Søndre Land kommune Side 1 MØTEINNKALLING Utvalg: Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen, rådhuset, Hov Møtedato: 07.09.2009 Tid: kl 1800 Medlemmene innkalles med dette til ovennevnte møte. Eventuelt forfall meldes hit snarest mulig. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. SAKSLISTE Utvalgssakstype/nr. Arkivsaksnr. Tittel 52/09 09/147 REFERATER KOMMUNESTYRET 2009 53/09 09/495 EIERSKAPSPOLITIKK 54/09 09/1084 RINGLIA TURVEG - SØKNAD OM UTVIDET KOMMUNAL DELFINANSIERING 55/09 09/1170 SLUTTUTBETALING AV KOMMUNAL DELFINANSIERING SKUDE SKYTEBANE 56/09 09/1447 ENDRING AV FINANSIERING AV OMBYGGING OG TILBYGG FALL BO-SERVICESENTER Postadresse: Besøksadresse: Hovsbakken 1 Hovsbakken 1 Telefon: 61 12 20 00 2860 HOV HOV Telefaks: 61 12 33 80
Sak 52/09 REFERATER KOMMUNESTYRET 2009 Saksbehandler: Harald Amlien Arkiv: 030 Arkivsaksnr.: 09/147 Saksnr.: Utvalg Møtedato 1/09 Kommunestyret 09.02.2009 14/09 Kommunestyret 16.03.2009 27/09 Kommunestyret 27.04.2009 31/09 Kommunestyret 25.05.2009 42/09 Kommunestyret 22.06.2009 52/09 Kommunestyret 07.09.2009 Innstilling: Referatene tas til etterretning. Bakgrunn: 1. Godkjenning av protokoll fra kommunestyrets møte 22.06. og 06.07.09. (vedlagt kopi) 2. Møteprotokoll fra kontrollutvalget 17.06.09. 3. Protokoller fra formannskapets møter 24.6. og 19.08. (vedlagt kopi) 4. Orientering om Dokkadeltaet Nasjonale Våtmarkssenter v/daglig leder Olaf Henke. 5. Orientering mulig etablering av asylmottak. 6. Status vedr bruk av ekstraordinære tiltaksmidler ( tiltakspakke ) jfr sak i kst. 09.02.09 og fsk 18.02.09. Side 2 av 2
EIERSKAPSPOLITIKK Saksbehandler: Odd Arnvid Bollingmo Arkiv: 037 Arkivsaksnr.: 09/495 Saksnr.: Utvalg Møtedato 62/09 Formannskapet 25.03.2009 94/09 Formannskapet 11.05.2009 33/09 Kommunestyret 25.05.2009 / Formannskapet 53/09 Kommunestyret 07.09.2009 Innstilling: 1. Kommunestyret slutter seg til de forslag til eierskapspolitikk som framgår av utkast av 04.08.2009. Kommunestyret ber om at det arbeides videre med konkretisering av dette i forhold til de enkelte selskaper og at det utarbeides en samlet oversikt over status og utfordringer en gang hvert år. Bakgrunn: Søndre Land kommune har eierskap i ulike typer av selskaper. Fram til nå er det ikke utformet noen politikk for hvordan vi skal bruke selskaper til vår oppgaveløsning eller påvirke de selskaper der vi er eiere på mer kommersielt grunnlag.. Å utvikle en slik politikk er nå satt på dagsorden bl.a med utgangspunkt i at kontrollutvalget etterlyste en klarere eierpolitikk knyttet til GLT-avfall IKS. De fem kommunene i Gjøvik-regionen har arbeidet denne vinteren med å utvikle en felles ramme for utøvelse av eierskap i bedrifter og virksomheter. Med bakgrunn i et notat fra januar 2009 er det ført diskusjoner i kommunenes formannskap. Med bakgrunn i dette foreligger det et oppdatert notat med forslag til konklusjoner på de ulike områder. Vurdering: De forslag til konklusjoner som er innarbeidet i notatet tar utgangspunkt i den politikk som er vedtatt i kommuner som tidligere enn oss har startet dette arbeidet og de føringer som er gitt i drøftingene i de fem kommunene. Fordelen med å ha en felles ramme for utøvelse av eierskap med de øvrige kommunene er at vi i en del sammenhenger eier selskapene sammen. Det forhindrer ikke at den enkelte kommune kan velge et annet standpunkt enn de andre i aktuelle saker i denne sammenheng, men er et godt utgangspunkt for å utøve et fornuftig eierskap sammen. I forslag til eierskapspolitikk er det de overordnede prinsippene som fastlegges. Det må ut i fra dette konkretiseres nærmere for det enkelte selskap med bakgrunn i behov og den situasjon det enkelte selskap er i. For at kommunestyret skal få en oversikt og en mulighet til å drøfte kommunens eierskap jevnlig er det foreslått at det årlig utarbeides en samlet eierskapsmelding som behandles i kommunestyret. Ordfører og rådmann må i samarbeid med representanter for kommunen søke å utvikle dette videre. Side 3 av 3
Vedlegg: Eierskapspolitikk Notat for drøfting som grunnlag for kommunenes politikk Side 4 av 4
Utkast 4. August 2009 Side 5 av 5
Eierskapspolitikk Innledning Kommunene har de seinere år i langt større utstrekning tatt i bruk ulike selskapsformer for å ivareta bestemte interesser/behov, i stedet for å løse dette innenfor egen organisasjon. Kommunene er også delvis medeiere i mer tradisjonell næringsvirksomhet. Dette skaper et behov for en mer bevisst politikk knyttet til kommunen som eier. I dette notatet tar vi utgangspunkt i arbeid KS og andre kommuner har gjort om en del sentrale problemstillinger det er viktig for kommunen å drøfte. Hensikten er å stille en del spørsmål, som gjennom en prosess der vi formulerer svar - utvikler en mer bevisst og helhetlig eierskapspolitikk. Dette notatet er utarbeidet av en arbeidsgruppe på oppdrag fra rådmennene i Gjøvikregionen, gruppen har bestått av; Astrid Tømmerhoel, Bjørn Fauchald, Odd Arnvid Bollingmo, Odd Inge Sanden og Trond Lesjø. 