IKT KORT OM SYKEHUSPARTNER

1 RAPPORT 2013

2 3 IKT KUNDER: Det enkelte helseforetak bestiller og inngår avtaler om tjenesteleveranser fra Sykehuspartner. Forvaltning av avtalene ligger typisk i den lokale IKT- eller HR-avdelingen ved hvert helseforetak. HR BRUKERE: Sykehuspartners brukere er hver enkelt sykehusansatt. De benytter daglig tjenester og utstyr levert eller kjøpt inn ved hjelp av Sykehuspartner. Dessuten er det Sykehuspartner som sørger for at medarbeiderne i Helse Sør- Øst får utbetalt riktig lønn til riktig tid. KORT OM SYKEHUSPARTNER Sykehuspartner leverer IKT-systemer, innkjøps- og logistikktjenester og personaladministrasjon til alle sykehusene i Helse Sør-Øst. Hovedhensikten med etableringen av Sykehuspartner i 2003 var å oppnå mer effektiv drift av felles støttetjenester og dermed bidra til at sykehusene kan ha enda mer fokus på pasientbehandling. De ulike virksomhetsområdene skal samordne og utvikle nye, hensiktsmessige løsninger som bidrar til at sykehusansatte i hele regionen får gjort jobben sin så trygt og effektivt som mulig. Ved å samle de ikke-medisinske fellestjenestene i regionen hos oss, får Helse Sør-Øst mer solide tjenester og stordriftsfordeler hos ulike l everandører. Vårt arbeid understøtter også de politiske mål som regjeringen har satt for fremtidig elektronisk helsetjenesteforvaltning. Lene Grøterud, Sykehuspartner HR brukerstøtte EIER: Sykehuspartner er organisatorisk en avdeling i Helse Sør-Øst RHF i linje til administrerende direktør. Administrerende direktør i HSØ har fastsatt instruks for Sykehuspartner og etablert et driftsstyre som direktøren i Sykehuspartner rapporterer til. Det er etablert to eierstyringsdokumenter en rammeavtale (flerårig) og et oppdragsdokument (årlig). Samlet utgjør disse Helse Sør-Øst RHF sitt oppdrag og bestilling til Sykehuspartner. Gjeldende rammeavtale ble fastsatt i eiermøte 12. april 2011. HISTORISK TIDSLINJE 2003: Sykehuspartner blir opprettet som en egen enhet i Helse Sør for å ivareta lønns- og personalfunksjonen i foretaksgruppen. Den nye enheten tildeles også et koordinerende ansvar for innkjøpsfunksjonene i det tidligere Helse Sør.

4 5 DRIFTSSTYRET Driftsstyrets oppgaver er hjemlet i Instruks for Sykehuspartner, fastsatt av administrerende direktør i Helse Sør-Øst RHF med virkning fra 4. februar 2010. ORGANISERING Alle sykehusområdene skal være representert, men Sykehuset Østfolds medlem har fratrådt og det var ved utgangen av 2013 ikke oppnevnt noe nytt. I tillegg er det oppnevnt to medlemmer blant de konserntillitsvalgte i Helse Sør-Øst RHF og tre tillitsvalgte fra Sykehuspartner. Driftsstyret har i 2013 hatt åtte møter, og behandlet 60 saker. Viktige saker har vært oppfølging av driften og eiers oppdrag, intern styring og kontroll blant annet gjennom tertialvise risikovurderinger og oppfølging av revisors kommentarer til årsregnskapet for 2012, og oppfølging av rapport etter ekstern gjennomgang av hendelse ved Sykehuset Østfold. Andre saker har vært innspill til økonomisk langtidsplan, ny tjenesteprismodell, budsjett 2014 og temasak om status for arbeidet med rullering av virksomhetsplanen. Driftsstyret har lagt vekt på betydningen av å utvikle godt arbeidsmiljø, god involvering og samhandling med ansatte og deres organisasjoner, samt styrket kundedialog. Driftsstyret hadde per 31. desember 2013 ni medlemmer oppnevnt av eier med følgende sammensetning: Steinar Marthinsen, Helse Sør-Øst RHF, leder Atle Brynestad, Helse Sør-Øst RHF, nestleder Cathrine Klouman, Helse Sør-Øst (ekstern) Marit Lund Hamkoll, Vestre Viken HF Jørgen Jansen, Oslo universitetssykehus HF Morten Lang-Ree, Sykehuset Innlandet HF Stein Vaaler, Akershus universitetssykehus HF Bente Krauss, Sykehuset i Vestfold HF (Vestfold-Telemark sykehusområde) 1 Nina Føreland, Sørlandet sykehus HF Mats Larssen, konserntillitsvalgt Helse Sør-Øst Karin Solfeldt, konserntillitsvalgt Helse Sør-Øst Nanette Loennechen, hovedtillitsvalgt Sykehuspartner Tatjana Schanche, hovedtillitsvalgt Sykehuspartner Marius Rustøy Hansen, ansattrepresentant Sykehuspartner 2 Ny kundedirektør, Stein-Are Agledal, tiltrådte stillingen i april 2013, og kundeområdet er i 2013 reorganisert og styrket. Stillingen som direktør for IKT-tjenester ble besatt av Ingvild Berlin Kalleberg, tidligere direktør i IKT-service i oktober. Thomas Erstad overtok hennes stilling som direktør for IKT-service. I september 2013 ble virksomhetsområdet Projekttjenester opprettet, og Axel Bull innsatt som direktør. I desember 2013 hadde Sykehuspartner 1085 ansatte og er en av Nordens største IKT-virksomheter. Hovedkontoret ligger i Drammen og det er avdelingskontorer i Oslo, Grimstad, Porsgrunn, Fredrikstad og Hamar. Erik Borge, Sahar Madahian og Bjørn Ove Caspersen, Sykehuspartner Innkjøp og logistikk 1 Permisjon 2014 2 Terje Aurdal er med virkning fra februar 2014 oppnevnt som nytt medlem av driftsstyret valgt av de tillitsvalgte i Sykehuspartner. Aurdal erstatter Marius Rustøy Hansen. 2004: Sørlandet Sykehus overlater som første sykehus lønnsproduksjon og personaladministrasjon til Sykehuspartner.

