Protokoll 02/12 Tid: Fredag 09.03.2012, kl. 16:30-20:45. Lørdag 10.03.2012, kl. 18:15-18:50. Sted: Tilstede: Fra adm.: Scandic Hotel, Asker Hanne Østby Granmo, Sverre Rosmo, Espen Lahnstein, Anne Glorvigen Hanstad, Kirsten Steenberg (fredag) Henrik Peersen, Jørn Mandla Sibeko Observatører: Anne Kvaal, Børge Nylund (sak 21,22,23,25,28) Forfall: Marit Westeraas, Hilde Karterud, Tonje Granmo, Roar Brunstad, Tobias Sundal, Kirsten Steenberg (lørdag) SAK 17/12 Godkjenning av innkalling og dagsorden To eventueltsaker ble meldt: 1) Dato for neste lederkonferanse 2) Vedtektsendringsforslag fra administrasjonen Innkalling og dagsorden godkjent med endringer SAK 18/12 Godkjenning av protokoller Det var ingen merknader til FS-protokoll 01/12. FS-protokoll 01/12 godkjent. SAK 19/12 Regnskap 2011 Kst. generalsekretær la frem NEFs regnskap for 2011, som ga et negativt resultat på 528 120,-. NEF får av dette negativ egenkapital ved årets slutt på 82 248,-
Fremlagt regnskapet er ikke endelig revisorgodkjent og det vil derfor senere redegjøres for eventuelle endringer før styret signerer. Det ble forklart at underskuddet i hovedsak skyldes for lav prosjektaktivitet. Prosjekter med støtte fra ExstraStiftelsen inntekstføres parallelt med gjennomføring av prosjektet. I 2011 hadde NEF tre prosjekter finansiert av ExstraStiftelsen som ikke ble sluttført; Krampeaktig drama, Som fisken i vannet og Poli1 poli9, politi. Tilskuddene til disse har dermed ikke fullt ut blitt inntektsført i 2011. Foruten ExstraStiftelsen-prosjektene, har kst. generalsekretær avgjort at NEF gjør en tilbakebetaling til Helsedirektoratet på nærmere 250 000 i forbindelse med prosjektet Epilepsi, epilépticos, flogaveiki. Årsaken til dette er at prosjektet ikke har vært gjennomført fullt ut i henhold til søknaden. Dette prosjektet la opp til at det skulle trykkes brosjyrer på 6 ulike språk. Ved årsslutt var oversettelsen av brosjyrene gjennomført, men opptrykk var ikke gjort. Det ble derfor avgjort at pengene som var satt av til dette formålet betales tilbake. Kst. generalsekretær påpekte at regnskapet viser at det har vært mangler ved administrasjonens prosjektdrift og økonomistyring. Dette er en situasjon som tas svært alvorlig, og administrasjonen har innført umiddelbare rutineendringer som skal sikre at dette ikke skjer igjen. Kst. generalsekretær, organisasjonssekretær og regnskapskonsulent skal nå ha månedlige møter for å gå igjennom organisasjonens økonomiske situasjon. Hvert kvartal vil disse møtene i tillegg også ha en gjennomgang av prosjektregnskap og prosjektfremgang. I fremtiden vil periodiserte budsjett som legges frem for styret også presenteres sammen med årsbudsjett, for sammenligning. I tildeling av prosjekter fra ExtraStiftelsen åpnes det for forlengelse av prosjektperioden for ett år. Dette har blitt gjort flere ganger før, og ødelegger ikke NEFs mulighet til å søke stiftelsen om støtte til nye prosjekter. Det som skiller 2011 fra foregående år er at såpass mange prosjekter ble videreført, samt at man besluttet å betale tilbake et betydelig beløp til Helsedirektoratet. Den lave gjennomføringen gjenspeiler en spesiell ressurssituasjon i administrasjonen i perioden oktober-desember 2011, hvor daværende generalsekretær troppet av og organisasjonskonsulent var i foreldrepermisjon.
