Agdenes kommune MØTEINNKALLING Utvalg: KONTROLLUTVALGET Møtested: Formannskapssalen, Agdenes rådhus Møtedato: 14.02.2008 Tid: kl. 09.00 Eventuelt forfall meldes til tlf. 72 49 22 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 1/08 08/148 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28.11.2007 2/08 08/149 REFERATSAKER 3/08 08/150 FORVALTNINGSREVISJON 4/08 07/570 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET 5/08 08/152 REGNSKAPSREVISJON 6/08 08/153 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2007 7/08 08/154 EVENTUELT Lensvik, 11.02.08 EVENTUELT Martin Vatn e. fullm.
Sak 1/08 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 28.11.2007 Saksbehandler: Lars Sveinung Settemsdal Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/148 1/08 Kontrollutvalget 14.02.2008 Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 28.11.2007 godkjennes. Protokoll fra kontrollutvalgets møte 28.11.2007. Side 2 av 12
Sak 2/08 REFERATSAKER Saksbehandler: Lars Sveinung Settemsdal Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/149 2/08 Kontrollutvalget 14.02.2008 Kontrollutvalget tar fremlagte referatsaker til orientering Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. E-info 34/07 fra NKRF: Valg av kontrollutvalg (vedlegg 1). 2. Invitasjon til konferanse i Trondheim 13. mars 2008. 3. Saksprotokoll sak KS-5/08 Sammensetning av kontrollutvalget i Agdenes behov for omvalg (vedlegg 2). Side 3 av 12
Sak 3/08 FORVALTNINGSREVISJON Saksbehandler: Lars Sveinung Settemsdal Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 08/150 3/08 Kontrollutvalget 14.02.2008 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Forvaltningsrevisjon innebærer å gjennomføre systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets eller fylkestingets vedtak og forutsetninger. Herunder om a) forvaltningen bruker ressurser til å løse oppgaver som samsvarer med kommunestyrets vedtak og forutsetninger, b)forvaltningens ressursbruk og virkemidler er effektive i forhold til målene som er satt på området, c) regelverket etterleves, d) forvaltningens styringsverktøy og virkemidler er hensiktsmessige, e) beslutningsgrunnlaget fra administrasjonen til de politiske organer samsvarer med offentlige utredningskrav, f)resultatene i tjenesteproduksjonen er i tråd med kommunestyrets eller fylkestingets forutsetninger og/eller om resultatene for virksomheten er nådd. Gjennomføring og rapportering av forvaltningsrevisjon skal skje i henhold til god kommunal revisjonsskikk og etablerte og anerkjente standarder på området, og det skal etableres revisjonskriterier for det enkelte prosjekt. Kontrollutvalget skal senere i år behandle en egen plan for forvaltningsrevisjon, utarbeidet på bakgrunn av en risiko- og vesentlighetsanalyse for Agdenes kommune. Revisjon Midt-Norge ved forvaltningsrevisor Anne Graaberg vil på møtet orientere om forvaltningsrevisjon, og komme nærmere inn på hvordan forvaltningsrevisjon kan brukes som redskap i arbeidet for å gjøre Agdenes kommune til et enda bedre sted å bo. Side 4 av 12
Sak 4/08 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT: OFFENTLIGE ANSKAFFELSER - FØLGES REGELVERKET Saksbehandler: Lars Sveinung Settemsdal Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 07/570 4/08 Kontrollutvalget 14.02.2008 1. Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? tas til etterretning. 2. Rådmannen bes følge opp anbefalingene i rapportens pkt 12.2. 3. Rådmannen bes gi kontrollutvalget tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av august 2008. Forvaltningsrevisjonsrapporten Offentlige anskaffelser følges regelverket? Det anslås at offentlig sektor i Norge årlig anskaffer varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for ca. 280 milliarder kroner. Offentlige anskaffelser har derfor stor betydning for effektiviteten og ressursbruken i offentlig sektor, og utgjør samtidig et meget viktig marked for næringslivet. En effektiv innkjøpsforvaltning har vært en viktig målsetting i både offentlig og privat sektor i mange tiår. I næringslivet har man fått standarder