6 7 FOKUS OG MÅL Bak f.v. Thomas Erstad, Geir Ove Staalen, Siv Halvorsen, Markus Amland, Stein-Are Agledal, Espen U. Eilertsen Foran f.v. Axel Bull, Ole Johan Kvan, Ingvild B. Kalleberg I 2013 fortsatte arbeidet med å utvikle og gjøre Sykehuspartners organisasjon mer robust, styrke kapasiteten for å møte økt etterspørsel, og å profesjonalisere og utvikle Sykehuspartners kunde dialog videre. Alt innen vedtatte økonomiske rammer. EN PARTNER FOR HELSETJENESTER I UTVIKLING Fra etableringen har Sykehuspartner vært gjennom en kraftig vekst og utvikling. Det har i 2013 vært arbeidet med å definere mål og strategi for årene som kommer. Som en konsekvens av den utviklingen vår kjernevirksomhet er i, er det valgt en visjon som skal reflektere dette en partner for helsetjenester i utvikling. Sykehuspartner opplever stor etterspørsel på tjenester og leveranser innen alle områder. Spesielt innen IKT, der det vedtatte regionale utviklingsprogrammet Digital fornying Helse Sør-Østs program for fornying og standardisering av arbeidsprosesser og teknologi medfører økt behov for prosjektressurser. ØKT REKRUTTERING For å møte utfordringen har S ykehuspartner økt sin kapasitet ved å rekruttere nye ansatte og inngå avtaler med eksterne samarbeids partnere. 2006: Sykehuspartner IKT blir etablert gjennom virksomhetsoverdragelse fra de lokale IT-avdelingene ved sykehusene i tidligere Helse Sør. SIKKER OG STABIL DRIFT Etableringen av Prosjekttjenester som eget virksomhetsområde, gjør at IKT-tjenester kan ha fokus på drift og utvikling av Sykehuspartners eksisterende IKT-tjenester. Det er fortsatt utfordringer med å sikre leveranser av bestilte endringer og å få redusert antall avvikssituasjoner som oppstår. I tillegg til å sikre daglig drift, gjennomfører Sykehuspartner også betydelige omleggings prosjekter i helseforetakene. Ved inngangen til 2014 var Sykehuspartner tungt involvert i arbeidet med innføring av felles pasientadministrativt system ved Oslo universitetssykehus HF og i byggingen av nytt sykehus i Østfold. KUNDEFOKUS For Sykehuspartner er det viktig å ha en god dialog med helseforetakene. Kundeområdet er styrket organisatorisk gjennom ansettelse av kundeansvarlige, og etablering av egne kundeteam for hvert helseforetak. Dette vil på sikt gi en bedre forståelse for kundens behov, og bedre dialogen mellom Sykehuspartner og kunden. For å sikre gode interne styringsprosesser er det etablert en egen enhet, underlagt direktøren, som skal definere mål og strategier, og oppfølging av disse.

8 9 RESULTAT 2013 Helse Sør-Øst RHF Sykehuspartner 2013 2012 DRIFTSINNTEKTER OG DRIFTSKOSTNADER Basisramme 185 610 209 398 Annen Driftsinntekt 2 421 863 2 111 307 Sum driftsinntekter 2 607 473 2 320 705 Lønn og annen personalkostnad 650 727 555 046 Ordinære avskrivninger 682 769 606 302 Nedskrivning 17 257 20 956 Annen driftskostnad 1 222 241 1 070 633 Sum driftskostnader 2 572 994 2 252 937 Driftsresultat 34 479 67 768 FINANSINNTEKTER OG FINANSKOSTNADER Finansinntekt 1 385 7 006 Finanskostnad 1 463 224 Netto finansposter -78 6 782 Årsresultat 34 401 74 550 Overføringer Overføringer til/fra annen egentkapital -34 401-74 550 Sum overføringer -34 401-74 550 Gunn H. Mikaelsen og Thomas Djupvik, Kliniske fellesapplikasjoner Sykehuspartner (Alle tall i NOK 1 000) 2007: Helse Sør og Helse Øst slås sammen til ett regionalt helseforetak.

