STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen

STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen Møteinnkalling DATO: FREDAG 13. JUNI 2014 TID: KL. 09:00 STED: STJØRDAL RÅDHUS MØTEROM VÆRNES Faste medlemmer er med dette kalt inn til møtet. Den som har lovlig forfall, eller er inhabil i noen av sakene, må melde fra så snart som mulig til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksliste Sak nr. Sakstittel 017/14 Referatsaker 018/14 Orientering fra rådmannen - Barn og unges oppvekstsvilkår, kommunens ansvar og arbeid 019/14 Orientering fra rådmannen - Barn og unges læringsmiljø, kommunens ansvar og arbeid 020/14 Orientering fra rådmannen vedrørende samhandlingsreformen kommunale tjenester under endring - kommunens tilpasning 021/14 Godkjenning av referat fra besøket ved Fides AS - utsatt sak 022/14 Forvaltningsrevisjon - rullering av plan 023/14 Vurdering av medlemskap i Forum For Kontroll og tilsyn (FKT) Eventuelt Steinkjer, 06.06.14 Alf Kaspersen leder Paul Stenstuen kontrollsekretær E-post: paul.stenstuen@komsek.no Dir.tlf. 74 11 14 78 Mob. 90 95 04 40

STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomiteen SAK 011/14 REFERATSAKER Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 13.06.14 Paul Stenstuen 011/14 415-1714-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Referatene tas til orientering. Referat Nr Fra/Til Tittel på dokumentet Vedlagt/Ikke vedlagt 1 KomSek Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 5/5- Ikke vedlagt 2014 2 KomRev Trøndelag IKS Møteprotokoll representantskapet 5/5- Ikke vedlagt 2014 3 KomRev Trøndelag IKS Brukerbetalte ferieturer i Stjørdal kommune Vedlagt Steinkjer 04.04.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær

STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 018/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN - BARN OG UNGES OPPVEKSTVILKÅR, KOMMUNENS ANSVAR OG ARBEID Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 13.06.14 Paul Stenstuen 018/14 415-1714-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 39/13 Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2014 er det satt av tid til orienteringer fra rådmannen. Til dette møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering på et overordnet nivå vedrørende kommunens ansvar og arbeid knyttet opp mot barn og unges oppvekstmiljø. Det vil være naturlig at rådmannen kommer inn på: Hvilke mål er satt for arbeidet på det enkelte området Organisering og ledelse for å sikre helhetlig styring og koordinering mellom ulike avdelinger og aktører, herunder evaluering av de ulike tiltak Rådmannens internkontroll for å sikre at lover og regler ivaretas, og at kommunen når fastsatte mål. En tenker her både på økonomiske mål og på øvrig måloppnåelse Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollkomiteen gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer 06.06.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær

STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 019/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN - BARN OG UNGES LÆRINGSMILJØ, KOMMUNENS ANSVAR OG ARBEID Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 13.06.14 Paul Stenstuen 019/14 415-1714-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 39/13 Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2014 er det satt av tid til orienteringer fra rådmannen. Til dette møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering på et overordnet nivå vedrørende kommunens ansvar og arbeid knyttet opp mot barn og unges læringsmiljø. Det vil være naturlig at rådmannen kommer inn på: Hvilke mål er satt for arbeidet på det enkelte området Organisering og ledelse for å sikre helhetlig styring og koordinering mellom ulike avdelinger og aktører, herunder evaluering av de ulike tiltak Rådmannens internkontroll for å sikre at lover og regler ivaretas, og at kommunen når fastsatte mål. En tenker her både på økonomiske mål og på øvrig måloppnåelse Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollkomiteen gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer 06.06.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær

STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 020/14 ORIENTERING FRA RÅDMANNEN VEDRØRENDE SAMHANDLINGSREFORMEN KOMMUNALE TJENESTER UNDER ENDRING - KOMMUNENS TILPASNING Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 13.06.14 Paul Stenstuen 020/14 415-1714-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak Kontrollkomiteen tar den gitte informasjon til orientering. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 39/13 Saksopplysninger I kontrollkomiteens møteplan for 2014 er det satt av tid til orienteringer fra rådmannen. Til dette møte er rådmannen anmodet om å gi en orientering på et overordnet nivå vedrørende kommunens ansvar og arbeid knyttet opp mot samhandlingsreformen kommunale tjenester under endring - kommunens tilpasning. Det vil være naturlig at rådmannen kommer inn på: Hvilke mål er satt for arbeidet på det enkelte området Organisering og ledelse for å sikre helhetlig styring og koordinering mellom ulike avdelinger og aktører, herunder evaluering av de ulike tiltak Rådmannens internkontroll for å sikre at lover og regler ivaretas, og at kommunen når fastsatte mål. En tenker her både på økonomiske mål og på øvrig måloppnåelse Orienteringen vil bli gitt i møte. Vurdering Orienteringer fra rådmannen etter en på forhånd fastsatt plan gir rådmannen gode muligheter til å legge opp sin tid og til å forberede seg. Samtidig er det også lagt opp til at bredden i kommunens virksomhet blir dekket. Dette gir kontrollkomiteen gode muligheter til å holde seg orientert om de viktigste sidene ved kommunens virksomhet. Steinkjer 06.06.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær

STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 021/14 GODKJENNING AV REFERAT FRA BESØKET VED FIDES AS UTSATT SAK Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 13.06.14 Paul Stenstuen 021/14 415-1714-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen godkjenner notatet som oppsummerende kontrollkomiteens inntrykk fra besøket ved Fides AS. 2. Notatet sendes på høring til selskapet. Vedlegg Utkast til oppsummerende notat (deles ut i møte) Ikke trykte vedlegg Kontrollkomiteens sak 2/14 Tilleggsopplysninger Viser til behandling i kontrollutvalget den 09.05.14, sak 16/14 der kontrollkomiteen gjorde slikt vedtak: Saken utsettes. For øvrig ingen andre nye opplysninger i saken. Saksopplysninger Kontrollkomiteen var på besøk ved Fides AS den 06.03.14, jf. sak 2/14. Kontrollkomiteen ba i etterkant av besøket sekretær om å skrive et kortfattet notat som oppsummerer kontrollkomiteens inntrykk fra besøket. Notatet deles ut i møte og er unntatt offentlighet inntil det er godkjent av kontrollkomiteen, jf. off. l. 14 og 16. Vurdering Det ble gitt engasjerende orienteringer fra selskapet. En anbefaler at notatet sendes på høring til selskapet slik selskapet kan gi tilbakemelding om sitt syn og om eventuelle fakta feil mv. Steinkjer 06.06.14 Paul Stenstuen

Kontrollsekretær

STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 022/14 FORVALTNINGSREVISJON RULLERING AV PLAN Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 13.06.14 Paul Stenstuen 022/14 415-1714-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Plan for forvaltningsrevisjon rulleres ved at prosjekt vedr. kommunens hjelpetjenester føres inn på listen med 1. prioritet. Prosjektet gjennomføres i sammenheng på selskapskapskontroll vedrørende Fides AS. Resterende prosjekter rykker tilsvarende ned. 2. Kontrollkomiteen ber revisor utarbeide forslag til prosjektplan for prosjektet. Vedlegg Ingen Ikke trykte vedlegg 1. Kontrollkomiteens sak 35/13 2. Kontrollkomiteens sak 13/13, referat nr. 3. 3. Kommunestyrets sak 112/12 4. Kontrollkomiteens sak 25/12 5. Kontrollkomiteens sak 3/12 6. Forskrift om revisjon 7. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8. Kommuneloven

Saksopplysninger Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble behandlet av kommunestyrets den 22.11.12, sak 112/12 Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015. Kommunestyret fattet slikt vedtak i saken: 1. Kommunestyret slutter seg til det fremlagte forslag til plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015. 2. Kommunestyret vedtar slik prioritering av forvaltningsrevisjon for perioden 2012-2015: Nr. Prosjektnavn Aktuelle problemstillinger 1 Beredskap Håndtering av naturkatastrofer - Katastrofe beredskap - Samhandling med andre aktører - Sårbarhet i forhold til infrastruktur 2 Varslingsrutiner Hvordan ivaretas kommunens varslingsrutiner - Er rutiner for åpen varsling gjennom linja kjent, og fungerer de i hht regelverket? - Er rutine for åpen og anonym varsling til eksternt varslingssekretariat kjent, og fungerer dette i hht regelverket? - Finnes det medarbeidere i kommunen som avstår fra å varsle på grunn av liten tillit til systemet? - Håndteres saker innen rimelige frister? 3 Internkontroll Hvordan ivaretas kommunelovens 23 nr. 2 om betryggende kontroll - Implementeringen av kvalitetssystemet. 4 Integrering av flyktninger Organisering av tjenesten - Flyktningetjenesten sett i brukerperspektiv, Opplæringstilbud til minoritetsspråklige elever voksenopplæring - Psykisk helse 5 Saksbehandling Offentleglova og Forvaltningsloven - Likebehandling 6 Værnesregionen Når kommunen sine målsettinger gjennom Værnesregionen? - For eksempel IKT eller innkjøp. 3. Kommunestyret gir komiteen myndighet til å foreta endringer og omprioriteringer i planen i planperioden. Kontrollkomiteen behandlet bestilling av forvaltningsrevisjon i møte den 13.09.13, sak 35/13. Kontrollkomiteen fattet slikt vedtak i saken: 1. «Kontrollkomiteen gir prosjektet vedrørende internkontroll 1. prioritet. De øvrige prosjekter rykker tilsvarende ned uten endring i rekkefølge. 2. Kontrollkomiteen slutter seg til den fremlagte prosjektplan, og ber revisor gjennomføre prosjektet iht. denne. 3. Dersom revisor finner det nødvendig å foreta endringer i prosjektet, herunder en nærmere avgrensning, ber kontrollkomiteen om et notat som fremlegges som en referatsak.» Omprioriteringen ble for øvrig foretatt på bakgrunn av beredskapstilsyn gjennomført av Fylkesmannen hos kommunen den 22.10.12. Fylkesmannen fant ingen avvik og hadde ingen merknader etter tilsynet. Videre ble det arbeidet med en revidering av kommunens rutiner mht. varsling.

