MØTEINNKALLING Formannskapet Dato: 28.08.2014 kl. 15:00 Sted: Nes kommunehus Arkivsak: 12/00623 Arkivkode: 033 Evt. forfall meldes snarest til møtesekretær tlf 32068300 eller til postmottak@nes-bu.kommune.no Varamedlemmer møter kun etter nærmere avtale. SAKSKART Side Saker til behandling 37/14 14/00403-2 TV-aksjonen 2014 2 38/14 14/00610-6 39/14 14/00766-1 40/14 14/00773-1 Søknad om tilskudd fra kommunalt næringsfond - overtagelse av forretning Oppstart av arbeidet med Utarbeidelse av strategisk næringsplan for Nes kommune. Halvårsrapport 1.halvår 2014, enhet Fellestjenester og stab 3 5 10 41/14 14/00886-1 Avdragstid på låneportefølge 12 Etter behandling av sakskart kalles det inn til styremøte i Holtegårdsbråtens legat. Styret er til enhver tid det valgte formannskap. Nesbyen, 21.08.2014 Tor Magnussen ordfører 1
Saker til behandling 37/14 TV-aksjonen 2014 Arkivsak-dokument: 14/00403-2 Arkivkode: --- Saksbehandler: Torbjørn Hansen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 28.08.2014 37/14 Saken avgjøres av: Formannskapet Saksopplysninger: I år fyller TV-aksjonen 40 år! TV-aksjonen NRK 2014 går til Kirkens Nødhjelp og deres arbeid med å skaffe varig tilgang til rent vann til over en million mennesker i åtte land. Tilgang til rent vann, tilfredsstillende sanitære forhold og kunnskap om hygiene er grunnleggende forutsetninger for at enkeltmennesker kan ha et godt, verdig liv og for samfunnsutvikling. Årets aksjon heter derfor "Vann forandrer alt". Aksjonen arrangeres søndag 19. oktober. Rådmannens innstilling: Det bevilges kr. 10.000,- fra Nes kommune som bidrag til TV-aksjonen 2014. Beløpet dekkes over konto 14700 100 1805. 2
38/14 Søknad om tilskudd fra kommunalt næringsfond - overtagelse av forretning Arkivsak-dokument: 14/00610-6 Arkivkode: 223 Saksbehandler: Ann Opheim Jørgensen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 28.08.2014 38/14 Saken avgjøres av: Formannskapet Vedlegg: Investeringsbudsjett Driftsbudsjett Finansieringsplan Resultatregnskap Dokument i saken: Søknad om tilskudd fra kommunalt næringsfond, datert 9 juli 2014. Formannskapsvedtak sak 34/14. Saksopplysninger: Unni Ryvang og Silje Eidal ønsker å ta over eksisterende gullsmed forretning i Forretningssenteret på Nes. I tillegg til å ta over forretningen vil de pusse opp lokalet og endre en del av varebeholdningen. Forhold til overordnet plan: Ingen merknad Miljøkonsekvenser: Ingen merknad Helse-/miljø og beredskapsforhold: Ingen merknad Økonomiske konsekvenser: Ingen utenom evt. tilskudd. Vurdering: Søker har arbeidet i gullsmed forretningen i 6 år og ønsker nå å overta driften da tidligere innehaver ønsker å pensjonere seg. Overtakelse av driften må ses på som utvikling av eksisterende virksomhet. Det er viktig å støtte opp om videreutvikling og vekst for de butikkene som er lokalisert på forretningssenteret. I henhold til ny søknad ønsker søker å 3
investere kr. 65.000.- for å kunne realisere forretningsideen. Dette er blant annet kjøp av noe nytt utstillingsmateriell og utstyr til profilering. Det er søkt om 50.000.- i tilskudd fra næringsfondet, i henhold til 11 i retningslinjer for bruk av Nes kommunes næringsfond. Egenkapitalkravet er oppfylt. Rådmannens innstilling: Nes kommune innvilger et tilskudd på kr. 50.000.- til investering ved overtakelse av gullsmedforretning i Nes forretningssenter. Tilskuddet dekkes av næringsfondets konto 14700.100.3252. Vedlegg til sak 4