10 11 Magnus Pettersen, Sykehuspartner HR, økonomi og regnskap HR, ØKONOMI OG REGNSKAP NØKKELTALL Ca. 95 000 lønns- og trekkoppgaver Ca. 40 mrd utbetalinger i lønn Ca. 1,5 mrd i refusjonsinntekter Ca. 71 000 lønnsslipper per måned Ca. 31 000 blanketter per måned Ca. 10 000 reiseregninger per måned Susanne Kjærstad, Sykehuspartner HR, økonomi og regnskap Virksomhetsområdet har vist jevn forbedring i systemstabilitet og tjenesteleveranser gjennom 2013. Det har vært fokus på kontinuerlig forbedring av tjenestene, gjennomføring av viktige prosjekter og justering av intern modell for leveransestyring. De har utvidet sitt virksomhetsområde og omfatter nå både HR-tjenester og prosjekt for etablering av regional økonomi- og regnskapstjeneste. HR-tjenestene er i hovedsak levert innenfor SLA, men det har vært enkelte hendelser av mer alvorlig karakter som er fulgt opp og håndtert på en god måte. Lønn- og refusjonstjenesten har oppnådd gode effektivitetsresultater i 2013. Det er etablert en fullverdig brukerstøttetjeneste, uten å øke bemanningen. Datakvaliteten i elektroniske skjema fra kundene blir stadig bedre og antall skjema som må returneres, er redusert. Gjennomsnittlig ventetid på telefon til brukerstøtte HR er på rundt 20 sekunder godt under kravet på 40 sekunder. Virksomhetsområdet har i løpet av 2013 fullført implementering av regional fellestjeneste for ressursstyring og arbeidstidsplanlegging ved Sykehuset Innlandet, Sykehusapotekene og Akershus universitetssykehus, og påbegynt implementering på Sykehuset Østfold. Samtidig er det jobbet med kompetansebygging for rådgivere og ledere. Det er etablert og påbegynt et større regionalt prosjekt for implementering av fellesregional ERP-løsning for økonomi, regnskap, innkjøp og logistikk. Videre er det tilrettelagt for elektroniske skattekort som følger nasjonale føringer, samt en rekke andre store og små prosjekter for å forbedre tjenestene. Internt i virksomhetsområdet er det jobbet med å videreutvikle en intern styringsmodell for å sikre forbedringer av informasjons- og saksflyt i organisasjonen. Felles ITIL-prosesser følges og det er etablert et lokalt kompetanseprosjekt for å støtte Kompetanseløftet 2013. 2008: Sykehuspartner anskaffer felles lønns- og personalsystem, samt rekrutteringssystem for hele helseregionen. Også felles ressurs- og arbeidsplanleggingssystem anskaffes.

Rune Hystad, Sykehuspartner IKT-tjenester 12 13 LIVSVIKTIG IKT IKT-tjenester har i 2013 fortsatt den positive utviklingen fra de foregående årene hvor de viktigste prioriteringene i 2013 har vært sikker og stabil drift, innføring av DIPS på Oslo universitetssykehus og Prosjekt Nytt Østfoldsykehus. Det er gjennomført en betydelig rekruttering i året som har gått, og Sykehuspartner er en attraktiv arbeidsgiver som klarer å tiltrekke seg meget kompetente medarbeidere. Virksomhetsområdet har lavt sykefravær og lav turnover. Dette har bidratt til en vesentlig økning i antall årsverk i 2013. Drift og forvaltning av IKT-løsningene har stort sett vært stabil for alle helseforetakene i 2013, NØKKELTALL 10 forskjellige plattformer Ca. 2 500 applikasjoner Ca. 7000 servere 41 datarom Ca. 61 000 arbeidsstasjoner Ca. 16 000 skrivere 83 000 brukere og på nivå med 2012, med en oppetid for de viktigste applikasjonsgruppene på 99,9 %. Det har i 2013 vært for mange kritiske driftsavbrudd, og i mars 2013 skapte en omfattende driftshendelse ved Sykehuset Østfold HF store utfordringer for sykehuset og Sykehuspartner. For å forbedre håndtering av kritiske hendelser har Sykehuspartner gjennomført en stor reform av beredskapsorganisasjonen og innført regionale beredskapsvaktlag. Regionalt driftssenter med 24/7 overvåking og brukerstøtte er innført, og arbeidet med å etablere overvåking av kritiske IKT-tjenester er godt i gang. Beredskap og krisehåndtering er et område hvor man ser verdien av å være en felles tjenesteleverandør. Arbeidet med å redusere kritiske hendelser vil ha stort fokus i 2014. IKT-tjenester har gjennom 2013 bidratt i stadig større omfang til prosjektene og programmene i regionen, både innen Digital fornying og direkte mot helseforetakene. Det er fortsatt en utfordring å få tilstrekkelig kapasitet og forutsigbarhet i leveranser av tjenesteendringer til helseforetakene det er en prioritert oppgave å bedre dette i 2014. 2008: Beslutning om videreføring av Sykehuspartner som felles tjenesteleverandør for det nye regionale helseforetaket Helse Sør-Øst.

