KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE

KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE Til medlemmene i kontrollutvalet Aukra, 16.april 2015 MØTEINNKALLING MØTE NR.: 2/15 TID: 23.04.2015 kl. 09:30 STED: Kommunestyresalen, Aukra kommunehus SAKSLISTE: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 10/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 25. FEBRUAR 2015 PS 1 l/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 12/15 AUKRA KOMMUNE. ÅRSREKNESKAP FOR 2014 PS 13/15 AUKRA KOMMUNE. VAL AV REVISJONSORDNING PS 14/15 OPPFØLGINGSLISTE PS 15/15 EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalet ønskjer å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i seinare møte, kan dette gjerast under Eventuelt. Eventuelle forfall vert melde på tlf. 71 11 14 52, evt. mob 99 70 80 19. E-post: aase.eriksenâbmoldekommune.no lnnkallinga går som melding til varamedlem som vert innkalla etter behov. Kopi: Ordførar Rådmann Kommunerevisj onsdistrikt 2 M & R Rita Rognskog (s) leiar Åse Solveig Eriksen rådgiver

Saksmappe: 2015-1547/02 Arkiv: 033 Kontrollutvalet Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 23.03.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr Utval Møtedato PS 10/15 Kontrollutvalet 23.04.2015 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 25. FEBRUAR 2015 Sekretariatet si tilråding Protokollen frå møte 25. februar 2015 vert godkjend. Bakgrunn for saka Vedlagt følgjer protokollen frâ førre møte. Protokollen er tidligare utsendt. Det er ikkje kome merknader til protokollen. Åse Solveig Eriksen rådgiver

KONTROLLUTVALET I AUKRA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/15 Møtedato: 25.02.2015 Tid: kl 09.30 kl 12.45 Møtestad: Kommunestyresalen, Aukra kommunehus Saknr: 01/15-09/15 Møteleiar: Rita Rognskog, leiar (V) Møtande medlemmer: Forfall: Ikkje møtt: Møtande vara: Frå sekretariatet: Frå revisjonen: Av øvrige møtte: Katrine Rindarøy, nestleiar (Ap) Ame Hjelmås, (Krf) Gro Kjellnes Løvik (AL) Knut Inge Bakkemyr (H) Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, rådgiver June B. Fostervoll, rekneskapsrevisor (under sak 04/15-07/15) Ingrid Husøy Rimstad, rådmann (under sak 01/ 15-07/15) Terje Urdshals, utbyggingssj ef (under sak 04/ 15-06/15) Gerd Nerbø, prosjektleiar (under sak 04/15-06/15) Leiaren ønska velkommen og leia møtet. Det framkom ingen merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste med endringar vart godkjent. TIL HANDSAMING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTE 18. NOVEMBER 2014 PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR PS 03/ 15 KONTROLLUTVALET. ÅRSMELDING FOR 2015 PS 04/ l 5 UTBYGGING AV BERGETIPPEN BARNEHAGE. BYGGEREKNESKAP PS 05/ 15 TORHAUGMYRA BUSTADFELT. BYGGEREKNESKAP PS 06/15 PARKEINGSPLASS JULSUNDET. BYGGEREKNESKAP PS 07/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 2. HALVÅR 2014 PS 08/15 MØTEPLAN FOR 2015 PS 09/15 OPPFØLGINGSLISTE Side l av 9

PS 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRÅ MØTET 18. NOVEMBER 2014 Kontrollutvalet sitt vedtak Protokollen frå møte 18. november 2014 vert godkjend. Kontrollutvalet si handsaming Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretæren si tilråding. (4voterande) PS 02/15 REFERAT OG ORIENTERINGAR Kontrollutvalet sitt vedtak Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Kontrollutvalet si handsaming Referatsaker: RS 01/15 RS 02/15 Forslag til budsjett 2015 for kontroll og tilsyn - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 11.12.2014 i K-sak 1 13/14 Sluttrapport for utbyggingsprosjekt Bustadtomter Falkhytten Sør - Saksprotokoll frâ Aukra kommunestyre 11.12.2014 i K-sak 122/14 RS 03/15 Sluttrapport for bygging av ambulansestasjon - saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 11.12.2014 i K-sak 123/14 RS 04/15 Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sjukeheimstjenester i Aukra kommune» - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 12.02.2015 i K-sak 5/15 RS 05/15 Protokoll frå møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 10.12.2014 RS 06/15 Ny interkommunal revisjonsordning i M&R - referat frå møte i Styringsgruppa 17.11.2014 RS 07/15 Ny interkommunal revisjonsordning i M&R - referat frå møte i styringsgruppa 28.01.2015 Orienteringssaker: Sekretæren orienterte om status i arbeidet med etablering av ny interkommunal revisj onsordning i Møre og Romsdal. OS 01/15 Forbundsbasert kvalitetskontroll av Kommunerevisjonsdistrikt 2, M&R - rapport fra Norges Kommunerevisorforbund (NKRF), datert 21.11.2014, vedlagt 0 Kontrollrapport av regnskapsrevisj on 0 Kontrollrapport av forvaltningsrevisjon 0 Skriftlig tilbakemelding fra Kommunerev.distr. 2 M&R OS 02/15 Endringer i kommuneloven og offentleglova, brev fra Kommunal- og moderniseringsdep., datert 19.12.2014 Side 2 av 9

OS 03/ 15 Kontrollutvalgene fyller sin funksjon på en god måte - artikkel frå nkrfno, publisert 09.01.2015 OS 04/15 Årsrapport og rekneskap for 2014 - Skatteoppkrevjaren i Aukra kommune OS 05/15 Kontrollrapport 2014 vedkommande skatteoppkrevjarfunksjonen for Aukra kommune - brev frå Skatteetaten, Skatt Midt-Norge, datert 16.02.2015 Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretæren si tilråding. (4 voterande) PS 03/15 KONTROLLUTVALET. ÅRSMELDING FOR 2014 Kontrollutvalet si tilråding Kontrollutvalet vedtek årsmelding for 2014. Saka vert lagt fram for kommunestyret med følgjande innstilling: Kontrollutvalet si årsmelding for 2014 vert teke til etterretning. Kontrollutvalet si handsaming Leiar og sekretær orienterte. Det framkom ingen merknader og forslag til endring av utkast til årsmelding. Årsmeldinga sendes til kommunestyret med følgjande tilråding: Kontrollutvalet si årsmelding for 2014 vert teke til etterretning. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretæren si tilråding. (4 voterande) PS 04/15 UTBYGGING AV BERGETIPPEN BARNEHAGE. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte 25.02.2015 i sak 04/15 handsama byggerekneskapen for Utbygging av Bergetippen barnehage. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen 30.01.2015. samt revisor sin uttale, datert Prosjektet Utbygging av Bergetippen barnehage var først budsjettert med ei utgiftsramme på kr 35 500 000.-, men vart seinare auka til kr 38 600 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein kostnad på kr 35 534 346.-. I tillegg kjem det ein kostnad på kr 130 000,- til installasjon og utstyr. Totalkostnaden for prosjektet vert med dette kr 35 664 346,-. Dette medfører eit mindreforbruk på prosjektet på kr 2 935 654.- eller 7,6 % i høve til budsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Side 3 av 9

