Forord ved Politimesteren: Retningslinjen er sentral, og gjelder for alle medarbeidere i organisasjonen. Formålet med retningslinjer ved graviditet foreldrepermisjon ved Oslo politidistrikt er å sikre en mest mulig lik og rettferdig praksis i organisasjonen, samt tydeliggjøre ulike ansvarsforhold før og under foreldrepermisjonen. For Oslo politidistrikt er det viktig å være helhetsorienterte, lojale, positive og modige. Det er et sentralt mål å ivareta, og beholde den kompetanse, kunnskap, og mangfold som eksisterer i organisasjonen. Gode prosesser rundt oppfølging av gravide medarbeidere, og medarbeidere i foreldrepermisjon vil kunne bidra til å sikre dette. Det er også et mål å forebygge sykefravær ved tilrettelegging av arbeidsoppgaver under graviditet. Det er viktig at medarbeidere føler seg ivaretatt og inkludert av arbeidsgiver både før, under og etter foreldrepermisjonen. Oslo politidistrikt ønsker å tilrettelegge for at permisjonstiden avvikles på beste mulig måte for begge parter. 2
Innholdsfortegnelse Innholdsfortegnelse... 3 1. Informasjon til leder og medarbeider... 4 1.1 Risikovurdering... 4 1.3 Oppfølging og tilrettelegging før foreldrepermisjon... 5 2. Forelderpenger ved fødsel og adopsjon... 6 2.1 Søknadsprosessen... 6 2.2 Gradert uttak av foreldrepermisjon... 7 2.3 Ulønnet permisjon... 8 2.4 Operative godkjenninger i permisjonstiden... 8 Aktuelle lov- og regelverk:... 9 3
1. Informasjon til leder og medarbeider Oslo politidistrikt ønsker å legge til rette for å beholde kompetanse i organisasjonen, og å sikre tilrettelegging som gjør det mulig for gravide medarbeidere å være i arbeid frem til permisjonsstart. Det er viktig at nærmeste leder har god kommunikasjon med medarbeider som er gravid, og er fleksibel og lydhør i forhold til den enkeltes behov i denne perioden. I en tid hvor medarbeider har behov for tilrettelagte arbeidsoppgaver, kan det være en god mulighet til for eksempel å gjennomføre noen av kompetansehevingstiltakene leder og medarbeider har blitt enige om i medarbeidersamtalen. Særlig for medarbeidere i politioperative stillinger, hvor det anbefales at den gravide utfører andre typer oppgaver senest fra 12. svangerskapsuke, kan det være en mulighet å hospitere, gjennomføre kurs, planmessig tjeneste eller lignende. Medarbeider kan ikke kreve dette som tilretteleggingstiltak, men arbeidsgiver bør legge til rette for dette i de tilfeller hvor dette er mulig. Det er viktig å understreke at medarbeider som er gravid, eller er i foreldrepermisjon skal ha informasjon om ledige stillinger (jf. Personalreglementet 4), sosiale tilstelninger, seminarer, etc. For mange medarbeidere som er i foreldrepermisjon er det viktig å kjenne seg inkludert selv om man ikke er tilstede i det daglige, og ikke føle at man blir glemt av arbeidsgiver. 1.1 Risikovurdering Arbeidsgiver plikter å risikovurdere arbeidsmiljøet i forbindelse med medarbeiders graviditet, og iverksette nødvendige tiltak for å forebygge helseskade for fosteret og den gravide (jf. veiledning fra Arbeidstilsynet, best.nr.587: Arbeidstakere som er gravide, nylig har født eller ammer risikovurdering og iverksetting av tiltak, aml 4-1 og 4-2). Forhold som blant annet skal risikovurderes er nattarbeid/skiftarbeid, kveldsarbeid, belastende arbeidsstillinger, reiser, yrkesrelatert stress, manglende pause- og hvilemuligheter, støy, støt, vibrasjoner, biologiske faktorer etc. Dersom en gravid medarbeider er i operativ tjeneste, eller utfører annet arbeid som er risikofylt for fosteret, anbefaler bedriftsoverlegen at den gravide fratrer denne type arbeidsoppgaver så tidlig som mulig- og senest innen 12.svangerskapsuke. Arbeidsgiver har det overordnede ansvaret for risikovurderingen i samråd med medarbeider. Det er viktig at den gravide medarbeideren selv får avgjøre hva som oppleves som risikofylt, og at leder ikke forsøker å presse vedkommende til å utføre