Skihyttevegen Hytteeierforening Nordseter, 17. mars 2013 Økonomirutiner Innholdsfortegnelse 0. DEFINISJONER... 2 1. BAKGRUNN... 2 2. REGNSKAPSPLIKT... 3 3. ØKONOMISTRUKTUR... 3 4. REGNSKAPSSYSTEM... 6 5. RUTINER FOR REGNSKAPSFØRING OG FAKTURERING... 7 6. RAPPORTERING TIL STYRET... 7 7. PRESENTASJON FOR ÅRSMØTET... 8 7.1 ÅRSBERETNING... 8 7.2 ÅRSREGNSKAPET... 8 8. REVISJON... 9 9. DETALJERTE RUTINER FOR ØKONOMIANSVARLIG STYREMEDLEM... 10 10. VEILEDNING FRA PROFESJONELL REVISOR... 11 Versjoner av dette dokumentet; 1. 2012-11-10 Utkast til de økonomiansvarlige 2. 2012-11-17 Til elektronisk styremøte 17-30/11, 2012 3. 2012-11-21 Til elektronisk styremøte 17-30/11, 2012 4. 2012-11-25 Til elektronisk styremøte 17-30/11, 2012 5. 2012-12-15 Til elektronisk styremøte 17/11 22/12, 2012 6. 2012-12-23 Vedtatt av styremøte 6/2012-13 som utkast til fremlegg for Årsmøte 2013 7. 2013-03-17 Vedtatt av styremøte 8/2012-13 som fremlegg for Årsmøte 2013. Styret 2012-13 NO 992 021 411 c/o Jørgen Galtestad, Postboks 140, 2832 Biri Tlf: 901 19 299 Jørgen Galtestad (leder) 901 19 299 Tom Jevnesveen 917 87 321 Tove Røysted Aker 917 17 424 Stein Erik Haavi 957 36 593 Varamedlem: Alf Øivind Tveter 907 94 130 Tiltredende vdr vegbom: Andras Lie 470 31 678 2013-03-17 Skihyttevegen Hytteeierforening - Økonomirutiner v7 Olav Sørby 906 71 082
0. DEFINISJONER Dette er økonomirutiner for Skihyttevegen Hytteeierforening, registrert i Foretaksregisteret (og pt Frivillighetsregisteret) med organisasjonsnummer 992 021 411, med næringskode 94.991; Aktiviteter i andre interesseorganisasjoner ikke nevnt annet sted og med institusjonell sektorkode; 7000 Ideelle organisasjoner. Foreningens vedtekter definerer foreningens geografiske område. Lillehammer kommune har nylig gjort Skihyttevegen «offisiell» og tildelt eiendommene nummererte adresser. Med denne nye definisjonen av Skihyttevegen kan en på enkleste måten definere foreningens nedslagsfelt: De eiendommene som har Skihyttevegen som adresse 1. De som har Skihyttevegen som adresse har veirett i Skihyttevegen og de har derfor også plikt til å bidra til vegens drift og vedlikehold. Denne plikten inkluderer blant annet å betale «årskontingent» og delta under dugnaden. Flere av eiendommene langs Skihyttevegen har i tillegg kjøpt veirett gjennom Høgfjellia dette forholdet endrer ikke rettigheter og plikter i Skihyttevegen. De som har kjøpt tomt av eierne av Nordseter Panorama AS har forpliktet seg til å være medlemmer av foreningen mens det er frivillig for andre langs Skihyttevegen. Dette dokumentet «Økonomirutiner» er utarbeidet for å sikre en åpen og forsvarlig økonomisk forvaltning av foreningen. Dokumentet er en rettesnor for hvordan medlemmene ønsker at styret skal ivareta økonomifunksjonen i foreningen. Styret skal bære ansvaret for økonomisk forvaltning av foreningen». Forkortelser; VA = Vann og Avløp VARR = Vann og Avløp Reparasjon og Reinvesteringer Dokumentet er utarbeidet av sittende styre i november 2012 og legges frem for vedtak i foreningens Årsmøte den 1. juni 2013. 1. BAKGRUNN Det var såpass mange uklarheter og ubesvarte spørsmål ved foreningens økonomi og økonomirutiner, som smittet over på foreningens budsjett- og regnskapsoppsett, at styret i oktober 2012 valgte å innhente profesjonell bistand. Svaret fra statsautorisert revisor i BDO, Tom Erik Lehne, forelå den 2. november 2012 og er inkludert nederst i dette dokumentet. 1 http://www.lillehammer.kommune.no/kart.181699.no.html Side 2 av 13