Kst. generalsekretær gikk nærmere gjennom følgende poster i regnskapet, som viste et betydelig avvik fra budsjett for 2011: Konto 4106: Det største avviket under varekostnader finnes under kontoen SHR andre organisasjonsledd. Dette er prosjektmidler fra ExtraStiftelsen som er overført til NEFU, Heidi Solvang og Helle Herrman. Avviket skyldes utsettelser i kostnadsførsel og fakturering fra disse aktørene. Lønnskostnader: Avvikene i de forskjellige kontoene skyldes i hovedsak forenklet budsjettering over færre kontoer enn det som står i regnskapet. Selve avviket i rene lønnsutgifter er på positive 59 338,23. Pensjonskostnader utgjorde i 2011 hele 423 722,- som er vesentlig høyere enn budsjettert. Andre driftskostnader: Totalt sees et positivt avvik hva gjelder driftskostnader. Dette er også hovedsakelig knyttet til lavere prosjektaktivitet som har medført færre utgifter. Avviket på konto 7005 Landsmøtet skyldes en budsjettert avsetning som naturligvis ikke er foretatt. Kst. generalsekretær påpekte at det negative resultatet ikke truer driften per i dag. Selv om organisasjonens egenkapital har gått fra 445 871,- til -82 248,-, har organisasjonen fortsatt betydelig med betalingsmidler. Styret deler administrasjonens syn på denne situasjonen som graverende. Det ble påpekt at når så mye av økonomien er avhengig av prosjektdrift, vil styret trenge rapporter på prosjektfremgang. Det ble også påpekt behov for mer bruk av avsetninger, slik at styret kan se hvilke utgifter og inntekter som vil komme. Tiltak som gjøres for å bedre situasjonen må tas gjennom styret. Kst. generalsekretær bes derfor om å legge frem sine planer som en egen sak på forbundsstyremøtet i mai. Der ønsker også styret en klargjøring av hvordan prosjektdrift spiller inn på økonomi, og hvor mye av lønnsutgiftene i organisasjonen som dekkes av prosjektmidler. Det settes ned et utvalg bestående av Sverre Rosmo og Kirsten Steenberg som sammen med kst. generalsekretær skal se på regnskapsrutinene i administrasjonen. 1) Regnskap vedtas
2) Det opprettes et utvalg for å fremarbeide forslag til hvordan regnskapsrutiner kan forbedres SAK 20/12: Lederkonferansen faddertimen På programmet for årets lederkonferanse er det satt av tid til at lokalforeninger og faddere fra forbundsstyret samles i grupper. Det ble ved forrige forbundsstyremøte ytret ønske om en gjennomgang for å skape enighet om hva denne timen skal brukes til, slik at alle følger et likt opplegg for sine lokalforeninger. Da kun tre av forbundsstyremedlemmene er til stede under faddertimen i år fant imidlertid styret det mest hensiktsmessig at de som var til stede gjennomførte faddertimen sammen i plenum. Forbundsstyrets diskusjon legges til grunn for gjennomføringen av faddertimen ved årets lederkonferanse. SAK 21/12 Landsmøterepresentasjonsutvalget Landsmøterepresentasjonsutvalget, ved Sverre Rosmo, la frem sin endelige innstilling til fordelingsordning for landsmøtedelegater. Utvalget har undersøkt hvordan delegater til landsmøtet organiseres i sammenlignbare organisasjoner, og funnet at de aller fleste baserer antall delegater hovedsakelig på antall medlemmer. Kun autismeforeningen opererte på samme prinsipp som NEF. Utvalget har deretter vurdert ulike representasjonsmodeller i forhold til ønskelige egenskaper ved en fordelingsmodell. Disse egenskapene er: - At ordningen skal være landsdekkende. - At ordningen skal belønne godkjent aktivitet - At ordningen skal korrigere for medlemstall - At ordningen skal være lett å forstå - At ordningen skal gi en form for geografisk utjevning - At ordningen skal kunne takle endringer i organisasjonen