39/14 Oppstart av arbeidet med Utarbeidelse av strategisk næringsplan for Nes kommune. Arkivsak-dokument: 14/00766-1 Arkivkode: --- U01 &30 Saksbehandler: Ann Opheim Jørgensen Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 28.08.2014 39/14 2 Kommunestyret Saken avgjøres av: Kommunestyret. Vedlegg: Ingen. Dokument i saken: Ingen ut over selve saken. Saksopplysninger: Kommunal Planstrategi for Nes, 2012, har tatt opp behovet for en strategisk næringsplan. I denne forbindelse er det spesielt påpekt at kommunen bør se nærmere på utvikling av bedrifter og arbeidsplasser. Kommuneplan for Nes kommune 2011 2023 har fem overordna mål for Næringsutvikling og arealforvaltning. Nes kommune skal til enhver tid ha tilgjengelige og tilrettelagte næringstomter til disposisjon for potensielle etablerere. Nes kommune skal være en aktiv tilrettelegger og medspiller for aktivitets- og næringsutvikling. Nes kommune skal videreutvikles som reiselivskommune. Nes kommune skal aktivt nyttiggjøre seg av distriktspolitiske, regionale og lokale virkemidler knyttet til næringsutvikling. Nesbyen skal være et knutepunkt for arrangementer og festivaler, og derved møteplass for handels og næringsliv, idrettsaktiviteter og kulturelle opplevelser. Disse skal iverksettes gjennom en valgt strategi på 11 punkter, hvor en av disse strategiene er å utarbeide og vedta strategisk næringsplan med status som kommunedelplan for Nes, innen 2013. 5
En næringsplan kan utarbeides i tråd med Plan- og bygningslovens bestemmelser for utarbeidelse av kommuneplaner, hvor en utarbeider et planprogram, selve planen og en handlingsdel. En næringsplan kan også utarbeides som en temaplan uten eget planprogram. Imidlertid skal kommunedelplaner for temaer eller virksomhetsområder ha en handlingsdel som angir hvordan planen skal følges opp de fire påfølgende år eller mer. Handlingsdelen skal revideres årlig. Et enkelt planprogram vurderes som et godt virkemiddel til å skape en forutsigbar planprosess, og rådmannen anbefaler å utarbeide et planprogram for å få bredde i medvirkning, og med egen høring. Forhold til overordnet plan: Kommuneplan 2011 2023, vedtatt 29.9.2011: Det skal utarbeides og vedtas strategisk næringsplan med status kommunedelplan for Nes kommune innen 2013. (side 23). Miljøkonsekvenser: Ingen merknader Helse-/miljø og beredskapsforhold: Ingen merknader Økonomiske konsekvenser: RESSURSBEHOV Det er kommunen selv som fører planen i pennen. Eventuelt andre nødvendige utredninger, der vi mangler egen kompetanse, må vi kjøpe ekstern bistand. Dette kan eksempelvis være om en ser behovet for å ha en nærmere handels og lokaliseringsanalyse. Det kan også være behov å ta inn eksterne bidragsytere i et oppstartseminar for planarbeidet. Både i form av andre kommuners arbeid med næringsutvikling, men også for å få innspill vedrørende sentral satsningsområder. I tillegg informasjon om andre interessante prosjekter som kan være med å skape interesse og engasjement for arbeidet med planen og utviklingen av Nes. Det må settes av midler til planarbeidet i praksis, slik at det er mulig å gjennomføre møter, samråd og ekstern ledelse i forbindelse med eksterne møter/seminarer. I tillegg kommer kostnader til trykking og informasjon. Kostnader Møter/informasjon kr 30 000,00 Samlinger kr 30 000,00 Utrednigner kr 200 000,00 Trykking kr 10 000,00 Diverse kr 30 000,00 Samlet kostnad kr 300 000,00 6
Vurdering: INNHOLD OG RAMMER: En strategisk næringsplan bør avklare hvilke mål, tiltak og ansvar kommunen og næringslivet har for næringsutvikling i kommunen. Næringsplanen bør være retningsgivende og bør bygge på kommuneplanens visjon: Samhandling og engasjement for trivsel og utvikling. Nes kommune sammen får vi det til. Det er viktig at en strategisk næringsplan forankres mot nasjonale, regionale og lokale føringer. Buskerud fylkeskommunen har startet opp arbeidet med Regional plan for verdiskaping og næringsutvikling. Denne skal ut på høring høsten 2014. Telemarksforskning utarbeidet en egen analyse av Nes kommune i 2012. Disse, samt kommuneplanen og andre dokument, må være basisgrunnlag for valg av plantemaer og satsningsområder i en strategisk næringsplan. Næringsplanens endelige utgave er tenkt brukt som en vedtatt og selvforpliktende plan for næringsarbeid i kommunen. Målene som settes i planen kan selvsagt ikke nås gjennom et arbeid fra kommunens side alene. Planen vil forhåpentligvis bli, i endelig versjon, en plan som både næringsliv