Selvkostberegning av Vann Avløp Renovasjon feiing

Forvaltningsrevisjon 2009 Selvkostberegning av Vann Avløp Renovasjon feiing Rapporten avgis til Kontrollutvalget i Oppdal som er bestiller av forvaltningsrevisjon. Formålet med undersøkelsen er å se etter om Oppdal kommune etterlever retningslinjene i rundskriv H-2140 for beregning av selvkost Adresse: v/ Os kommunehus 2550 OS I ØSTERDALEN Tlf Oppdal: 72 40 11 70 Tlf 72 41 94 37 E-post: post@revisjonfjell.no

Innhold 1 INNLEDNING... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Forvaltningsrevisjon... 3 1.3 Beregning av selvkost... 3 2 FORMÅL OG AVGRENSNING... 4 2.1 Formål... 4 2.2 Avgrensing av prosjektet... 4 3 METODE... 5 4 PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER... 5 4.1 Problemstillinger... 5 4.2 Problemstillingene belyses ved hjelp av revisjonskriterier... 5 5 FAKTADEL OG REVISJONENS VURDERINGER... 8 5. 1 Faktadel selvkostregnskap for vann, avløp, avfall og feiing... 8 5.2 Vurdering til problemstilling 1... 16 5.3 Vurdering til problemstilling 2... 22 6. RÅDMANNENS UTTALELSE... 24 7. SAMMENDRAG OG ANBEFALINGER... 24 8 VEDLEGG... 25 8.1 Uttalelse fra Oppdal kommune... 25 8.2 Kilder... 28 Oppdal 28. oktober 2009 Svein Magne Evavold Revisjonssjef Merete Lykken Revisor - 2 -

1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Kontrollutvalget i Oppdal har vedtatt Plan for forvaltningsrevisjon 2008-2011. I denne er det en bestilling på forvaltningsrevisjon for 2009: Kommunale avgifter med spesiell fokus på selvkostberegninger. Problemstillinger og formål i rapporten er utarbeidet i samsvar med denne bestillingen. 1.2 Forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget i Oppdal kommune skal påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Forvaltningsrevisjon innebærer blant annet undersøkelser om: a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b) forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav f) resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd I følge forskrift om revisjon 7 skal forvaltningsrevisjon gjennomføres og rapporteres i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området. Denne rapporten er utarbeidet med grunnlag i RSK 001 Standard for forvaltningsrevisjon fastsatt av Norges kommunerevisorforbunds styre 23. mai 2005 og gjort gjeldende som god kommunal revisjonsskikk. 1.3 Beregning av selvkost Det rettslige utgangspunktet for all forvaltningsvirksomhet er at ingen borger kan pålegges å yte noe til fellesskapet uten at dette er hjemlet i lov. I mange tilfeller vil kommunen være forvalter/eier av varer eller tjenester som borgerne er forpliktet til å benytte seg av. I slike tilfeller kreves lovhjemmel for å kreve betaling fra brukerne. Dette utelukker imidlertid ikke at ytelsen kan bero på en avtale eller gis ved en frivillig disposisjon. I noen tilfeller yter kommunene service overfor innbyggerne uten å være pålagt dette i lov. Det mest aktuelle eksemplet er levering av vann og avløpstjenester. Kommunene vil likevel ved produksjon av denne typen tjenester ofte være i en monopolsituasjon. Dette medfører at måten virksomheten drives på må underlegges vanlige forvaltningsmessige prinsipper. For flere tjenester hvor brukerbetaling er regulert, nyttes selvkost som ramme for brukerbetaling. - 3 -

Selvkost defineres som den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Merkostnader knyttet til tjenesten vil altså både være kostnader som er uavhengig av produsert mengde (faste kostnader), f.eks tjenesteledelse, og kostnader som varierer med omfang (variable kostnader). Viktige kommunale tjenester der selvkost setter den øvre rammen for brukerbetalingen: Renovasjon (Forurensningsloven 34) Innenfor avfallsområdet (renovasjon) er det satt et lovmessig krav om at selvkost skal danne grunnlaget for innbyggernes brukerbetaling. Brukerbetaling skal dekke de totale kostnader ved å produsere tjenesten. Vann, avløp og septikk (Lov om kommunale vass- og kloakkavgifter og rammeforskrift av 10. januar 1995 med senere endringer) Utgangspunktet for loven og forskriften er at brukerne av tjenesten i kommunen bør bære kostnadene forbundet med tjenestene. Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost. Plan- og byggesaksbehandling (plan og bygningsloven 109) Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost. Kart- og delingsforretning (kart- og delingsloven 5-2) Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost. Feietjeneste (brannvernloven 28) Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost. For å kunne oppfylle kravene i lovbestemmelsene og som en hjelp til kommunene i beregninger av hva de kan ta av gebyrer for tjenestene, har Kommunal- og regionaldepartementet utarbeidet retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester, rundskriv H-2140. Retningslinjene beskriver prosedyrene som kommunen bør følge når selvkost skal beregnes. 2 FORMÅL OG AVGRENSNING 2.1 Formål Formålet med undersøkelsen blir da å undersøke om Oppdal kommune etterlever retningslinjene i rundskriv H-2140 for beregning av selvkost innenfor vann, avløp, renovasjon og feiing. 2.2 Avgrensing av prosjektet Undersøkelsen avgrenses til å se på: 1) Beregning av indirekte og direkte kostnader i selvkostkalkylene for vann, avløp, septikk, renovasjon og feiing. - 4 -

2) Undersøkelsen avgrenses til å gjelde fra 2006 til og med budsjettvedtak for 2009. 3) Oppfølging av revisjonens anbefalinger i tidligere rapport Selvkostprinsippet innenfor vann, avløp, renovasjon og feiing av 22.11.04. 3 Metode Informasjon er innhentet fra kommunens årsmelding, årsregnskap, årsbudsjetter, tertialrapporter. Vi har også innhentet informasjon via intervju/kommunikasjon med administrasjonen. Foreløpig rapport med konklusjoner er oversendt rådmannen for kommentarer. Uttalelsen er tatt inn som vedlegg til sluttrapporten samt tatt inn kommentarene som egne avsnitt under konklusjon. Endelig rapport sendes kontrollutvalget i Oppdal (i henhold til forskrift om kontrollutvalg) 4 PROBLEMSTILLING OG REVISJONSKRITERIER 4.1 Problemstillinger Hovedproblemstillingen for prosjektet har vært å undersøke om kommunen oppfyller bestemmelser i lover, forskrifter og Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale tjenester? For å få svar på dette har vi inndelt i mer konkrete problemstillinger: 1) Hvilke direkte og indirekte kostnader inngår i beregningen av selvkost for de ulike tjenestene, og er beregningene i samsvar med retningslinjene? 2) Er revisjonens anbefalinger i rapport av 22.11.04 fulgt opp av administrasjonen. Det gjelder følgende anbefalinger: a) At det foretas før- og etterberegning av selvkostkalkyler b) At det foretas riktig beregning av kalkulatoriske kostnader c) At det gjøres vurderinger av hva som er hensiktsmessig størrelse på selvkostfondene. d) At det beregnes kalkulatoriske renter av selvkostfondene. e) At det vurderes om det bør gjøres vedtak om selvkostfinansiering. f) At selvkostfondene omklassifiseres fra bundne kapitalfond til bundne driftsfond. 4.2 Problemstillingene belyses ved hjelp av revisjonskriterier Revisjonskriteriene er utledet fra krav i regelverket for beregning av selvkost og er den målestokken som ligger til grunn for vår vurdering av om kommunen følger regelverket. - 5 -

