Evaluering av PC-ordningen i Nord-Trøndelag fylkeskommune. Mars 2013

Evaluering av PC-ordningen i Nord-Trøndelag fylkeskommune Mars 2013 1

Innledning PC-ordningen i Nord-Trøndelag fylkeskommune er i all hovedsak en videreføring av den opprinnelige Strategisk plan for digital kompetanse fra desember 2005 (FT-sak 05/86). En evaluering av ordningen ble gjennomført i 2010 (FT-sak 10/08). NTFK var en av de første fylkeskommunene med en PC-ordning med bærbart datautstyr for elever. Ordningen innbefatter at alle elever i videregående opplæring disponerer en fylkeskommunalt eid PC i den tiden de er elever ved en av de videregående skolene i NTFK. Prinsippet er at ordningen skal være lik for alle elever samtidig som den skal være hensiktsmessig å håndtere og organisere for skolene. Som en konsekvens av dette får alle elever samme type maskin, uavhengig av skole og utdanningsprogram. Unntaket fra denne regelen er elever som går på utdanningsprogram for medier og kommunikasjon. Etter en debatt om maskinvarevalg vedtok Fylkesutdanningssjefen fra skolestart 2009 at elever og lærere på MK skal bruke Mac. Gratisprinsippet i videregående opplæring stadfester at all videregående opplæring skal være gratis for eleven. Ordningen er derfor delvis finansiert gjennom bevilgninger fra fylkeskommunen og delvis gjennom at elevenes minste ikke-behovsprøvde stipendandel fra Statens lånekasse for utdanning kreves inn som egenandel. For skoleåret 2012-2013 utgjør denne stipendandelen kr 910,-. Elever på MK får tilbud om å benytte Mac mot at de betaler dobbel egenandel. Årsaken til dette er at Macer er langt dyrere i innkjøp for fylkeskommunen enn de PC-ene som andre elever benytter. En viktig side ved PC-ordningen er at den innbefatter garanti- og forsikringsordninger for maskinvareparken. Dette er en vesentlig del av begrunnelsen for at PCene ikke bør være eid av eleven selv, for garanti og forsikring organisert av fylkeskommunen betinger at fylkeskommunen også har eierskap i utstyret. «Next business day»-betingelser for garanti og forsikring innebærer at eleven får lånemaskin hvis deres egen PC må repareres, og at alle reparasjoner påbegynnes dagen etter at en reparasjonssak er meldt inn til leverandøren. Reparasjonssaker som ikke er garantisaker medfører en egenandel for eleven på kr 500,- per skade. Ved tap av PC, inkludert tyveri, belastes eleven med en egenandel på kr 2000,-. PC-ordningen i NTFK innebærer at elever og ansatte har tilgang til nett på alle fylkeskommunalt eide bygg. Nett-tilgangen er delt i tre adskilte nett: ELEV-nett for alle elever, ADMIN-nett for alle ansatte og GJESTE-nett for besøkende og for tilgang via ikke-registrerte enheter som brukes av elever og ansatte i fylkeskommunen (f. eks. mobiltelefoner og nettbrett). Per i dag er kapasiteten 200 MB på Steinkjer videregående, 100 MB på de andre store skolene og 50 på de minste. I tråd med utvikling av streamingtjenester opplever vi imidlertid utfordringer knyttet til nettkapasiteten, og har derfor blitt tvunget til å stenge vekk visse tjenester som f.eks. Netflix. Det viktigste med en PC-ordning er ikke maskintype eller -modell, men hvilket innhold som ligger på PCen. I NTFK benyttes verktøyet System Center Configuration Manager (SCCM) for brukertilpasset programvareutrulling over trådløsnettet. SCCM lar oss rulle ut den programvaren en elev eller ansatt har behov for på det utdanningsprogrammet vedkommende tilhører. I praksis betyr dette at en elev eller ansatt på byggfag har en annen programvareportefølje på PCen sin enn en som tilhører elektro eller studiespesialisering. Hvis eleven bytter utdanningsprogram eller læreren begynner å undervise i et nytt fag registreres dette i det skoleadministrative systemet. Om endringen innebærer behov for annen programvare rulles denne automatisk ut til brukerens PC over trådløsnettet. 2