14 15 IKT-tjenester Gjennom 2013 har IKT-tjenester levert flere store og krevede prosjekter både i regional regi og til det enkelte helseforetak. Eksempler på dette er: Innføringen av DIPS på Sykehuset Telemark Oppgradering til DIPS 7.1, med tilhørende databaseplattform, på flere helseforetak Utvikling av en ny løsning for prehospitale tjenester som er innført på AMK på Sykehuset Innlandet HF og rulles ut videre i 2014 Omlegging til standard plattform ved Sykehuset Telemark, Betanien og Martina Hansens Hospital Etablering av regionale datasentre Etablering av stammen på et regionalt høyhastighetsnett (Helse Sør-Øst Kjernenett) og koblet på Sykehuset Østfold. Dette bygges ut videre i 2014 Oppgradering av alle store telefonsentraler til standard versjon I tillegg til disse leveransene deltar IKT-tjenester tungt med ressurser og kompetanse til Prosjekt Nytt Østfoldsykehus, DIPS Oslo universitets sykehus og øvrige programmer i Digital fornying, noe som vil fortsette med uforminsket styrke også i 2014. 2008: Som en del av omstillingsprogrammet i Helse Sør-Øst blir der besluttet å etablere en felles tjenesteleverandør for drift og forvaltning av IKT-tjenester for hele helseregionen, organisert som en enhet under Sykehuspartner. Daniel Hjertholm og Steinar Dahl, Sykehuspartner IKT-tjenester

16 17 PROSJEKTTJENESTER Prosjekttjenester, som tidligere var en del av IKT-tjenester, ble etablert som eget virksomhetsområde 1. september 2013. Prosjekttjenesters viktigste mål for 2013 har vært å sikre kapasitet til prosjektene i Digital fornying og nytt Østfoldsykehus. Sykehuspartners prosjektkapasitet har gått fra ca. 160 til ca. 320 stillinger, en økning på 100 %. Gjennom etablering av en ressursstyringsprosess og etablering av avdelingen Prosjektbemanning har Prosjekttjenester fått bedre styring på prosessen, og bedre oversikt over ressursbehovet. Effekten er at prosjektene har gått fra en lite tilfredsstillende ressurssituasjon med ventekostnader pga. manglende prosjektressurser, til en tilfredsstillende ressurssituasjon med små eller ingen ventekostnader. NØKKELINFORMASJON Virksomhetsområdet har 140 prosjektledere Levert i gjennomsnitt 220 årsverk inn i prosjekter Leverer ressurser til 110 prosjekter Digital fornying og Nytt Østfoldsykehus er de største programmene i porteføljen i 2013 Prosjekttjenester har samarbeidet med Fornyingsstyrets programkontor i Helse Sør-Øst om rapportering på porteføljen og for å sikre at programmene får nødvendig informasjon fra Sykehuspartner. Det er også utarbeidet en gjennomføringsplan for Digital fornying som i større grad gir informasjon om når foretakene mottar nye tjenester. Gjennom året har Prosjekttjenester også fokusert på kompetanse og metodeutvikling. 130 medarbeidere i Sykehuspartner har gjennomført prosjektlederutdannelse hvorav 62 har gjennomført Prince 2 sertifiseringskurs. Metode og kompetanseutvikling er et område som vil styrkes videre og vi vil kunne gi et tilbud også til foretakene i 2014. 2009: Rundt 400 IKT-medarbeidere blir virksomhetsoverdratt til Sykehuspartner fra helseforetakene i tidligere Helse Øst samt Rikshospitalet. Sykehuspartner fikk med det mer enn dobbelt så mange medarbeidere.

