Selvkost innen VAR-området

Transkript

1 FORVALTNINGSREVISJON Selvkost innen VAR-området En undersøkelse av om Tranøy kommune driver VAR-tjenester til selvkost Tranøy kommune Vi skaper trygghet K O M R E V NORD Rapport 2008:1

2

3 Forord Kontrollutvalget i Tranøy kommune v/k-sekretariatet bestilte den forvaltningsrevisjon av selvkost innen VAR-området. Revisjonens undersøkelse er gjennomført med henvisning til kommunelovens 77 nr 4 og 78 nr 2, samt forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner m.v. 7. Forvaltningsrevisjon er iflg. nevnte regler å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Revisor har møtt stor velvilje fra kommunens side i prosjektarbeidet, og kontaktpersonen i kommunen har bistått raskt med etterspurt dokumentasjon og informasjon. Vi takker Tranøy kommune for samarbeidet i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Revisjonens undersøkelse viser at kommunen for 2006 for første gang har lagt fram selvkostregnskap som dokumenterer tilfredsstillende rutiner og beregninger for sikring av selvkostdrift på vann- og avløpssektoren. Da forvaltningsrevisjonsprosjektet pågikk, hadde kommunen ikke gjort nødvendige undersøkelser i avfallsselskapet for å sikre at renovasjonssektoren ble drevet til selvkost. I ettertid er imidlertid kommunen kommet i gang med å skaffe seg innsikt i selvkostregnskapet på dette området. Også manglende renteberegning på selvkostfond vil bli rettet opp etter at revisjonen gjorde sine undersøkelser. Revisjonen konkluderer etter dette med at Tranøy kommune har tilfredsstillende rutiner og beregninger for sikring av at tjenestene innenfor VAR-området drives til selvkost. Tromsø, / Lars-Andrè Hanssen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor Tone Steffensen Prosjektleder, forvaltningsrevisor

4 Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING Bakgrunn PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER...1 Problemstillinger Revisjonskriterier METODE OG DATAMATERIALE Metode og datamateriale Avgrensing av prosjektet BEREGNINGSGRUNNLAG...3 Henførbare kostnader Revisors funn Revisors vurderinger FOR- OG ETTERKALKYLER Revisors funn Revisors vurderinger SELVKOSTFOND OG UNDERSKUDDSDEKNING Revisors funn Revisors vurderinger KONKLUSJON HØRING VEDLEGG...9

5 1 INNLEDNING 1.1 Bakgrunn Kommunestyret i Tranøy vedtok i sak 0024/05 Plan for forvaltningsrevisjon , der Selvkost innen VAR-området var et prioritert prosjekt. I revisjonsberetningen for 2005 og revisjonsbrev 1/2005 framkom det at selvkostregnskapene var mangelfulle og at dette har vært påpekt fra revisjonen ved en rekke anledninger. Kontrollutvalget ønsket etter dette å få kartlagt om kommunen har tilfredsstillende kalkylemodell som sikrer at gebyrene fastsettes i samsvar med regelverket. På kontrollutvalgets bestilling har derfor KomRev NORD gjennomført forvaltningsrevisjon av kommunens gebyrgrunnlag og -fastsetting på VAR-området. 2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 2.1 Problemstillinger På grunnlag av kontrollutvalgets bestilling er det utledet følgende problemstilling for revisjonens undersøkelse: Har Tranøy kommune tilfredsstillende rutiner og beregninger for sikring av at tjenestene innenfor VAR-området drives til selvkost? 