MØTEINNKALLING. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0042/05 05/00337 SELVKOST VANN OG AVLØP - REVISJONSRAPPORT

Transkript

1 VADSØ KOMMUNE RÅDMANNEN Utvalg: Planutvalget Møtested: Johan Grønvihsgate Møtedato: Klokkeslett: kl MØTEINNKALLING Eventuelt forfall meldes på tlf For varamedlemmenes vedkommende gjelder sakslista som innkalling først når stemplet "INNKALLING TIL MØTE" er påført. Dokumentene legges ut på Godkjenning av møteinnkallingen og sakslista. Godkjenning av møteprotokollen fra møte Sendt på mail. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 0042/05 05/00337 SELVKOST VANN OG AVLØP - REVISJONSRAPPORT 0043/05 05/00748 BUDSJETT 2006 / STYRINGSDOKUMENT STRATEGI OG HANDLINGSPLAN Vadsø, Ole Grøtta Leder

2 SELVKOST VANN OG AVLØP - REVISJONSRAPPORT Saksbehandler: Magne Lindi Arkivkode: M Arkivsaksnr.: 05/00337 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0042/05 Planutvalget / Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: 1. Bystyret tar Kontrollutvalgets vedtak av til etterretning. 2. Bystyret forutsetter at Vadsø Vann og Avløp KF foretar en ny selvkostberegning i henhold til Kommunal- og regionaldepartementets rundskriv H Selvkostberegningen skal forelegges bystyret for behandling i juni Resterende del av de avsatte fondsmidlene ved avslutningen av vann- og avløpsregnskapet for 2005 videreføres til Vadsø Vann og Avløp KF m/ rentetillegg. Vedlegg: Revisjonsrapport- Selvkost Vann og avløp, Vadsø kommune Bakgrunn: Forvaltningskontrollen IS har på oppdrag fra kontrollutvalget undersøkt Vadsø kommunes selvkostregnskap for vann- og avløpstjenestene. Formålet med undersøkelsen var å finne ut om gebyrinntektene overstiger kommunens nødvendige kostnader på vann- og avløpssektoren. Revisjonsrapporten følger vedlagt. Forvaltningskontrollens viktigste funn var: Vadsø kommune har fra 1999 til 2003 har avsatt til sammen kr til selvkostfond for vann og avløp. Pengene er avsatt fordi vann- og avløpsabonnentene har innbetalt ca. 5 millioner kr mer enn kommunen har beregnet at det har kostet å produsere vann- og avløpstjenestene i perioden. Av selvkostfondene er kr brukt til vann- og avløpsinvesteringer i samme periode. Bruk av disse midlene til investeringer er i strid regelverket. Side 2 av 11

3 Forvaltningskontrollen har gitt følgende anbefalinger i forhold til det som er avdekket i revisjonsrapporten: Vadsø kommune bør utarbeide særskilte selvkostregnskap for vann og for avløp. Forvaltningskontrollen anbefaler at kommunen legger til grunn Kommunal- og arbeidsdepartementets retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Spesielt bør avsetninger av overskudd til selvkostfond anvendes i drift innen 3 til 5 år. Fordelingen av felleskostnader bør skje i forhold til reelt forbruk. En gjennomgang av kostnadsfordelingen som følge av endret oppgavefordeling anbefales. Fordelingen av felleskostnader fra bygg bør avspeile reell bruk. En gjennomgang av kostnadsfordelingen som følge av endret bruk av lokaler anbefales. Bystyrets vedtak av Enhetsprisen for vann og avløp beregnes ut fra forventede inntekter tilsvarende 100% dekningsgrad der kjerneprodukt, støttefunksjon, årlige kapitalkostnader pr 1997 og årlig kapitalkostnader for planlagte nyinvesteringer i økonomiplanperioden er med. Andelen av årlig kapitalkostnader til planlagte nyinvesteringer avsettes på fond og kommunens tolkning av vedtaket, bør vurderes opp mot Kommunal- og arbeids- departementets Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Forvaltningskontrollens rapport av er behandlet av Kontrollutvalget i møte den Kontrollutvalgets vedtak lyder som følger: Kontrollutvalget i Vadsø kommune anbefaler at administrasjonen gjennomgår beregningen for vann og avløp slik at de samsvarer med kravene til selvkostberegninger: Selvkostfondene bør bygges ned over 3-5 år slik at abonnentene ikke betaler mer enn de er pålagt gjennom lov og forskrift. Vurdering: Kommunens praksis Kommunens praksis med hensyn til selvkostprinsippet for vann og avløp har bakgrunn i Bystyrets vedtak av der følgende ble vedtatt: Enhetsprisen for vann og avløp beregnes ut fra forventede inntekter tilsvarende 100% dekningsgrad der kjerneprodukt, støttefunksjon, årlige kapitalkostnader pr 1997 og årlig kapitalkostnader for planlagte nyinvesteringer i økonomiplanperioden er med. Andelen av årlig kapitalkostnader til planlagte nyinvesteringer avsettes på fond Bystyrets vedtak ble fattet med bakgrunn i nye prinsipper ( ) for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester der følgende ble lagt til grunn: - Både direkte- og indirekte kostnader bør medtas - Bare kostnader som har sammenheng med fremstilling av produkt/tjeneste medtas - Metode for fordeling av indirekte kostnader velges av kommunen - Kapitalkostnader medtas Bystyrets vedtak av er også forankret i lov om kommunale vann- og avløpsgebyrer. Av forskrift til loven har departementet uttalt følgende: Til 1. Rammen for gebyrene Denne bestemmelsen setter kommunens nødvendige kostnader på vann- og avløpssektoren som den øvre grense for hvor mye kommunen til sammen kan kreve inn i vann- og Side 3 av 11