for håndteringen av innkjøp. I det offentlige er regelverket nedfelt i lov, og har gradvis utviklet seg etter hvert som behovet for etterrettelighet og ønsket om likebehandling og konkurranse er blitt mer fokusert. Utviklingen av frihandelsavtaler mellom nasjonalstatene har også vært en sterk medvirkende faktor. Den viktigste er EU s fire friheter med blant annet fri flyt av varer og tjenester over landegrensene. Disse prinsippene er også nedfelt i EØS-avtalen og dermed implementert i det norske lovverket gjennom lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Lov og forskrift om offentlige anskaffelser Lov og forskrift om offentlig anskaffelser er implementering av EU s prinsipper om fri flyt av varer og tjenester gjennom EØS - avtalen i norsk rett. Formålet med regelverket kan kort oppsummeres som følger: Bidra til økt verdiskaping i samfunnet Sikre effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser Skape forretningsmessighet ved offentlige anskaffelser Sørge for likebehandling mellom leverandørene Sikre at det offentlige opptrer med stor integritet Skape tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte Sørge for at anskaffelsen er basert på konkurranse Sikre forutberegnelighet i anskaffelsesprosessen Side 5 av 12
Sak 4/08 Skape gjennomsiktighet i anskaffelsesprosessen Sikre etterprøvbarhet I tillegg plikter innkjøper å legge vekt på livssykluskostnader (totale kostnader gjennom varens levetid), universell utforming (enkel og intuitiv i bruk, hensyn til funksjonshemmede etc) og miljømessige konsekvenser av anskaffelsen. For at alle disse hensynene skal ivaretas er det utarbeidet et nokså detaljert og stringent regelverk, noe som kan være en utfordring for innkjøper. Ulike deler av regelverket får anvendelse på innkjøpet, alt etter anskaffelsens art og verdi. Innkjøp i Agdenes kommune Agdenes kommune kjøpte ifølge driftsregnskapet for 2006 inn varer og tjenester for drøye 17 millioner kroner. I tillegg ble investeringsregnskapet belastet for kjøp av varer og tjenester med drøye 8 millioner kroner. Agdenes kommune er således en betydelig markedsaktør og bruker svært mye penger hvert år på kjøp av varer og tjenester, totalt rundt 25 millioner kroner i 2006. I egenskap av å være en relativt stor aktør har Agdenes kommune et ansvar for å sikre konkurranse i markedet og utvikle leverandørene på en slik måte, at de skaper egen konkurransekraft. På den måten sikres kommunen på sikt varer og tjenester til etterspurt kvalitet til lavest mulig pris. Med et såvidt stort innkjøpsvolum i året har Agdenes kommune klare interesser i å handle varer og tjenester på en kostnadseffektiv måte gjennom gode innkjøpsavtaler. Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Agdenes kommune vurdert innkjøp og innkjøpsforvaltning som et viktig område å se nærmere på i 2007. Dette med bakgrunn i områdets størrelse, hensynet for å bidra til en effektiv innkjøpsforvaltning og for å legge til rette for at kommunen er en mest mulig forutsigbar innkjøper hos næringslivet i regionen. Med bakgrunn i planen for forvaltningsrevisjon for 2007, foretok kontrollutvalget den endelige bestillingen av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 23.04 2007. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende problemstilling for prosjektet: Hovedproblemstilling: Følger Agdenes kommune regelverket for offentlige innkjøp og blir inngåtte innkjøpsavtaler fulgt i henhold til avtalevilkår? Delproblemstillinger: 1. Hvordan vil organiseringen av innkjøpsfunksjonen ha betydning for Side 6 av 12