2.2 Revisjonskriterier Innsamlede data i undersøkelsen blir vurdert opp mot kriterier utledet fra følgende kilder: Lov av nr 17 om kommunale vass- og kloakkavgifter 1, 2 og 3 Lov av nr 06 om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) 26 og 34 Forskrift av nr 931 om begrensning av forurensning (forurensningsforskriften) 16-1 Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester: H-2140 (Kommunal- og regionaldepartementet, kommunalavdelingen 2003) Forskrifter av 22. juni 2004 om vann- og avløpsgebyrer for Tranøy kommune Brev 09 mai 2007 fra Miljøverndepartementet til NORVAR AL Anvendelse av selvkostregelverket når vann- og avløpstjenester produseres av interkommunale selskaper Brev 04 juli 2006 fra Miljøverndepartementet til Nedre Romerike Distriktsrevisjon Spørsmål om selvkost når vann- og avløpstjenester er skilt ut som eget rettssubjekt Uttalelse 2007/002 fra Regnskapskomiteen i NKRF 1 Anvendelse av selvkostregelverket når tjenesten produseres av interkommunalt selskap Hjemmelen for kommunens beregning og innkreving av vann- og avløpsgebyr fra innbyggerne er lov om kommunale vass- og kloakkavgifter 1, 2 og 3. Forurensningsforskriften 16-1 begrenser kommunens lovlige gebyrberegning til selvkost på vann- og avløpssektoren. Iflg. bestemmelsen bør de til enhver tid gjeldende retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester legges til grunn. Forskriften krever også at det før kommunens gebyrvedtak skal foreligge et overslag over kommunens antatte direkte og indirekte kostnader 2 på henholdsvis vann- og avløpssektoren for de nærmeste tre til fem årene. Regelverket på dette området pålegger ikke kommunen full kostnadsdekning gjennom innbyggernes brukerbetaling. 1 Norges Kommunerevisorforbund 2 Dette omfatter direkte og indirekte drifts-, vedlikeholds- og kapitalkostnader på sektoren.

6 Iflg. Tranøy kommunes forskrift om vann og avløpsgebyrer 9 bygger årsgebyret for tjenestene på kommunens samlede årskostnader for vann og/eller avløp, men kan også bygge på utbyggingsplaner for en 5-årsperiode. Det er ikke gjort politisk vedtak om at kommunen skal subsidiere noen av selvkostområdene. Av dette utleder revisor at gebyrene samlet skal gi full inndekning av kommunens kapital- og driftskostnader til vann og avløp. Når det gjelder renovasjon og slamtømming, framgår det av forurensningsloven 26 og 34 at kommunen skal innkreve gebyr til full dekning av kostnader 3 forbundet med tjenestene. Avfall fra fritidseiendommer er av mindre omfang enn fra boliger i helårsbruk, og påfører kommunen mindre renovasjonskostnader, som er rammen for hva kommunen kan kreve dekket gjennom brukerne av fritidsrenovasjon. Derfor må det settes opp separate selvkostkalkyler for ordinær husholdningsrenovasjon og fritidsrenovasjon. Selvkostprinsippet slik det er redegjort for i gjeldende Retningslinjer for beregning av selvkost for kommunale betalingstjenester skal legges til grunn for kommunens gebyrberegning. Iflg retningslinjene er selvkost den merkostnad kommunen påføres ved å produsere en bestemt vare eller tjeneste. Alle henførbare kostnader knyttet til kjerneprodukt, tilleggsytelser og støttefunksjoner skal tas med i selvkostnadskalkylen. Etter retningslinjene skal det innafor selvkostområdene foretas etterkalkyler 4 av de reelle kostnadene for å kontrollere at gebyrinntektene ikke overstiger kommunens selvkost. Etterkalkyler/selvkostregnskap skal settes opp etter hvert regnskapsår. Det forutsettes i retningslinjene at selvkostregnskapet må sees over noen år, og at inntektene over 3-5 år ikke skal overstige kostnadene for årene samlet. Det betyr at det enkelte år kan være overskudd og andre år underskudd på kommunens selvkostområder. Differansene utjevnes gjennom et bundet selvkostfond, som tilføres akkumulert overskudd fra selvkostregnskapet og som brukes til dekning av underskudd i samme. Tranøy kommune er medeier i det interkommunale selskapet Senja Avfallsselskap, som leverer