Basert på disse kriteriene har utvalget kommet frem til tre alternative representasjonsmodeller som de kan anbefale for styret 1) En ordning hvor hver lokalforening får én stemme basert på medlemstall, og i tillegg kan få opptil to ekstra stemmer basert på aktivitetskriterier. 2) En ordning hvor foreningene får stemmer etter hvor mange organiserte medlemmer de har, delt på befolkningsgrunnlaget i fylket. 3) Dagens ordning. Det ble påpekt at alternativ 1 forutsetter objektive kriterier for å måle aktivitet for å utelukke skjønnsvurdering av representasjonen. Styret vurderte slike kriterier som svært vanskelig å finne. Alternativ 2 ble av denne grunn ansett som mer gjennomførbar. Alternativ 2 ble også vurdert som bedre enn dagens ordning. Forbundsstyrets diskusjon legges til grunn for administrasjonens videre utarbeidelse av et vedtektsendringsforslag som fremlegges ved forbundsstyremøtet i mai 2012. SAK 22/12 Arbeids- og strategiprogram 2012-2014 Ved forbundsstyremøte 1/12 ble det første utgangspunktet for foreslått arbeidsog strategiprogram 2012-2014 drøftet. Programmet var basert rundt fire overordnede satsingsområder. Kst. generalsekretær la nå frem et mer detaljert utkast, der mulige målsetninger også er skissert. Forbundsstyret vurderte dette utkastet som en forbedring fra det forrige, men var fortsatt av den mening at noen målsetninger trengte klargjøring for å bli operasjonaliserbare. Dette vil jobbes videre med frem til forbundsstyremøtet i mai. Styret ønsket også at det åpnes for innspill fra lokalforeninger frem mot dette møtet. 1) Forbundsstyrets diskusjon legges til grunn for det videre arbeidet med arbeids- og strategiprogrammet. 2) Arbeids- og strategiprogrammet sendes til høring i lokalforeningene, med høringsfrist 27. april.
SAK 23/12 Ideer til prosjektsøknader Etter styrets ønske om å involveres i utarbeidelsesprosessen for prosjektsøknader la organisasjonssekretær frem prosjektideene som var kommet inn til administrasjonen så langt, og inviterte til diskusjon om flere aktuelle temaer. Styret påpekte et økende behov for informasjon om sjeldne epilepsidiagnoser. Det ble også oppfordret til å lete etter prosjektideer som er i tråd med satsingsområdene i nytt arbeids- og strategiprogram. Det oppfordres videre til å involvere lokalforeninger i denne sammenhengen. Videre utarbeidelser av prosjektideer tas opp på styremøte i mai. Forbundsstyrets diskusjon legges til grunn for administrasjonens videre arbeid med prosjektsøknader. SAK 24/12 Lokalforeningsstrategien vedtektsendringsforslag I sak 38/11 vedtok forbundsstyret en lokalforeningsstrategi, som tar sikte på å dyrke frem lokalforeninger med mye aktivitet og god rekruttering. Strategien legger opp til at styret skal kunne sette minimumskrav i forhold til aktivitet, og at lokalforeninger som ikke lever opp til dette skal kunne omgjøres til selvstendige grupper. For å få dette til er det slått fast i strategien at det vil fremmes vedtektsendringsforslag for landsmøtet 2012 som: 1) forplikter lokalforeninger til å forholde seg til de instruksene som forbundsstyret beslutter, og 2) gir forbundsstyret rom for å omgjøre lokalforeninger (både etter eget og FS ønske) som ikke fungerer tilfredsstillende til selvstendige grupper. Kst. generalsekretær la frem spørsmål som administrasjonen har støtt på i arbeidet for å utarbeide disse vedtektsendringsforslagene. Spørsmålene knytter seg til hvordan man i praksis kan skape en omgjøringsprosess som er forutsigbar, og som tar hensyn til lokalforeningenes demokratiske styringsprinsipp og krav til økonomisk styring.
