Sandefjord kommune Kontrollutvalget

Sandefjord kommune Kontrollutvalget MØTEINNKALLING Møtested: Møtetidspunkt Sandefjord kommune, Møterom 3 5. oktober 2015 Kl. 15.30 SAKSLISTE Saksnr. Terna 33/15 Godkjenning av protokoll fra møtet 7.9.2015 34115 Orientering om havnevesenet 35115 Revisjonsstrategi 2015 36115 Orientering fra Distriktsrevisjonen 37/15 Bestilling av forvaltningsrevisjon 38115 Forvaltningsrevisjon - Prosjektplan 39115 Eventuelt Møteinnkallingen sendes varamedlemmene tilorientering, men disse møter kun etter særskilt innkalling. Eventuelle forfall meldes til Deloitte vitrine Bjørkeslett, tlf. 33 00 39 00 eller epost tbjorkeslett@deloitte.no Dag Bjørvik Leder Sekretær

Kontrollutvalget i Sandefjord kommune SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Arkivsak: 65383-8238982 Sak nr. 33/15 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 5.10.2015 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL Vedlegg Protokoll fra møtet i kontrollutvalget 7.9.2015. Forslag til vedtak: Protokollen fra møtet 7.9.2015 godkjennes. Kontrollutvalgssekretær

Kontrollutvalget i Sandefjord kommune PROTOKOLL Møte i kontrollutvalget mandag 7. september 2015, kl. 15.30-17.30 Tilstede: Fra kontrollutvalget: Dag Bjørvik, Anne Marie Gustavsen, Steinar Christensen, Solveig Bagås og Håkon Tappeluf. Fra sekretariatet: Fra Distriktsrevisjonen i Sandefjord: Linn Karlsvik og Birte Jonassen Berg Personalsjef Magne Eckhoff møtte under behandlingen av sak 28/15. Følgende saker ble behandlet: Sak 27/15 Godkjenning av protokoll fra møte 15.6.2015 Protokollen ble gjennomgått. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Protokollen fra møte 15.6.2015 godkjennes. Sak 28/15 Orientering om vikarer og midlertidige ansettelser Personalsjef Eckhoff orienterte om regelverket, delegasjon av fullmakter, kommunens praksis og holdninger til vikarbruk og midlertidige ansettelser. Hovedprinsippet i kommunen, som også er lovens intensjon, er ansettelser i faste heltidsstillinger. Personalsjef informerte også om at det i forbindelse med den forestående kommunesammenslåingen var besluttet å ikke ansette noen på toppledernivå (fra seksjonsledere og oppover) i faste stillinger inntil videre. Personalsjefen besvarte spørsmål fra kontrollutvalget underveis i sin orientering. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar orienteringen fra personalsjef til etterretning. Sak 29/15 Orientering fra Sandefjord Distriktsrevisjon Revisjonssjef orienterte om at arbeidet med å kartlegge vesentlige deler av lønnsområdet, herunder sykelønn/refusjon av sykepenger. Det ble videre opplyst at revisjonen i 2015 vill gjennomføre virksomhetskontroll av Havnevesenet, dessuten at det var startet en prosess med å fornye rammeavtalene for forvaltningsrevisjon, samt status på denne prosessen. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget tar revisjonens orientering til etterretning.

