VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 17.08.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Tone Eriksen tlf 979 85 146 Vestby kommune v/ Rådmann Postboks 144 1541 Vestby VEDTAK OM PÅLEGG BJØRLIEN SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Bjørlien skole i Vestby kommune, 30.03.09. Til stede fra skolen på innledende møte: Lindy Andresen, undervisningsinspektør Åse Eriksen, leder SFO Svein Tore Gregersen, verneombud Til stede fra Arbeidstilsynet: Margareth Flesjø, seniorinspektør Tone Eriksen, arbeidsmedisiner Hensikten med tilsynet: Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Beskrivelse av tilsynsbesøket Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 4-8 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 05.05.09. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Vestby kommune, samt det som fremkom av den innsendte skriftlig dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Generelt: Bjørlien skole er en barneskole med ca. 300 elever og 40 ansatte. Første del av skolen sto ferdig i 1983 og i følge undervisningsinspektøren er det god stabilitet i personalgruppa. Skolen har en forholdsvis stor SFO-avdeling med ca. 90 elever. Lærerne er organisert i klassetrinnsteam med teamledere. Teamlederne er medlemmer av skolens utviklingsgruppe sammen med rektor, undervisningsinspektør og leder av SFO. I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: Verneombudet har nødvendig opplæring og de ansatte er kjent med verneombudets rolle. Informasjon om hvem som er verneombud er angivelig ikke oppdatert på kommunehuset. Leder har grunnopplæring i HMS. Det gås vernerunde årlig og avvik følges opp. Hvert år gjennomføres det en elektronisk medarbeiderundersøkelse i regi av kommunen hvor både fysisk og psykisk arbeidsmiljø er tema. Oppfølging av resultatene drøftes i team og tas videre derfra. Det gjennomføres medarbeidersamtaler etter eget skjema, men ikke alle har tidligere fått tilbud om dette årlig. Ansatte opplever å bli sett og hørt av kollegiet og ledelsen. Meldte arbeidsmiljøutfordringer oppleves å bli tatt tak i og behandlet etter åpen dørs politikk. Det er etablert faste møteplasser hvor både arbeidsmiljøutfordringer og fag er tema. Det oppleves at det så langt som mulig gjøres individuell tilrettelegging ut i fra den enkeltes behov. Det utarbeides oppfølgingsplaner og gjennomføres dialogmøter for sykmeldte. Informasjon om sykefraværsrutinene til de ansatte bør gjentas regelmessig. Skolen er kjent med skoleeiers arbeid vedrørende systematisk forebygging og vedlikehold for å sikre tilfredsstillende inneklima og andre bygningsmessige forhold. Samtidig avdekket Arbeidstilsynet følgende avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Verneombudet opplever å ikke ha tilstrekkelig tid til å utføre verneombudsarbeidet, tidligere rutiner fungerte angivelig bedre enn de som er nå. Det kunne ikke dokumenteres skriftlige rutiner for kartlegging av arbeidsmiljøutfordringer og farer, med tilhørende risikovurdering og handlingsplan, i tilsynet. Skolen har muntlige rutiner, men mangler en enhetlig, overordnet, skriftlig plan og plan for revidering av denne. Det kunne ikke dokumenteres skriftlige rutiner for å håndtere avvik, i tilsynet. Skolen har
VÅR REFERANSE 3 muntlige rutiner, men må sørge for å skriftliggjøre og etablere et system for å revidere disse. Det kunne ikke dokumenteres rutiner for å håndtere elev/foreldreklage, i tilsynet. Skolen har muntlige rutiner, men må sørge for å skriftliggjøre og etablere et system for å revidere disse. Det kunne ikke dokumenteres skriftlige rutiner for å håndtere konflikter, i tilsynet. Skolen har muntlige rutiner, men må sørge for å skriftliggjøre og etablere et system for å revidere disse. Det kunne ikke dokumenteres skriftlige rutiner for å forebygge at omstillinger fører negative konsekvenser, i tilsynet. Skolen har muntlige rutiner, men må sørge for å skriftliggjøre og revidere disse. Det kunne ikke dokumenteres en skriftlig rutine for å håndtere vold og trusler, i tilsynet. Skolen har et eget meldeskjema om trusler og vold, men selve prosessen er ikke beskrevet skriftlig og ikke alle ansatte kjente til meldeskjemaet. Det kunne ikke dokumenteres skriftlige rutiner for å sikre at arbeidstakerne gjennomgår regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Alle kjenner til at skolen har rutiner for sykefraværsoppfølging, men mange er ukjente med rutinenes innhold. På bakgrunn av tilsynsbesøket gir Arbeidstilsynet derfor følgende pålegg: Begrunnelse for pålegg: 1. I tilsynet fremkom det at verneombudet ved virksomheten ikke hadde tilstrekkelig avsatt tid til verneombudsarbeidet. I henhold til arbeidsmiljøloven 6-4 (2) skal verneombud få nødvendig tid til å utføre vernearbeidet på forsvarlig måte. I alminnelighet skal oppgavene utføres innenfor vanlig arbeidstid. Det er ett verneombud ved skolen og han har fungert som verneombud i flere perioder, i til sammen ca. 8 10 år. Når et verneombud blir valgt skal arbeidsgiver sørge for å gi verneombudet nødvendig opplæring. På Bjørlien skole har verneombudet fått dette, men han ønsker seg bedre oppdatering i forbindelse med endringer i lover og forskrifter. Han mener også at tidligere ordning med fast avsatt tid til verneombudsarbeidet fungerte bedre enn slik det er nå. 2. Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMSaktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter. I tilsynet fremkommer det at virksomheten ikke kunne dokumentere overordnede skriftlige rutiner som sikrer regelmessig kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Slike rutiner ansees som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMSområdet som loven krever. Skolen kartlegger arbeidsmiljøet blant annet ved medarbeiderundersøkelser, vernerunder og medarbeidertilfredshetsundersøkelse i regi av kommunen, men kunne ikke dokumentere en