oppgaver som kan utgjøre risiko for fosteret eller den gravide selv. Når arbeidsgiver tilbyr tilrettelegging eller omplassering i henhold til de tiltak medarbeider og leder har blitt enige om, plikter den gravide medarbeideren å akseptere dette. Dersom det ikke på noen måte er mulig å tilrettelegge arbeidsoppgavene uten risiko for fosteret og den gravide, har medarbeider rett til svangerskapspenger. I de aller fleste tilfeller vil det ved Opd være mulig å tilrettelegge arbeidet slik at gravide medarbeidere kan være i arbeid. Se www.nav.no for mer informasjon. Medarbeider som på grunn av tilrettelegging i forbindelse med risiko under graviditet bytter avsnitt/enhet midlertidig, skal beholde lønn og eventuelle tillegg fra sin ordinære stilling (Jf. note 2 til HTA 19). Tilrettelegging av tjeneste skal gjøres innenfor rammen av ukentlig 4
arbeidstid (37,5 t) (se brukerhåndbok og instruks for TTA- for teknisk omlagt liste for gravide). Bedrifthelsetjenesten skal bidra til å skape trygghet for den gravide, samt bistå leder med risikovurdering og forslag til forebyggende tiltak som begrenser sykefravær under graviditeten. I tillegg kan bedriftshelsetjenesten bidra med informasjon om den gravides og arbeidsgivers rettigheter og plikter i henhold til arbeidsmiljøloven, gjeldende forskrifter og trygderettigheter (sykepenger/svangerskapspenger, tilretteleggingstilskudd med mer). 1.3 Oppfølging og tilrettelegging før foreldrepermisjon Det anbefales at det gjennomføres tre tilretteleggingssamtaler for gravide medarbeidere; den første tilretteleggingssamtalen bør gjennomføres så tidlig som mulig i svangerskapet. Hensikten med samtalen er å avdekke behov for tilrettelegging av arbeidsoppgaver i forbindelse med graviditeten. Samtalen må tilpasses til stillingen den gravide medarbeideren innehar. Det er mulig å ta med en representant for Bedriftshelsetjenesten og eventuelt tillitsvalgte til samtalene dersom det er ønskelig. Medarbeider som er gravid må selv vurdere når hun ønsker å informere sin nærmeste leder om graviditeten. Det kan være en fordel at den første tilretteleggingssamtalen finner sted så tidlig som mulig i svangerskapet, for å kunne planlegge den videre tjenesten så godt som mulig. Medarbeider som er gravid skal vurdere om det er behov for å tilrettelegge arbeidet under svangerskapet, dette gjelder i særlig stor grad for politioperative stillinger - se pkt 1.1 Risikovurdering. Leder skal kartlegge den gravide medarbeiderens eventuelle behov for tilrettelegging av arbeidsoppgaver, og utarbeide en oppfølgingsplan (referat fra første tilretteleggingssamtale). Oppfølgingsplanen skal signeres og gis til medarbeider. Etter den første tilretteleggingssamtalen har medarbeider og nærmeste leder et gjensidig ansvar for at det man har kommet frem til blir fulgt opp. Det vil være naturlig med oppfølgingssamtaler underveis. Den gravide må melde fra om sine behov, og leder skal vise interesse. Andre tilretteleggingssamtale bør gjennomføres i løpet av 20-25 svangerskapsuke. Hensikten er å sikre at oppfølgingsplan og tilretteleggingstiltak fungerer etter intensjonen. Det er viktig å ha en åpen og jevn dialog gjennom hele perioden, også utenom de anbefalte tilretteleggingssamtalene. Medarbeider og nærmeste leder er begge ansvarlige for å kommunisere eventuelle endringer og behov underveis i graviditeten. Tredje tilretteleggingssamtale gjennomføres mot slutten av foreldrepermisjonen. 5