Utbygging av Bergetippen barnehage vart ferdig i mars 2014. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning. Kontrollutvalet har sett til at reglementet er følgt i denne saka. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet noko merknader til byggerekneskapen for Utbygging av Bergetippen barnehage. Kontrollutvalet si handsaming Utbyggingssj ef Terje Urdshals og prosjektleiar Gerd Nerbø gjorde greie for den økonomiske ramma for byggeprosj ektet og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) PS 05/15 TORHAUGMYRA BUSTADFELT. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte 25.02.2015 i sak 05/15 handsama byggerekneskapen for Torhaugmyra bustadfelt. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen samt revisor sin uttale, datert 29.0 1.20 1 5. Prosjektet Torhaugmyra bustadfelt var budsjettert med ei utgiftsramme på kr 15 500 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på kr 12 309614.-. I tillegg kjem kostnader til grunnerverv på kr 9 364 801.-. Budsj ettramma for grunnerverv var på kr 10 000 000.-. Totalkostnad for prosjektet er med dette kr 21 674.415- mot ei total budsjettramme på kr 25 500 000.-. Dette medfører eit mindreforbruk på prosjektet på kr 3825 585.- eller 15 % i høve til totalbudsjett. Prosjektet er finansiert med frie midlar. Kostnader til grunnerverv er finansiert ved bruk av fond. Utbygging av Torhaugmyra bustadfelt vart i hovudsak ferdig i oktober 2013. Bygging av busslomme, omkjøringsfil og omlegging av veg til Lauåsen vart ferdig i desember 2014. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning. Kontrollutvalet har sett til at reglementet er følgt i denne saka. Kontrollutvalet har merka seg revisor sin merknad om at kommunen burde tatt med både budsjettramme og kostnad til grunnerverv i sluttrapporten da alt er rekneskapsført på same prosjekt. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Torhaugmyra bustadfelt. Kontrollutvalet si handsaming Side 4 av 9

Kontrollutvalet grunnerverv. kommenterte revisor sin merknad om budsjettramme og kostnad knytt til Utbyggingssj ef Terje Urdshals og prosjektleiar Gerd Nerbø svarte på spørsmål frå utvalet sine medlemmer. Rekneskapsrevisor June B. F ostervold gjorde greie for revisjonen sitt arbeid. Kontrollutvalet fatta samrøystes Vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) PS 06/15 PARKERINGSPLASS JULSUNDET SKOLE. BYGGEREKNESKAP Kontrollutvalet sitt fråsegn Kontrollutvalet har i møte 25.02.2015 i sak 06/15 handsama byggerekneskapen for Parkeringsplass Julsundet skole. Grunnlaget for handsaminga har vore byggerekneskapen 12.02.2015. samt revisor sin uttale, datert Prosjektet Parkeringsplass J ulsundet skole var først budsjettert med ei kostnadsramme på kr 200 000.-, men vart seinare auka til kr 6 000 000.-. Sluttrekneskapen for prosjektet viser ein totalkostnad på kr 6 037 475.-. Dette medfører eit meirforbruk på prosjektet på kr 37 475.- i høve til budsjett. Av revisor sin uttale gjeng det fram at kostnadane som er ført i kommunen sitt rekneskap på prosjekt 210200 ikkje er i samsvar med totalkostnaden i sluttrapporten. Årsak til dette er at rekneskapen er ført på to forskjellige prosj ektnummer. Kontrollutvalet har merka seg at opplysningar om tidspunkt for avslutning av prosjektet ikkje gjeng fram av sluttrapporten. I medhald av pkt. 15 i Aukra kommune sitt reglement for Investeringsprosjekt, skal byggerekneskap leggast fram for politisk handsaming innan 1 år etter overtakingsforretning. Kontrollutvalet kan derfor ikkje sjå om reglementet er følgt i denne saka. Kontrollutvalet har og merka seg ein noko uryddig anbodsprosess da det ikkje ligg føre skriftleg dokumentasjon på at det er gjennomført forhandlingar med tilbydarane, jf. merknad i revisor sin uttale. Ut over dette, og det som kjem fram av byggerekneskapen og revisor sin uttale, har ikkje kontrollutvalet fleire merknader til byggerekneskapen for Parkeringsplass Julsundet skole. Kontrollutvalet si handsaming Prosjektleiar Gerd Nerbø gjorde greie for årsak til at det vart nytta forskjellige prosj ektnr. med forskjellige budsjettrammer til dette prosjektet. Rekneskapsrevisor June B. Fostervold gjorde greie for revisjonen sine merknader. Utbyggingssjef Terje Urdshals gjorde greie for anbodsprosessen og svarte på spørsmål frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretariatets tilråding. (4 voterande) Side 5 av 9

PS 07/15 REVISJONEN SIN RAPPORT TIL KONTROLLUTVALET FOR 2. HALVÅR 2014 Kontrollutvalet sitt vedtak Kontrollutvalet tek revisjonen sin rapport til kontrollutvalet for 2. halvår 2014 til Vitande. Kontrollutvalet si handsaming Rekneskapsrevisor June B. F ostervoll gjorde greie for merknadane i rapporten under pkt. Rekneskapsrevisjon. Rådmann Ingrid Husøy Rimstad viste til bemanningssituasj onen i kommunen sin økonomiavdeling og gjorde greie for årsak til at nokre punkt ikkje var prioritert. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med sekretæren si tilråding. (4 voterande) PS 08/15 MØTEPLAN FOR 2015 Kontrollutvalet sitt vedtak Følgjande møteplan for 2015 vert godkjend: 25.02. 1/15 I Kontrollutvalet si årsmelding for 2014 I Revisjonen sin rapport for 2. halvår 2014 I Møteplan for 2015 16 16.04. 2/15 I Kontrollutvalet si fråsegn til årsrekneskapen 20l 4 for 0 Aukra kommune I Revisjonsberetning 24 11.06. 3/15 I Økonomirapport 1. tertial 2014 I Verksemsdsbesøk /alt. Orientering frå einingsleiar? Revidering av kontrollutvalet sitt reglement 39 28.09. 4/15 I Revisjonen sin rapport til kontrollutvalet for 1. halvår 2015 Revisjonsplan for revisjonsåret 2015 Budsjett for kontroll og tilsyn for 2016 Kontrollutvalet sin rapport til kommunestyret om utvalet si verksemd i valperioden 2011-2015 48 24.11. 5/15 I Økonomirapport for 2. tertial 2015 Resultat av forvaltningsrevisjon Oppfølging av tidlegare forvaltningsrevisjonsprosjekt Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt? Kontrollutvalet sin leiar i samråd med kontrollsekretær vert gjeve fullmakt til å foreta endringar av møtedatoar dersom det vert naudsynt. Kontrollutvalet si handsaming Sekretær gjorde greie for møteplana. Side 6 av 9

