Kommunalt eierskap prinsipper og behandlingsprosedyre

Transkript

1 + Saksframlegg Samfunnskontoret Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / / Saksnummer Utvalg Møtedato 13/4 Formannskapet Bystyret Kommunalt eierskap prinsipper og behandlingsprosedyre Sammendrag Rådmannen legger med dette fram sak for bystyret hvor behandlingsprosedyre og viktige prinsipper for behandling av kommunalt eierskap blir foreslått. I saken foreslås at bystyret får seg forelagt en eiermelding i begynnelse av hver valgperiode hvor kommunens eierpolitikk for valgperioden blir fastsatt. Videre foreslås at bystyret delegerer til formannskapet å treffe løpende beslutninger av ikke prinsipiell karakter innenfor dette saksområdet. Rådmannen fastsetter en administrativ ressurs for det videre arbeid. Saksopplysninger Bakgrunn I møte , sak PS 09/113, fattet bystyret følgende vedtak: 1. Bystyret skal i begynnelsen av valgperioden behandle og fastsette sin eierpolicy for kommunens eierskap i selskaper som kommunen eier helt eller delvis. Herunder vurderes også om dagens organisering i AS og KF er hensiktsmessig, sett i forhold til organisering som kommunale forvaltningsenheter. 2. Årlig skal det legges fram for bystyret en eiermelding der det redegjøres nærmere for driften av de enkelte selskaper og hvordan kommunens vedtatte policy følges opp i praksis. 3. Styrene i selskapene kommunen eier helt eller delvis skal primært settes sammen ut fra den kompetansen selskapene har behov for. Valg av medlemmer fra kommunen skal ikke bidra til at bystyrets rolle som kritisk eier svekkes, og at eierbeslutninger føres ut av bystyret og over i selskapsstyrene. Følgende alternativer bør vurderes nærmere: a. Bystyremedlemmer skal ikke kunne velges til selskapsstyrene b. Bare medlemmer fra posisjonen i bystyret kan velges til selskapsstyrene 4. Hvorvidt ordfører og rådmann i framtida skal kunne velges til styrer i selskaper kommunen har eierinteresser i, må avklares nærmere. 5. De vedtatte bestemmelsene for hvem som kan delta i selskapsstyrene gjøres gjeldende fra det tidspunkt medlemmer av styrene er på valg. 6. Bystyret setter ned et utvalg som skal avklare ansvar, roller, oppgaver og rutiner knyttet til de ulike eierskap, i tråd med problemstillinger omtalt i saken. Utvalgets arbeid skal resultere i et rammeverk for eierstyring i Bodø kommune, herunder: - Prioriteringer og tiltak som kommunen skal ha overfor selskapene - Rutiner for eierstyring knyttet til selskapsform Side104