IT-funksjonen i NTFK består av rundt 20 ansatte på de videregående skolene og tolv ansatte på sentral IT på Fylkets hus. Selv om IT-ansatte på skolene sorterer under rektor og de ansatte på Fylkets hus under IT-sjefen er IT-funksjonen i stor grad konsernorganisert når det gjelder fordeling av arbeidsoppgaver. Trådløs programvareutrulling ble tatt i bruk i 2009, og innebar noe endrede arbeidsoppgaver for ITansatte på skolene. Tidligere var programvareoppdatering for brukerne en vesentlig del av arbeidsoppgavene. Etter som stadig flere av tjenestene har blitt sentralisert har IT-funksjonen måttet tilpasse seg og arbeide mer teambasert. Det er derfor ikke slik at IT på skolene bare driver med førstelinjesupport, de er også involvert i fellesoppgaver som f. eks. nettverksdrift, brukeradministrasjon og innkjøpsordninger. I tillegg til programvare er digitale læringsressurser en vesentlig del av innholdet på PCene. Nasjonal Digital LæringsArena (NDLA) er fylkeskommunenes ordning for fritt tilgjengelige digitale læringsressurser for fag i videregående opplæring. Per i dag ligger i underkant av 40 fag i videregående gratis tilgjengelig på nett, og det jobbes kontinuerlig med å utvide fagporteføljen. PC-ordningen omfatter i tillegg til infrastruktur og maskinvare også pedagogisk bruk av IKT og kompetanseheving for elever og ansatte. Helt fra starten av prosjekt digital kompetanse, som var en prosjektorganisering forankret i Strategisk plan for digital kompetanse, har det gått et hovedskille mellom den IKT-relaterte og den pedagogiske delen av ordningen. Denne evalueringen vil utelukkende dreie seg om IKT-delen av ordningen, det vil si maskinvare og infrastruktur, og de tekniske og organisatoriske løsningene som er valgt for å tilrettelegge disse. Hensikten med evalueringen er å oppsummere erfaringer og opplevelser av ordningen slik den har fungert frem til i dag, og trekke opp veien videre for elev-pc-ordningen i en fremtidsrettet kontekst. Drøfting Utfordringer og behov PC-ordningen i NTFK er politisk forankret gjennom FT-sak 05/86 og 10/08. Utviklingen på det digitale området går fort, og en treårssyklus for evaluering av ordningen er derfor nødvendig. Siden evalueringen i 2010 har det skjedd endringer både i behov og forventninger hos brukerne av de fylkeskommunale IT-tjenestene. Stabil nettilgang har blitt en selvfølge, og nedetid på systemer og tjenester møter stadig mindre forståelse hos brukerne. Brukerne har i større grad enn ved oppstarten i 2006 tilgang til eget/privat utstyr, og mange benytter flere private enheter (PC, nettbrett og mobil) i tillegg til den PC-en de disponerer via fylkeskommunens systemer. Et viktig argument for å løfte fram denne saken nå er at utviklingen på IT-siden går i retning nye løsninger. Begrep som BYOD (Bring Your Own Device, dvs. at brukeren benytter sin egen private enhet i jobb- eller opplæringssammenheng) og CYOD (Choose Your Own Device, dvs at brukeren får velge en enhet som er spesielt tilpasset de arbeidsoppgavene vedkommende skal utføre) beskriver retninger som både en del private og offentlige arbeidsgivere og skoleeiere velger å tilgjengeliggjøre IT-verktøy for brukerne sine på. En gjennomgang av hvilke løsninger andre fylkeskommuner har valgt kommer nedenfor. 3

Samtidig med denne utviklingen møter utdanningssektoren utfordringer knyttet til å ta ned kostnadsnivået i sektoren i tråd med både en negativ elevtallsutvikling og et mindre økonomisk handlingsrom. Tett knyttet opp mot hvilke IT-løsninger som velges for elever og lærlinger er bemanningssituasjonen for IT-personell på skolene. Dagens løsninger med sentral programvareutrulling og fylkeskommunalt ansvar for drift og vedlikehold av alle elevmaskiner gir en stabil driftssituasjon med mindre behov for førstelinjesupport på skolene. Hvis elevene selv skal ha ansvar for anskaffelse, drift og vedlikehold må det påregnes økt behov for førstelinjesupport på IT på de videregående skolene. Selv om elevene prinsipielt har ansvar for å holde maskinene i orden selv, må vi likevel regne med at mange elever trenger hjelp og veiledning når de skal