Dato for møte nr. 4/15 vart endra frå 24. september til 28. september. Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforent forslag frå utvalet sine medlemmer. (4 voterande) Sekretæren si tilråding Følgjande møteplan for 2015 vert godkjend: 9 25.02. 1/15 ' Kontrollutvalet s1 arsmeldrng for 2014 ' Revisjonen sin rapport for 2. halvår 2014 ' Møteplan for 2015 16 16.04. 2/15 ' Kontrollutvalet si fråsegn til årsrekneskapen 2014 for 0 Aukra kommune ' Revisjonsberetning 24 11.06. 3/15 I Økonomirapport 1. tertial 2014 ' Verksemsdsbesøk /alt. Orientering frå einingsleiar? 39 24.09. 4/15 Revidering av kontrollutvalet sitt reglement Revisjonen sin rapport til kontrollutvalet for 1. halvår 2015 Revisjonsplan for revisjonsâret 2015 Budsjett for kontroll og tilsyn for 2016 Kontrollutvalet sin rapport til kommunestyret om utvalet si verksemd i valperioden 2011-2015 48 24.11. 5/15 ' Økonomirapport for 2. tertial 2015 ' Resultat av forvaltningsrevisjon ' Oppfølging av tidlegare forvaltningsrevisjonsprosjekt ' Bestilling av nytt forvaltningsrevisjonsprosjekt? Kontrollutvalet sin leiar i samråd med kontrollsekretær vert gjeve fullmakt til å foreta endringar av møtedatoar dersom det vert naudsynt. PS 09/15 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalet sitt vedtak Følgjande saker vert ført opp på oppfølgingslista: Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i hjemmebaserte tjenester i Aukra kommune» Rapporten vart lagt fram for kontrollutvalet i møte 23.05.2013 i sak PS 10/13. Rapporten vart sendt til kommunestyret som handsama sak i møte 05.09.2013 i k-sak 60/ 13. Qppfølging av rapporten vart handsama i møte 18.1 1.2014 i sak PS 32/ 14. Etter anbefaling frâ revisjonen vil kontrollutvalet framover følgje opp kommunen sitt vidare arbeid med følgjande punkt: *Brukarmedverknad på systemnivå og individnivå *Individuell plan og koordinator for brukarane *Likeverdig døgntilbod/ beredskap for heime-tenesta i heile kommunen Saka vert ført frå oppfølgingslista for 2014 til oppfølgingslista for 2015. Side 7 av 9

Revidering av gjeldande økonomireglement i Aukra kommune Eit økonomireglement skal beskrive hovudreglane for den økonomiske styringa av kommunen si verksemd. Reglementet bør klargjere ansvaret mellom det politiske og det administrative nivået i kommunen og beskrive kommunen sine interne reglar og fullmakter. Økonomireglementet bør innehalde kommunen sine vedtak om økonomiplan, budsjett, rapportering, rekneskap og årsrapport. Økonomireglementet kan supplere delegeringsreglementet når det gjeld økonomisaker. Aukra kommune sitt økonomireglement er frå 2005 og vart revidert i desember 2009. Eit økonomireglement bør rullerast og oppdaterast jamleg. Kontrollutvalet har oppmoda administrasjonen i kommunen om å revidere gjeldande økonomireglement slik at det er i samsvar med praksis og skriftleg bedt om at økonomireglementet vert revidert. Økonomiavdeling hadde ikkje kapasitet i 2014 til å sette i gang arbeidet med revidering av gjeldande økonomireglement. Kontrollutvalet ønskjer å følgje denne saka vidare. Saka vert ført frå oppfølgingslista for 2014 til oppfølgingslista for 2015. Ny organisering av pleie og omsorgstenestene i Aukra kommune Aukra kommune har gjort ei omorganisering av pleie- og omsorgstenesta ved å dele tenesta i to med ei eining for lnstitusjonstenester og ei for Heimetenester. Hensikta med omorganiseringa er at det skal bli ei betre teneste for brukarane. Kontrollutvalet fekk ei orientering frå kommunen sin administrasjon i møte 02.10.2014. Bakgrunn for delinga er utfordringane med Samhandlingsreforma, revidert lovverk og forskrifter. Tenestene vil i framtida bli meir basert på kva brukarane rettmessig har krav på og skal tildelast etter vedtak. Kontrollutvalet ønskjer å følgje denne saka vidare. Saka vert ført frå oppfølgingslista for 2014 til oppfølgingslista for 2015. Ny orientering om Dagsenter Solbakken Dagsenter Solbakken starta opp i juni 2014. Hensikta med dagsenteret er å kunne tilby aktivitetar som matlaging, handarbeidsaktivitetar, turar og trening til brukarane på dagtid. Målgruppa er personar som sit heime, ungdom som fell utanom skolen og for dei som slit med rus og psykiatri. Dei ønskjer og å kunne tilby betre tiltak rundt demente som bur heime. Tenesta er behovsprøvd og tildeles etter vedtak på bakgrunn av søknad og kartlegging. Kontrollutvalet ønskjer å følgje kommunen sitt arbeid med dagsenteret vidare og vil be om ei ny orientering til første møte på hausten i 2015. Saka vert ført frå oppfølgingslista for 2014 til oppfølgingslista for 2015. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i sykehjemstjenester i Aukra kommune» - ny sak Rapporten vart lagt fram for kontrollutvalet i møte 18.11.2014 i sak PS 31/14. Rapporten er sendt til kommunestyret for handsaming i 2015. Oppfølging av rapporten vil venteleg skje i løpet av hausten 2015. Saka vert ført opp som ny sak på oppfølgingslista for 2015. Oppfølging av politiske vedtak - ny sak Kontrollutvalet har ikkje, sidan november 2010, fått framlagt oversikt over politiske vedtak som av ulike årsaker ikkje er vorte satt i verk innan rimeleg tid. Oversikta skal gjere greie for vedtak fatta av formannskapet, kommunestyret, drift og arealutvalet, livsløpsutvalet og andre politiske utval med avgjerdsmynde. Hensikta med å få ei slik oppstilling er å kontrollere at administrasjonen sett i verk og gjennomfører dei vedtak som er vedteke av dei ulike politiske organ. Sekretariatet, på vegne av kontrollutvalet, har ved fleire tilhøve retta ein førespurnad til Aukra kommune sin administrasjon og bedt om å få ei slik skriftleg oversikt. 25.02.15: Sekretær vert beden om å skrive til rådmann og be om å få oversendt ei restanseliste over politiske vedtak fatta i perioden 01.01.2010 31.12.2014 som av ulike årsaker ikkje er sett i verk. Kontrollutvalet si handsaming Side 8 av 9

Utvalet gjekk i gjennom dei sakene som var lista opp i saksframlegget. Det vart satt fram forslag om å føre opp nok ein sak på oppfølgingslista: Oppfølging av politiske vedtak Kontrollutvalet fatta samrøystes vedtak i samsvar med omforeint forslag frå utvalet sine medlemmar.(4 voterande) Rita Rognskog Katrine Rindarøy Gro Kj ellnes Løvik leiar nestleiar Ame Hjelmås Åse Solveig Eriksen sekretær Side 9 av 9

AUKRAKOMMUNE jjfigéppei 53$-1547/02 Kontrollutvalet Saksbehandlar: Åse S. Eriksen Dato: 13.04.2015 Saksframlegg Utvalssaksnr Utval Møtedato PS 11/15 Kontrollutvalet 23.04.2015 REFERAT Sekretariatet OG ORIENTERINGAR si tilråding Referat- og orienteringssakene vert teke til orientering. Bakgrunn for saka Referatsaker: RS 08/15 Sammenslåingsprosjekt - kommunal revisjon M&R - referat frå møte i styringsgruppa 09.03.2015 (vedlagt) RS 09/15 Kontrollutvalet - Årsmelding for 2014 utskrift av protokoll frå kommunestyret sitt møte 26.03.2015 i k-sak 14/15 (vedlagt) RS 10/ 15 Sluttrapport for utbyggingsprosjekt 616 100 Torhaugmyra bustadfelt - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak 23/15 (vedlagt) RS 11/15 Sluttrapport parkeringsplass, del av prosjekt 210 200 Julsundet skole vidare utbygging. - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak 24/15 (vedlagt) RS 12/15 Sluttrapport prosjekt nr. 235000 Utbygging Bergetippen barnehage - inkludert planlegging - Saksprotokoll frå Aukra kommunestyre 26.03.2015 i k-sak 25/15 (vedlagt) RS 13/15 Protokoll frå møte i styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal 23.03.2015 (vedlagt) Orienteringssaker: OS 06/15 Kommunale og fylkeskommunale reglement om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter - brev til kommunene frå KMD, datert 30.01.2015 OS 07/ 15 KU sekretariatet. Årsmelding for 2014 (vedlagt) Åse Solveig Eriksen rådgiver