Gjeldende regelverk for selvkostberegninger er Rundskriv H-2140 utgitt av KRD januar 2003. Rundskrivet er utviklet blant annet for å forestå en klargjøring av innholdet i, og praktiseringen av selvkostprinsippet. Revisjonskriterier til problemstilling 1: Hvilke direkte og indirekte kostnader inngår i beregningen for de ulike tjenestene, og er beregningene i samsvar med retningslinjene? Rundskriv H-2140 fra KRD Retningslinjene har som hovedhensikt å angi hvordan selvkost (gebyrgrunnlaget) bør beregnes. Retningslinjene stiller opp en modell for produktbeskrivelse. Produktet eller tjenesten vil kunne bestå av et kjerneprodukt,videre vil den bestå av tilleggsytelser (fra ansatte i andre deler av kommuneorganisasjonen) og av støttefunksjoner. Kjerneproduktet Det er basisen i tjenesten og det brukeren opplever som det grunnleggende i tjenesten som han er villig til å betale for. Innholdet i kjerneproduktet er den arbeidsinnsats og bruk av varer og kapital kommunalt ansatte nytter på å betjene brukeren og/eller innleide tjenester for å betjene brukeren. Dette er kostnader som lønnskostnader, øvrige driftskostnader, inkl. betaling til private for utførte tjenester, og kapitalkostnader (avskrivninger og finanskostnader) for bruk av egne anleggsmidler. Tilleggsytelser Ansatte som betjener brukerne direkte vil være avhengig av tjenester fra andre deler av kommuneorganisasjonen for at tjenesten kan framstå som et hele. Slike tjenester er tilleggsytelser. Tilleggsytelser utvider kjerneproduktet til en helhetlig organisert tjeneste/ytelse og sikrer en stabil og pålitelig tjeneste over tid. Støttefunksjoner Støttefunksjoner angir aktiviteter som er pålagt eller på annen måte vil være nødvendig for kommunen som helhet, men som står i et forhold til den enkelte tjeneste som gjør at de vanskelig kan avgrenses kalkylemessig. Dette kan være fordi bruken av slike funksjoner er sporadisk og/eller tilfeldig eller fordi funksjonene ikke relaterer seg til enkelttjenester. I retningslinjene er det listet opp aktuelle tilleggsytelser/henførbare støttefunksjoner (heretter kalt interntjenester). Listen er ment å være mest mulig dekkende uten å kunne oppfattes som absolutt uttømmende: 1) Regnskap og innfordringsfunksjon 2) Kontorstøtte 3) Revisjonsfunksjon 4) Personalfunksjon 5) Personalpolitiske funksjoner og velferdstiltak overfor ansatte 6) Sentral opplæring 7) Kantinedrift 8) Hustrykkeri 9) Informasjonsteknologi 10) Drift av sentralbord og øvrige felles post- og teletjenester 11) Teknisk konsulent og bistand ved prosjektering - 6 -

12) Juridisk bistand (kommuneadvokatens kontor) 13) Drift av felles maskinpark 14) Bygningsdrift Kostnader knyttet til strategisk ledelse og utarbeidelse av beslutningsgrunnlag for strategisk ledelse regnes ikke som henførbare i selvkostkalkylen og bør ikke tas med i beslutningsgrunnlaget. Dette gjelder også kostnader til mellomledere når disse leder tjenesteledere. Hva som er relevant metode for håndtere interntjenester i en selvkostkalkyle vil variere fra interntjeneste til interntjeneste. Generelt gjelder at det er viktig at kostnader for interntjtenester som gjelder hele organisasjonen fordeles før en foretar fordeling av kostnader forn interntjenester som gjelder et begrenset antall tjenester. Likedan må kapitalkostnader relatert til interntjenester belastes disse før en foretar kostnadsfordeling. Kapitalkostnader Kapitalkostnad er en avledet kostnad som beregnes som følge av at det enkelte årsregnskap ikke gir et korrekt bilde av inntjening og kostnad for betalingstjenesten ved en del større anskaffelser. Årlig kapitalkostnader består av: Avskrivningskostnader, dvs. forringelsen i et driftsmiddels verdi ut fra slitasje og elde. Definering av varige driftsmidler skjer i henhold til god kommunal regnskapsskikk (GKRS). Historisk anskaffelseskostnad skal benyttes ved fastsetting av avskrivningsgrunnlaget i selvkostkalkylen. Ved valg av avskrivningsperiode for ulike investeringer benyttes de periodene som er angitt i Forskrift om årsregnskap og årsberetning av 15.12.00. Lineære avskrivninger skal brukes i selvkostkalkylen. Lineære avskrivninger gir best samlet kostnadsriktighet, tidsriktighet og anvendbarhet ved beregning av avskrivninger. Alternativkostnaden, dvs. den avkastningen kommunen alternativt kunne oppnå ved å plassere penger tilsvarende investeringsbeløpet i markedet. I et fungerende marked vil renten angi alternativkostnaden. Kalkylerenten settes lik effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenværende løpetid, med et tillegg på 1 % (gjennomsnitt over året) Kapitalkostnader for interntjenester Det skal i utgangspunktet foretas beregninger av kapitalkostnader basert på de angitte prinsipper for alle anleggsmidler som er relevant for selvkostkalkylen. For noen interntjenester (tilleggsytelser og støttefunksjoner) kan det i enkelte tilfeller være forsvarlig å foreta forenklede beregninger av kapitalkostnader. Dette gjelder interntjenester som er arbeidsintensive hvor kapitalkostnadene i det vesentlige består i bruk av bygningsareal Praktisering av selvkostprinsippet behandling av overskudd eller underskudd i selvkostregnskapet bruk av fond Kommunen kan framføre et overskudd fra selvkosttjenesten til et senere år (innenfor et 3 5 års perspektiv). I praksis må dette skje gjennom et bundet selvkostfond. - 7 -