Styret anerkjente dilemmaer i disse spørsmålene som ville være vanskelig å løse på en smidig måte. Videre anså styret at temaet reiste tvil om selvstendige grupper er en organisasjonsform som er gjennomførbar i praksis, og følgelig om og hvordan det er hensiktsmessig at slike grupper er hjemlet i forbundets vedtekter. Administrasjonen ble bedt om å utrede dette nærmere. 1) Vedtektsendringsforslag fremmes ikke. 2) Administrasjonen utreder muligheten for å fjerne selvstendige grupper fra vedtektene. SAK 25/12 Premiering av lokale suksesshistorier Det ble lagt frem forslag om premiering av lokale suksesshistorier, for på den måten å bygge opp under en organisasjonskultur i NEF hvor man blir flinkere til å feire suksesser og det som er positivt. Dette er basert på flere fora hvor det har blitt løftet behov for å flytte blikket fra det som er utfordrende og vanskelig til det som skaper motivasjon og glede. Gjennom den foreslåtte premieringsordningen oppfordres lokalforeninger til å melde inn positive episoder eller suksesshistorier til administrasjonen, enten fra egen eller andre foreninger. Hvert kvartal vil administrasjonen kåre en suksesshistorie som både gjøres kjent for øvrige lokalforeninger, og som premieres med 2 500,- i velferdsmidler. Suksesshistoriene vil sees i forhold til det utgangspunkt som finnes i lokalforeningen og vil derfor ikke måles i felles målestokk. Det innføres kvartalsvis premiering av suksesshistorier for fylkeslag og lokalforeninger. SAK 26/12 Likemannsmidler Organisasjonssekretær presenterte administrasjonens innstilling til fordeling av LAV-midler til lokalforeninger i 2012. I innstillingen prioriterte administrasjonen foreninger som tidligere har vist god gjennomføringsevne. Det var også lagt vekt på at det skal gi uttelling å søke om midler til tiltak innen flere av
tilskuddsordningene. Dette gjaldt særlig de som søker om midler til arbeids- og attføringstiltak. Innstilling til fordeling av LAV-midler 2012 vedtas. SAK 27/12 Landsmøtesaker Forbundsstyret tok stilling til om landsmøtesaker som falt ved avstemning under årsmøtet 2010 skulle fremmes på nytt. Administrasjonen legger frem forslag til landsmøtesaker til forbundsstyremøte i mai. Styret tar stilling til disse sakene i dette møtet. SAK 28/12 Årsmelding Kst. generalsekretær la frem utkast til årsmelding som er utarbeidet av tidligere generalsekretær Stine Jakobsson Strømsø. Styret kom frem til at kommentarer til utkastet og endelig godkjenning av årsmelding kunne skje via mail. VEDTAK Ferdigstillelse av årsmelding 2011 skjer i tråd med forbundsstyrets innspill. Ferdig årsmelding vil godkjennes av forbundsstyret på mail. SAK 29/12 Orienteringssaker Arv etter Per Øistein Meidell Kst. generalsekretær informerte om at proklama i arvesaken etter Per Øystein Meidell er bestilt. Han har videre fått fullmakt til å hente informasjon om Meidells økonomi fra ligningsmyndighetene. Informasjonen vil bli gitt samlet til advokat, som vil komme med sin anbefaling. Ansettelse av generalsekretær Styreleder Hanne Østby Granmo informerte styret om fremgangen i ansettelsesprosessen for ny generalsekretær. SAK 30/12 Siden sist og oppfølging av fadderansvar
Styrets medlemmer tok opp temaer som var kommet frem i lederkonferansens faddertime. Det var også enighet om at oversikt over lokalforeninger og faddere legges ut på organisasjonens nettsider. SAK 31/12 Eventuelt Dato for lederkonferanse Lederkonferansen 2013 gjennomføres 16-17 mars. Vedtektsendringsforslag fra administrasjonen Kst. generalsekretær informerte om at nedleggingsprosessen mot Buskerud og Nordland fylkeslag av NEF var blitt stanset, da vedtektsendringene som ble innført under landsmøtet 2010 kun åpner for tvangsnedleggelse av lokalforeninger, men ikke fylkeslag. Dette betyr at vedtak om nedleggingsprosess mot disse fylkeslagene var ugyldig. Administrasjonen anbefaler derfor at et vedtektsendringsforslag som åpner for nedlegging av fylkeslag fremmes for landsmøtet 2012. 1) Vedtak fra møte 1/12 knyttet til fylkeslagene erklæres ugyldig. 2) Administrasjonen legger frem vedtektsendringsforslag i forbundsstyremøte 3/12 som åpner for tvangsnedleggelse av fylkeslag. Møtet hevet kl. 18:50, lørdag 10.03.2011 Ref. Jørn Mandla Sibeko