Referat fra telefonmøtemøte 9.3.15 i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsdistriktene, Møre og Romsdal Revisjon IKS" Møtet startet kl. 15.00. Til stede: Knut Anders Oskarson Ola E. Rognskog Ola Krogstad Ronny Rishaug Asmund Kristoffersen, møtesekretær/utredningsleder. Sak 1. Godkjenning av innkalling. Vedtak: Innkallinga godkjent. Enstemmig. Sak 2. Godkjenning av sakliste Vedtak: Sakliste godkjent med åpning for sak under eventuelt. Enstemmig. Ronny Rishaug foreslo å ta opp spørsmål om justering av 3 i Eieravtalen i forhold til tidfesting av overgangsordning. Dette tema ble senere tatt opp under sak 5. Sak 3. Vedtaket i representantskapet i KomRev3 6.3.15. Vedtak: Styringsgruppa tar vedtaketi KomRev3 om ikke å delta i "Møre og Romsdal Revisjon IKS", til etterretning. Enstemmig. Sak 4. Selskapsavtale. I forhold til den avtaleteksten som ble lagt fram i forbindelse med innkalling til møtet, ble følgende forslag fremmet ved siden av oppretting av tallet på medlemmer som skal være 18( 51. avsnitt 1. linje): Fra Ola E. Rognskog gjeldende både for sak 4, selskapsavtale, og sak 5, eieravtale: "Styringsgruppa avventer tilråding av selskapsavtale og eieravtale inntil styrende organ eller eiermøter i kommunerevisjonsselskapene har fått utkastene til behandling, jamfør også slik prosess for avklaring i kommunerevisjonsdistrikt3." Knut Anders Oskarsson: Styringsgruppa foreslår endring i 4 Eier-/ansvarsdel og innskuddsplikt slik at fylkeskommunen går inn med sitt opprinnelige beløp på kr 840 000 kr mens de øvrige medlemskommunene går inn med det beløp som ligger i innstillinga.

Dette Vil innebære at fylkeskommunens eier- og ansvarsdel blir 30,5 %, og medlemskommunene andel justeres ut fra dette. De nye tallene innarbeides i 5. Sum innskuddsplikt for alle medlemmene blir etter dette 2 767 000 kr." Avstemming: Knut Anders Oskarson tok opp de tidligere inntatte forslag til tillegg i selskapsavtalen slik: 3 siste setning siste avsnitt med tillegg av jfr 5" slik at setninga etter dette skal lyde: "Revisjonsselskapet kan ha eierandel i et revisjonsaksjeselskap opprettet etter revisorloven, jfr 5. " Enstemmig vedtatt. 5 nytt kulepunkt om hva representantskapet skal behandle: "eventuell eierskap /deltakelse, herunder eventuell eierandel i andre selskaper". Enstemmig vedtatt. Forslaget i innstillinga "Selskapsavtalen for Møre og Romsdal Revisjon IKS vedtas" ble satt opp mot forslaget fra Ola E. Rognskog. Avstemming: Forslaget fra Ola E. Rognskog fikk 2 stemmer og falt dermed. Innstillinga fikk 2 stemmer og ble dermed vedtatt med styrelederens dobbeltstemme. Ola E. Rognskog satte fram følgende protokolltilførsel etter at hans forslag falt: "Medlem i styringsgruppa Ola Rognskog viser til tidligere uttrykt ønske om god koordinert forankring av sammenslåingsprosessen i eierkommunene. Med henvisning til sakens eierstrategiske karakter, jamfør pågående kommunereform og høring om forslag om lovendring for interkommunale selskapuks), vil Distriktsrevisjon Nordmøre behandle saken i representantskapet og/eller i eiermøte for selskapet." Styringsgruppemedlemmene kommenterte protokolltilførselen uten at disse tok stilling til den, men uttrykte at det måtte være fritt opp til de enkelte revisjonsenhetene å foreta prosesser i samsvar med innholdet i protokolltilførselen i forkant av behandlingen av saken i kontrollutvalg og kommunestyrer. Ola E. Rognskog fratrådte møtet. Sak 5 Eieravtale. Knut Anders Oskarson tok opp 2 med forslag om slik ordlyd: "Endring i eieravtalen krever 3/4 flertall blant eierne. Endring i antall eierkommuner krever at eieravtalen inngås på nytt". Vedtak: Enstemmig som forslaget.

Ola Krogstad satte fram forslag til 3 om at overgangsfasen settes til 4 år slik at 1. avsnitt 2. setning skal lyde: " l en overgangsfase på 4 år vil kommunenes betaling ta utgangspunkti det som kommunene betaler i dag." Vedtak: Enstemmig som forslaget. 5 ble opprettet slik at innskuddet settes til 2 767 000 kr i samsvar med vedtatt beløp i 4 i Selskapsavtalen. Sak 6. Eventuell ny IKS-lov og innvirkning på vedtaket om opprettelse av Møre og Romsdal Revisjon IKS. Følgende forslag ble satt under avstemming: " Styringsgruppa vil ikke gå inn på vurderinger av hvilke konsekvenser en eventuell framtidig revidert IKS-lov måtte få, men finner å måtte forholde seg til gjeldende lovverk i forbindelse med opprettelsen av Møre og Romsdal Revisjon lks." Vedtak : Vedtatt mot en stemme. Sak 7. Eventuelt. a) Det har blitt reist spørsmål om Ingunn Golmens deltakelse som stedfortreder for Ola E. Rognskog i styringsgruppemøte 28.1.15 var formelti orden. Knut Anders Oskarson la til grunn at hun hadde nødvendig fullmakt til å møte. Styringsgruppa hadde ingen merknader til dette. Styringsgruppa bad utredningsleder i tillegg til å sende de vedtatte avtaler, selskapsavtalen og eieravtalen, til kontrollutvalgssekretariatene, også om å sende disse til alle medlemskommunene slik at disse allerede nå kan legge til rette for behandling av saka i sine organer. Møtet slutt kl 16.00 12.3.15. Asmund Kristoffersen Referent/møtesekretær

Aukra kommune Serviceavdelinga Arkivsak: Arkiv: Saksbeh: Dato: 2012/553-50 216 Anita Raknes Otterlei 19.03.2015 Saksframlegg Utv.saksnr Utval 14/15 Kommunestyret Møtedato 26.03.2015 Kontrollutvalet- årsmelding for 2014 Kontrollutvalet si tilråding: Kontrollutvalet si årsmelding for 2014 vert teken til vitande Saksprotokoll i Kommunestyret - 26.03.2015 Behandling Leiar i kontrollutvalet Rita Rognsko g orienterte. Samrøystes vedtak. Vedtak Kontrollutvalet si årsmelding for 2014 vert teken til vitande. Vedlegg 1 Kontrollutvalets sak 3/15 2 Kontrollutvalet - årsmelding for 2014 3 Behandla saker i 2014 Særutskrift: Kontrollutvalet Bakgrunn: Kontrollutvalet handsama i møte den 27.02.14, sak 3/15, årsmeldinga for 2014

Det er kontrollutvalet som legg fram denne saka direkte til kommunestyret, og kontrollutvalets saksframlegg med innstilling til kommunestyret følgjer som vedlegg Rett utskrift 27.03.15 Anita Raknes Otterlei Forrnannskapssekr.