2 - Prinsipper for styrerepresentasjon og styresammensetning herunder valg - Ansvars og rollefordeling mellom selskap, styre, administrasjon og politikere - Styremøter, generalforsamling og saksbehandling herunder sekretariatsfunksjon - Løpende oversikt over selskap samt vurdering av hensiktsmessig eierskap - Sekretariatsfunksjonen Utvalget skal bestå av Kirsten Hasvoll (SV), Hild Marit Olsen (AP), Ole Henrik Hjartøy (H), Øystein Wik (FRP), Jon Albert Alstad (SP), Andreas Tymi Ruud (R). Eierutvalget (jfr. punkt 6 ovenfor) har utarbeidet rapport som følger som utrykt vedlegg. I sak RS 11/29 gjorde bystyret i møte følgende vedtak: Bystyret tar eierutvalgets rapport til orientering og ber nåværende eierutvalg fortsette sitt arbeid fram til framlegging av revidert eiermelding våren Det opprettes en egen valgkomite for kommunale foretak. Valgkomiteen består av ordfører (leder), leder av kommunens valgnemd og en bystyrerepresentant. Bystyret ber valgnemda fremme egen sak på dette. Nytt medlem i eierutvalget blir Brigt Kristensen (R) i stedet for Andreas Tymi Ruud. Senere har eierutvalgets leder Hild Marit Olsen (AP) trukket seg på grunn av sin stilling som fylkesråd i Nordland fylkeskommune. Eierutvalget har etter dette ikke vært innkalt til møte. Videre behandling Rådmannen ser det som viktig at bystyret avklarer hvilke temaer som er viktig å få belyst i det videre arbeidet med eierskap i Bodø kommune. Som det framgår senere i saksdokumentet, er det en rekke forhold som administrasjonen ser som viktige punkter å bearbeide videre. I tillegg til de punktene som er listet opp, vil det være behov for ajourføring av en del nøkkelopplysninger om de enkelte selskapene. I bystyrets vedtak fra 2009 er det eksplisitt sagt at det hvert år skal framlegges en eiermelding hvor det redegjøres nærmere for driften av de enkelte selskapene og hvordan kommunens vedtatte policy følges opp i praksis. Det å framlegge en slik melding hvert år med ajourføring av faktaopplysninger om alle selskapene, vil være ressurskrevende for administrasjonen. Rådmannen er i tvil om en slik ressursinnsats vil stå i forhold til det utbytte man har og velger derfor å foreslå at det legges fram en eiermelding i begynnelsen av hver valgperiode, hvor bystyret får seg forelagt forslag til eierskapspolitikk for valgperioden. Eierutvalget har foreslått at regnskap og årsberetninger for aksjeselskaper og interkommunale selskaper sendes rådmannen, som legger disse fram for formannskapet til orientering. Rådmannen er enig i dette og at det skjer hvert år. Formannskapet bør også ha fullmakt til å ta stilling til løpende eierskapssaker som ikke er av prinsipiell karakter. En del av de prinsippene for eierskap som framgår av kapitlet om «prinsipper for eierstyring», er utredet tilstrekkelig av eierutvalget. Disse framlegger rådmannen til vedtak i denne saken. Det gjelder punktene 6, 7 og 8. Noen punkter er i liten grad berørt av eierutvalget og vil bli utredet nærmere i administrasjonen, før de legges fram for bystyret senere. Bystyret vil da få seg forelagt et samlet rammeverk for kommunens eierskapspolitikk, som vil danne grunnlaget for kommunens policy på dette området i inneværende valgperiode. Eksisterende eierutvalg ble oppnevnt som et ad-hoc utvalg for å lage en utredning basert på det mandatet bystyret gav i sitt vedtak i sak 09/113. Rådmannen legger til grunn at eierutvalget oppløses når bystyret får seg forelagt denne saken. Side105

3 Sekretariat I mandatet til eierutvalget er det bedt om at sekretariatsfunksjonen blir belyst. Etter rådmannens syn er temaet eierskap komplekst og det vil være behov for ulik kompetanse i et sekretariat. Administrasjonen ser behov for juridisk kompetanse (kommuneadvokaten) og økonomisk kompetanse (økonomikontoret) i det arbeidet som skal gjennomføres. Oppgaveområdet «eierskap» tillegges det nyopprettede samfunnskontoret. Rådmannen fastsetter en ressurs for dette arbeidet. Forskjellige typer eierskap Bodø kommunes eierskap i selskaper kan inndeles i tre hovedkategorier: Finansielt eierskap Samfunnsmessig/politisk eierskap Blandede formål Finansielt eierskap Hovedformålet med finansielt eierskap er å oppnå økonomisk avkastning. Det betyr at det ligger bedriftsøkonomisk lønnsomhet til grunn for selskapets virksomhet. Eier kan ha et kortsiktig eller langsiktig perspektiv på utbytte. For Bodø kommune er det først og fremst Salten Kraftsamband AS og Bodø Energi AS, som er de sentrale selskapene i denne gruppen. De nevnte selskapene har imidlertid også en samfunnsmessig rolle som produsent og distributør av kraft. Samfunnsmessig/politisk eierskap Denne typen eierskap kjennetegnes ved at formålet med eierskapet er å ivareta kommunale kjerneoppgaver eller oppgaver som oppfattes som kommunale, selv om oppgavene ikke er lovpålagte. I denne kategorien er Bodø kommune eier eller deleier i mange selskaper. Her nevnes Bodø Industri AS, Bopro AS, Bodø Havn KF m.v. De selskapene det her er snakk om vil være gjennomføringsorgan for vedtatte politiske målsettinger. Selskap med blandet formål Kommunen er også eier i selskaper med blandet formål, det vil si at det både kan være aktuelt å ta ut utbytte samtidig som selskapet har en samfunnsmessig/politisk funksjon. Eksempler her vil være Saltens Bilruter AS og AS Industribygg. Som det framgår av ovennevnte, har kommunen vidt forskjellige målsettinger med sitt eierskap. Prinsipper for eierstyring Generelt Eierutvalget har i sin rapport gått inn på en rekke prinsipper for kommunalt eierskap. Rådmannen ser behov for å supplere med en del punkter, samtidig som det er behov for en utdyping på enkelte områder. I det følgende vil det bli gitt en del vurderinger av de prinsippene som rådmannen mener er viktig for å få til god eierstyring av de selskapene hvor kommunen er eier eller deleier. Side106