Sak 4/08 anskaffelsesreglene? 2. Følges regelverket med tanke på terskelverdier? 3. Følges egne lokale bestemmelser? 4. Hvordan registreres innkomne tilbud i anbudssaker (tilbudsåpning)? 5. Journalføres dokumenter i anskaffelsesprosessen? 6. Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler? 7. Foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? Resultater fra undersøkelsen Revisjon Midt-Norge IKS har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den 21.01.2008. Den kan kort oppsummeres som følger: Organisering av innkjøpsfunksjonen. Agdenes kommune har delegert innkjøpsfullmakt på budsjettansvarsnivå. I dette ligger at den enkelte resultatenhetsleder må ha kjennskap til anskaffelsesbestemmelsene, og at anskaffelser kan foretas innenfor vedtatt budsjettramme for den enkelte resultatenhet. Oppfølging av regelverket med tanke på terskelverdier. Revisors undersøkelser viser at kommunen ikke har fastlagte rutiner for gjennomføring og dokumentasjon av konkurranse ved protokollføring og innhenting av HMS-egenerklæring og skatteattest for anskaffelser under kr 500.000. For anskaffelser over kr 500.000 anses forskriftens bestemmelser om kunngjøring av anskaffelser som delvis oppfylt. Ingen av de kontrollerte anskaffelsene er kunngjort. Dette er regelbrudd og ulovlige direkte anskaffelser. Krav om innhenting av HMS-egenerklæring og skatteattest er delvis overholdt. Protokollføringen er ikke tilstrekkelig til å ivareta krav om innhold i en anskaffelsesprotokoll i forskrift om offentlige anskaffelser 3-2. Har kommunen egne lokale bestemmelser? Kommunen har ikke vedtatt egne lokale bestemmelser for innkjøp, og følger dermed lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Hvordan registreres innkomne tilbud i anskaffelsessaker (tilbudsåpning)? Revisors undersøkelser viser at fellestjenesten har gode rutiner knyttet til mottak og registrering av mottatte anbud, men har mangelfulle rutiner når det gjelder anbud som leveres direkte til teknisk fagleder på åpningsdagen. Journalføres dokumenter i anskaffelsesprosessen? Kommunen har noe svake rutiner for journalføring av dokumenter tilknyttet anskaffelsesprosessen. Kontroll av dette viste at det i flere tilfeller manglet journalføring av relevante dokumenter. Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler? Side 7 av 12
Sak 4/08 Agdenes kommunes rutiner for inngåelse av egne rammeavtaler anses å være i samsvar med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kommunen har imidlertid også her mangler i forhold til kravet om å føre anskaffelsesprotokoll i samsvar med forskriftens 3-2. Foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? I tillegg til egne rammeavtaler har kommunen en avtale med Sør-Trøndelag fylkeskommune om bruk av rammeavtaler som er inngått av fylkeskommunen. For at kommunen skal kunne benytte rammeavtalene, er det et vilkår i anskaffelsesforskriften at oppdragsgiver er identifisert i kunngjøringen. Revisor har gjennomgått et utvalg slike rammeavtaler og har i den sammenheng funnet at Agdenes kommune ikke var tilstrekkelig identifisert i kunngjøringen for noen av disse. Det var heller ikke gitt noen klar henvisning til andre dokumenter som navnga Agdenes kommune som oppdragsgiver. Som en konsekvens av dette er kommunens bruk av disse avtalene en ulovlig direkteanskaffelse. For vurdering av dette forholdet har revisor innhentet uttalelse fra advokat Robert Myhre, jf. vedlegg 2 til rapporten. Etter revisors mening er det veldig uheldig at kommunen er kommet i denne situasjonen. Revisor ser alvorlig på dette. Revisors undersøkelse av avtalelojalitet i forhold til bruk av inngåtte rammeavtaler, viser en varierende grad av lojalitet på de kontrollerte varegruppene. Undersøkelsen er gjennomført uavhengig av om kommunen har rett til å benytte rammeavtalene, jf. forrige avsnitt. Revisjonens konklusjon Hovedproblemstilling: Følger kommunen regelverket for offentlige innkjøp og blir inngåtte innkjøpsavtaler fulgt iht avtalevilkår? Anskaffelsesregelverkets intensjon er å sikre konkurranse, etterprøvbarhet og åpenhet ved offentlige anskaffelser. Agdenes kommune ivaretar kravene om lov og forskrift om offentlige anskaffelser på en del områder, men det er også konstatert mangler i rutinene og brudd på regelverket. Kommunen er relativt lojal i forhold til inngåtte rammeavtaler, men for enkelte varegrupper kan lojaliteten bli bedre. Kontroll av prosedyren rundt inngåelse av rammeavtaler utført av Sør-Trøndelag fylkeskommune, viser at Agdenes kommunes bruk av enkelte av disse avtalene vil bli vurdert som en ulovlig direkteanskaffelse. Kontrollutvalgets