renovasjonstjenester til brukerne i eierkommunene. I slike tilfeller av egenregi 5 må kommunen gjøre undersøkelser hos leverandøren for å sikre seg at tjenesten drives til selvkost. Med henvisning til Miljøverndepartementets brev 9. mai 2007 mener NKRF i uttalelse 2007/002 at kravet til selvkost kan ivaretas og dokumenteres samlet for alle deltakerkommunene i regnskapet til det interkommunale selskapet. I dette ligger en aksept av at renovasjonsselskapet, til tross for avstandsforskjeller, kan fordele transportkostnader for felles renovasjonsordning likt på abonnentene/eierkommunene. Men hvis det forekommer kommunespesifikke kostnader, må beregning av selvkost foretas pr kommune. På grunnlag av ovenstående utleder vi følgende revisjonskriterier for undersøkelsen: Alle kommunens direkte og indirekte kostnader til drift, vedlikehold og kapital som kan henføres til produksjon og levering av tjenester innafor vann, avløp og renovasjon, skal legges til grunn for beregning av gebyr fra tjenestemottakerne. Kommunen må gjøre nødvendige undersøkelser for å sikre seg at Senja Avfallsselskap IKS driver renovasjonstjenestene til selvkost i tråd med regelverket. Administrasjonen skal hvert år utarbeide forkalkyler på VAR-området og framlegge disse for politikerne senest i forbindelse med vedtak av gebyrregulativet. Administrasjonen skal sette opp selvkostregnskap (etterkalkyler) for VAR-tjenestene etter hvert regnskapsår. Overskudd på selvkosttjenestene på VAR-området skal avsettes til bundet fond og brukes til inndekning av evt. underskudd på tjenestene senere år. Underskudd på selvkosttjenestene på VAR-området skal inndekkes gjennom økning av brukerbetalinger i den grad det ikke er dekning på bundet fond til formålet. 3 Med kostnader menes her både drifts- og kapitalkostnader. 4 Selvkostregnskap 5 Kommunalt heleide selskaper som leverer tjenester til eierkommunene Side: 2

7 3 METODE OG DATAMATERIALE 3.1 Metode og datamateriale Faktagrunnlaget i forvaltningsrevisjonsprosjektet er innhentet gjennom dokumentanalyse og analyse av regnskapsdokumentasjon. Vi har gjenomgått kommunale saksdokumenter, regneark med kommunens beregninger av direkte indirekte kostnader og kommuneregnskap for de årene undersøkelsen gjelder. Vi har også hatt samtaleintervju med ansatte som har ansvar for selvkosttjenestene på VAR-området. Rapportens faktadel er verifisert av prosjektets kontaktperson og informant i kommunen. Datainnsamlingen foregikk i perioden november 2007 februar Avgrensing av prosjektet Undersøkelsen er tidsavgrenset til regnskapsårene 2004, 2005 og I stikkprøvekontrollene av anskaffelseskost for de utvalgte vann- og avløpsanleggene, har vi brukt regnskapsopplysninger så langt tilbake som fra Det faller utenfor revisjonens oppgaver å vurdere hensiktsmessigheten i politiske vedtak. 4 BEREGNINGSGRUNNLAG Alle kommunens direkte og indirekte kostnader til drift, vedlikehold og kapital som kan henføres til produksjon og levering av tjenester innafor vann, avløp og renovasjon, skal legges til grunn for beregning av gebyr fra tjenestemottakerne. Kommunen må gjøre nødvendige undersøkelser for å sikre seg at Senja Avfallsselskap IKS driver renovasjonstjenestene til selvkost i tråd med regelverket. 