Saksliste Generalforsamling 2015 28. januar 2015
Innhold 1 Saksliste generalforsamling........................... 3 1.1 Velge ordstyrer, referent og to desisorer til å underskrive protokollen... 3 1.2 Behandle styrets beretning og oppfølging av handlingsplan......... 3 1.3 Behandle innkomne endringsforslag av vedtekter.............. 4 1.3.1 Endring i 9.............................. 4 1.3.2 Endring 5............................... 4 1.3.3 Tillegg til 8.............................. 4 1.4 Behandle regnskap med revisjonsmerknader................. 5 1.5 Vedta handlingsplan for kommende års virksomhet............. 5 1.6 Vedta budsjett for kommende års virksomhet................ 6 1.6.1 Forklaring til budsjettposter...................... 8 1.7 Foreta valg av nytt styre og valgkomite.................... 9 1.7.1 Valgkomiteens innstilling til nytt styre................ 9 1.7.2 Styrets innstilling til valgkomité................... 9 1.8 Valg av uttakskomite.............................. 10 1.9 Behandle innkomne forslag / eventuelt.................... 10 1.9.1 Avklaring av rammer for elitesatsing 2015.............. 10 1.9.2 Orienteringssak - uttakskriterier................... 11 2
1 Saksliste generalforsamling Det vises til innkalling sendt ut 30.12.2014. 1.1 Velge ordstyrer, referent og to desisorer til å underskrive protokollen Forslag: Ordstyrer: Øyvind Lavoll Referent: Karen Sofie Bjerkeseth Desisorer: To fra salen 1.2 Behandle styrets beretning og oppfølging av handlingsplan Årsberetning er vedlagt, og gås raskt igjennom. Figur 1: Gjennomføring av handlingsplan for 2014 3
Forslag til vedtak: Styrets årsberetning og oppfølging av handlingsplan godkjennes med eventuelle merknader 1.3 Behandle innkomne endringsforslag av vedtekter Innsender av samtlige forslag: Eirik Hexeberg Henriksen 1.3.1 Endring i 9 Målsetninger i vedtektene virker unødvendig, og vil kreve endring hvert år. Det foreslås at 9 sløyfes i vedtekene, men at dette punktet inkluderes i Handlingsplan for kommende års virksomhet. Det foreslås som et resultat av dette tilsvarende endring i 5 Forslag til vedtak: 9 i vedtektene strykes 1.3.2 Endring 5 Årsmøtet skal: fra: 5. Årsmøtet skal vedta handlingsplan for kommende års virksomhet. til: 5. Vedta handlingsplan for kommende års virksomhet som et styringsdokument for det nye styret, denne skal minimum inneholde: - Plan for regattadeltagelse i det kommende år - Målsetninger for klubben, både sportslige, økonomiske og evt. andre målsetninger i det kommende år. Forslag til vedtak: Endringsforslaget i 5 godkjennes 1.3.3 Tillegg til 8 Ny paragraf, 8-2: 8-2 Uttakskomite Det skal hver år velges en uttakskomite på årsmøtet. Komiteen velges for ett år av gangen. Komiteens skal ledes av nestleder/sportslig ansvarlig. Komiteens oppgaver består i å gjennomføre uttak av alle klubbåter som skal representere i nasjonale og internasjonale regattaer. Dette innebærer både å sette uttakskriterier og gjennomføre uttaket. Komiteen bør bestå av 4-7 medlemmer (inkludert nestleder/sportslig ansvarlig). Komiteens sammensetning bør være som følger: Likest mulig fordeling mellom kjønn Minst 2 erfarne roere (A roer) Minst 1 som har startet å ro i NTNUI 4
