Saksframlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO GKV-11/9406-17 32081/14 23.04.2014 Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Stavanger formannskap (AU) / 06.05.2014 Stavanger formannskap / 08.05.2014 VALG AV SAMARBEIDSPART FOR UTVIKLING AV HOTELL- OG BYUTVIKLINGSPROSJEKT I BJERGSTED Forslag til vedtak: 1. Formannskapet vurderer alle teamene som solide team og som kvalifiserte til oppgaven om å utvikle hotell- og byutviklingsprosjekt i Bjergsted. 2. Stavanger kommune inngår forhandlinger med team C Hotell Bjergsted: AB Invest (Arthur Buchardt), HENT og Helen & Hard om utvikling av hotelltomt med tilhørende anlegg i Bjergsted. 3. Dersom Stavanger kommune ikke kommer til enighet med team C, vil kommunen inngå forhandlinger med team A. 4. Kriteriene i konkurransegrunnlaget om kvalitet, gjennomføringsevne, fremdrift og økonomi skal legges til grunn i en intensjons-/opsjonsavtale. Sammendrag Denne saken gjelder valg av samarbeidspart for utvikling av regulert hotelltomt i Bjergsted, plan 2205. Saken omhandler konkurransen og utvelgelsesprosessen som ble gjennomført i løpet av høsten 2013 og tidlig 2014. Tilbyderne skulle i henhold til konkurransegrunnlaget levere en prosjektbeskrivelse, referanseprosjekter samt dokumentasjon av generelle krav. Kriteriene for utvelgelsen av et utbyggerteam har vært: kvalitet, gjennomføringsevne, fremdrift og økonomi. På bakgrunn av disse har en faglig intern evalueringsgruppen vurdert tilbudene datert 15.11.2013 og presentasjoner fra de tre teamene 18.12.2013 og kommet med sin anbefaling for ett av teamene. Evalueringsgruppen har vurdert alle teamene som solide team og som kvalifiserte til oppgaven. På bakgrunn av en helhetsvurdering anbefaler gruppen at team C, Hotell Bjergsted: AB Invest (Arthur Buchardt), HENT og Helen & Hard, er det teamet som har levert inn det beste tilbudet med en gjennomgående god oppgaveforståelse for alle prosjektets nivåer og faser. Evalueringsgruppen har videre vurdert tilbudet fra team A som det som bl.a. skiller seg positivt ut i forhold til sterke referanseprosjekter på byutvikling og som derfor innstilles som nummer to. Rådmannen slutter seg til evalueringsgruppens anbefaling. I første omgang vil Stavanger kommune starte forhandlinger med valgte utbyggerteam, for så å fremme forslag til en intensjons- /opsjonsavtale for godkjenning i formannskapet. 1
1. Saken gjelder Denne saken gjelder valg av samarbeidspart for utvikling av regulert hotelltomt i Bjergsted, plan 2205. Tomten omfatter Sandvigå 11 (tidl. 24) og nabotomten som delvis ligger i sjø. I første omgang vil Stavanger kommune starte forhandlinger med valgte utbyggerteam, for så å fremme forslag til en intensjons- /opsjonsavtale for formannskapet. Saken omhandler konkurransen og utvelgelsesprosessen som ble gjennomført i løpet av høsten 2013 og tidlig 2014. 2. Bakgrunn I ekstraordinært møte i forhandlingsutvalget (FU) 17.02.2014 ble det besluttet å sende sak 10/14 Mandat til å innlede forhandlinger med samarbeidspart for hotell og byutviklingsprosjektet i Bjergsted, tilbake til rådmannen. Rådmannen ble bedt om å fremme en sak til formannskapet og evt. bystyre. Begrunnelsen for dette var at når forhandlingsutvalget skal gi signaler til rådmannen, må det ikke være tvil om på hvilket grunnlag disse er gitt. I denne saken er tidligere signaler trukket i tvil og grunnlaget er dermed ikke entydig. Denne saken er utarbeidet med grunnlag i tidligere notat til FU, datert 06.02.2014, men er er gjennomarbeidet på ny for å tydeliggjøre rådmannenens vurddering og anbefaling. I tillegg har rådmannen komentert presentasjonen gitt av til formannskapets medlemmer 18.03.2014. Denne saken har vært behandlet og diskutert i kommunen i lang tid, både som en reguleringssak i kommunalstyret for byutvikling og eiendomssak med hensyn til fremtidig salg i forhandlingsutvalget. Reguleringsplan 2205 Reguleringsplanen ble vedtatt 22.03.2010 der Sandvigå 24 (nå 11)er regulert til spesialområde bevaring. Om mål for planområdet heter det: «Hotellet med tilhørende uteanlegg, ny kai og strandpromenade, skal komplettere og avslutte «perleraden» av nye kulturbygg langs sjøen og Blå Promenade. Sammen med Bjergstedparken former dette området slutten av Stavanger sentrum mot nord.» Hotelltomten er på ca. 2.650 m2 og består av eiendommene Sandvigå 11 og ubebygd delvis utfylt areal på nordsiden med samlet bruksareal på10 320 m2. I saken forelå flere utredninger, blant annet tilstandsvurderinger av Sandvigå 11 og grunnundersøkelser knyttet 2