sekretariat viser til forvaltningsrevisjonsrapporten for mer spesifikke vurderinger og konklusjoner, samt begrunnelsene som ligger bak konklusjonene. Revisors anbefalinger På bakgrunn av funnene og de vurderinger som revisor har gjort, anbefaler revisor følgende: Kommunen må utarbeide maler for anskaffelsesprotokoll som er i samsvar med vedlegg 3 og 4 i forskriften. Malene benyttes for alle fremtidige anskaffelser over terskelverdiene. Vi anbefaler videre at malene legges inn blant de øvrige malene som kommunen har i saksbehandlingssystemet og at fremtidige anskaffelsesprotokoller skrives direkte i saksbehandlingssystemet i Kontor 2000. Kommunen må sikre at det blir inngått skriftlig kontrakt med leverandørene. Side 8 av 12
Sak 4/08 Kommunen må sørge for ha gode nok rutiner som sikrer at anskaffelser som skal kunngjøres blir kunngjort iht. lov og forskrift om offentlige anskaffelser. Kommunen bør sørge for at sentrale dokumenter i anskaffelsesprosesser blir journalført særskilt. Kommunen bør gjennomgå de funn som undersøkelsen viser på om det foretas innkjøp i samsvar med rammeavtalene, med sikte på å øke lojaliteten til de rammeavtalene. Når kontraktsformen rammeavtaler skal benyttes må kommunen som oppdragsgiver sikre seg at anskaffelsesregelverket følges. Regelverket innenfor offentlige anskaffelser er omfattende og krever god kompetanse, på et relativt detaljert nivå, for å sikre at bestemmelsene etterleves. Agdenes kommune har store innkjøp, og det er derfor viktig med en velfungerende innkjøpsordning. Revisjon Midt-Norge IKS har etter sekretariatets mening gjennomført prosjektet i tråd med bestillingen, og har besvart problemstillingene som er tatt opp. Rapporten gir en god oversikt over praksis og gir, etter sekretariatets mening, en grundig tilbakemelding til administrasjonen om regelverk og status i kommunen på innkjøpsområdet. Konklusjonene og sammendraget med revisors anbefalinger gir en kortfattet oversikt, som bør være en nyttig tilbakemelding til kommunestyret. Revisjonens gjennomgang viser at det er mye positivt på dette området, men at det fortsatt er et forbedringspotensiale. Det er viktig at innkjøperne i kommunen til enhver tid har tilgang til nødvendig kompetanse og har oppdaterte bestemmelser knyttet til innkjøp. Revisors anbefalinger er konstruktive innspill for å sikre en velfungerende innkjøpsordning i Agdenes kommune. Flere anbefalinger bør være enkle å følge opp administrativt. Administrasjonens høringssvar viser stor vilje til å ta tak i de påviste svakheter. Rapporten er et meget godt grunnlag for dette arbeidet. Revisjonen vil gjennomgå hovedpunktene i rapporten og svare på spørsmål i kontrollutvalgets møte. Dette vil bli gjort også ifm kommunestyrets senere behandling, dersom dette er ønskelig. For å følge opp anbefalingene i rapporten mener sekretariatet at kontrollutvalget i løpet av 2008 må få en tilbakemelding på hvordan anbefalingene praktisk er fulgt opp, dersom kommunestyret vedtar oppfølging. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon. Rapporten gir en god oversikt over status på innkjøpsområdet i kommunen, og signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. Side 9 av 12
Sak 5/08 REGNSKAPSREVISJON Saksbehandler: Lars Sveinung Settemsdal Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 08/152 5/08 Kontrollutvalget 14.02.2008 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Revisjon Midt-Norge ved revisor Sissel Myrvoll vil på møtet orientere om regnskapsrevisjon generelt og revisors virke i Agdenes kommune spesielt. Side 10 av 12
Sak 6/08 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET FOR 2007 Saksbehandler: Lars Sveinung Settemsdal Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 08/153 6/08 Kontrollutvalget 14.02.2008 Årsmelding for kontrollutvalget for 2007 tas til orientering. Årsmelding for kontrollutvalget 2007. Det vises til vedlegget. Side 11 av 12
Sak 7/08 EVENTUELT Saksbehandler: Lars Sveinung Settemsdal Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 08/154 7/08 Kontrollutvalget 14.02.2008 Side 12 av 12