FORVALTNINGSREVISJON. Selvkost innen VAR-området NORD. Kåfjord kommune. Vi skaper trygghet K O M R E V

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Kåfjord kommune Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2008

2

3 Forord Kontrollutvalget i Kåfjord kommune har gjennom bestilling datert vedtatt å få utført forvaltningsrevisjon av selvkost innen VAR-området i Kåfjord kommune. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er iflg. nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Prosjektet startet opp i desember 2007 og informasjonsinnsamlingen ble avsluttet i april Kontakten med administrasjonen har hele tiden vært god. Revisjonen har fått svar på alle spørsmål og fått tilsendt etterspurt dokumentasjon, i hovedsak uten store forsinkelser. Kontaktpersonen for prosjektet og næringskonsulenten er personer som spesielt bør takkes for god hjelp under gjennomføringen av prosjektet. Formålet med prosjektet har vært å kartlegge om kommunen har en tilfredsstillende kalkylemodell som sikrer at gebyrene fastsettes i samsvar med regelverket, og ikke overstiger kostnadene for tjenestene. Vi har også sett på om kostnadene beregnes og samsvarer med prinsippene som ligger til grunn i veilederen Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Undersøkelsen viser at kommunen har en tilfredsstillende kalkylemodell som beregner gebyrene i samsvar med regelverket og prinsippene som framkommer i den nevnte veilederen. Undersøkelsen viser også at kommunen har subsidiert produksjonen av vann- og avløpstjenester ved å dekke deler av underskuddene på de nevnte produksjonsområdene over kommunens budsjett. Alternativet for kommunen vil være å justere gebyrene slik at kostnadene blir dekket ved innbetalinger fra tjenestemottakerne Tromsø, Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Åse Skavdal Prosjektleder, forvaltningsrevisor

4

5 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Bakgrunn PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER...2 Problemstillinger Revisjonskriterier METODE OG DATAMATERIALE Metode og datamateriale Avgrensing av prosjektet BEREGNINGSGRUNNLAG...4 Henførbare kostnader Direkte kostnader Indirekte kostnader Renter på selvkostfond Revisors funn...6 Generelt om kommunens VAR-kalkyler Vann og avløp Renovasjon/slamtømming Revisors vurderinger FOR- OG ETTERKALKYLER Revisors funn Forkalkyler Etterkalkyler/selvkostregnskap Revisors vurderinger SELVKOSTFOND OG UNDERSKUDDSDEKNING Revisors funn Revisors vurderinger SAMLET KONKLUSJON HØRING ANBEFALINGER...10

6 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn I kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon av Kåfjord kommunes virksomhet, er selvkost innen VAR-området utpekt som et prioritert område for nærmere undersøkelser. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til Kommuneloven 77 nr 4 og 78 nr 2 og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er iflg. nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger På grunnlag av kontrollutvalgets bestilling er det utledet følgende problemstilling for revisjonens undersøkelse: Har Kåfjord kommune tilfredsstillende rutiner og beregninger for sikring av at tjenestene innenfor VAR-området drives til selvkost? 2.2 Revisjonskriterier Innsamlede data i undersøkelsen blir vurdert opp mot kriterier utledet fra følgende kilder: Lov av nr 17 om kommunale vass- og kloakkavgifter 1, 2 og 3 Lov av nr 06 om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) 26 og 34 Forskrift av nr 931 om begrensning av forurensning (forurensningsforskriften) 16-1 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester: H-2140 (Kommunal- og regionaldepartementet, kommunalavdelingen 2003) Forskrift om vann - og avløpsgebyrer i Kåfjord kommune av med endring av Brev av 09 mai 2007 fra Miljøverndepartementet til NORVAR AL Anvendelse av selvkostregelverket når vann- og avløpstjenester produseres av interkommunale selskaper Brev av 04 juli 2006 fra Miljøverndepartementet til Nedre Romerike distriktsrevisjon Spørsmål om selvkost når vann- og avløpstjenester er skilt ut som eget rettssubjekt Uttalelse 2007/002 fra Regnskapskomiteen i NKRF 1 Anvendelse av selvkostregelverket når tjenesten produseres av interkommunalt selskap Hjemmelen for kommunens beregning og innkreving av vann- og avløpsgebyr fra innbyggerne er lov om kommunale vass- og kloakkavgifter 1, 2 og 3. Forurensningsforskriften 16-1 begrenser kommunens lovlige gebyrberegning til selvkost på vann- og avløpssektoren. Iflg. bestemmelsen bør de til enhver tid gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester legges til grunn. Forskriften krever også at det før kommunens gebyrvedtak skal foreligge et overslag over kommunens antatte direkte og indirekte kostnader 2 på henholdsvis vann- og avløpssektoren for de nærmeste tre til fem årene. Kommunestyret vedtar årlig størrelsen på gebyrene. I følge Kåfjord kommunes Kommunale avgifter 2007, vedtatt under budsjettbehandlingen i kommunestyret ved sak 60/06, skal vann og avløpsgebyrer beregnes til selvkostpris. For årene før 2007 sier vedtakene om vann- og avløpsgebyrer ikke noe om hvorvidt gebyrene skal beregnes til selvkost eller ikke. Når politikerne ikke har vedtatt uttrykkelig at kommunen skal subsidiere kommunale avgifter for 1 Norges Kommunerevisorforbund 2 Dette omfatter direkte og indirekte drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader på sektoren. Side: 2