1.0 Eierrollen For mange vil rollen som eier være uvant og det er derfor viktig at vi tar en diskusjon om hva rollen innebærer i praksis. På det generelle plan kan vi si at krav til eierrollen bør være: At det utøves et synlig og tydelig eierskap At det utøves et ryddig og profesjonelt eierskap At det utøves et samordnet og forutsigbart eierskap I det etterfølgende vil vi gå nærmere inn på ulike deler av hvordan dette kan konkretiseres først gjennom krav til eier og deretter til selskapet (styret / daglig leder) 2.0 Krav til eier: Det er viktig å komme fram til noen generelle retningslinjer for utøvelse av eierstyring, dette med bakgrunn i at det ofte er flere eiere og at det er kommunalt eierskap. 2.1 Åpenhet Kommunene selv er undergitt strenge krav til åpenhet om sin virksomhet, særlig gjennom reglene om dokumentoffentlighet i offentlighetsloven, reglene om åpne møter og krav til aktiv informasjonsvirksomhet i kommuneloven. Kommunalt eierskap innebærer bruk av offentlige midler og selskapet utfører i en del tilfelle oppgaver kommunen tradisjonelt gjør innen egen organisasjon, det tilsier stor grad av åpenhet. Kommunen bør derfor drøfte; - skal det utøves meroffentlighet i dette selskapet - skal det være åpenhet om valg av styremedlemmer - skal det være åpenhet om styregodtgjørelse mv Side 6 av 6
Kommunalt eide virksomheter skal legge til rette for åpenhet om sitt selskap i forhold til alle forhold det ikke av konkurransemessige hensyn må unntas offentlighet. 2.2 Krav til begrunnet valg av selskapsform Ønsker kommunen å organisere en del av sin virksomhet som et selskap er det mange ulike selskapsformer å velge mellom. Kommunalt foretak (k-lov kap 11), interkommunalt samarbeid (k-lov 27), interkommunalt selskap (IKS) og aksjeselskap. I tillegg kommuner gjensidige selskaper, andelslag og muligheten for å etablere stiftelser. Stiftelser har spesielle implikasjoner da det i hovedsak er irreversible beslutninger og en går ikke nærmere inn på dette her. Disse ulike organisasjonsformene har sine særtrekk knyttet til juridiske rammevilkår og rammene for eierstyring mv. Det er klart at oppgavens art og formålet med å etablere et selskap vil legge premisser for hvordan selskapet skal organiseres. Dette gir i sin tur ulike muligheter og rammer for eiernes styring med selskapet. I praksis har det gjennom tiden vært etablert ulike organisasjonsformer for virksomheter uten at dette har basert seg på en grundig vurdering av disse forhold. Kommunen bør derfor drøfte: - skal det stilles krav til en grundig vurdering av selskapsform ved etablering av nytt selskap? Ved etablering av nye selskaper skal selskapsform vurderes grundig. 2.3 Eierstyring skjer i generalforsamling / representantskap I selskaper der kommuner har vesentlig del av eierskapet og hvor det gjerne er valgt politikere i styret har en tidvis sett en sammenblanding av rollen som folkevalgt og valgt representant i selskapets organer. For å sikre god selskapsstyring i de selskaper kommuner er medeier i på linje med andre selskaper bør en gjennomgå arbeidsdelingen mellom selskapets ulike organer. Arbeidsdelingen mellom eierne som sådan og styret og administrasjon bør være rimelig klar og forutsigbar for å sikre gode resultater. Det må være eierne som fastsetter overordnede mål og strategier for selskapet og rammene for dets virksomhet. Styret sammen med administrasjonen må arbeide med å realisere disse målene på best mulig måte for selskapet. Dette innebærer at eierne må utøve sin styring på en slik måte at det ikke svekker styret og daglig ledelse fra å gjøre sin jobb best mulig. Eierstyringen må derfor foregå på en ryddig måte og i de organer som er vedtektsfestet for dette enten det er generalforsamling eller representantskap. Kommunen bør derfor drøfte: - skjer eierstyringen i våre selskaper i dag gjennom generalforsamling / representantskap - er rolledelingen mellom styre og eiere klar i våre selskaper For å sikre god eierstyring skal strategiske og sentrale spørsmål avklares med eier gjennom representantskap og generalforsamling. Styret har sammen med daglig leder ansvar for å utvikle og lede selskapet innenfor disse rammer. Side 7 av 7
2.4 Utvikling av eierskap gjennom aksjonæravtaler eiermøter For å tydeliggjøre hva eierne vil med sitt eierskap og for å sikre enighet og langsiktighet i de overordnede mål og strategier for selskapet kan det være behov for mer enn møter i generalforsamling og representantskap. En måte å tømre fast slike mål og strategier på er å inngå aksjonæravtaler mellom alle eller vesentlige deler av aksjonærene (ulike former kan også praktiseres for andre selskapsformer), der en fastlegger en del prinsipper for selskapet. Dette vil gi retning og forutsigbarhet for styre og daglig ledelse om mål og retning for selskapet samt skape ro og orden i forholdet mellom eierne. Slike avtaler gjelder som regel over noe tid, det kan derfor være behov for en mer regelmessig og tett dialog mellom eierne og mellom eierne og selskapets styre og ledelse. En praktisk og fin måte å få dette til på er å arrangere eiermøter på regelmessig basis eller ved særlige behov. Kommunen bør derfor drøfte; - Er det behov for aksjonæravtaler i noen av våre selskaper - Er det behov for eiermøter i noen av våre selskaper Kommunen skal vurdere om det er behov for å avklare sentrale målsettinger med alle eller deler av de øvrige aksjonærer for å sikre langsiktig forutsigbar drift og utvikling i form av aksjonæravtaler. I alle selskaper med vesentlig økonomisk eller politisk interesse skal det avholdes eiermøter årlig som arena for å drøfte felles strategi og utfordringer sammen med styret og ledelse. 