18 19 IKT-SERVICE NØKKELTALL I 2013 ble IKT-service etablert som et eget virksomhetsområde i Sykehuspartner. IKT-service består av det tidligere virksomhetsområdet Brukerstøtte og alle brukernære tjenester i IKT-tjenester. Formålet var å styrke og videreutvikle serviceapparatet. Ved etableringen ble området Teknisk Support (overført fra IKT-tjenester) slått sammen med eksisterende brukerstøtteavdelinger, og det ble opprettet en ny avdeling for IKT-utstyr med ansvar for innkjøp, logistikk og utstyrsutplassering. Fokuset på brukertilfredshet, medarbeidertilfredshet og kompetanseutviklingsplaner for alle medarbeidere ble videreført i nytt virksomhetsområde. STYRKET PROSESSAVDELING Rapporteringssenteret, som ble etablert under prosessavdelingen i 2012, leverte nye kunderapporter, virksomhetsrapporter og viktig underlag for virksomhetsstyring i IKT-service og Sykehuspartner. Verktøyet Knowledge Management gir mulighet for kunnskapsdeling på tvers av lokasjoner og helseforetak. Per 31.12.2013 var ca. 350 kunnskapsartikler dokumentert og kvalitetssikret inn i systemet. Selvbetjenings portalen «Min Sykehuspartner» er implementert på flere helseforetak i 2013 og store deler av brukerne i Helse Sør-Øst når nå brukerstøtte og Sykehuspartner gjennom denne portalen. 2010: Brukerstøtte etableres som eget virksomhetsområde. Margerethe Solbraa Bay, Veste Viken HF barneavdelingen Tommy Dalby Elverum, Sykehuspartner IKT-service REGIONAL 24/7 BRUKERSTØTTE 1. mai 2013 gikk startskuddet for den nye brukerstøttetjenesten «Regional 24/7 brukerstøtte», og fra 1. oktober var døgnåpen brukerstøtte tilgjengelig for alle 80 000 brukere i Helse Sør-Øst. Innholdet i den regionale brukerstøtten har i hovedsak vært support på de kritiske tjenestene Sykehuspartner leverer, i tillegg til et utvalg viktige tjenester som var etterspurt utenom brukerstøttes ordinære åpningstid. Det er etablert en ny regional klinisk seksjon. Denne har som mål å levere en felles DIPS-support som er tilgjengelig for alle brukere i Helse Sør-Øst, uavhengig av helseforetak og lokasjonstilhørighet. KVALITET «Brukerservice versjon 2.0» er betegnelsen på forbedringsarbeidet og handlingsplanen for IKT-service i 2013. Målsetningen var at brukerne skulle merke en betydelig forbedring på servicenivået i Sykehuspartner. Kontinuerlig forbedring ble satt i system og inneholdt blant annet; nærhet og lokal tilstedeværelse, tilgang til riktig kompetanse og høy løsningsgrad i 1. linje, rapportering til kunden på tjenester, enhetlig servicekultur, åpningstid og tilgjengelighet på telefon. Det ble igangsatt et eget forbedringsprosjekt med mål om at IKT-service skal løse 90 % av alle hendelser innenfor IKT-service. Resultatmålene i 400 000 innkomne samtaler 370 000 saker opprettet 60 000 henvendelser via webskjema 75 % løsningsgrad i 1. linje 33 sekunder gjennom snittlig ventetid på telefon 82 % av samtalene blir besvart innen 60 sekunder prosjektet var raskere saksbehandling, økt kundetilfredshet, lavere kostnader, frigjøring av tid til nye oppgaver og mer tid til å arbeide med stabil og sikker drift i IKT-tjenester. Et utvalg oppgaver ble overført fra IKT-tjenester til IKT-service, og per 31.12.2013 løste IKT-service 85 % av alle hendelser. På IKT-utstyrsområdet ble det gjennomført et prosjekt for å forbedre logistikkprosessene knyttet til ordremottak, innkjøp, lagerføring, oppsett og utplassering av IKT-utstyr i regionen. Prosjektet resulterte i skissering av fremtidige løsninger og implementering av en rekke strakstiltak.

