserer mediene til personer som kan gi informasjon. Gi pårørende tilbud om hjelp til mediehåndtering. Samarbeid med pressen om forståelse for at sensitiv informasjon ikke skal formidles. Retningslinjer for skolens kontakt med mediene bør gjøres kjent for elever og ansatte. 5 Hendelser som ikke er akutte 5.1 Dødsfall i elevens nære familie Kontaktlærer tar kontakt med elev og har en samtale om situasjonen og ønsker/behov Når dødsannonsen er kunngjort sender skolen blomst eller formidler den deltakelse annonsen tillater Kontaktlærer hjelper klassen til å delta med en personlig blomsterhilsen, og de klassevenner som har best kontakt med eleven deltar i begravelse Kontaktlærer snakker med eleven før eleven kommer tilbake, og oppfordrer til avtale med helsesøster Kontaktlærer rådfører seg med rektor i slike tilfeller 5.2 Pandemi og alvorlig smittefare Ulike pandemier vil kreve ulike smittevernstiltak. Skolens beredsskapsgruppe vil, i samarbeid med helsemyndighetene, utarbeide planer for smittevern. Se smittevernstiltak i forbindelse med Svineinfluensaepidemien i 2009-2010 og beskyttelse mot dråpesmitte: Hoste i innsiden av albuen God hygiene og vask av hendene Ansatte og elever holder seg hjemme dersom de har symptomer på og mistanke om smitte. Kontakte lege eller sykehus ved alvorlig sykdomsforløp 8

5.3 Dødsfall i personalet Når en i personalet dør, skal alle ansatte informeres (Rektor). Flagget heises på halv stang (Vaktmester) Rektor avgjør om det skal holdes fellessamling for hele skolen Hvis den avdøde var lærer, skal kontaktlærer i de klassene/gruppene han/hun underviste ha ansvar for klasseromssamtalen Skolen stenges under begravelsen. Det vurderes om skolen skal være stengt begravelsesdagen De ansatte og de av elevene som kjente avdøde godt, oppfordres til å gå i begravelsen. Rektor legger ned krans på vegne av skolen. Flagg heises etter vanlige regler Rektor står i kontakt med avdødes familie og sørger for at alt det praktiske i forhold til skolen blir ordnet. (Dette kan gjelde lønn, forsikringsforhold, pensjon, personlige eiendeler, nøkler, etc.) 5.4 Informasjon til ansatte, elever og foresatte (Bør være med i en beredskapsplan, men må muligens revideres noe i samarbeid med Team Media i fylkeskommunen) Ved de fleste traumatiske hendelser vil det oppstå noe kaos. Medieansvarlig og beredskapsgruppa skal til enhver tid være de som har den sikreste offisielle informasjonen skolen besitter. Personalet skal formidle all viktig informasjon til de medieansvarlige. Det er medieansvarliges ansvar å vurdere hvilken informasjon som skal gis både ansatte, elever og mediene fortløpende. Alle skolens ansatte skal sørge for at kontoret har deres oppdaterte telefonnumre. Ved traumatiske hendelser kan beredskapsgruppa kalle inn til personalmøte før skoletid for viktig informasjon. Lite informasjon virker ryktedrivende, og beredskapsgruppa må oppdatere informasjon både til personalet og elever via Fronter og informasjons-tv. Der pressens gjengivelse ikke samsvarer med skolens informasjon om saken, skal det vurderes å gi skriftlig informasjon til elever og foresatte. Denne informasjonen kan kombineres med tilbud om elevsamtaler og krisehjelp. 9