VÅR REFERANSE 4 skriftlig plan for gjennomførelse av dette i tilsynet. 3. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler et skriftlig system for avvikshåndtering. Skolen har muntlige rutiner for avvikshåndtering, men kunne ikke dokumentere skriftlige rutiner for dette under tilsynet. 4. Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en skriftlig rutine for dette. Skolen har muntlige rutiner for håndtering av klager fra elever eller foreldre, men kunne ikke dokumentere skriftlige rutiner for dette under tilsynet. 5. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver pålegges derfor å opprette en skriftlig rutine for fremgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte. Skolen har muntlige rutiner i form av åpen dørs politikk ved konfliktsaker, men kunne ikke dokumentere skriftlige rutiner for dette under tilsynet. 6. Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomførers når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik skriftlig rutine. En rutine for omstilling bør inneholde punkter med tittel informasjon, medvirkning og nødvendig opplæring.
VÅR REFERANSE 5 7. Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik skriftlig rutine. Skolen har et eget meldeskjema for trussel og voldssituasjoner, men har ingen skriftlig rutine som forklarer prosessen ved en eventuell vold eller trusselsituasjon. 8. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en skriftlig rutine som sikrer regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Pålegg: Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 første og sjette ledd. På bakgrunn av det ovennevnte gis det følgende pålegg: 1. Virksomheten må påse at verneombud får avsatt nødvendig tid til å utføre vernearbeidet på forsvarlig måte. I alminnelighet skal oppgavene utføres innenfor vanlig arbeidstid, jfr. arbeidsmiljøloven 6-4 (2). Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding som bekrefter hvordan organiseringen av vernearbeidet er tilrettelagt i forhold til verneombudets oppgaver. 2. Virksomheten skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre systematisk kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer, og at dette er en del av internkontrollsystemet for å sikre at HMS aktivitetene gjennomføres reglemessig jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 3. Virksomheten må utarbeide og iverksette et skriftlig system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1 (2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det skriftlige systemet for avvikshåndtering må bekjentgjøres for virksomhetens ansatte, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en beskrivelse av avvikssystemet som er etablert, samt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er
VÅR REFERANSE 6 gjennomført. 4. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Den skriftlige rutinen må bekjentgjøres for virksomhetens ansatte, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen, samt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 5. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Den skriftlige rutinen må bekjentgjøres for virksomhetens ansatte, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen, samt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 6. Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 7. Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan/rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med den skriftlige beredskapsplanen/rutinen for håndtering av vold og trusselsituasjon og hvordan berørte arbeidstakere skal følges opp, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen, samt skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 8. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Frist for gjennomføring av alle ovennevnte påleggspunkter: 1. desember 2009 Skriftlig tilbakemelding som beskriver hvordan det enkelte pålegget er etterkommet, skal sendes Arbeidstilsynet. Pålegget anses ikke oppfylt før slik melding er mottatt av Arbeidstilsynet. Meldingen skal undertegnes av arbeidsgiver eller dennes stedfortreder. Meldingen kan også undertegnes av verneombud/ansattes representant.
VÅR REFERANSE 7 Mulige konsekvenser av at påleggene ikke oppfylles innen fristen: Hvis Arbeidstilsynet ikke har mottatt skriftlig tilbakemelding om at pålegget er oppfylt innen fastsatt frist, kan Arbeidstilsynet ilegge en løpende tvangsmulkt eller engangsmulkt, jf. arbeidsmiljøloven 18-7. Arbeidstilsynet kan også helt eller delvis stanse virksomhetens aktiviteter inntil pålegget er etterkommet, jf. arbeidsmiljøloven 18-8. Klagerett: Vedtaket kan påklages etter forvaltningsloven 28. Fristen for å klage er tre uker fra mottak av dette brevet. Direktoratet for arbeidstilsynet er klageinstans. Klagen skal sendes Arbeidstilsynet Østfold og Akershus. For nærmere fremgangsmåte ved klage, vises det til vedlagte orientering. Orientering til verneombud/ansattes representant: Etter arbeidsmiljøloven 6-2 sjette ledd og 18-6 åttende ledd skal verneombudet, eventuelt tillitsvalgte og ansattes representanter gjøres kjent med de pålegg som gis. Kopi av vedtaket er vedlagt. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus Tommy Pedersen tilsynsleder (sign.) Tone Eriksen arbeidsmedisiner (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Bjørlien skole v/ Rektor og lokalt verneombud Risilveien 71 1540 VESTBY Vedlegg: Melding om rett til å klage over forvaltningsvedtak