PS 23/15 Sluttrapport for utbyggingsprosjekt 616 100 Torhaugmyra bustadfelt Rådmannen si tilråding: Kommunestyret godkjenner sluttrapport for utbyggingsprosjekt 616 100 - Torhaugmyra bustadfelt Saksprotokoll i Formannskapet - 16.03.2015 Behandling Tilrådinga frå rådmannen vart samrøystes vedtatt Innstilling frå formannskapet Som tilrådinga frå rådmannen Saksprotokoll i Kommunestyret- 26.03.2015 Behandling Innstillinga frå formannskapet vart samrøystes vedteke. Vedtak Kommunestyret godkjenner sluttrapport for utbyggingsprosjekt 616 100 - Torhaugmyra bustadfelt. PS 24/15 Sluttrapport parkeringsplass, del av prosjekt 210 200 Julsundet skole, vidare utbygging Rådmannen si tilråding: Kommunestyret godkjenner sluttrapport for utbygging av felles parkeringanlegg, del av prosjekt 210 200 Julsundet skole, vidare utbygging. Saksprotokoll i Formannskapet- 16.03.2015 Behandling Tilrådinga frå rådmannen vart samrøystes vedtatt Innstilling frå formannskapet Som tilrådinga frå rådmannen Saksprotokoll i Kommunestyret- 26.03.2015

\..X \ Behandling Innstillinga frå formannskapet vart samrøystes vedteken. Vedtak Kommunestyret godkjenner sluttrapport for utbygging av felles parkeringsanlegg, del av prosjekt 210 200 Julsundet skole, vidare utbygging. PS 25/15 Sluttrapport prosjekt nr. 235000 Utbygging Bergetippen barnehage - inkludert planlegging Rådmannen si tilråding: Kommunstyret godkjenner sluttrapport for utbyggingsprosjekt 235000 - Utbygging Bergetippen barnehage inkl.planlegging. Saksprotokoll i Formannskapet - 16.03.2015 Behandling Tilrådinga frå rådmannen vart samrøystes vedtatt Innstilling frå formannskapet Som tilrådinga frå rådmannen Saksprotokoll i Kommunestyret- 26.03.2015 Behandling Innstillinga frå formannskapet vart samrøystes vedteken. Vedtak Kommunstyret godkjenner sluttrapport for utbyggingsprosjekt 235000 - Utbygging Bergetippen barnehage inkl.planlegging. PS 26/15 Evaluering av Aukra frivilligsjentral etter to år prøveprosjekt Rådmannen si tilråding: Med bakgrunn i resultat frå prosjektetperioda, samt evaluering etter to år, går drift av Aukra Frivilligsentral over til å vere eit ordinært tilbod i kommunen. Saksprotokoll i Livsløpsutvalet- 03: Q3.2015 Behandling Ingunn Hjelmås opplyste at ho etter lova inhabil i denne saka.

Styret for Kontrollutval gssekretariatet for Romsdal MØTEPROTOKOLL Møte nr: Møtedato: Tid: Møtested: Sak nr: Møteleder: Av styrets medlemmer Aukra kommune: Eide kommune: Fræna kommune: Molde kommune: Nesset kommune: Rauma kommune: Sunndal kommune: Vestnes kommune: Forfall: Møtende vara: Gjemnes kommune: Ikke møtt: Fra sekretariatet: Av øvrige møtte: møtte: 1/15 23.3.2015 Kl. 09.30 kl. 11.30 Møterom <<Galleriet>>, Molde rådhus 01/15-07/15 Ola Krogstad, leder Rita Rognsko g, nestleder Ola Krogstad, leder Jim Erik H. Johansen Finn Myrland Paul Nauste Odd Ivar Røhmesmo Trond M. Hansen Riise Øyvind Uren Ingen Heidi Hogset Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Åse Solveig Eriksen, rådgiver Ingen Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom følgende merknader til saksliste: Daglig leder fremmet forslag om at det ble delt ut tre referatsak i møte RS 03/15 Referat fra møte i styringsgruppa 28.01.15 samenslâingsprosj ekt i kommunal revisjon M&R, RS 04/15 Referat fra telefonmøte 09.03.15 i styringsgruppa for sarnmenslåingsprosjektet for revisjonsdistriktene og RS 05/15 Referat fra møte i sekretærforum M&R og S&F 11.03.15. I tillegg ble det fra daglig leder innmeldt to ekstra tema under ST 07/15 Eventuelt; Kontorlokaler og Reiseregninger. Innkalling og sakliste ble godkjent med de tillegg som ble meldt. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. ST 01/ 15 ST 02/15 TITTEL GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 10. DESEMBER 2014 REFERAT OG ORIENTERINGER ST 03/15 KU SEKRETARIATET. ÅRSMELDING FOR 2014 ST 04/15 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP FOR 2014 Side 1 av 5

ST 05/14 KU SEKRETARIATET. ORGANISERING AV FORHANDLINGER OM LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD ST 06/15 KU SEKRETARIATET. OPPRETELSE AV FORHANDLINGSUTVALG ST 07/ 15 EVENTUELT ST 01/15 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 10. DESEMBER 2014 Styrets vedtak Protokollen fra styremøte 10. desember 2014 godkjennes. Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 02/15 REFERAT OG ORIENTERING ER Styrets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Styrets behandling Referatsaker: RS 01/15 Protokoll fra møte i sekretærforumet i M&R og S&F 28.11.2014 Sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål fra styremedlemmene. RS 02/15 Møte i sekretariatsgruppa for kommunari M&R/fylkeskommunen som er deltakarar i etablering av nytt interkommunal revisjonsselskap 13.2.2015 Sekretariatet orienterte. RS 03/15 Referat fra møte i styringsgruppa 28.01.15 sammenslåingsprosjekt i kommunal revisjon M&R Styreleder orienterte og svarte på spørsmål, supplert av sekretariatet. RS 04/15 Referat fra telefonmøte 9.03.15 i styringsgruppa for sammenslåingsprosjektet for revisjonsdistriktene, «Møre og Romsdal Revisjon IKS» Styreleder orienterte og svarte på spørsmål, supplert av sekretariatet RS 05/15 Protokoll fra møte i sekretærforum i M&R og S&F 11.03.15 Sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål fra styremedlemmene. Orienteringssaker: OS 01/ 1 5 Etablering av ny interkommunal revisjonsordning - informasjonsbrev fra kontrollutvalgssekretariatet til medlemskommunene i Kommunerevisjonsdistrikt 2, datert 10.3.2015 Utkast til selskapsavtale og eierskapsavtale ble diskutert. Styreleder og sekretariatet orienterte og svarte på spørsmål. Daglig leder opplyste om at det er kommet melding fra prosessleder om at det er 2 skrivefeil i 4 i selskapsavtalen; Eier-/ansvarsandel for fylkeskommunen skal være Side 2 av 5