Sak 30/15 Evaluering av arbeidet i kontrollutvalget Kontrollutvalget gjennomførte en intern evaluering av arbeidet i utvalget inneværende valgperiode, med utgangspunkt i tema/spørsmål som var skissert i Kontrollutvalgsboken. I denne forbindelse ble det også drøftet/gitt innspill til informasjon som det var viktig å formidle til det nye utvalget, og hvordan erfaringsoverføringen mest effektivt kunne ivaretas. Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Resultatet av evalueringen av arbeidet i kontrollutvalget i Sandefjord kommune i valgperioden 2011-2015 formidles til kontrollutvalget som velges for perioden 2015-2019. Sak 31/15 Møteplan for høsten 2015 Følgende forslag til datoer ble gjennomgått og drøftet: Mandag 5.10. mandag 2.11. og mandag 7.12 Kontrollutvalgets vedtak (enstemmig): Kontrollutvalget godkjenner forslaget til møteplan for høsten 2015. Sak 32/15 Eventuelt Anne Marie Gustavsen orienterte at hun for resten av valgperioden stilte i utvalget som uavhengig representant. Kontrollutvalget besluttet å bestille en forvaltningsrevisjon av hjemmetjenesten i henhold til plan. Sekretariatet sender, i samarbeid med revisjonen, ut forslag tilomfang, formålog problemstillinger for forvaltningsrevisjonsprosjektet. Sandefjord, 7. september 2015 Dag Bjørvik Leder Anne Marie Gustavsen Nestleder Steinar Christensen Solveig Bagås Håkon Tappeluf Kontrollutvalgssekretær

Kontrollutvalget i Sandefjord kommune Saksbehandler: Arkivsak: 65383-8238982 Sak nr. 34/15 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 5.10.2015 SAKSFREMLEGG ORIENTERING OM HAVNEVESENET Vedlegg Ingen Saksfremstilling Havnesjefen vil i møte gi kontrollutvalget en orientering om Havnevesenet, herunder Havnevesenets rolle/funksjon Aktivitet/utvikling i aktiviteten Organisering, ansvar og oppgaver Politisk og administrativ styring og kontroll Reglement, regelverk som styrer virksomheten Økonomi/regnskap (noen nøkkeltall) Planer og eventuelle utfordringer Det vil bli anledning til å stille spørsmålog få utdypet de temaene som presenteres, eventuelt også andre forhold kontrollutvalget ønsker å få informasjon om. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar informasjonen fra havnesjefen tilorientering. Kontrollutvalgssekretær

Kontrollutvalget i Sandefjord kommune SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Arkivsak: 65383-8238982 Sak nr. 35115 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 5.1 0.2015 REVISJONSSTRATEGI 2015 Vedlegg Revisjonsstrategi 2015 - Sandefjord kommune Saksfremstilling Revisjonen har utarbeidet en overordnet revisjonsstrategi for 20 15. Revisjonssjef vil presentere strategien i møte og svare på spørsmål fra kontrollutvalget. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for 2015 tilorientering. Kontrollutvalgssekretær

Sandefjord Distriktsrevisjon Overordnet revisjonsstrategi 2015 Sandefjord kommune