installere programvare og sørge for at PC-en er oppdatert til en hver tid. Hovedspørsmålet i denne saken som i alle saker som handler om opplæring er dette: Hva vil føre til best læring for elever og lærlinger i Nord-Trøndelag fylkeskommune? Erfaringer For å finne ståsted for elev-pc-ordningen i NTFK har det, etter skolestart 2012, blitt gjennomført evaluering av ordningen på flere nivå. Pedagoger og ledere Høsten 2012 ble det opprette en evalueringsgruppe for PC-ordningen bestående av pedagogisk ansatte (pedagoger og ledelse) på skolene. Gruppa besto av åtte deltakere fra seks ulike skoler, og brukte tre hele dager på å jobbe med ønsker og mulige løsninger for digital kompetanse-området generelt og PC-ordningen spesielt. Mandatet til gruppa var at de skulle være rådgivende for videre utvikling av PC-ordningen og digital kompetanse i NTFK. De meste tydelige tilbakemeldingene fra evalueringsgruppa var at: IT-systemene som utdanningssektoren i NTFK benytter, oppfattes som stabile og driftssikre Det at alle elever har en fungerende PC, med all nødvendig programvare installert, er en suksessfaktor for god klasseromspraksis IT-ansatte IT-ansatte i NTFK har bred erfaring med PC-ordning for elever. De har prøvd ut flere typer organisering: 2006/07 med en blanding av privateide og fylkeskommunalt anskaffede, leasede maskiner. 2007/08 med fylkeskommunalt eide PC-er der eleven hadde lokale adminrettigheter og kunne installere programvare selv. 2008/2009 fram til i dag der fylkeskommunen har alt ansvar for innhold på maskinene. Elevene har ikke adminrettigheter, men kan installere programvare de ønsker i tillegg til det de trenger på skolen fra et programvarebibliotek som er tilrettelagt for sikker og enkel installasjon. To ganger i året arrangeres samling for alle IT-ansatte i NTFK. På årets samling var evaluering av elev- PC-ordningen sentral. IT-ansatte ble spurt om hva de syntes var det beste med dagens løsning, og hva de ønsket å endre. Svarene fordelte seg som i figuren nedenfor: 4

Beholde som i dag Ansatte og elever skal ikke ha administratorrettighet på maskinene Full kontroll på PCene: Vi har aldri hatt så stabile løsninger som nå. Et system som er ensartet og enkelt å administrere NTFK eier PC-ene og AVGO bestemmer modellutvalg Endre Ingenting Vi behøver nytt system for fakturering og inventarregistrering Det er like mye arbeid med de ca 300 Mac ene vi har i systemet som med 5000 PCer Burde kjøpe SSD 1 -disk til elevene. De aller fleste reparasjonene er i dag bytte av harddisk. Tre års garanti og forsikring Elever For å la elevene evaluere PC-ordningen ble det laget tilleggsspørsmål i 2013-versjonen av Elevundersøkelsen. Elevene svarte slik: Figuren ovenfor viser alle spørsmålene som gjaldt PC-ordningen samlet. Nedenfor følger en gjennomgang av og kommentar til hvert enkelt spørsmål. 40% 30% Velge dyrere maskin? 20% 10% 0% Ja Nei Vet ikke 1 Solid State Drive er en disk som er raskere i oppstart og tåler mer støt. Til gjengjeld fordyrer den PC-en med ca 500 kr. 5

Gratisprinsippet i videregående opplæring gir åpning for at fylkeskommunene kan la elevene selv velge å kjøpe seg opp til en dyrere modell enn den PC-en fylkeskommunen tilbyr til alle elever. Forutsetningen er at det finnes en grunnmodell der kostnaden for eleven ikke overstiger minste ikkebehovsprøvde stipendandel fra Statens Lånekasse for utdanning (for skoleåret 2012-2013 kr 910,-). Figuren ovenfor viser at svarene fordeler seg likt på de tre alternativene «ja», «nei» og «vet ikke». I praksis betyr dette antakelig at elevene ikke har noe klart ståsted i forhold til om de ønsker å bruke av egne penger på å skaffe seg en dyrere PC til skolebruk. 100% 80% 60% 40% 20% 0% Fylkeseid eller privat PC? Egen PC FK-PC Spørsmål 2 i figuren ovenfor er relatert til en mulig BYOD-løsning, altså at eleven kan tilbys å benytte privat PC i skolesammenheng. Som vi ser vil ca. 20 % av elevene gjerne vil benytte privat PC, mens 80 % ønsker at fylkeskommunen skal skaffe til veie PC for eleven. 50% 40% 30% 20% 10% 0% Fornøyd med dagens ordning? Svært fornøyd fornøyd verken fornøyd eller misfornøyd misfornøyd svært misfornøyd Det tredje spørsmålet handler om hvor fornøyd elevene er med dagens PC-ordning. I overkant av 65 % av elevene er enten svært fornøyd eller fornøyd med dagens ordning. Cirka 20 % er verken misfornøyd eller fornøyd, mens nesten 12 % er misfornøyd eller svært misfornøyd. 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Viktig med valgmuligheter? I svært stor grad I stor grad I noen grad I liten grad Ikke i det hele tatt 6

