INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget Møteinnkalling Dato: Tirsdag 4. juni 2013 Tid: Kl. 10:00 Sted: Herredshuset Verdal møterom 3. etg. NB! MERK TID OG STED Møteinnkallingen sendes kontrollutvalgets medlemmer, varamedlemmer, revisor, ordfører og administrasjonssjefen. Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste 010/13 Referatsaker 011/13 Forvaltningsrevisjon evaluering av sammenføyningen av brann og beredskap Eventuelt Levanger/Steinkjer, 29.05.13 Gunnar Myhr leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 010/13 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 04.06.13 Paul Stenstuen 010/13 433-1798-5.3 Referat Saksbehandlers forslag til vedtak Referatet tas til orientering. Steinkjer 29.05.13 Paul Stenstuen Kontrollsekretær
INNHERRED SAMKOMMUNE Kontrollutvalget SAK 011/13 FORVALTNINGSREVISJON EVALUERING AV SAMMENFØYNINGEN AV BRANN OG BEREDSKAP Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollutvalget 04.06.13 Paul Stenstuen 011/13 433-1798-5.3 Samkommunestyret 13.06.13 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollutvalget slutter seg til den fremlagte prosjektplan for evaluering av sammenføyningen av brann og beredskap. 2. Kontrollutvalget ber, med forbehold om samkommunestyrets godkjenning, revisor iverksette prosjektet. Kontrollutvalgets innstilling til samkommunestyret 1. Samkommunestyret viser til sak 38/12 og ber kontrollutvalget gjennomføre en evaluering av sammenføyningen av brann og beredskap. 2. Samkommunestyret ber KomRev Trøndelag IKS om å fakturere Innherred samkommune for oppdraget. 3. Samkommunestyret ber administrasjonssjefen finne inndekning for eventuelle overskridelser innenfor gjeldende budsjettramme. 4. Samkommunestyret ber om at behov for forvaltningsrevisjon blir innarbeidet i kontrollutvalgets budsjett fra og med 2014. Vedlegg Forslag til prosjektplan for prosjekt ISK Brann og redning Ikke trykte vedlegg 1. Verdal kommunestyret sak 118/12 2. Samkommunestyret sak 38/12 3. Kontrollutvalgets sak 003/12 Forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter 4. Samkommunestyret sak 21/10 5. Kontrollutvalgets sak 014/10 Forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter 6. Standard for forvaltningsrevisjon - RSK 001 7. Rapport 85 Tilrådingar for styrkt eigenkontroll i kommunane 8. (Arbeidsgruppen som ble nedsatt for å vurdere den kommunale egenkontroll) 9. Samarbeidsavtale for Innherred samkommune, vedtatt i Verdal kommunestyre 26.11. 2012 og i Levanger kommunestyre 21.11. 2012 10. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 11. Forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 12. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven)
Saksopplysninger Ved utarbeidelse av planene for forvaltningsrevisjon for 2008-2011 ble behovet for forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter ivaretatt i morkommunenes planverk. Samkommunen var da et forsøksprosjekt og hadde ikke egne ansatte. Noe senere ble imidlertid arbeidsgiveransvaret for de ansatte som hadde sitt arbeid i samkommunen overført til samkommunen. Iht. kontrollutvalgets mandat og oppgaver skal kontrollutvalget bl.a. påse at det blir gjennomført systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Jf. kommunelovens 77 4. ledd. Kontrollutvalget behandlet sak 14/10 Forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter den 13.04.10. Kontrollutvalget fattet slikt vedtak i saken: «Saken vurderes i forbindelse med utarbeidelsen av nye overordnede analyser i morkommunene.» Kontrollutvalget behandlet sak 3/12 «Forvaltningsrevisjon av samkommunens enheter» den 28.02.12, og gjorde slikt vedtak: «Saken utsettes i påvente av en eventuell lovfesting av samkommunemodellen.» Samkommunemodellen er nå lovfestet, og det er ikke gjort unntak for samkommunene fra plikten til å gjennomføre forvaltningsrevisjon av egen virksomhet. Det kan også opplyses at en er kjent med at kontrollutvalget i Midtre Namdal samkommune har avsatt egne ressurser til forvaltningsrevisjon. Samkommunestyret har satt av kr. 100.000 i budsjettet for 2013 til å gjennomføre evaluering av ny brannordning, jf. sak 21/10 pkt. 6. Verdal kommunestyre ba den 17.12.12 i sak 118/12 om at denne evalueringen blir gjennomført av KomRev Trøndelag IKS som et forvaltningsrevisjonsprosjekt. En har mottatt forslag til prosjektplan for en evaluering av sammenføyningen av Brann og beredskap. Iht. prosjektplanen er KomRev Trøndelag IKS blitt kontaktet av ordføreren og rådmannen i Verdal kommune om saken. Prosjektet er blitt gitt tittelen ISK Brann og redning, se vedlegg. KomRev Trøndelag IKS foreslår følgende problemstillinger for prosjektet: 1. «Er organiseringen av ISK Brann og redning som forutsatt i ISK sak 21/10? 