HMS-seksjonen Styresak 95-2013 Orientering - Gjennomføring av HMS-handlingsplan 2013 for NLSH Saksbehandlere: Lena Rolandsen og Per-Ingve Norheim Saksnr.: 2009/490 Dato: 24.10.2013 Dokumenter i saken: Trykt vedlegg: Notat om status for gjennomføring av HMS-handlingsplan 2013 for NLSH Notat fra Hemis: Statusrapport NLSH per 15.10.2013 Ikke trykt vedlegg, ref.: Styresak 34-2013 Bakgrunn I styresak 34-2013, HMS-handlingsplan 2013 for NLSH, vedtok styret å be om en avrapportering i forhold til HMS-handlingsplan i løpet av høsten 2013. Det vises til de vedlagte notat som i kortform illustrerer hva som er status for gjennomføring av de planlagte hovedaktiviteter (HA), både relatert til bedriftshelsetjenestens og foretaksnivåets del av planverket. Til denne saken er det ikke innhentet lignende oversikt for å illustrere status for gjennomføring av klinikkenes og stabsavdelingenes handlingsplaner som nå nærmer seg en rullering fra 2013 til 2014. Arbeidet i Foretaket med HMS og arbeidsmiljø er per tiden sterkt preget av de store og omfattende omstillingene relatert til byggeprosjektene i Vesterålen og Sentrum. I Vesterålen pågår forberedelsene til innflytting i nytt sykehus våren 2014 for fullt. I Sentrum går byggeaktiviteten sin gang mens et større prosjekt nettopp er satt for å forberede sykehusorganisasjonen til innflytting, først i ny K-fløy høst/vår 2014/2015 og deretter i resten av bygget etter hvert som de ulike fløyene ferdigstilles. Svært mange ledere og ansatte er direkte eller indirekte berørt og involvert i dette arbeidet. Mange opplever da tidvis høy arbeidsbelastning etter som den ordinære sykehusdriften forventes å pågå for fullt parallelt med plan-, prosjekt- og flyttearbeidet. I tillegg gjennomføres en del krevende prosjekt som berører ansatte og ledere på ulike måter. Som eksempel på et slikt prosjekt nevnes innføring av nytt lønns- og personaldatasystem, kalt Personalportalen. En del linjeledere og ansatte i HR- og lønnsavdelingen har opplevd denne tiden som arbeidsmessig krevende. Det gjenstår fortsatt en del utviklings- og tilpasningsarbeid før bruk av det nye systemet får satt seg. Til slutt nevnes den pågående budsjettprosessen hvor stramme økonomiske rammebetingelser og krav til budsjettbalanse også innebærer planlegging og omstilling av driften. Styresak 95/13 Møtedato: 7. november 2013 1
De ovennevnte aktiviteter har på ulike måter også påvirket gjennomføringen av tiltakene i HMShandlingsplanene. Det vises til nærmere informasjonen i de vedlagte notat. Innstilling til vedtak: 1. Styret tar saken om status for gjennomføring av HMS-handlingsplanen til orientering. Avstemming: Vedtak: Styresak 95/13 Møtedato: 7. november 2013 2
VEDLEGG: Status for gjennomføring av HMS handlingsplan for NLSH 2013 HA 1A: AMU AMU-møtene er gjennomført i hht. plan. HA 2A: Info/drøfting Møtene er gjennomført i hht. plan og etter oppstått behov. HA 3A Sykefravær Regelmessig rapportering på sykefravær har vært knyttet til de månedlige driftsrapportene og tertialrapportene. Etter overgang til nytt lønns- og personaldatasystem/etablering av Personalportalen, har vi vært gjennom en periode hvor den regelmessige rapporteringen har uteblitt eller vært mangelfull. Det har tatt tid å få utviklet og satt det nye systemet i produksjon mht rutiner for registrering, definering av innhold og distribusjon/behandling av rapportene. Helse Nord har stått og står for sentrale deler av det prosjektrelaterte utviklingsarbeidet. Registrering av sykefravær skal skje ved bruk av IT-systemene Gat og Paga, mens rapporter og grunnlag for analyser skal baseres på bruk av SAS virksomhetsportal. Hovedkonseptet for dette begynner nå å ta form, men det gjenstår fortsatt en del før alt er komplett, kvalitetssikret og utrullet i Foretaket. Det må derfor fortsatt tas noe forbehold mht om data er komplett registrert og om systemene er rett satt opp når rapporter trekkes ut og presenteres. Samlet sykefravær for NLSH i perioden februar-juli ligger på rundt regnet 9 %. De siste måneder viser en nedadgående tendens i