og kommune bruker som verktøy og rettledning for sin satsning og virkemiddelbruk. Innholdet i planen bør ha sitt fokus på temaer der næringsliv, virkemiddelapparat, statlig/fylkeskommunal og kommunal aktører kan utløse økt vekstkraft og verdiskaping. En rekke virkemidler og ulike arbeidsformer kan brukes. Man bør velge den arbeidsformen og de verktøy og virkemidler som er mest effektive til en hver tid for å nå målene. Næringsutvikling er dels langsiktig, og den ønskede effekten av tiltakene vil ikke alltid nås på kort tid. Av og til treffer man heller ikke. Men uten å ha en plan, og mulighet for å måle endring, vil det hele bli vanskeligere og mer uforutsigbart. Planen bør være så konkret at en kan utarbeide en handlingsplan som skal være en konkret oppfølging av plan-temaenes målsettinger. Denne bør også evalueres og revideres årlig. Planen bør ha som mål å gi: En felles og framtidsrettet næringspolitikk, med konkret handlingsprogram. Et konkret og målrettet styringsredskap for næringsarbeidet. Et forbedret samarbeid mellom næringslivet og kommunen, som stimulerer til større engasjement og forpliktelse. UTFORDRINGER: Nes kommune har et variert næringsliv med industri, handel, reiseliv, tjenesteproduksjon og primærnæring. Det er imidlertid flere lokaler som står tomme i Nes sentrum. Forretningssenteret sliter med å ha virksomhet i alle sine lokaler og flere næringsbygg står tomme. Det er ledig kontorer for virksomheter i Næringshagen, og NTN som turist og serviceorgan burde ligge mer synlig i Nes sentrum. Det er viktig at vi som kommune er en samfunnsaktør som er med på å skape det gode liv for innbyggerne i Nes, slik at alle kan trives i bygda. Vi må ha gode skoletilbud, barnehageplasser og kulturtilbud. Dette kan igjen skape en ringvirkning slik at vi får flere til å etablere næringsvirksomhet i bygda. Det er derfor viktig at 7
næringsliv og kommunen samarbeider. Et godt samarbeid er avgjørende for bedre utvikling, lønnsomhet og vekst i bygda og næringslivet. ORGANISERING: Planarbeidet bør ledes av rådmannen, imidlertid bør flere enheter også involveres i planarbeidet da det er mange som vil kunne bidra med verdifulle innspill til planarbeidet. Arbeidet organiseres slik: Prosjekteier er rådmannen. Prosjektleder er Samfunn- og næringsutvikler. Styringsgruppe bestående av 3 representanter fra rådmannens ledergruppe og 3 representanter fra Formannskapet. Prosjektgruppe (kultur, oppvekst, teknisk enhet, NTN). Tematiske arbeidsgrupper bestående av kommunen, lag og foreninger, næringslivet og andre. Prosjektgruppa må være hoveddrivkraften i arbeidet. Kontakten med næringslivet, kompetansemiljøer og arbeidslivets partnere vil være viktig, derfor må disse involveres direkte i de framtidige tematiske arbeidsgruppene. Som selvsagt må gjenspeile planområdene og satsningene i planen. MEDVIRKNING I starten av arbeidet med å utarbeide et planprogram, er det viktig å få innspill på utfordringer og hvilke innsatsområder som spesielt bør prioriteres. Det bør gjennomføres ulike idedugnads/oppstartsmøter. Deltakelse på disse bør være representanter fra næringslivet, landbruket, lag og foreninger samt representanter fra de ulike enhetene i kommunen. Det kan også være mulig å arrangere åpne idedugnadsmøter for alle som ønsker å delta, opprett facebook-sider for innspill og andre kreative løsninger for å forsøke å involvere Nes samfunnet i planarbeidet. Det bør gjennomføres møter på regionalt og fylkeskommunalt nivå for å tydeliggjøre hva man kan gjøre på regionalt nivå som kan relateres til kommunalt nivå. Er det noe vi kan samarbeide om? Møter med Nesbyen næringshage, NTN, Etablerersenteret, Hallingdal næringshage, og Halling Expo. FRAMDRIFT Planprogrammet danner grunnlaget for hvordan prosessen med utvikling av selve næringsplanen legges opp, og hvilke temaer som skal belyses. Et planprogram skal inneholde mål for arbeidet, utfordringer, plantemaer og framdrift for planarbeidet. For å visualisere en slik framdrift kan en allerede nå forsøke å skissere en framdriftsplan, imidlertid må denne endelig vedtas i planprogrammet. 8