4.1 Henførbare kostnader Retningslinjene for beregning av selvkost skiller mellom Direkte kostnader (kjerneprodukt) Indirekte kostnader (interntjenester=tilleggsytelser/henførbare støttefunksjoner) Direkte kostnader I direkte kostnader inngår direkte drifts- og vedlikeholdskostnader og direkte kapitalkostnader. Direkte drifts- og vedlikeholdskostnader er knyttet til den direkte produksjonen av den enkelte tjeneste, f.eks. lønn, vedlikehold av bygninger og anlegg, betaling til private for utførte tjenester m.v. Årlige kapitalkostnader består i følge retningslinjene av to elementer: kapitalslit, dvs. forringelsen i et driftsmiddels verdi ut fra slitasje og elde alternativkostnad, dvs. den avkastning kommunen alternativt kunne oppnå ved å plassere penger tilsvarende investeringsbeløpet i markedet. I et fungerende marked vil renten angi alternativkostnaden. Kapitalkostnaden beregnes på grunnlag av anskaffelseskostnad av varige driftsmidler. I det kommunale regnskapssystemet vil det si anskaffelser ført i kapitalregnskapet. Retningslinjene angir følgende forutsetninger ved utarbeidelse av en selvkostkalkyle: Side: 3

8 historisk anskaffelseskostnad benyttes som avskrivningsgrunnlag nyinvesteringene tas med i avskrivningsgrunnlaget fra og med året etter at bygget/anlegget er tatt i bruk investeringstilskudd/anleggsbidrag kommer til fradrag i avskrivningsgrunnlaget tomtekostnadene trekkes fra i avskrivningsgrunnlaget, men kostnaden skal likevel være med i grunnlaget for beregning av alternativkostnaden lineære avskrivninger avskrivningstid må settes etter hvor lang økonomisk levetid en regner med de forskjellige driftsmidlene har 6. rentesatsen for beregning av alternativkostnaden settes lik effektiv rente på norske statsobligasjoner med 3 års gjenstående løpetid, med et tillegg på ett prosentpoeng. Indirekte kostnader I indirekte kostnader inngår indirekte drifts- og vedlikeholdskostnader og indirekte kapitalkostnader. Som eksempler på indirekte kostnader kan nevnes kostnader til regnskap og innfordring kontorstøtte revisjon opplæring kantinedrift drift av EDB-anlegg drift av sentralbord juridisk bistand m.v. For disse kostnadene har retningslinjene angitt mulige fordelingskriterier. Det skal også beregnes kapitalkostnader for interntjenester. Disse kan beregnes etter en forenklet metode nærmere beskrevet under punkt 4.10 i retningslinjer for beregning av kommunale betalingstjenester. Renter på selvkostfond I retningslinjene er det forutsatt at inntektene over noen år (3-5 år) ikke skal overstige kostnadene for de samme årene. Det vil derfor oppstå overskudd eller underskudd det enkelte år. Overskudd skal avsettes til fond og inntektsføres senere år. Et overskudd innebærer at brukerne av den enkelte tjeneste har innbetalt mer enn tjenesten koster. Dersom brukerne hadde plassert pengene i bank i stedet for å innbetale overskuddet, ville de ha fått renteavkastning. Retningslinjene sier at kommunen bør kompensere brukerne for det rentetapet de er påført ved å binde kapital i kommunen. Det bør benyttes samme rente som ved beregning av kapitalkostnaden. Underskudd behandles på tilsvarende måte. 4.2 Revisors funn Generelt om kommunens VAR-kalkyler Tranøy kommune har utarbeidet selvkostregnskap for årene 2004, -05 og -06. Før den tid ble det ikke laget noen etterkalkyler på selvkostområdet. For 2004 er det dokumentert i forbindelse med årsregnskapsrevisjonen at slike kalkyler var forelagt for vannforsyning og avløpssektoren, men manglet for renovasjon og feiing 7. I revisjonsberetningene for 2005 og 2006 tok revisor forbehold om riktigheten av kommunens selvkostregnskap. 6 Retningslinjene for beregning av kommunale betalingstjenester av 2003 angir bruk av samme avskrivningsperioder som benyttes i KOSTRA rapporteringen 7 KomRev NORDs arbeidspapir vedr. selvkost Side: 4

