Selvkostområdet for Vann, kloakk og renovasjonstjenester i Svelvik kommune

Transkript

1 Selvkostområdet for Vann, kloakk og renovasjonstjenester i Svelvik kommune Attestasjoner Forvaltningsrevisjon Selskapskontroll Innsyn IT- Veiledning revisjon Regnskapsrevisjon Misligheter og uregelmessigheter Postadresse: Postboks 4197, 3005 DRAMMEN Besøksadresse: Øvre Eiker vei 14, 3048 Drammen Telefon: Telefaks: e-post: post@bkr.no URL-adresse:

2 Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse BAKGRUNN ENDRINGER I FORHOLD TIL TIDLIGERE RETNINGSLINJER KONSEKVENSER AV ENDRINGER/PRESISERINGER I RETNINGSLINJENE HVA HAR REVISJONENS GJENNOMGANG BESTÅTT AV? KONKLUSJONER AVSLUTNING Buskerud Kommunerevisjon IKS Side 1 av 7

3 1. BAKGRUNN I kommunestyrets behandling av økonomiplan og budsjett 2006 ble det bl.a vedtatt følgende: Kommunestyret ber kommunerevisjonen og kontrollutvalget om å foreta en særskilt gjennomgang av selvkostnivået for gebyrene og beregningsgrunnlaget for de kommunale vann-, kloakk og renovasjonstjenester de siste 2 år. Foreløpig rapport har blitt rådmannen til uttalelse. Svar følger som vedlegg til denne rapporten. Vi har tatt hensyn til rådmannens synspunkter. 2. ENDRINGER I FORHOLD TIL TIDLIGERE RETNINGSLINJER I januar 2003 sendte Kommunal- og regionaldepartementet ut nye retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester (H-2140). Retningslinjene var gjeldende fra Fordi retningslinjene først var klare i januar 2003, kunne ikke kommunene ta hensyn til endringene da budsjettet og gebyrsatsene for 2003 ble vedtatt. De vesentlige endringene var: 2.1 Ved beregning av selvkost skal kostnadsberegning ikke være avhengig av hvilken finansieringsform kommunen velger (bruk av lån eller egenkapital). Derfor må kapitalkostnader beregnes for alle anskaffelser av varige driftsmidler, uavhengig av hvordan anskaffelsen er finansiert. 2.2 Lineære avskrivninger skal brukes i selvkostkalkylen. Lineære avskrivninger gir best samlet kostnadsriktighet, tidsriktighet og anvendbarhet. Ved valg av avskrivningsperiode for ulike investeringer benyttes de periodene som er angitt i 8 i forskrift for årsregnskap og årsberetning. I tillegg inneholder retningslinjene følgende presiseringer: 2.3 Kommunen kan fremføre et overskudd fra selvkosttjenesten til et senere år (innenfor en 3-5 års periode). I praksis vil dette skje gjennom et bundet driftsfond (avregningseller selvkostfond). Selvkostfondets funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader slik at gebyrene kan holdes stabile. 2.4 Investeringskostnadene må fordeles jevnt over investeringenes levetid. Investeringer i anleggsmidler kan dermed ikke finansieres direkte av selvkostfondet/gebyrinntekter. 2.5 Renter skal tillegges selvkostfondene Buskerud Kommunerevisjon IKS Side 2 av 7

4 3. KONSEKVENSER AV ENDRINGER/PRESISERINGER I RETNINGSLINJENE Nummereringen i dette punktet er i samsvar med nummereringen under punkt Selvkostkalkylen skal belastes med alternativkostnad (renter) av investeringene uansett om de er finansiert med bruk av lån eller egenkapital 3.2 Tidligere kunne kommunene velge annuitetsmetoden eller lineær avskrivning. Annuitetsmetoden gir en høyere kostnadsbelastning de første leveårene. Lineær avskrivning gir en jevn belastning i hele levetiden. Avskrivningssatsene (levetiden) endret seg ved innføring av de nye retningslinjene. Fra og med 2003 ble avskrivningstiden for bl.a maskiner og kjøretøy endret til 10 år. Den mest vesentlige endringen var likevel ledningsnettet hvor avskrivningsperioden ble endret fra 20 til 40 år, noe som medfører en vesentlig lavere årlig belastning i selvkostkalkylen enn tidligere. Fordi retningslinjene først var klare i januar 2003, kunne ikke kommunene ta hensyn til endringene da budsjettet og gebyrsatsene for 2003 ble vedtatt. Økning i avskrivningstid kan medføre en likviditetsmessig utfordring for kommunene dersom investeringene er finansiert ved bruk av lån. Lånene er oftest tatt opp med tilbakebetaling på 20 år og tilbakebetalingen fra innbyggerne kommer altså i løpet av 40 år. 3.3 Ingen endring. 3.4 Det hadde i flere kommuner utviklet seg en praksis med å benytte selvkostfondene til investeringer. Det er generasjonsprinsippet som ligger til grunn for at dette ikke er tillatt. Det vil si at dagens abonnenter ikke skal betale en høyere pris enn kostnadene som påløper i dag. Ved å betale en høyere pris som gir overskudd i selvkostområdet, som så igjen brukes til finansiering av investeringer, subsidieres kommende generasjoner. 3.5 Renteberegning av selvkostfondene betyr at avkastningen av fondene skal tilbakeføres abonnentene Buskerud Kommunerevisjon IKS Side 3 av 7