20 21 INNKJØP- OG LOGISTIKK Sykehuspartner Innkjøp og logistikk har i 2013 fortsatt den gode utviklingen. Omfang og kompleksitet er økt, og nye spennende oppgaver er kommet til. Det har i 2013 vært ressursutfordringer, men bistand er i hovedsak gjennomført i henhold til avtaler. Kvaliteten på leveranser har i 2013 vært god i forhold til målkrav. For logistikk er målkrav oppnådd helt eller delvis gjennom året, mens for anskaffelser er prosjektene levert med god kvalitet og enkelte meget gode resultater. Regionale oppgaver er samlet hos Innkjøp og logistikk. Tradisjonelt har Innkjøp og logistikk vært felles tjenesteleverandør kun for vare- og tjenesteområdet. I 2013 har ansvar og oppgaver for anskaffelser og avtaleforvaltning for IKT og helsetjeneste blitt omfattende og komplekse kategorier. Det er oppnådd gode resultater innen begge i 2013. PRIS FOR ETISK HANDEL Sykehuspartner vant i 2013 prisen Ikke for enhver pris fra KLP og DIFI for sitt arbeid med samfunnsansvar og etisk handel. Ved å sette krav til leverandørene, er vi med på å gjøre forskjell for ansatte på produksjonsstedene hvor Helse Sør-Øst kjøper sine varer. Det har vært arbeidet målrettet med leverandørene siden 2010. Gjennom sin pådriver rolle mot leverandørene, har Sykehuspartner i 2013 gått skrittet videre og gjennomført stedlige revisjoner ved produsen fabrikker i Malaysia og India. Dette har gitt NØKKELTALL 100 anskaffelser utført Forvalter 1500 avtaler på varer, tjenester og IKT Omsetter for 428 MNOK gjennom forsyningssenteret Forvalter varekatalog med 60 000 artikler Drifter statistikkdatabase med ca. 100 leverandører god innsikt og gode resultater. Sykehuspartner er også deltager i et pågående innovasjonsprosjekt for å etablere en IKT-løsning (Factlines) for oppfølging av etikk, miljø og samfunnsansvar i leverandørkjeden. ANSKAFFELSER Det er gjennomført om lag 100 større eller mindre anskaffelser og reforhandlinger i 2013. Kontraktsverdi for anskaffelsesporteføljen for anskaffelser i prosess har vært på rundt 14,5 mrd. Prosjekter i 2013 er levert med god kvalitet og ca. 70 % av anskaffelsene er gjennomført i henhold til plan tidsmessig og ressursmessig. Det er i 2013 generert kostnadsbesparelser på over 200 millioner kroner. AVTALEFORVALTNING Avtaleforvaltning har i 2013 etablert systematisk leverandøroppfølging i henhold til definerte kriterier. Avtaleforvaltning understøtter driften med viktige aktiviteter for gevinstrealisering. Aktiviteter er i all hovedsak gjennomført i henhold til plan. SYSTEM OG FORVALTNING Denne avdelingen har ansvar for varedata og statistikk. Ny PIM (Product Information Management) applikasjon skal understøtte integrasjon mot nytt og eksisterende ERP-system. Innkjøpsportalen er i tillegg videreutviklet for å understøtte virksomheten. Løsningen benyttes av HINAS og leverandører til Helse Sør-Øst. Statistikk hentes inn fra over 100 strategiske leverandører til Helse Sør-Øst. Dette bidrar til å muliggjøre systematisk leverandøroppfølging. LOGISTIKK Oppfølging av Helse Sør-Øst forsyningssenter og etablering av forsyningstjeneste har hatt fokus også i 2013. Stabil og sikker drift er overordnet mål for Sykehuspartner. Tett oppfølging i ukentlige rapporteringer av forsyningssenteret har gitt gode resultater i forhold til alle målkrav og understøtter målet. Leveringspresisjon har vært viktigste måleparameter for å sikre et godt omdømme og videre vekst i kjerneprodukter. Resultatet har i perioder i 2013 vært bra, men noe under målkrav. Kjerneproduktene er definert inn i sortimentstrategien til Helse Sør-Østs forsyningssenter. Et felles sortimentsprosjekt med representanter fra fagmiljøene på sykehusene, har sortimentsgrupper som egner seg som kjerneprodukter for distribusjon via forsyningssenteret for de kommende årene. Veksten i omsetningen fra 2012 til 2013 har vært på 14,78 % med en omsetning på 428 millioner kroner i 2013. Etableringen av en kontrollstasjon for alle varer gjennom forsyningssenteret i 2012 har i 2013 gitt økt styring og kontroll ved at verifikasjon av varedata og emballering kontrolleres ett sted før varene tilbys sykehusene. Guro Mile Helgesen, Sykehuspartner Innkjøp og logistikk 2010: Sykehuspartner får ansvar for avtaleforvaltning og logistikk i Helse Sør-Øst.

22 23 HR-AVDELINGEN ARBEIDSMILJØ Godt arbeidsmiljø er en viktig faktor for å sikre gode leveranser til våre samarbeidspartnere. Det har også gjennom 2013 vært prioritert å arbeide med økt grad av medvirkning og involvering både i samarbeidet med tillitsvalgte og verneombud, men også blant ansatte for øvrig. Medarbeiderundersøkelsen bekrefter at denne er økt og tilbakemeldinger fra hovedtillitsvalgte bekrefter et godt samarbeid. Gjennom medarbeiderundersøkelsen får organisasjonen en tilbakemelding på forhold som arbeidsmiljø, ledelse og medarbeiderskap. På årets medarbeiderundersøkelse var svarprosenten på hele 96 %, noe som er en økning på 4 % fra 2012, og den beste i foretaksgruppen i Helse Sør-Øst. Resultatene for Sykehuspartner totalt viser en økning i forhold til 2012 på de fleste måleparameterne. Jobb tilfredshet (som er en samlescore for arbeidsglede, tilhørighet og motivasjon) fortsetter fremgangen i 2013 og ligger nå på 74 %. I tillegg ser vi også fremgang når det gjelder faglig utvikling, som har vært et satsningsområde i 2013. Undersøkelsen er fulgt opp i ledergrupper på ulike nivå og i Arbeidsmiljøutvalget. Det er avholdt arbeidsseminarer i de enkelte enhetene hvor ansatte har vært involvert i identifisering og gjennomføring av aktuelle tiltak. Registrering av enhetens tiltak registreres i den elektroniske HMS-handlingsplanen. Sykefraværet i 2013 (tom nov.) var gjennomsnittlig på 5,3 % (mot 5,8 % prosent i 2012). Fraværet varierer mellom virksomhetsområdene, hvor HR, økonomi og regnskap og IKT-service har de største utfordringene med fortsatt høyt fravær, og Innkjøp og logistikk ligger fortsatt lavest. Både HR-avdelingen sentralt og hvert enkelt virksomhetsområde har gjennomført flere fraværsbegrensende tiltak i Sykehuspartner. Utarbeidelse og lederopplæring knyttet til regelverket om fraværsoppfølging av sykefraværsrutine på alle nivå i organisasjonen, har gitt økt kunnskap om sykefravær og oppfølging. Det har vært inngått IA-avtale med tilhørende tiltak. Tiltakene bygger på de nasjonale målsettingene og ble utarbeidet i samarbeid med ansattes representanter, tillitsvalgte og verneombud. MEDARBEIDERUTVIKLING Fra januar til desember 2013 har antall ansatte i Sykehuspartner økt fra 1028 til 1085, dette utgjør en økning fra 982,5 til 1067,1 i brutto månedsverk. 2010: Hovedlokasjon for Sykehuspartner IKT etableres på Skøyen i Oslo. 2011: Sykehuspartner får ansvaret for IKT-anskaffelser i Helse Sør-Øst.