BDO-revisorens føringer er lagt til grunn for dette forslaget til økonomirutiner for Skihyttevegen Hytteeierforening som legges frem for vedtak under ordinært Årsmøte i 2013. 2. REGNSKAPSPLIKT Foreningen er ikke regnskapspliktig etter regnskapslovens 1-2 da den verken er næringsdrivende, har eiendeler med verdi over kroner 20 millioner eller har 20 ansatte. Styret har likevel ansvar for en tilfredsstillende økonomisk forvaltning av foreningen. Foreningens vedtekter sier om budsjetter, regnskap og årsberetning; 9 Styrets oppgaver: Følgende oppgaver tilligger styret: a) b) c) Innkreve; Årskontingent Skihyttevegen (drift og vedlikehold) 2 Årskontingent felles infrastruktur Nordseter (drift og vedlikehold) Brøyteavgift VA-avgift (drift og vedlikehold av Vann- og Avløpsanlegget) Midler til VARR-fondet (Vann- og Avløpsfond for større Reparasjoner og Reinvesteringer) d) Føre regnskap og lage årsberetning over foreningens drift e) f) g) 10 Årsmøte: Ordinært årsmøte skal behandle følgende saker: a) Godkjenne årsregnskap og årsberetning. b) Godkjenne budsjett for påfølgende år. c) d) e) Fastsette Årskontigent Skihyttevegen (drift og vedlikehold) Årskontingent for felles infrastruktur på Nordseter (drift og vedlikehold) Brøteavgift VA-avgift (drift og vedlikehold av Vann- og Avløpsanlegget) Midler til VARR-fond) (Vann- og Avløpsfond for større Reparasjoner og Reinvesteringer) f) g) 3. ØKONOMISTRUKTUR 2 Blå skrift er inkludert som forslag til nye vedtekter. Side 3 av 13
Det er en ganske omfattende variasjon vedrørende medlemmenes deltakelse i det foreningen holder på med. Dette er forsøkt illustrert her: Skihyttevegen Hytteierforening Hvem som er med på hva Fremstilt som mengdediagram 24. november 2012 Alle som sokner til Skihyttevegen Alle nyter godt av annen infrastruktur på Nordseter Alle som har vinterveg ovenfor Skogsløypa og som har vegrett gjennom Høgfjellia Alle som er tilknyttet vann- og avløpssystemet Alle som har vinterveg nedenfor Skogsløypa Foreningens medlemmer V a n n A v l ø p Jørgen Galtestad Alle som sokner til Høgfjellia I tillegg finnes det et vannlag (Sørby Vannverk) og sikkert andre variasjoner blant medlemmene. Sørby Vannverk er ikke inkludert i foreningens økonomi 3. Det er i dag heller ikke brøytingen av Skihyttevegen nedenfor Skogsløypa den fiolette mengden i diagrammet ovenfor. Denne brøytingen organiseres og finansieres av dem som sokner til Skihyttevegen nedenfor Skogsløypa. Det er naturlig at foreningens styre også tar ansvar for denne brøytingen slik at foreningen inkluderer og administrerer fellesinteresser for alle medlemmer. Bruksverdien og ikke minst omsetningsverdien på hyttene våre påvirkes sterkt av standarden på infrastrukturen rundt oss på Nordseter. Her nevnes noen eksempler på slik «annen infrastruktur» (som ikke alt er på plass for alle punkter); a. Skiløyper (stamnett) b. Fotstier (stamnett) c. Sykkelstier (stamnett) d. Brygger e. Gapahuker og enklere rasteplasser langs løyper og stier, og ved brygger f. Heis med 2 nedløp for ski og aking, med størst appell til barna g. Lys- og rulleskiløype h. Møteplass for barn i «sentrum» i. Akebakke om vinteren ii. Lekeplass om sommeren i. Postkasser i «sentrum» j. Nødetater og Norges Røde Kors k. Snøscooterløyper (færrest mulig kun offentlig autorisert nærings- og nødetatkjøring) l. Offentlige veier (standard for motorisert ferdsel og for noen strekninger som skiløype om vinteren) m. Lavt luftrom (helikoptertrafikk). Nordseter Utvikling BA har i dag ansvaret for viktige deler av infrastrukturen på Nordseter som for eksempel skiløyper og stier. 3/4-deler av budsjettet på ca 400 000 kroner/år går til 3 Medlemmene i Sørby Vannverk har fått invitasjon til å bli med i Skihyttevegen VA-anlegg men har avstått. Side 4 av 13