AKTIVITET 2014 2015 2016 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Planprogram vedtas lagt ut på høring Planoppstart varsles Høring av Planprogrammet 6 uker Behandling av innspill. Vedtak av planprogram Utarbeiding av plan Planutkast vedtas og lagt ut på høring Høring planutkast Behandling av innspill Endelig planvedtak i kommunestyret Rådmannens innstilling: Rådmannen gis ansvar for utarbeiding av strategisk næringsplan for Nes kommune, som skissert i saksframlegget. Arbeidet med planprogram stater opp i oktober 2014. Økonomiske konsekvenser innarbeides i økonomiplan for 2015. 9
40/14 Halvårsrapport 1.halvår 2014, enhet Fellestjenester og stab Arkivsak-dokument: 14/00773-1 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 28.08.2014 40/14 Saken avgjøres av: Formannskapet Saksopplysninger: Fellestjenester og stab omfatter det sentrale politiske styringsapparat med formannskap, kommunestyre, administrasjonsutvalg og arbeidsmiljøutvalg, samt rådmannskontor, økonomiavdeling. Videre inngår servicetorg, sentralbord, informasjonstjeneste, beredskap, EDB-drift, personalforvaltning, næringsutvikling/tiltaksarbeid, sekretariatfunksjon/politisk sekretariat, arkiv, samt samordning av sysselsettingstiltak, IA og lærlingeordningen. Kirkebudsjettet ligger også innunder dette området, samt skolefaglig ansvarlig, eldrerådet, kraftomsetning og brannsjef. For øvrig berører store deler av kommunens drift ansvarsområdet under fellestjenestene. Jfr. Koordinering av det samarbeid som foregår mellom kommunens enheter og avdelinger. Mål/satsningsområder Opprettholde eksisterende tjenestetilbud. Videreutvikle koordinering innen og mellom områdene i fellestjenestene, herunder ytterligere forbedring av servicetorgets samarbeidsrelasjoner med resultatenhetene. Informasjon og hjemmesidene/intranettet skal prioriteres enda mer. Fellestjenestene skal gi enhetene best mulig støtte, slik at disse kan drive løpende tjenesteyting på kort og lang sikt. Videreutvikling av arbeidsmiljø/hms/ia og de ansatte. Utvikle sekretariatsfunksjonene ytterligere. Personalutvikling og kompetanseutvikling blir viktige satsningsområder fremover. Videreutvikle ØLF-samarbeidet (Økonomi/Lønn/Fakturering) og andre interkommunale IKT samarbeidsprosjekter, slik at en sikrer mest mulig kostnadseffektiv drift. Målsettinger for 2014 går i hovedsak som planlagt. Opprettholde dagens tjenestetilbud, forbedre servicetorgets samarbeidsrelasjoner med enhetene samt videreutvikle arkivrutinene. Videreutvikle IA/sykeoppfølgingsrutinene med en målsetting samlet fravær på 4 % i løpet av 2014. Innen fellestjenestene og stab ligger sykefraværet pr. 30. juni på 5,1 %. Målet om færre fakturaer å håndtere har en positiv utvikling, og interkommunale IKT-tiltak har en fremdrift som planlagt. 10
Styringsmål Status Nes ved Landet Resultat Mål 2014 forrige måling (2014) 2014 Sykefravær 4,1 <4 5,1 Medarbeidertilfredshet (skala 1-6) 4,9 4,4 5 Ikke gj.ført Økonomi Følgende resultat foreligger etter 1. halvår: Regnskap 2014 Periodisert budsjett Årsbudsjett 2014 Prognose 2014 Regnskap 2013 Halvårsrapport Inntekter Brukerbetaling 3 5 10 9 3 Andre salgs- og leieinntekter 6 540 6 730 14 314 14 704 6 405 Overføringer med krav til motytelse 2 875 1 873 3 747 4 779 2 258 Sum inntekter 9 418 8 608 18 071 19 492 8 666 Utgifter Lønnsutgifter 4 444 4 266 9 225 9 403 3 872 Sosiale utgifter 1 276 1 163-1 409 842 1 117 Kjøp av vare og tjenester som inngår i tj.produksjon 4 705 3 830 7 660 8 535 6 678 Kjøp av tjenester 3 612 3 766 7 534 7 379 2 780 Overføringer 5 101 3 882 12 176 13 394 4 596 Sum utgifter 19 138 16 907 35 186 39 553 19 043 Forbruk 9 720 8 299 17 115 20 061 10 377 Fellestjenester og stab har i 1. halvår 2014 et forbruk på 56,7 %. Dette er vesentlig høyere enn de 44 % det burde vært. Det store