til kaianlegg utført av Multiconsult. Disse utredningene synliggjør tiltak og kostnader forbundet med rehabilitering av bygg og bygging av kaianlegg som er nødvendige for å kunne realisere et hotellprosjekt i Sandvigå. Hotelltomten og forholdet til Stavangerregionen Havn IKS (SRH) Hotelltomten er foreløpig i et sameie mellom Stavanger kommune og SRH. Stavanger kommune vil imidlertid, i samråd med SRH, gjøre bruk av sin forkjøpsrett til de deler av tomten som eies av SRH og være avtalepart i forbindelse med salg og utbygging av tomten. I møte med SRH nå i mars, er det enighet om at Stavanger kommune innhenter takster for tomt som ferdig byggeklar hotelltomt med utgangspunkt i gjeldende områdeplan (plan 2205) og at en i tillegg innhenter takst med utgangspunkt i bruksverdi for de kaiavsnittene som nå eies av Stavanger Havn og som Stavanger kommune vil overta for utviklingen av hotellprosjektet. 3
4
Prosess og tidligere saker i forhandlingsutvalget, Saken har vært drøftet i FU ved flere anledninger, både før og etter reguleringsplanen 2205 ble vedtatt i 22.03.2010: Sak 41/07 17.04.2007, sak i jan 2010, sak 55/11 november 2011, sak 29/12 16.06.2012, sak 51/13 15.10.2013, sak 61/13 10.12.2013, sak 10/14 11.02 og 17.02.2014 (jf. utrykte vedlegg i saksmappen). Prosess for valg av samarbeidspart høsten 2013 til 18.03.2014: 30.09.13 Invitasjon med konkurransegrunnlag og vedlegg 15.10.13 Sak i FU om status 30.10.13 Befaring i Bjergsted med de tre teamene 15.11.13 Innlevering av tilbud 15.11. 10.12.13 Evaluering, første fase 10.12.13 Orienteringssak i FU 12.12.13 Spørsmål til tilbyderne 18.12. 13 Presentasjon for evalueringsgruppen og svar på spørsmål v/teamene 18.12.13-16.01.14 Evaluering andre fase 21.01.14 Anbefaling om valg av samarbeidspart i FU (saken utsatt) 11.02.14 Anbefaling om valg av samarbeidspart i FU (saken utsatt) 17.02.14 Anbefaling om valg av samarbeidspart i FU (saken ble sendt tilbake for bearbeiding og fremmes for formannskapet våren 2014).. Åpen møte 18.03.14 presentasjon for formannskapets medlemmer der utbyggerteamene, A, B og C presenterte sine tilbud. Åpent møte Stavanger kommune var tidlig ute i markedet og det har vært relativt stor interesse fra utbyggere, investorer og hotellkjeder for hotellprosjektet. Da forhandlingsutvalget anbefalte at det skulle utarbeides en områdeplan i kommunal regi i 2007, var det først etter at reguleringsplanen var vedtatt, at kommunen igjen tok kontakt med både tidligere interessenter samt alle de største hotellkjedene i Norge for. Sommeren 2011 ble det sendt ut brev til følgende: Interessenter som allerede hadde meldt sin interesse: Seabrokers, Vendere, Øgreid, Yvonne Andersen, Arthur Buchardt AB Invest, Norwegian Properties (Petter Stordalen), Ole Njærheim, Sjur Lærdahl (brev datert 18.07.11) Samt følgende hotellkjeder: Thon Hotels Norge, First Hotell, Best Western, Nordic Choice, Scandic, Rica Hotel, Radisson SAS (brev datert 15.08.11). I november 2011 ble forhandlingsutvalget orientert om at etter møter med de ulike interessentene sto kommunen nå igjen med følgende interessenter: Home Properties (Petter Stordalen) og Nordic Choice Hotels sammen med Base Property HUS eiendomsutviklingsfirma for First Hotels og Host hotelleiendom Sentrum Invest v/ Sjur Lærdal og Ole Njærheim Arthur Buchardt I løpet av 2011/12 kom også KLP på banen. 5
I 2012 fikk kommunen utarbeidet kostnadsoverslag v/multiconsult på de to tyngste byggemodningskostnadene forbundet med utviklingen av tomten: rehabilitering av Sandvigå 11 og opparbeidelse av ny kai. Av disse har Petter Stordalen og Nordic Choice sammen med Base Property vært særlig aktive. I sak 29/12 til forhandlingsutvalget 16.06.2012 vedrørende prosess, anbefalte rådmannen a) at salget ikke skulle være i fri priskonkurranse, men at salget skulle skje til godkjent takst i forhold til kriterier knyttet til kvalitet, gjennomføringsevne, fremdrift og økonomi. Dette med begrunnelse i at hotelltomten inngår som del av Bjergstedvisjonen og at Stavanger kommune må kvalitetssikre utvikleren av denne sentrale og attraktive tomten. Dette sluttet et samlet FU seg til. Det hadde gått relativt lang tid siden reguleringsplanen ble vedtatt og konserthuset skulle åpne høsten 2012, uten at man hadde fått en hotellutvikler på plass. Rådmannen anbefalte derfor i tillegg i denne saken at Stavanger kommune av hensyn til fremdriften i prosjektet skulle gå i direkte forhandlinger med ett av teamene, Home Properties, Nordic Choice Hotels og Base Property. Forhandlingsutvalget sluttet seg ikke til dette og anbefalte at kommunen ennå holdt prosessen åpen med de gjenværende aktørene (se ovenfor). I perioden mellom sommeren 2012 til sommeren 2013 har rådmannen arbeidet med å kvalitetssikre kostnadsoverslagene på kai og Sandvigå 11, samt arbeidet med å klarlegge situasjonen i Bjergsted mht. andre rekkefølgekrav, sambruk mv, slik at konkurransegrunnlaget skulle være så klart og entydig som mulig. 