Styrets forslag: Endringsforslaget i 8 godkjennes., med følgende endring: Dette innebærer både å sette uttakskriterier og gjennomføre uttaket. Komiteen gjør uttak etter de kriteriene som settes av styret før sesongstart. Styret ønsker å innarbeide dette allerede i år, og som en konsekvens valg av uttakskomite satt opp som punkt. 9. 1.4 Behandle regnskap med revisjonsmerknader Regnskapet er lagt ved årsberetning, og er godkjent i siste internevisjon. Forslag til vedtak: Regnskapet godkjennes 1.5 Vedta handlingsplan for kommende års virksomhet Styrets forslag til handlingsplan: Delta i følgende regattaer: Studentmesterskapet Norgesmesterskapet Student-EM i Hannover Jobbe for deltagelse i en utenlandsregatta i tillegg til NM Legge til rette for utøvere som ønsker å kvalifisere seg til deltagelse i Universiaden Arrangere sesongoppstartssamling (i Ålesund) Lage et dugnadssystem som belønner frivillig innsats (nybegynneropplæring, coxing osv.) Rekruttering Arrangere nybegynnerkurs til høsten Arbeide for rekruttering av erfarne roere Arrangere et arrangement som viser mangfoldet i studentidrettene med Sweco som sponsor F. eks en alumniregatta under UKA-15 Fortsette med sesongavslutning på befalsforeningen Videreføre arbeidet med å skaffe nye sjåfører til å kjøre båthengeren (Krever førerkort klasse BE) Jobbe for en bedre struktur for å få folk fra nybegynnernivå til allsidig roere Bedre organisering av opplæringssystemet - f. eks. belønne opplæring via dugnadssystemet? 5
Videreføre det gode samarbeidet med Trondhjems Roklub Vurdere en grundigere utredning av alternative plasseringer av basen ved elva, for å kunne ro uavhengig av tidevann Vurdere organiseringen klubbens daglige virke, for å lette styret for driftsoppgaver Vurdere om gruppa bør vokse videre, og i så fall hvordan det bør gjøres Videreføre det gode PR-arbeidet (500 likes på face) Sørge for at alle medlemmer har muligheten til å ikle seg gruppas uniformer ved å gjennomføre bestilling av: Konkurransebekledning (rodrakt og longsleeve) Blazere Forslag til vedtak: Styrets forslag til handlingsplan godkjennes med eventuelle merknader 1.6 Vedta budsjett for kommende års virksomhet Konto Kontonavn Beløp 3110 Salg av materiell, avgiftsfritt 40 000 3120 Sponsorinntekter 90 000 3125 Reklame/annonseinntekter 3130 Stevneinntekter 3140 Kiosksalg 3150 Egenandel, reise(fra egne medlemmer) 140 000 3151 Egenandel, Opphold(fra egne medlemmer) 15 000 3152 Egenandel, Stevne/arrangement(fra egne medlemmer) 105 000 3405 Tilskudd Særforbund(Forbundet til hver gruppe) 85 000 3600 Leieinntekter 3810 HS-midler 106 900 3820 Ekstraordinære HS-midler 3830 Andre midler fra Hovedstyret 3840 Inntekter fra andre grupper i NTNUI 10 000 3910 Kursinntekter 2 000 3920 Treningsavgift/gruppeavfigt(fra medlemmene til gruppa) 20 000 3930 Lisenser/årskontigenter(som skal betales videre til forbundet) 2 600 3940 Overgangsgebyr (NB! Inntekt) 3960 Lotteriinntekter 3970 Inntekter tilstelning/fest 2 500 3980 Dugnadsinntekter 25 000 3999 Diverse inntekter(benyttes helst ikke) Sum driftsinntekter 644 000 Tabell 1: Budsjett del 1 - inntekter 6
Konto Kontonavn Beløp Est. HS-støtte 4010 Startkontingent 30 000 19 550 4021 Opphold konkurranser(overnatting) 100 000 4022 Opphold Treningssamling(overnatting) 10 000 4031 Reise buss/bil/tog/fly 175 000 17 500 4032 Reise SM buss/bil/tog/fly 45 000 12 000 4033 Reise, massearrangement 0 4034 Reise Treningssamling 20 000 0 4040 Andres reise til eget stevne 4110 Dommergebyr 0 4120 Bøter/omberammingsgebyr 4130 Stevneutgifter(arrangert selv for andre) 4311 Klubbmateriell 20 000 11 000 4312 Lagdrakter 0 4341 Hall-/baneleie trening 28 000 20 000 4342 Hall-/baneleie kamp/konkurranse 15 000 0 4301 Innkjøp av varer for videresalg 40 000 4302 Innkjøp av