24 HR-avdelingen 25 ORGANISASJONSUTVIKLING OG LEDERUTVIKLING Sykehuspartner implementerte ny strategi og nye verdier i 2013 som en del av vår styringspyramide. Videre ble det kjørt en omfattende prosess på etablering av ny visjon, med bred involvering fra alle nivå i organisasjonen. I 2013 ble det gjennomført ett LUP 1 lede medarbeidere, første trinn i Sykehuspartners lederutviklingskonsept og ett LUP 2 lede ledere. Begge utviklingsprogrammene baseres på Sykehuspartners lederplattform Fokusere Engasjere Levere. Ytterligere tiltak for nye ledere - Ny som leder - ble gjennomført to ganger i 2013. Dette tiltaket skal hjelpe lederne til å bygge nettverk og kommer fort inn i basisoppgavene i lederrollen. Det er også iverksatt en mentorordning for nye lederne. Ledere som er identifisert som villig til å følge opp en ny leder har fått en dags opplæring i mentorrollen. På den årlige ledersamling for alle ledere i var tema implementering av ny visjon og lederavtaler. Alle lederne var involvert i å si noe om forståelse av visjonen og implementering, i tillegg til å gi innspill til utforming og innhold i lederavtaler i Sykehuspartner. KOMPETANSEUTVIKLING Helse og IKT er et utfordrende og spennende område som krever særs kompetente og motiverte ansatte. Kompetanseutvikling var derfor et av satsningsområdene til Sykehuspartner i 2013. KOMPETANSELØFTET Konseptet Kompetanseløftet 2013-2015 ble lansert for å motivere og beholde medarbeidere. Kompetanseløftet tar for seg to hovedområder, hvor det ene er å tilrettelegge for god struktur og målrettet arbeid med utvikling og mobilisering av kompetanse innenfor våre tre hovedområder: kunde, fag og prosess. Den andre satsingen innebærer å synliggjøre kompetanse ved å tilrettelegge for kunnskapsdeling. Som en del av kompetanseløftet er det også lansert flere nye konsepter for å bygge kundekompetanse, og bli best i kundemøtet. Puls på klinikken er et eksempel på tiltak hvor vi inviterer klinikere fra spesialisthelsetjenesten til å holde innlegg for våre medarbeidere med utgangspunkt i sin hverdag. Sykehuspartner har også i 2013 videreutviklet konsept for mottak av nyansatte ledere og medarbeidere, med introduksjonskurs, fadderordning, e-læringskurs og klasseromskurs. Hensikten er at de nyansatte så raskt som mulig skal få en introduksjon til arbeidsplassen, arbeidsoppgavene, etablere et nettverk og raskt skape verdi for kundene. Som en del av opplæringen av nyansatte inngår konseptet Skygg en kliniker der medarbeiderne i Sykehuspartner tilbringer en dag ute på helseforetakene. Her får de en grundig gjennomgang av pasientforløp og viktige arbeidsprosesser i en klinikers hverdag. Kenneth Klerck og Jonny Dyrstad, Sykehuspartner IKT-service 2012: Etablering av nytt virksomhetsområde IKT-service. 2012: Implementering av LEAN metodikk for virksomhetsområdet HR-tjenester

