NVF utvalg drift og vedlikehold Møtereferat ordfører/sekretærmøte 3/2012 Gardermoen, 30. oktober 2012 kl 11-16 Deltakere Island Finland Sverige Danmark Norge Einar Pálson, Vegagerdin (leder) Anders Östergård, Österbottens NTM-central (leder) Tuovi Päiviö, Trafikverket (sekretær) Helena Eriksson, Trafikverket (leder) Niels Kristian Kvistgaard, Vejdirektoratet (leder) Jens Kristian Koefod, Region Sydanmark (sekretær) Øystein Larsen, Statens vegvesen (ordfører) Tor Erik Saltnes, ViaNova Plan og Trafikk (sekretær) Forfall: Færøyene Island Sverige Arni Jakobsen, Landsverk (leder) Asbjørn Mortenson, Landsverk (sekretær) Jóhann S D Christiansen, Reykjavíkurborg (sekretær) NN (sekretær) Agenda 1. Åpning v/øystein 2. Presentasjon av deltakerne 3. Referat fra O/S-møte 02 2012 i Reykjavik 4. Fastlegge prosjekter for perioden 2012-2016 diskusjon a. Tilbakemelding fra behandling i nasjonale grupper b. Diskusjon og prioritering av prosjekter 5. Forslag til virksomhetsplan for 2012-2016 6. Sommermøte i Norge 2013 7. Status hjemmesider NVF 8. Neste O/S-møte 9. Eventuelt Nytt fra de nordiske land (hvis tid) Vedlegg Sak 5: NVF-utvalg drift og vedlikehold - Virksomhetsplan ver 2012-10-30 1 S ide
Sak 1 Åpning Øystein ønsket velkommen til møte på Gardermoen. Agenda ble godkjent uten kommentarer. Sak 2 Presentasjon av møtedeltakere Alle møtedeltakere presenterte seg kort: Helena Eriksson, avdelingssjef for «nasjonalt underhäll» i Trafikkverket, ny i NVF. Einar Pálson, Vegargerdin (Vegdirektoratet), arbeider med både sommer- og vinterdrift, vært med i NVF i flere utvalg/perioder (trafikksikkerhet og drift/vedlikehold. Tuovi Päiviö, Trafikkverket, enhetssjef med ansvar for anskaffelser innen drift og vedlikehold, vært med i NVF i flere utvalg/perioder (strategi og drift/vedlikehold) Anders Östergård, regionsjef Österbottens NTM-central, vært med i NVF i flere utvalg/perioder (drift/vedlikehold siste 4 år, andre utvalg i 10 år) Niels Kristian Kvistgaard, Vejdirektoratet, avdelingsleder for 1 av 3 regioner, ansvar for drift og vedlikehold, vært med i utvalg i forrige periode. Jens Kristian Koefod, Vejdirekoratet, fagansvar vegdrift, med i utvalg i forrige periode Øystein Larsen, Vegdirektoratet, teknologiavdeling, vært med i utvalg for drift og vedlikehold i to perioder tidligere. Tor Erik Saltnes, rådgiver drift/vedlikehold i ViaNova, ny i NVF Sak 3 Referat fra O/S-møte 02 2012 i Reykjavik Det brukes nasjonalt språk i de nasjonale utvalgene, og referat fra møter skrives på eget språk. Alle sender referat fra nasjonale møter til O/S-gruppen, dersom det benyttes språk (finsk og islandsk) som ikke alle forstår, må innhold gjennomgås på O/S-møter. Forøvrig ingen kommentarer til møtereferatet. 2 S ide
Sak 4 Fastlegging av prosjekter for perioden 2012-2016 Status på gjennomførte prosjekter (sluttdokumentasjon) i foregående periode 2008-2012 ligger på hjemmesidene til NVF i møteprotokollene fra O/S-møter. Øystein redegjorde for hvordan man tradisjonelt jobber med prosjekter i dette utvalget: O/S-gruppen beslutter tema for prosjekter: 3-4 prosjekter Et ledende land for prosjektet utpekes og har ansvaret for å kalle inn til første møte for å få fastlagt endelig plan for prosjektet (basert på en felles prosjektmal utarbeidet av O/S-gruppen) Møtefrekvens 1-2 ganger i året, møtested sirkulerer blant medlemmer i gruppen. Alle medlemmer dekker egne kostnader Prosjektseminar vurdere evt samarbeid med andre prosjekter/utvalg Rapportering o Årlig status på sommermøte o Referat fra alle møter til O/S-gruppe o Status for prosjektene gjennomgås på O/S-møter o Sluttrapportering ved avslutning av perioden Kort status på aktivitet og medlemmer i de nasjonale utvalgene: Norge: Møte avholdt 25.oktober. 