4 avløpsgebyrer (selvkostprinsippet). Bare kostnader som har en direkte, normal sammenheng med en forsvarlig forretningsmessig drift av vann- og avløpssektoren, kan legges inn i gebyrgrunnlaget. Vann- og avløpsgebyrene skal således ikke kunne brukes til å finansiere andre deler av kommuneforvaltningen. Før kommunen fastsetter gebyrenes størrelse, skal det foreligge overslag over forventede kostnader og inntekter på vann- og avløpssektoren. Overslagene skal omfatte kostnader til investeringer, drift og vedlikehold, samt forventet inntekt fra gebyrer og annet. Overslagene skal dekke en periode på minst 3 år og så vidt mulig knyttes til kommunens rullerende langtidsbudsjett. I desember 1996 ga Kommunal- og regionaldepartementet ut et rundskriv som omhandlet retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Disse ble utgitt med bakgrunn i behov for nærmere avklaring av prinsippet selvkost, herav hvilke kostnader som skulle legges til grunn og ut fra hvilke prinsipper de skulle beregnes etter. Ordning inntil 2003 ga en utilsiktet variasjon i prissetting av tjenesten da mange kommuner fortsatte å beregne de kommunale vann- og avløpsgebyrene etter lov om kommunale vann- og avløpsgebyrer m/ tilhørende forskrifter og departementets retningslinjer for selvkost. Som en følge av dette, ga Kommunal- og regionaldepartementet ut reviderte retningslinjer, beskrevet i rundskriv H Reviderte retningslinjer fom Enkelte kommuner har som følge av dyre investeringer eller tap på utbyggingsprosjekter vært nødt til å redusere eller ta bort den subsidieringen av betalingstjenester som har skjedd gjennom kommunens frie inntekter. For brukere og media oppfattes dette som en betydelig prisøkning, men er reelt kun inndekking av kostnadene ved å produsere tjenesten/varen der selvkostregnskapet vil være underliggende dokumentasjon for dette. Videre er utvikling av detaljert intern regnskap en forutsetning for å vise at prisene ikke er satt høyere enn kostnadene ved å produsere tjenesten. (regneark, separat programvare og lignende) Selvkost setter øvre rammer for brukerbetalinger. Selvkostprinsippet kan benyttes for en del viktige kommunale tjenester som vann og avløp, plan og byggesaksbehandling, kart- og delingsforretninger og feietjenester. Inndekningen kan være på inntil 100%. Selvkost kan også benyttes på andre områder, som barnehager, kommunale boliger, pleieomsorg og SFO. Og for disse områdene gjelder prinsippet om inntil 100% inndekning. Som et generelt utgangspunkt splittes ytelsen i 3 delkomponenter, kjerneprodukt, tilleggsytelser og støttefunksjoner. Alle disse inngår i selvkostkalkylen for tjenesten. Kjerneprodukt Arbeidsinnsats, direkte bruk av varer og tjenester, kapitalkostnader (avskrivninger og finanskostnader) nyttet til å betjene brukere. Tilleggsytelser Tjenester fra andre deler av kommuneorganisasjonen. Kunderelaterte og nært knyttet til kjerneproduktet. Eks. ledelse, organisering, saksbehandling og kundekontakt, fakturering og regnskap, kontorstøtte for å levere en helhetlig tjeneste. Side 4 av 11