kioskvarer for videresalg 4410 Trener/instruktørutdanning 1 000 650 4420 Dommerutdanning 0 4430 Kurs 3 000 1 950 4390 Beholdningsendring 5000 Lønn(Ikke til selvstendig næringsdrivende) 6010 Avskrivning 62 000 6110 Investering i "varig"anlegg/større klubbmateriell 40 000 20 000 6300 Leie av lokaler, tomt, etc 5 000 6610 Reparasjon og vedlikehold bane/anlegg 6620 Reparasjon og vedlikehold utstyr 6780 Lønn selvstendig næringsdrivende 6800 Kontormateriell 6810 Kopiering 6820 Trykking 6840 Aviser, tidsskrifter mm. 6861 Utgifter egne møter 5 000 6862 Utgifter reise til andres møter 6863 Utgifter tilstelning/fest 30 000 6900 Telefon 6940 Porto 7100 Godtgjørelse (reisegodtgjørelse, diett, etc. Ikke lønn) 2 000 7210 Forbundskontingent 0 7220 Kretskontingent 5 000 4 250 7230 Lagavgifter 0 7320 Reklame/annonser 7410 skontingenter, lisenser 2 600 7421 Gaver 7430 Premier 1 000 7510 Forsikring 7610 Lotteriutgifter 7770 Gebyr 7 3 500 Sum 643 100 106 900 Tabell 2: Budsjett del 2 - utgifter
1.6.1 Forklaring til budsjettposter Post Forklaring 3110 Salg av treningstøy 3120 Sweco 3150 Egenandeler, Universiaden ca. 100.000, resten på øvrige regattaer 3151 Ålesundsamling, 40 stk à 400 3152 SM, EM, NM 3405 Tilskudd fra NSI (reisestøtte SM, Breddemidler, Elitemidler, Universiade, student-em) 3840 Fra NTNUI Mosjon 3910 Nybegynnerkurs 3920 Båtavgift (50*400,-) - settes rett i båtfond 3930 For deltagelse i nasjonale regattaer 3970 Inntekter sesongavslutning 3980 Immatrikuleringsdugnad, Energy Games 4010 Startkontingent NM (5000,-), SM (40*150 = 6000,-), Norgescup/ Andre norske regattaer/innendørs-nm (12 000) 4021 SM & NM 4022 Ålesundsamling 4031 Nordisk (4 biler, 10.000), NM Stavanger (20 stk fly (18.000) + bil & båthenger, 7000) 4032 Bil + henger (7000), flybill til 30 stk (38 000) minus NSI-støtte (15.000). Tils 30k 4034 Ålesundsamling(er) 4311 Romaskin (8900) dekkes fullt av rogruppa. Søker støtte til 3 fotbrett (8100), Åremaling (600), oppussingsmateriale (4300), tils. 13k 4341 Bruk av bilkollektivbiler til og fra Jonsvannet/Jonsborg (ca. 250 pr bil/trening, gir 560 personøkter") 28000-8000 i elitemidler fra NSI. 4342 Båtleie på utenlandske mesterskap 4301 Rotøy fra JL, blazere 4410 Trenerforum 2 stk à 500 4430 BE-sertifikat (50 % støtte). Har ingen i gruppa med båthengersertifikat i høstsemesteret neste år 6010 Avskrivning av båtpark og romaskiner 6110 Avsetning til båtfond, med mål om ny firer i 2017, ny åtter i 2023 6300 Leie av befalsforening, sesongavslutning 6861 Mat på temakvelder (teknikk, styrketrening, osv). 6863 Sesongavslutning, mat Ålesund, bankett SM 7100 Reisegodtgjørelse trenerforum, roforbundets ting 7220 Kontingent til krets/kretstrener 7410 Lisens nasjonale regattaer 7430 Gravering NM/SM-pokaler 7770 Paypal-gebyr, nettbutikk Tabell 3: Forklaring av budsjettposter Dette gir et budsjettert resultat på 900 kr. Forslag til vedtak: Styrets forslag til budsjett vedtas 8
1.7 Foreta valg av nytt styre og valgkomite 1.7.1 Valgkomiteens innstilling til nytt styre Valgkomiteen har i år bestått av: Eirik Hexeberg Henriksen (leder) Haakon Gunnerius Jonsrud Hagen Marianne Madsen Årets valgkomite begynte arbeidet med å finne kandidater til neste års styre allerede i begynnelsen av desember. Det var ingen kandidater som meldte sitt kandidatur direkte til valgkomiteen. Dette kan skyldes dårlig informasjon eller det faktum at man gikk tidlig ut å kontaktet kandidater man så som aktuelle. Valgkomiteens arbeid frem mot årsmøtet 2015 har