30.09.2013 sendte SK ut konkurransegrunnlag for valg av utbygger til de fem utbyggergruppene som ennå var interessert. Kriteriene som utbyggerkonstellasjonene skulle konkurrere i forhold til var kvalitet, gjennomføringsevne, fremdrift og økonomi (vedlegg 1). KLP og HUS eiendomsutvikling meldte fra at de ikke var interessert. De øvrige tre sendte inn tilbudene sine den 15.11.2013 iht. angitt frist. Orientering om status hotelltomt Bjergsted sak 51/13 ble lagt frem i FU møte 15.10.2013 (vedlegg 2). I notatet redegjorde rådmannen for arbeidet så langt og konkurransegrunnlaget som ble sendt ut til de aktuelle utbyggergruppene den 30.09.2013, samt om videre prosess. Rådmannen fremmet igjen en sak 61/13 i FU møtet den 10.12.2013, der rådmannen orienterte om å gi tilbyderne en mulighet til å utdype tilbudene og gjøre disse mer komplette (vedlegg 3). Saken ble utsatt i FU møtet 21.01.2014, der det ble reist spørsmål om 1) Grunnlaget for å unnta saken for offentlighet 2) Hvorvidt Forhandlingsutvalget har mandat til å velge samarbeidspart. I tillegg oppfattet rådmannen det slik at det var noe uklart for forhandlingsutvalgets medlemmer på hvilket grunnlag rådmannens anbefaling var gjort. 1) Saken er unntatt offentlighet fordi man anser saken og forhandlingsutvalgets behandling av denne som å være en del av den interne saksbehandlingen. Det er her snakk om utsatt offentlighet med grunnlag i Offl. 5 og 14 om organinterne dokumenter. Dette er i tråd med etablert praksis ved forberedelse for salg av eiendom. Det er uvanlig at kommunen foretar en såpass omfattende prekvalifisering av en kjøper gjennom et konkurransegrunnlag ved salg av en kommunal tomt. Vanligvis selges tomten i fri priskonkurranse (Hønseritomten, Rosenvang (nå Østre Hageby), 6
eller av ulike årsaker i direkte salg til godkjent takst (SR-bank, Tinghus, K3 i Jåttåvågen) 2) Når det gjelder forhandlingsutvalgets mandat: "Utvalget er et styringsutvalg overfor rådmannen i problemstillinger som oppstår i saker og erverv, salg og utbygging av faste eiendommer, jf. 3." Kommentar: Forhandlingsutvalget er blitt orientert om prosessen i flere møter tidligere, der forhandlingsutvalget ikke har stilt spørsmål om dette utvalgets mandat om valg av samarbeidspart som kommunen vil innlede forhandlinger med. Rådmannen minner i tillegg om at alle avtaler, både opsjonsavtaler og etterhvert kjøpsavtaler alltid forelegges formannskap og evt. bystyret (avhengig av beløp) og at disse ikke er vedtatt før de er formelt godkjent. Det ble videre avholdt et ekstraordinært FU møte den 17.02.2014. Notatet var i hovedsak det samme som til møtet 21.01.2014, men var supplert med en innledning og der videre prosess ble utdypet noe. I tillegg ble alt materialet som den administrative evalueringsgruppen har lagt til grunn for sin vurdering samt gruppens anbefaling vedlagt saken. Et samlet FU gikk i møtet den 17.02.2014 inn for å sende saken tilbake til rådmannen. Der rådmannen skulle fremme en endelig sak til behandling i Formannskapet. 3. Konkurransegrunnlag (vedlegg 1) For Bjergstedtomten har kriteriene fra starten vært knyttet til kvalitet, gjennomføringsevne, fremdrift og økonomi (jf. FU 19.06.2012). Disse er igjen konkretisert i konkurransegrunnlaget. Stavanger kommune vil ikke være ferdig med prosjektet når tomten er solgt, men inngå som en viktig samarbeidspart i forhold til både alle de offentlige kulturinstitusjonene i Bjergsted, samt offentlige uteområder og infrastruktur (park, kai, Blå promenade mv) i alle faser i prosjektet. Imidlertid var det allerede i 2007 enighet om at det er utbygger som skal fremme en detaljert plan for hotelltomten. Det var derfor ikke naturlig for kommunen å avholde en arkitektkonkurranse. Det måtte bli opp til utbygger av hotelltomten hvordan de ville legge opp sin prosess, med de høye kravene som stilles til kvalitet både i reguleringsplan og konkurransegrunnlag. I konkurransegrunnlaget ble det understreket at kommunen ikke ønsket noen skisser av et fysisk prosjektforslag. Rådmannen vil minne om målet for utviklingen av hotelltomten med tilhørende anlegg er formulert som følger i konkurransegrunnlaget: «Et hotellanlegg som skal bli en integrert del av Bjergstedvisjonen og i tillegg en attraksjon i seg selv. Et høykvalitetshotell som tar utgangspunkt i Bjergstedområdets unike kvaliteter» Kommunen har i konkurransegrunnlaget bedt om et tilbud fra et utbyggerteam om å utvikle hotelltomten i Sandvigå. Tilbudet skulle bestå av: I. Prosjektbeskrivelse II. Referanseprosjektene 7