2.5 Kommunens / -enes politiske eierskap En litt spesiell problemstilling knyttet til eierstyring av kommunale selskaper er jo de ulike politiske syn på ting, med utgangspunkt i at kommunestyret er sammensatt nettopp med bakgrunn i ulike politiske syn. Det er derfor viktig å understreke at kommunen er en eier i selskapet og taler med en tunge om hva kommunens syn er. For å sikre god og langsiktig styring av selskaper vil det være uheldig om de overordne mål for selskapet endret seg ofte med bakgrunn i skiftende politiske flertall og stemninger i kommunestyret. God eiersstyring vil derfor kreve at det søkes utviklet en policy som har forholdsvis bred og stabil oppslutning i kommunestyret. Videre kreves det at de som representerer kommunen i selskapets organer respekterer hva som er kommunens syn selv om de personlig ikke fullt ut deler dette synet. Noe av de samme problemstillinger gjelder også der det er flere eiere dette bør søkes løst gjennom aksjonæravtaler og eiermøter jmf over. Kommunen bør derfor drøfte: - Er det viktig å etablere tverrpolitisk forankret og langsiktige mål - Kommunens representanter representerer kommunens syn Gjennom etablering av aksjonæravtaler, eiermøter eller på annen måte må kommunen sikre at det i størst mulig grad er tverrpolitisk forankret den eierpolicy selskapene drives etter. Kommunens valgte eller nominerte representanter skal representere kommunens syn. Side 8 av 8
2.6 Valg av styre prosedyre Eieren skal gi klare mål for selskapet, og styret er ansvarlig for realisering av målene. I både kommunale foretak, interkommunale selskaper, aksjeselskaper og interkommunale samarbeider skal det derfor velges et styre. Styrets kjerneoppgaver følger av særlovgivningen for selskapstypen, og gjennomgående er at styret utøver løpende ledelse og er ansvarlig overfor eierne med hensyn til prioriteringer. Det er praksis for at styrene består av folkevalgte og/eller eksterne. De eksterne er personer som har kompetanse innenfor virksomhetsområdet og/eller fra næringslivet. Hensikten er å sette sammen et styre basert på erfaring og kompetanse. Det har i kommune-norge vært en tradisjon å velge styremedlemmer ut fra politisk ståsted og ofte som en del av forhandlingene i anledning av konstituering av kommunestyrer etter valg. Kommunen bør drøfte: Hva er det primære siktemålet når det skal velges medlemmer til et styre? Hvem er valgbare? Hvordan bør valg av styremedlemmer skje? Valg til styre bør skje etter arbeid fra en valgkomite, jmf krav til styret pkt 3.4. Valgkomiteen må ha et bevisst forhold til de nye habilitetsreglene. Forvaltningslovens regler om habilitet ( 6 første ledd, bokstav e) for folkevalgte som innehar styreverv er endret og medføre at daglig leder og styremedlemmer blir inhabile når saker som gjelder selskapet skal behandles i folkevalgte organer selv om selskapet er fullt ut eid av stat eller kommune. Endringen ble vedtatt i Stortinget 19. juni 2009. Departementet ba også om høringsinstansenes syn på hvorvidt det bør innføres valgbarhetsbegrensninger for ordfører og varaordfører til styret i kommunale selskaper. De ba også om synspunkter på om tilsvarende valgbarhetsbegrensning bør innføres for medlem av kommune- fylkesråd. De nye habilitetsreglene er ikke til hinder for at folkevalgte kan velges inn i selskapenes organer, dersom det er hensiktsmessig. Reglene fører til at folkevalgte styremedlemmer i kommunalt eide selskaper må fratre når saker hvor selskapet er part skal behandles i folkevalgte organer slik at det blir begrenset adgang til å utøve flere roller samtidig. Etter departementets syn er kompetanse, rolleklarhet og kjønn viktige faktorer som må vurderes når styrer skal sammensettes. Endringen trer i kraft etter at nye kommunestyrer og fylkesting har konstituert seg etter valget i 2011. Åpenhet og lovlighetskontroll. Departementet foreslo at vedtak om å lukke møter og vedtak om habilitet, skal kunne lovlighetskontrolleres særskilt, jf. Kommuneloven 59. Forslaget ble vedtatt i Stortinget 19. juni 2009 og endringene er trådt i kraft. I henhold til IKS-loven er det krav om 40 % kjønnsrepresentasjon i styrene. For aksjeselskaper med 2/3 kommunal eierandel gjelder tilsvarende lovkrav etter Stortingets Side 9 av 9
vedtak 19. juni 2009 om endring av Kommuneloven. For selskaper som er registrert før lovens ikrafttredelse, gis det en overgangperiode på to år. For å klargjøre rolledeling i tillegg til det som er lovregulert, har KS gitt noen anbefalinger som kan være en rettesnor og hjelp i drøftingene. 2.7 Styreinstruks I aksjeselskaper med ansattvalgte styremedlemmer, skal styret ha en styreinstruks. Dette kan også utferdiges for interkommunale selskaper (som er etablert etter IKS-loven). Instruksen skal gi interne retningslinjer for styrets arbeid innad, og styrets fremtreden utad. For eksempel kan styreinstruksen si at kjennskap til interne diskusjoner og saker som ikke er ferdigbehandlet, forblir innad i styret. Det er vanlig at styreleder uttaler seg på vegne av styret når saker er ferdig behandlet. Men dette er ikke til hinder for at et styremedlem når som helst kan be daglig leder gi styret nærmere redegjørelse for en sak. Kommunen bør drøfte: Behovet for styreinstruks uavhengig av selskapsform Det bør utarbeides en styreinstruks i alle selskaper med vesentlig virksomhet (antall ansatte/omsetning mv). 