Sandefjord Distriktsrevisjon 2 av 6 l. Innledning Formålet med dokumentet er å informere kontrollutvalget og kommunens ledelse om de oppgaver som vi har planlagt for Sandefjord kommune for regnskapsåret 2015. For regnskapsrevisjonens delomfatter dette i hovedsak det arbeidet vi utfører i perioden 1.5.2015-30.4.2016. For øvrig følger det av de alminnelige forutsetninger for revisjon, at planen må oppdateres og eventuelt endres etter hvert som revisjonen utføres. Planen er en del av vår ordinære kommunikasjon med kontrollutvalget og kommunens ledelse og gjelder regnskapsåret 2015. 2. Hjemmelsgrunnlag Bestemmelsene om revisjon er gitt i kommuneloven 78 og i forskrift om revisjon fylkeskommuner mv. Revisjonen omfatter regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon. kommuner og De mer detaljerte krav til revisjonens utførelse fremgår av egne standarder. 3. Regnskapsrevisjon m.v. Regnskapsrevisjonen er et såkalt løpende oppdrag hvor Vl som revisor har ansvar for at kommunens regnskaper blir tilfredsstillende revidert. 3.1 Nærmere om regnskapsrevisjon Vår revisjon av årsregnskapet skal bidra til økt tillit til den økonomiske informasjon som gis fra administrasjonen til kommunestyret og øvrige brukere av årsregnskapet. Revisjonen skalogså medvirke til å forebygge og avdekke misligheter og feil. I revisjonsberetningen til årsregnskapet skal vi uttale oss om hvorvidt regnskapet er avlagt i samsvar med lover og forskrifter og om det gir et uttrykk for den økonomiske virksomheten i regnskapsåret og stillingen ved årsskiftet som er i overensstemmelse med god kommunal regnskapsskikk. Videre skal revisor: Se etter at beløpene i årsregnskapet stemmer med regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå Se etter at det er redegjort for vesentlige budsjettavvik i årsberetningen Vurdere om den revisjonspliktiges ledelse har oppfylt sin plikt til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger i samsvar med lover og forskrifter Se etter at den revisjonspliktige har ordnet den økonomiske internkontrollen på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll Revisor skal vurdere om den økonomiske internkontrollen er ordnet på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll. Denne vurderingen vilogså omfatte økonomisk kriminalitet, og fra 1. juli 2013 skal revisor oppfylle hvitvaskingslovens rapporteringskrav. I tillegg kan selve regnskapsrevisjonen (bekreftelsen) også bygge på den økonomiske internkontrollen dersom revisor finner dette hensiktsmessig. Som en del av regnskapsrevisjonen utføres også IT -revisjon som omfatter kartlegging av kommunens IT -systemer og en vurdering av systemenes pålitelighet og innvirkning på regnskapet og økonomistyringen. Kontroll av vedtak av betydning for regnskapet er en del av regnskapsrevisjonen, herunder kontroll av at regulert budsjett er i samsvar med gyldige vedtak og riktig presentert i årsregnskapet, og at vesentlige avvik er redegjort for i årsberetningen.

Sandefjord Distriktsrevisjon 3 av 6 Dette innebærer at vi også må: l. Vurdere om de ressurser som i henhold til regnskapet er brukt på ulike sektorer/formål, stemmer med det som fremgår av talldelen av virksomhetens budsjett, og 2. Påse at det foreligger gyldige bevilgninger for bruken av midlene i regnskapet, og at mer- eller mindreforbruk som ikke er uvesentlig, er forklart/redegjort for. I praksis innebærer dette at vi med henblikk på kommunens økonomiske internkontroll og budsjettets betydning for økonomistyring og regnskap, følger opp tertialrapporter og påser at administrasjonen har etablert et tilfredsstillende system for oppfølging av politiske og administrative vedtak av økonomisk karakter. 3.2 Veiledning Det er viktig at våre kunnskaper om kommunen og kommunesektoren, også kan komme til nytte gjennom råd og veiledning. Dette kan på anmodning gis i form av redegjørelser og anbefalinger eller som svar på enklere henvendelser om temaer innen økonomiområdet, forståelse av regelverk eller lignende. Den tiden vi bruker på slike oppgaver, viser seg ofte å være nyttig [or begge parter. 3.3 Attestasjoner For offentlige myndigheter avgir vi en rekke bekreftelser/uttalelser. Dette kan blant annet være bekreftelser knyttet til bruken av statlige øremerkede tilskudd. Som eksempler nevnes: Kompensasjonskravetter lov om kompensasjon for merverdiavgift Uttalelse til spillemiddelregnskaper Følgeskriv tillønnsoppgavene Uttalelse knyttet til kommunens rapportering på antall personer med psykisk utviklingshemming Uttalelse om ressurskrevende tjenester Totalt ble det avgitt 64 attestasjoner i 2014. Vi forventer at det avgis anslagsvis 70 attestasjoner/bekreftelser vedrørende kommunen i 2015. 3.4 Misligheter Dersom det konstateres misligheter plikter revisor straks å sende foreløpig innberetning om saken til kontrollutvalget. När saksforholdet er nærmere klarlagt, skal revisor sende endelig innberetning til kontrollutvalget. Det hører også til våre oppgaver å vurdere risikoene for vesentlig feilinformasjon i årsregnskapet som følge av misligheter, og i den forbindelse rette forespørsler om slike forhold til kommunens ledelse. 3.5 Nærmere om revisjonsarbeidet Vi benytter det elektroniske revisjonsverktøyet "Descartes". Den generelle revisjonsmetodikken bak Descartes er utviklet av Den norske Revisorforening (DnR). I vår tilpasning av revisjonen til kommunale forhold supplerer vi med Norges Kommunerevisorforbunds (NKRFs) metodikk så langt denne lar seg forene med Descartes generelle løsninger. Regnskapsrevisjonen kan inndeles i tre faser: a) planleggingsfasen, b) gjennomføringsfasen, og c) avslutningsfasen. a) I planleggingsfasen vurderes de største regnskapspostene ut fra risiko- og vesentlighetsforhold basert på vår kunnskap om og erfaring med oppdraget. Her tar vi stilling til hvordan vi skal utføre revisjonen for å kunne bekrefte at årsregnskapet ikke inneholder vesentlige feil eller mangler. I planen inngår det også hvordan den økonomiske internkontrollen skal gjennomgås og eventuelt testes. I tillegg til den