7 innbyggerne, utleder revisjonen at selvkostprinsippet skal følges slik det framgår av H Dette innebærer at alle kommunens direkte og indirekte kostnader skal legges til grunn for beregning av gebyr fra tjenestemottakerne. Når det gjelder renovasjon og slamtømming, framgår det av forurensningsloven 26 og 34 at kommunen skal innkreve gebyr til full dekning av kostnader 3 forbundet med tjenestene. Avfall fra fritidseiendommer er av mindre omfang enn fra boliger i helårsbruk, og påfører kommunen mindre renovasjonskostnader, som er rammen for hva kommunen kan kreve dekket gjennom brukerne av fritidsrenovasjon. Derfor må det settes opp separate selvkostkalkyler for ordinær husholdningsrenovasjon og fritidsrenovasjon. Selvkostprinsippet slik det er redegjort for i gjeldende Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester skal legges til grunn for kommunens gebyrberegning. I følge retningslinjene er selvkost den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Alle henførbare kostnader knyttet til kjerneprodukt, tilleggsytelser og støttefunksjoner skal tas med i selvkostnadskalkylen. Etter retningslinjene skal det innafor selvkostområdene foretas etterkalkyler 4 av de reelle kostnadene for å kontrollere at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Etterkalkyler/selvkostregnskap skal settes opp etter hvert regnskapsår. Det forutsettes i retningslinjene at selvkostregnskapet må sees over noen år, og at inntektene over 3-5 år ikke skal overstige kostnadene for årene samlet. Det betyr at det enkelte år kan være overskudd og andre år underskudd på kommunens selvkostområder. Differansene utjevnes gjennom et bundet selvkostfond, som tilføres akkumulert overskudd fra selvkostregnskapet og som brukes til dekning av underskudd i samme. Kåfjord kommune er medeier i det interkommunale selskapet Avfallsservice AS som leverer renovasjonstjenester til brukerne i eierkommunene. I slike tilfeller av egenregi 5 må kommunen gjøre undersøkelser hos leverandøren for å sikre seg at tjenesten drives til selvkost. Med henvisning til Miljøverndepartementets brev 9. mai 2007 mener NKRF i uttalelse 2007/002 at kravet til selvkost kan ivaretas og dokumenteres samlet for alle deltakerkommunene i regnskapet til det interkommunale selskapet. I dette ligger en aksept av at renovasjonsselskapet, til tross for avstandsforskjeller, fordeler transportkostnader for felles renovasjonsordning likt på abonnentene/eierkommunene. Dersom det forekommer kommunespesifikke kostnader, må beregning av selvkost foretas pr kommune. På grunnlag av ovenstående utleder vi følgende revisjonskriterier for undersøkelsen: 1. Alle kommunens direkte og indirekte kostnader til drift, vedlikehold og kapital som kan henføres til produksjon og levering av tjenester innafor vann og avløp, skal legges til grunn for beregning av gebyr fra tjenestemottakerne. 2. Kommunen må gjøre nødvendige undersøkelser for å sikre seg at Avfallsservice AS driver renovasjonstjenestene til selvkost i tråd med regelverket. 3. Administrasjonen skal hvert år utarbeide forkalkyler på VAR-området senest i forbindelse med vedtak av gebyrregulativet. 4. Administrasjonen skal sette opp selvkostregnskap for vann- og avløpstjenestene etter hvert regnskapsår. 3 Med kostnader menes her både drifts- og kapitalkostnader. 4 Selvkostregnskap 5 Kommunalt heleide selskaper som leverer tjenester til eierkommunene Side: 3

8 5. Overskudd på selvkosttjenestene på vann- og avløpsområdet skal avsettes til bundet fond og brukes til inndekning av evt. underskudd på tjenestene senere år. 6. Underskudd på selvkosttjenestene på vann- og avløpsområdet skal inndekkes gjennom økning av brukerbetalinger i den grad det ikke er dekning på bundet fond til formålet. 3 METODE OG DATAMATERIALE 3.1 Metode og datamateriale Faktagrunnlaget i forvaltningsrevisjonsprosjektet er i hovedsak innhentet gjennom dokumentanalyse. Vi har også hatt samtaleintervju med ansatte som har arbeidsoppgaver i tilknytning til selvkosttjenestene vi undersøker. Datainnsamlingen foregikk i perioden desember 2007 april Avgrensing av prosjektet Undersøkelsen er i hovedsak tidsavgrenset til regnskapsåret Revisjonen har sett på forkalkyler som ble framlagt før gebyrvedtaket som ble gjort i forbindelse med behandlingen av budsjett 2006 og økonomiplan Når det gjelder etterkalkyler, ønsket vi å undersøke selvkostregnskapet som ble framlagt for regnskapsåret For å få oversikt over kommunens behandling av over- og underskudd har vi sett på kommuneregnskapene for årene BEREGNINGSGRUNNLAG 1. Alle kommunens direkte og indirekte kostnader til drift, vedlikehold og kapital som kan henføres til produksjon og levering av tjenester innafor vann, avløp og renovasjon, skal legges til grunn for beregning av gebyr fra tjenestemottakerne. 2. Kommunen må gjøre nødvendige undersøkelser for å sikre seg at Avfallsservice AS driver renovasjonstjenestene til selvkost i tråd med regelverket. 4.1 Henførbare kostnader Retningslinjene for beregning av selvkost skiller mellom Direkte kostnader (kjerneprodukt) Indirekte kostnader (interntjenester = tilleggsytelser og henførbare støttefunksjoner?) Direkte kostnader I direkte kostnader inngår direkte drifts- og vedlikeholdskostnader og direkte kapitalkostnader. Side: 4

9 Direkte drifts- og vedlikeholdskostnader er knyttet til den direkte produksjonen av den enkelte tjeneste, f.eks. lønn, vedlikehold av bygninger og anlegg, betaling til private for utførte tjenester m.v. Årlige kapitalkostnader består i følge retningslinjene av to elementer: kapitalslit, dvs. forringelsen i et driftsmiddels verdi ut fra slitasje og elde alternativkostnad, dvs. den avkastning kommunen alternativt kunne oppnå ved å plassere penger tilsvarende investeringsbeløpet i markedet. I et fungerende marked vil renten angi alternativkostnaden. Kapitalkostnaden beregnes på grunnlag av anskaffelseskostnad av varige driftsmidler. I det kommunale regnskapssystemet vil det si anskaffelser ført i kapitalregnskapet. Retningslinjene angir følgende forutsetninger ved utarbeidelse av en selvkostkalkyle: historisk anskaffelseskostnad benyttes som avskrivningsgrunnlag nyinvesteringene tas med i avskrivningsgrunnlaget fra og med året etter at bygget/anlegget er tatt i bruk investeringstilskudd/ anleggsbidrag kommer til fradrag i avskrivningsgrunnlaget tomtekostnadene trekkes fra i avskrivningsgrunnlaget, men kostnaden skal likevel være med i grunnlaget for beregning av alternativkostnaden lineære avskrivninger avskrivningstid må settes etter hvor lang økonomisk levetid en regner med de forskjellige driftsmidlene har 6. rentesatsen for beregning av alternativkostnaden settes lik effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid, med et tillegg på ett prosentpoeng Indirekte kostnader I indirekte kostnader inngår indirekte drifts- og vedlikeholdskostnader og indirekte kapitalkostnader. Som eksempler på indirekte kostnader kan nevnes kostnader til regnskap og innfordring kontorstøtte revisjon opplæring kantinedrift drift av EDB-anlegg drift av sentralbord juridisk bistand m.v. For disse kostnadene har retningslinjene angitt mulige fordelingskriterier. Det skal også beregnes kapitalkostnader for interntjenester. Disse kan beregnes etter en forenklet metode nærmere beskrevet under punkt 4.10 i Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Renter på selvkostfond I retningslinjene er det forutsatt at inntektene over noen år (3-5 år) ikke skal overstige kostnadene for de samme årene. Det vil derfor oppstå overskudd eller underskudd det enkelte år. Overskudd skal avsettes til fond og inntektsføres senere år. Et overskudd innebærer at brukerne av den enkelte tjeneste har innbetalt mer enn tjenesten koster. Dersom brukerne hadde plassert pengene i bank i stedet for å innbetale overskuddet, ville de ha fått renteavkastning. Retningslinjene sier at kommunen 6 Retningslinjene for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester av 2003 angir bruk av samme avskrivningsperioder som benyttes i KOSTRA rapporteringen Side: 5