Selvkostfondets funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader slik at gebyrene kan holdes stabile. Et selvkostfond er et akkumulert overskudd som er oppstått i selvkostregnskapet. Dette innebærer at det må foretas en etterkalkyle (regnskap) etter hvert regnskapsår. Selvkostprinsippet tar hensyn til tidsriktighet. Brukerne skal kun betale for tjenester de selv har nytte av, og dagens brukere skal ikke subsidiere bruken til andre generasjoner. Alternativkostnaden ved bundet kapital i selvkostfond På avsatte midler til selvkostfond skal det legges til kalkulatoriske renter (alternativkostnad) som skal reflektere alternativavkastningen brukerne går glipp av ved at midlene er bundet i selvkostfond. Kalkylerenten settes lik effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenværende løpetid med tillegg på 1 %, og beregningsgrunnlaget vil være gjennomsnittlig beholdning det enkelte år. ved framføring av underskudd i selvkostregnskapet kan tilsvarende prinsipp legges til grunn, når kommunen er pålagt eller dersom kommunestyret har fattet et prinsippvedtak om egenbetaling ut fra selvkost forut for inntektsåret. Revisjonskriterier til problemstilling 2: Er revisjonens anbefalinger i rapport av 22.11.04 fulgt opp av administrasjonen. Her blir revisjonskriteriene som er grunnlag for våre vurderinger kommunestyrets vedtak 2. strekpunkt i sak nr 001/05. Kommunestyrets vedtak: kommunestyret ber rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger og anbefalingene i rapport av 22.11.04 er: a) At det foretas før- og etterberegning av selvkostkalkyler b) At det foretas riktig beregning av kalkulatoriske kostnader c) At det gjøres vurderinger av hva som er hensiktsmessig størrelse på selvkostfondene. d) At det beregnes kalkulatoriske renter av selvkostfondene e) At det vurderes om det bør gjøres vedtak om selvkostfinansiering. f) At selvkostfondene omklassifiseres fra bundne kapitalfond til bundne driftsfond 5 FAKTADEL OG REVISJONENS VURDERINGER 5. 1 Faktadel selvkostregnskap for vann, avløp, avfall og feiing Vann, avløp, avfall og feiing Som utgangspunkt for selvkostberegningene brukes tidligere års forbruk og budsjett som justeres med hensyn til marked, indeksregulering, lønnstigning og andre kjente forhold påvirker gebyrinntektene. - 8 -

Direkte kostnader For kjerneproduktet har vi direkte driftskostnader som blant annet lønn, arbeidsklær, telefon og materiell. Hvilke direkte kostnader som inngår i selvkostkalkylen finner vi igjen for hvert enkelt ansvarsområde i regnskapet, og i regnearkmodellen som brukes ved beregningene. Indirekte kostnader Beregningsgrunnlag er kostnadene som angår tjenestene men som utføres av støttefunksjoner (andel av økonomiavd, adm.bygninger husleie, fellesutgifter sentralbord og revisjon) Indirekte kostnader beregnes årlig i forbindelse med budsjettbehandlingen. De indirekte kostnadene reguleres i forbindelse med budsjettbehandlingen hvor en tar hensyn til blant annet prissigning og renteøkning. Det foretas ingen nøyaktig kalkulering ut i fra støttetjenestenes budsjett/ regnskap. Det ble for 2008 foretatt en kontrollberegning om budsjetterte indirekte kostnadene var i samsvar med faktiske utgifter. Resultatet av kontrollberegningen viste at budsjetterte indirekte kostnader ikke avviker vesentlig fra regnskap. Kontrollberegningen av indirekte kostnader ble gjort på følgende måte: Det ble på forhånd bestemt hvilke fordelingskriterium som gjaldt for hvert ansvarsområde for støttefunksjonene, og hvor stor andel av ansvarsområdet som er tjenesterelatert. Summen ble så fordelt over de 17 tjenesteområdene i kommunen etter egen fordelingsnøkkel. Innenfor Kommunalteknikk ble så andelen av de indirekte kostnadene fordelt med 25 % hver til vann og avfall, og avløp med 30 %. Til slutt ble 75 % stilling ved økonomikontoret relatert til Vann, Avløp og Avfall lagt til med 25 % stilling på hver. Det budsjetteres derfor med netto inntekt på selvkostområdene som er tjenestens andel av de indirekte kostnadene. Når regnskapet avsluttes pr 31.12. blir det enten brukt eller avsatt av selvkostfondene for at netto inntekt skal bli som budsjettert. På denne måten belastes selvkostområdene indirekte kostnader. Tabell 1: Utvikling 4 siste år indirekte kostnader R2006 R2007 R2008 Budsjett 2009 Vann 206 000 212 000 221 000 236 000 Avløp 308 000 317 000 331 000 341 000 Avfallshåndtering 344 000 354 000 369 000 379 000 Feiing 86 472 147 000 182 000 196 000 Beregning av direkte kostnader: Utgangspunktet blir siste tilgjengelige avsluttede regnskap og budsjett foregående år. Dette er kostnader som hentes direkte fra ansvarsområdet og som er henførbare. - 9 -

Tabell 2:Uvikling 4 siste år direkte kostnader R2006 R 2007 R2008 Budsjett 2009 Vann 2 722 000 2 843 600 3 075 800 3 859 000 Avløp 3 839 900 4 028 900 4 465 000 4 345 000 Avfallshåndtering 7 792 700 8 467 700 9 676 800 9 180 000 Feiing 452 200 492 800 503 300 504 000 Kapitalkostnader Består av kalkulatoriske avskrivninger og kalkulatoriske renter. Avskrivninger beregnes etter den lineære avskrivningsmetoden, og avskrivningstidene på anleggsmidlene følger Forskrift om årsregnskap. Kalkylerenten er satt lik effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid, med et tillegg på 1 % (gjennomsnitt over året). Det foretas etterkalkulering av kapitalkostnadene pr 31.12. for vann, avløp og avfall. Det er ikke kapitalkostnader for feiing. Ved beregning av kalkulatoriske renter i gebyrgrunnlagene for 2007, 2008 og 2009 er rentesatsene 5,5 %, 6 % og 6,5 % brukt. I forbindelse med regnskapsavlutningen er det beregnet etterkalkyler og for 2007 og 2008 er rentesatsene 5,79 % og 5,53 % brukt. Rentesats 2009 blir offentliggjort etter 31.12. For noen interntjenester (tilleggsytelser og støttefunksjoner) kan det i enkelte tilfeller være forsvarlig å foreta forenklede beregninger av kapitalkostnader. Dette gjelder interntjenester som er arbeidsintensive hvor kapitalkostnadene i det vesentlige består i bruk av bygningsareal. Indirekte kapitalkostnader inngår ikke i selvkostberegningene for Vann, Avløp, Avfall og feiing. Tabell 3: Utvikling 4 siste år kapitalkostnader R2006 R2007 R2008 Budsjett 2009 Vann 2 444 000 3 077 000 2 475 516 2 934 000 Avløp 2 101 000 2 595 000 2 571 482 3 393 000 Avfallshåndtering 584 000 529 000 526 905 598 000 Overskudd eller underskudd i selvkostregnskapene for Vann, Avløp, Avfall og Feiing Årets bruk og avsetning fond viser om selvkostområdet har gått med overskudd eller underskudd. Hvis selvkostområdet har stort fond er det naturlig å budsjettere med bruk av fondet til en del av inndekking av årets kostnader. Denne muligheten vurderes når gebyrgrunnlaget beregnes (for øvrig i handlingsplanen). Tabellene nedenfor viser budsjettert bruk og virkelig bruk pr 31.12. I tabell 6c er det satt opp en oversikt over fondskapitalen siste 4 år. - 10 -