2.8 Kjøreregler hvordan ta opp saker og behandle disse For å sikre at selskapene drives i tråd med de forventninger og mål som kommunestyret har lag til grunn, er det viktig med en god og tillitsfull dialog mellom selskap og eiere og styremedlemmer og eiere. Selv om styremedlemmer er valgt av eierne, har de som sin primæroppgave å ivareta selskapets interesser, dog innenfor de rammer og signaler som eierne gir gjennom vedtak i formelle organ. Utover aksjonæravtaler og formaliserte eiermøter, kan det enkelte styremedlem ha behov for å diskutere saker og temaer som ikke er av strategisk art, men som likevel kan medføre politiske problemstillinger. For å ivareta dette hensynet har Sandnes kommune som eksempel vedtatt at formannskapet skal ha en funksjon i de tilfeller hvor det er behov for avklaringer i forkant av styremøter i selskapet. Kommunen har også lagt til grunn følgende kjøreregler for de valgte representantenes roller: a. De valgte representantene skal ivareta kommunens interesser gjennom en aktiv deltagelse i selskapenes eierorgan b. I styrene løses oppgaver til beste for selskapets utvikling og i samsvar med eiernes krav c. Der det er mer enn en representant valgt av bystyret i Sandnes skal det utpekes en fraksjonsleder som har særlig ansvar for koordinering i forkant av eiermøter i selskapet d. I enkeltsaker av prinsipiell eller av stor betydning kan bystyre og/eller formannskapet instruere representantene Side 10 av 10
Når styrerepresentantene melder behov for avklaring, skiller Sandnes kommune på sakens karakter når det gjelder politiske avklaringer i forkant av møter i selskapene. Innmelding av sak Avklaring Tilbakemelding Representanten melder inn sak til ordføreren senest fredag før formannskapet Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører skal i slike saker så langt det er mulig søke råd hos partienes gruppeledere. Rådmannen bistår ordfører Blir sak under eventuelt for åpen eller lukket dør i formannskapet. Formannskapet foretar den nødvendige avklaring og skal i neste møte få en Representanten melder inn hastesak til ordfører Representanten melder spørsmål om en sak til oppklaring Ordfører er ansvarlig for nødvendig avklaring. Ordfører skal i slike saker så langt som mulig søke råd hos partienes gruppeledere. Rådmannen bistår ordfører. Sekretariatsfunksjon hos rådmann (fast kontakt) tilbakerapportering på utfallet. Ordfører gir svar til representanten. Svaret er kommunens råd/svar på saken. Rådmannen gir svar. Kommunen bør drøfte: Er det hensiktsmessig for våre kommuner å ha kjøreregler for hvordan saker tas opp og behandles? Forslag til policy: De som representerer kommunen i selskapenes styre/representantskap kan ha behov for avklaringer av vesentlige spørsmål. Dette gjøres ved en henvendelse til ordfører som drøfter dette med formannskapet og melder tilbake til representanten. Er det ikke tid til å konsultere formannskapet gir ordføreren tilbakemeldingen. Rådmannen bistår ordfører og kan svare på rent oppklarende spørsmål fra representantene. 2.9 Dialog med styrerepresentanter For å gjøre det mulig for de folkevalgte representantene å henvende seg med spørsmål knyttet til eierskapsspørsmål og få kvalifiserte svar vil det være viktig at kommunene har egen kompetanse på de sakene og problemstillingene som selskapene driver med. Kommunene bør: a. Ha oversikt over selskapene med tilhørende formål, vedtekter, selskapsavtaler, tjenesteavtaler og lovverk som holdes à jour b. Ha oversikt over selskapenes årsrapporter og årsregnskap, samt budsjettdokumenter c. Yte bistand till de valgte representantene og bistå ordfører i forhold til faglige avklaringer Side 11 av 11
d. Ha en fast kontaktrutine med administrasjonen i de øvrige eierkommunene, med vekt på selskaper av stor betydning for kommunen med fokus på kompetanseutvikling knyttet til kommunens eierskapsrolle og gjennomføring av de oppdrag som kommunestyret har pålagt Kommunene bør drøfte: o Hvordan løse behovet for en slik tjeneste? Rådmannen sørger for at en person i sin administrasjon har oversikt over selskapene kommunen er medeier i og kan gi svar på spørsmål fra våre representanter. I selskaper der flere av kommunene i regionen er medeiere kan rådmennene fordele et hovedansvar mellom seg. 2.10 Opplæring av styremedlemmer m.v. Det er kommet flere eksempler på uheldig sammenblanding og sviktende kompetanse når det gjelder kommunal styring og forretningsdrift. Eier har ansvar for å sikre at styret besitter den nødvendige kompetansen, men styret selv har også et selvstendig ansvar for jevnlig å vurdere egen kompetanse. Kommunen bør drøfte: o Tiltak for kompetanseutvikling av styret og styremedlemmer m.v. I starten av hver valgperiode bør kommunen/-e avholde et kurs i styrearbeid for sine valgte representanter. 2.11 Skille eierrollen / kunderollen Kommunenes hensikt med å danne selskaper er i stor grad å etablere en hensiktsmessig struktur for å løse kommunale oppgaver både lovpålagte og andre. I noen sammenhenger er dette uproblematisk i forhold til å skille eier- og kunderollen. I andre sammenhenger er det langt mer krevende både for selskapet og eierkommunene. Bevisstheten omkring eier- / kunderolleproblematikken må være til stede både hos kommunen som eier og i styret og ledelsen av selskapet. Eierrollen: Generelt bør eierrollen håndteres gjennom selskapets øverste myndighet, generalforsamling mv, og eventuelt på andre arenaer hvor kommunene velger å ta opp eierrollen / eierskapsforventningene. Rammene for selskapets drift, strategier og forventninger bør være tydelige. Dette kan framkomme på ulike måter, eksempelvis: I selskapsavtalen som er godkjent av alle eiere I strategidokumenter som godkjennes av øverste myndighet (eventuelt helt tilbake til kommunestyrene) Gjennom godkjenning av budsjetter og handlingsplaner Side 12 av 12