10 bør kompensere brukerne for det rentetapet de er påført ved å binde kapital i kommunen. Det bør benyttes samme rente som ved beregning av kapitalkostnaden. Underskudd behandles på tilsvarende måte. 4.2 Revisors funn Generelt om kommunens VAR-kalkyler Kåfjord kommune utarbeider årlig forkalkyler både for vann- og avløpsområdet. Kommunen har ikke satt opp separate etterkalkyler for vannproduksjon og avløp/avløpsrensing, men bruker føringene på de aktuelle ansvarsområdene i kommuneregnskapet som dokumentasjon for eventuelle over- eller underskudd Vann og avløp Kåfjord kommune benytter felles framgangsmåte for utarbeidelse av beregningsgrunnlaget for vannog avløpsgebyrene. Vi velger derfor å se områdene Vannforsyning (produksjon) og Avløp (avløpsrensing) under ett når vi går inn på hvilke kostnader som er tatt med i forkalkylene for I beregningsgrunnlagene inngår de budsjetterte driftsutgiftene for det kommende året i tillegg til kapitalkostnadene. Driftsutgiftene omfatter lønn og sosiale utgifter, kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal tjenesteproduksjon og overføringer til andre etater. Lønnskostnadene er fordelt i forhold til stillingsprosenten som er beregnet å gjelde for de aktuelle produksjonsområdene. Kapitalkostnader for bruk av egne anleggsmidler, dvs kalkulatoriske renter og avskrivninger inngår også i beregningsgrunnlaget. Kåfjord kommune beregner kapitalkostnadene på en måte som er oversiktlig og viser årlige avskrivninger og restverdi for alle kommunens anlegg. Når de kalkulatoriske rentene til forkalkylene skal beregnes, benytter kommunen seg av Norges Banks rentetabeller for Statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid med et tillegg på ett prosentpoeng. Kommunen benytter lineære avskrivninger etter serielånsmodell. Avskrivningstiden for anleggene er 20 eller 40 år, alt etter hvilken type anlegg det er snakk om. Revisjonen har fått opplyst anskaffelseskostnadene og eventuelle investeringstilskudd for de anleggene som er ført i balanseregnskapet. I følge opplysninger fra kommunen er investeringstilskudd trukket fra anskaffelseskostnadene, slik at avskrivingsgrunnlaget for hvert anlegg er netto anleggskostnader for Kåfjord kommune. Gjennomgangen av anskaffelseskostnadene viste at avskrivningene i selvkostkalkylene bygger på korrekte anskaffelseskostnader. I følge budsjettet for 2006 er kostnader vedrørende IT-tjenestene de eneste indirekte kostnadene som er fordelt til vann- og avløpsområdene. Indirekte kostnader som regnskapsføring, innfordring, kontorstøtte og drift av sentralbord er ikke tatt med i de beregnede kostnadene for de undersøkte områdene. Kapitalkostnader for interntjenester er heller ikke fordelt. Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal tjenesteproduksjon synes å være fordelt på de respektive funksjonene hvor de har oppstått. Det samme gjelder interne overføringer av kostnader fra andre ansvarsområder til Vannforsyning og Avløp (avløpsrensing). Kostnader vedrørende IT-tjenester blir fordelt med 7,5 %, mens andre kostnader fordeles skjønnsmessig ut fra behov. Kapitalkostnadene som inkluderer avskrivninger og kalkulatoriske renter på anleggsinvesteringer er bokførte med summene som gikk fram av forkalkylene. Det er ikke foretatt nye renteberegninger etter at endelige rentesatser for det aktuelle året er kjent Renovasjon/slamtømming Kåfjord kommune er medeier i renovasjonsselskapet Avfallsservice AS som utfører renovasjonstjenester og slamtømming i kommunen. Selskapet fakturerer brukerne direkte etter gebyrsatser som først er behandlet i selskapets styre og deretter fastsatt av kommunestyret. Side: 6