Tabell 4: Budsjettert netto avsetning/bruk av fond B2006 B2007 B2008 B 2009 Vann -527 000-712 000-716 000-1 086 000 Avløp -410 000-100 000-357 000-927 000 Avfallshåndtering 43 000-47 000-69 000-482 000 Feiing 0 0 0 Tabell 5: Regnskap netto avsetning/bruk av fond R2006 R2007 R2008 Vann 2 052 320-215 409 364 430 Avløp 889 167-251979 -613 240 Avfallshåndtering 266 575 400 862-546 020 Feiing 81 992-6265 -47 117 Når en leser tabell 4 og 5 sammen ser vi at: Året 2006 bærer preg av at inntektene er vesentlig større enn utgiftene for Vann, Avløp og Avfallshåndtering. For Vann utgjør dette at inntektene er kr 2 579 320 større enn budsjettert. I Året 2007 er det bedre samsvar mellom regnskap og budsjett. Selvkostregnskapene er avsluttet med bruk av fond unntatt for Avfallshåndtering som har et overskudd i forhold til budsjett med kr 447 862. Året 2008 viser at selvkostområdet Vann har et overskudd i forhold til budsjett med kr 1 080 430. For Avløp og Avfallshåndtering i 2008 har årets innbetalinger for tjenestene ikke dekket opp for utgiftene som gir tilsvarende merforbruk av fond. Budsjett - tallene for 2009 viser at det er beregnet mer bruk av fond enn tidligere for selvkostområdene. Tabell 6: Fondsbeholdning siste 4 år: R2005 R2006 R2007 R2008 Vann 2 339 069 4 502 261 4 547 532 5 163 441 Avløp 2 502 593 3 510 383 3 461 655 3 039 844 Avfallshåndtering 955 453 1 267 317 1 758 776 1 310 015 Feiing 99 299 181 290 175 025 127 908 Selvkostregnskapet før bruk eller avsetning fond: Tabellene 7a 7d nedenfor viser om avvik mellom budsjett og regnskap er på kostnadseller inntektssiden før regnskapet avsluttes med bruk og/eller avsetning fond. Indirekte kostnader og kapitalkostnader inngår i kostnadene. Det er satt opp en tabell for hvert tjenesteområde. - 11 -

Tabell 7a: Avvik R - B for Vann 4 siste år (utenom fondsbruk og fondsavsetning) Regnskap Budsjett Avvik R-B Kostnader 2006 5 372 032 5 779 000 406 968 Inntekter 2006-7 424 352-5 252 000 2 172 352 Netto avvik 2 579 320 Kostnader 2007 5 920 615 5 936 000 15 385 Inntekter 2007-5 917 206-5 436 000 481 206 Netto avvik 496 591 Kostnader 2008 5 767 312 6 503 000-735 689 Inntekter 2008-6 131 741-5 787 000 344 741 Netto avvik 1 080 430 Kostnader 2009 7 029 000 Inntekter 2009-5 943 000 Tertialrapport I/2006: noe lavere driftsutgifter og høyere gebyrinntekter enn periodisert. Gebyrinntektene er usikre fordi de er stipulert med grunnlag i forrige års forbruk. Måleravlesninger ved årsskiftet gir riktig svar. Tertialrapport II/2006: noe lavere driftsutgifter og høyere gebyrinntekter enn periodisert. Høyere tilknytningsgebyr enn periodisert pga overtakelse av Driva Vassverk. Gebyrinntektene er stipulert med grunnlag i forrige års forbruk. Måleravlesninger ved årsskiftet gir riktig svar. Ev. budsjettavvik tilføres/tas av vannfondet og gir ingen resultateffekt for kommuneregnskapet. Årsrapport og årsmelding 2006: ingen kommentarer om avvik mellom regnskap og budsjett. Tertialrapport I/2007: leieinntekt målere feil periodisert. Høyere gebyrinntekter enn antatt, stor økning i antall abonnenter på vann. Noe lavere strøm- og driftsutgifter enn periodisert. Tertialrapport II/2007: tidsforskyvning ift periodisering vedr drift og vedlikehold, samt materiell. Mindre strømutgifter enn antatt,stor økning i antall abonnenter på vann. Eventuell budsjettavvik tilføres/ tas av fond. Årsrapport og årsmelding 2007: ingen kommentarer om avvik mellom regnskap og budsjett. Tertialrapport I/2008: mindre forbruk av materiell og drift- og vedlikehold enn periodisert. Høyere gebyrinntekter enn antatt. Tertialrapport II/2008: ingen kommentarer Årsrapport og årsmelding 2008: ingen kommenterer om avvik mellom regnskap og budsjett. Tertialrapport I/2009: mindre forbruk av materiell og drift- og vedlikehold. Noe høyere gebyrinntekter enn periodisert. - 12 -

Tabell 7b: avvik R B for Avløp 4 siste år (utenom fondsbruk og fondsavsetning) Regnskap Budsjett Avvik R-B Kostnader 2006 6 278 937 6 384 000-105 063 Inntekter 2006-7 168 104-5 974 000 1 194 104 Netto avvik 1 299 167 Kostnader 2007 6 623 932 6 460 000 163 932 Inntekter 2007-6 684 647-6 677 000 7647 Netto avvik 156 285 Kostnader 2008 7 367 529 7 057 000 310 529 Inntekter 2008-6 754 289-6 700 000 54 289 Netto avvik 256 240 Kostnader 2009 8 079 000 Inntekter 2009-7 152 000 Tertialrapport I/2006: noe lavere driftsutgifter enn periodisert Tertialrapport II/2006: noe lavere driftsutgifter enn periodisert og høyere gebyrinntekter. Årsrapport og årsmelding 2006: ingen kommentarer om avvik mellom regnskap og budsjett. Tertialrapport I/2007: noe høyere gebyrinntekter enn antatt Tertialrapport II/2007: høyere gebyrinntekter enn antatt, stor økning i antall abonnenter på avløp. Høyere inntekt på tilkoblingsavgift enn forventet. Årsrapport og årsmelding 2007: ingen kommentarer om avvik mellom regnskap og budsjett. Tertialrapport I/2008: mindre inntekter fra tilkoblingsgebyr og mottak av slam enn periodisert. Tertialrapport II/2008: ingen kommentarer Årsrapport og årsmelding 2008: ingen kommentarer om avvik mellom regnskap og budsjett. Tertialrapport I/2009: økte priser på tilsatsmaterialer/ økt kjemikaliebruk ved Oppdal Sentrum RA og mindre gebyrinntekter enn periodisert. Tabell 7c: avvik R B for Avfallshåndtering 4 siste år (utenom fondsbruk og fondsavsetning) Regnskap Budsjett Avvik R-B Kostnader 2006 8 720 677 8 527 000 193 677 Inntekter 2006-8 987 252-8 570 000 417 252 Netto avvik -397 885 Kostnader 2007 9 350 655 8 753 000 597 655 Inntekter 2007-9 751 517-8 706 000 1 045 517 Netto avvik 447 862 Kostnader 2008 10 572 712 9 706 000 866 712 Inntekter 2008 9 999 196 9 637 000 362 196 Netto avvik 504 516 Kostnader 2009 10 154 000 Inntekter 2009-9 672 000-13 -