Oppsummert: Det bør stilles krav til eierrollen i et hvert selskap uavhengig av organisasjonsform og funksjon. Kommunene må være bevisst sitt eierskap og samordne dette seg i mellom både i formelle avtaler og i løpende dialog. Kunderollen Et av hovedformålene ved etablering av selskaper, vil være å oppnå positive fordeler for kommunene. Det må ligge en bevissthet knyttet til dette og de leveranser, fordeler og den tjenesteyting som skal skje, bør være formalisert og avtalt. Erfaringene tilsier at det er viktig med tydelighet om kommunens rolle som kunde. Dette gjelder både innad i selskapet (leverandøren) og i den enkelte kommune (kunden). Over tid vil dette ofte endre seg og kravene til et aktivt fokus på dette vil alltid være til stede. Dialog og skriftlighet er avgjørende momenter for å ivareta disse forholdene. En annen problematikk knyttet til kunderollen er forholdet til anskaffelsesregelverket. I hvilken utstrekning kommunen kan kjøpe direkte av eget selskap som et alternativ til å utføre oppgaven selv egenregi er en svært viktig problemstilling. Ved etablering eller revidering / gjennomgang av selskapet, bør dette ha fokus. Selskapet bør legge opp sin virksomhet slik at den imøtekommer disse problemstillingene på best mulige måte. Eieren / kommunen på sin side må opptre ryddig, og innenfor regelverket. I noen sammenhenger er det opplagt at eget selskap ikke kan prefereres. I andre sammenhenger vil det være mulig i større eller mindre grad. I slike tilfeller bør dette utnyttes, jfr kommentarene ovenfor om at kommunenes hensikt med opprette selskaper er å oppnå fordeler (økonomiske, faglige osv). For å unngå uheldige situasjoner, bør kommunene være ryddige på hvem som ivaretar henholdsvis eierrollen og kunderollen. Kommunen bør drøfte; Skiller vi klart på kunde og eierrollen? Kommunen bør tydelig skille kunde og eierrollen i de selskaper en går inn i. Ryddighet på dette er også viktig der selskapet er opprettet kun for å løse kommunens/-enes oppgaver. 2.12 Utbyttepolitikk Utbytte vil i all hovedsak være avgrenset til å gjelde selskaper som driver forretningsmessig og da i all hovedsak aksjeselskaper. Utbyttepolitikken bør bygge på følgende: Eierens krav til lønnsomhet for selskapet Selskapets forutsetninger for å tjene penger Krav og forventninger til selskapets avkastning, egenkapital og soliditet Langsiktighet Hensikten med å liste opp disse momentene er primært å vise at utbyttepolitikken må bygge på selskapets langsiktige forutsetninger for å kunne levere overskudd og ikke på eierens (akutte) behov for inntekter. Side 13 av 13
Det er imidlertid viktig at det stilles krav fra eieren til selskapet. Langsiktighet og forutsigbarhet er viktig for at de som leder forretningsvirksomheten skal ha tydelige rammer for sitt arbeid og mulighet til å nå målsettingene som eieren fastsetter. Kommunen bør drøfte: Stiller vi forutsigbare og riktige krav til utbytte i våre selskaper? For å sikre god drift i våre selskaper bør kommunen ha en klar og uttalt utbyttepolitikk som står fast over noe tid. 3.0 Krav til selskapet 3.1 Samfunnsansvar Det stilles i dag krav om at driften av alle selskaper skjer med samfunnsansvar som grunnlag og dette kravet gjelder selvsagt ikke minst de offentlig eide selskaper. Kravene gjelder både arbeidsforhold i virksomheten og forhold til det ytre miljø og andre etiske spørsmål. Når det offentlige er eier har dette ofte sin bakgrunn i å yte service til innbyggerne og deres beste må alltid være en del av det samfunnsoppdrag selskapet har. Kommunale selskaper må også være seg meget bevisst hvordan deres virksomhet påvirker kommunens omdømme i befolkningen og den større offentlighet. Kommunen bør drøfte: Har våre selskaper en god nok policy i forhold til sitt samfunnsansvar Alle kommunens selskaper skal ha en aktiv og bevisst holdning til etiske spørsmål, gjerne fastlagt i egne etiske retningslinjer. 3.2 Likebehandling av eierne For å sikre en god utvikling av våre selskaper er det viktig at både større og mindre eiere føler et forpliktende eierskap og det følger av aksjeloven og god selskapsskikk at eierne skal behandles likt. Dette gjelder særlig tilgang på viktig informasjon om selskapets utvikling og resultater. Kommunen bør drøfte: Er det gode nok rutiner som sikrer en slik likebehandling i dag? Eierne i våre selskaper skal likebehandles i forhold til informasjon og annet. 3.3 Åpningsbalanse Selskapets åpningsbalanse skal være tilpasset formålet med eierskapet og selskapets situasjon. Virkelig verdi legges til grunn, men uansett bruk av metodevalg bør det vurderes om estimert verdi er i samsvar med en verdisetting basert på framtidige kontantstrømmer. Side 14 av 14