skiløypepreparering. Nordseter Vel er av styret i Nordseter Utvikling gitt «territoriet» gamle Nordseter m/ Tronsmyra Skihyttevegen Kausvegen. Hytteeiere som sokner til de nevnte områder er forutsatt å være medlemmer av Nordseter Vel og det er forutsatt at avgift for skiløypepreparering etc blir innkrevd av Nordseter Vel og overført til Nordseter Utvikling. Foreninger etc utenfor det nevnte området krever også inn avgift til skiløypene fra egne medlemmer og overfører pengene til Nordseter Utvikling. I brev fra Nordseter Utvikling BA av 22. september 2012 (som alle medlemmer har fått tilsendt) er vi orientert om at «det er besluttet å øke bidraget fra hytteeiere/leiligheter pr år fra kr 250 til kr 400 inkludert mva». Som medlem i Nordseter Vel betaler en årskontingent, for tiden kr 350 pr år, hvorav kr 250 går til løypepreparering i regi av Nordseter Utvikling. I tillegg kjøpes (frivillig) løypeprepareringsoblater (normalt 3) for kr 50 pr stk pr medlem. Medlemmene i Nordseter Vel betaler altså kr (250 + 3 x 50 =) 400 kroner/år til skiløypepreparering + etc i Nordseter Utviklings regi. Det er naturlig at styret i Skihyttevegen Hytteierforening heretter, på linje med f.eks Høgfjellia, samler inn midlene til annen infrastruktur på Nordseter fra våre medlemmer og sender dem direkte til Nordseter Utvikling BA. Kostnadene for medlemskapet i Nordseter Vel blir da redusert til kr 100 4. Medlemmene i Skihyttevegen Hytteeierforening vil bidra med i størrelsesorden (100 medlemmer x 400 kr/medlem =) 40 000 kroner/år til skiløyper etc. Foreningen bør sikre seg; Service tilbake for disse pengene for eksempel god tilgang til stamløypenett. Innflytelse på Nordseter Utvikling BA gjennom eierskap 5. I dag er det Nordseter Fjellpark, Nordseter Fjellstue & Hytter, Fåberg Fjellstyre og Nordseter Vel som kontrollerer «alt» som er felles på Nordseter. Det er i dag 148 000 kroner 6 i egenkapital i Nordseter Utvikling BA i dag og medeierskap for ca 15 hytteierforeninger (som vil gi innsyn og innflytelse) blir et overkommelig økonomisk løft for hver av oss. <Her nevnes for ordens skyld at Lillehammer kommune betrakter foreningens VA-anlegg som transparent i den forstand at kommunen krever vanlige avgifter for vann- og avløp fra den enkelte kunde som om vedkommende var tilknyttet kommunalt anlegg direkte.> Det er nødvendig for foreningen å holde orden på økonomien for hver av de tre kategoriene illustrert med fargene lyseblå, grønn og gul i figuren over. Mengden «fiolett» i figuren over videreføres for enkelthets skyld som grønn i figuren under fordi de begge gjelder brøyting. 4 2012-nivå. 5 Dette blir fremmet som separat sak for Årsmøtet. 6 Kilde: http://www.purehelp.no. Side 5 av 13