Fjerde og siste spørsmål dreier seg om hvor viktig elevene synes det er å kunne velge mellom flere PC-modeller. Her svarer 60 % av elevene at de vektlegger dette i svært stor eller stor grad. Ca 25 % synes dette i noen grad er viktig, mens ca. 15 % ikke synes dette er noen viktig sak. Oppsummering Alt i alt ser det ut til at brukerne våre er fornøyd med de løsningene som er valgt for elev-pcordningen i NTFK. Elevene ønsker imidlertid større valgfrihet knyttet til valg av modell, selv om de ønsker at fylkeskommunen fortsatt skal eie, skaffe til veie og ta ansvar for drift og vedlikehold av elev-pc-ene. De tre brukergruppenes (pedagogisk ansatte, elever og IT-ansatte) ønsker er sammenfallende på flere områder. De er enige om at dagens løsning med fylkeskommunalt eide elev-pc-er gir en stabilitet og driftssikkerhet, som de ikke ønsker å endre på. I praksis betyr dette altså at fylkeskommunen sentralt tar ansvar for innkjøp, modellvalg, programvareutrulling og service og support. De pedagogisk ansatte og elevene ønsker imidlertid, i motsetning til IT-ansatte, større valgfrihet med hensyn til modellvalg. Her er det imidlertid viktig å se på HVEM som skal velge modell. Når ansatte snakker om valgfrihet betyr dette at eleven skal få en PC som er tilpasset det utdanningsprogrammet eleven går på. Når elever snakker om valgfrihet mener de at de skal kunne foreta et individuelt valg av PC, eventuelt ut fra et modellutvalg som er definert sentralt. IT-ansatte sin holdning til dette er at større valgfrihet vil si større ressursbruk og mer komplisert system for håndtering av PCene. Mulige løsninger For skoleåret 2012-2013 har alle fylkeskommunene i Norge en eller annen ordning for elev-pc. De aller fleste av fylkeskommunene har valgt liknende løsninger som Nord-Trøndelag. Dette vil i praksis si at fylkeskommunen tar ansvar for innkjøp, innhold, forsikring, service og support. I all hovedsak velger fylkeskommunene også i samme modellsegment, selv om det finnes forskjeller her. Akershus fylkeskommune kjøpte for eksempel en mer stabil disk (Solid State Drive eller SSD) som de siste to-tre årene har kommet som en mer stabil og rask erstatter for den tradisjonelle harddisken. Siden harddiskfeil er den klart mest utbredte feiltypen på elev-pc-er har dette ført til langt færre servicesaker i Akershus enn i de andre fylkeskommunene. NTFK har de siste to årene, som eneste fylkeskommune, valgt å kryptere harddisken på PCen til både elever og ansatte. Dette hindrer at sensitive data fra ansattes harddisker kommer på avveie, samtidig som det avverger elever fra å skaffe seg administratortilgang på PCen. Skoleåret 2012-2013 kjøpte NTFK dessuten en noe mer påkostet elev-pc enn de andre fylkeskommunene. Dette har ført til at antallet servicesaker har gått noe ned, og kan sannsynligvis også kobles til de gode resultatene når det gjelder PC-ordningen fra Elevundersøkelsen. Noen fylkeskommuner skiller seg imidlertid ut med ordninger som ikke legger fylkeskommunalt eierskap av PCen til grunn for ordningen. Rogaland og Møre og Romsdal har hatt en slik ordning i flere år, og i løpet av inneværende skoleår har også Akershus og Hedmark vedtatt liknende løsninger. Løsningen som disse fylkeskommunene har valgt går ut på at eleven selv har ansvar for å skaffe til veie en PC når de starter på Vg1. Dette kan de gjøre via to alternativer: 7