III. Generelle krav Kommunen har ikke invitert til noen arkitektkonkurranse. I Prosjektbeskrivelsen Fra konkurransegrunnlaget er følgende formulert om prosjektbeskrivelsen: I prosjektbeskrivelsen skal tilbyder dokumentere oppgaveforståelse, erfaring og kompetanse for alle deler av prosessen fra detaljplanlegging og prosjektering til ferdig hotellbygg med tilhørende anlegg, inkludert drift. Her ble tilbyderne bedt om å redegjøre for prosjektorganisasjon: hvem er i utbyggerteamet og hva ar deres rolle? Dette betyr imidlertid ikke at vi har bedt om å ha et komplett team på plass nå. I prosjektbeskrivelsen skulle også redegjøres for organiseringen av arbeidet, aktivitetene i forhold til en tidsakse. I det å redegjøre for oppgaven knyttet til hele prosessen burde teamene trekke til seg relevant kompetanse i beskrivelsen av denne. De må vise at de har forstått kompleksiteten i oppgaven og de ulike fasene i prosjektet. II Referanseprosjektene Referanseprosjekter som skulle dokumentere kompetansen/erfaring iht. mal for hvordan disse skulle presenteres. III Generelle krav Generelle krav som firmaattest, skatteattest, HMS-erklæring, angitte samarbeidspartnere mv. Tilbyderne skulle vite hva de gikk til og konkurransegrunnlaget hadde en rekke vedlegg som redegjorde for stedets kvaliteter og utfordringer. Vedlegg til konkurranseprogram Dagens situasjon Reguleringsplan 2205 (inkl. byantikvarens uttalelse) Rekkefølgetiltakene i plan 2205 Mulighetsstudie for kai og Sandvigå 24 (nå 11) med kostnadsoverslag Mal dokumentasjon kompetanse Brosjyrer: (Evalueringsrapport Bjergstedvisjonen, Ekko, Statens Byggeskikkpris for Kulturskolen og videregående skolen) 5. De mottatte tilbudene (datert 15.11.2013) SK mottok tre tilbud (Se vedlegg 2). Disse kom fra følgende utbyggerteam: Team A Team B Team C 8
Bjergstedgruppen Nordic Choice Hotell Bjergsted Hotell Bjergsted Sjur Lærdal Ole Njærheim Aspelin Ramm OBOS Forretnings-bygg Base Property Home Properties (Petter Stordalen) Nordic Choice Hotels AB Invest (Arthur Buchardt) HENT Helen & Hard Faglig evalueringsgruppe Det er nedsatt en intern evalueringsgruppe med representanter fra juridisk, utbygging og byplan, samt at gruppen har knyttet til seg ekstern hotellfaglig kompetanse, HOTELIA, som ikke inngår i evalueringsgruppen. Anne S. Skare Ove Rødstøl Øivind Bergsaker Fieke Verschueren Grete Kvinnesland Geir Lundkvist Byplansjef, Kultur og byutvikling (KB) Juridisk sjef, Bymiljø og utbygging (BMU) Juridisk rådgiver og saksbehandler juridisk, (BMU) Prosjektleder og saksbehandler utbygging, (BMU) Prosjektsjef utbygging, (BMU) Ikke medlem, men tilknyttet ekstern hotellfaglig konsulent Gruppen gjennomgikk tilbudene og hvor alle ble godkjent i forhold til formelle krav knyttet til skatteattester mv. Imidlertid var det ikke alle kravene til innlevert materiale som var like tydelig besvart. Det at konkurranseformen er uvant, er nok noe av forklaringen på dette. Evalueringsgruppen mente derfor at det var behov for en oppklarende runde. Den foreslo at teamene skulle gi en presentasjon for gruppen 18.12.2014. Dette tok forhandlingsutvalget til orientering i sak 61/13 FU 10.12.2013. Spørsmål og presentasjon for evalueringsgruppen 18.12.2013 Evalueringsgruppen hadde en rekke spørsmål til samtlige tilbydere. Dette gjaldt bl.a. dokumentert forståelse for hotellprosjektet som et byutviklingsprosjekt der utbygger må ta et helhetlig grep for området, redegjørelse for prosjektfaser og hvilke tiltak og aktiviteter de ulike fasene innebærer, samt realisme i fremdriftsplaner og mer konkret redegjørelse til hvordan prosjektet skal bemannes. Spørsmålene ble sendt tilbyderne 12.12.13 én uke før presentasjonen den 18.12.13. 9