Tertialrapport I/2006: periodiseringsfeil. Alle inntektene kom i 1. Termin. Tertialrapport II/2006: ingen kommentarer Årsrapport og årsmelding 2006: ingen kommentar på avvik mellom regnskap og budsjett Tertialrapport I/ 2007: høyere gebyrinntekter som skyldes stor økning i antall hytte- og boligabonnenter. Tertialrapport II/2007: høyere gebyrinntekter som skyldes stor økning i antall hytte- og boligabonnenter, og transportutjevning. Årsrapport og årsmelding 2007: ingen kommentarer på avvik mellom regnskap og budsjett Tertialrapport I/2008: mindre utgifter til levering av avfall til gjenvinning. Høyere gebyrinntekter enn periodisert som skyldes økning i antall hytte og boligabonnenter. Tertialrapport II/2008: ingen kommenterer Årsrapport og årsmelding: ingen kommenterer om avvik mellom regnskap og budsjett. Tertialrapport I/2009: mindre materialforbruk enn periodisert. Høyere gebyrinntekter, herunder mindre gratispassasjerer. Tabell 7d: avvik R B for Feiing 4 siste år (utenom fondsbruk og fondsavsetning) Regnskap Budsjett Avvik R-B Kostnader 2006 538 685 619 000-166 787 Inntekter 2006 620 678 614 000 6678 Netto avvik 173 465 Kostnader 2007 639 812 623 000 16 812 Inntekter 2007-633 547 623 000 10 547 Netto avvik 6265 Kostnader 2008 685 312 670 000 15 312 Inntekter 2008 638 195 670 000-31 805 Netto avvik 47 117 Kostnader 2009 700 000 Inntekter 2009-700 000 Tertialrapport I/2006: ingen kommentarer Tertialrapport II/2006: skyldes feilføring av lønn Årsrapport og årsmelding 2006: det er foretatt resultatvurdering og satt opp selvkostkalkyle i årsmeldingen. Ingen kommentarer på avvik mellom regnskap og budsjett utover dette. Tertialrapport I/2007: ingen kommentarer Tertialrapport II/2007: ingen kommentarer Årsrapport og årsmelding 2007: ingen kommentarer på avvik mellom regnskap og budsjett. Tertialrapport I/2008: ingen kommentarer - 14 -

Tertialrapport II/2008: ingen kommenterer Årsrapport og årsmelding 2008: ingen kommentarer på avvik mellom regnskap og budsjett. Tertialrapport I/2009: ingen kommentarer Vann og avløpsgebyr Utgangspunktet er at brukerne av tjenesten i kommunen bør bære kostnadene forbundet med tjenestene. Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost. Det har i 2009 blitt satt fokus på gebyr for slamtømming i forbindelse med behandling av gebyrøkning for 2009. Vedtaket er sendt til fylkesmannen for lovlighetskontroll og saken er under behandling hos Fylkesmannen. Renovasjon Renovasjon er det eneste området der det er satt et lovmessig krav om at selvkost skal danne grunnlaget for innbyggernes brukerbetaling. Brukerbetaling skal dekke de totale kostnader ved å produsere tjenesten. Feiing Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost. Tabell 8: utvikling av gebyrsatsene i perioden 2006-2009 2006 2007 2008 2009 Avfallshåndtering Henteordning boliger + 1,88 % + 3,5 % + 2,5 % Bringeordning boliger + 1,88 % Utgått Bringeordning fritidsboliger + 1,88 % + 3,5 % + 2,5 % Slamgebyr Ikke avgjort Øvrige priser + ca 1 % + 0-2 % Abonnenter med hjemmekompostering - 20 % Tillegg pr overskytende m³ + 285 % Feiing + 3,3 % Vann og avløp Vann + 14,46 % + 5 % +3,5 % Målerleie Avløp - 1,99 % + 4,5 % Tilknytningsavgift for bruksarealer mellom 200 m² og 1000 m² - 50 % Tilknytningsavgift for bruksarealer over 1000 m² - 50 % Tilknytningsavgift for bruksareal inntil 200 m² Uendret - 15 -

Note nr 16 til årsregnskapet i 2008 I denne noten beskrives kort gebyrgrunnlaget for selvkostområdene vann, avløp, avfallshåndtering og feiing. Det er valgt en metode hvor de indirekte kostnadene ikke fordeles i kommuneregnskapet, men kommer fram som en netto inntekt. 5.2 Vurdering til problemstilling 1 Hvilke direkte og indirekte kostnader inngår i beregningen av selvkost for de ulike tjenestene, og er beregningene i samsvar med retningslinjene? Beregning av direkte kostnader for Vann, Avløp, Avfallshåndtering og feiing Grunnlaget for direkte kostnader i selvkostkalkylen er regnskap og budsjett tidligere år for tjenesteområdet. Dette er direkte kostnader som er lett henførbare. Tabell 2 viser utvikling av direkte kostnader 2006 2009. For avløp har direkte kostnader økt med 13 % fra regnskap 2006 til budsjett 2009. For avfallshåndtering har direkte kostnader økt med 18 % fra regnskap 2006 til budsjett 2009. For feiing har direkte kostnader økt med 11 % fra regnskap 2006 til budsjett 2009. Direkte kostnader har i perioden hatt en økning for alle områdene men størst økning for vann som har økt med 42 % fra regnskap 2006 til budsjett 2009. Vi har ikke gått inn på hva som ligger bak den store økningen, men i 2006 var det første hele driftsår etter at kommunen overtok Driva Vassverk i 2005. Størst økning er det fra regnskap 2008 til budsjett 2009 som utgjør 25 %. Det blir viktig å vurdere dette når regnskapet avsluttes og en ser hva som er forbrukt i året. Konklusjon Direkte kostnader belastes direkte i selvkostregnskapet og dokumenteres med grunnlagsdokumentasjon. Vi har merket oss en vesentlig økning i direkte kostnader for vann med hele 42 % fra regnskap 2006 til budsjett 2009. Rådmannens kommentar Økningen i direkte kostnader skyldes blant annet: - Økte driftskostnader for levering vann samt overtakelse ledningsnett fra Driva Vannverk - Oppdal Sentrum Vannverk (OSV) ble ferdigstilt og satt i drift feb. 1999. Overgang fra drift av nyanlegg til rehabiliteringsmodus som innebærer behov av utskiftning av pumper og utstyr i vannproduksjon og forsyningsnett har gjort seg gjeldende den siste tiden og gjenspeiler en relativt stor økning i drift- og vedlikehold fra regnskap 2008 til budsjett 2009. - 16 -