Alternativ 1 Alternativ 2 Bruke PC som de skaffer til veie selv Kan ombestemme seg og bestille maskin fra fylkeskommunen fram til en gitt dato i Vg1, vanligvis ca 1. oktober Kjøpe maskin via fylkeskommunalt framforhandlede avtaler Kan velge mellom fire modeller av ulik type og pris (også mac) Inkluderer service og support For begge alternativene understrekes det at eleven selv har ansvar for å stille med en bærbar PC og holde denne i orden, og det er ingen sentrale systemer som sørger for at alle elever faktisk disponerer en maskin. En utfordring ved det systemet som benyttes i Hordaland er at maskinene må bestilles fra leverandør i svært god tid før skolestart det vil si lenge før eleven vet om eller hvor hun har fått skoleplass. Dette betyr i praksis at vurderingene omkring hvilken modell eleven ønsker å bruke ikke nødvendigvis harmonerer med det utdanningsprogrammet hun til slutt blir tatt inn på. Siden denne ordningen nylig er vedtatt i Fylkestinget i Hordaland vil den ikke trå i kraft før ved skolestart 2013, og vi har dermed ikke erfaringer med hvordan den vil fungere i praksis. Møre og Romsdal er relativt lik den som er skissert ovenfor. De skiller seg imidlertid ut ved at elever som kjøper egen PC får tildelt et stipend, i tillegg til Lånekassens utstyrsstipend, som de kan bruke til å skaffe egen maskin. De resterende fylkeskommunene har ordninger som likner ganske mye på Nord-Trøndelag sin. NTFK var tidlig ute i elev-pc-sammenheng, og flere av de fylkeskommunene som tidligere ga elevene anledning til å benytte private maskiner, har etter hvert gått over til å kreve at PC-en som benyttes i skolesammenheng skal være fylkeskommunalt eid. Overgangen fra privateid til fylkeskommunalt eid maskin gjelder også NTFK. Det første året elevene i NTFK hadde bærbare maskiner kunne de selv velge om de ville benytte privat maskin eller lease en PC fra fylkeskommunen. Dette var i 2006-2007, og altså før loven om rett til gratis videregående opplæring. Dette første året med PC-ordning for alle elever i videregående opplæring var PC-ene altså fullfinansiert av elevene. Dette gjorde det rimelig å tillate at elever som allerede disponerte en brukbar PC fikk anledning til å benytte denne på skolen. Erfaringene fra dette første året var imidlertid at de privateide PC-ene svært ofte var ute av drift. Når privateide PC-er gikk i stykker, var reparasjonstiden lang, og hvis reparasjonen innebar utgifter var dette noe som eleven ikke alltid prioriterte. Til sammen førte dette med seg at IT-ansatte på skolene brukte svært mye tid på brukerstøtte for de elevene som brukte private maskiner. Det er rimelig å anta at det er en forskjell i standard kvalitet på 16-åringers private datautstyr i 2006 og 2013. Hvis en velger å slippe privateide maskiner inn i nettverket igjen vil dette likevel få noen konsekvenser. IT-ansatte på skolene vil sannsynligvis måtte bruke mer tid på brukerstøtte når elevene får ansvar for å legge inn programvare og finne skytjenester selv. Alternative framtidige løsninger for NTFK I det følgende skisseres tre alternative løsninger for NTFK. Løsningene kalles «dagens løsning», «flex» og «full flex», og tar hensyn til konsekvenser for infrastruktur, bemanning, økonomi og elever. 8

I økonomiberegningen som følger på side 9 er det lagt inn som forutsetning at fylkeskommunen fortsetter å legge inn et tilsvarende beløp i maskinvare som i dagens løsning. Dette er nødvendig for å sikre tilstrekkelig kvalitet på maskinvaren selv om eleven skal velge modell selv. Standard: Videreføring av dagens løsning Sett fra et økonomisk og administrativt ståsted, er den største fordelen med å videreføre dagens løsning at den er fullstendig transparent: Eleven beholder samme PC gjennom hele utdanningsløpet, uavhengig av om hun bytter skole eller utdanningsløp. Når alle elever på samme trinn har samme modell er det aldri noe problem å skaffe erstatningsmaskiner hvis noen trenger det, eller samme modell til nye elever som kommer til i Vg2. Siden den samme