Hjelpefil for Datadiagram.com Innlogging Dersom du er ny bruker Velger du linken New to datadiagram. Du vil da få opp to tilleggsfelter. En hvor du må bekrefte valgte passord samt din e-mailadresse. Dette brukernavnet og passordet vil bli lagret hos datadiagram og benyttes ved en senere anledning. Er du allerede har registrert brukernavn og passord, kan du logge deg på og få tilgang til tidligere opplastede filer (og filterinstillinger). Man kan velge filen som man vi arbeide videre med eller laste opp nye filer. Upload Ønsker man å arbeide med en helt ny fil, velges knappen upload. Det kan benyttes tektsfiler (txt) eller kommaseparerte filer (csv). Skulle filen ha et annen betegnelse enn txt og csv må man endre på filnavnet. Valg av eksisterende filer Har du allerede liggende en fil i listen din som du ønsker å arbeide videre med, kan du velge dette ved å trykke på filnavnet. Du kan velge hvilken rad datadiagram skal lese fra. I mange tilfeller inneholder første rad feltbetegnelser. Det kan derfor være fornuftig å fjerne denne raden. Dette gjør vi ved å velge tallet 2 i feltet start import at row. Videre kan en velge ut i fra dataene i område Data Preview om det er Delimited eller Fixed coloumn width. Dvs. om dataene er skilt med et spesielt tegn eller ikke. Mange filer benytter dobbeltfnutter til å omslutte hver data. Dette er som regel vanlig ved csv filer. Disse kan en fjerne ved å hake av for valget Remove text qualifier. Valg av eksisterende filtre I mange tilfeller kan det være tidsbesparende og smart å benytte filtre man har laget tidligere for denne filen. Du kan hente tidligere lagrede filtre ved å velge knappen Select previously created filter. Velg fra Drop-down listen filteret man ønsker og velg knappen Load filter for innlesing av filteret. Velg knappen neste for å komme til step 2 På denne siden velger du hvilket tegn som skiller de enkelte dataene fra hverandre. Som bildet under viser benyttet vi oss av semikolon.
Vi velger knappen neste for å fortsette. Før vi går til step 3, vil vi hoppe litt tilbakeog se på alternativet Fixed coloumn width. Dette alternativet brukes hvis vi har en fast lengde på radene hvis rad to ser f.eks. slik ut 123456custom, er dette en fast lengde. Da kan vi dele kolonnene i f.eks. kolonne 1 som blir 123456 og kolonne 2 blir custom. Man kan sette skille mellom kolonnen ved å trykke på +- ikonet eller fjerneet skille ved å trykke =. Se bilde under. I vårt eksempel benyttet vi metoden Delimited og trykker så Next-knappen. Step 3, Valg av datatype og heading tekst
Vi endret kun et felt denne gangen, nemlig Column 1 til Date. Når all headingtekst er lagt inn slik vi ønsker, vil vi endre datatype på noen av feltene. Vi trykker på feltet Edit datatypes and order og velger fra dropdown date som datatype som vist under. Vi har gjort en ting til nemlig å fortelle systemet hvilken tall som er dager, måneder og år. Altså vi må fortelle datadiagram hvilket dato format filen vår inneholder.
Ser vi på bildet over helt til høyre kan vi både skjule kolonner og og flytte kolonner opp og ned i den rekkefølgen man ønsker. Vi velger å beholde alle kolonnene. Merk at hvis du skal ha ut grafer er det kun datatypen number som kan vises på y-aksen. Man kan her velge knappen Refresh preview for å se hvordan dataene blir seende ut. Hvis man er fornøyd med hvordan vi har definert headingtekst og datatype osv., kan man lagre filter ved å velge knappen Save filter. Det er to viktige funksjonaliteter til på denne siden som vi skal se på nå. Velger vi knappen Add Coloumn, vises bildet under: Her kan vi opprette nye kolonner. Har vi med dato kolonner å gjøre kan vi legge til eller trekke fra eller dele på eller gange med hvis vi har med datatypen number. Vi kan også velge hvor den nye kolonnen skal vises. Det andre knappevalget er Add Combined column. Her kan vi opprette en ny kolonne basert på to eksisterende kolonner. Vikan legge sammen to kolonner eller dele på eller trekke fra eller gange med. Slik som bildet under viser.
Vi har valgt å ikke legge på nye kolonner så vi velger knappen Next for neste step. Datafiltrering I dette skjermbildet kan vi filtrere på data som vi ønsker å ha med videre i vår rapport eller graf. Vi kan filtrere på dato (som bildet under viser) eller på datatypen number. Vi kan ha med så mange filtre man ønsker. Man kan også slette filtre etter at vi har lagt de i området Current filter (Trykk på raden i vinduet Current filters og trykk deretter på knappen Remove filter ). Ønsker man å beholde alle dataene velges knappen Keep everything. Man kan også på denne siden lagre filtre for senere bruk.
Sortering på filtrerte data Vi har valgt knappen Next. Da har vi fått opp skjermbildet for sortering. Vi kan ha det vi kaller første, andre, tredje (osv. ) sortering. Trykk på sorte trekantene for å sortere stigende eller synkende. Vi har som bildet under viser sortert på column 4 i stigende rekkefølge. Det neste vi kan gjøre nå er å lage subtotaler eller delsummer om man vil. Man kan kun lage delsummer på datatypen Number. Man kan også bare lage delsummer på kolonner som er sorterte. Vi ønsker å ha delsummer for intervallet 100 til 110 da gjør vi som vist under. Videre kan vi ha med hovedtittel og undertittel på rapporten/grafen Vi velge hvor mange rader vi ønsker å vise i rapprten/grafen. Vi kan hake av for Display total sums. Da vises totalsummene på siste rad for kolonnene vi har definert med datatypen number.
Når alle feltene er fyllt ut slik vi ønsker, velger man enten knappen for rapport eller graf. Ved rapportskjermbildet kan vi enten eksportere dataene til en csv fil (som kan åpnes i excel hvis ønskelig) eller vi kan velge linkpunktet utskriftsvennlig rapport. Beskrivelse av rapporter Vi har vist at vi kan skjule kolonner, endre formatet på kolonner og legge til kolonner. Vi kan filtrere, sortere og summere. Både subtotaler og totalsummer er mulig slik bildet under viser. Beskrivelse av grafer både typer og alternativer Vi har mange ulike grafvalg, litt avhengig av hvordan dataene er organisert. Vi har per i dag tre typer grafer, Linje, stolpe og kakediagram.
Grafvalgene er organisert slik at ordet før AND vises på x-aksen og etter AND vises på y-aksen. Kun de kolonnene som har datatypen Number blir med i grafen på y-aksen (se figur under). Ser vi på rapporten over er Coloumn names Amount 2008 og Amount 2009. Og singel row data er i vårt eksempel ( 100, 110, 130) og (120, 130, 90). Deler av grafen vil se slik ut: Bildet under viser et annet grafvalg. Vi kan ta med en graf til som brukes ofte og som er litt anderledes en de andre. Her kan vi velge hvilken kolonne som skal være på x-aksen. Vi har valgt Custom name. Hva som vises på y-aksen er de kolonnene som vi har definert med datatype Number.
Vi har tre andre grafalternativer også, slik at vi har tilsammen seks grafvalg slik som bildet under viser.