Spørsmålene ble inndelt opp i to hovedkategorier (her gitt to eksempler): Visjon og konsept: Kan dere nevne noe som gjør at deres visjon og konsept er enestående og trekke frem de særlige grunnene for at vi skal velge dere som samarbeidspart? (Felles til alle tre teamene) Prosess: Fremdriftsplanen er ikke konsistent, for eksempel detaljregulering versus fremdrift kaianlegg. Presenter en tydelig fremdriftsplan med aktiviteter, milepæler og beslutningspunkter (Dette er strengt tatt ikke et spørsmål, men teamet fikk her en mulighet til tydeliggjøre uklarheter i fremdriftsplanen) Noen spørsmål var felles til alle teamene og noen spørsmål gjaldt kun et eller to team. 18.12.2013 presenterte teamene sine prosjektbeskrivelser og besvarte spørsmålene overfor evalueringsgruppen. Det var satt av til sammen 45 min med ca. 30 min presentasjon og 15 min til å svare på spørsmål. Team A besvarte også spørsmålene skriftlig (noe det ikke var krav om). De to andre teamene besvarte dem kun muntlig. Evalueringsgruppen fikk etter presentasjons- og spørsmålsrunden den 18.12.2013 et bedre grunnlag for å gjøre sin vurdering og anbefale en samarbeidspart. 4. Evaluering Evalueringsgruppen prosess i evalueringen av tilbudene besto av følgende hovedaktiviteter: - Forberedelser og systematisering av materialet - Fire arbeidsmøter med hele gruppen (siste møtet 15.01.2014) - Evalueringsmatrise - Oppsummering av matrise - Helhetsvurdering Evalueringsgruppens anbefaling om valg av samarbeidspart er gjort på bakgrunn av konkurransegrunnlaget av 30.09.2013 som ble besvart med tilbud innsendt 15.11.2013, samt presentasjons- og spørsmålsrunde med det enkelte team den 18.12.2013. Evalueringsgruppen har ikke foretatt noen vurdering av evt. skisserte løsninger for et hotellbygg. Evalueringsgruppen sitt arbeid ble avsluttet, da de hadde gitt sin anbefaling i notat sak 6/14 Valg av samarbeidspart for hotell- og byutviklingsprosjektet i Bjergsted til Forhandlingsutvalgets møte den 21.01.2013. Kvaliteten i prosjektbeskrivelsen og referanseprosjektene samt presentasjon/svar på spørsmålene, har vært avgjørende for anbefaling om valg av samarbeidspart. Alle tre teamene fikk en sjanse til å oppklare misforståelser og forbedre materialet gjennom spørsmålsrunden og presentasjonen den 18.12.2014. Det sentrale spørsmålet for evalueringsgruppen var hvordan teamene hadde løst akkurat denne oppgaven. Hotellfaglig kompetanse v/hotelia 10
HOTELIA v/geir Lundkvist (GL) ble knyttet til evalueringsgruppen, da dette var en kompetanse gruppen manglet. HOTELIA fikk tilsendt de tre tilbudene og deltok deretter i møte med evalueringsgruppen den 3.12.13, der tilbudene ble gjennomgått og kommentert. GL har ikke gitt noen anbefaling om team, men en skriftlig vurdering til evalueringsgruppen som del av denne gruppen sitt arbeid. GL la i sin vurdering vekt på visjon, konsept, kompetanse og innovasjon og har ikke sett på organisering og prosess, der han mente at kommunens representanter innehar den beste kompetanse selv. Han uttrykte stor tiltro til alle tre teamene: «Utbyggergrupperingene er hver for seg og sammen svært solide aktører som i de siste årene har bygget de mest profilerte hotellene i Norge og Norden» GL var imidlertid noe mer skeptisk til materialet utbyggerteamene hadde levert, som karakteriseres som overfladisk og generelt. Dette var også noe av bakgrunnen for at evalueringsgruppen ønsket en runde til med teamene knyttet til bl.a. visjon og konsept. I etterpåklokskapens lys kan man kanskje innvende at det ikke er lett å uttrykke en visjon uten at man konkretiserer dette i skisser av bygg. Tanken var at tilbydere skulle vise god situasjonsforståelse og skriftlig evt. gjennom prinsippskisse og forbildeprosjekter redegjøre for visjon og konsept. I tillegg har HOTELIA informert evalueringsgruppen om hotellmarkedet i Stavangerregionen og gitt noen råd om hvilke forhold som det er viktig å ha fokus på i utviklingen av hotellprosjektet i Bjergsted: «Hotelltomten ligger i utkanten av den indre bykjernen i Stavanger og skal avslutte den «Blå promenade» og være en viktig brikke i utviklingen av «Bjergstedvisjonen». Tomten er ikke helt optimal i forhold til størrelse og mulighetene for å bygge et stort hotell (av internasjonalt format) med de beste kommersielle arealene. Derfor må det legges andre verdier inn i prosjektet for å gjøre hotellet unikt og attraktivt. Med denne bakgrunn bør Stavanger kommune etter vår oppfatning søke etter en utbygger med kompetanse, økonomiske evner og som virkelig ønsker å delta i byutviklingen av Bjergstedområdet. Samtidig må kommunen legge forholdene til rette for at det blir mulig å bygge et hotell, med et volum og omkonfigurering som gir grunnlag for en optimal økonomisk drift. En kombinasjon av gamle og nye bygg samt flere rekkefølgekrav er en krevende operasjon» Etter notatet mottatt fra HOTELIA, 10.12.2014 har ikke evalueringsgruppen hatt flere møter med Geir Lundkvist og oppdraget ble ansett som avsluttet. 5. Oppsummering av Evalueringsgruppens vurdering Kriteriene fra konkurransegrunnlaget ble strukturert som følger: KVALITET Visjon for bygg og anlegg Bjergstedvisjonen (byutviklingsprosjektet) Vurdering Team A sterkest mht. referanseprosjekter (Vulkan, Tjuvholmen, Papirbredden/Union Brygge Drammen) Team C dokumenterer tydeligst 11