5 Støttefunksjoner Pålagte- eller nødvendige aktiviteter for kommunen som helhet. Kan være vanskelig å avgrense kalkylemessig. Kan være en sporadisk/tilfeldig kostnad eller en ikke direkte relasjon til tjenester. Så som personaltjenester, lønn, bedriftshelsetjeneste, politisk- og administrativ ledelse. De fleste kommuner vil la tilleggsytelser og støttefunksjoner inngå i fellesbetegnelsen interntjenester. Som interntjenester regnes følgende: Regnskap- innfordring Kontorstøttte Revisjon Personal Personalpol. Funksjoner og velferdstiltak Sentral opplæring Kantine Trykkeri IT Sentralbord, post, tele Konsulent bistand/prosjektering Juridisk bistand Felles maskinpark Bygg- drift Aktiviteter knyttet til å representere, utvikle og lage mål for organisasjonen faller inn under begrepet strategisk ledelse og medtas ikke i selvkostkalkyle. Kapitalkostnader: Kapitalkostnader beregnes fordi årsregnskapet ikke gir riktig bilde av kostnader ved større investeringer/anskaffelser. Kapitalkostnadene består av avskrivningskostnader samt alternativkostnader, dvs. forventet markedsavkastning av investerte beløp. Kommuner som tidligere har finansiert årets investeringer direkte av gebyrinntekter har ikke lengre anledning til dette. En slik praksis er i strid med regelverket. Kostnader ved anleggsmidler som brukere drar nytte av over flere år, bør fordeles over et tilsvarende antall år. Grunnlag for beregning er anskaffelseskostnader minus tidligere avskrivninger og eksterne anleggsbidrag. I kommuneregnskapet skal ikke anleggsbidrag trekkes fra avskrivningsgrunnlag. Avskrivning skjer etter lineær metode.(like årlige kostnader gjennom anleggsmidlets levetid). Kommunens finansieringsform av anleggsmiddel har ingen betydning for selvkostberegningen. Side 5 av 11

6 Det kan beregnes kapitalkostnader av enkelte interntjenester, (bruk av bygningsareal pr ansatt.) Overskudd/underskudd fond Overskudd fra selvkosttjenesten kan framføres i et 3 5 års- perspektiv, gjennom bundet selvkostfond. Investeringer i anleggsmidler kan ikke finansieres direkte av selvkostfondet. Fondet skal tillegges renter. (halvårsvirkning). Samme prinsipp gjelder ved underskudd. Forvaltningskontrollens rapport: Tabellen nedenfor viser kommunens selvkostfond for vann og avløp. Balanse Sum Fondskonto vann Fondskonto avløp Sum Brukt til investering vann Brukt til investering vei Sum investering Avsatt til fond Tabellen over viser at det har vært avsatt kr ,- til disse fondene fra 1999 til 2003, og av dette er det brukt kr ,- til investeringer. Dette innebærer at: I 2003 er det avsatt kr til selvkostfond. Det er brukt kr til investering i vann og avløp og kr til investering i vei/nyanlegg I 2002 er det avsatt kr til selvkostfond. Det er brukt kr til investering i vann og avløp I 2001 er det avsatt kr til selvkostfond. Det er brukt kr til investering i vann og avløp Det er videre planlagt bruk av dette selvkostfondet til investeringer i 2004 og Revisors kommentar: Vadsø kommune har fra 1999 til 2003 har avsatt til sammen kr ,- til selvkostfond for vann og avløp. Pengene er avsatt fordi vann- og avløpsabonnentene har innbetalt ca. 5 millioner kr mer enn det har kostet å produsere vann- og avløpstjenestene i perioden. Av selvkostfondene er kr ,- brukt til vann- og avløpsinvesteringer i samme periode. Bruk av disse midlene til direkte finansiering av investeringer er i strid med regelverket. Selv om investeringer i vann og avløp til slutt er en del av de samlede kostnader for drift av vann og avløp, er det viktig at kostnadene føres til riktig tid. Dagens gebyrpliktige ikke skal betale morgendagens gebyrpliktiges kostnader. Planlagt bruk av selvkostfondene til vann- og avløpsinvesteringer bør derfor revurderes. Kommunens selvkostberegning Vann- og avløpsavsetninger til fond framlagt til hvert enkelt årsregnskap er ikke kommunens fullstendige selvkostregnskap, men en oversikt over avsatte beløp hvert enkelt år. Det forefinnes bakgrunnsmateriale for hvert enkelt år omhandlet i rapporten. Side 6 av 11