Selskapet bør ha en egenkapital som er tilpasset mål, strategi og risikoprofil. Kommunen bør drøfte: Hva er formålet med selskapet og hva slag situasjon møter selskapet i sitt virke? Hva slags ambisjon og strategi skal selskapet ha? Åpningsbalansen i selskapet skal være tilpasset selskapets oppgaver og den strategi som ligger til grunn for opprettelsen av selskapet. 3.4 Styret rekruttert på basis av kompetanse Det bør være fastlagt kriterier for styrets sammensetning: Kompetanse er et overordnet kriterium. Styret må settes sammen ut i fra hvilket formål og ambisjonsnivå selskapet har. Hva slags kompetanse treng i styret ut fra dette. Politisk erfaring/kompetanse kan være en av disse om selskapets oppgaver og situasjon tilsier behov for forståelse av politiske beslutningsprosesser. Styret bør foreta egenevaluering vedrørende kompetanse og arbeid. Dette for å sikre utvikling av nødvendig kompetanse og kartlegging av ev. manglende kompetanse. Det er eiers ansvar å sikre at styret besitter nødvendig kompetanse Kommunen bør drøfte: Kriterier for valg av styre Selskapets styre skal sammensettes primært ut fra den kompetanse selskapet trenger for å realisere sine mål. Politisk kompetanse kan være, men trenger ikke være en slik kompetanse, det avhenger av selskapets mål og situasjon. 3.5 Styret med aktiv rolle i forhold til daglig ledelse og eiere Styret tilrettelegger for at flest mulig eierrepresentanter kan delta på generalforsamling m.m. Styret og daglig leder har plikt til å delta på dette. Samhandling mellom kommunestyret og oppnevnt eierorgan innenfor selskapslovgivningen er ikke regulert. Styret må være tydelig i overfor daglig ledelse. Stille krav til ledelsen og følge opp disse. Styret bør fastsettes en årlig plan for sitt arbeid med vekt på mål, strategi og gjennomføring med klare roller for styret (styreleder) og daglig ledelse. Det bør formaliseres hvilke roller styret har og daglig ledelse og begge parter bør bevisstgjøres sine roller og ansvar Kommunen bør drøfte: Grad av formalisering av arbeidet i styret og selskapet som sådan Hvordan forholdet mellom eiere og styre skal være regulert Forslag til policy: Styret i kommunens selskaper setter opp en årlig plan for sitt arbeid herunder evaluering av seg selv og daglig leder. Side 15 av 15
4.0 Eierskapsmelding For å gi oversikt over og grunnlag for å drøfte konkret ulike selskaper søkes det laget en eierskapsmelding hvert år som oppsummerer kommunens eierskap, samler en del nøkkeldata og trekker opp spesielle problemstillinger det enten fra selskapet eller kommunens side sees som viktig å avklare. Disposisjon eierskapsmelding: Gjennomgang av hvert enkelt selskap med; - vedtektsfestet formål - eierandel - økonomiske nøkkeltall år 200x (bygges ut til 4 år) * sum driftsinntekter * driftsresultat * resultat før /etter skatt * omløpsmidler * sum anleggsmidler * sum egenkapital * sum gjeld Vurdering av selskapet i forhold til spesielle utfordringer eller lignende. Forslag til policy: Rådmannen utarbeider en samlet eierskapsmelding en gang pr år med sikte på behandling i kommunestyret tidlig høst. 5.0 Videre prosess: Formannskapet diskuterer disse problemstillingene i to omganger, der en først gjennomgår spørsmålene og drøfter mulige svar. En runde er gjennomført i alle kommuner. På grunnlag av dette har administrasjonen utarbeidet et utkast til eierskapspolitikk for kommunen som drøftes og vedtas i denne runden. Ordførerne er orientert om forslaget og gitt muligheter for innspill. Det legges fram sak for kommunestyret til drøfting/vedtak. Vedlegg: KS rapport; Eierskap - Behov og muligheter for politisk styring av selskaper og samarbeid i kommunene. Arbeidsrapport nr 7 2008, Telemarksforsking-Bø NOTE nr. 4 Finansielle anleggsmidler regnskap 2008 Side 16 av 16
Selskapets navn Bokført verdi Endring fra forrige år KLP (egenkapitalinnskudd) 8 415 607 934 470 Innlandet revisjon IKS 68 800 Hybelbyen Sogn (leieretter) 40 000 Anker Studentbolig 25 000 Randsfjordmuseene 15 500 Lillehammer produkter AS 500 Totenprodukter AS 271 500 Gjøvik Kunnskapspark AS 50 000 SØLVE AS 100 000 Hov Møbel Eiendom AS 4 725 000 Stay Holding AS 5 569 100 Innlandsuniversitetet 1 500 000 Ultimat AS 0-8 835 200 AS Valdresbanen 3 000 Dokkadeltaet Nasjonale Våtmarks. 150 000 150 000 20 934 007-7 750 730 Aksjene i Ultimat As er nedskrevet til kr. 0 etter konkurs i selskapet. Konkurs ble åpnet 09.05.2008 Side 17 av 17
Sak 54/09 RINGLIA TURVEG - SØKNAD OM UTVIDET KOMMUNAL DELFINANSIERING Saksbehandler: Dag Johansen Arkiv: C22 Arkivsaksnr.: 09/1084 Saksnr.: Utvalg Møtedato 151/09 Formannskapet 24.06.2009 54/09 Kommunestyret 07.09.2009 Innstilling: 1) Formannskapet vedtar at Søndre Land kommune øker den kommunale delfinansieringen til Ringelia turveg med 100.000,- kr, slik at Ringelia i.l kan gjøre anlegget ferdig. Den totale kommunale delfinansieringen vil dermed utgjøre 322.000,- 2) Økningen finansieres over disposisjonsfondet, som reduseres fra? til? Bakgrunn: Ringelia i.l. anlegger for tiden turveg i området rundt Vestsida skole og idrettsanlegget ved fotballbanen til Ringelia i.l. Turvegen, som er en rundløype er til sammen ca 2,5 km, der ca 2 km er en ny trase som legges i skogsterreng rundt skolen og idrettsanlegget. Turvegen er et idrettsanlegg som er spillemiddelberettiget. Historikk: Ringelia i.l. søkte om spillemidler til anlegget (anleggsnummer 0536000203) i 2006. Samtidig ble det søkt om kommunal delfinansiering og om at anlegget skulle tas inn i kommunedelplan for Idrett, fysisk aktivitet og friluftsliv. Etter