KONTROLLUTVALGET I FET KOMMUNE Kontrollutvalgets medlemmer Helge Ullerud, leder Grethe Holterhuset, nestleder Nils Olav Totland Steinar Karlsen Kristin Kyhen Ramstad Kopi av innkallingen sendes: Revisjon Ordfører John Harry Skoglund Rådmann Trine Myrvold Wikstrøm Romerike revisjon IKS INNKALLING TIL MØTE I KONTROLLUTVALGET Tid Tirsdag 2. juni 2015, kl. 18.00 Sted Formannskapssalen, Fet rådhus Sekretær Rådgiver (Forfall må meldes så snart som mulig til tlf. 67 93 45 82 90 11 88 74, ev. kjnord@lorenskog.kommune.no) SAKSLISTE Sak nr. Sak Ca. tid 16/2015 Referater 17/2015 Orientering ved ordfører 18/2015 Forvaltningsrevisjonsrapporten korttidsopphold i institusjon, tildelingspraksis og internkontroll 19/2015 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 20/2015 Orientering ved revisjonen 21/2015 Saker til oppfølging 22/2015 Eventuelt Helge Ullerud(sign.) Kontrollutvalgets leder Lørenskog, den 20. mai 2015 Rådgiver
Sak nr. Sak Møtedato 16/2015 Referater 02.06.15 Saksbehandler Saksdokumenter Skatteinngang april 2015 Saksopplysninger Forslag til vedtak Saken tas til orientering Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 2
Vedlegg til sak 16/2015 Skedsmo kemnerkontor Fet Rælingen Nittedal Skedsmo Sørum Skatteinngang april 2015 Denne måneden Akkumulert Rælingen Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang 1 740 708 2 325 000 2 161 763 133 432 387 136 865 000 127 487 883 Avvik i kroner -584 292-421 055-3 432 613 5 944 504 Avvik i prosent -25,1 % -19,5 % -2,5 % 4,7 % Fet Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang 2 199 112 1 050 000 1 041 173 89 889 940 87 895 000 85 831 494 Avvik i kroner 1 149 112 1 157 939 1 994 940 4 058 446 Avvik i prosent 109,4 % 111,2 % 2,3 % 4,7 % Nittedal Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang 3 490 818 2 900 000 2 831 154 190 663 122 188 101 000 179 858 166 Avvik i kroner 590 818 659 664 2 562 122 10 804 956 Avvik i prosent 20,4 % 23,3 % 1,4 % 6,0 % Skedsmo Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang 7 074 103 8 000 000 7 650 808 419 278 415 429 500 000 409 934 573 Avvik i kroner -925 897-576 705-10 221 585 9 343 842 Avvik i prosent -11,6 % -7,5 % -2,4 % 2,3 % Sørum Faktisk Budsjett I fjor Hittil i år Hittil i budsjett Hittil i fjor Skatteinngang 3 183 572 5 000 000 5 055 938 133 778 612 137 300 000 131 035 864 Avvik i kroner -1 816 428-1 872 366-3 521 388 2 742 748 Avvik i prosent -36,3 % -37,0 % -2,6 % 2,1 % Gebyrinntekter Denne måned Hittil i år Budsjett til nå Avvik Gebyr skatt 494 801 986 420 868 246 219 830 Gebyr inkasso 38 383 174 582 116 655 57 927 Kommunal Inkasso (Innfordring av kommunale krav for Skedsmo) Antall nye saker Beløp nye saker Antall løpende saker fra 2015 Beløp løpende saker Løsningsgrad, innbetalt (tom foreg. mnd) Denne måned 270 2 096 293 Hittil i år 643 4 620 795 319 1 333 528 86% Arbeidsgiverkontroll Mål antall Gjennomførte Endring Endring kontroller kontroller inntektsgrunnlag avgiftsgrunnlag Alle kommuner + A-H 211 61 24 678 313 7 565 731
Kommune FS 2014 RS 2013 FT 2014 AG 2014 Rest 2013 Mål per 31.12.15 98,7 93,1 99,9 99,7 98,5 0227 Fet 96,5 87,4 99,6 99,4 98,8 0228 Rælingen 96,1 90,4 99,9 99,7 92,9 0231 Skedsmo 96,1 89,6 99,9 99,7 97,2 0226 Sørum 96,7 94,1 99,8 99,6 96,1 0233 Nittedal 97,3 91,7 99,9 99,8 98,0 Kemnerkontoret 96,5 % 90,6 % 99,9 % 99,7 % 97,0 % 0229 Enebakk 94,0 82,2 99,7 99,2 98,8 0230 Lørenskog 96,7 91,1 99,9 99,8 97,8 0235 Ullensaker 96,7 89,7 99,9 99,8 95,2 Utskrevet Fet 54 932 267 29 224 442 235 691 448 124 776 745 9 459 489 Innbetalt 52 987 976 25 549 316 234 822 737 123 967 952 9 344 728 Mål i kroner 54 218 148 27 207 956 235 455 757 124 402 415 9 317 597 Kr igjen til målet 1 230 172 1 658 640 633 020 434 463-27 131 Aktiv restanse 1 603 791 3 433 821 868 695 730 616 1 183 Utskrevet Rælingen 78 298 700 52 229 989 272 875 833 139 110 565 11 146 895 Innbetalt 75 277 225 47 285 190 272 483 997 138 724 663 10 349 999 Mål i kroner 77 280 817 48 626 120 272 602 957 138 693 233 10 979 692 Kr igjen til målet 2 003 592 1 340 930 118 960-31 430 629 693 Aktiv restanse 2 836 473 4 916 397 322 815 352 212 663 361 Utskrevet Skedsmo 237 338 254 159 905 