forhold til starten på 2013. HA 4A Kurs/opplæring Det foregår i forskjellig grad løpende opplæring innenfor alle de nevnte underpunkter relatert til HA 4A. Nedenfor er noen av disse punktene kommentert særskilt. HMS grunnkurs Det var satt opp 40 timers HMS grunnkurs våren 2013, men pga lite påmeldte utgikk dette. Det arrangeres nytt grunnkurs i hht. ordinær plan i november 2013 etter valg av nytt AMU og nye verneombud i NLSH. Brannvern Det har vært gjennomført brannvernopplæring i regi av Stab brann og sikkerhet. Opplæringen har vært delt i en teoretisk og en praktisk del. Den teoretiske opplæringen har bestått av en nettbasert teoridel på 5 moduler via norsk brannvernforening (Brannvernskolen). Alle ansatte skal i forkant av praktisk øvelse ha gjennomført denne opplæringen. For deltakelse og gjennomføring av praktisk slukkeøvelse er status som følger: Rønvik: 58 deltakere Sentrum: 339 deltakere Vesterålen: 80 deltakere Lofoten: Øvelse gjennomføres fra 22-25 oktober 2013 Det foregår kontinuerlige møter mellom Docmap brukerstøtte og klinikkadministratorer. Docmap Særskilt opplæring er gitt til ansatte og ledere i hele Foretaket i forbindelse med utfasing av gammelt papirbasert system for å melde hendelser knyttet til skader på personell i tjeneste. Styresak 95/13 Møtedato: 7. november 2013 3
E-læring Det er opprettet nettverk som i samarbeid med det kliniske miljøet skal prioritere hvilke nye e- læringspakker som skal utarbeides samt lage plan for det videre arbeidet i Helseforetaket. Forflytningsteknikk Arbeid med å planlegge opplæring i forflytningsteknikk er i oppstartsfase og gjøres i samarbeid med BHT. Opplegget skal i første omgang prøves ut i sengeposter ved Medisinsk klinikk i Bodø. Lederopplæring Programmet Leder i Nordlandssykehuset er nylig gjennomført for et kull med ca. 20 deltakere. I tillegg gjennomføres opplæring av ledere basert på spesifikke tema/utvalgte fagområder relatert til generell drift og i forbindelse med gjennomføring av prosjekt. HA 5A: Meldekultur Det pågår et kontinuerlig arbeid innefor ulike områder med å forbedre meldekultur i Foretaket. Rapporter/oversikter om utvikling på ulike områder blir gitt regelmessig til AMU/styret. HA 6A: DSB Det er gjennomført tilsyn fra DSB, 17.06.2013-19.06.2013, hvor det ble avdekket 5 avvik og 4 anmerkninger innenfor de områder som ble vurdert i løpet av tilsynet. Svarfrist for lukking av avvik ble satt til 01.10.13. Arbeid for å lukke avvikene er iverksatt og svarbrev fra NLSH ble sendt innen fristen. I svarbrevet ber NLSH om en utsettelse av frist for lukking av avvik nr.4, til 31.12.13. HA 7A: Stoffkartotek Det er ikke innhentet status for oppdatering av klinikkenes/stabsavdelingenes stoffkartotek. Tiltak under HA 3D, oppgradering av innhold og bruk av stoffkartoteket, er foreløpig ikke gjennomført. HA 8A: HR- dag Som følge av økonomisk innstramming og arbeid med etablering av ny HR avdeling er denne aktiviteten ikke iverksatt. HA 1B: Bedriftshelsetjenesten Se eget notat fra Hemis som illustrerer status for gjennomføring av denne delen av HMS-planen. HA 2B: Byggeprosjektet Se eget hovedkapittel nedenfor mht denne delen av HMS-planen. HA3 B: IA- avtalen Partene sentralt har gjennomført et arbeid med evaluering av IA-avtalen. Det er ikke gjort lignende evaluering internt for NLSH. Det er noe usikkerhet om hva som vil bli videreført/gitt av sentrale føringer for arbeid med sykefravær og inkluderende arbeidsliv fra 2014. Gjennom høsten 2013 og vinter 2014 vil HR-avdelingen arrangere flere samlinger der fokus på sykefraværsarbeid vil være sentralt. HR-sjef inviterer ledere, tillitsvalgte og verneombud til undervisning og dialog rundt aktuelle problemstillinger og system/metoder for oppfølging av sykemeldte og reduksjon/forebygging av sykefravær. HA 4B: Internrevisjon Det pågår kontinuerlig arbeid med internrevisjon både på klinikk og foretaksnivå. Nærmere oversikt over dette vil bli presentert for styret som egen sak. HA 5B: Ledelsens gjennomgang Er gjennomført for 2012/2013 og tidligere behandlet som styresak 59-2013. Styresak 95/13 Møtedato: 7. november 2013 4