4 1.Tilpasning Bodø kommune eier eller er deleier i en rekke forskjellige selskaper, både KF, AS, IKS og stiftelser. Til sammen ca. 30 selskaper. I tillegg har disse selskapene etablert datterselskaper og tilknyttede selskaper, slik at det totale antall selskaper hvor kommunen er direkte eller indirekte eier eller deleier, er betydelig. Noen av disse selskapene har bestått i en årrekke uten at noen har stilt spørsmål ved eksistensberettigelsen. Det er viktig å gå gjennom hele spekteret av selskaper og stille spørsmål om selskaper bør selges/oppløses. 2.Omorganisering Videre bør det reises spørsmål om alle selskapene som kommunen eier eller er deleier i, er hensiktsmessig organisert. Det er eiers ansvar å påse at valgt selskapsform er tilpasset de oppgavene som skal løses. I de tilfellene hvor selskapet skal drive forretningsvirksomhet og operere i et marked, er det viktig at man velger en selskapsform med begrenset ansvar det vil si aksjeselskaper. Dersom selskapet skal yte tjenester til eierne i egenregi, vil kommunale foretak være en hensiktsmessig selskapstype. Alternativet vil være å løse oppgaven i kommuneorganisasjonen. Det bør foretas en gjennomgang og vurdering av dette spørsmålet for samtlige selskaper. 3.Eierstyring De forskjellige selskapenes virksomhet er normalt nedfelt i vedtektene. Vedtekter er i noen tilfeller vage og gir ikke tilstrekkelige styringssignaler til selskapets ledelse. En grunnleggende forutsetning for en strategisk drift av selskapene, er at eier har formulert klare mål og strategier for sitt eierskap. I målene bør framgå hvilke forventninger eier har. På den annen side er det viktig at eier ikke snevrer inn handlingsrommet for selskapenes ledelse. I eierutvalgets rapport foreslås årlige kontaktmøter med utvalgte selskaper. Etter rådmannens oppfatning bør selskapenes formålsbestemmelse i vedtektene tas opp til vurdering med jevne mellomrom. Det kan også være aktuelt å benytte seg av aksjonæravtaler i tillegg til vedtektene i noen tilfeller. Eier bør ta en gjennomgang av hvert enkelt selskap og vurdere om driften er i samsvar med de mål eier har satt eller setter for framtiden. 4.Habilitet Habilitetsreglene er forskjellige for de forskjellige selskapene. For kommunale foretak gjelder forvaltningslovens regler om habilitet. For aksjeselskaper gjelder aksjeloven. I noen tilfeller kan imidlertid aksjeselskaper være underlagt forvaltningsloven. Det kan blant annet gjelde aksjeselskaper som har en tett økonomisk og organisatorisk tilknytning til kommunen. Når det gjelder kommunale foretak, så anbefaler KS at medlemmer av bystyret som hovedregel ikke bør sitte i styrene i kommunale foretak på grunn av den direkte rapporteringslinjen mellom styret og bystyret. Rådmannen er av den oppfatning at aktuelle styremedlemmer til alle selskapstypene, bør undergis en habilitetsvurdering i forhold til forvaltningslovens habilitetsregler. Alle sider vedrørende habilitetsspørsmålet vil bli vurdert og lagt fram for bystyret senere. 5.Styresammensetning Eier har ansvaret for at selskapsstyrene sammensettes slik at styret utgjør et profesjonelt kollegium som består av personer med egnede personlige egenskaper og som utfyller hverandre kompetansemessig. Styreverv i aksjeselskaper og interkommunale selskaper, er personlige verv. Man representerer verken partier, kommunen eller andre interesser, men ivaretar bedriftens interesser på best mulig måte, sammen med resten av styret, og i henhold til vedtektene. Side107