2. Er finansieringen av ISK Brann og redning som forutsatt i vedtaket 3. fra 2010? 4. Hvordan har kostnadsutviklingen vært innenfor ISK Brann og redning siden oppstarten? 5. Vurdering opp mot ulike målsettinger for tjenesten, bl.a. kvalitet, kompetanse, forebygging og tilsyn» Videre blir det opplyst at en vil ta utgangspunkt i vedtak i samkommunestyret 21/ 10 der organisering og finansiering er beskrevet. Evalueringen blir i hovedsak gjennomført som en forvaltningsrevisjon. Når det gjelder den 4. problemstillingen gir KomRev Trøndelag IKS uttrykk for at en først etter å ha fått bedre kjennskap til tjenesten vil kunne velge de mest aktuelle målsettingene å vurdere tjenesten opp mot. Oppstart: August 2013 Forventet behandling i KU: November 2013 Planlagt ressursbruk: 200 timer
I forbindelse med sammenføyningen av brann og beredskap fattet samkommunestyret slikt vedtak, sak 21/10: 1. «Brann- og feiervesenet organiseres som foreslått i dette saksframlegg, Alternativ II, og som egen enhet i samkommunen. 2. Enheten gis navnet Brann og Redning 3. ROS-analyse Analyse av brannrisiko og sårbarhet i Levanger kommune, Verdal kommune av september 2009 med tillegg legges til grunn for dimensjoneringen a. Feiervesenet organiseres med 2 avdelinger i Levanger og Verdal med samme bemanning som i dag, men med felles ledelse som vist i forslag til organisering. Fagområde ledes av en fagansvarlig 4. I løpet av 2010 skal følgende utredes: a. Nedbemanning av feiervesenet som vist i ROS-analysen totalt 5 stillinger. b. Gjennomgang av kostnadene (selvkost) og utarbeidelse av et felles gebyrregulativ med sikte på å gi like gebyrsatser for innbyggerne i de to kommunene 5. Følgende prinsipper legges til grunn for fordeling av kostnadene for finansiering av Brann og rednings-enheten fra de to kommunene: a. Ledelsen brannsjef, avd.leder beredskap og avd.leder forebyggende fordeles etter innbyggerantall b. Kostnader forebyggende fordeles etter innbyggerantall c. Kostnader beredskap: Beredskapsenheten fører egne avdelingsregnskap for Levanger og Verdal. Netto driftskostnader for de to avdelingene inngår ikke i den ordinære fordelingsmodellen, men fordeles på morkommunene etter reelle regnskapstall. d. Feiervesen inngår i et felles selvkostkapittel. Hvis felles gebyrgrunnlag ikke kan gjennomføres, fordeles kostnadene ut fra innbyggerantall e. Øvrige driftsutgifter og inntekter fordeles iht. innbyggerantall 6. Ny brannordning evalueres etter 2 år. 7. Det igangsettes en rask prosess med deltakelse fra fagforeningene mht. å besette de foreslåtte stillinger. 8. Med bakgrunn i de to kommuners budsjett for Brann- og feiervesenet 2010 utarbeides og framlegges det for samkommunestyret et revidert budsjett for enheten Brann og redning. 9. Fram til enhetsleder for Brann og redning er besatt skal de to brannsjefene fungere som leder iht. Brann og eksplosjonvernloven for hver sin kommune.» Vurdering Kontroll og tilsyn med forvaltningen er en viktig oppgave for (sam)kommunestyrene. Oppgaven anses som så viktig at lovgiver har pålagt (sam)kommunene å opprette et eget kontrollutvalg som kun skal ha dette til oppgave på (sam)kommunestyrets vegne. Det er ikke gjort unntak for samkommunene fra plikten til å gjennomføre forvaltningsrevisjon av egen virksomhet.
Kontrollutvalget i Innherred samkommune har pr. tiden ikke budsjettmidler for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. KomRev Trøndelag IKS skisser i sitt forslag til prosjektplan et ressursbehov på 200 timer. Det kan derfor være grunn til å anta prosjektkostnaden vil overstige kr. 100.000. For å kunne ha reelle muligheter til å utføre sine oppgaver iht. lovkravet må Innherred samkommunes kontrollutvalg ha egne ressurser til forvaltningsrevisjon. Behov for forvaltningsrevisjon bør derfor innarbeides i kontrollutvalgets budsjett fra og med 2014. Steinkjer 29.05.13 Paul Stenstuen Kontrollsekretær