Attraksjon i seg selv Høykvalitetshotell Sandvigå 11 (tidl. 24) Blå promenade Kai Bærekraft Hotell og driftskonsept Sambruk Hotellmarked GJENNOMFØRINGSEVNE og FREMDRIFT Team Samarbeidsparter Organisering Utbyggerteam Roller Prosjektorganisasjon Metode Organisering av prosjektet Prosjektfaser og sentrale aktiviteter stedsforståelse i situasjonsskisse og tekst Team B viser minst forståelse for prosjektet som fysisk områdeutvikling Team C miljøambisjonen sterkest inne som del av byggets identitet og attraksjon Ellers vurdert likt Team C har høyest miljøambisjon for bygg Vurdering Vurdering Vurdering Vurdering Team C viser best forståelse av prosjektet hovedaktiviteter og organisering av disse. Team A undervurderer behov for endring av områdeplan særlig med bakgrunn i arkitektkonkurranse. Team B har todelt prosjektet, der delene planlegges separat. De legger opp til bygging av kai mens området detaljreguleres. Ny kai må imidlertid reguleres sammen med hotell og så kan bygging, evt. entreprisene i neste omgang deles. Team C har de mest tydelig definerte og fornuftige faseinndelinger. Team A viser uklar forståelse for innledende fase. Team B har delt prosjektet og dermed blir fasene i feil rekkefølge. (Se omtale av tema 12
Fremdriftsplan Faser, sentrale aktiviteter, viktige milepæler og leveranser fra start- til sluttdato ØKONOMI Finansiering Finansieringstilsagn Solide investorer og aktører for øvrig Langsiktighet i investeringen Generelle krav organisering av prosjektet i raden over) Vurdering Team C har den mest realistiske fremdriftsplanen med tydelig definerte og fornuftige faseinndelinger. Team A har urealistisk tidsplan for detaljreguleringen (én måned). Team B`s fremdriftsplan kommer ut feil pga. delingen av prosjektet (se punktene over) = Dette betyr at tilbudene her er vurdert som likeverdige, at de ikke skiller tilbudene i vesentlig grad. Dette kriteriet har ikke vært avgjørende for anbefalingen av valgte team. Gruppen har foretatt en systematisk gjennomgang av kriteriene i forhold til det enkelte tilbud og deretter foretatt en vekting av de ulike kriteriene, der oppgaveforståelse har vært avgjørende. Fremdriftsplaner med aktiviteter og milepæler har dokumentert oppgaveforståelse og innsikt i prosess med de ulike fasene av prosjektet og realisme i omfang og tidsbruk. Referanseprosjektene har bidratt til å dokumentere troverdigheten i visjon og konsept og kompetanse. Gruppen har vurdert hvordan det enkelte team har svart på det enkelte kriteriet (se kommentert kriterieliste over). Kriterier/undertema som ikke skiller tilbudene i vesentlig grad: Det er svært få av kriteriene under KVALITET som skiller teamene. For de fleste av kriteriene er teamenes besvarelser vurdert som likeverdige her. Evalueringsgruppen understreker imidlertid at visjon og konsept i tilbudene ikke er like. Imidlertid er det vanskelig å la beskrivelsen av visjon og konsept i de ulike tilbudene være avgjørende. Visjonene og konseptene slik de er presentert fra hvert team viser tilstrekkelig steds- og oppgaveforståelse. GJENNOMFØRINGSEVNE OG FREMDRIFT Alle teamene oppfyller de formelle/generelle kravene til prosjektavtalepart. Teamenes erfaring, omdømme, kompetanse, samarbeid- og gjennomføringsevne vurderes å være solide for alle teamene. Både når det gjelder kriteriet Team og Organisering av team vurderes tilbudene som likeverdige. Det er litt ulik sammensetning av teamene. Et team har knyttet til seg hotelloperatør, to team har knyttet til seg arkitekt, et team har entreprenør på plass mv. 13
Team B er det eneste teamet som har hotelldriver og Choice anses å ha hotellkonsepter som passer inn i området. Imidlertid har dette ikke vært avgjørende i vurderingen, både på bakgrunn av råd fra hotellfaglig kompetanse som mener at dette er tidlig i prosessen for valg av hotelldriver. Team A og C forklarte at hotelldriver vil gi seg i forhold til «branden» som bl.a. vil være avhengig av størrelse, noe som foreløpig ikke er avklart. I team B har det vært usikkerhet om arkitekten er en del av teamet. Team A har ikke arkitekt i teamet, men lagt inn arkitektkonkurranse i sin prosjektbeskrivelse, noe som er et velutprøvd verktøy for å sikre arkitektonisk kvalitet gjennom bl.a. å få frem alternative