6 Samlinger 6.1 Samling i klasser og grupper Kontaktlærer har ansvar for å samle klassen, etter plan og med støtte fra beredskapsgruppa. Kontaktlærer må være godt informert om hvilke opplysninger som skal ut til elevene. I spesielt kompliserte saker eller der kontaktlærer er følelsesmessig sterkt involvert, bør representant for beredskapsgruppa eller kollega ta over ansvaret. Vent til de spør - strategi er ikke den beste, skolen må gi den informasjonen som er planlagt. Det å si noe dumt må luftes; enkeltstående ukloke uttalelser og feil må ikke overskygge videre arbeid. Mange vil kunne si noe dumt i en krisesituasjon, og enkeltstående uttalelser enten fra ledelse, ansatt eller elever må forstås ut fra den vanskelige situasjonen som foreligger. Selvmord må håndteres spesielt i samarbeid med pårørende, men også her gjelder det at mest mulig sann informasjon bør ut. Strukturert klassesamtale, eller avlastningssamtale (defusing): Introduksjon: Utforsking av hendelsen: Normalisering: Fremtidsberedskap: Avslutning: Hensikt og motivasjon Regler Hvordan fikk du greie på hendelsen? Hva har dere hørt? / Informasjon fra skolen Hvordan reagerte du? Hva har hjulpet deg i sorgen? Hva skjer videre? Hva kan vi gjøre? Oppsummering: hva er sikkert / usikkert Oppfølgingsressurser: hva skjer videre Avtaler om elevsamtaler Utdeling av skriv om krisereaksjoner med tilbud om kontakt med Helsestasjonen 10

6.2 Samling for personalet Rektor samler personalet og gir informasjon om hendelse og planer videre. Avhengig av hendelser følges ulike planer, men avlastningssamtale kan også brukes etter mønster over i avdelingene. 7 Maler 7.1 Vedlegg: Mal for informasjon om krisereaksjoner Skolen vil gi alle elever som er berørt av hendelsen tilbud om kontakt og samtale med Helsestasjonen. For de sterkest berørte er denne hendelsen å betrakte som en traumatisk krisesituasjon. En traumatisk krise kjennetegnes av at man opplever en situasjon man ikke har erfaring til å mestre. Dette kan oppleves med ulik styrke fra person til person, både avhengig av tidligere erfaringer og av hvor sterkt hendelsen berører ens eget liv. Dersom man berøres sterkt av en hendelse, er det normalt å gjennomgå fire faser av psykiske tilstander: sjokkfasen: reaksjonsfasen: reparasjonsfasen: nyorienteringsfasen: kortvarig kaosfølelse før hendelsen er forstått lammelse, hysteri eller irrasjonell oppførsel er vanlig man reagerer med intense følelser som aggresjon, fornekting, bortforklaringer eller virkelighetsfortrengninger man ser hendelsen som den var, uten virkelighetsforstyrrelser og følelsene blir mindre intense livet går videre etter et tap, minnene er mindre intense, mye knyttet til spesielle dager framtidsplaner legges og noen kommer styrket ut av en krise Beskrivelsen over er generell, og prosessen er ulik fra person til person. Det er likevel viktig å vite at de ulike reaksjonene i disse fasene kan gjenkjennes hos mange som har opplevd en krise og at reaksjonene er normale. 11

Det vil være en god og viktig hjelp for de som er rammet å ha kontakt med helsepersonale som kjenner reaksjonsmønsteret, og som kan være samtalepartner. Selv om man synes situasjonen er grei i øyeblikket, kan følelser som blir fortrengt og ubearbeidet komme tilbake seinere i livet og bli skadelige for den psykiske helsa. Skolen anbefaler derfor de som er preget av hendelsen om å ta imot tilbudet fra helsestasjonen om kontakt. 7.2 Mal for elevsamtaler Beredskapsgruppa organiserer tid og rom for fortløpende elevsamtaler når det er behov for det noen dager etter en traumatisk hendelse. Det er ingen grunn til å skape tanker elever ikke selv har hatt, men det er viktig å kartlegge hvilke elever som er utsatt for å kunne få posttraumatiske stresslidelser som ettervirkning. Utsatte elever er de som har ubearbeidede traumatiske opplevelser i fortida si, spesielt kan det gjelde flyktninger. Spørsmål kontaktlærer kan stille i en slik samtale er: Tenker du mye på det som skjedde? Hvis ja: Tar det bort konsentrasjonen når du jobber med skolesaker? Får det deg til å tenke på andre hendelser som har gjort deg urolig? Eventuelt: har du fått søvnproblemer etter det som skjedde? Ønsker du kontakt med Helsestasjonen og eventuelt psykolog? Mange samtaler vil ha negativt svar her, da bør samtalen gjøres kort og få mer karakter av vanlig elevsamtale med kommunikasjon om fag og skolearbeid. Lærere som ikke mestrer å gjennomføre en slik elevsamtale, skal få stedfortreder organisert av beredskapsgruppa. Etter at samtalene er gjennomført, skal kontaktlærer formidle klasseliste med bekreftelser på gjennomførte samtaler der behov for oppfølging nedskrevet. Beredskapsgruppa samarbeider med helsestasjonen om innkalling av elever. 12