17 deltakere hvorav 3 entreprenører, 1 fra entreprenørforening (MEF), 2 fra kommuner, 1 fra rådgiver, 1 fra meteorologisk institutt og resten fra Statens vegvesen. Danmark: Ikke avholdt møte, vil kalle inn etter dette O/S-møte. Pr i dag12 medlemmer, ønsker å øke dette til 15-16 medlemmer, ca 10 av 15 medlemmer fortsetter fra forrige periode. Bred deltagelse fra Vejdirektoratet, kommuner, driftsentreprenører, leverandør og rådgivere. Island: Ikke avholdt møte. 11 medlemmer i gruppen. Finland: møte avholdt 5.oktober, alle 11 medlemmer fra foregående periode fortsetter i utvalget. Sverige: Ikke avholdt møte, sekretær ikke utnevnt. Ca 10 medlemmer, bred deltakelse. 3 S ide
Innspill til prosjekter for perioden 2012-2016 Norge Prioriterte: Utstyr for drift og vedlikehold Kompetanse/undervisning/rekruttering Kontrakter for drift og vedlikehold Vegens utforming ift vinterdrift Andre prosjekter: Beslutningsstøttesystemer for drift og vedlikehold (klima/vær) Levetidskostnader, samfunnsøkonomiske konsekvenser Sikkerhet ved vegarbeid/bevegelig arbeid Renhold: beskrivelse, metode Beredskap ved hendelser hos byggherre/entreprenør Drenering Danmark Sverige Finland Island Færøyene Sikkerhet ved vegarbeid teknologiske hjelpemidler Drift: nye metoder mm som man kan arbeide med Organisasjonen inne vegdrift: se på hva som skjer i de ulike land Kompetanse Kvalitetssikring: hvordan sikrer vi at vi får det vi ønsker oss? Kompetanse/undervisning Drift og vedlikehold i byområder: snødeponi, piggdekk,.. Upphandling (anskaffelser) Kvalitetssikring, prøveordninger kvalitet: Får vi det vi bestiller? Nye teknikker: mobilteknologi, oppfølgingssystemer,.. Kompetanse/kurs/opplæring Ingen innspill Ved valg av prosjekter er det viktig at man tar hensyn til at gruppene er bredt sammensatt, og man må derfor velge og utforme prosjekter slik at de engasjerer alle aktørene i utvalgene (byggherren (stat og kommune), entreprenør, rådgivere, meteorologi, leverandører mm). Etter diskusjon kom O/S-møtet frem til følgende prioriterte prosjekter: 4 S ide
Prosjekt Beskrivelse Ledende land 1 Vinterteknologi Teknisk innrettet prosjekt med fokus på fagområdet vinterdrift, for eksempel : Snøteknologi - egenskaper Materialer sand/salt Kjemikalier/tilsetningsstoffer/miljø Utstyr og metoder for brøyting og strøing Testmetoder GPS mm.. Rapport nordiske vintertjenester (finansiering må avklares) 2 Utstyr og metoder for effektiv drift og vedlikehold 3 Organisering, kontrakter, oppfølging 4 Kompetanse, opplæring og rekruttering Utstyr, metoder, materialer for drift og vedlikehold Sikkerhet ved vegarbeid Levetidspespektiv LCC Effektiv gjennomføring av drift og vedlikehold Organisering av drift og vedlikehold Erfaringsutveksling Innkjøpstrategi Kontraktstyper Oppfølging av kvalitet Konkurranse om arbeidskraft øker Behov for å øke fagkunnskapen og bedre rekrutteringen Hovedhensiktene med prosjektene vil være utveksling av erfaringer mellom de nordiske landene, og prosjektgruppene skal i tillegg bestemme hvilke