Helvetes vedtak! Et samarbeid om klart språk mellom Kompetansesenteret avd. Brøset og Kriminalomsorgen region nord Erik Søndenaa og Marit Wangsholm
Bakgrunn for klart språk i staten Observasjon 1/5 av innbyggerne har problemer med å forstå innholdet i alminnelige offentlige tekster (Mål og mening, St.meld.mr. 35, 2007-2008) Et taktskifte nasjonalt og internasjonalt de senere år. Begrunnelse: et demokratisk argument og et økonomisk argument
Klart språk i staten I Norge forankret på departementsnivå. Difi har oppgaven med å være pådriver og premissgiver for ulike klarspråkprosjekter i staten: «Klarspråk i staten» og «Klart lovspråk». Difi samarbeider med Språkrådet om tiltak for å stimulere til bedre og mer brukervennlig språk i statlige virksomheter Flere statlige virksomheter har skolert seg på klart språk og tatt dette i bruk.
Hvorfor bør kriminalomsorgen sørge for klart språk? Klarspråk fremmer demokratiet og rettssikkerheten Klarspråk skaper tillit Klarspråk sparer tid og penger Klarspråk fremmer kommunikasjonen Det offentlige skal være et forbilde
Et eksempel fra virkeligheten
Tre jurister, en sosionom og to timer senere
Undersøkelsen 190 straffedømte ble intervjuet innen en uke etter at de hadde mottatt brev fra kriminalomsorgen. Alle hadde norsk morsmål Informasjon om soningssted og soningstype, kjønn, alder, sivilstatus, utdanning, helse, yrkesstatus Lovbruddshistorikk spørsmål om det aktuelle brevet og generelle vurderinger av kriminalomsorgens brev
Hvilken type brev har du mottatt: innkalling/orientering eller vedtak etter søknad
Teksteksempler - Kriminalomsorgen region nord finner at klagen ikke kan tas til følge. - Kriminalomsorgen region nord finner at søknaden kan innvilges, da lovens krav til vektige grunner anses å være oppfylt. - Dersom du ikke møter til innskjerpingssamtale, kan det fastsettes vilkår om meldeplikt for politiet eller friomsorgen. Dersom du etter at det er fastsatt vilkår, på nytt bryter kravene eller de fastsatte vilkårene, kan saken overføres til Kriminalomsorgen region nord med anmodning om at saken bringes inn for tingsretten med sikte på fullbyrding av den subsidiære fengselsstraffen.
Vanskelige ord i brevet
Intervju med tre innsatte Torpedoen Den sårbare Obs-kandidaten
Torpedoen Drop-out fra skolen som 14-åring. Konsentrasjonsvansker siden barndommen. Alkohol og slåssing i helgene. En fotsoldat for kompisene. Man må være knallhard om man skal være sjef. Alt som er farlig er gøy. Påtok seg skyld for lovbrudd kameraten hadde utført, lengre straff. Man må stille opp for sine venner. Sier alltid ja. Om han er usikker er strategien å ta ting på sparket og se hva som skjer. Ønsker seg jobb etter soning. Ikke noe problem, det er flust av jobber. Har problemer med hørsel, har ikke oppsøkt lege for dette. Spør alle om hjelp når han ikke forstår brev. Mye støtte fra foreldre. Leser middagsmeny i fengselet, motorhåndbøker og bøker om 2.verdenskrig. Brev fra kriminalomsorgen er for vanskelige.
Den sårbare Sykelig som barn. Sjenert. Mobbing, språkvansker og konsentrasjonsvansker. Ble god på nasking, fotball og skating. Pliktoppfyllende og iherdig på skolen Rusing og innleggelser i psykiatrien. Har nedsatt syn og problemer med hørsel. Har ikke oppsøkt lege for dette. Leser ikke brev han får, spør ikke om hjelp hvis han ikke skjønner informasjon. Har medført merbelastning eks. utsatt førerkort, usikkerhet i politiavhør. Spør sin far om hjelp. Siktet i alvorlig straffesak, så fram til medieoppmerksomheten i forbindelse med rettssak.
Obs-kandidaten Språkproblemer som barn. Stamming, talefeil, lærevansker og konsentrasjonsvansker. Utredet og diagnostisert med ADHD som 7-åring. Institusjonsplassert av barnevernet som 15-åring pga rus og atferdsvansker. God i idrett. Nesten ferdig med skoleløp. Om framtida: Vet ikke. I hvert fall eksamen. Kanskje. Knøvler og kaster brev fra kriminalomsorgen. Blir sint og frustrert. Jeg kan ikke jus, prøver de å plage meg? De vet jeg ikke kan jus. Visste ikke om klageadgangen til regionalt nivå. Har aldri klaget. De skriver som om jeg ikke har en sjanse med å klage. Alt er bestemt på forhånd. Jeg vet ikke hvilke rettigheter jeg har. Jeg sitter i fengsel, jeg har ingen rettigheter. Jeg må bare adlyde.