5 Kompetansen til styremedlemmene må ses i lys av selskapets formålsbestemmelse. Forretningsselskaper som konkurrerer i det åpne marked må sikre at de har forretningsmessig kompetanse innenfor de aktuelle områdene, som for eksempel marked, økonomi m.v. Dette punktet må bearbeides videre. I det videre arbeid vil også rådmannens og den øvrige kommuneadministrasjonens valgbarhet til styrer bli vurdert. 6.Valgkomite Som nevnt ovenfor gjorde bystyret i sak RS 11/29 vedtak om egen valgkomite for kommunale foretak og hvem som skal være medlemmer av valgkomiteen. Det bør vurderes om det er hensiktsmessig med en egen valgkomite for alle aksjeselskaper hvor kommunen er eneeier. Etter rådmannens syn bør valgkomiteen begrunne sitt forslag. I selskaper hvor kommunen er deleier, må spørsmålet om valgkomite tas opp med øvrige eiere. 7.Hvem representerer eier? Eier i aksjeselskaper, interkommunale selskaper og kommunale foretak er bystyret. Vanlig praksis er at ordfører representerer eier i de forskjellige selskapene hvor kommunen har eierinteresser. Bystyret bør vedta at politisk ledelse ved ordfører skal være eierrepresentant i eierorganet i selskapene. KS anbefaler at bystyret gjør eksplisitt vedtak om dette. Ordfører kan ved fullmakt gi andre politikere eller administrasjonen oppgaven med å representere eier i eierorganet. 8.Likestilling I dag er kravet om 40% kjønnsrepresentasjon lovhjemlet både for interkommunale selskaper og for aksjeselskaper. I det videre arbeid må det sikres at eier følger opp dette kravet for alle selskapene. Konklusjon og anbefaling Rådmannen tilrår at bystyret slutter seg til de vurderinger som ligger i saksframlegget og gjør vedtak i samsvar med dette. Forslag til innstilling: 1. Punktene 1 5 i kapitlet «prinsipper for eierstyring» utredes nærmere av administrasjonen og legges fram for bystyret innen utgangen av Bystyret får seg forelagt eiermelding en gang i begynnelsen av hver valgperiode, hvor man tar stilling til kommunens eierpolitikk for valgperioden. Bystyret delegerer til formannskapet å treffe løpende beslutninger i saker som gjelder eierskap, med mindre beslutningen ved lov er tillagt bystyret. 3. Politisk ledelse ved ordfører representerer eier i selskapenes eierorganer. Ordfører kan gi fullmakt til andre politikere eller enkeltpersoner i administrasjonen til å representere eier i eiermøter. (Punkt 7 under kapitlet «prinsipper for eierstyring»). 4. Bystyret forutsetter at lovbestemte krav til kjønnsrepresentasjon i selskapenes styrer blir fulgt opp av eierorganene. (punkt 8 under kapitlet «prinsipper for eierstyring»). 5. Det opprettes en egen valgkomite for de aksjeselskapene hvor kommunen er eneeier. Formannskapet gis fullmakt til å velge representanter til valgkomiteen. Valgkomiteen skal begrunne sitt forslag til styremedlemmer. (punkt 6 under kapitlet «prinsipper for eierstyring»). 6. Eierutvalget, oppnevnt av bystyret i sak PS 09/113, oppløses. 7. Bystyret slutter seg for øvrig til den behandlingsprosedyre som framkommer i denne saken. Side108

6 Saksbehandler: Harald Kristiansen Rolf Kåre Jensen Rådmann Kyrre Dahl Utviklingssjef Trykte vedlegg: Ingen Utrykte vedlegg: Rapport fra eierutvalget Side109