sluttprodukter de skal levere i løpet av perioden. Prosjektbeskrivelsene ovenfor er kun en innretning til prosjektgruppene som selv skal utdype innholdet i prosjektene. Dette forslaget skal gjennomgås i de nasjonale utvalgene som skal logge interesse og fordele medlemmer til de ulike prosjektene. Dersom det er liten interesse for et av prosjektene, kan det være aktuelt å kutte dette prosjektet i den endelige virksomhetsplanen. De nasjonale utvalgene skal også melde interesse for om de ønsker å være ledende land for et eller flere av prosjektene. Foreløpig tilbakemeldinger på O/S-møte ga følgende vurderinger: Danmark: prosjekt 2, 3, 1 Sverige: prosjekt 1, men alle interessante, ønsker å diskutere dette i eget utvalg Norge: prosjekt 1, 2 og 4, 3 Island: ikke ønske om å være ledende land for prosjekt Finland: prosjekt 1 (men synes det av språkmessige hensyn er vanskelig å være ledende land for prosjekt) 5 S ide
Fordeling av prosjekter til ledende land foretas på neste O/S-møte. Når ledende land er valgt så har de ansvaret for å kalle inn til møte i prosjektgruppen sin våren 2013 med hovedmålsetning å diskutere og fastlegge endelig innhold i prosjektplan for det aktuelle prosjektet slik at dette er klart til sommermøte 2013. Sak 5 Forslag til virksomhetsplan for 2012-2016 Øystein gikk gjennom utsendt forslag til virksomhetsplan. Følgende kommentarer fremkom: Prosjekter Frist 1.mars ble akseptert av alle, nasjonale møter avholdes før dette. Alle land fordeler personer på ulike grupper, O/S-møte beslutter hvem som skal lede de ulike prosjektene, og ansvarlig land får ansvar for å holde møte i gruppen før sommermøte for å lage forslag til prosjektplan som presenteres på sommermøte. Søknad om midler til videreføring av prosjekt med å produsere rapport «Vintertjeneste i de Nordiske land» avklares etter møte i vinterdrift-prosjektgruppen. Gruppen diskuterer også evt videreutvikling av rapport (innhold, språk, for eksempel finsk eller engelsk oversettelse...). Søknad om finansiering sendes evt etter avklaring i prosjektet våren 2013. Planen suppleres med beskrivelse av prosjekter som ble prioritert, se Sak 4. Møteplan Sommermøter: 2013: Norge (Svolvær i Lofoten) 2014: Island 2015: Primært Færøyene (med evt assistanse fra Danmark) alternativt Danmark Prosjekter holder ca 2 møter pr år avhengig av aktivitetene. O/S-møte holdes 2 ganger pr år avhengig aktivitetene, i tillegg til kort møte i forbindelse med sommermøte. Alternative møteformer O/S-gruppen ønsker at man vurderer bruk av videomøte/skype/lync eller andre tilsvarende virkemidler for å få med alle land og deltakere på O/S-møtene. 6 S ide
Sak 6 Sommermøte i Norge 2013 Øystein orienterte om planer for sommermøtet hvor det foreslås å legge sommermøtet til Svolvær i Lofoten 10-12. juni 2013. O/S-møtet ga aksept for å jobbe videre med dette som ramme for sommermøte 2013. Program og opplegg utarbeides til neste O/S-møte. Sak 7 Status hjemmesider NVF Ny hjemmeside skal være på plass ved nyttår. Inntill videre lever utvalget med kommunikasjon via mail. Når ny løsning er på plass, vil alle referater og dokumenter legges inn. Tor Erik og Øystein følger opp dette. Sak 8 Neste O/S-møte Neste møte 12.mars 2013 i Stockholm med middag kvelden før 11.mars. Faglig program vurderes i etterkant av møtet. Helena følger opp dette. Sak 9 Eventuelt Ingen saker diskutert (pga tid) 7 S ide