Beregning av indirekte kostnader for Vann, Avløp, Avfallshåndtering og Feiing Indirekte kostnader er beregnet etter anslag. En etterregning i 2008 viser at anslaget ikke avviker vesentlig sammenlignet med medgåtte kostnader for støttefunksjonene. Vi har sett på hvordan indirekte kostnader ble kontrollberegnet i 2008 og hvilke fordelingskriterier som ble brukt. I retningslinjene for beregning av selvkost punkt 3.2.1 er det en liste over tilleggsytelser og henførbare støttefunksjoner (interntjenester). Listen er ment å være mest mulig dekkende uten dermed å kunne oppfattes om absolutt uttømmende. Fordelingskriteriene som er brukt finner vi igjen på listen. I fordelingsnøkkelen som er brukt er det anslått hvor stor andel av støttefunksjonene som inngår i tjenesteproduksjonen i kommunen og kostnadene er fordelt utover de 17 tjenesteområdene kommunen er inndelt i. I selvkostregnskapene føres i stor grad budsjetterte indirekte kostnader i stedet for virkelige medgåtte indirekte kostnader pr 31.12. Vi finner igjen årets indirekte kostnader som netto driftsinntekt ettersom denne ikke fordeles i regnskapet. En må for øvrig lese note 16 til årsregnskapet som beskriver gebyrgrunnlaget og viser at indirekte kostnader inngår i selvkostkalkylen. Uvikling indirekte kostnader jf tabell 1: For vann har kostnaden økt med 15 % fra regnskap 2006 til budsjett2009 For avløp har kostnaden økt med 11 % fra regnskap 2006 til budsjett2009 For avfallshåndtering har kostnaden økt med 10 % fra regnskap 2006 til budsjett 2009 For feiing har kostnaden er økt med 226 % fra regnskap 2006 til budsjett 2009 Utviklingen forteller oss at anslagene har variert i perioden, og at feiing har fått økt andel av indirekte kostnader. Vi har ingen reelle regnskapstall pr 31.12. å sammenligne med, og ser derfor ingen indikator om det er store avvik i forhold til virkelig indirekte kostnader i regnskapet. Konklusjon Selvkostregnskapet avsluttes uten at virkelige regnskapstall er brukt i etterkalkylen for indirekte kostnader noe som medfører at resultatet blir unøyaktig. Beregningsmodellen som ble brukt ved kontrollberegningen i 2008 er et godt utgangspunkt til å utvikle en fordelingsnøkkel for indirekte kostnader. I følge Retningslinjene kapittel 1.3 må kommunen foreta etterkalkulasjon av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene. Dette innebærer at også indirekte kostnader må etterregnes pr 31.12. Rådmannens kommentar Som det er påpekt har det ved regnskapsavslutningen ikke blitt foretatt etterkalkulering av indirekte kostnader. Vi vil endre rutinene slik at dette blir gjort med virkning for regnskapsåret 2009. Beregning av kapitalkostnader for Vann, Avløp og Avfallshåndtering Det skal i utgangspunktet beregnes kapitalkostnader for absolutt alle anleggsmidler som utelukkende eller i hovedsak nyttes i en bestemt tjeneste. For noen interntjenester kan det i enkelte tilfeller være forsvarlig å foreta forenklede beregninger av - 17 -

kapitalkostnader. Dette gjelder interntjenester som er arbeidsintensive hvor kapitalkostnaden i det vesentlige består av bygningsareal. Kapitalkostnadene for vann, avløp og avfallshåndtering er beregnet ut i fra anskaffelsesverdi og lineære avskrivninger. Vi ser at riktig avskrivningsmodell er benyttet og at det pr 31.12. gjøres etterkalkyler i regnskapet. Kalkulatoriske renter inngår i kalkulatoriske avskrivninger og etterregnes 31.12. med rentesats som bestemt i retningslinjene. Det beregnes ikke indirekte kapitalkostnader. Konklusjon Det beregnes direkte kapitalkostnader i henhold til retningslinjene, men indirekte kapitalkostnader er ikke med i beregningsgrunnlaget for selvkostkalkylene. Gebyrfastsetting for den enkelte tjeneste innenfor tjenesteområdene Vi har tidligere beskrevet beregning av direkte kostnader, indirekte kostnader og kapitalkostnader. Vi har også tatt inn tabeller under faktadelen som viser utvikling i regnskap og budsjett for årene 2006 2009. Det ble tatt i bruk nytt bergningsgrunnlag av gebyrgrunnlag fra og med 1. Januar 2005 (etter nye retningslinjene som var gjeldene fra 2003). Gebyrfastsetting for årene 2006 2009 finner vi igjen i faktadelen i rapporten. Tabellene i faktadelen viser at det i stor grad er avvik mellom regnskap og budsjett. Dette gjelder for vann, avløp og renovasjon. Resultatene for feiing avviker i liten grad og kan vurderes slik at gebyrfastsetting er i samsvar med utgiftene. Derimot kan man vanskelig si det samme om gebyrfastsetting for vann, avløp og renovasjon. Det er flere avvik i våre tabeller som taler for en annen gebyrfastsetting. Vi vil videre analysere dette noe overordnet for tjenestene vann, avløp og renovasjon. Felles for tjenestene er at det i forbindelse med behandling av handlingsplan og budsjett vurderes hvert år om det skal brukes av selvkostfondene til demping av gebyrene. Dette er også i stor grad vedtatt i forbindelse med gebyrfastsettingen. Vanngebyrer Det er budsjettert med bruk av fond i 2006 med kr 527 000, i 2007 med kr 712 000, i 2008 med kr 716 000 og budsjett 2009 viser antatt bruk av fond med kr 1086 000. Selvkostregnskapet for vann viser i samme periode en netto avsetning i 2006 på kr 2 052 320, som betyr at regnskapet avviker med kr 2 579 320 i forhold til budsjett samme år (i årsmeldingen kommenteres avvik på rammenivå og ikke avvik for det enkelte tjenesteområdet). I 2007 er det brukt av fondet kr 215 409, mens det var budsjettert bruk på kr 712 000. Dette viser et avvik på kr 496 591 som er vesentlig mindre enn forrige år, men er likevel et rimelig stort avvik. For 2008 er regnskapet avsluttet med en netto avsetning på kr 364 430 mot budsjettert bruk på kr 716 000 som gir et stort avvik på kr 1080 430. - 18 -

Det har vært store avvik over flere år og fondsbeholdninger har dermed økt betraktelig i perioden (se for øvrig tabellene 4 og 5). Vi har oppfattet at meningen har vært å bruke av fondene til å dempe gebyrene (jf budsjettkommentarer), men derimot har fondsbeholdningen økt. Avvik mellom regnskap og budsjett utenom fondsbruk og fondsavsetning finner vi igjen i tabell 7a. For 2008 var det størst avvik på kostnadssiden (utgiftene ble kr 735 689 mindre enn budsjett samtidig som inntekten ble kr 344 741 høyere enn budsjettert). I 2006 var det absolutt største avviket der inntektene ble kr 2172 352 større enn budsjettert. Merinntekten ga en inntektsøkning på 41,36 % i forhold til budsjett i 2006. Det kan blant annet være en sammenheng med gebyrøkningen samme år på + 14,46 % og at det var første hele driftsår etter at kommunen overtok Driva Vassverk. I tertialrapport I og II 2006 er budsjettavvik gjennom året forklart med at årsaken til høyere tilknytningsgebyr er overtakelse av Driva Vassverk. I samme periode (2006 2009) har vanngebyrene utviklet seg slik: + 14,46 % i 2006 + 5 % i 2007 Uendret i 2008 + 3,5 % i 2009 Tidligere regnskapsår bør være et godt grunnlag når budsjett for kommende år tas opp til behandling. Vi ser her at selvkostregnskapet for vann har hatt store avvik i flere år i forhold til budsjett, og at selvkostfondet er mer enn doblet i perioden 31.12.2006 til 31.12.2008. Det er vedtatt gebyrøkning på 3,5 % for 2009 samtidig som det skal brukes kr 1086 000 av fondet til demping av gebyrene. Om resultatet blir som forventet for 2009 ser vi først når regnskapet er avsluttet. Eventuelt kan tertialrapportene gi en antydning til hva resultatet kommer til å bli. I retningslinjene sies det at brukerbetaling bør bære kostnadene forbundet med tjenestene. Brukerbetaling kan maksimalt dekke selvkost. Konklusjon Selvkostfond for vann har i perioden 2006 2008 økt betraktelig på grunn av store overskudd på området. Det viser at prissettingen av tjenestene ikke har vært godt nok kalkulert, og gebyrene har vært satt for høyt. Rådmannens kommentarer Det påpekes store avvik mellom budsjett og regnskap både på inntekts- og utgiftssiden, og det må erkjennes at budsjetteringen ikke har holdt tilfredsstillende standard. En del av avvikene har imidlertid sine naturlige forklaringer, og skyldes blant annet: - Overtakelse av Driva Vannverk i 2006. Ved budsjetteringen i 2005 var usikkerheten stor om antallet abonnenter som ville bli med over til OSV. Resultatet ble imidlertid at alle med noen få unntak ble innlemmet i OSV og førte til betydelig økning i tilkoblings- og årsgebyr. - Lavere kalkulatoriske avskrivninger enn budsjettert som skyldtes en rentenedgang fra 5,5 % til 4,74 % - Vanngebyret foreslås satt ned med ca 7,5 % gjennom bruk av midler fra vannfondet. - 19 -