HA 6B: Ytre miljø Prosjektet for å miljøsertifisere Foretaket etter ISO 14001 pågår med egen prosjektleder. Det er nettopp besluttet at presertifisering skal skje i løpet av høsten 2014. HA 2C: Personskader Fra 1. september ble muligheten til å melde skade på personell på papir faset ut. Alle slike meldinger skal nå skje i avviksmodulen i Docmap. I den forbindelse har det vært arrangert opplæring for ansatte, ledere og verneombud i Vesterålen, Lofoten, Bodø sentrum og Rønvik. HA 3C: Stillingsbeskrivelser Tiltaket er foreløpig ikke videreført fra der det stoppet opp i 2011. HA 6C: Orden HMS-seksjonen har mottatt flere meldinger relatert til problemer i forhold til inneklima og opplever at dette vil være en krevende utfordring så lenge utbyggingen i Sentrum pågår. Samtidig vet vi at inneklimaproblematikk ikke bare kan knyttes til utbyggingen. Gamle bygg og ventilasjonsanlegg som ikke oppfyller dagens standard er noe av bakgrunnen for at sykehuset bygges om. Sett bort fra god ventilasjon er ryddighet, renhold og temperatur de viktigste faktorer for å sikre et godt inneklima. Meldinger til HMS-seksjonen viser at det i store områder av sykehuset er problemer relatert til ryddighet, som igjen vanskeliggjør tilstrekkelig renhold. Vi har mye å hente på bedring av inneklima dersom vi klarer å gjennomføre anbefalte tiltak på dette området. Dette krever fokus fra alle i hele linjestrukturen i Foretaket. HA 7C: Tilsyn kjemikalier Tiltak er gjennomført for å lukke avvik og brev er sendt Fylkesmannen med anmoding om lukking av avviket. HA 1D: HMS-strategi Arbeidet med revidering av HMS-strategien er utsatt for å kunne knytte den til Helse Nords strategiske arbeid på dette området samt til den nye HR-avdelingen og arbeidet med ny HR-strategi for NLSH. HA 2D: Gravide arbeidstakere Etter gjennomføring av en forberedende fase med innsamling av informasjon mv., er tiltaket utsatt for en ny vurdering i forbindelse med neste rullering av HMS-planen. HA 3D: Stoffkartotek Tiltaket er ikke påbegynt i nevneverdig grad. Deler av Foretaket har et betydelig etterslep på vedlikehold av struktur og innhold i kartoteket og mangler kunnskap om bruk av stoffkartoteket, spesielt knyttet til risiko- og substitusjonsvurderinger. Travelhet og knapphet på ressurser har ført til nedprioritering av dette arbeidet for deler av Foretaket. Den planlagte oppgraderingen må likevel være på plass både i forbindelse med miljøsertifiseringen som pågår og som element i å lukke avvik fra Arbeidstilsynet vedrørende inneklima. HA 4D: Intern beredskapsplan Beredskapsplanen på HF nivå for Bodø (Sentrum) og Lofoten er oppdatert. Det gjenstår et arbeid for å fullføre oppdateringen av beredskapsplaner for Bodø (Rønvik) og Vesterålen. Med bakgrunn i ROS-analysen fra SafeTec, må alle planene revideres etter denne. Dessuten kreves det at interne beredskapsplaner nedover i organisasjonsnivåene oppdateres. Det gjøres samtidig et arbeid for å forbedre UMS-systemet (system for varsling/innkalling av personell ved katastrofer) for Nordlandssykehuset og gjøre det mer brukervennlig. Styresak 95/13 Møtedato: 7. november 2013 5
ROS-analyse vedrørende security i sykehuset viser at vi har forbedringsområder, og det gjøres arbeid for å bedre security på alle 4 hovedlokalisasjoner. HA 4D: AKAN Et vesentlig arbeid er gjennomført for å oppdatere prosedyrer relatert til AKAN i NLSH. Pga mye arbeid med innføring av ny personalportal, har arbeidet for å ferdigstille dette blitt satt på vent. Status HMS-handlingsplan NLSH sentrum relatert til utbyggingsprosjektet 2013 HA1: kommunikasjon Det gjennomføres ukentlige fremdriftsmøter. Tiltaket får positive tilbakemeldinger fra deltakere fra klinikkene. HMS- meldinger brukes aktivt for å varsle organisasjonen og spesielt berørte klinikker/avdelinger når tiltak som kan påvirke driften skal gjennomføres. Tilbakemeldinger viser at det har vært en bedring i bruken av HMS-meldinger. I tillegg samarbeider brukerkoordinator fra Senter for utbygging og Støtte