1.4 Ammefri Arbeidstager som ammer sitt barn har rett til ammefri i inntil to timer per dag i full stilling (jf. HTA 19). For arbeidstaker som jobber mellom 2/3 og full stilling, har vedkommende rett til inntil en time ammefri med lønn per dag. Retten til lønnet ammefri utløper når barnet fyller to år. Medarbeider må søke om ammefri til tjenestestedet. Attest fra helsestasjon/lege om at vedkommende ammer legges ved søknaden. Medarbeider og nærmeste leder avtaler når/på hvilken måte ammefri skal tas ut. 2. Forelderpenger ved fødsel og adopsjon Arbeidstaker har krav på å beholde lønn fra sin ordinære stilling under foreldrepermisjon, dette gjelder også eventuelle tillegg/turnustillegg. Dette gjelder også ved overgang til annet arbeid i etaten grunnet tilretteleggingstiltak under svangerskapet (jf. Statens personalhåndbok 2014, punkt 7.3.11, HTA 11jf. note 2 til HTA 19). Oslo politidistrikt forskutterer full lønn under foreldrepermisjon, forholdsmessig etter avtalt dekningsgrad på 80 % eller 100 %. Arbeidsgiver får refundert lønnsutgifter inntil 6G fra NAV under foreldrepermisjon. Medarbeider som er gravid har som hovedregel krav på permisjon tre uker før termindato. Antall uker til henholdsvis mødre- fedrekvote, og fellesperiode varierer, se www.nav.no for nærmere informasjon. Ved adopsjon gjelder samme regler, men tre uker permisjon før termin til mor bortfaller. I forbindelse med fødsel og omsorgsovertagelse ved adopsjon, har far/den forelder som ikke tar ut foreldrepermisjon, krav på 10 dager permisjon med lønn ved Opd. Dagene skal avklares direkte med arbeidsgiver, og ikke søkes om til NAV. Disse 10 dagene kommer i tilegg til fedrekvoten. 2.1 Søknadsprosessen Hva gjør medarbeider selv? Medarbeider som skal søke foreldrepermisjon må fylle ut og sende søknad med bekreftelse på termindato til NAV. Ved omsorgsovertagelse ved adopsjon skal bekreftelse på dato for omsorgsovertagelse legges ved søknaden. Arbeidsgiver skal ha kopi av innsendte søknadspapirer. Når vedtak fra NAV foreligger, skal medarbeider sende kopi av dette til tjenestestedet. Se www.nav.no for søknadsskjema og anbefalte tidsfrister. Ved søknad om fedrekvote skal kopi av mors vedtak legges ved søknaden. 6
Ved eventuelle endringer/utsettelser skal det søkes til NAV. Både kopi av søknad om endring, og vedtak sendes til tjenestestedet. Hva gjør tjenestestedet? Når søknad om foreldrepermisjon er mottatt skal det opprettes sak i DocuLive. Søknaden skal skannes og legges som dokument i saken. Tjenestestedet sender kopi av søknaden, eller en midlertidig underretning, til HR-avdelingen. Maler for underretning ligger i POP. Ved søknad om uttak av fedrekvote skal ikke kopi av søknaden sendes til HR-avdelingen, kun underretning med all relevant informasjon. Når vedtaket fra NAV foreligger, skal dette skannes og legges ved saken i DocuLive. Tjenestestedet sender ny underretning til HR-avdelingen som inneholder opplysninger om permisjonstidens lengde, dekningsgrad, avtalt ferie og dato for gjeninntreden. Ved utsettelse/endringer av permisjonen, skal det sendes ny underretning med alle relevante opplysninger til HR-avdelingen. Tjenestestedet sørger for at TTA er oppdatert med riktige opplysninger. Kopi av alle forespørsler tjenestestedet mottar fra NAV skal oversendes HRavdelingen. Hva gjør HR-avdelingen? HR-avdelingen oppdaterer relevante opplysninger i lønns- og personalsystemer på bakgrunn av mottatte underretning, og sender inntektsopplysninger og refusjonskrav til NAV. 2.2 Gradert uttak av foreldrepermisjon Gradert/fleksibelt uttak av forelderpermisjon, gir foreldre mulighet til å fordele permisjonstiden over en lengre periode ved å kombinere arbeid og uttak av permisjonsdager. Arbeidsgiver skal legge til rette for at arbeidstaker kan velge gradert uttak av foreldrepermisjon, med mindre det fører til vesentlige ulemper for virksomheten (jf. Arbeidstilsynet). Ved Oslo politidistrikt er det praksis, og ønskelig at det avtales en fastsatt stillingsprosent for å sikre forutsigbarhet for både medarbeider og arbeidsgiver. Det er ikke ønskelig praksis ved distriktet at det plukkes ut enkelte vaktsett. Uttak av gradert foreldrepermisjon avtales med tjenestestedet. Det er viktig at medarbeider og leder har en åpen dialog, slik at gradert foreldrepermisjon kan gjennomføres på beste mulig måte for begge parter. Det skal inngås skriftlig avtale som inneholder opplysninger om periode for uttak av gradert permisjon, grad av uttak, hvordan uttaket skal fordeles (kortere daglig arbeidstid, færre arbeidsdager per uke osv.) Kontakt NAV for mer informasjon om gradert uttak av foreldrepermisjon. NAV har utarbeidet standard avtaleskjema. Ved ønske om gradert uttak av foreldrepermisjon skal både vanlig søknadsskjema om foreldrepenger, og skjema for Utsettelse eller gradert uttak av foreldrepenger fylles ut. 7