082 3 870 299 697 1 588 952 935 128 266 202 Innbetalt 228 038 719 143 232 353 3 866 187 023 1 583 650 974 124 727 707 Mål i kroner 234 252 857 148 871 631 3 866 429 397 1 584 186 076 126 342 209 Kr igjen til målet 6 214 138 5 639 278 242 374 535 102 1 614 502 Aktiv restanse 8 985 024 15 987 493 2 237 100 2 742 148 2 051 953 Utskrevet Sørum 97 593 800 50 232 314 530 499 294 278 921 235 48 925 626 Innbetalt 94 366 099 47 246 278 529 512 267 277 804 419 47 013 123 Mål i kroner 96 325 081 46 766 284 529 968 795 278 084 471 48 191 742 Kr igjen til målet 1 958 982-479 994 456 528 280 052 1 178 619 Aktiv restanse 3 200 701 2 766 235 314 418 631 717 585 578 Utskrevet Nittedal 118 346 597 71 197 210 1 088 239 750 548 101 256 34 673 818 Innbetalt 115 159 206 65 304 436 1 087 307 931 547 045 022 33 994 361 Mål i kroner 116 808 091 66 284 603 1 087 151 510 546 456 952 34 153 711 Kr igjen til målet 1 648 885 980 167-156 421-588 070 159 350 Aktiv restanse 3 168 944 5 523 971 688 368 686 663 125 449 FS= forskuddsskatt, FT= Forskuddstrekk, RS= restskatt person, AG= arbeidsgiveravgift, Rest= restskatt bedrift.
Sak nr. Sak Møtedato 17/2015 Orientering ved ordfører 02.06.15 Saksbehandler Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 3
Sak nr. Sak Møtedato 18/2015 Forvaltningsrevisjonsrapporten korttidsopphold i institusjon, tildelingspraksis og internkontroll Saksbehandler 02.06.15 Saksdokumenter Forvaltningsrevisjonsrapport korttidsopphold i institusjon, tildelingspraksis og internkontroll (sendt medlemmene tidligere) Saksopplysninger Kontrollutvalget bestilte dette prosjektet i møte den 30. september 2014. Følgende problemstillinger er lagt til grunn for undersøkelsen: 1. Er kommunens praksis for tildeling av institusjonsplasser forankret i faglige kriterier og er saksbehandlingen i samsvar med krav i forvaltningsloven? 2. Er det etablert en internkontroll som bidrar til å sikre god praksis ved tildeling av institusjonsplasser? 3. Følger kommunen retningslinjene og har den en tilfredsstillende praksis for regnskapsføring og rapportering av styringsindikatorer for tildeling av institusjonsplasser? Den rapport som foreligger besvarer disse spørsmål og ut i fra den gjennomgang som er foretatt har revisjonen følgende anbefalinger: 1. Det bør avklares hvilke kriterier som faktisk legges til grunn for tildeling av korttidsopphold i institusjon og disse bør på egnet måte gjøres tilgjengelig for kommunens innbyggere. 2. Internkontrollen for tildeling av korttidsopphold bør oppdateres. 3. Det bør vurderes tiltak for å styrke bruken av IPLOS-data både i funksjonsvurderingen av søkere og som kilde til styringsinformasjon om helse- og omsorgstjenesten. Det bør i tillegg vurderes tiltak for å styrke opplæringen av ansatte som registrerer i IPLOS. Forslag til vedtak Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmann følge opp rapportens anbefalinger. Kontrollutvalgets behandling 4
Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 5
Sak nr. Sak Møtedato 19/2015 Neste forvaltningsrevisjonsprosjekt 02.06.15 Saksbehandler Saksdokumenter Utdrag av plan for forvaltningsrevisjon Saksopplysninger I møte den 30. september 2014 foretok utvalget en revidering av plan for forvaltningsrevisjon. Følgende prioritering ble vedtatt: 1. Samhandlingsreformen og institusjonstjenesten del II (Pålsetunet) 2. Spesialpedagogisk hjelp barnehage/spesialundervisning grunnskole 3. Anskaffelser 4. Enkeltvedtak/oppfølging av planer/beredskap 5. Tjenesten for funksjonshemmede og hjemmetjenesten 6. Sykefravær 7. Kommunens styrings- og kontrollsystem 8. Revisjon av IKT 9. Rus og psykiatri Prioritet 1 er gjennomført. Det neste prosjektet blir da spesialpedagogisk hjelp barnehage/spesialundervisning grunnskole. I vedlagte utdrag av plan for forvaltningsrevisjon er det beskrevet mulige vinklinger for prosjektet. Utvalget bør drøfte hvilke vinklinger prosjektet skal ha slik at revisjonen kan legge dette til grunn for utarbeidelse av prosjektplan. Saken fremmes uten innstilling i tilfelle det skulle være aktuelt å be revisjonen om et notat om mulige vinklinger før man gjør bestillingen. Dersom det er helt klart hvilke vinklinger man vil ha kan det være aktuelt å bestille prosjektplan. Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 6