Avløpsgebyr I perioden 2006 2009 har antall abonnenter har økt. Satsene for avløpsgebyr ble satt ned med 1,99 % for 2006, holdt uendret for 2007 og 2008, og økt med 4,5 % for 2009. Foruten et vesentlig avvik på inntektssiden i 2006 (jf tabell 7b) er inntektene og utgiftene tilfredsstillende sammenlignet med budsjettert. Utgiftene har i samme periode økt vesentlig mer enn inntektene. Økningen i utgiftene ifølge regnskap 2006 til budsjett 2009 utgjør kr1800 063 mens inntektene er redusert med kr 16 104. Kapitalkostnadene har i samme perioden økt med kr 1 292 000 (jf tabell 3). Selvkostregnskapet ble i 2006 avsluttet med netto avsetning som var vesentlig høyere enn budsjettert. I 2007 og 2008 ble det brukt av fond som det også var budsjettert med. Økningen i antall abonnenter og økt kapitalbehov for oppgradering av renseanlegg får betydning for gebyrfastsettingen av tjenesten. En årsak til gebyrøkningen i budsjettet for 2009 er økning i kapitalkostnadene. Konklusjon Budsjett og regnskap ser ut til å være i godt nok samsvar viss en ser bort fra 2006 som viste store avvik. Avfallsgebyrer I perioden 2006-2009 har antall hytte- og boligabonnenter økt betraktelig. Det gjenspeiler seg i økte inntekter og kostnader for tjenesten. Gebyrsatsene har ikke økt særlig i perioden. Vi har merket oss at selvkostregnskapet for avfallshåndtering i flere år har hatt avvik i forhold til budsjettene. Både inntektssiden og kostnadssiden for tjenesten avviker vesentlig i forhold til budsjett for årene 2006, 2007 og 2008. Størst avvik finner vi for regnskapsåret 2007 hvor inntektene er kr 1 045 517 høyere enn budsjettet mens kostnadene er kr 597 655 høyere enn budsjett (jf tabell 7c). Selvkostregnskapet for 2007 ble avsluttet med netto avsetning som var kr 447 862 høyere enn budsjettert (jf tabell 4 og 5). I 2008 er både inntektene og kostnadene vesentlig høyere enn budsjettert, og selvkostregnskapet viser et overforbruk før bruk av fond med kr 504 516. Selvkostregnskapet ble avsluttet med netto bruk av fond som var kr 477 020 høyere enn budsjettert (jf tabell 4 og 5). Resultatet for 2008 kan ha sammenheng med at gebyrene ble holdt uendret. Fondsbeholdning pr 31.12.2008 er kr 1 310 015 og det er budsjettert med bruk av fond på kr 482 000 for 2009. I samme periode har også budsjettene for kostnads- og inntektssiden økt vesentlig. Det er vedtatt gebyrøkning på 2,5 % for hente- og bringeordningen for 2009, og det er budsjettert bruk av fond med kr 482 000 til demping av gebyrene. Om resultatet blir som forventet for 2009 ser vi først når regnskapet er avsluttet. Eventuelt kan tertialrapportene gi en antydning til hva resultatet kommer til å bli. - 20 -

Vi går ikke inn på nærmere vurdering av slamgebyr siden saken er til behandling hos fylkesmannen. Konklusjon Den store økningen i antall fritids- og boligabonnenter de siste årene har betydning for prissettingen av tjenestene og budsjettnivået. Både inntekts- og kostnadssiden har økt vesentlig og det har vært store avvik i forhold til budsjett. Selvkostfondet har vært brukt til både å regulere for underskudd og overskudd på området. Bruk og avsetning av store beløp i perioden 2006-2008 tyder på at prissettingen av tjenestene ikke har vært godt nok kalkulert og at budsjettet ikke er regulert godt nok i forhold til økning i inntekter og utgifter. Rådmannens kommentar I forbindelse med utvidelse av henteordningen til å gjelde alle husstander i Oppdal i 2006, var det ved budsjettering året før noe usikkert med økningen i abonnementantall, og hvor stor økningen på innsamlings- og behandlingskostnadene ville bli. Feiegebyr Selvkostregnskapene (unntatt indirekte kostnader) for feiing i perioden 2006 2009 avviker lite i forhold til budsjettene. Det ble en inntektssvikt i 2008 med 9,5 %. Det kan ha sammenheng med at gebyrgrunnlaget sist ble endret for 2006. Økning i hytte- og boligbyggingen i Oppdal vil innvirke på inntekts- og utgiftssiden for feietjenesten i kommunen, og en ser det i selvkostregnskapene for 2007 og 2008 at inntektene og utgiftene har økt. Indirekte kostnader for feiing har økt med 226 % fra regnskap 2006 til budsjett 2009. Dette betyr at fordelingsnøkkelen er endret i perioden. Se for øvrig generelle vurderinger angående indirekte kostnader i eget kapittel. Selvkostfondet for feiing har en beholdning på kr 127 908 (tabell 6c) pr 31.12.08 som virker rimelig sammenlignet med budsjetterte kostnader kr 700 000 for 2009. Det skal gjennomføres feiing og tilsyn minst en gang hvert 4. år av alle røykkanaler i fyringsanlegg for oppvarming av rom og bygninger. I hvilken grad dette er gjort har vi ikke kontrollert. Vi er blitt informert om at det vurderes å gjennomføre ny selvkostberegning for feieavgiften. Konklusjon Vi er enig med at det bør gjennomføres ny selvkostberegning for feieavgiften. Det er også informativt om det i årsrapporten tas inn selvkostregnskap og oversikt over utførte oppgaver (jf årsrapport i 2006). - 21 -