9 Fra beretningen for siteres: Selvkostområdet er ikke korrekt behandlet i kommunens regnskap. Det er ikke avlagt selvkostberegninger for slam, renovasjon og feiing. Overskudd på selvkosttjenester er ikke avsatt til bundne fonds. Og fra beretningen for : Kommunen har ikke utarbeidet kalkyler i henhold til gjeldende retningslinjer som dokumenterer at gebyrene for vann, avløp, renovasjon og feiing er fastsatt i henhold til selvkostprinsippet. Selvkostregnskapene for 2004 og 2005 som er framlagt for revisjonen, består av tabellariske oversikter over kommunens vann- og avløpsanlegg med byggeår, netto anskaffelseskostnad (etter fradrag av eksterne tilskudd), avskrivningsbeløp, rentegrunnlag og rentebeløp. I tillegg framgår summer for driftsinntekter, kapitalkostnader og driftsutgifter. Driftsinntekter og -utgifter i selvkostkalkylen stemmer med kommuneregnskapet. Kalkylen gjør ikke rede for beregning av indirekte kostnader. Kalkylerente for 2004 og 2005 er beregnet med hhv 4 og 3,9 %. Revisjonen finner uoverensstemmelser mellom kommunens kalkyler for 2004/2005 og det som er framlagt for 2006 mht hvilke anlegg som er medtatt, anleggenes byggeår og anskaffelskostnader, samt avskrivninger og rentekostnader. Når det gjelder regnskapsåret 2006, har kommunen dokumentert et omfattende arbeid med selvkostberegningene. Det ble lagt fram selvkostregnskap etter at revisjonsberetningen ble avlagt, og det er ytterligere bearbeidet og korrigert utover i 2007 og på nyåret For å finne fram til historisk riktig økonomisk informasjon, opplyser kommunen å ha gjort omfattende søk i regnskapsinformasjon og skriftlig dokumentasjon av gjennomførte anleggsinvesteringer tilbake i tid. I noen tilfeller har det vært umulig å finne ut av evt. statstilskudd til vann- og avløpsanlegg, og kommunen har da foretatt skjønnsmessige beregninger av tilskuddsbeløp. Gjennom dette arbeidet har kommunen gjort vesentlige kompletteringer av det tidligere mangelfulle selvkostregnskapet på VAR-området. Revisjonen har mottatt kommunens korrigerte selvkostregnskap for 2006 og kartlagt hvilke kostnader som er tatt inn i det nye beregningsgrunnlaget. I kalkylene for 2006 er det beregnet rente med 4,75 %, som er 1,01 % høyere enn Norges Banks obligasjonsrente for gjeldende år. Renovasjon/slamtømming Renovasjon inkl. slamtømming ivaretas av det kommunalt heleide selskapet Senja Avfallsselskap IKS, der Tranøy er medeier og deltaker. Kommunen står for fakturering og innkreving av renovasjons- og slamtømmingsgebyr. Kommunen har ikke gjort undersøkelser i Senja Avfallsselskap IKS for å skaffe seg informasjon om hvorvidt selskapet driver renovasjonstjenestene til selvkost. For 2006 har kommunen satt opp etterkalkyler for husholdningsrenovasjon, fritidsrenovasjon og slamtømming både samlet og for hvert enkelt område. De direkte kostnadene til kjerneproduktet som er ført i selvkostkalkylen, består i hovedsak av fakturaer fra renovasjonsselskapet. Selskapets fakturaer er splittet på de tre renovasjonsområdene. I tillegg er andel av kommunens lønnskostnader til avdelingsleder VAR og stilling på økonomiavdelingen med ansvar for kunderegister og fakturering tatt med, samt andel av kostnader til kommunens vedlikeholdstjeneste, biler/maskiner og verksteddrift. Vedlikeholds, verksteds- og bil/maskinkostnader er fordelt etter timeregnskap for VAR-områdene. Kalkylens indirekte kostnader er andel av kostnader til økonomiavdeling, IT, personal- og kontorstøtte og drift av kommunehuset inkl avskrivinger. Interne kostnader er skjønnsmessig fastsatt og fordelt på selvkostområdene. Kommunen har redegjort detaljert for skjønnet som er gjort i den interne kostnadsfordelingen. Tilskudd til brukere (enslige pensjonister) som er innvilget helt eller delvis fritak for gebyr, er gått til fradrag i selvkostregnskapene. 8 KomRev NORDs revisjonsberetning for 2005 til kommunestyret i Tranøy, datert 1. juni KomRev NORDs revisjonsberetning for 2006 til kommunestyret i Tranøy, datert 4. juni 2007 Side: 5