modellen også benyttes som ansattmaskin er det enkelt å legge til rette for optimal utnyttelse av maskinparken. Valgfrihet innenfor driftssikre rammer: Flex Flex-alternativet er basert på at fylkeskommunen fortsatt er eier av PC-ene som elevene disponerer. Forskjellen består i at det tilbys flere modeller, slik at eleven kan velge å kjøpe seg opp fra en grunnmodell. Et slikt system betyr at innkjøp av maskiner vil koste det samme for fylkeskommunen, for hvis eleven velger å kjøpe seg opp må eleven selv dekke mellomlegget. Noe av bakgrunnen for at flex-alternativet er ønskelig fra elevståsted er at en del elever ønsker å benytte Mac. Per i dag er det bare elever på utdanningsprogram for medier og kommunikasjon som benytter denne typen PC, og IT-faglig kompetanse for dette systemet er begrenset til de fire skolene som har MK i dag. En faktor som strengt tatt ikke hørere hjemme i elev-pc-diskusjonen, men som vil bidra til å komplisere flex-løsningen, er at ansatte på flere utdanningsprogram allerede ønsker å bruke Mac. Hvis vi åpner for elevene vil det være vanskelig å argumentere for at ansatte ikke skal kunne bruke Mac-maskiner. Disse er dyrere i innkjøp, og vil derfor kreve høyere budsjett for IT-utstyr på skolene. I praksis betyr dette altså økte kostnader i sektoren ut over det som er tatt med i beregningene nedenfor. Diskusjonen omkring «PC eller Mac» i NTFK har tidligere vært mye diskutert i media. Foreldre har tidligere stått fram og ment at ungene deres lærer mer hvis de får en Mac. I denne sammenhengen er det viktig å vite hva forskjellen egentlig består i. Ulikhetene mellom en Windowsmaskin og en Mac 2 består i all hovedsak i at de kjører på ulike operativsystemer. Prinsipielt kan de to maskintypene brukes til akkurat samme operasjoner, men per i dag er 90 % av all pedagogisk programvare som brukes av elever og lærere i NTFK kun tilgjengelig for Windows. Ulikheten i operativsystem får imidlertid store konsekvenser for hvordan maskinene oppfører seg i et driftsmiljø. Flex-alternativet innebærer dermed at NTFK må bygge opp infrastruktur og kompetanse for å drifte Mac, både sentralt og på de sju skolene som per i dag ikke har Mac-kompetanse. Det er vanskelig å beregne et konkret tall for ekstra utgifter forbundet med dette, men en må påregne økt behov for bemanning både på skolene og sentralt på Fylkets hus. I tillegg kommer kompetanseheving for IT-ansatte og investeringer i IT-utstyr for å ivareta drift av Mac-ene. 2 I dagligtale omtales ofte «PC og Mac» som to ulike typer datamaskin. I realiteten er disse imidlertid begge PCer (Personal Computer), og komponentene i en Mac skiller seg ikke ut fra komponentene i en hvilken som helst annen bærbar maskin. Forskjellen består i operativsystem (Mac bruker OSX) og design. 9

Full valgfrihet kombinert med eget ansvar: Full Flex Full flex-løsningen baserer seg på at elevene skal eie og drifte maskinene selv. Det er lagt inn som forutsetning i denne løsningen at fylkeskommunen skal legge til rette for innkjøpsordninger med flere modeller å velge mellom. Elevene kan selv velge om de vil benytte seg av de fylkeskommunalt framforhandlede løsningene, eller om de vil skaffe en PC på egen hånd. Full flex-løsningen åpner for at elevene kan ta en større del av utgiftene forbundet med anskaffelse av elev-pc. Innenfor rammene av denne løsningen kan fylkeskommunen velge å tilby en svært billig maskin til summen av 3 x utstyrsstipendet som alle elever får 3, og la elevene selv bestemme om de vil kjøpe en dyrere maskin selv. En utfordring ved denne løsningen er at mange av de private maskinene vil være ute av drift over lengre tid når de behøver å repareres. Årsaken til dette er at forbrukerkjøp ikke innebærer på stedetreparasjon neste dag, slik de fylkeskommunale innkjøpsavtalene tilbyr. Akershus fylkeskommune, som innfører denne ordningen fra skolestart 2013, har derfor estimert et behov for utlånsmaskiner som skal være tilgjengelig på skolene til 25 % av den totale