11 Avfallsservice AS sendte høsten 2007 selvkostkalkyler for årene til sine eierkommuner. Kalkylene viser totalkostnadene og den kommunale delen av hver kostnadstype. Kostnadsfordelingen mellom slamtjenester, ordinære husholdninger og fritidsrenovasjon er ikke synlig. Det ser ikke ut til å være noen kommunespesifikke kostnader. Kostnadene i selvkostregnskapet er sluttbehandlingsavgift 7, lønnskostnader, avskrivninger, driftskostnader og renteutgifter. I tillegg til fakturerte kostnader fra avfallsselskapet betaler kommunen for leie av egen container til tre husstander langs Solengvegen i Olderdalen. Denne vegen har så dårlig standard at avfallsselskapets biler ikke kan kjøre der, og ordningen vil vare frem til vegen er utbedret til en standard som gjør den kjørbar for avfallsbilene Revisors vurderinger Kåfjord kommune tar med i beregningsgrunnlaget de direkte driftskostnadene som er nødvendige for å produsere vann- og avløpstjenestene. I tillegg blir kostnader som gjelder andre tjenester i tillegg til vann- og avløpsproduksjonen, fordelt prosentvis etter forbruket på de forskjellige tjenestene. Kapitalkostnader, dvs avskrivninger og beregninger av kalkulatoriske renter, som kan knyttes direkte til produksjon av vann- og avløpstjenester blir beregnet i samsvar med retningslinjene for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Selv om det blir anbefalt i de nevnte retningslinjene, blir indirekte kostnader i liten grad tatt med i beregningsgrunnlaget. I følge regnskapet er det bare ITtjenester som blir fordelt på alle brukerne. Dette betyr at brukerne av kommunens vann- og avløpstjenester ikke blir belastet for kostnader som for eksempel regnskapsføring, innfordring, kontorstøtte og sentralbordtjeneste. Kostnadene blir i stedet dekket over kommunebudsjettet. Det samme gjelder kapitalkostnader for interntjenester. Med bakgrunn i det ovenstående vurderer vi at revisjonskriterium 1 i det vesentlige er oppfylt. Som medeier i renovasjonsselskapet Avfallsservice AS, var Kåfjord kommune i 2007 med på å rette en henvendelse til selskapet vedrørende manglende tilsendte selvkostkalkyler. Selskapet sendte deretter høsten 2007 ut slike kalkyler for årene Kommunenes henvendelse til renovasjonsselskapet gjør at revisjonskriterium er 2 oppfylt. 5 FOR- OG ETTERKALKYLER 3. Administrasjonen skal hvert år utarbeide forkalkyler på VAR-området senest i forbindelse med vedtak av gebyrregulativet. 4. Administrasjonen skal sette opp selvkostregnskap for vann- og avløpstjenestene etter hvert regnskapsår. 5.1 Revisors funn Forkalkyler Kåfjord kommune har utarbeidet forkalkyler for produksjon/distribusjon av vann og for avløpsrensing for årene 2004, 2005 og 2006 i et regneark som revisjonen har fått framlagt. For 2004 og tidligere år er kalkylene laget i et regneark som etter hva revisjonen har fått opplyst, ikke lenger kan dokumenteres. Tallene for 2004 framkommer imidlertid i kalkylen for Avgift som betales til staten for avfall levert til sluttbehandling på et avfallsanlegg. Som sluttbehandling regnes deponering og forbrenning uten energiutnyttelse (Kilde: Side: 7

12 Forkalkylene viser de antatte inntekter og utgifter som ligger til grunn for gebyrforslagene som blir innarbeidet i kommunens budsjett for kommende år. Det er bare de beregnede gebyrsatsene som blir lagt fram for politikerne for behandling, ikke utregningene som ligger bak Etterkalkyler/selvkostregnskap Kåfjord kommune setter ikke opp separate etterkalkyler, men henviser i stedet til kommuneregnskapet for informasjon om regnskapsresultatet for vannproduksjon og avløpsrensing. Kommunen bruker fordeling av inntekter og kostnader i kommuneregnskapet for å vise hvordan årets resultat framkommer på produksjonsområdene vann og avløp. Kommuneregnskapets ansvarsområder Vannforsyning (produksjon) og Avløp (avløpsrensing) blir derfor å anse som etterkalkyler for de nevnte kommunale betalingstjenestene Revisors vurderinger Regnearkene revisjonen har fått tilsendt fra Kåfjord kommune viser at kommunen hvert år i forbindelse med utarbeidelsen av kommende års budsjett setter opp forkalkyler for å beregne nye gebyrsatser. Revisjonskriterium 3 er oppfylt. Administrasjonen setter ikke opp årlige separate etterkalkyler. I stedet vurderer Kåfjord kommune de aktuelle ansvarsområdene i kommuneregnskapet som tilstrekkelig informative med hensyn til overeller underskudd på vann- og avløpsproduksjonen. Kommuneregnskapet gir også etter vår vurdering tilstrekkelig informasjon om kostnader og inntekter for de nevnte tjenestene. Vi anser kriterium 4 som oppfylt. 6 SELVKOSTFOND OG UNDERSKUDDSDEKNING 5. Overskudd på selvkosttjenestene på VAR-området skal avsettes til bundet fond og brukes til inndekning av evt. underskudd på tjenestene senere år. 6. Underskudd på selvkosttjenestene på VAR-området skal inndekkes gjennom økning av brukerbetalinger i den grad det ikke er dekning på bundet fond til formålet. 6.1 Revisors funn Revisjonen har gått gjennom kommuneregnskapene fra årene for å se hvilke resultater selvkostregnskapene for vann- og avløpsområdene har hatt i disse årene. Regnskapsresultatene er satt opp i tabellene nedenfor. Vann Vann/ År Overskudd ,52 Underskudd , ,54 Avløp Avløp/ År Overskudd 0 Underskudd , ,37 0 Side: 8

13 Vi har også sett hvordan Kåfjord kommune har behandlet eventuelle over- eller underskudd. Overskuddet for 2005 for vannproduksjon ble avsatt til et bundet driftsfond hvor det i følge balanseregnskapet for 2006 fortsatt stod oppført ved regnskapsavslutningen for dette året. Ved utgangen av 2006 var det ikke lagt kalkulatoriske renter til fondet. Det regnskapsmessige underskuddet fra 2004 på ansvarsområdet Vann på kr ,56 ble redusert i 2005 med kr etter en budsjettregulering i kommuneregnskapet ved K-sak 0041/05. Samme år hadde ansvarsområdet Avløp et underskudd på kr ,33. Dette underskuddet ble redusert med kr ,- etter en budsjettregulering i K-sak 0041/05. I 2006 var det ingen inndekning av tidligere års underskudd verken for vann- eller avløpsområdet. I balansen for dette året står det derfor oppført underskudd på de to områdene med til sammen kr ,80. Summen inkluderer underskuddet for 2006 på ansvarsområdet Vann. De faste årsgebyrene for vann og avløp ble redusert fra 2004 til 2005 og har siden vært uendret. Gebyrene etter bruksareal og etter målt forbruk er økt. Kommuneregnskapene for årene viser at faste årsgebyrer gir større inntekter enn gebyrer etter bruksareal eller etter målt forbruk Revisors vurderinger Kåfjord kommune har handlet i tråd med retningslinjene når overskuddet for 2005 på vannproduksjon er avsatt til bundet fond. Retningslinjenes anbefalinger er likevel ikke oppfylt fullt ut når fondet ikke er tillagt kalkulatoriske renter. Fordi fondets saldo er såpass beskjeden sammenlignet med underskuddene fra andre år, vil imidlertid bruk av midlene til dekning av underskudd ikke redusere de samlede underskuddene i nevneverdig grad. Derfor vurderer vi revisjonskriterium 5 som delvis oppfylt. Med unntak av overskuddet på vannproduksjon i 2005 har Kåfjord kommune hatt underskudd på områdene vann og avløp over flere år. Kommunestyret har likevel valgt å ikke øke de faste årsgebyrene for vann og avløp etter at de ble satt ned fra 2004 til Økning av gebyrene etter bruksareal og etter forbruk er ikke tilstrekkelig så lenge det er faste årsgebyr som gir de største inntektene. Underskuddene burde derfor vært dekt ved økning i alle former for brukerbetalinger fordi retningslinjenes utsagn er at kostnadene bør bæres av de som bruker tjenestene. Vi må derfor konkludere med at revisjonskriterium 6 ikke er oppfylt. 8 SAMLET KONKLUSJON Kommunen har en tilfredsstillende kalkylemodell som sikrer at gebyrene fastsettes i samsvar med regelverket. Kostnadene beregnes i samsvar med prinsippene som ligger til grunn i veilederen Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. For undersøkelsesperioden har kommunen subsidiert produksjonen av vann- og avløpstjenester ved å dekke deler av underskuddene over kommunens budsjett i stedet for å justere gebyrene slik at de dekker kostnadene for den aktuelle tjenesteproduksjonen. 9 HØRING KomRev NORD sendte den rapporten på høring til Kåfjord kommune med høringsfrist Rapporten ble sendt både elektronisk og pr post. Revisjonen mottok svar fra kommunen i en e-post av hvor rådmannen uttalte at han ikke hadde noen kommentarer til rapporten. Side: 9