30,4 % (innskuddet er korrekt). Averøy har korrekt eier-/ansvarsandel men korrekt innskudd skal være 100 000,-. OS 02/ 15 Ot.prp.nr 50 (2008-2009) Om lov om endringer i forvaltningsloven (habilitet for styremedlemmer mv. i offentlig heleide selskaper) - artikkel fra regjeringenno, Innledning og Merknader til bestemmelsen i lovforslaget. Daglig leder informert om bakgrunnen for denne orienteringssaken. Forvaltningslovens endring fra 2009 gjør leder og medlemmer i styret i interkommunale selskaper, også 27 samarbeid, inhabile til å behandle saker som angår selskapet. Det er relativt få saker som styret for kontrollutvalgssekretariatet fremme for kontrollutvalg og kommunestyret. Dette er derfor mer tjenlig at disse melder seg inhabil under behandlingen enn at en skal oppfordre til en annen styresammensetning. OS 03/15 einfo 15/2 Regler og prosedyrer for unntak fra offentlighet og lukking av møter -Informasjonsskriv fra Norsk kommunerevisorforbund datert 5.3.2015 (vedlagt) Sekretariatet orienterte og oppfordret kontrollutvalgsledeme om å være oppmerksom på slike vurderinger i sine respektive kontrollutvalg. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 03/15 KU SEKRETARIATET. ÅRSMELDING FOR 2014 Styrets vedtak Årsmeldingen for 2014 godkjennes. Styrets behandling Styreleder gjennomgikk årsmeldingen. Det fremkom ingen merknader til årsmeldingen i møtet. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 04/15 KU SEKRETARIATET. REGNSKAP FOR 2014 Styrets vedtak Sekretariatets regnskap for 2014 godkjennes. Overskuddet i regnskapet på kr 371 297,- settes på disposisjonsfond i samsvar med vedtektene 10. Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling (9 voterende). ST 05/14 KU SEKRETARIATET. ORGANISERING AV FORHANDLINGER OM LØNNS- OG ARBEIDSFORHOLD Side 3 av 5

Styrets vedtak Styret tar organisering av forhandlinger om lønns- og arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte til etterretning. Styrets behandling Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretærens innstilling. (9 voterende). ST 06/14 KU SEKRETARIATET. OPPRETTELSE AV FORHANDLINGSUTVALG Styrets vedtak l. Lønnsforhandlinger for sekretariatets ansatte følger av Delegasjonsreglement daglig leder 2 og forhandlingsutvalget består av; daglig leder, styreleder og nestleder i styret. 2. Forhandlingsutvalg for fastsetting av lønn for daglig leder og forhandlingsutvalg for forhandlinger om arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte består av; styreleder og nestleder. 3. Det skal legges frem protokoll til styret etter alle forhandlinger. Styrets behandling Det ble i møtet fremmet forslag om at pkt. 2 ble endret til at forhandlingsutvalget bare skulle bestå av to personer; leder og nestleder: 2. Forhandlingsutvalg for fastsetting av lønn for daglig leder og forhandlingsutvalg for forhandlinger om arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte består av; styreleder og nestleder. Styret fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra styrets medlemmer. (9 Voterende) Sekretærens innstilling l. Lønnsforhandlinger for sekretariatets ansatte følger av Delegasjonsreglement daglig leder 2 og forhandlingsutvalget består av; daglig leder, styreleder og nestleder i styret. 2. Forhandlingsutvalg for fastsetting av lønn for daglig leder og forhandlingsutvalg for forhandlinger om arbeidsvilkår for sekretariatets ansatte består av; styreleder, nestleder og ett annet medlem av styret, for denne valgperioden...... 3. Det skal legges frem protokoll til styret etter alle forhandlinger. ST 07/15 EVENTUELT Under Eventuelt ble følgende tema tatt opp: - Fremdriftsplan for sak om ny interkommunal revisjonsordning - Yrkesskadeforsikring og tariffavtalt ulykkesforsikring Side 4 av 5

Utlysing av rådgiverstillingen ved sekretariatet - Kontorlokaler - Reiseregninger Fremdriftsplan for sak om ny interkommunal revisjonsordning Daglig leder informerte om at kontrollutvalgene skal behandle saken i slutten av april og starten av mai. To kommuner må ha ekstraordinære møter. Sekretariatet er godt i gang med utarbeidelse av saksframlegg. Det legges opp til at sekretariatet forbereder sak til kontrollutvalgene om valg av revisjonsordning, men at det legges opp til at det er rådmennene som forbereder sak til formannskap og kommunestyre om selskapsavtale/eierskapsavtale. Her vil sekretariatet utarbeide et notat til hjelp og lage et forslag til vedtak som det oppfordres til å bruke for å sikre at de bli likelydende vedtak i kommunene. Yrkesskadeforsikring og tariffavtalt ulykkesforsikring Daglig leder informert om at det var blitt oppdaget at det ikke var tegnet lovpålagt yrkesskadeforsikring og tariffavtalt ulykkes/gruppelivsforsikring for sekretariatet. Dette er nå ordnet med tilbakevirkende kraft fra 01.01.14. Utlysing av rådgiverstillingen ved sekretariatet Sekretariatets rådgiver har signalisert at hun ønsker å gå av med pensjon fra nyttår. Det tas derfor sikte på å starte prosessen med utlysning like over påske. Kontorlokaler Daglig leder opplyser at Kommunerevisjonsdistrikt 2, som nå er lokalisert i nabolokalene til sekretariatet, har besluttet å bli samlokalisert med fylkesrevisj onen i lokaler i Steinbruddet på Reknes i Molde. Dette skjer i sommer, uavhengig av etablering av det nye selskapet. I disse lokalene ser det foreløpig ikke ut til at det er det er plass til de ansatte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. Reiseregninger Sekretariatet har mottatt litt «dobbelt» med skjema for reiseregninger/kjørebøker. Det ble ved forrige styremøte delt ut både reiseregningsskjema og skjema for kj øreregning med vedlagt kjørebok som spesifrserer kjøringen. Det skal sendes inn i reiseregning ir kjøreregning med vedlagt kjørebok, det er ikke nødvendig å sende inn både óg. Styremedlemmene velger det som de synes er enklest. Rita Rognskog Ola Krogstad Jim Erik H. Johansen nestleder leder Heidi Hogset Finn Myrland Paul Nauste Odd I. Røhmesmo Trond M. Hansen Riise Øyvind Uren Jane Anita Aspen sekretær Side 5 av 5