kommunestyrevedtak 21.11.2007, kommunestyresak 07/1803 fikk turvegen 2. prioritet som spillemiddelsøknad, med en kommunal delfinansiering på 222.000,- kr. Spillemiddelsøknaden utgjorde 370.000,- kr. Spillemiddelsøknaden fikk ikke tilsagn om midler, med begrunnelse av at det var manglende midler til fordeling. Ringelia fornyet sin spillemiddelsøknad for 2008. Søknaden fikk 1. prioritet ved behandlingen i kommunestyret, og etter vedtak i fylkesutvalget sak 84/08 fikk anlegget et tilsagn om spillemidler for 2008 på 370.000,- kr. Ringelia i.l søkte om å få utbetalt deler av kommunal delfinansiering i brev 05.09.08. Etter vedtak i formannskapet 12.11.08, sak 238/08 fikk Ringelia i.l. utbetalt 50 % av vedtatt kommunal delfinansiering, som utgjør 111.000,- kr Ringelia i.l. søkte Oppland fylkeskommune om å få utbetalt deler av spillemidlene 11.02.09. Av tilsagnet på 370.000,- kr fikk Ringelia i.l. utbetalt 200.000,- kr Uforutsette kostnader Arbeidet med turvegen er per dato godt i gang, men under arbeidets gang viser det seg at kostnadene blir større enn beregnet i den opprinnelige søknaden. Det er særlig to forhold som bevirker dette: 1) Etter at det i 2007 og 2008 var kraftige flommer i området, blir det nå tatt høyde for nye flomsituasjoner ved at antall dreneringsgrøfter økes og at dimensjonen på drensrørene utvides. 2) Det viser seg å gå mer grusmasse enn beregnet. Side 18 av 18
Sak 54/09 I søknaden om tilleggsbevilgning av kommunal delfinansiering går det fram at idrettslaget har kommet i et økonomisk uføre som kun kan løses ved likvide midler og ikke flere dugnadstimer. Ekatrabevilgning av spillemidler. I spillemiddelordningen er det lagt til rette for å kunne søke om støtte til mindre kostnadsoverskridelser. Med kostnadsoverskridelser opp til 200.000,- kr kan laget søke om tilleggsbevilgning etter en forenklet søknadsprosedyre. Det kreves likevel at anlegget ferdigstilles og at sluttført og revidert anleggsregnskap foreligger. Det kan søkes om spillemidler til 50% av godkjente kostnadsoverskridelsene. Oversikt: Opprinnelig søknad: Finansiering Tilsagn Utbetalt per dato Tippemidler 370.000,- 200.000,- Kommunal delfinansiering 222.000,- 111.000,- Sum 592.000,- 311.000,- For å kunne få ferdig anlegget legger Ringelia i.l fram dokumentasjon på en kostnadsøkning på 212.000,- kr i forhold til summen av tilsagn på spillemidler og kommunal delfinansiering i den opprinnelige søknaden. Til sammen får anlegget en total kostnadsramme på 804.000,- i likvide midler. I tillegg kommer en total verdi av dugnad, gaver og rabatter på om lag 185.000,- kr. Etter å ha konferert med saksbehandleren av spillemidler i Oppland fylkeskommune, vil det for dette anlegget kunne bli en godkjent søknadssum på 200.000,- kr i tillegg til opprinnelig søknad. Det betyr at spillemidlene vil utgjøre 50 %, det vil si 100.000,- kr i tilleggsbevilgning. Når det gjelder kommunal delfinansiering søker Ringelia i.l. om å få en økt kommunal delfinansiering som primært dekker den resterende overskridelsen på 100.000,- kr eller sekundært så tett oppunder som mulig. Krav og hensyn: Tilleggsbevilgning fra spillemidlene ved mindre overskridelser er hjemlet i spillemiddelforskriftene kap. 8.5. Alternative løsninger: 1) Ringelia i.l får økning av den kommunale delfinansieringen på 100.000,- kr til totalt 322.000,- 2) Ringelia i.l får ikke økt den kommunale delfinansieringen. Vurdering: Ringelia i.l har startet et arbeid av stor betydning som legger til rette for fysisk aktivitet for brukere i alle aldersgrupper og på alle funksjonsnivåer. Turvegen ligger i skolens nærområde og vil derfor kunne brukes av skolen til fysisk aktivitet for elevene. Sett i perspektiv av at Side 19 av 19
Sak 54/09 Søndre Land er en FYSAK-kommune, er det derfor gode grunner for at arbeidet med turvegen ferdigstilles. Ved alternativ 1 vil Ringelia i.l være i stand til å ferdigstille den påbegynte turvegen. Ved alternativ 2 vil arbeidet etter all sannsynlighet måtte stoppes, og turvegen blir liggende uferdig. Det gjenstår ca 700 meter. Konklusjon - forslag: Ringelia turveg er et idrettsanlegg som i stor grad skal benyttes av allmennheten til fysisk aktivitet og rekreasjon. Anlegget vil bli et viktig tilskudd i nærområdet, og Vestsida skole vil kunne utnytte anlegget på en positiv måte overfor sine elever og ansatte hele året. Det er derfor gode grunner for at anlegget gjøres ferdig, og at Ringelia i.l. får den økonomiske støtten som gjør laget i stand til å ferdigstille anlegget. Anlegget vil kunne brukes til både fotturer, jogging, sykkelturer og skiturer vinterstid. I utgangspunktet var anlegget prosjektert med lys, men av økonomiske og praktiske grunner har Ringelia i.l gått bort fra dette. Side 20 av 20