Prosjektet er ferdigstilt. Prosjektrapporten ble behandlet av kontrollkomiteen den 07.03.14, sak 4/14. Saken er oversendt kommunestyret for videre behandling. Vurdering Risikobildet vil være under kontinuerlig endring. Ut fra den tid som er gått siden gjeldende plan ble vedtatt, kan det være hensiktsmessig at en gjør en ny vurdering av aktuelle prosjekter og prioriteringslisten. Flyktningetjenesten har fått god omtale i media for sin måloppnåelse. Samtidig oppfatter en det slik at revisor har få holdepunkter mht. en høyere risiko for avvik i flyktningetjenesten enn i andre deler av den kommunale forvaltning. Av de øvrige prosjektene på listen står en igjen med saksbehandling og Værnes regionen. På planen for selskapskontroll står Fides AS øverst på listen over nye prosjekter. Et prosjekt som kan synes aktuelt er vurderinger knyttet til etat omsorg arbeid rettet mot personer med hjelpebehov, og hvordan kommunen bruker og følger opp tilgjengelige virkemidler - herunder Fides AS. Saken legges med dette fram for kontrollkomiteen til drøfting i møte. Steinkjer 06.06.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær

STJØRDAL KOMMUNE Kontrollkomite SAK 023/14 VURDERING AV MEDLEMSKAP I FORUM FOR KONTROLL OG TILSYN (FKT) Saksgang Møtedato Saksbehandler Saksnr. Arkiv Kontrollkomiteen 13.06.14 Paul Stenstuen 021/14 415-1714-5.3 Saksbehandlers forslag til vedtak 1. Kontrollkomiteen melder seg inn i FKT 2. Medlemskontingenten finansieres med slik budsjetteknisk omprioritering: a. Kr. 6.000 belastes konto for kurs og konferanser b. Kr. 6.000 godskrives konto for medlemskap og kontingenter Vedlegg 1. Informasjonsskriv, Forum for kontroll og Tilsyn 2. Informasjonsbrosjyre, Forum for kontroll og Tilsyn Ikke trykte vedlegg Ingen Saksopplysninger Kontrollkomiteen har ønsket en vurdering av hvorvidt Stjørdal kommune kontrollkomiteen bør melde seg inn i Forum for Kontroll og Tilsyn (FKT). Forum for Kontroll og Tilsyn ble stiftet i november 2005. Organisasjonen har i dag 155 kommuner og fylkeskommuner som medlemmer. I tillegg er 22 kontrollutvalgssekretariat som dekker 205 kommuner medlem av organisasjonen. Styret i FKT er ledet av Per Rune Vereide fra Sogn og Fjordane, som også er nestleder i kontrollutvalget i Sogn og Fjordane fylkeskommune. Sekretariatstjenestene for FKT er pr. i dag lagt til sekretariatet for kontrollutvalget i Hordaland fylkeskommune. Forum for Kontroll og Tilsyns formål, er å være en møte- og kompetanseplass for mennesker som arbeider med kontroll og tilsynsfunksjon i kommuner, Sametinget og fylkeskommuner. For Stjørdal kontrollkomite vil et eventuelt medlemskap i FKT i 2014 medføre en medlemskontingent på kr. 6.000,- Det kan opplyses at Kontrollkomiteens sekretariat KomSek Trøndelag IKS er medlem av FKT.