10 Vann Ved stikkprøvekontroll av seks 10 av kommunens 20 vannforsyningsanlegg fant vi to differanser mellom den bokførte anskaffelseskostnaden med tilhørende statstilskudd i kommuneregnskapet og det nettobeløpet som er lagt til grunn som avskrivningsgrunnlag i kommunens selvkostkalkyler. Kommunens avdelingsingeniør på VAR-området er gjort oppmerksom på feilene og har besørget nødvendige korrigeringer i selvkostregnskapet. Statstilskudd til anleggene er gått til fradrag i avskrivningsgrunnlaget. Kommunen har brukt lineære avskrivninger over 40 år for ledningsnett, som utgjør en overveiende del av investeringene, og 20 år avskrivningstid for andre anlegg. Vi har kontrollert de årlige avskrivningsbeløpene kommunen har brukt i selvkostregnskapet og kommet til samme resultat. Vi har i kontrollen brukt det avskrivningsgrunnlaget kommunen har lagt til grunn, og som er stikkprøvekontrollert av revisjonen. I tillegg til kapitalkostnader har kommunen i selvkostkalkylen tatt inn kjøp av varer/tjenester samt andel av kostnader til vedlikeholdstjenesten, ledelse og internkontroll. Vedlikeholds-, verksteds- og bil- /maskinkostnader er fordelt etter timeregnskap for de ulike VAR-områdene. Videre er kalkylen belastet med kommunens kostnader til verksteddrift, biler/maskiner, fakturering/kunderegister og kostnadsandeler vedr. økonomikontor, IT, personalkontor/annen kontorstøtte og drift av kommunehuset inkl avskrivinger. Interne kostnader er skjønnsmessig fastsatt og fordelt på selvkostområdene. Kommunen har redegjort detaljert for skjønnet som er gjort i den interne kostnadsfordelingen. Kostnader til kjøp av varer og tjenester eksternt og som er belastet selvkostregnskapet, stemmer etter det revisor kan se, med det som er bokført av slike utgifter i kommuneregnskapet. Revisjonen har også gjort kontroller i kommuneregnskapet av de kostnadene som er overført og fordelt internt til VAR-områdene, uten å ha funnet uoverensstemmelser her. Avløp Revisjonens stikkprøvekontroll av tre 11 av kommunens 14 avløpsanlegg viser med ett unntak samsvar mellom den bokførte anskaffelseskostnaden og tilhørende statstilskudd i kommuneregnskapet, og det nettobeløpet som er lagt til grunn som avskrivningsgrunnlag i kommunens selvkostkalkyler. Kommunens avdelingsingeniør på VAR-området er gjort oppmerksom på feilen og har besørget nødvendig korrigering i selvkostregnskapet. Statstilskudd til anleggene er gått til fradrag i avskrivningsgrunnlaget. Kommunen har brukt lineære avskrivninger over 40 år for alle anleggene. Vi har kontrollert de årlige avskrivningsbeløpene kommunen har brukt i selvkostregnskapet og fått samme resultat. Vi har i kontrollen brukt det avskrivningsgrunnlaget kommunen har lagt til grunn, og som er stikkprøvekontrollert av revisjonen. I tillegg til kapitalkostnader har kommunen i selvkostkalkylen tatt inn kjøp av varer/tjenester samt andel av kostnader til vedlikeholdstjenesten, ledelse og internkontroll. Vedlikeholds-, verksteds- og bil- /maskinkostnader er fordelt etter timeregnskap for de ulike VAR-områdene. Videre er kalkylen belastet med kommunens kostnader til verksteddrift, biler/maskiner, fakturering/kunderegister og kostnadsandeler vedr. økonomikontor, IT, personalkontor/annen kontorstøtte og drift av kommunehuset inkl avskrivinger. Interne kostnader er skjønnsmessig fastsatt og fordelt på selvkostområdene. Kommunen har redegjort detaljert for skjønnet som er gjort i den interne kostnadsfordelingen. Kostnader til kjøp av varer og tjenester eksternt som er belastet selvkostregnskapet, stemmer etter det revisor kan se, med det som er bokført av slike utgifter i kommuneregnskapet. Revisjonen har også kontrollert utgiftene i kommuneregnskapet som er overført og fordelt internt til VAR-områdene, uten å ha funnet uoverensstemmelser. 