Søknadsskjema må underskrives av arbeidsgiver og sendes til NAV. Tjenestestedet skal ha kopi av søknaden. Saksgangen er på samme måte som for ordinært uttak av foreldrepermisjon, se pkt 2.1. 2.3 Ulønnet permisjon Arbeidstaker som har omsorg for barn, har rett til inntil 3 år ulønnet permisjon frem til barnet har fylt 12 år (jf. Statens personalhåndbok, 7.3.20 HTA 20). Medarbeider skal søke skriftlig om ulønnet permisjon til tjenestestedet. Leder sender underretning til HR-avdelingen som oppdaterer lønns- og personalsystemer. 2.4 Operative godkjenninger i permisjonstiden Det er gitt mulighet for medarbeidere i lønnet foreldrepermisjon, å kunne delta i operativ trening for å opprettholde relevante godkjenninger. Dette gjelder for inntil 10 dager. Treningen er frivillig, og ment som et tilbud til medarbeidere som føler behov for kontinuitet under permisjonen. Treningsdagene som medarbeider ønsker å delta på avklares med nærmeste leder, og dagene erstattes med fri tilsvarende treningsdagenes lengde. Når opplæringen er gjennomført og leder har attestert korrigering av fritidsregnskapet, legges timene inn i fritidsregnskapet i TTA som enkelttimer. Ansatte er forsikret av Oslo Politidistrikt under organisert trening forutsatt at medarbeider ikke er i ulønnet permisjon utover 3 måneder. 3. Oppfølging mot slutten av permisjonstiden Tredje tilretteleggingssamtale gjennomføres mot slutten av permisjonstiden for både mor og far. Denne samtalen er viktig for å avklare medarbeiders eventuelle behov i forbindelse med å komme tilbake i arbeid. Det bør avklares om det er behov for opplæring, godkjenninger som må gjennomføres for politioperative, eventuelle behov for tilrettelagt arbeidstid, og andre praktiske avklaringer. Det bør også avklares om mor eventuelt har behov for ammefri. Det forventes at nærmeste leder undersøker om medarbeider har behov for ekstra trening, veiledning eller oppfriskning av kunnskap. Dette med tanke på egen sikkerhet, så vel som for kollegaer og publikum. Dersom det er lang tid til felles årlig skytetrening/taktikktrening, bør nærmeste leder undersøke mulighetene for eventuelt å gjennomføre en tidligere felles samling for medarbeidere som har vært borte. Det er viktig å sikre god personalbehandling og oppfølging av medarbeidere også under permisjonstiden. Dette bidrar til Oslo politidistrikts mål om å beholde vår viktigste ressursvåre medarbeidere! 8
Lykke til! Aktuelle lov- og regelverk: Arbeidsmiljøloven Folketrygdloven Ferieloven Hovedtariffavtalen Arbeidsplassforskriften 3-3 Forskrift om utførelse av arbeid 7 Forskrift organisering, ledelse og medvirkning Personalreglement for politidistriktene, politiets særorganer (eksl. Den sentrale enhet for politiets sikkerhetstjeneste) og grensekommisariet Kompetansebasert lønnsystem for politibetjenter ved Oslo Politidistrikt (M:\0 FellesOPD\HR-avdelingen\Personal\Kompetansebasert lønnssystem for politibetjenter) Arbeidstidsbestemmelsene i politi- og lensmannsetaten (M:\0FellesOPD\ATB\ATB2013\atb 2013-endeligversjonpr17.1) TTA-instruks (M:\0 FellesOPD\ATB\ATB2013\TTA instruksen Opd) HMS-håndboken ved Oslo politidistrikt (M:\0 FellesOPD\HMS\HMS dokumentasjon\index Oslo politidistrikts HMS håndbok.htm) Leder- og medarbeiderplattform ved Oslo politidistrikt Statens personalhåndbok: www.sph.dep.no NAV: www.nav.no Arbeidstilsynet: www.arbeidstilsynet.no Staten arbeidsmiljøinstitutt: www.stami.no Idebanken: www.idebanken.org 9