Vedlegg til sak 19/2015
Sak nr. Sak Møtedato 20/2015 Orientering ved revisjonen 02.06.15 Saksbehandler Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 7
Sak nr. Sak Møtedato 21/2015 Saker til oppfølging 02.06.15 Saksbehandler Saksdokumenter Saksopplysninger Saker til oppfølging Forslag til vedtak Saken tas til orientering Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 8
KONTROLLUTVALGET I FET KOMMUNE Vedlegg til sak 21/2015 SAKER TIL OPPFØLGING/BEHANDLING I KONTROLLUTVALGET I 2015 Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles 30/11 Arbeidet i kontrollutvalget Utvalget ber om tilbakemelding på om det finnes relevant informasjon om Øyeren IKT 30.09.14 33/2014 Saker til oppfølging Oppfølging av rådmannens internkontroll, jfr. sak 16/2014, settes opp som sak tidlig i 2015. Behandlet Oppfølging Ferdig Kontrollutvalget 20/1-2015 25.11.14 38/2014 Plan for selskapskontroll for kommunene på Romerike For øvrig tas saken til orientering. Kontrollutvalget vedtar plan for selskapskontroll for kommunene på Romerike. Planen oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Særutskrift sendt 1/12-2014 Kommunestyret 23/2-2015, sak PS 21/15 25.11.14 39/2014 Oppdrag fra kommunestyret 25.11.14 41/2014 Kontrollutvalgets årsplan 2015 1. Plan for selskapskontroll for kommunene på Romerike vedtas. 2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget ber revisjonen gjennomføre den undersøkelse kommunestyret har bedt om. Forslag til årsplan vedtas og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar årsplanen til orientering. Særutskrift Kontrollutvalget sendt 1/12-2014 20/1-2015 Særutskrift Kommunestyret sendt 1/12-2014 23/2-2015, sak PS 23/15 20.01.15 1/2015 Referater Saken tas til orientering. 20.01.15 2/2015 Orientering ved ordfører Saken tas til orientering. 20.01.15 3/2015 Orientering ved rådmann Saken tas til orientering. 20.01.15 4/2015 Presentasjon av Romerike Saken tas til orientering. Fet 2015 1
Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles Revisjon 20.01.15 5/2015 Oppdrag fra kommunestyret 20.01.15 6/2015 Kontrollutvalgets årsrapport for 2014 Kontrollutvalget tar rapporten skatteinngangen i Fet i 2014 og 2015 årsaker til svikt og mulige forbedringer til orientering. Rapporten oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten skatteinngangen i Fet i 2014 og 2015 årsaker til svikt og mulige forbedringer til orientering. Rådmann bes vurdere de mulige tiltak rapporten beskriver og innføre de tiltak rådmann finner formålstjenlig. Forslag til årsrapport vedtas som kontrollutvalgets årsrapport for 2014 og oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsrapport for 2014 til orientering. Særutskrift sendt 21/1-2015 Særutskrift sendt 21/1-2015 Behandlet Oppfølging Ferdig Kommunestyret 23/2-2015, sak PS 20/15 Kommunestyret 23/2-2015, sak PS 22/15 20.01.15 7/2015 Orientering ved revisjonen Saken tas til orientering. 20.01.15 8/2015 Saker til oppfølging Saken tas til orientering. 20.01.15 9/2015 Eventuelt I nestleders og medlems fravær ble Per Erik Borgen og Nils Totland valgt til å underskrive protokollen 28.04. 15 10/2015 Referater Referatene tas til orientering 28.04. 15 11/2015 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2014 Særutskrift sendt 28/4-2015 Forslag til uttalelse, med de endringer som fremkom i møtet, vedtas som kontrollutvalgets uttalelse til Fet kommunes årsregnskap 2014, og oversendes kommunestyret med kopi til formannskapet. Kommunestyret 18/5-2015, sak PS 47/15 28.04. 15 12/2015 Orientering ved ordfører (Ordfører kunne ikke delta) Fet 2015 2
Møte Saknr. Sak Vedtak Sendes/ behandles Behandlet Oppfølging Ferdig 28.04. 15 13/2015 Orientering ved revisjonen Saken tas til orientering 28.04. 15 14/2015 Saker til oppfølging Saken om Øyeren IKT anses ferdig. 28.04. 15 15/2015 Eventuelt (Ingen saker) Fet 2015 3
Sak nr. Sak Møtedato 22/2015 Eventuelt 02.06.15 Saksbehandler Saksdokumenter Saksopplysninger Forslag til vedtak Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets enstemmige vedtak Utskrift 9