7 Vadsø kommune benytter departementet retningslinjer for selvkostberegning for området vann og avløp. Både direkte og indirekte kostnader medtas. Direkte kostnader hentes fra områdene benyttet for vann/avløp 350/353. Indirekte kostnader utarbeides for hvert enkelt budsjettår, og etterregnes ved regnskapsavslutning hvert år for å fastsette evt. over- /underskudd. Hvilke elementer, og i hvilken grad disse henføres vann/avløp avgjøres av virksomhetsleder hvert enkelt år. Departementets retningslinjer er lagt til grunn vedr. henførbare interntjenester. Det er ikke medtatt kapitalkostnader av intern tjenester. Det er benyttet lineære avskrivninger som anbefalt i forskriftene. Avvik mellom selvkostregnskap og kommuneregnskap skyldes forskjellige regler for avskrivning. Det er i perioden avsatt overskudd på kr ,- til fond. Av dette er benyttet kr ,- til investeringer i perioden. Rest fond pr er på kr ,-. Konklusjon: Det ble i nye retningslinjer av 2003 presisert at overskudd fra selvkost ikke skulle benyttes til investeringer, og at selvkostfondet skulle godskrives med renter. Retningslinjene fra 1996 var imidlertid uklar på dette punktet. Uklarhetene medførte at mange kommuner benyttet overskuddet fra selvkostfondet til investeringer, noe som medførte at retningslinjene revidert og innskjerpet i Overskudd selvkost er brukt og tilregnet brukt innenfor området vann/avløp og er således på ingen måte benyttet til feil formål. Innbyggeres innbetalinger vedr. vann/avløp er utelukkende benyttet til vann/avløp. Det ville også måtte være gjort en strengere vurdering om i hvilken grad disse midlene faktisk er benyttet til nyinvesteringer, eller til vedlikehold av eksisterende anlegg. Skillet mellom vedlikehold og investeringer er ikke entydig, men noe som må vurderes i hvert enkelt investeringstiltak. Som vedlikehold av anlegg regnes tiltak for å holde anlegget i stand, med en standard tilsvarende da anlegget sto ferdig som nytt. Vadsø kommune kunne ha tatt opp lån for gjennomføring av investeringstiltakene i perioden og lagt investeringskostnadene i selvkostberegningen året etter at anleggene ble tatt i bruk. Dette ville ha medført at abonnentene måtte ha betalt en større andel av investeringene gjennom årsgebyrene for vann og avløp, noe som ville ha redusert fondsavsetningene. En tilbakeføring av investerte midler på 3,2 mill. kr. vil medføre endret finansiering av prosjektene til lån, og derav økte belastninger i kapitaldelen av selvkostberegningen. En slik tilbakevirkende metode ansees ikke som hensiktsmessig. Rådmannen vil i stedet anbefale at drift 2005 i stedet tilføres restfondsmidlene på 1,9 mill. kr. og resultat ved avslutning av vann- og avløp regnskapet for 2005 videreføres til selskapet Vadsø Vann og Avløp KF, med et rentetillegg på kr ,-. Side 7 av 11

8 Vadsø Vann og Avløp KF foretar ny selvkostberegning med bakgrunn i kjerne- og internkostnader i henhold til Kommunal og regionaldepartementet retningslinjer pr Svein Tore Dørmænen rådmann Side 8 av 11