5 4. HVA HAR REVISJONENS GJENNOMGANG BESTÅTT AV? Revisjonens kontroll bygger på arbeid som er gjennomført i administrasjonen i Svelvik kommune og følgende forhold er behandlet/vurdert: - verdifastsettelse av anleggsmidler 2004 og avskrivning - direkte kostnader - indirekte kostnader - alternativ kostnad (renter) - selvkostfond Vår gjennomgang bygger på kontroll av utvalgte deler av tilgjengelig materiale. Vi har ved denne gjenomgangen ikke vurdert generelle prinsipper i regnskapsforskriftene for kommuneregnskap som skillet mellom drifts- og investeringsregnskapet. 4.1 Verdifastsettelse anleggsmidler 2004 og 2005 Aktivering (balanseføring) av anleggsmidler foretas ved årsavslutningen det året investeringen er ført i investeringsregnskapet. Avskrivning av anleggsmiddelet starter senest året etter at investeringen er tatt i bruk. Vi har påsett at: - det er samsvar mellom det som er ført i kommuneregnskapet det enkelte år og det som er kommet med i selvkostkalkylen - Anskaffelseskost i selvkostkalkylen er redusert med anleggsbidrag og eventuell finansiering fra selvkostfondene Vi mener at anskaffelseskost i selvkostkalkylene er uten vesentlige feil. 4.2 Avskrivninger Vi har påsett at anleggsmidlene er riktig klassifisert og at riktig avskrivningstid er benyttet. Det er ikke avdekket vesentlige feil eller mangler i avskrivningene som er gjennomført i selvkostkalkylen. 4.3 Direkte kostnader Gjennomgang av de direkte kostnadene for regnskapsårene 2004 og 2005 har ikke avdekket vesentlige feil. 4.4 Indirekte kostnader (tilleggstjenester og støttefunksjoner) Retningslinjene angir hvilke typer av felleskostnader som kan belastes inn i selvkostområdene og gir også forslag til kriterier for fordeling. Vi har gjennomgått administrasjonens forslag til kriterier for vurdering. Det er valgt lett målbare kriterier som antall årsverk, andel av maskinpark etc. Vi er ikke kjent med at det er foretatt beregninger etter andre kriterier Buskerud Kommunerevisjon IKS Side 4 av 7