utbygging tett, samt gjennomfører brukermøter med enheter som blir direkte berørt av utbyggingen. Det kan være en utfordring å få sendt ut HMS-varsel, samt gjennomført brukermøter i god nok tid. Dette som følge av kompleksiteten i byggeprosjektet og kapasiteten hos brukerkoordinator og Støtte utbygging. Utførelsen av arbeidet til Støtte utbygging og brukerkoordinator fra Senter for utbygging har vesentlig betydning for utbyggingen og gjennomføringen av den daglige driften av sykehuset. Det har ikke vært gjennomført allmøte i Auditoriet våren 2013. Det oppleves en bedring av informasjon ut til berørte ansatte i organisasjonen. Men kommunikasjon er en løpende utfordring. Det er mye som skjer i helseforetaket, og det kan være en utfordring å klare å holde seg orientert, samt klare å orientere alle involverte til en hver tid. Hovedverneombudet bruker sine møter med klinikkverneombud og lokale verneombud aktivt for å informere om status i byggeprosjektet. I den forbindelse har HMS-rådgiver, Støtte utbygging og representant fra utbygging vært invitert og deltatt på møtene ved flere anledninger. Byggesidene på intranettsiden Pulsen oppdateres og utvikles kontinuerlig. Behov for å lage papirbaserte nyhetsbrev på aktuelle saker relatert til byggeprosjektet vurderes fortløpende og er under utvikling. Opprettelsen av vakttelefon for melding av problemer og avvik anses å være et meget viktig tiltak. Støtte utbygging er bindeledd mellom utbygging og drift, jobber også ad hoc og løser daglig problemer som oppstår. Arbeidet med å utarbeide samordningsrutine er utfordrende. Denne skal dekke alle involverte i en meget komplisert prosess. Selv om ikke en skriftlig rutine er laget, er det i løpet av det siste året etablert møtearenaer i regi av Senter for utbygging der flere av foretakets støtte- og hjelpefunksjoner deltar. Dette muliggjør dialog, informasjonsutveksling og samarbeid mellom utbygging og daglig drift. HA2: Ryddig og rent hus Styresak 95/13 Møtedato: 7. november 2013 6
Det kommer tilbakemeldinger om at samarbeidet mellom renhold og utbygging/entreprenør fungerer godt. Det er en tett dialog mellom alle aktørene, og det er viktig at denne opprettholdes gjennom byggeperioden. I tillegg har ass. byggeleder bygg en tett oppfølging av det som omfatter renhold og ryddighet i områder som ligger tett inn mot den daglige driften. Ellers henvises det til beskrivelsen under HA 6C: Orden tidligere i dette notatet. HA3: Arbeidsmiljø Vernerunder som tiltak for løpende overvåking av arbeidsmiljøet gjennomføres hver 14. dag. Det har vært noe uregelmessig deltakelse fra klinikkene på disse. Funksjonaliteten til vernerunden er avhengig av engasjement og deltakelse fra klinikkene. Tilbudet anses som viktig og er planlagt videreført med håp om større deltakelse fra klinikkene etter som byggeprosjektet stadig vil påvirke flere enheter på tvers av klinikkgrenser. Behovet for bistand fra og bruk av bedriftshelsetjenesten har vært merkbart økende med de stigende utfordringer knyttet til byggeprosjektet. Vesentlige deler av dette gjelder kartlegging/risikovurdering av inneklima, men også kartlegging av arbeidsbelastninger som følge av endring i arbeidsoppgaver pga utbyggingen. Melding av avvik relatert til byggeprosjektet skjer gjennom direkte kontakt til Støtte utbygging for saker som krever tiltak raskt. Dessuten skal vernerunden kunne være mottaker av avvik. Det er et løpende fokus på meldekultur i forskjellige fora relatert til byggeprosjektet, blant annet i HVO sine møter med verneombudene, i vernerunden og i fremdrifts-/informasjonsmøtene hver mandag. Der oppfordres ansatte og ledere til å melde avvik i avvikssystemet i Docmap. Støy har vært, er og vil fortsatt være en arbeidsmiljøutfordring i forbindelse med ombyggingen og renoveringen. Det har vært jobbet for å finne headsett med støydemping til bruk spesielt for ansatte som har konsentrasjonsarbeid og mye arbeid relatert til telefonsamtaler i områder med mye støy. Det har til nå vært vanskelig å finne adekvat utstyr som oppfyller de kravene vi