Sandefjord Distriktsrevisjon 4 av 6 økonomiske virkningen aveventuelle feil, søker vi også å ta hensyn til allmennhetens behov for informasjon knyttet kommunens årsplan og årsbudsjett. b) I gjennomføringsfasen kartlegges og vurderes normalt internkontrollen først. Revisjon som direkte gjelder bekreftelse av regnskapsposter, gjøres gjeme etterpå og normalt mot slutten av året i forbindelse med regnskapsavsl utningen. e) I avslutningsfasen konkluderes det på resultat av utført arbeid, herunder hvorvidt det er utført tilstrekkelig revisjon. Utviklingen av revisjonsstandarder har de senere år gått i retning av mer omfattende og konkrete krav til revisjonen, som i tillegg til å bygge på en reell risikovurdering, også omfatter kommunikasjon med dem som har overordnet ansvar for styring og kontroll. Grunnlaget for våre uttalelser vil være det revisjonsbevis som er innhentet, herunder uttalelser og bekreftelser fra ledelsen. Standardene for regnskapsrevisjon m.v. er basert på et internasjonalt standardverk for revisjon og beslektede tjenester. I tråd med standardene vil revisjonen bli tilpasset de rammer og krav som gjelder for kommunal virksomhet og regnskapsavleggelse. Kommunenes revisorer skal uttale seg særskilt om forhold knyttet til budsjett og budsj ettvedtak. Revisjonen av kommunens årsregnskap vil som nevnt være rettet mot forhold som er vesentlige for brukerne av regnskapet. Med brukere tenker vi først og fremst på kommunens politikere og administrasjon, samt innbyggerne. Hertil kommer eksterne regnskapsbrukere som statlige myndigheter med flere. 3.6 Prioriterte områder Vi gjennomfører årlig nødvendige kontroller for å kunne konkludere på om regnskapet inneholder vesentlige feil. I tillegg vil vi gjennomføre enhetskontroller, samt prioritere følgende forhold/områder i 20 IS: Enhetskontroller: Det vil utføres tre enhetskontroller i 2015 innenfor skolesektoren, helse og sosialsektoren og Havnevesenet. Utgangspunktet er å utføre enhetskontroll tor en barneskole, et sykehjem og Havnevesenet. Enhetskontroller utføres i henhold til en kontrollplan som skal sikre at vesentlige deler av kommunens virksomhet blir kontrollert i en rullerende tre års periode. Sykelønn - kommunes rutiner og internkontroll knyttet tilområdet. Områder som på grunn av spesifikke plikter eller sensitivitet krever særskilt oppfølging. 3.7 Rapportering Revisjonsbestemmelsene (forskriften 4) krever at vi skriftlig påpeker 'følgende forhold overfor kontrollutvalget med kopi til administrasjonssjefen eller kommune-fylkesrådet: l. mangler ved plikten til å sørge for ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, 2. feil og mangler ved organiseringen av den økonomiske internkontrollen, 3. misligheter, 4. feil som kan medføre feilinformasjon i årsregnskapet, 5. om det ikke er redegjort for vesentlige avvik mellom beløpene i den revisjonspliktiges årsregnskap og regulert budsjett slik det fremstår etter gyldige vedtak/endringer fattet på riktig beslutningsnivå, 6. begrunnelse for manglende underskrift ved bekreftelser overfor offentlige myndigheter som gis i henhold til lov ellerforskrift, og 7. begrunnelse for å sifra seg oppdrag etter 16. Brev med påpekninger som nevnt i denne paragraf skal nummereres fortløpende H.