9 BUDSJETT 2006 / STYRINGSDOKUMENT STRATEGI OG HANDLINGSPLAN Saksbehandler: Svein Tore Dørmænen Arkivkode: 151 Arkivsaksnr.: 05/00748 Saksnr.: Utvalg: Møtedato: 0009/05 Administrasjonsutvalget / Arbeidsmiljøutvalget 0005/05 Eldrerådet /05 Formannskapet /05 Planutvalget /05 Formannskapet /05 Kommunalt råd for funksjonshemmede / Bystyret Forslag til vedtak/innstilling: 1. Vadsø Bystyre vedtar i sin helhet forslag til ansvarsbudsjett 2006 gjengitt i styringsdokumentet del 2. Vadsø bystyre fastsetter med dette virksomhetenes netto driftsresultat slik de av omtalte del fremkommer. Dette innebærer vedtak om innarbeidelse av de strategier med tilhørende merknader som fremkommer av styringsdokumentets del Vadsø bystyre forutsetter at ansvarsbudsjettet er basert på- og fremkommer som følge av de analyser som er presentert i styringsdokumentets del 1 og del 2. Vadsø Bystyre bygger og sitt vedtak på tidligere behandling av investeringsbudsjett vedlagt i del 3, hvor Vadsø Bystyre vedtok opptak av låneramme med inntil kr millioner for investeringstiltak. 3. Vadsø bystyre fastsetter satsen for foreldrebetaling i barnehage til kr /mnd. Betaling for kost kommer i tillegg på kr pr. måned. 4. Vadsø Bystyre vedtar vedlagte vedtekter for de kommunale barnehager. 5. Vadsø Bystyre vedtar vedlagte vedtekter for skolefritidsordning. 6. Vadsø bystyre fastsetter satsen for foreldrebetaling i skolefritidsordningen til kr /mnd. Betaling for kost kommer i tillegg på kr pr. måned. 7. Vadsø bystyre fastsetter priser for kommunale tjenester lik 2005-nivå. Likeså kommunale gebyrer etter plan- og bygningsloven eller delingsloven til 2005 nivå, Side 9 av 11

10 Sak 0043/05 eller som fremlagt i forslag del 4 i styringsdokument 2006, herunder - Feiergebyret pr. pipeløp fastsettes til kr Kinopris økes med kr. 5 pr. forestilling for alle prisgrupper 8. Bystyret vedtar at det kommunale inntektsskatteøret i inntektsåret 2006 skal være i a. henhold til Stortingets fastsatte maksimalprosent for Vadsø Bystyre vedtar følgende vedrørende eiendomsskatter 2006: 10. Eiendommer taksert før 2001; Eiendomsskatten skal fortsatt være 7 promille av den til enhver tid gjeldende takstsum. I henhold til midlertidig lov av skal det opphavelige skattegrunnlag for alle eiendommer som sist er taksert før 1991 økes med 10 %. 11. Eiendommer taksert i 2001 For eiendommer taksert i 2001 skal eiendomsskatten være 4 promille av takstsum. 12. Ordførers godtgjørelse fastsettes til brutto årslønn kr Administrasjonsutvalgets behandling den sak 0009/05: Budsjett 2006 taes til foreløpig orientering. Administrasjonsutvalgets vedtak den sak 0009/05: Budsjett 2006 taes til foreløpig orientering. Formannskapets behandling den sak 0110/05: Innstillingen tas til orientering. Formannskapets vedtak den sak 0110/05: Innstillingen tas til orientering. Vedlegg: Styringsdokument 2006 strategi og handlingsplan (Utsendt tidligere) Virksomhetsplaner 2006 for Vadsø kommunes virksomheter (Utsendt tidligere) Oppdatert oversikt investeringsprogram Bakgrunn: Vadsø Bystyre vedtar årlig driftsbudsjett for påfølgende driftsår, samt økonomiplan for kommende periode. Side 10 av 11

11 Sak 0043/05 Vadsø bystyre har i møte 16. november 2005 i sak 05/0056 vedtatt investeringsplan for Vurdering: Vadsø Bystyre inviteres med dette til å vedta de enkelte virksomhets netto driftsresultat for driftsåret Vadsø Bystyre inviteres med dette til å vedta de enkelte rammebudsjett for de kommunale inntekter. Vadsø bystyre inviteres med dette til å vedta strategi og handlingsplan for Vadsø Bystyrets budsjettvedtak for 2006 er bindende og kan kun endres av bystyret selv. Rådmannen vil vise til styringsdokumentet når det gjelder analysen omkring hovedtrekkene i det administrative forslag til budsjett. Svein Tore Dørmænen rådmann Side 11 av 11