Sak 55/09 SLUTTUTBETALING AV KOMMUNAL DELFINANSIERING SKUDE SKYTEBANE Saksbehandler: Dag Johansen Arkiv: C20 Arkivsaksnr.: 09/1170 Saksnr.: Utvalg Møtedato / Formannskapet 02.09.2009 55/09 Kommunestyret 07.09.2009 Innstilling: 1) Kommunestyret vedtar å betale resterende del av kommunal delfinansiering til Skude skytterlag. Restutbetalingen utgjør 34.400,- kr 2) Beløpet belastes konto 14704.15360.3800, og finansieres ved tilsvarende overføring fra disposisjonsfondet: 19400.15360.3800., som reduseres fra 3.204.493 til 3.170.0.793.- Bakgrunn: Skude skytterlag fikk etter vedtak i fylkesutvalget i Oppland 23.06.06 tilsagn om spillemidler til Skude skytebane ( anleggsnr. 0536005801) på 172.000,- kr. Midlene skulle brukes bl.a til å instaleres elektroniske skiver. Formannskapet vedtok i møte 09.08.06, saknr 0203/06 en kommunal delfinansiering på 172.000,- kr. Delutbetalinger til anlegget er foretatt slik: Spillemidler: 146.000,-, 07.11.06 Kommunal delfinansiering: 137.600,-, 30.10.06 Krav og hensyn: For at et lag skal få sluttutbetaling av tilsagnet om spillemidler, er det et absolutt krav at anlegget er ferdigstilt slik det går fram av søknaden og at anleggsregnskapet av avsluttet og godkjent av kommunerevisjonen. Anlegget og planene for rehabilitering ble tatt inn i kommunedelplan for idrett og fysisk aktivitet og friluftsliv ved rullering av denne i 2006. Når det gjelder sluttutbetaling av den kommunale delfinansieringen, har Søndre Land kommune også satt som krav at anlegget skal være ferdig og anleggsregnskapet skal være avsluttet og godkjent. Etter befaring på anlegget 05.03.09 kan det bekreftes at anlegget er ferdigstilt i henhold til søknaden og planene for rehabiliteringen av anlegget. Uttalelse fra revisor, Innlandet Revisjon IKS, forelå 01.06.09. Denne konkluderer med at det ikke er avdekket vesentlige feil eller avvik. Oppland fylkeskommune finner å kunne foreta sluttutbetaling av spillemidlene 23.06.09. Alternative løsninger: 1) Kommunestyret vedtar å foreta sluttutbetaling av den kommunale delfinansieringen til Skude skytterlag på 34.400,- kr. Dette vedtaket vil i så fall være en natrulig og logisk konsekvens av tidligere vedtak i saken. Side 21 av 21
Sak 55/09 2) Kommunestyret avslår å foreta sluttutbetaling av den kommunale delfinansieringen til Skude skytterlag. Et slik vedtak vil i så fall bryte med tidligere vedtak i saken, og også bryte med tidligere praksis i spillemiddelsaker. Vurdering: Skude skytterlag har gjennomført arbeidet med opprustningen av Skude skytebane slik det går fram av spillemiddelsøknaden fra 2006, og de planene som lå til grunn for søknaden. Skytterlaget har med dette fått en moderne skytebane, og anlegget er nå i full drift. Konklusjon - forslag: Skude skytterlag har opprustet Skude skytebane slik det går fram av spillemidelsøknaden fra 2006 og de planene som lå til grunn for søknaden. Oppland fylkeskommune har foretatt sluttutbetaling av spillemidlene til anlegget. Skude skytterlag har innfridd kravene til å få utbetalt resterende del av den kommunale delfinansieringen. På denne bakgrunn legges det fram forslag om at Skude skytterlag får utbetalt resterende del av den kommunale delfinansieringen som utgjør 34.400,-kr. Side 22 av 22
Sak 56/09 ENDRING AV FINANSIERING AV OMBYGGING OG TILBYGG FALL BO- SERVICESENTER Saksbehandler: Odd Arnvid Bollingmo Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 09/1447 Saksnr.: Utvalg Møtedato 170/09 Formannskapet 19.08.2009 56/09 Kommunestyret 07.09.2009 Innstilling: Kommunestyret vedtar endring av finansieringen av Fall bo- og servicesenter på grunn av lavere kompensasjon for økning av byggekostnader på kt 100 000,-. De manglende 100 000,- kr finansieres istedet av salgsinntekter i investeringsregnskapet 2009 fra Grimsgården/Hakali (samlet salgsinntekter 1 086 017,2- kr). Bakgrunn: Fall bo- og servicesenter bygges om og får et tilbygg for forsikringspengene etter brannen på Lia. Budsjettet er på kr 10.800.000,- og det er finansiert ved forsikringserstatning (inkl merutgifter grunnet nye pålegg (kr 610 000,-) + prisstigning (kr 400 000,-), bruk av MVAkompensasjon for prosjektet, samt tilskudd fra Husbanken. Som følge av lavere kompensasjon fra forsikringselskapet for økning av byggekostnader på 100 000,- kr er det manglende finansiering på 100 000,- kr i fht. budsjett. Investeringen i seg selv genererer 2 040 000,- kr i momskompensasjon. Det er 240 000,- kr mer enn de 1 800 000,- kr som inngår i finansieringen av prosjektet. Disse pengene er allerede vedtatt disponert ellers i budsjettet for 2009. For å sikre at prosjektet gjennomføres som planlagt er det nødvending å vedta ny finansiering på kr 100 000,- med andre midler. Krav og hensyn: Formannskapet har gjennom budsjettvedtaket for 2009 fått myndighet til å vedta nye investeringsprosjekter og utvidelse av tidligere vedtatte investeringsprosjekter innenfor en samlet ramme på 3 millioner kr finansiert ved bruk av disposisjonsfond eller ubundet investeingsfond. Vurdering: Inntekter fra salg av eiendom m.m. blir ved årets slutt avsatt til ubundet investeringsfond så fremt det ikke er vedtatt disponert i investeringsbudsjettet. Formannskapet har myndighet til å vedta disponering av salgsinntekter så fremt det ikke øker budsjettrammen. Alternativet til å ikke vedta å opprettholde det vedtatte budsjettet gjennom ny finansiering på 100 00 kr,- så må prosjektet redusere utgiftene emd tilsvarende sum. Det vil medføre at overflatebehandling av opprinnelig byggmasse må reduseres. Side 23 av 23
Sak 56/09 Konklusjon - forslag: Formannskapet vedtar endring av finansieringen av Fall bo- og servicesenter på grunn av lavere kompensasjon for økning av byggekostnader på kt 100 000,-. De manglende 100 000,- kr finansieres istedet av salgsinntekter i investeringsregnskapet 2009 fra Grimsgården/Hakali (samlet salgsinntekter 1 086 017,2- kr). Forslaget medfører ikke en økning av tidligere vedtatte budsjettrammer. Side 24 av 24