Sandefjord Distriktsrevisjon 5 av 6 Vi vil legge vekt på at revisjonsarbeidet blir utført med god kontakt til administrasjonen, og med skriftlig kommunikasjon der vi finner dette nødvendig. Dette kan gjelde forhold som ønskes avklart og/eller anbefalinger om forbedringer i rutiner. Dersom det konstateres forhold som omfattes av revisjonsforskriften 4 (se ovenfor), rapporteres dette til kontrollutvalget som bestemt i forskriften. Forhold av betydning for styring og kontroll og som vi får kjennskap til, skal kommuniseres til riktig tid. Kontrollutvalget vil for hvert revisjonsår motta minst to skriftlige tilbakemeldinger der vi redegjør for regnskapsrevisjonen. Dette vil skje ved i desember/januar og i mai/juni. I tillegg møter revisjonen på alle kontrollutvalgsrnøter, og orienterer om status i revisjonsarbeidet løpende. I samsvar med revisjonsforskriften og gjeldende revisjonsstandarder vil Vl avgi revisjonsberetning til årsregnskapet. 4. Forvaltningsrevisjon 4.1 Nærmere om forvaltningsrevisjon Forvaltningsrevisjon er systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets/fylkestingets vedtak. Forvaltningsrevisjon utføres av ekstern leverandør, basert på rammeavtale med Sandefjord Distriktsrevisjon. Rammeavtalen er inngått med tre leverandører, som leverer forvaltningsrevisjon i henhold til kontrollutvalgets bestilling. Forvaltningsrevisjon skal utføres i samsvar med egen kommunal revisjonsstandard (RSK). 4.2 Rapportering Rådmannen vil bli orientert om det enkelte prosjekt der forvaltningsrevisor blant annet informerer om selve prosjektet og hvem som vil gjennomføre dette. Kontrollutvalget mottar rapport for hvert prosjekt. Vedlegg til rapporten vil være rådmannens uttalelse. 4.3 Prosjekter 2014 og 2015: I 2014 er det levert to forvaltningsrevisjoner: «Byggeprosjekter» og «Psykisk helsevern» 12015 er det levert en forvaltningsrevisjon på «Selvkost». Neste prosjekt på revisjonsplanen er: «Hjemmetjenesten: Vurdering av måloppnåelse, regeletterlevelse og brukertilfredshet på området.» Det utarbeides forslag ny overordnet analyse og revisjonsplan. Dette skal behandles av kontrollutvalget i starten av 2016. 5. Andre oppgaver I tillegg til revisjon og de attestasjonsoppgavene som er omtalt ovenfor, utfører vi også andre oppgaver for kommunen som er forenlige med vår oppgave som kommunens revisor. Vi nevner her forskriftsbestemte uttalelser fra uavhengig instans i tilknytning til kommunens finansforvaltning. For øvrig vil både kontrollutvalget og administrasjonen kunne be oss å undersøke nærmere angitte forhold og problemstillinger som ikke går inn under bestemmelsene om revisjon.