26 27 ØKONOMI Gjennom 2013 er det iverksatt en rekke forbedringsaktiviteter for å styrke Sykehuspartners styring og kontroll. Å forbedre kvaliteten i økonomistyringen og periodisk regnskap er to av tiltakene. KUNDER OG KOMMUNIKASJON NY TJENESTEPRISMODELL FOR SYKEHUSPARTNER IKT I 2013 har økonomiavdelingen i samarbeid med IKT utarbeidet en ny tjenesteprismodell for Sykehuspartners IKT-virksomhet. Denne skal bedre og forenkle økonomi- og virksomhetsstyringsprosessene til Sykehuspartner blant annet på følgende måter: Klare og tydelige regler og rutiner for prising av nye tjenester. Helseforetakene vil motta forutsigbar og relevant økonomisk informasjon fra Sykehuspartner Sykehuspartner kan dokumentere tjenesteprisen og vil kunne dokumentere at tjenesteprisen er kostnadsbasert. Tjenesteprismodellen er enkel å forstå og det er en «rød tråd» mellom budsjett, fakturering og regnskapsrapportering. Fakturaene fra Sykehuspartner vil bli mer informative og lettere å kontrollere hos helseforetakene Ny tjenesteprismodell er benyttet som grunnlag for budsjettet for 2014. Tjenesteprismodellen blir implementert med virkning 1. januar 2014. INTERNKONTROLL: FORBEDRINGS- PROSJEKTET INNTEKTSSTRØMMER Arbeidet med å identifisere årsaker til mangelfull internkontroll knyttet til Sykehuspartners inntekter, ble videreført i 2013. Per i dag er det utarbeidet prosessflytskjemaer med tilhørende rutinebeskrivelser for alle inntektsstrømmene til Sykehuspartner. Prosjektet er ved inngangen til 2014 i en implementeringsfase hvor det arbeides aktivt med å lære opp organisasjonen, slik at valgt prosessdesign og rutiner etterleves. Økt kundetilfredshet var et av Sykehuspartners prioriterte mål for 2013. Ett av tiltakene for å styrke samarbeidene med sykehusene var å ansette en egen kundedirektør. Kundeområdet får med dette en tydeligere og tyngre plass i organisasjonen. Kundedirektøren skal, sammen med kundeansvarlige og tilhørende kundeteam for hvert enkelt sykehus, jobbe for relasjonsbygging med kunden. I 2013 har fokus vært på driftsoppfølging, arkitekturrådgiving og leveranseoppfølging per helseforetak. Gjennom en forsterket fasilitering av kundedialogen og kunderelasjon har avdelingen sørget for at flere av kundenes konkrete utfordringer har fått nødvendig fokus internt i Sykehuspartner. Eksempler på dette er sterkere satsning på innovasjonsprosesser og utfordringer knyttet til medisinsk teknisk utstyr (MTU). Den nye organiseringen har gitt kundene en sterkere røst internt i Sykehuspartner. Kundeplanen skal være ferdig og lanseres for alle sykehus vinteren 2014. Hensikten med kundeplanen er å sikre en god og tydelig forventningsavklaring mellom samarbeidspartene. I denne planen skal interaksjoner og aktiviteter som angår Sykehuspartner og sykehusene nedfelles og følges opp. KOMMUNIKASJON Sykehuspartners kommunikasjonsstrategi for 2013-2015 ble vedtatt våren 2013. Både intern og ekstern kommunikasjon skal styrkes. Kommunikasjons avdelingen, som består av tre ansatte, ble organisatorisk flyttet til Kunder og kommunikasjon fra og med juni. Gjennom tett samarbeid med kundeansvarlige skal kommunikasjonen mot våre kunder bedres. Et annet strategisk mål er synlighet og deltakelse på konferanser og fagdager, og Sykehuspartner holdt innlegg på et tyvetalls slike i løpet av 2013. MEDIEBEREDSKAP Sykehuspartner opplever stadig økt omtale i mediene. Kommunikasjonssjefen er ansvarlig for håndtering av henvendelser fra media og gir råd og samarbeider med virksomhetslederne om dette. 2012: Innkjøp og logistikk innførte etiske krav som kvalifikasjonskrav i anskaffelsesprosjekt 2013: Prosjekttjenester ble skilt ut som eget virksomhetsområde.

28 Avd. Oslo Avd. Grimstad Hoffsveien 1D, 6. etg 0275 Oslo Ericssonbygget Jon Lilletuns vei 1 4879 Grimstad Kontakt oss Telefon 32 23 53 00 Telefaks 32 23 53 01 Org.nr 991324968 post@sykehuspartner.no Avd. Porsgrunn Avd. Innlandet Porsgrunn Næringspark Dokkveien 10 3920 Porsgrunn Hamar Kjonerud kompetansesenter Løvenstadveien 7 2312 Ottestad Besøksadresse Vektergården, Grønland 34 3045 Drammen Postadresse P.b. 3562 3007 Drammen Lillehammer Anders Sandvigsgt. 17 (1. etg, Blodbankbygget, inng. Søndregate) 2629 Lillehammer Gjøvik Kyrre Grepps gate 11 2819 Gjøvik Avd. Fredrikstad Rektor Østbysgt. 2 1603 Fredrikstad Sykehuspartner rapport 2013 Publisert: Sykehuspartner, Helse Sør-Øst Redaktør: Trude Julie Dommerud Foto og design: Cicilie Hennig-Till Trykk: Wittusen & Jensen Opplag: 500 www.sykehuspartner.no