løsninger for et prosjekt. En arkitektkonkurranse vil imidlertid kunne medføre en noe lengre prosess (jf. fremdrift som kriterium), men det har evalueringsgruppen ikke tillagt noen vekt. Team C er eneste team som har entreprenør på plass. Alle tre utbyggergruppene anses å være solide kandidater. Evalueringsgruppen har kommet til at sammensetning i gruppen ikke er avgjørende for valg av samarbeidspart da alle tre teamene anses som svært kompetente for oppgaven. ØKONOMI Alle tre tilbyderne er solide aktører. Evalueringsgruppen har ikke ansett det nødvendig å innhente eksterne kredittvurderinger på dette tidspunkt. Alle tilbyderne opplyser at de vil organisere prosjektet som et aksjeselskap. Gruppen gjennomgikk tilbudene og alle er godkjent i forhold til formelle krav knyttet til skatteattester mv. Følgende kriterier/undertema som skiller tilbudene Det som skiller utbyggerne er særlig knyttet til kriteriene under GJENNOMFØRINGSEVNE og FREMDRIFT, metode og fremdriftsplan. Her skiller prosjektbeskrivelsene seg og dette fremgår tydelig i fremdriftsplanene. Fremdrift Team C viser gjennom en stram fremdriftsplan realistiske faser og aktiviteter, en god oppgaveforståelse. De vil bl.a. gjennomføre prosjektet med direkte kontrahering uten anbudskonkurranser av alle aktører, noe som er positivt for fremdrift og effektivitet. Team B har gjennom fremdriftsplanen vist en manglende forståelse for helheten i prosjektet, der kai og hotell må planlegges samtidig i den detaljerte reguleringsplanen og første fase av prosjektet. Disse elementene kan ikke planlegges uavhengig av hverandre. Dessuten er fremdriftsplanen urealistisk, da det ikke er satt av tilstrekkelig tid til første fase i prosjektet. Team A har en urealistisk fremdriftsplan der det bl.a. er satt av én måned til reguleringsplanprosessen. Forståelsen av kompleksitet og tidsbruk for første fase i prosjektet er ikke overbevisende. Team A 14
Team B 15
Team C I tillegg skiller også to viktige kriterier under KVALITET, visjon for bygg og anlegg tilbudene: Bjergstedvisjonen - byutviklingsprosjektet Utbygger må i Bjergsted ha et ønske om å delta i byutviklingen av Bjergstedområdet og se utover tomtegrensen både når det gjelder program og fysisk prosjekt. Team A med Asplin Ramm som utbygger har bred erfaring og sterke referanseprosjekter men hensyn til helhetlige byutviklingsprosjekter som bl.a. Vulkan og Tjuvholmen. Teamet lanserer også spennende tanker for innhold og program i Sandvigå 11, som et selvstendig mindre hotell etter modell av PS: Hotell på Vulkan, som et prosjekt i prosjektet. Team C har dokumentert i sin presentasjon 18.12.2013 skisser som viser at de er særlig opptatt av hotellprosjektet som et byutviklingsprosjekt. Team B viser ikke tilsvarende konsistente stedsforståelse i sitt tilbudsmateriale. Bærekraft Utbygger må ha høye miljøambisjoner for bygg og anlegg. Stavanger kommune er med i Framtidens Byer, medlem i Norwegian Green Building Council og følger BREEAM miljøsertifisering. Team C har tydeligst og mest konkret beskrevet sine miljøambisjoner for bygg som plusshus alternativ nullenergihus, samt miljøvennlig materialbruk. Team B fokuserer mer på driftsfasen og sosial bærekraft som også er svært viktige aspekter, men som ikke bør stå i noen motsetningsforhold til å ha ambisjoner om høye energikrav og miljøkrav til bygg og uteområder. 16
Team A har ikke formidlet tydelige miljøambisjonen for bygg. Her legges mer vekt på sosial bærekraft, noe som også er viktig, men som ikke står i noen motsetning til høye tekniske miljøambisjoner (energi og materialbruk mv). 6. Evalueringsgruppens konklusjon og anbefaling Evalueringsgruppen understreker at alle tre tilbyderteamene anses som kvalifiserte for oppgaven. Gruppen har på bakgrunn av en helhetsvurdering funnet at team C, Hotell Bjergsted: AB Invest (Arthur Buchardt), HENT og Helen & Hard er det teamet som har levert inn det beste tilbudet med en gjennomgående god oppgaveforståelse for alle prosjektets nivåer og faser. De har en klar og konsistent prosjektbeskrivelse med bl.a. den mest realistiske fremdriftsplanen, gode svar på spørsmålene og en utfyllende presentasjon den 18.12.2013 samt referanseprosjekter som dokumenterer evne til å gjennomføre visjon for både byutviklingsprosjekter, bygg og hotellkonsept. Beskrivelse av visjon preges av en god helhetsforståelse, der de også har konkretisert visjonen i presentasjonen 18.12.2014, i forhold til spørsmål om dette. Teamet har beskrevet og illustrert de eksisterende kvaliteter ved stedet, inkludert