Behandling av overskudd eller underskudd i selvkostregnskapet bruk av fond Kommunen kan fremføre et overskudd fra selvkosttjenesten til et senere år (innenfor et 3 5 års perspektiv). Selvkostfondets funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader slik at gebyrene holdes stabile. Selvkostprinsippet tar hensyn til tidsriktighet. Brukerne skal kun betale for tjenester de selv har nytte av, og dagens brukere skal ikke subsidiere bruken til andre generasjoner. Tabell nr 4 viser budsjettert netto avsetning/bruk av fond og tabell 5 viser netto avsetning/ bruk av fond i regnskapet. Tabell nr 6 viser beholdning for selvkostfondene siste 4 år. Selv om hensikten i budsjetteringen har vært å bruke av fond ser vi at det i stor grad er avsatt til fondene pr 31.12. Felles for alle 4 selvkostfondene er at beholdningen har økt fra regnskap 2006 til regnskap 2008. Det største avviket finner vi for vann der beholdning 31.12.06 var kr 2 339 069 og beholdning 31.12.08 er kr 5 163 441. Dette gir en vesentlig økning på kr 2 824 372 som betyr at beholdningen i fondet er mer enn doblet i perioden. Selvkostfondene for avløp, avfallshåndtering og feiing har ikke økt i så stor grad, men det er alltid viktig å vurdere fondenes størrelse. Konklusjon Selvkostfondet for vann har økt vesentlig og det må settes inn tiltak slik at beholdningen ikke øker ytterligere men reduseres til et akseptabelt nivå. Det samme gjelder i en viss grad også for selvkostfondet for avløp selv om det i to siste år er redusert. Rådmannens kommentar - vanngebyret foreslås satt ned med ca 7,5 % i 2010 gjennom bruk av midler fra vannfondet - Avløpsgebyret forslås endret relativt likt forventet lønns- og prisstigning i 2010. Det foreslås samtidig en bruk av avløpsfondet på ca kr 600 000 i 2010. - For avløp vil det for øvrig være et økende behov for utskiftning/rehabilitering avløpsnettet årene framover. I forhold til selvkostfondenes størrelse, spesielt for vann og avløp, er vi enige i at disse må reduseres. Det er derfor budsjettert med en betydelig fondsbruk for vann og avløp samt en betydelig reduksjon av vanngebyret for 2010. 5.3 Vurdering til problemstilling 2 Er revisjonens anbefalinger i rapport av 22.11.04 fulgt opp? Forrige rapport ble behandlet i kommunestyret i sak 001/05 der kommunestyrets vedtak i 2. strekpunkt er som følger: - Kommunestyret ber rådmannen om å følge opp revisjonens anbefalinger Vi har nå foretatt en gjennomgang av anbefalingene gitt i rapporten, og resultatet oppgis for hver anbefaling: - 22 -

a) At det foretas før- og etterberegning av selvkostkalkyler For å kontrollere dette har vi sett på selvkostkalkylene for 2008 og 2009 for vann, avløp, renovasjon og feiing. Her fant vi at det er gjort etterkalkyler pr 31.12.07 som viser en beregning ut i fra faktiske utgifter. Den er lagt inn i regnearket for beregning av gebyrgrunnlag. Mer nøyaktig hva som inngår i beregningsmodellen er gjennomgått under problemstilling 1. b) At det foretas riktig beregning av kalkulatoriske kostnader Ny beregningsmodell ble tatt i bruk for regnskapsåret 2005 (før dette ble annuitetsmodell brukt for beregning av kapitalkostnader). Dette er i samsvar med retningslinjene som gjelder fra og med 2003. Avskrivningsperiodene er fra 1. januar 2005 i samsvar med forskrift om årsregnskap 8. Vi har også sett på om riktig rentesats er brukt. Rentesats pr 31.12.08 var 5,53 % og denne rentesatsen er brukt ved etterregning av kalkulatoriske kostnadene pr 31.12. I regnskapet skilles det for øvrig ikke mellom kalkulatoriske renter og avskrivninger. c) At det gjøres vurderinger av hva som er hensiktsmessig størrelse på selvkostfondene I forbindelse med behandling av handlingsplaner og når gebyrforskrifter skal fastsettes i kommunestyret foretas det en vurdering på selvkostfondenes størrelse, og om det kan brukes av fondene til å dempe gebyrene. Se for øvrig punkt 5.1 og 5.2. d) At det beregnes kalkulatoriske renter av selvkostfondene Vi har kontrollert om det er beregnet kalkulatoriske renter for 2008 og om det er brukt riktig rentesats. Beregningene er gjort i samsvar med gjeldende retningslinjer og det er brukt riktig rentesats. e) At det vurderes om det bør gjøres vedtak om selvkostfinansiering Det er ikke gjort særskilt vedtak om selvkostfinansiering for vann, avløp og feiing. Selvkostfinansiering av renovasjon er for øvrig lovfestet. Hensikten med prinsippvedtak om selvkostfinansiering er at eventuelle underskudd kan dekkes inn senere år. I praksis betyr dette at regnskapet året etter avsluttes med overskudd som tilsvarer underskuddet (etter en eventuell avsetning til fond). Inndekking av underskudd kommende år blir aktuelt viss selvkostfondet er tomt og selvkostregnskapet må avsluttes med underskudd. Dette er det ikke anledning til å gjennomføre uten at det er gjort prinsippvedtak av kommunestyret i forkant av året. Rådmannens kommentar i forhold til rapportens anmerkning ift manglende prinsippvedtak om sjølkostfinansiering er dette en sak som bør følges opp og behandles samtidig med budsjettet for 2010 nå i høst. - 23 -

f) At selvkostfondene omklassifiseres fra bundne kapitalfond til bundne driftsfond Selvkostfondene ble omklassifisert til bundne driftsfond i 2005. Klassifisering av selvkostfondene er i samsvar med retningslinjene. 6. RÅDMANNENS UTTALELSE Foreløpig rapport inkludert vurderinger og konklusjoner ble sendt til rådmannen 29. september. Vi mottok uttalelse datert 8. oktober som i sin helhet er vedlagt rapporten. Kommentarene i uttalelsen er i tillegg innarbeidet i rapportens punkt 5.2 som egne punkter etter våre konklusjoner i de avsnitt hvor det er avgitt kommentarer. Vi synes at kommentarene er informative for vår undersøkelse, og at de er med og underbygger våre konklusjoner i rapporten. 7. SAMMENDRAG OG ANBEFALINGER Utgangspunktet for undersøkelsen er kontrollutvalgets bestilling av forvaltningsrevisjon 2009 med formålet å se etter om Oppdal kommune etterlever retningslinjene i rundskriv H-2140 for beregning av selvkost. Våre konklusjoner viser at retningslinjene i hovedsak følges men at det fortsatt er noe forbedringspotensiale på området. Selvkostregnskapet avsluttes uten at virkelig regnskapstall er brukt i etterkalkylen for indirekte kostnader som medfører at resultatet blir unøyaktig. Beregningsmodellen som ble brukt ved kontrollberegningen i 2008 er et godt utgangspunkt til å utvikle en fordelingsnøkkel for indirekte kostnader. I følge retningslinjene kapittel 1.3 må kommunen foreta etterkalkulasjon av de reelle kostnadene innenfor de aktuelle tjenesteområdene. Dette innebærer at også indirekte kostnader må etterregnes pr 31.12. Det har skjedd store endringer på selvkostområdene de siste 5 årene. Det gjenspeiler seg ved at det er store avvik mellom regnskap og budsjett for særlig vann og avfall. Vi har konkludert med at prissettingen av tjenestene ikke har vært godt nok kalkulert og at budsjettet for avfall ikke er regulert godt nok i forhold til økning i inntekter og utgifter. Det er ikke gitt særlige kommentarer til avvikene på selvkostområdene i forbindelse med årsrapporteringen og tertialrapportene. Det vil være en fordel for leserne/brukerne av rapportene om slike kommentarer i større grad tas inn i rapporteringen. I følge regelverket skal det kommenteres budsjettavvik på rammenivå og dette er i hovedsak ivaretatt. Et annet vesentlig funn er at i løpet av 4 årsperioden har selvkostfondene for vann økt betraktelig. Selvkostfondene for avløp, avfall og feiing har også økt men ikke i så stor grad. Dette til tross for at det er budsjettert med bruk av fond i perioden. - 24 -