10 De seks anleggene vi har kontrollert i kommuneregnskapet og selvkostkalkylen, er Rødsand vannverk del 2, som var ferdigstilt i 1993, Å - forlengelse (1992), Skrolsvik - utbedring (1993), Skrolsvik (1994), Skrolsvik - forlengelse (2000) og Stonglandet (2005). 11 De tre anleggene vi har kontrollert, er Skrolsvik utslippsledning, som var ferdigstilt 2003, Senjahesten (1994) og Solli avløpsanlegg(2006). Side: 6

11 4.3 Revisors vurderinger Det er fremkommet, både gjennom tidligere års regnskapsrevisjon av kommunen og av innsamlet dokumentasjon til dette forvaltningsrevisjonsprosjektet, at selvkostregnskapene som er framlagt for årene fram til 2006, var ufullstendige. Ytterligere vurderinger av kalkyler og gebyrgrunnlag for disse årene anses derfor som overflødige. Revisors vurderinger vil her dreie seg om kommunens selvkostregnskap/etterkalkyler for For alle selvkostsektorene innen VAR-området er det beregnet tilnærmet korrekt rente av investert kapital. Rentesatsen som er brukt, er 1,01 % høyere enn Norges Banks 3-års obligasjonsrente for gjeldende år, mens det korrekte er Norges Banks rente + 1 %. Revisor vurderer at direkte og indirekte henførbare kostnader for vann- og avløpssektoren er korrekt beregnet og belastet i selvkostregnskapet og lagt til grunn for gebyr fra tjenestemottakerne. Når det gjelder renovasjon, vurderer revisor det som feil å belaste selvkostregnskapet med gebyrfritak som er innvilget til enkelte abonnenter. Dette er en ikke-henførbar kostnad i selvkostregnskapet og bør føres annet sted i kommuneregnskapet, for eksempel som tilskudd til de abonnentene det gjelder. For øvrig vurderer vi kommunens beregninger av direkte og indirekte kostnader på avfallshåndtering som henførbare i tråd med retningslinjene og korrekt belastet selvkostregnskapet. Når kommunen ikke har gjort undersøkelser i avfallsselskapet mht om renovasjonstjenestene drives til selvkost, har kommunen likevel ikke full oversikt over om alle direkte og indirekte kostnader til drift, vedlikehold og kapital som kan henføres til avfallshåndtering og slamtømming, er lagt til grunn for beregning av gebyrene på dette området. 5 FOR- OG ETTERKALKYLER Administrasjonen skal hvert år utarbeide forkalkyler på VAR-området og framlegge disse for politikerne senest i forbindelse med vedtak av gebyrregulativet. Administrasjonen skal sette opp selvkostregnskap (etterkalkyler) for VAR-tjenestene etter hvert regnskapsår. 5.1 Revisors funn Administrasjonen har ikke lagt fram forkalkyler for selvkostområdene. Etterkalkyler har vært utarbeidet for de tre siste regnskapsårene, men for 2004 og 2005 bare for vann og avløp. For regnskapsåret 2006 dekket kommunens selvkostregnskap hele VAR-området. 5.2 Revisors vurderinger Funnene i undersøkelsen viser at revisjonskriteriet om utarbeiding og framlegging av årlige forkalkyler for politikerne ikke er oppfylt. Når det gjelder kriteriet om utarbeiding av selvkostregnskap/etterkalkyler for VAR-området i sin helhet, har administrasjonen oppfylt dette for Side: 7