Sandvigå 11 på en overbevisende måte. Visjonen er tydelig på at hotellet ikke bare er et bygg, men et nøkkelprosjekt som inngår i en større sammenheng: avslutter sjøhusrekken, Blå promenade og de lanserer nye ideer for avslutningen av Bjergstedparken. Dette uten å vise konkrete fysiske prosjektforslag, noe som ikke var del av oppgaven. Samtidig overbeviser de i viljen til å skape et unikt bygg som en attraksjon i seg selv med stikkord som: «nøktern, saklig og samtidig eksklusivt», samt har høye miljøambisjoner (nullenergi eller plusshus) for dette. Referanseprosjekter som Preikestolhytta og Vennesla bibliotek gir dette kredibilitet. Utbygger i team C, AB Invest med Arthur Buchardt er primært hotellutvikler og den mest erfarne av alle tilbyderne med en imponerende portefølje av realiserte hotellprosjekter i hele Norden. 17
Arthur Buchardts hotell, Scandic Lerkendal, er et lavenergibygg med et energiforbruk på 50kWh/m2 pr år. Hotellet ferdigstilles juni 2014. Evalueringsgruppen har i sin vurdering av tilbudene kommet frem til at team A har det tilbudet som er sterkest mht. referanseprosjekter for områdeutvikling (Union Brygge, Drammen, Vulkan og Tjuvholmen i Oslo), samt en gjennomgående god oppgaveforståelse. Derfor foreslår evalueringsgruppen dette teamet som alternativ samarbeidspart, dersom Stavanger kommune ikke kommer frem til en avtale med team C. 7. Presentasjon 18.03.2014 - av tilbudene for formannskapets medlemmer ved utbyggerteamene Alle de tre tilbyderne presenterte tilbudet (20 min presentasjon og 10 min spørsmål) deres i et åpent møte for medlemmene i formannskapet 18.03.2014. Presentasjonen var til dels ganske ulike de presentasjonene teamene hadde for evalueringsgruppen den 18.12.2013. Fra team A og C stilte de samme deltakerne, men fra team B stilte Petter Stordalen og ikke arkitekt Gary Bates fra Space Group. Presentasjonene i formannskapet har ikke endret evaluerinigsgruppens vurderingen av tilbudene. Selv om alle tre presentasjonene var delvis annerledes enn den tidligere presentasjonen (18.12.2013), ga de ingen vesentlige nye eller ytterligere informasjon om tilbudet, som rådmannen vurderer å ha betydning i denne saken. 8. Forslag til videre prosess Formannskapet innviteres nå til å velge en samarbeidspart, som rådmannen i første omgang vil innlede forhandlinger med om en intensjons-/opsjonsavtale. Kommunens valg av samarbeidspart vil imidlertid ikke være endelig før formannskap/bystyret har godkjent en slik avtale. Rådmannen ser for seg at det i løpet første halvår utarbeides en intensjons-/opsjonsavtale som fremmes for formannskapet for endelig godkjenning. Rådmannen vil bl.a. sørge for å 18
avtalefeste en rekke forpliktelser i forhold til regulering, gjenstående grunnerverv, avklaring vedr. tiltakshaver og finansiering av infrastruktur og rekkefølgetiltak, taksering, fremdrift, finansiering samt organisering av øvrige samarbeidspartnere. Avtalen vil foreslås å ha en tidsbegrensning på 3 år. I avtaleperioden vil det stilles krav om dokumentasjon for avtalt fremdrift. Rådmannen vil nå snarest få innhentet takster som omtalt tidligere. Kjøpesummen for tomten forutsettes fastlagt med grunnlag i takster basert på markedsverdi. Kommunen vil senere utarbeide en kjøpskontrakt så snart en detaljert reguleringsplan er vedtatt og det foreligger en omforent kjøpesum. 9. Rådmannens anbefaling og konklusjon Anbefalingen om valg av samarbeidspart er gjort på bakgrunn av konkurransegrunnlaget av 30.09.2013 som ble besvart med tilbud innsendt 15.11.2013, samt presentasjons- og spørsmålsrunde med det enkelte team den 18.12.2013. Rådmannen slutter seg til evalueringsgruppens anbefaling om valg av samarbeidspart for utvikling av hotelltomten i Bjergsted. Presentasjonene i formannskapet 18.03.2014 har ikke endret evalueringsgruppens vurderingen av tilbudene. Rådmannen anbefaler at Stavanger kommune inngår et samarbeid med team C Hotell Bjergsted: AB Invest (Arthur Buchardt), HENT og Helen & Hard om utvikling av hotelltomt med tilhørende anlegg i Bjergsted. Dersom rådmannen ikke skulle komme frem til noen avtale med team C, vil rådmannen anbefale at kommunen kan innlede forhandlinger med team A. Inger Østensjø rådmann Leidulf Skjørestad direktør Grete Kvinnesland prosjektsjef Vedlegg 1. Konkurransegrunnlag + vedlegg a. Dagens situasjon b. Reguleringsplan 2205 Øvrige vedlegg foreligger i saksmappen 2. Tilbudene fra team A, B og C mottatt 15.11.2013 3. Presentasjoner fra team A, B og C den 18.12.2013 Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 19