Skihyttevegen Hytteierforening - Budsjett og regnskap 24. november 2012 23. februar 2013 Kat I Kat II Kat III Skihyttevegen (årskontingent) Annen infrastruktur Nordseter Brøyting (avgift) Vann og avløp (avgift) Bankkonto Drift Bankkonto VA-drift 1 Fellesmidler 2 Brøytefond 3 VA-driftsfond 1. Eies av alle som har adresse Skihyttevegen (som har veirett der). 2. Eies av alle som betaler for vinterveg ovenfor Skogsløypa og har veirett i Høgfjellia. Senere kan de som betaler for vinterveg nedenfor Skogsløypa komme til. 3. Eies av alle som betaler for vann og avløp (også i Høgfjellia). 4. Eies av alle i Skihyttevegen som betaler midler til fondet (individuell bokføring). Konsolidert driftsregnskap Konsolidert balanse 4 VARR-fond Bankkonto VARR VARR = Vann og Avløp Reparasjon og Reinvestering Jørgen Galtestad I tillegg til ovenstående gjennomføres det en dugnad på Skihyttevegen første lørdag i juni hvert år. Dugnaden organiseres av styret. De av medlemmene som ikke har anledning til å delta kan gjøre opp for seg med penger; kroner 200 7 for hver uteblivelse. Oppmøte er nødvendig for Skihyttevegens standard og image og er dessuten en sosial møteplass. «Avlat» med penger er en æressak å betale til felleskonto 1503 02 54713. 4. REGNSKAPSSYSTEM Det er ingen formalkrav til regnskapssystem. Like fullt skal regnskapssystemet som benyttes ta utgangspunkt i gjeldende regnskaps- og bokføringslov. Innenfor denne rammen skal regnskapet føres på enkleste måte, men likevel tilstrekkelig til at «styret kan bære ansvaret for økonomisk forvaltning av foreningen». Styret legger til grunn at oppgaven som økonomiansvarlig kan gå på omgang blant foreningens medlemmer som velges til styret. Derfor må det til enhver tid benyttes et system som vedkommende som tar rollen som økonomiansvarlig kjenner og kan bruke. Det sikreste og enkleste valget, som også lettest sikrer kontinuitet ved overføring av rollen fra én økonomiansvarlig til den neste, er å benytte Microsoft Excel regneark - det kan «alle». 7 Beløpet indeksreguleres etter konsumprisindeksen med 2012 som referanse. Side 6 av 13
5. RUTINER FOR REGNSKAPSFØRING OG FAKTURERING Budsjett og regnskapet følger kalenderåret. Årsoppgjøret for siste år legges frem for årsmøtet første lørdag i juni påfølgende år. Da legges også frem en oversikt over regnskapet for første tertial inneværende år. Regnskapet føres i kronologisk orden med henvisning til bilag og kontonummer. Ved regnskapsårets slutt skal regnskapet skrives ut på papir og legges i ikke-redigerbart filformat (pdf). Regnskapet og bilagene skal oppbevares i 10 år. De samles i én brevordner for hvert kalenderår. Foreningens fakturaer går stort sett til foreningens medlemmer til alle/mange samtidig. Fakturaene nummereres fortløpende og sendes ut med e-post. I e-brevet skal det angis; Hva kravet gjelder Beløp som skal betales Kontonummer; o Felles: 1503 02 54713 til; Årskontingenten Skihyttevegen, dugnadsfritak, etc Årskontingenten «annen infrastruktur på Nordseter» Brøyting o VA drift: 1503 29 77232 o VARR-fond: 1503 29 77267 Betalingsfrist (3 uker). Etter tre uker fra utsendelse av faktura sendes en påminnelse per e-post til dem som ikke har betalt. Man får to ukers frist etter denne purringen. Ved fortsatt manglende betaling etter forfall sendes et skriftlig varsel på papir om at inkasso og/eller sanksjoner vil bli satt i verk etter to uker ved fortsatt manglende betaling. Deretter vil følgende tiltak bli satt i gang for dem som fremdeles ikke har betalt; Levering av fordringen til inkassobyrå for inndrivelse. Kostnadene ved inndrivelsen belastes den dårlige betaler. Adgangen til å passere bommene i Skihyttevegen og i Høgfjellia trekkes tilbake. Her ilegges et gebyr på kroner 200 8 for å fjerne den dårlige betaler fra listen over dem som kan passere bommene, og eventuelt legge vedkommende inn igjen. 