12 6 SELVKOSTFOND OG UNDERSKUDDSDEKNING Overskudd på selvkosttjenestene på VAR-området skal avsettes til bundet fond og brukes til inndekning av evt. underskudd på tjenestene senere år. Underskudd på selvkosttjenestene på VAR-området skal inndekkes gjennom økning av brukerbetalinger i den grad det ikke er dekning på bundet fond til formålet. 6.1 Revisors funn Fram til 2006 var kommunens selvkostkalkyler mangelfulle. For det første var ikke alle anleggene tatt inn i kalkylene, og for det andre var det ikke tatt hensyn til indirekte kostnader. Det innebærer at ikke alle henførbare kostnader er tatt med i gebyrgrunnlaget før 2006, og at kommunen med stor sannsynlighet har subsidiert selvkosttjenestene på VAR-området tidligere år. Det har dermed ikke vært overskudd å avsette til fond. Med forbehold for den usikkerheten som hefter ved avfallsselskapets forhold til selvkostprinsippet, har kommunen for 2006 og 2007 fått mer fullstendige selvkostregnskap som inneholder alle henførbare kostnader. Begge disse årene kom ut med underskudd, som er ført mot selvkostfond. Det vil si at kommunen har opparbeidet negative fond på VAR-området og mangler dermed fondsmidler til dekning av eventuelle framtidige underskudd på området. Ved behandling av årsbudsjettet for 2008 og økonomiplan forutsatte kommunestyret at VAR-området skal drives til selvkost 12. I kommunens betalingsregulativ for 2008 ble VAR-gebyrene øket for å innfri selvkostforutsetningen. Gebyrøkningen tok imidlertid ikke høyde for å inndekke tidligere års underskudd/negative fond. Kommunen har hittil ikke beregnet renter på negative selvkostfond. 6.2 Revisors vurderinger For de årene kommunen har hatt fullstendige selvkostregnskap, er underskudd korrekt ført mot selvkostfond. Men det er en mangel at det ikke er beregnet renter på fondet. Med tillegg av renter, vil underskuddet og den negative fondsbeholdningen bli større. Da selvkostøkonomien iflg retningslinjene kan betraktes samlet over tre til fem år, er det i orden at de to siste års underskudd ikke umiddelbart kreves inndekket gjennom økte brukerbetalinger. Men dersom VAR-området også for 2008 gir underskudd, bør administrasjonen utrede overfor kommunestyret nødvendige gebyrøkninger for å tilpasse praksisen til regelverk og retningslinjer og for å innfri kommunestyrets forutsetninger om å drive til selvkost. 7 KONKLUSJON For driftsåret 2006 har Tranøy kommune lagt fram selvkostregnskap som dokumenterer at kommunens rutiner og beregninger for sikring av selvkostdrift på vann- og avløpssektoren er blitt tilfredsstillende. For å få tilfredsstillende beregninger på renovasjonssektoren, må kommunen gjøre nødvendige undersøkelser vedr. avfallsselskapets praktisering av selvkostprinsippet. Det er også utilfredsstillende at det ikke er beregnet renter på selvkostfondet. Revisor har oppfordret kommunen til å besørge korrigering av dette forholdet. 12 Kommunestyremøte sak 62/07 Side: 8

13 8 HØRING Rapporten ble sendt på høring til Tranøy kommune 28. februar 2008 med to ukers frist til å komme med merknader. Den 10. mars mottok vi rådmannens høringskommentar vedlagt orientering av 8. februar 2008 fra Senja Avfallsselskap IKS om selvkostregnskapet for renovasjonstjenester til eierkommunene. I orienteringen opplyser selskapet at tabellarisk presentasjon av selvkostregnskap vil bli ettersendt. Dette betyr at kommunen nå er i ferd med å skaffe seg innsikt i om denne delen av VAR-området drives til selvkost. I høringsmerknaden opplyser rådmannen også at renter på selvkostfond for 2007 vil bli tatt med i selvkostregnskapet for 2008, og at brukerbetalingene er øket kraftig i 2008 for å dekke inn underskudd. Rådmannens høringsmerknad vedlegges rapporten. 9 VEDLEGG Rådmannens høringsmerknad Side: 9