DET KONGELIGE KOMMUNAL oe MoDERNIsEiuNesp-EPARTEMENT ""' " :"' Kommunene Fylkeskommunene KS Deres ref Vår ref I Dato 15/2001 30.01.2015 Kommunale og fylkeskommunale reglementer om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter I løpet av de siste månedene er det kommet flere undersøkelser og medieoppslag som viser at en rekke kommunale og fylkeskommunale reglementer på enkelte punkter ikke er i tråd med gjeldende rett. Dette gjelder særlig regler om rekkevidden av de folkevalgtes taushetsplikt når et folkevalgt organ behandler en sak i et lukket møte. Kommunal- og moderniseringsdepartementet vil på denne bakgrunnen minne kommunene og fylkeskommunene om departementets rundskriv som beskriver den rettslige adgangen til å pålegge folkevalgte taushetsplikt om forhandlingene i lukkede møter gjennom lokalt vedtatte reglementer (såkalt instmksbasert taushetsplikt). I mars 2000 ga departementet ut rundskriv H-2112 om taushetsplikt for folkevalgte. I rundskrivet redegjøres det for gjeldende regler om taushetsplikten for de folkevalgte og adgangen til å pålegge taushetsplikt om opplysninger som ikke er taushetsbelagt i lov eller i medhold av lov. Når det gjelder forholdet til lukkede møter står det klart i rundskrivets punkt 3.3 at det kun er de taushetsbelagte opplysningene som fiemkommer i et». lukket møte de folkevalgte har taushetsplikt om. Det at møtet er lukket innebærer i seg selv ikke at de folkevalgte får taushetsplikt om alle opplysninger som fremkommer på møtet. Det spesifiseres at det heller ikke er adgang til å innføre en slik taushetsplikt i et kommunalt reglement, jf. rundskrivets punkt 5.5 og 5.6. Kommunene og fylkekommunene ble i rundskrivet anmodet om å endre sine reglementer i den grad de gikk lenger i å pålegge de folkevalgte taushetsplikt enn det som følger av lov. Postadresse Kontoradresse Telefon* Kommunalavdelin gen Saksbehandler Postboks 8112 Dep Akersg. 59 22 24 90 90 Edvard Aspelund NO-0032 Oslo Org no. - 22247220 postrnottak@kmd.dep.no http://www.kmd.dep.no/ 972 417 858...35_

I departementets normalreglement om folkevalgtes innsynsrett som ble utgitt i 2004 (Veileder H-2l42), er det også inntatt bestemmelser om folkevalgtes taushetsplikt ved lukking av møter. I normalreglementets punkt 4.2 annet ledd står det følgende om taushetsplikten ved lukkede møter: Når en sak behandles for lukkede dører etter kommuneloven 3 l, plikter de folkevalgte å bevare taushet om opplysninger som etter lov er underlagt taushetsplikt Det presiseres i merknadene til bestemmelsen at de folkevalgte kun har taushetsplikt om opplysninger som er taushetsbelagte i lov eller i medhold av lov. Det er ikke anledning til å pålegge folkevalgte en generell taushetsplikt om opplysninger selv om disse er unntatt offentlighet etter offentlighetsloven. Det er heller ikke slik at opplysninger blir taushetsbelagte kun fordi de er unntatt offentlighet eller gjelder saker som behandles i lukkede møter. Før rundskrivet fra 2000, var det i juridisk teori og tidligere rundskriv fra departementet, lagt til grunn at kommunestyret kunne vedta at de folkevalgte hadde taushetsplikt om forhandlinger i lukkede møter. Ved årtusenskiitet ble det på bakgrunn av nye juridiske utredninger fastslått at kommunene likevel ikke har rettslig adgang til å pålegge de folkevalgte en slik utvidet taushetsplikt. Som nevnt er det fremdeles flere kommuner og fylkeskommuner som ikke har endret sine reglementer slik at de er i samsvar med gjeldende rettsoppfatning. Disse kommunene og fylkeskommunene har bestemmelser i sine reglementer som pålegger de folkevalgte taushetsplikt om forhandlinger i lukkede møter, og dermed går lenger enn det som følger av lov og rundskriv fra departementet. En slik reglementsbasert taushetsplikt som gjelder alle forhandlinger i lukkede møter, vil da gjelde for opplysninger som ikke er omfattet av den lovbestemte taushetsplikten i for eksempel forvaltningsloven 13 første ledd. Departementet minner derfor om de ovennevnte rundskrivene, og oppfordrer kommunene og fylkeskommunene om å ta en gjennomgang av sine reglementer og foreta de nødvendige endringene. Rundskrivene er tilgjengelige på departementets hjemmeside Wwwregjeringenno/klnd. Med hilsen Siri Halvorsen (of) avdelingsdirektør. Edvard Aspelund seniorrådgiver Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. Side 2-35-

KONTROLLUTVALGSSEKRETARIATET FOR ROMSDAL for Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes kommune. ÅRSMELDING FOR 2014 1. INNLEDNING I 2003 kom det en lovendring til lov 25.september 1992 nr 107 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) hvor koml 60 som omhandlet kontrollutvalg ble opphevet og erstattet med et nytt kapittel 12 Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. Det følger av koml 77 nr 10: Kommunestyret og fylkestinget skal sørge for sekretærbistand til kontrollutvalget Dette innebar i praksis at revisjonen som tidligere hadde hatt sekretærfunksjonen kontrollutvalgene, ikke lenger kunne utføre sekretærbistand. for Det ble i 2004 inngått Samarbeidsavtale om interkommunal sekretærfunksjon for kontrollutvalgene (kommunene Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Rauma, Sunndal og Vestnes), datert 31.desember 2004. I løpet av 1. halvår 2013 ble det fremmet en sak for alle kontrollutvalgene om endring av organisasjonsformen for sekretariatet til et Interkommunalt samarbeid (IS) etter kommunelovens 27 med status som eget rettssubjekt. Organisasjonsendringen og vedtektene for det nye sekretariatet ble vedtatt i alle kontrollutvalg og oversendt kommunestyrene i de samarbeidende kommuner som alle enstemmig sluttet seg til forslaget. Det nye sekretariatet ble opprettet med virkning fra 28. august 2013 og er registrert i Enhetsregisteret i Brønnøysund med Organisasjonsnr. 912 503 771. 2. STYRETS SAMMENSETNING Styrets sammensetning for 2014 er som følger: Medlem i érsonligeg i " 57 i aråmediflehiimer Ola Krogstad leder Eli Sildnes Rita Rognskog nestleder Katrine Rindarøy Jim Erik H. Johansen Knut Kvalvågnæs Fræna Stein A. Brubæk Heidi Hogset Gjemnes Finn Myrland Tove A. Melsæter Molde Paul E. Nauste Lars Myrset Nesset Odd Ivar Røhmesmo Erling Hagen Rauma Trond M. Hansen Odd Helge Gravem Sunndal Riise Øyvind Uren Birger Lilleheim Vestnes Side 1 av 6