ønsker innenfor en akseptabel økonomisk ramme. HA5: Risikovurderinger Vi har fortsatt store utfordringer med å gjøre kartlegginger og risikovurderinger på en ideell måte mht omfang, metode, gjennomføring av tiltak og dokumentasjon. Kompleksiteten vedrørende dette kommer tydelig frem i rapporten og pålegget fra Arbeidstilsynet. HA6: opplæring av håndverkere Det er betydelige utfordringer relatert til HMS i skjæringspunktet mellom sykehusdriften og byggegropen, og det er behov for ekstraordinær opplæring av håndverkere relatert til de spesielle forholdene med arbeid i og i nærheten av sykehus. Behovet for slik opplæring ventes å bli forsterket, spesielt når renoveringen av AB-fløyen starter. Til nå er det ikke iverksatt ekstra opplæring i forhold til dette. HA7 Brannsikkerhet og HA8 beredskap for utbygging Ved overtakelse av nye arealer vil det bli gjennomført egne øvelser før byggene blir tatt i bruk. Arbeid med forberedende øvelser relatert til dette er startet. HA9 Avfallshåndtering Det har ikke vært meldt avvik relatert til avfallshåndteringen i forbindelse med byggeprosjektet. Som følge av et arbeid med å koble sammen gammel og ny kulvert, har man vært nødt til å stenge transportvei i kjeller og laget midlertidige løsninger for levering av både søppel, klær og mat. Dette har samlet sett gått bra uten store avvik sett i forhold til de store utfordringene for de involverte. Styresak 95/13 Møtedato: 7. november 2013 7
Statusrapport NLSH per 15.10.2013 Denne handlingsplanen inngår som en del av den totale avtalen mellom Nordlandssykehuset HF og Hemis as. Handlingsplanen beskriver og spesifiserer de tiltak, aktiviteter og prosjekter som Hemis as skal gjennomføre for Nordlandssykehuset (NLSH) i den ovennevnte perioden. 1. Handlingsplan overordnet. Overordnede tiltak og aktiviteter: HA Aktivitet Beskrivelse Gjennomføres innen HA-1 Deltakelse i AMU Deltakelse i AMU-møter. Ca. 10 møter per år à ca. 3 timers varighet inkl. forberedelser. Ansvarlig ved Hemis as Løpende Trond L. Status per 15.10.13 Pågår, OK HA-2 Oppfølgingsmøter Fast oppfølgingsmøte med personalsjef og hovedverneombud (+ evt. annet aktuelt fagpersonale) 1 gang hvert halvår med status og oppdatering i det pågående arbeidet, samt avklaring og igangsetting av nye aktiviteter iht. handlingsplanen. Løpende Trond L. Pågår, OK Hver møte beregnes til ca. 2 timer. HA-3 Deltakelse i KVAM-grupper Delta i KVAM-gruppenes arbeid i foretaket. Arbeidet koordineres sammen med de enkelte klinikksjefene. Løpende Arnfinn Gundersen Ikke iverksatt. Møteplaner for KVAM-gruppemøtene oversendes Hemis. 1
HA-4 Oppfølging etter arbeidsmiljøkartlegginger Bistå NLSH med planlegging, oppfølging og iverksetting av tiltak etter gjennomførte arbeidsmiljøkartlegginger. Løpende Trond L. Utført. Ambulansetjenesten sone 2. Dette for å sikre at behov som avdekkes følges opp med tiltak. Omfang og form på bistand avtales nærmere i hvert tilfelle. HA-5 Årsrapport Utarbeidelse av årsrapport som oppsummerer de tiltak og aktiviteter som er utført for NLSH i 2012. HA-6 Administrasjon Administrasjon, overordnet koordinering av avtalen, løpende registreringer, møter med kunden m.m. 28.02.2013 Trond L. Løpende Trond L. Utført Pågår, OK. Fellestjenester og tiltak for hele foretaket: HA Aktivitet Beskrivelse Gjennomføres innen HA-7 Bistand til Delta på dialogmøte 1, samt bistå NLSH med Løpende oppfølging av vurdering av aktuelle attføringstiltak for sykefravær, personer med attføringsbehov. herunder dialogmøter og I denne tjenesten vil følgende aktiviteter inngå: attføringsbistand Deltakelse på dialogmøte 1. Deltakelse i aktuelle møter vedr attføring ved NLSH. Delta i møter med NAV og andre etter behov. Samhandling med NLSH egen IAkoordinator. Ansvarlig ved Hemis as Arnfinn Gundersen Status per 15.10.13 Pågår, OK 2