Vurdering FKT er et forum for kontroll og tilsyn i kommunal sektor. Iht. vedtektene kan kun kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg i deres sekretariater være medlem. I tillegg kan sametingets kontrollutvalg i dets sekretariat være medlem. FKT er derfor uavhengig mht. bransje interesser. Kontrollkomiteens konto for kurs og konferanser er ennå ikke belastet med kursutgifter. De mest aktuelle kurs og konferanser for kontrollkomiteen i inneværende år er allerede avholdt. Et eventuelt medlemskap i FKT kan derfor finansieres ved å overføre kr. 6.000 fra kontoen for kurs og konferanser til konto for medlemskap og kontingenter. FKT synes å gi et verdifullt bidrag til utviklingen av godt kontroll- og tilsynsarbeid i kommunal sektor. En vil derfor tilrå kontrollkomiteen å melde seg inn i FKT. Steinkjer 06.06.14 Paul Stenstuen Kontrollsekretær

En møteplass for kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg, og deres sekretariat Til dere som ønsker medlemskap i Forum for Kontroll og Tilsyn. Forum for Kontroll og Tilsyn, FKT utarbeider i disse dager en ny modul for innmelding til organisasjonen via hjemmesiden. Denne er ennå ikke helt klar, men en kan melde seg inn ved å sende en epost til fkt@fkt.no Opplysninger som må være med: 1. Navn på den som melder seg inn (kontrollutvalg eller sekretariat) 2. Fakturaadresse 3. Innbyggertall (For kommuner) FKT har slike satser for medlemskap i 2014: Innbyggertall: Kontrollutvalg: Sekretariat: 0 5.000 Kr. 1.300,- Kr. 6.400,- 5 000 20.000 Kr. 3.900,- Kr. 6.400,- 20.000 50.000 Kr. 6.000,- Kr. 6.400,- 50.000 + Kr. 7.500,- Kr. 6.400,- Fylkeskommuner Kr. 10.000,- Kr. 6.400,- 4. Navn på kontrollutvalgsleder eller sekretariatsleder 5. Kontaktopplysninger til leder - Epost - Mobil - Telefon Sekretariat: FKT Pb. 7900, 5020 Bergen fkt@fkt.no Telefon dir.: 55 23 94 53 / 55 23 94 47 Mobil: 911 05 982 / 97 50 51 52 Fax: 55239499 Hjemmeside: www.fkt.no Bank: 0539 43 90447 Org. nr. 989 545 159

Styret 2012-2013 Leder Nestleder Styremedlem Styremedlem Styremedlem Per Rune Vereide, Nestleiar i kontrollutvalet, Sogn og Fjordane fylkeskommune Wencke Sissel Olsen Daglig leder, Rogaland kontrollutvalgssekretariat Siri Holm Lønseth Kontrollutvalgsleder, Sør-Trøndelag fylkeskommune Kirsten Emilie Aasen Kontrollutvalgsleder, Moss kommune Jostein Støylen Dagleg leiar, Vest kontrollutvalgssekretariat Har du innspill vedrørende forhold styret bør kjenne til eller saker du mener det er viktig at FKT har fokus på ta gjerne kontakt med styreleder: Per Rune Vereide, per.rune.vereide@fkt.no Telefon: 977 06 884 www.fkt.no www.fkt.no - en møteplass for kontrollutvalgene og deres sekretariat.

Forumet sitt formål: Forumet jobber gjennom å: En møte- og kompetanseplass for mennesker som arbeider med kontroll og tilsynsfunksjon i kommuner, Sametinget og fylkeskommuner Forumet sine primære oppgaver: styrke kontrollutvalgene og sekretariatenes arbeid med kontroll og tilsyn være pådriver i arbeidet med faglig utvikling av kontrollutvalgene og sekretariatene arrangere årlig fagkonferanse for kontroll og tilsyn arrangere samlinger for ansatte i sekretariat være høringsinstans og komme med innspill til sentrale myndigheter i spørsmål som angår kontroll og tilsyn gi informasjon om nyheter og aktuelle saker for kontrollutvalgene, www.fkt.no ta opp innspill og spørsmål fra medlemmer. veileder og bidrar med informasjonsmateriell til opplæring av kontrollutvalg gi aktuell informasjon til medlemmer. Medlemsfordeler: være en arena for erfaringsutveksling styrke kontrollutvalgene og sekretariatenes kompetanse som bestiller av revisjonsoppdrag For innmelding eller informasjon om FKT s arbeid kontakt sekretariatet: kontrollutvalgenes eget talerør. billigere konferanser faglig påfyll informasjonsutveksling egen medlemsinformasjon knytte kontakt med andre kontrollutvalg flere medlemmer gir større påvirkning mot dept. E-post: fkt@fkt.no Kontaktpersoner: Kontrollsjef Hogne Haktorson 55239453 / 91105982 Seniorrådgjevar Roald Breistein 55239447 / 97505152