6. RAPPORTERING TIL STYRET Det er styrets leder som har det overordnede ansvar for rapportering av regnskapstall til styret. Det er ingen formalkrav til rapporteringssystem. Rapporten sammenstilles på enkleste måte, men likevel tilstrekkelig til at «styret kan bære ansvaret for økonomisk forvaltning av foreningen». 8 Beløpet indeksreguleres etter konsumprisindeksen med 2012 som referanse Side 7 av 13
Økonomiansvarlig styremedlem skal legge frem komplett akkumulert regnskap; Pr 30. april Pr 31. august Pr 31. desember (årsregnskap) Økonomiansvarlig styremedlem skal legge frem forslag til budsjett for påfølgende år innen 1. desember. 7. PRESENTASJON FOR ÅRSMØTET 7.1 ÅRSBERETNING Årsberetningen for foregående år skal avgis av styret til ordinært årsmøte første lørdag i juni. Beretningen skal inneholde 9 : Virksomhetens art og hvor den drives Et rettvisende bilde av utvikling, resultat og stilling, herunder årsregnskapet m/disposisjoner Fremtidig utvikling, herunder videre økonomi Fortsatt drift (redegjørelse for forutsetningen om fortsatt drift) Arbeidsmiljøet, Ytre miljø og Likestilling Årsberetningen skal signeres av styrets medlemmer. 7.2 ÅRSREGNSKAPET 9 Kilde: http://www.lokalrevisjon.no/index.php?objectid=107 Side 8 av 13
Til høyre er vist hvordan årsregnskapet vil bli satt opp (med regnskap 2011 og budsjett 2012 som eksempler). Det vil bli utarbeidet noter som forklarer utførlig hva som er gjort og lagt til grunn. Særlig vedrørende foreningens eiendeler, avskrivinger og fremtidige investeringer vil det bli ført nøyaktige notater. Regnskap 2011 Budsjett 2012 Resultatregnskap Inntekter Kat I Årskontingent fra alle brukere av/har adresse i Skihyttevegen) Note 1 23 900 27 600 Kat I Åpningsavgift for bruk av vegbom Note 2 111 300 - Kat I Årskontingent fra alle vdr kostnader for "annen infrastruktur på Nordseter" Note 3 - - Kat II Brøyteavgift fra alle som har vinterveg ovenfor Skogsløypa og veirett i Høgfjellia 65 250 63 000 Kat II Brøyteavgift fra alle som har vinterveg nedenfor Skogsløypa Note 4 - - Kat III Vann- og avløpsavgift (VA) fra alle som er kunder på VA-anlegget i Skihyttevegen 13 800 Kat III VA-avgift fra Høgfjellia 16 500 Kat III Innbetaling til VARR-fond fra kunder av VA-anlegget i Skihyttevegen Sum: 200 450 120 900 Kostnader Kat I Drift og vedlikehold av Skihyttevegen 12 750 12 000 Kat I Bidrag til Nordseter Utvikling/Fjellpark for "annen infrastruktur på Nordseter" Note 3 1 000 4 500 Kat I Drift og vedlikehold GSM-bommen Note 5 136 099 5 000 Kat I Andre felleskostnader Note 6 901 12 500 Kat I Tap på fordringer Kat II Brøyting for alle som har vinterveg ovenfor Skogsløypa og veirett i Høgfjellia 38 500 63 000 Kat II Brøyting for alle som har vinterveg nedenfor Skogsløypa - - Kat II Tap på fordringer Kat III Drift og vedlikehold av VA-anlegget i Skihyttevegen 27 500 Kat III Tap på fordringer Sum: 189 250 124 500 Driftsresultat: 11 200-3 600 Avskrivinger Kat I Avskriving GSM-bom (lineært over 10 år) 13 100 Kat III Avskriving VA-anlegget i Skihyttevegen Note 7-0 Sum avskrivinger 13 100 Finansinntekter Kat I+II Renteinntekter 164 200 Kat III RenteinntekterVA Driftskonto 200 Kat III Renteinntekter VARR Fondskonto Sum finansinntekter 164 400 Finanskostander Kat I+II Gebyrer 500 Kat III Gebyrer 500 Sum finanskostnader 