Kontakt med og oppfølging av enkeltpersoner/saker, herunder møter, telefonkonsultasjon, rådgivning, arbeidsplassbesøk, kontakt med nærmeste leder, eval. av tiltak m.m. NLSH evaluerer løpende sin arbeidsmetodikk ift attføringsarbeidet. Hemis kan således bli involvert i attføringsarbeidet også i andre former enn det som er presentert ovenfor. HA-8 Bistand ifm krisehåndtering, debriefing og lederstøtte ved alvorlige hendelser. Bistå NLSH med krisehåndtering, debriefing for personell som utsettes for alvorlige hendelser eller sterke psykiske påkjenninger og lederstøtte i forbindelse med dette. Bistand ytes etter behov, ut fra så vel kapasitetsmessige som kompetansemessige vurderinger. Løpende Arnfinn Gundersen Bistand utført løpende etter behov. HA-9 AKAN-bistand Bistå NLSH med nødvendig oppfølging av ansatte med rus- og avhengighetsproblemer. Løpende Arnfinn Gundersen Etter behov I denne tjenesten vil følgende aktiviteter kunne inngå: Deltakelse i aktuelle møter vedr AKAN ved NLSH. Ved behov gjennomføre forelesning om forebyggende AKAN-arbeid i AMU og evt. andre fora. Råd & veiledning, telefonkonsultasjoner med ledere, AKAN-kontakter, kollegaer mm. Oppfølging av eventuelle enkeltpersoner som har rusmiddelproblemer. Evt. henvisning til andre institusjoner. 3
HA-10 Tuberkulosekontroll Gjennomføre tuberkulosekontroll og oppfølging av ansatte i risikogrupper. Tjenesten vil omfatte: Prøvetaking (mantoux). BCG-vaksinering. Viderehenvisn. til røntgen thorax/lungespes. Utarbeidelse av nødvendig dokumentasjon. Løpende Gerd Furfjord (tjenesten utføres av Vaksineklinikken ved Berit Evjenth) Etter behov. Gjennomføring: Planlagt taking og avlesning av prøver, samt evt. setting av BCG gjennomføres hos Vaksineklinikken. Prøvetaking gjøres på avtalte tidspunkt. Avlesning og evt. vaksinering foretas etter gjeldende retningslinjer. Henvisninger etter behov. Annen bistand etter behov. HA-11 Oppfølging av stikkskader. Bistå NLSH med oppfølging av stikkskader iht. etablert system. Registrering og dokumentasjon av alle mottatte skademeldinger i pasientjournal. Sluttsvar / legeerklæring etter avsluttet oppfølging sendes til den ansatte med kopi til personalkontoret og Enhet for smittevern. Løpende Gerd Furfjord (tjenesten utføres av Vaksineklinikken) Pågår, OK. Etter behov og avtale, settes også vaksine (posteksponeringsprofylakse) ifm. stikkskadeoppfølgingen. Statistikk/rapport sendes til NLSH etter nærmere avtale. 4
HA-12 Oppfølging av MRSA. Bistå NLSH med gjennomføring av MRSAscreening/testing av personell som iht. helseog sosialdirektoratets forskrift er i risikogruppen. Tjenesten vil omfatte: Prøvetaking. Oppfølging av prøveresultater. Evt. sanering ved positive prøver. Videre tiltak/henvisninger. Løpende Gerd Furfjord (tjenesten utføres av Vaksineklinikken ved Berit Evjenth) Etter behov. Det er utarbeidet egne kvalitetssikringsrutiner for denne tjenesten i samsvar med forskrifter og retningslinjer. HA-13 Vaksinasjon Gjennomføre vaksinering av NLSH s personell i følgende grupper: - Personell med pasientkontakt - Laboratoreiepersonell - Renholdere - Andre etter avtale Løpende Gerd Furfjord (tjenesten utføres av Vaksineklinikken ved Berit Evjenth) Pågår, OK. Rutiner m.m. avklares og samordnes nærmere med NLSH v/smittervernenheten. HA-14 Måling av gasser Gjennomføre måling av gasser på avtalte enheter i NLSH, herunder: - Anestesi. - Operasjon - Intensiv, overvåkning og oppvåkn. - Kvinne/barn-klinikken (fødestuer) - Målepunkter innenfor de ulike områdene, samt andre avklaringer vedrørende målefrekvens og omfang gjøres løpende både ut fra status, måleresultater, andre funn m.m. Løpende Rebecca Thuv- Jenssen Pågår, OK. 5
Målingene utføres i utgangspunktet med en frekvens på ca. hvert andre år, dersom det ikke foreligger særskilte grunner til annen frekvens HA-15 Analyse av årsakssammenhenger sykefravær Bistå klinikkene ved NLSH med gjennomføring av analyse av årsakssammenhenger knyttet til sykefravær. Analysene skal danne grunnlag for og gi NLSH ytterligere informasjon om hvilke tiltak som gir de mest målbare resultatene ift sykefraværsarbeidet, samt legge grunnlag for en bedre målretting av de tiltak NLSH skal anvende i sykefraværsoppfølgingen. Løpende Trond L. Ikke igangsatt. Formen på bistand, utvelgelse og avklaring av omfang gjøres i samråd med den enkelte klinikksjef og personalsjefen ved NLSH. Etter behov, kan det utarbeides nærmere beskrivelser eller prosjektplaner med innhold, milepeler og rammer for prosjektet. HA-16 Omstillingsbistand Bistå sykehuset i pågående omstillingsprosesser og være en samtalepartner og rådgiver overfor lederne i klinikker under omstilling. Løpende Trond L. Etter behov. Herunder kan arbeidet bestå i: Være rådgiver for ledere i håndteringen av omstillingsprosesser og ivaretakelse av personell som blir/kan bli berørt av omstillingen. 6