I styrets møte 28.8.2013 ble det foretatt konstituering og ny leder og nestleder for styret for resterende valgperiode ble valgt. Ola Krogstad, Eide KU ble valgt som leder av styret med Rita Rognskog, Aukra KU som nestleder. 3. SEKRETARIAT 3.1 Bemanning Etter organisasj onsendringen er det styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal som er samarbeidets øverste organ og innehar arbeidsgiveransvar for sekretariatets ansatte, jf vedtektenes 5. 18.8.2014 startet daglig leder Jane Anita Aspen ved sekretariatet. Fra dette tidspunktet er det to personer i 100 % stilling. I 2014 er sekretærfunksjonen for kontrollutvalgene ivaretatt av rådgiver Åse Solveig Eriksen og daglig leder Jane Anita Aspen. Åse Solveig Eriksen var konstituert som daglig leder inntil Jane Anita Aspen tiltrådte som daglig leder i august. 3.2 Arbeidsfordeling Sekretariatet har i 2014 ivaretatt sekreteerfunksjonen for kontrollutvalgene i de 9 samarbeidskommunene. Når daglig leder Jane Anita Aspen tiltrådte så ble sekretærfunksj onen fordelt på følgende måte: Åse Solveig Eriksen ivaretar sekretærfunksj onen for kontrollutvalgene i Aukra, Eide, Fræna, Nesset og Sunndal. Jane Anita Aspen ivaretar sekretærfunksj onen for kontrollutvalgene i Gjemnes, Molde, Rauma, Vestnes og styret for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. 3.3 Arbeidsmiljø Sekretariatet har i lang tid hatt en alt for stor arbeidsbelastning. Arbeidsbelastningen har normalisert seg etter at bemanningen ble økt til to ansatte i 100 % stilling. Sykefraværet er lavt. Sekretariatet har gjort avtale med Molde kommune om at sekretariatets ansatte skal få benytte seg av Molde kommunes vernetj eneste. 3.4 Kontorplassering Det følger videre av avtalens punkt 5.1: Sekretariatet flyttet våren 2014 inn i nye tilstøtende lokaler i Hamnegata 35. 4 etg i Molde sentrum og er inntil videre samlokalisert med Kommunerevisjonsdistrikt 2 Møre & Romsdal. 4. OPPGAVER 4.1 Styrets oppgaver Styrets oppgaver fremgår av vedtektenes 5 og 6: 5 Organisering av samarbeidet Styret er samarbeidets øverste organ. Styret har arbeidsgiveransvar og ansetter daglig leder. Samarbeidet ledes av daglig leder. Hvert kommunestyre velger ett styremedlem med personlig varamedlem. Styret velges for 4 år. Valgene følger kommunevalgperioden. Styret velger selv leder og nestleder. Side 2 av 6

6 Styrets møter Styremøtene ledes av styrets leder. Styret fatter vedtak med alminnelig flertall. Ved votering i styret skal hver stemme telle likt. Ved stemmelikhet er møteleders stemmegivning avgjørende. Styret er beslutningsdyktig når mer enn halvparten av kommunene er representert. Innkalling til styremøte skal skje skriftlig til hvert medlem minst 7 dager før møtedato. Styrets medlemmer kan møte med faglig bistand (med talerett). Styrets leder sørger for at det blir ført protokoll fra styremøtene. Protokollen underskrives av styrets medlemmer. Utskrift av protokollen skal sendes styret og kommunene. Styret har myndigheten til å ansette og si opp sekretariatets personell samt avgjøre personalsaker som angår daglig leder. Styret skal vedta budsj ettframlegg, regnskap og årsmelding, som skal avlegges, fastsettes og sendes kommunene. Styret har ikke myndighet til å ta opp lån eller forplikte deltakerne på lignende måte. 4.2 Sekretariatets oppgaver Det følger av forskrift l5.juni 2004 nr 905 om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner (kontrollutvalgsforskriften) 20 første og annet ledd: Kommunestyret eller fylkestinget skal sørge for at kontrollutvalget har sekretariatsbistand som til enhver tid tilfredstiller utvalgets behov. Sekretariatet skal påse at de saker som behandles av kontrollutvalget er forsvarlig utredet og at utvalgets vedtak blir iverksatt 5. VIRKSOMHET I 2014 5.1 Styret Styret har avholdt 3 møter; 28.mai, 11.september og l0.desember og behandlet 18 protokollerte saker. I tillegg er det i 2014 behandlet 4 referatsaker og 8 Orienteringssaker. 5.2 Møteaktivitet i utvalgene Totalt ble det i 2014 avviklet 50 møter i kontrollutvalgene og behandlet 344 protokollerte saker. I tillegg har det i 2014 vært lagt fram for kontrollutvalgene 109 referatsaker og 161 Orienteringssaker. Aktiviteten i utvalgene har også i 2014 vært stor og kompleksiteten i sakene er økende. Antall møter i det enkelte utvalg i 2014 har variert fra 5 til 7 møter. Antall protokollerte saker for det enkelte utvalg har variert mellom 32 og 45 saker. 5.3 Kurs/konferanser Den årlige Kontrollutvalgskonferansen i regi av NKRF (Norges Kommunerevisorforbund) på Gardermoen i månedsskiftet januar/februar samler mange av våre kontrollutvalgsmedlemmer. Samtlige av kontrollutvalgene var representert ved NKRF s K0ntrollutvalgskonferansen 5.-6. februar 2014. Sekretariatet var representert ved Åse Solveig Eriksen. Kontrollutvalgene i Aukra, Fræna, Gjemnes, Molde, Nesset, Sunndal og Vestnes er medlemmer av Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Utvalgsmedlemmer fra Aukra, Fræna, Nesset, Molde og Vestnes var representert på FKTs fagkonferanse og årsmøte i Haugesund 3.- 4. juni 2014. Sekretariatet var representert ved Åse Solveig Eriksen. Sekretærforumet for Møre og Romsdal og Sogn og Fjordane var samlet til møte i Sykkylven 11. mars 2014 og i Gloppen 1. og 2. september 2014. På møte 11.3.2014 var Side 3 av 6

sekretariatet representert ved Åse Solveig Eriksen og på møte 1.-2.9.20l4 deltok både Åse Solveig Eriksen og Jane Anita Aspen. Videre ble det 28.1 1.2014 arrangert en gruppesamling for sekretærforumet under Møre og Romsdal kommunerevisorlag/ Sogn og Fjordane kommunerevisorforening sin fagsamling i Fosnavåg 27.-28.11.2014. Her var sekretariatet representert med Åse Solveig Eriksen. Sekretariatet har også deltatt på Vestlandssamlingen (samling for sekretariatene i Nord- Trøndelag, Sør-Trøndelag, Møre og Romsdal, Sogn og Fjordane, Hordaland, Rogaland) i Stavanger, 13.-14. oktober 2014. 5.4 Økonomi Regnskapet for 2014 viser et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 371 297,-. Mindreforbruket skyldes at ny daglig leder først var på plass i august, mens det var budsjettert med lønnskostnader for hele året. Fordeling av kostnader for 2014 til sekretariatstjenester for samarbeidskommunene er som følger: Kommune Folketall Fordeling Budsjett 01.01.13 _~ Á> 2014, Aukra 3 339 5,0 101 500,00 Eide 3 476 5,0 101 500,00 Fræna 9 614 14,0 284 200,00 Gjemnes 2 557 4,0 81 200,00 Molde 25 936 37,0 751 100,00 Nesset 2 995 4,0 81 200,00 Rauma 7 421 11,0 223 300,00 Sunndal 7 205 10,0 203 000,00 Vestnes 6 626 10,0 203 000,00 Sum 69 169 100,0 2 030 000,00 5.5 Revisjon Kommunerevisj onsdistrikt 2 Møre og Romsdal er revisor for Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal. 5.6 Bestilling fra/tilsyn med revisjonen Sekretariatet har i løpet av 2014 effektuert 24 bestillinger overfor revisjonen på vegne av kontrollutvalgene. Revisj onsplan for revisj onsåret 2014 Revisors vurdering av uavhengighet følger vedlagt Plan for forvaltningsrevisjon Plan for selskapskontroll Forvaltningsrevisjonsprosjekt. Bestilling 6 F orvaltnin gsrevis j onsrapporter 9 Sum 24 Sekretariatet har i løpet av 2014 lagt frem 76 dokument fra revisjonen overfor kontrollutvalgene, enten som egen sak eller som del av annen ordinær sak. D' Se fordeler 1 Kommunale årsregnskap Revisjonsberetning m/evt. revisj onsnotat Årsregnskap for kommunale foretak Revisjonsberetning m/evt. revisjonsnotat 6 Side 4 av 6