forbruket kan tilskrives en del utgifter som påløp i regnskap 2014 i forbindelse med utskriving av «ny» eiendomsskatt. Videre har annonsering og bruk av konsulentfirma til ansettelse av kommunalsjef helse og omsorg medført utgifter ut over budsjett. Driftsavtaler innfor IKT har medført større kostnader enn budsjettert. Kostnadene vil bli fakturert Regionrådet i desember, noe som bidrar til økning av inntektene. I prognose 2014 er medtatt kostnader som ikke var kjent da årsbudsjettet ble vedtatt. En del av differansene mellom årsbudsjett og prognose vil derfor bli foreslått korrigert i sak om budsjettendring 2014 med 1,4 millioner. For å overholde budsjettet må 1,5 millioner kroner innspares i 2. halvår gjennom innkjøpsstopp samt redusert aktivitet. Vurdering: Skriv inn vurdering her Rådmannens innstilling: Rapporten tas til orientering 11
41/14 Avdragstid på låneportefølge Arkivsak-dokument: 14/00886-1 Arkivkode: 251 Saksbehandler: Ole Jørgen Hallingstad Saksgang Møtedato Saknr 1 Formannskapet 28.08.2014 41/14 2 Kommunestyret Saken avgjøres av: Kommunestyret Saksopplysninger: Nes kommunestyre behandlet i Ksak 14/00481 Regnskap for Nes kommune for 2013. Kommunerevisjonen IKS v/ Åge Sandsengen hadde en gjennomgang av regnskapet for kommunestyret i Nes hvor han poengterte hvor viktig det var for kommunen å bygge opp sin fondsbeholdning. I form av disposisjonsfond. Nes kommune har pr. 31.12.2013 disposisjonsfond på 3,5 millioner. Ifølge kommunerevisor Sandsengen burde Nes kommunes disposisjonsfond hvert i størrelsesorden 30 40 millioner kroner. Han pekte på regnskapsnote 16 «Langsiktig gjeld og avdrag» hvor det fremgikk at Nes kommune hadde betalt avdrag på 6,4 millioner kroner, og at kapitalslit på lånefinansierte anleggsmidler utgjorde 2,8 millioner kroner. Dette tilsier at Nes kommune kunne betalt 3,6 millioner kroner mindre i avdrag pr. år. Kommunerevisor Sandsengen poengterte at skulle Nes kommune forlenge avdragstiden på sine innlån, måtte det være en forutsetning at innsparingen i drift ble å avsette til disposisjonsfond. Kommunestyret i Nes ba i denne sammenheng rådmannen undersøke mulighetene for å øke avdragstiden på sin innlånsportefølje. Rådmannen har vært i kontakt med Kommunalbanken og de skisserer følgende forslag til løsninger: 1. Endre avdragsstruktur på alle flytende lån kommunen har. 2. Gjøre lån helt avdragsfritt, der det så betales inn på lånene etter eget ønske og behov. Nes kommune har for tiden 9 lån i Kommunalbanken på flytende rente. Av disse er det 2 lån hvor det vil gjenstå kun 1 avdrag på i 2015. Det betales avdrag på de 7 aktuelle lån med 3,3 millioner kroner pr. år. Økonomiske konsekvenser: Økt avdragstid på innlån vil medføre økte rentekostnader. Dette vil bli delvis kompensert ved at midlene vil bli plassert i banken og gi økte renteinntekter. Under forutsetning av at reduserte avdragsutgifter blir benyttet til oppbygging av disposisjonsfond i sin helhet, vil de økonomiske konsekvensene bli små. 12
Vurdering: Nes kommune har for tiden så lite i disposisjonsfond at kommunens handlingsrom er svært begrenset. Kommunens disposisjonsfond kan bygges opp ved å forlenge avdragstiden på innlånsporteføljen. Det er i denne sammenheng svært viktig at kommunens tjenestenivå holdes på et slikt nivå at kommunens driftsregnskap kan gjøres opp med et lite mindreforbruk. Det betyr at en må skape rom for avsetning til disposisjonsfond utover det en sparer på redusert avdragsbetaling. Rådmannen foreslår at en avtaler med Kommunalbanken en redusert avdragsbetaling i størrelsesorden 2,5 millioner kroner. Beløpet blir å avsette til disposisjonsfond. I tillegg må kommunen avsette ytterligere 2,5 millioner kroner til disposisjonsfond av sine frie inntekter. Rådmannens innstilling: Nes kommune øker avdragstiden på sin innlånsportefølje ved å redusere sin avdragsinnbetaling med 2,5 millioner kroner med virkning fra 2014. Beløpet blir å avsette til disposisjonsfond. 13