0 1 000 Balanse ÅRSRESULTAT Note 8 11 364-17 300 EIENDELER Kat I GSM-bom Note 9 0 104 800 Kat III VA-anlegg Note 7-0 Kat I Utestående årskontingent 3 900 3 900 Kat I Utestående åpningsavgift for bruk av veibom Kat II Utestående brøyteavgift Kat III Utestående VA-avgift Kat III Utestående innbetaling VARR-fond Kat I+II Fellesmidler - DNB 1503 02 54713 Note 9 148 874 142 174 Kat III VA-driftskonto- DNB 1503 29 77232 Note 10 2 500 Kat III VA reparasjon- og reinvesteringsfond (VARR) - DNB 1503 29 77267 Note 11 66 468 SUM EIENDELER 152 774 319 842 EGENKAPITAL OG GJELD Kat II Brøytefond Note 12 +13 Kat III VA-driftsfond Note 10 2 500 Kat III VARR-fond Note 11 66 468 Kat I Egenkapital Note 12 152 474 250 574 Kat I Gjeld: For mye betalt årskontingent Note 9 300 300 Kat II Gjeld: Påløpt fakturert brøytekostnad Note 13 Kat III Gjeld: For mye betalt VA-avgift Note 10 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 152 774 319 842 8. REVISJON Foreningen har ikke revisjonsplikt. Vedtektene fastsetter at det skal velges en revisor (som ikke behøver å være profesjonell). Revisor kan være medlem av foreningen men ikke være medlem av styret. Side 9 av 13
9. DETALJERTE RUTINER FOR ØKONOMIANSVARLIG STYREMEDLEM Arbeidsoppgaver for økonomiansvarlig er indikert i tabellen under. Den er ikke nødvendigvis fullstendig. Måned Arbeidsoppgaver Januar Fakturere årskontingent (for Skihyttevegen og «annen infrastruktur på Nordseter»), brøyteavgifter, VA-avgift (også til Høgfjellia) og oppfylling av VARR-fondet. Utarbeide årsregnskap for foregående år. Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. Februar Purre på dem som ikke har betalt fakturaene (3 uker etter fakturering). Sende skriftlig varsel på papir om at inkasso / sanksjoner vil bli satt i verk (2 uker etter purring). Iverksette sanksjoner 10 i forhold de medlemmene som ikke har betalt (2 uker etter skriftlig varsel). Avslutte årsregnskap for foregående år og innhente revisjonsberetning. Delta under utarbeidelse av årsberetning for foregående år styreleder koordinerer dette arbeidet. Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. Mars Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. April Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. Mai Utarbeide tertialregnskap (jan-apr). Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. Juni Første lørdag presentere for Årsmøtet; o Årsregnskap for foregående år. o Revisors beretning. o Tertialregnskap (jan-apr) for inneværende år. Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. Juli Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. August Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. September Utarbeide tertialregnskap (akkumulert jan-aug). Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. Oktober Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. November Utarbeide budsjett for påfølgende år. Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. Desember Forefallende arbeid som f.eks betaling av innkommende fakturaer. Tom Jevnesveen Styremedlem Tove Røysted Aker Økonomiansvarlig styremedlem Stein Erik Haavi Styremedlem Olav Sørby Styremedlem Jørgen Galtestad Styreleder 10 På oppdrag fra økonomiansvarlig tar veg-/bomansvarlig seg av bomstenging og evt gjenåpning, tilsvarende for vann. Side 10 av 13
10. VEILEDNING FRA PROFESJONELL REVISOR Skihyttevegen Hytteeierforening 8. november 2012 Side 11 av 13
Side 12 av 13
Side 13 av 13