14 10 ANBEFALINGER Med henvisning til punkt 8 Samlet konklusjon, finner KomRev NORD grunn til å anbefale Kåfjord kommune å øke gebyrene for vann- og avløp slik at de dekker kostnadene ved produksjon av de aktuelle tjenestene. En slik justering av gebyrsatsene vil føre til at kommunen følger prinsippet om at brukerne av tjenestene bør bære kostnadene ved produksjon av tjenestene. Side: 10

15 FORVALTNINGSREVISJON Kåfjord kommune Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2008

16

17 Forord Kontrollutvalget i Kåfjord kommune har gjennom bestilling datert vedtatt å få utført forvaltningsrevisjon av selvkost innen VAR-området i Kåfjord kommune. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er iflg. nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Prosjektet startet opp i desember 2007 og informasjonsinnsamlingen ble avsluttet i april Kontakten med administrasjonen har hele tiden vært god. Revisjonen har fått svar på alle spørsmål og fått tilsendt etterspurt dokumentasjon, i hovedsak uten store forsinkelser. Kontaktpersonen for prosjektet og næringskonsulenten er personer som spesielt bør takkes for god hjelp under gjennomføringen av prosjektet. Formålet med prosjektet har vært å kartlegge om kommunen har en tilfredsstillende kalkylemodell som sikrer at gebyrene fastsettes i samsvar med regelverket, og ikke overstiger kostnadene for tjenestene. Vi har også sett på om kostnadene beregnes og samsvarer med prinsippene som ligger til grunn i veilederen Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Undersøkelsen viser at kommunen har en tilfredsstillende kalkylemodell som beregner gebyrene i samsvar med regelverket og prinsippene som framkommer i den nevnte veilederen. Undersøkelsen viser også at kommunen har subsidiert produksjonen av vann- og avløpstjenester ved å dekke deler av underskuddene på de nevnte produksjonsområdene over kommunens budsjett. Alternativet for kommunen vil være å justere gebyrene slik at kostnadene blir dekket ved innbetalinger fra tjenestemottakerne Tromsø, Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Åse Skavdal Prosjektleder, forvaltningsrevisor

18

19 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Bakgrunn PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER...2 Problemstillinger Revisjonskriterier METODE OG DATAMATERIALE Metode og datamateriale Avgrensing av prosjektet BEREGNINGSGRUNNLAG...4 Henførbare kostnader Direkte kostnader Indirekte kostnader Renter på selvkostfond Revisors funn...6 Generelt om kommunens VAR-kalkyler Vann og avløp Renovasjon/slamtømming Revisors vurderinger FOR- OG ETTERKALKYLER Revisors funn Forkalkyler Etterkalkyler/selvkostregnskap Revisors vurderinger SELVKOSTFOND OG UNDERSKUDDSDEKNING Revisors funn Revisors vurderinger SAMLET KONKLUSJON HØRING ANBEFALINGER...10

20 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn I kontrollutvalgets plan for forvaltningsrevisjon av Kåfjord kommunes virksomhet, er selvkost innen VAR-området utpekt som et prioritert område for nærmere undersøkelser. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til Kommuneloven 77 nr 4 og 78 nr 2 og Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er iflg. nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger På grunnlag av kontrollutvalgets bestilling er det utledet følgende problemstilling for revisjonens undersøkelse: Har Kåfjord kommune tilfredsstillende rutiner og beregninger for sikring av at tjenestene innenfor VAR-området drives til selvkost? 2.2 Revisjonskriterier Innsamlede data i undersøkelsen blir vurdert opp mot kriterier utledet fra følgende kilder: Lov av nr 17 om kommunale vass- og kloakkavgifter 1, 2 og 3 Lov av nr 06 om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) 26 og 34 Forskrift av nr 931 om begrensning av forurensning (forurensningsforskriften) 16-1 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester: H-2140 (Kommunal- og regionaldepartementet, kommunalavdelingen 2003) Forskrift om vann - og avløpsgebyrer i Kåfjord kommune av med endring av Brev av 09 mai 2007 fra Miljøverndepartementet til NORVAR AL Anvendelse av selvkostregelverket når vann- og avløpstjenester produseres av interkommunale selskaper Brev av 04 juli 2006 fra Miljøverndepartementet til Nedre Romerike distriktsrevisjon Spørsmål om selvkost når vann- og avløpstjenester er skilt ut som eget rettssubjekt Uttalelse 2007/002 fra Regnskapskomiteen i NKRF 1 Anvendelse av selvkostregelverket når tjenesten produseres av interkommunalt selskap Hjemmelen for kommunens beregning og innkreving av vann- og avløpsgebyr fra innbyggerne er lov om kommunale vass- og kloakkavgifter 1, 2 og 3. Forurensningsforskriften 16-1 begrenser kommunens lovlige gebyrberegning til selvkost på vann- og avløpssektoren. Iflg. bestemmelsen bør de til enhver tid gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester legges til grunn. Forskriften krever også at det før kommunens gebyrvedtak skal foreligge et overslag over kommunens antatte direkte og indirekte kostnader 2 på henholdsvis vann- og avløpssektoren for de nærmeste tre til fem årene. Kommunestyret vedtar årlig størrelsen på gebyrene. I følge Kåfjord kommunes Kommunale avgifter 2007, vedtatt under budsjettbehandlingen i kommunestyret ved sak 60/06, skal vann og avløpsgebyrer beregnes til selvkostpris. For årene før 2007 sier vedtakene om vann- og avløpsgebyrer ikke noe om hvorvidt gebyrene skal beregnes til selvkost eller ikke. Når politikerne ikke har vedtatt uttrykkelig at kommunen skal subsidiere kommunale avgifter for 1 Norges Kommunerevisorforbund 2 Dette omfatter direkte og indirekte drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader på sektoren. Side: 2