Hva foreslår de tre at kriminalomsorgen kan gjøre? Budskapet må være mer rett fram. Det føles som de går rundt grøten. Bruk vanlige ord som folk forstår. Ikke bruk så mange paragrafer. Det er helt uleselig. Skriv det viktigste først. Må det stå så mye tekst? Ring i stedet for å skrive. Ikke heng opp så mye uviktig informasjon på tavlene.
Kloke kollegaer i Kriminalomsorgen region øst Søkte Difi om midler til å revidere et utvalg standardbrev. Inngikk et samarbeid med et språkkonsulentfirma. Reviderte åtte vedtak/brev som nå er tatt i bruk i region øst og region nord.
Hva har vi endret? Overskrifter, flere og mer informative Rekkefølgen i det vi skriver hva er det viktigste at leseren får med seg? Fra passivt til aktivt språk Skriv ordene ut - straffegjennomføringsloven, ikke strgjfl - 4.november 2015, ikke 04.11.15 Talespråket er en god rettesnor
Eksempel fra virkeligheten Før: Innsatte bes underrettet og levert en gjenpart av dette vedtaket. Det bes om at dato og klokkeslett for underrettelse føres i Kompis. Etter: Vi ber om at fengselet gir en kopi av dette brevet til innsatte, og at dere registrerer dato og klokkeslett for når dette er gjort, i Kompis.
Eksempel fra virkeligheten Før: Det vises til oversendelse fra Halden fengsel av 1.7.14. Søknad om ytterligere soningsutsettelse innvilges ikke. Etter: Vi viser til brev fra Halden fengsel av 1. juli 2014. Vårt vedtak Søknaden er avslått, og du må møte til straffegjennomføring ved Ullersmo fengsel, avdeling Kroksrud [dato].
Juristenes tilbakemelding Ikke fått flere klager. Lettere å lese andres vedtak som er skrevet i klart språk, mer oversiktlig. Føles mer naturlig å skrive i et klart språk. Juridisk presisjon og ikke-jurister. Innarbeidet terminologi som er vanskelig å erstatte, eks utholdt varetekt.
Prosess
Motkrefter Klart språk er anti-litterært, anti-intellektuelt, usofistikert, nedverdigende og barnslig. Klart språk begrenser presisjonen. Mangelfulle bevis for at klart språk blir forstått bedre.
Prinsipper for et Klart Språk 1. Generelt 2. Utforming 3. Organisering 4. Setninger 5. Ord
Generelt 1. Skriv for leseren målet er å formidle budskapet klarest mulig 2. Motstå formaliteter prøv å formidle like godt som du ville gjort muntlig 3. Fjern unødvendige detaljer gi den informasjonen som er nødvendig 4. Bruk eksempler som forklarer teksten 5. Hvis mulig: test ut teksten på noen typiske lesere
Utforming 1. Lag innholdsfortegnelse på lange dokumenter 2. Bruk minimum 10-12 punktstørrelse 3. Bruk mellom 50 og 70 tegn per linje 4. Bruk god plass i marg, mellom avsnitt og rundt overskrifter 5. Bruk markeringsteknikker som uthevet skrift, skråskrift og kulepunkter. (ikke overdriv) 6. Unngå overdreven bruk av blokkbokstaver 7. Bruk diagrammer, tabeller og figurer som forklaring til teksten
Organisering 1. Bruk korte avsnitt. Del opp lengre avsnitt 2. Sett sammen relaterte deler 3. Det viktigste/generelle først, så detaljene 4. Informative overskrifter, gjerne som spørsmål 5. Unngå kryssreferanse (dvs. å omtale noe som står et annet sted) 6. Unngå definisjoner hvis det er nødvendig, organiser definisjonene samlet sist i dokumentet 7. Start dokumentet med et par avsnitt som oppsummerer det som kommer, gjerne med ditt svar 8. Bruk en enkel setning for å oppsummere tanken bak innholdet i et kapittel/avsnitt. 9. Forsikre at hvert avsnitt gir en logisk tankerekke 10. Knytt sammen dine tanker når du presenterer nye tanker
Setninger 1. Helst korte/middels lange setninger (ca 20 ord) 2. Plasser subjektet tidlig i setningen. Treff leseren med noe han/hun kan. 3. Knytt subjektet tett til et verb, og verbet nært objektet 4. Vent med det viktigste budskapet til slutt 5. Bruk en aktiv stemme. Passivt språk brukes på mindre viktige tema 6. Bruk liste hvis detaljene er mange.
Ord 1. Bruk kjente ord korte enkle, direkte og vanlige 2. Unngå lov-sjargong 3. Unngå dubletter og tripletter ( alle og enhver ) 4. Forklar tekniske begreper som du ikke kan unngå å bruke 5. Fjern unødvendige ord 6. Fjern ordfraser ( først og fremst, på en måte ) 7. Bruk må heller enn skal 8. Vurder om du kan bruke du i dokumenter til en bruker 9. Unngå doble negativer/benektning ( ikke desto mindre ) 10. Vær konsistent og bruk samme begrepet for den samme tingen.
Og takk for oss Lykke til videre