elevmassen. Et annet moment ved denne ordningen er at private maskiner ikke kan gi samme kvalitet på sikkerheten på eksamen som den vi har i dag. NTFK benytter loggeprogrammet 3amiMAS for å sikre mot juks på eksamener og større prøver. Dette er en programvare som Datatilsynet ikke tillater fylkeskommunen å installere på elevenes private maskiner. En annen utfordring ved løsningen vil være innholdsdistribusjon. I dag bruker NTFK et system for trådløs utrulling av programvare. Dette betyr at alle nødvendige oppdateringer, som programvareversjoner og sikkerhetsoppdateringer, rulles trådløst ut til alle PC-er uten at brukeren merker noe til det. Hvis elevene skal eie maskinene selv betyr dette at de også må ta ansvar for programvare- og sikkerhetsoppdateringer selv. Et siste moment som må løses er lisensiert programvare. Mange av de pedagogiske programmene som bruker per i dag har lisenser bare for fylkeskommunalt eide maskiner. Såkalte utdanningslisenser er langt billigere enn private lisenser, men kan ikke benyttes på private maskiner. Dette betyr at eleven må ta en del kostnader forbundet med lisensiering selv. Den positive siden ved en slik løsning vil være at eleven lærer å ta mer ansvar for PC-en selv. Sparte utgifter til administrasjon av elev-pc-ordningen må sannsynligvis påregnes å omdisponeres til brukerstøtte på skolene når elevene skal installere programvare, drivere og sikkerhetsoppdateringer selv. 3 For skoleåret 2012-2013 er utstyrsstipendet på kr 970,- 10

Konsekvenser Standard (dagens løsning) Flex Full flex Grunnprinsipp Fylkeskommunen eier PCen. Drift, vedlikehold, forsikring, programvareinstallasjon og service og support er NTFK sitt ansvar. Fylkeskommunen eier PC-en. Drift, vedlikehold, forsikring, programvareinstallasjon og service og support er NTFK sitt ansvar. Eleven eier PC-en. Drift, vedlikehold, forsikring, programvareinstallasjon og service og support er elevens eget ansvar. Beskrivelse To modeller (PC og Mac). Sentral beslutning på hvilken modell den enkelte eleven skal ha. Mulig nødvendig å utvide modellutvalg på sikt. 5-6 ulike modeller. Eleven velger modell ut fra et utvalg definert av fylkeskommunen. Kan innbefatte PC, Mac og hybrider 4 Fylkeskommunen gjør avtale med en leverandør. Eleven velger enten å bestille fra denne leverandøren eller å kjøpe privat. Prioritet I tråd med ansattes ønsker (IT, ledelse og pedagoger) Foretrukket elev-pcordning ift elevundersøkelsen IT-utviklingen går i retning av å la brukeren selv velge enhet. Utfordring Brukerne ønsker støtte fleksibilitet, elevene kan ønske seg annen modell. Bestillingsrutiner og leveringstidspunkt: Elevene må bestille selv. Tilgjengeliggjøre programvare. Behov for utlånsmaskiner. Kvalitet på eksamensavvikling. Fordel Stabil løsning: alle elever har en PC tilgjengelig til en hver tid. Økt valgfrihet for eleven innenfor en stabil, fylkeskommunalt eid løsning. Ansvarliggjøring av elevene: Nå de eier PC-en selv lærer de bedre å ta vare på den. Eleven er administrator, drifter maskinen selv og kan velge modell ut fra private behov. Kvalitet Stabilitet og driftssikkerhet høyt prioritert. Uforutsigbart om modellen eleven velger er optimal på sitt utdanningsprogram. Ansvar for eget utstyr kan gå på bekostning av tilgjengelighet og kvalitet Pedagogiske utfordringer for læreren med mange modeller? Årlig utgift innkjøp og drift elev-pc 7 mill *) 12 mill **) 7 mill ***) Økonomikolonnen nederst i tabellen skisserer fylkeskommunens utgifter forbundet med innkjøp og drift ev elev-pc-ordningen. Tallene inkluderer ikke verken programvare og digitale læringsressurser, kompetanseheving for elever og lærere, utgifter til nettilgang eller ressurser sentralt ved AVGO. 4 PC-er med touchskjerm, som eventuelt kan løsnes for å brukes som nettbrett. Foreløpig er disse enhetene kostbare i innkjøp. 11