Sandefjord Distriktsrevisjon 6 av 6 6. Revisjonsteam Revisjonsteamet vil for 2015 bestå av: Ansvarlig revisor: Sandefjord Distriktsrevisjon Revisjonssjef: Linn Karlsvik Revisorene: Kjell Ivar Heggen og Jan Magne Moland 7. Oppdrag tilknyttet kommunen I tilknytning til vårt oppdrag som revisor for kommunens hovedregnskap, avlegger vi også revisjonsberetning for kirkelig fellesråd og menighetsråd, samt en rekke stiftelser og legater. Sandefjord, 29. september 2015 Linn Karlsvik Revisj onssjef

Kontrollutvalget i Sandefjord kommune SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Arkivsak: 65383-8238982 Sak nr. 36115 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 5.10.2015 ORIENTERING FRA SANDEFJORD DISTRIKTSREVISJON Vedlegg Ingen Saksfremstilling Revisjonssjef vilorientere om aktuelle saker! problemstillinger knyttet til revisjonens arbeidsområde. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar revisjonens orientering til etterretning. Kontro 11 utvalgssekretær

Kontrollutvalget i Sandefjord kommune SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Arkivsak: 65383-8238982 Sak nr. 37115 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 5.10.2015 BESTILLING AV FORVALTNINGSREVISJON Vedlegg Ingen Saksfremstilling Det ble besluttet i forrige møte å avklare innholdet i det siste forvaltningsrevisjonsprosjektet i planen for forvaltningsrevisjon, per epost. Prosjekt 5 i plan for forvaltningsrevisjon har følgende ordlyd: Hjemmetjenesten, med fokus på: Vurdering av måloppnåelse, regeletterlevelse og brukertilfredshet på området. Basert blant annet på de innspill som ble formidlet per epost ble det definert følgende problemstillinger i forvaltningsrevisjonen: l. Etterlever kommunene kravene til god saksbehandling for hjemmetjenestene? 2. Tilfredsstiller vedtakene brukernes behov på en god måte? 3. Får brukerne de tjenester det er gjort vedtak om Dette betyr at vi gjennom prosjektet rar kontrollert hele kjeden i hjemmetjenesten, fra vedtak, at vedtakene inneholder tjenester som er i samsvar med behovet til brukerne, og at vedtatte tjenester faktisk leveres. Distriktsrevisjonen har effektuert bestillingen til de selskapene revisjonen har rammeavtaler med. Forslag til vedtak Kontrollutvalget godkjenner problemstillingene for forvaltningsrevisjon av hjemmetjenesten i Sandefjord kommune. Kontrollutvalgssekretær

Kontrollutvalget i Sandefjord kommune SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Arkivsak: 65383-8238982 Sak nr. 38115 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 5.10.2015 FORVALTNINGSREVISJON - HJEMMETJENESTEN Vedlegg Prosjektplan - Hjemmetjenesten ( ettersendes) Saksfremstilling Kontrollutvalget besluttet i møte 7.9.15 å gjennomføre prosjekt 5 i Plan for forvaltningsrevisjon; «Hjemmetjenesten, med fokus på: Vurdering av måloppnåelse, regeletterlevelse og brukertilfredshet på området». Revisjonen har gjennomført avrop på rammeavtale og har gjort avtale med et av selskapene om gjennomføring av prosjektet basert på mottatte tilbud. Prosjektplan for forvaltningsrevisjonsprosjektet vil bli presentert på møtet den 5.10. hvor det blant annet vil være mulig å drøfte og utdype problemstillinger og metodisk tilnærming. Forslag til vedtak Kontrollutvalget godkjenner den fremlagte prosjektplanen med de utdypinger og presiseringer som kom frem i møtet. Sekretær for kontrollutvalget

Kontrollutvalget i Sandefjord kommune SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Arkivsak: 65383-8238982 Sak: 39/15 Utvalg: Kontrollutvalget Møtedato: 5.10.2015 Arkiv: EVENTUELT Vedlegg Ingen Saksfremstilling Eventuelle saker fremmes i møtet. Forslag til vedtak Ingen Kontro 11 utvalgssekretær