Være samtalepartner og rådgiver overfor personell som trenger oppfølging og bistand i omstillingsprosessen. Avholde møte med ledere som omfattes av omstillingen og orientere om hvilken bistand Hemis kan yte i dette arbeidet. HA-17 Annen bistand Annen bistand i enkeltsaker som ikke inngår i de forutgående HA, herunder for eksempel: Bistand til ikke planlagte saker/hendelser som oppstår Bistand i oppfølgingen av tiltak som fremkommer som resultat av andre HA. Arbeidsplassbesøk/-kartlegginger Oppfølging/uformelle samtaler med ansatte der dette anses nødvendig. Konfliktbistand. Debriefingssamtaler med personell som har vært utsatt for alvorlige hendelser eller sterke psykiske påkjenninger. Annen bistand etter avtale. Det er etablert retningslinjer/praksis for hvem som kan bestille denne tjenesten hos Hemis og for hvilke typer problemstillinger som kan involvere Hemis. Løpende Etter behov Pågår, mange enkeltsaker. HA-18 Register ifm biologiske eksponeringer Bistå NLSH med opprettelse, drift og vedlikehold av register over personell som har vært eksponert for biologiske faktorer i smitterisikogruppe 3 og 4, jfr. bestemmelsene i forskrift om biologiske faktorer, 18. Løpende Gerd Furfjord Pågår, har tatt tid å komme i gang. 7
HA-19 Kurs i forflytnings- og arbeidsteknikk HA-20 Bistand ifm byggeprosess. NLSH skaffer oversikt over personell i smitterisikogruppe 3 og 4, samt type eksponeringer og leverer dette til Hemis. Gjennomføre kurs i forflytnings- og arbeidsteknikk for personell som har tunge fysiske belastninger i sitt arbeid, f.eks. pleiepersonell, portører og andre. Anslått varighet ca. 3 timer per gruppe på opp til ca 10 deltakere. Med basis i problemstillinger som kommer frem under kursene, kan også etterfølgende rådgivning og oppfølging utføres etter nærmere avtale. I tillegg til bistand som fremgår av punkt HA-15, bistå NLSH med oppfølging av helse-, miljø- og sikkerhetsutfordringer som følge av den pågående byggeprosessen, herunder blant annet: - Eksponeringer som kan gi økt helserisiko for personell (støy, støv, vibrasjoner m.m.) - Økte fysiske belastninger og tyngre arbeid som følge av midlertidige løsninger. - Økte psykososiale belastninger og stress som følge av byggearbeider. - Målinger og kartlegginger for å dokumentere nivåer på støy, støv og andre forurensninger i arbeidsatmosfæren. - Vurderinger knyttet til sikkerhet på områder hvor det foregår kombinert ombygging og drift. Løpende Erna Wangsvik Planlegging og igangsetting pågår. Løpende Gerd Furfjord Pågår. 8
HA-21 Arbeidshelsesamtale Nattarbeidere Gjennomføring av arbeidshelsesamtale med personer som arbeider vesentlige deler av sin stilling på natt, ved alle avdelinger i foretaket. 30.03.2013 Rebecca Thuv- Jensen (HMSrådgiver) Utført. HA-22 Ergonomiopplæring Nordlandssykehuset oversender liste over personer som omfattes av dette innen de enkelte avdelinger. Samtalen gjennomføres med HMS-rådgiver, og det gjøres evt. henvisning til lege, fysioterapeut m.m. ved behov. Det utarbeides egen rapport etter gjennomførte samtaler som sendes oppdragsgiver. Gjennomføre generell ergonomiopplæring for ansatte i NLSH. Opplæringen skjer i åpne grupper med forelesninger av ca 2 timers varighet. Det settes opp et avtalt antall grupper på avtalte datoer ila 2013. Praktiske forhold, sted m.m. avklares nærmere. Det kan gjøres bruk av underleverandører på enhetene i Lofoten og Vesterålen. Løpende Erna Wangsvik Delvis igangsatt. HA-23 Grunnkurs HMS for ledere og verneombud. Gjennomføre Grunnkurs i HMS for ledere og verneombud ved NLSH. Det gjennomføres 1 stk kurs over 5 dager for anslagsvis 25 30 (maks) deltakere. 30.04.2013 Trond L. Utsatt til november -13. Praktiske forhold, kurslokale m.m. drøftes og avklares i samarbeid med oppdragsgiver. 9