21 innbyggerne, utleder revisjonen at selvkostprinsippet skal følges slik det framgår av H Dette innebærer at alle kommunens direkte og indirekte kostnader skal legges til grunn for beregning av gebyr fra tjenestemottakerne. Når det gjelder renovasjon og slamtømming, framgår det av forurensningsloven 26 og 34 at kommunen skal innkreve gebyr til full dekning av kostnader 3 forbundet med tjenestene. Avfall fra fritidseiendommer er av mindre omfang enn fra boliger i helårsbruk, og påfører kommunen mindre renovasjonskostnader, som er rammen for hva kommunen kan kreve dekket gjennom brukerne av fritidsrenovasjon. Derfor må det settes opp separate selvkostkalkyler for ordinær husholdningsrenovasjon og fritidsrenovasjon. Selvkostprinsippet slik det er redegjort for i gjeldende Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester skal legges til grunn for kommunens gebyrberegning. I følge retningslinjene er selvkost den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Alle henførbare kostnader knyttet til kjerneprodukt, tilleggsytelser og støttefunksjoner skal tas med i selvkostnadskalkylen. Etter retningslinjene skal det innafor selvkostområdene foretas etterkalkyler 4 av de reelle kostnadene for å kontrollere at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Etterkalkyler/selvkostregnskap skal settes opp etter hvert regnskapsår. Det forutsettes i retningslinjene at selvkostregnskapet må sees over noen år, og at inntektene over 3-5 år ikke skal overstige kostnadene for årene samlet. Det betyr at det enkelte år kan være overskudd og andre år underskudd på kommunens selvkostområder. Differansene utjevnes gjennom et bundet selvkostfond, som tilføres akkumulert overskudd fra selvkostregnskapet og som brukes til dekning av underskudd i samme. Kåfjord kommune er medeier i det interkommunale selskapet Avfallsservice AS som leverer renovasjonstjenester til brukerne i eierkommunene. I slike tilfeller av egenregi 5 må kommunen gjøre undersøkelser hos leverandøren for å sikre seg at tjenesten drives til selvkost. Med henvisning til Miljøverndepartementets brev 9. mai 2007 mener NKRF i uttalelse 2007/002 at kravet til selvkost kan ivaretas og dokumenteres samlet for alle deltakerkommunene i regnskapet til det interkommunale selskapet. I dette ligger en aksept av at renovasjonsselskapet, til tross for avstandsforskjeller, fordeler transportkostnader for felles renovasjonsordning likt på abonnentene/eierkommunene. Dersom det forekommer kommunespesifikke kostnader, må beregning av selvkost foretas pr kommune. På grunnlag av ovenstående utleder vi følgende revisjonskriterier for undersøkelsen: 1. Alle kommunens direkte og indirekte kostnader til drift, vedlikehold og kapital som kan henføres til produksjon og levering av tjenester innafor vann og avløp, skal legges til grunn for beregning av gebyr fra tjenestemottakerne. 2. Kommunen må gjøre nødvendige undersøkelser for å sikre seg at Avfallsservice AS driver renovasjonstjenestene til selvkost i tråd med regelverket. 3. Administrasjonen skal hvert år utarbeide forkalkyler på VAR-området senest i forbindelse med vedtak av gebyrregulativet. 4. Administrasjonen skal sette opp selvkostregnskap for vann- og avløpstjenestene etter hvert regnskapsår. 3 Med kostnader menes her både drifts- og kapitalkostnader. 4 Selvkostregnskap 5 Kommunalt heleide selskaper som leverer tjenester til eierkommunene Side: 3

22 5. Overskudd på selvkosttjenestene på vann- og avløpsområdet skal avsettes til bundet fond og brukes til inndekning av evt. underskudd på tjenestene senere år. 6. Underskudd på selvkosttjenestene på vann- og avløpsområdet skal inndekkes gjennom økning av brukerbetalinger i den grad det ikke er dekning på bundet fond til formålet. 3 METODE OG DATAMATERIALE 3.1 Metode og datamateriale Faktagrunnlaget i forvaltningsrevisjonsprosjektet er i hovedsak innhentet gjennom dokumentanalyse. Vi har også hatt samtaleintervju med ansatte som har arbeidsoppgaver i tilknytning til selvkosttjenestene vi undersøker. Datainnsamlingen foregikk i perioden desember 2007 april Avgrensing av prosjektet Undersøkelsen er i hovedsak tidsavgrenset til regnskapsåret Revisjonen har sett på forkalkyler som ble framlagt før gebyrvedtaket som ble gjort i forbindelse med behandlingen av budsjett 2006 og økonomiplan Når det gjelder etterkalkyler, ønsket vi å undersøke selvkostregnskapet som ble framlagt for regnskapsåret For å få oversikt over kommunens behandling av over- og underskudd har vi sett på kommuneregnskapene for årene BEREGNINGSGRUNNLAG 1. Alle kommunens direkte og indirekte kostnader til drift, vedlikehold og kapital som kan henføres til produksjon og levering av tjenester innafor vann, avløp og renovasjon, skal legges til grunn for beregning av gebyr fra tjenestemottakerne. 2. Kommunen må gjøre nødvendige undersøkelser for å sikre seg at Avfallsservice AS driver renovasjonstjenestene til selvkost i tråd med regelverket. 4.1 Henførbare kostnader Retningslinjene for beregning av selvkost skiller mellom Direkte kostnader (kjerneprodukt) Indirekte kostnader (interntjenester = tilleggsytelser og henførbare støttefunksjoner?) Direkte kostnader I direkte kostnader inngår direkte drifts- og vedlikeholdskostnader og direkte kapitalkostnader. Side: 4