hovedsakelig blitt gjort gjennom 3 arbeidsmøter og en samtalerunde med de aktuelle kandidatene til styreverv. Vi mener prosessen med å komme frem til en innstilling til de aktuelle valg har vært grundig og god. I tillegg til å komme med en innstilling til nytt styre har det avtroppende styret bedt valgkomiteen komme med en innstilling til en uttakskomite. Ved innstilling til både styre og uttakskomite har vi lagt vekt på å få en god balanse i sammensetningen ved å balansere antall nye og gamle styremedlemmer, antall som har rodd før og som har startet å ro i NTNUI samt tilstrebet likest mulig fordeling mellom kjønn i tillegg til personlig egnethet til det enkelte verv. For valgkomiteen Eirik Hexeberg Henriksen Verv Leder Nestleder / sportslig ansvarlig Kasserer Styremedlem (sponsoransvarlig) Styremedlem (infoansvarlig) Materialansvarlig Varamedlem Navn Oda Emilie Nilseng Danielsen Fredrik Winther Thorsen Anders Pjaaka Torp Tobias Martinsen Karen Sofie Bjerkeseth Anne Line Hexeberg Henriksen Jon-André Brurberg Tabell 4: Valgkomiteens innstilling til nytt styre Forslag til vedtak: Valgkomiteens innstilling vedtas, stillingene velges enkeltvis 1.7.2 Styrets innstilling til valgkomité Styret ønsker å etablere en praksis der de som går ut av styret (og fortsatt er studenter påfølgende år) går inn i neste års valgkomité, og evnt. supplelers noe de årene det er liten utskifting. På bakgrunn av dette instilles følgende: 9
Verv Leder Navn Olav Kallerud Øyvind Lavoll Sven Ole Nicolaysen Elise Tveita Tabell 5: Styrets innstilling til valgkomié Forslag til vedtak: Styrets innstilling vedtas 1.8 Valg av uttakskomite Verv Leder Navn Sportslig leder Marianne Madsen Haakon G. J. Hagen Eirik Hexeberg Henriksen Marie Lothe Anette Sneis Tabell 6: Valgkomiteens innstilling til uttakskomite Forslag til vedtak: Valgkomiteens innstilling vedtas 1.9 Behandle innkomne forslag / eventuelt 1.9.1 Avklaring av rammer for elitesatsing 2015 Forslagsstiller: Styret I rogruppa har vi tradisjon for å satse høyt med førstelaget. Dette mener vi er en riktig prioritering, for å fortsatt være et attraktivt miljø å søke til for roere som skal begynne og studere, og for at dem som begynner å ro i Trondheim skal ha noe å strekke seg etter. Det er likevel viktig at denne aktiviteten ikke går ut over bredden og den ordinære aktiviteten i rogruppa. Det forslås derfor at den øvre økonomiske rammen for toppsatsingen (Universiade og Student-EM) settes av årsmøtet. Styret forslår følgende rammer: For Universiaden støtter klubben deltagere (inkl. 1 reserve for hvert lag) med 2000 kr. pr. NTNUI-medlem som er student, men oppad begrenset til 20.000 kr. Skulle det dermed blir flere enn 10 deltagere (som er studenter vår-15), avkortes støtten tilsvarende. 10
For student-em støtter klubben med totalt 25.000, øvrige utgifter dekkes gjennom egenandelen. Støtten fordeles flatt på alle deltagere, uavhengig av båttype og studentstatus. 1.9.2 Orienteringssak - uttakskriterier Styrets tanker om uttakskriterier for 2015: SM Best mulig jentelag Guttene: 6 beste uansett kategori + beste av de 2 nye som har rodd < 2 år. Student-EM Best mulig lag på i M8+ og W8+ av dem som har rodd i Trondheim V-15. Uttaksmøte i starten av mai, uttak så fort som overhodet praktisk mulig etter dette. Roere (også de som begynner på NTNU H-15) som uttakskomiteene anser som gode nok kan delta i andre båttyper. NM Best mulig lag på i M8+ og W8+, EM-lagene prioriteres. Andre båttyper etter ønske. 11