Tiltak på klinikk-, avdeling- eller enhetsnivå: HA-24 Senter for drift og eiendom. Personellet ved Senter for drift og eiendom i Bodø, Lofoten og Vesterålen håndteres som egne bedrifter med egen serviceavtale av typen Grunnpakke. Til serviceavtalen utarbeides separate handlingsplaner som er tilpasset ønsker og behov på teknisk avdeling. Separat handlingsplan utarbeides. Gerd Furfjord (HMS-rådgiver) Følges opp. Det bør foretas særskilt oppfølging av personell som arbeider med vann og avløp, samt evt. asbesteksponert personell iht gjeldende forskrifter. Det utarbeides separat handlingsplan for personellet i Senter for drift og eiendom. HA-25 Renholdere Det er etablert en egen serviceavtale av typen Grunnpakke for renholdsavdelingen ved NLSH. Det utarbeides separate handlingsplaner for personellet i renholdsavdelingen. NLSH besørger ansatteoversikt for personellet, anslagsvis 25 personer. Løpende Gerd Furfjord Følges opp. HA-26 HR-/HMS-dag i Lofoten og Vesterålen Bistå NLSH i gjennomføringen av HR-/HMSdag, anslagsvis 1 gang per halvår. Program, tema for dagene, arbeidsfordeling m.m. avtales nærmere. Løpende Trond Ikke igangsatt. HA-27 Risiko ifm. blanding av cytostatika ved NLSH. Bistå med kartlegging av hvor det foretas blanding av cytostatika i NLSH, samt vurdere risikoforholdene knyttet til utførelsen av dette arbeidet. Vurdere og foreslå tiltak for å håndtere risiko. 30.04.2013 Gerd Furfjord I tidlig startfase. 10
HA-28 Risiko ifm. bruk av formalin ved NLSH. Bistå med kartlegging av hvor det brukes formalin i NLSH i, samt vurdere risikoforholdene knyttet til utførelsen av dette arbeidet. Vurdere og foreslå tiltak for å håndtere risiko. 30.04.2013 Gerd Furfjord I tidlig startfase. HA-29 Kartlegging av risiko og arbeidsforhold i Portørtjenesten Gjennomføre kartlegging av arbeidsforhold, arbeidsmiljø og risiko ved Portørtjenesten i avd. Sentrum. Arbeidsmetode m.m. drøftes nærmere med oppdragsgiver. 30.05.2013 Trond L. Pågår. Andre prosjekter: - Arbeidsmiljøkartlegging DPS Andenes Kartlegging av arbeidsmiljøforhold ved DPS Andenes Personalsamling. Lederrådgivning. Jan. 13 Trond L. Utført - Arbeidsmiljøkartlegging DPS Stokmarknes, allm.psyk Kartlegging av arbeidsmiljøforhold ved allm.psyk. avd, DPS Stokmarknes. Personalsamling. Lederrådgivning. Mars 13 Trond L. Utført - Arbeidsmiljøkartlegging PHRklinikk, D-post Kartlegging av arbeidsmiljøforhold ved D- posten. Mars 13 Asbjørn Førde Utført. - Bistand ifm. pålegg A.tils inneklima/h3 Div. bistand ifm. lukking av pålegg etter tilsyn fra Arbeidstilsynet. Trond L. Pågår. 11
- Bistand ifm. pålegg A.tils Ambulansetjen. Div. bistand ifm. lukking av pålegg etter tilsyn fra Arbeidstilsynet Trond L. / Gerd Furfjord Pågår - Arbeidsmiljøkartlegging Kirort pol.klin Kartlegging av arbeidsmiljøforhold ved kirurgisk-ortopedisk poliklinikk April -13 Asbjørn Førde / Gerd Furfjord Utført - Legekontroller personell H3. Tilbud om legetimer til personell ved H3 som opplevde behov for helsekontroll. Juni 13 Bernt Markussen Utført Øvrige avdelinger/enheter: For andre/øvrige avdelinger/enheter er det p.t. ikke definert separate aktiviteter/tiltak ut over de foretaksovergripende tiltakene. Evt. nye tiltak kan avtales og legges til denne handlingsplanen etter hvert som behovene oppstår. Bruk av underleverandører: Hemis as har inngått samarbeidsavtaler med underleverandører i Lofoten og Vesterålen. Disse er hhv. Vest Lofoten HMS BA på Leknes og HMS Senteret i Vesterålen AS på Sortland. Hemis as vil tilstrebe å bruke underleverandørene til oppdrag som er av en slik art at dette er gjennomførbart. Alle bestillinger av oppdrag fra avdelingene skal rettes til Hemis as, uavhengig av om selve leveransen blir utført av Hemis direkte eller av underleverandører. Dette av hensyn til etablerte rutiner mellom Hemis og NLSH. 12