23 Direkte drifts- og vedlikeholdskostnader er knyttet til den direkte produksjonen av den enkelte tjeneste, f.eks. lønn, vedlikehold av bygninger og anlegg, betaling til private for utførte tjenester m.v. Årlige kapitalkostnader består i følge retningslinjene av to elementer: kapitalslit, dvs. forringelsen i et driftsmiddels verdi ut fra slitasje og elde alternativkostnad, dvs. den avkastning kommunen alternativt kunne oppnå ved å plassere penger tilsvarende investeringsbeløpet i markedet. I et fungerende marked vil renten angi alternativkostnaden. Kapitalkostnaden beregnes på grunnlag av anskaffelseskostnad av varige driftsmidler. I det kommunale regnskapssystemet vil det si anskaffelser ført i kapitalregnskapet. Retningslinjene angir følgende forutsetninger ved utarbeidelse av en selvkostkalkyle: historisk anskaffelseskostnad benyttes som avskrivningsgrunnlag nyinvesteringene tas med i avskrivningsgrunnlaget fra og med året etter at bygget/anlegget er tatt i bruk investeringstilskudd/ anleggsbidrag kommer til fradrag i avskrivningsgrunnlaget tomtekostnadene trekkes fra i avskrivningsgrunnlaget, men kostnaden skal likevel være med i grunnlaget for beregning av alternativkostnaden lineære avskrivninger avskrivningstid må settes etter hvor lang økonomisk levetid en regner med de forskjellige driftsmidlene har 6. rentesatsen for beregning av alternativkostnaden settes lik effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid, med et tillegg på ett prosentpoeng Indirekte kostnader I indirekte kostnader inngår indirekte drifts- og vedlikeholdskostnader og indirekte kapitalkostnader. Som eksempler på indirekte kostnader kan nevnes kostnader til regnskap og innfordring kontorstøtte revisjon opplæring kantinedrift drift av EDB-anlegg drift av sentralbord juridisk bistand m.v. For disse kostnadene har retningslinjene angitt mulige fordelingskriterier. Det skal også beregnes kapitalkostnader for interntjenester. Disse kan beregnes etter en forenklet metode nærmere beskrevet under punkt 4.10 i Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester Renter på selvkostfond I retningslinjene er det forutsatt at inntektene over noen år (3-5 år) ikke skal overstige kostnadene for de samme årene. Det vil derfor oppstå overskudd eller underskudd det enkelte år. Overskudd skal avsettes til fond og inntektsføres senere år. Et overskudd innebærer at brukerne av den enkelte tjeneste har innbetalt mer enn tjenesten koster. Dersom brukerne hadde plassert pengene i bank i stedet for å innbetale overskuddet, ville de ha fått renteavkastning. Retningslinjene sier at kommunen 6 Retningslinjene for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester av 2003 angir bruk av samme avskrivningsperioder som benyttes i KOSTRA rapporteringen Side: 5

24 bør kompensere brukerne for det rentetapet de er påført ved å binde kapital i kommunen. Det bør benyttes samme rente som ved beregning av kapitalkostnaden. Underskudd behandles på tilsvarende måte. 4.2 Revisors funn Generelt om kommunens VAR-kalkyler Kåfjord kommune utarbeider årlig forkalkyler både for vann- og avløpsområdet. Kommunen har ikke satt opp separate etterkalkyler for vannproduksjon og avløp/avløpsrensing, men bruker føringene på de aktuelle ansvarsområdene i kommuneregnskapet som dokumentasjon for eventuelle over- eller underskudd Vann og avløp Kåfjord kommune benytter felles framgangsmåte for utarbeidelse av beregningsgrunnlaget for vannog avløpsgebyrene. Vi velger derfor å se områdene Vannforsyning (produksjon) og Avløp (avløpsrensing) under ett når vi går inn på hvilke kostnader som er tatt med i forkalkylene for I beregningsgrunnlagene inngår de budsjetterte driftsutgiftene for det kommende året i tillegg til kapitalkostnadene. Driftsutgiftene omfatter lønn og sosiale utgifter, kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal tjenesteproduksjon og overføringer til andre etater. Lønnskostnadene er fordelt i forhold til stillingsprosenten som er beregnet å gjelde for de aktuelle produksjonsområdene. Kapitalkostnader for bruk av egne anleggsmidler, dvs kalkulatoriske renter og avskrivninger inngår også i beregningsgrunnlaget. Kåfjord kommune beregner kapitalkostnadene på en måte som er oversiktlig og viser årlige avskrivninger og restverdi for alle kommunens anlegg. Når de kalkulatoriske rentene til forkalkylene skal beregnes, benytter kommunen seg av Norges Banks rentetabeller for Statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid med et tillegg på ett prosentpoeng. Kommunen benytter lineære avskrivninger etter serielånsmodell. Avskrivningstiden for anleggene er 20 eller 40 år, alt etter hvilken type anlegg det er snakk om. Revisjonen har fått opplyst anskaffelseskostnadene og eventuelle investeringstilskudd for de anleggene som er ført i balanseregnskapet. I følge opplysninger fra kommunen er investeringstilskudd trukket fra anskaffelseskostnadene, slik at avskrivingsgrunnlaget for hvert anlegg er netto anleggskostnader for Kåfjord kommune. Gjennomgangen av anskaffelseskostnadene viste at avskrivningene i selvkostkalkylene bygger på korrekte anskaffelseskostnader. I følge budsjettet for 2006 er kostnader vedrørende IT-tjenestene de eneste indirekte kostnadene som er fordelt til vann- og avløpsområdene. Indirekte kostnader som regnskapsføring, innfordring, kontorstøtte og drift av sentralbord er ikke tatt med i de beregnede kostnadene for de undersøkte områdene. Kapitalkostnader for interntjenester er heller ikke fordelt. Kjøp av varer og tjenester som inngår i kommunal tjenesteproduksjon synes å være fordelt på de respektive funksjonene hvor de har oppstått. Det samme gjelder interne overføringer av kostnader fra andre ansvarsområder til Vannforsyning og Avløp (avløpsrensing). Kostnader vedrørende IT-tjenester blir fordelt med 7,5 %, mens andre kostnader fordeles skjønnsmessig ut fra behov. Kapitalkostnadene som inkluderer avskrivninger og kalkulatoriske renter på anleggsinvesteringer er bokførte med summene som gikk fram av forkalkylene. Det er ikke foretatt nye renteberegninger etter at endelige rentesatser for det aktuelle året er kjent Renovasjon/slamtømming Kåfjord kommune er medeier i renovasjonsselskapet Avfallsservice AS som utfører renovasjonstjenester og slamtømming i kommunen. Selskapet fakturerer brukerne direkte etter gebyrsatser som først er behandlet i selskapets styre og deretter fastsatt av kommunestyret. Side: 6