6 Det er nødvendig å ha fokus på fordelingskriteriene årlig for å fange opp eventuelle endringer. Kommunen foretar hvert år en gjennomgang med de ansatte det gjelder om det er endringer i deres arbeidsoppgaver innen VAR-området for å få en korrekt fordelingsnøkkel. Vi mener at kriteriene for beregning av indirekte kostnader er innenfor de rammene retningslinjene setter. 4.5 Alternativkostnad (renter) Alternativkostnad beregnes på årets gjennomsnittlige verdi av anleggsmidler, både avskrivbare og ikke-avskrivbare anleggsmidler (tomtearealer). Renten settes lik effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid, med et tillegg på 1 prosent (gjennomsnitt over året). Renter for 2004 er 3,95 % og for ,90 %. I 2004 benyttet Svelvik kommune en rentesats på 3,95%, men i 2005 ble det benyttet en rentesats på 3,3%. Forholdet er tatt opp i vårt brev av 21. juni 2006 til kommunen. 4.6 Selvkostfond Selvkostfondenes funksjon er å håndtere svingninger i inntekter og kostnader slik at gebyrene kan holdes stabile. Selvkostområdene skal budsjetteres realistisk og et overskudd settes av til fond for å kunne dekke et underskudd et annet år. Selvkostfondene kan også benyttes for å foreta en jevn prisøkning når det er planlagt store investeringer. Det er altså anledning til å heve prisen noe over reelle kostnader et gitt år for så å holde tilnærmet stabil pris, eller redusere prisøkningen når store investeringer er gjennomført. Imidlertid er det ikke anledning til å planlegge en slik oppbygging av fond i mer enn 3-5 år. På avsatte midler til selvkostfond skal det legges til kalkulatoriske renter som skal reflektere alternativavkastningen brukerne går glipp av ved at midlene er bundet i selvkostfond. Kalkylerenten settes lik effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenværende løpetid med tillegg på 1% og beregningsgrunnlaget vil være gjennomsnittlig beholdning det enkelte år. Svelvik kommune Saldo pr Saldo pr Vann Avløp * Inkl. septik Sum * inkl. septik Av årsoppgjør for selvkostområdet for 2004 og 2005 utarbeidet av kommunen framgår det at overskudd på vann og avløpssektoren skal tilbakeføres til driftsbudsjettet over en periode på 5 år. Som en ser av tabellen har Svelvik kommune ikke eldre ubrukte fondsmidler stående. Dette er et resultat av den jobben kommunen har gjort gjennom flere år for å bygge ned fondene på VAR-området Buskerud Kommunerevisjon IKS Side 5 av 7

7 Kalkylerente for 2004 ble 3,95 % og for ,90 %. I 2004 benyttet Svelvik kommune en rentesats på 3,95%, men i 2005 ble det benyttet en rentesats på 3,3%. Forholdet er tatt opp i vårt brev av 21. juni 2006 til kommunen. 4.7 Vedtak om bruk av selvkostprinsippet Ifølge lov og forskrift er høyeste pris på vann- og avløpstjenester selvkost. Et eventuelt overskudd må avsettes til selvkostfond. Ønsker kommunen at abonnentene skal betale selvkost må dette vedtas av kommunestyret. Det er i henhold til lov og forskrift ingenting i veien for at kommunen kan subsidiere abonnentene, men det er anbefalt fra departementet at selvkostprinsippet benyttes. De år tjenesten går med overskudd skal det alltid settes av til selvkostfond, uansett kommunestyrevedtak eller ikke. Dersom vedtak om selvkost er fattet, kan kommunen fremføre et underskudd til dekning senere år. Svelvik kommune vedtar årlig i forbindelse med fastsetting av gebyrene at abonnentene skal dekke 100 % av utgiftene. 4.8 Etterkalkyle Departementets retningslinjer inneholder forslag til hvordan selvkostkalkyler kan utarbeides. Det er ikke krav om at kalkylene skal kunne genereres direkte fra kommuneregnskapet. Svelvik kommune utarbeider etterkalkyler i tråd med retningslinjene Buskerud Kommunerevisjon IKS Side 6 av 7

8 5. KONKLUSJONER Revisjonens gjennomgang er basert på et utvalg av materialet og gir grunnlag for følgende: 1. Anskaffelseskost avskrivningsgrunnlag. For de anleggsmidlene som er medregnet i selvkostkalkylen, er det ikke avdekket vesentlige feil eller mangler. 2. Avskrivninger. Det er ikke avdekket vesentlige feil eller mangler. 3. Direkte kostnader. Det er ikke avdekket vesentlige feil eller mangler. 4. Indirekte kostnader. Kriteriene som er lagt til grunn for fordeling av felleskostnader synes å være i tråd med retningslinjenes krav. Det foretas en årlig gjennomgang for å fange opp endringer i kriteriene. 5. Alternativkostnad renter. Det er benyttet annen rentesats enn anbefalt av departementet. 6. Selvkostfond. Retningslinjenes bestemmelser om hvor lenge et overskudd kan være fondsført er overholdt. Det er benyttet annen rentesats enn anbefalt av departementet. 7. Kommunestyret vedtar årlig at selvkostprinsippet skal legges til grunn for tjenestene vann og avløp. 6. AVSLUTNING Selvkostområdene vann og avløp og konklusjonene i denne rapporten følges opp som en naturlig del av regnskapsrevisjonen av kommuneregnskapet i Drammen, 14. september 2006 Rolleiv Lilleheie Pål Ringnes Siv Janne Skeide daglig leder/statsaut. revisor leder forvaltningsrevisjon forvaltningsrevisor Buskerud Kommunerevisjon IKS Side 7 av 7