*) Dagens løsning Utgiftene knyttet til dagens ordning er innkjøpskostnader for én PC for hver Vg1-elev hvert år. For skoleåret 2012-2013 var innkjøpskostnadene kr 5200 5 per PC x 2270 elever, altså kr 11 804 000. Hver elev betaler imidlertid en egenandel tilsvarende utstyrsstipendet på kr 970 (970 x 5678 (totalt elevtall) = kr 5 507 660. Den totale utgiften for PC-kjøp er altså innkjøpskostnad (11 804 000) minus elevenes egenandel (5 507 660) = kr 6 6296 340. I tillegg kommer utgifter budsjettert til drift av elev- PC på skolene på kr 119 per elev per år (119 x 5678 = 675 682). Den totale utgiften til innkjøp og drift av elev-pc på skolene i NTFK blir dermed netto innkjøpskostnad (6 303 130) pluss driftsutgifter (675 682) = kr 6 972 022. Merk at hvis ordningen avskaffes betyr dette at inntektene fra elevenes egenandel reduseres med 1/3 hvert år i en treårsperiode, dvs med kr 1 835 887, slik: **) Flex Ressursbehov Oppgaver Kronebeløp 100 % ressurs sentral IT Sentral drift av Mac-systemer (klientdrift og infrastruktur) 800 000,- 100 % ressurs fordelt på skolene Drift og brukerstøtte for Mac 800 000,- Kompetanseheving for IT-ansatte 1 000 000,- Investeringer i infrastruktur Servere, system for programvareutrulling, 1 000 000,- Flex-alternativet legger til grunn at en del elever vil velge Mac hvis de får anledning til det. Fortsatt fylkeskommunal drift og eierskap krever dermed utvidet IT-bemanning. I en oppstartfase kreves dessuten kompetanseoppbygging på drift av Mac for IT-ansatte, og for bruk av Mac for pedagogene som skal bruke annen programvare. ***) Full flex I utregningene for Full flex-løsningen forutsettes at kvaliteten på utstyret som elevene bruker skal være som dagens standard. I andre fylkeskommuner som har valgt denne løsningen praktiseres dette 5 Beløpet indeksreguleres årlig 12

ved en fylkeskommunal stipendordning for elevene som de får i tillegg til utstyrsstipendet fra lånekassen. Erfaringstallene fra Akershus fylkeskommune viser at de stipulerer et behov for lånemaskiner tilsvarende 25 % av elevmassen. Her er det regnet med et elevtall på 6000 elever. Dette er flere elever enn NTFK har i de videregående skolene. I praksis omfatter ordningen imidlertid også lærlingene, som per i dag får med en to år gammel PC, hvor garanti- og forsikringsvilkår fortsatt er gjeldende, ut i lære. Investeringene for utlånsmaskiner er satt opp som en fireårssyklus, basert på at PC-ene skal ha en fireårig livssyklus. Dette betyr et investeringsbehov på 2,6 mill hvert år i tre år, mens det fjerde året ikke har investeringsbehov. Når elevene eier PC-ene selv betyr dette at maskinene ikke er under kontroll i den forstand at de er registrert i fylkeskommunens IT-systemer. En Full flex-løsning vil derfor i tillegg sannsynligvis generere investeringsbehov i infrastruktur som brannmur og andre systemer som skal hindre virusspredning i nettet. Konklusjon Det er behov for å tenke langsiktig med hensyn til IT-løsninger og økonomi, og NTFK står dermed overfor et veivalg i elev-pc-ordningen. I evalueringen er det skissert tre løsninger (standard, flex og full flex). Standardløsningen er en videreføring av dagens løsning. Her tar fylkeskommunen sentralt alt ansvar for drift, vedlikehold, innhold og modellvalg. Her er det viktig å understreke at elev-pc-løsningen ikke fungerer som en statisk og evigvarende løsning. Flex-alternativet gir eleven større valgfrihet samtidig som fylkeskommunen fortsatt tar ansvar for drift og vedlikehold av maskinparken. Dette er en løsning som gir eleven anledning til å velge mellom flere ulike maskintyper og operativsystem, og som dermed gir større driftsmessige kostnader. Dette er en løsning som mange elever ønsker seg, men som vil gi større utgifter for fylkeskommunen. Full flex-løsningen gir eleven full valgfrihet når det gjelder enhet. Samtidig må eleven selv ta ansvar for å drifte maskina. Økt valgfrihet er i tråd med elevenes ønsker, men i strid med at 80 % av elevene ønsker at fylkeskommunen skal skaffe IT-utstyr til bruk på skolen for dem. Økonomisk vil løsningen sannsynligvis komme omtrent likt ut som dagens elev-pc-ordning. 13