25 Avfallsservice AS sendte høsten 2007 selvkostkalkyler for årene til sine eierkommuner. Kalkylene viser totalkostnadene og den kommunale delen av hver kostnadstype. Kostnadsfordelingen mellom slamtjenester, ordinære husholdninger og fritidsrenovasjon er ikke synlig. Det ser ikke ut til å være noen kommunespesifikke kostnader. Kostnadene i selvkostregnskapet er sluttbehandlingsavgift 7, lønnskostnader, avskrivninger, driftskostnader og renteutgifter. I tillegg til fakturerte kostnader fra avfallsselskapet betaler kommunen for leie av egen container til tre husstander langs Solengvegen i Olderdalen. Denne vegen har så dårlig standard at avfallsselskapets biler ikke kan kjøre der, og ordningen vil vare frem til vegen er utbedret til en standard som gjør den kjørbar for avfallsbilene Revisors vurderinger Kåfjord kommune tar med i beregningsgrunnlaget de direkte driftskostnadene som er nødvendige for å produsere vann- og avløpstjenestene. I tillegg blir kostnader som gjelder andre tjenester i tillegg til vann- og avløpsproduksjonen, fordelt prosentvis etter forbruket på de forskjellige tjenestene. Kapitalkostnader, dvs avskrivninger og beregninger av kalkulatoriske renter, som kan knyttes direkte til produksjon av vann- og avløpstjenester blir beregnet i samsvar med retningslinjene for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester. Selv om det blir anbefalt i de nevnte retningslinjene, blir indirekte kostnader i liten grad tatt med i beregningsgrunnlaget. I følge regnskapet er det bare ITtjenester som blir fordelt på alle brukerne. Dette betyr at brukerne av kommunens vann- og avløpstjenester ikke blir belastet for kostnader som for eksempel regnskapsføring, innfordring, kontorstøtte og sentralbordtjeneste. Kostnadene blir i stedet dekket over kommunebudsjettet. Det samme gjelder kapitalkostnader for interntjenester. Med bakgrunn i det ovenstående vurderer vi at revisjonskriterium 1 i det vesentlige er oppfylt. Som medeier i renovasjonsselskapet Avfallsservice AS, var Kåfjord kommune i 2007 med på å rette en henvendelse til selskapet vedrørende manglende tilsendte selvkostkalkyler. Selskapet sendte deretter høsten 2007 ut slike kalkyler for årene Kommunenes henvendelse til renovasjonsselskapet gjør at revisjonskriterium er 2 oppfylt. 5 FOR- OG ETTERKALKYLER 3. Administrasjonen skal hvert år utarbeide forkalkyler på VAR-området senest i forbindelse med vedtak av gebyrregulativet. 4. Administrasjonen skal sette opp selvkostregnskap for vann- og avløpstjenestene etter hvert regnskapsår. 5.1 Revisors funn Forkalkyler Kåfjord kommune har utarbeidet forkalkyler for produksjon/distribusjon av vann og for avløpsrensing for årene 2004, 2005 og 2006 i et regneark som revisjonen har fått framlagt. For 2004 og tidligere år er kalkylene laget i et regneark som etter hva revisjonen har fått opplyst, ikke lenger kan dokumenteres. Tallene for 2004 framkommer imidlertid i kalkylen for Avgift som betales til staten for avfall levert til sluttbehandling på et avfallsanlegg. Som sluttbehandling regnes deponering og forbrenning uten energiutnyttelse (Kilde: Side: 7

26 Forkalkylene viser de antatte inntekter og utgifter som ligger til grunn for gebyrforslagene som blir innarbeidet i kommunens budsjett for kommende år. Det er bare de beregnede gebyrsatsene som blir lagt fram for politikerne for behandling, ikke utregningene som ligger bak Etterkalkyler/selvkostregnskap Kåfjord kommune setter ikke opp separate etterkalkyler, men henviser i stedet til kommuneregnskapet for informasjon om regnskapsresultatet for vannproduksjon og avløpsrensing. Kommunen bruker fordeling av inntekter og kostnader i kommuneregnskapet for å vise hvordan årets resultat framkommer på produksjonsområdene vann og avløp. Kommuneregnskapets ansvarsområder Vannforsyning (produksjon) og Avløp (avløpsrensing) blir derfor å anse som etterkalkyler for de nevnte kommunale betalingstjenestene Revisors vurderinger Regnearkene revisjonen har fått tilsendt fra Kåfjord kommune viser at kommunen hvert år i forbindelse med utarbeidelsen av kommende års budsjett setter opp forkalkyler for å beregne nye gebyrsatser. Revisjonskriterium 3 er oppfylt. Administrasjonen setter ikke opp årlige separate etterkalkyler. I stedet vurderer Kåfjord kommune de aktuelle ansvarsområdene i kommuneregnskapet som tilstrekkelig informative med hensyn til overeller underskudd på vann- og avløpsproduksjonen. Kommuneregnskapet gir også etter vår vurdering tilstrekkelig informasjon om kostnader og inntekter for de nevnte tjenestene. Vi anser kriterium 4 som oppfylt. 6 SELVKOSTFOND OG UNDERSKUDDSDEKNING 5. Overskudd på selvkosttjenestene på VAR-området skal avsettes til bundet fond og brukes til inndekning av evt. underskudd på tjenestene senere år. 6. Underskudd på selvkosttjenestene på VAR-området skal inndekkes gjennom økning av brukerbetalinger i den grad det ikke er dekning på bundet fond til formålet. 6.1 Revisors funn Revisjonen har gått gjennom kommuneregnskapene fra årene for å se hvilke resultater selvkostregnskapene for vann- og avløpsområdene har hatt i disse årene. Regnskapsresultatene er satt opp i tabellene nedenfor. Vann Vann/ År Overskudd ,52 Underskudd , ,54 Avløp Avløp/ År Overskudd 0 Underskudd , ,37 0 Side: 8