7.3 Utstyr for minnesamlinger Når praktiske forberedelser er forenklet, vil mer av tid og krefter kunne brukes på omsorg og god krisehåndtering. Minnesamlinger og seremonier må være både samlende uavhengig av livssyn og kulturbakgrunn samtidig som det skal være tilpasset de det angår mest. Utstyret finnes på rektors kontor, ett sett på begge avdelinger. Lys Vase til blomst Ramme til bilde Hvit duk Protokoll Bibel Koranen eller andre religiøse symboler 13

8 LANGSIKTIG OPPFØLGING AV EN HENDELSE Beredskapsgruppa bestemmer i en tidligere fase om hendelsen er av en slik art at den bør ha en oppfølging og evaluering på et seinere tidspunkt. 8.1 Samtaler med berørte elever Beredskapsgruppa tar etter avtalt tid kontakt med kontaktlærere og bestemmer behovet for og omfanget av elevsamtaler. Skjema for samtaler og oppfølgingssamtaler med elever vil bli gitt av beredskapsgruppa. 8.2 Samarbeidsmøte mellom hjelpeapparat og skole Etter en avtalt periode, litt avhengig av tidspunkt i skoleåret, skal rektor kalle inn beredskapsgruppa og alle de som var involvert i krisearbeidet for å evaluere prosessen og videreføre oppfølging av elever og eventuelt ansatte. 9 Notater 14

Oppdatert 26.10.2015 MEDIEKONTAKT: ÅPENHET Telemark fylkeskommune ønsker å ha en åpen holdning overfor media og legge forholdene best mulig til rette for offentlig innsyn i saker og saksdokumenter. MEROFFENTLIGHET Fylkeskommunen legger prinsippet om meroffentlighet til grunn for innsyn i sin virksomhet. Det betyr at: Dokumenter som i utgangspunktet er eller kan være unntatt fra offentlighet i henhold til offentlighetsloven, bør offentliggjøres. Det skal foreligge et reelt og saklig behov for å nekte innsyn. Det kan ikke praktiseres meroffentlighet for opplysninger underlagt taushetsplikt. AKTIV INFORMASJON Fylkeskommunen skal selv drive aktiv informasjon om sin virksomhet, jfr kommunelovens 4. YTRINGSFRIHET Ansatte i offentlig forvaltning står fritt til å uttale seg til media innenfor grensene for den alminnelige ytringsfriheten. Lojalitetsplikten til arbeidsgiver kan sette grenser for ytringsfriheten når tungtveiende grunner tilsier det. Se ellers punktet Ansvar og arbeidsdeling i fylkeskommunen. HENSYN TIL OMDØMME OG ARBEIDSMILJØ Arbeidsplassens omdømme og arbeidsmiljø påvirkes av ansattes og lederes opptreden i media. Telemark fylkeskommune oppfordrer derfor ansatte og ledere til å følge disse rådene: Rådfør deg internt i forbindelse med mediekontakt Ta saken opp internt før du framsetter kritikk offentlig Be alltid journalisten om å klargjøre hvilken sammenheng informasjonen skal benyttes i Sikre deg retten til gjennomlesning av saken før publisering når saken er komplisert eller kontroversiell ANSVAR OG ARBEIDSDELING I FYLKESKOMMUNEN Vurderinger Det er en oppgave for ledere å gi offentlig uttrykk for vurderinger og synspunkter på vegne av virksomheten eller fylkeskommunen. Vurderinger og synspunkter gis innenfor rammen av den enkelte leders ansvarsområde og rolle i forhold til politisk saksbehandling. Faktaopplysninger Alle ansatte kan gi faktaopplysninger til media. Ansatte bør tilstrebe at alle relevante fakta og opplysninger fremkommer, og at saken fremstilles på en saklig og korrekt måte. Service og bistand Alle ansatte og ledere bør yte god service og være tilgjengelige for media. Informasjonssjefen har et særlig ansvar for å påse at mediene har gode arbeidsvilkår i fylkeskommunen, og får besvart sine henvendelser så raskt som mulig. Ansatte og ledere i fylkeskommunen skal ha tilgang til informasjonsfaglig bistand i sin kontakt med media.