KURS VED BIBLIOTEKET DRAGVOLL ENDNOTE VERSJON X8 / WORD 2016 / WINDOWS 10 (sist oppdatert 19.12.2017 HCF) Innhold: OM ENDNOTE-KURSET PÅ DRAGVOLL... 2 Nyttige tips, lenker og veiledninger... 2 LAGE ET BIBLIOTEK OG LEGGE INN REFERANSER... 3 Lag kun ett EndNote-bibliotek... 3 Unngå lagring i skytjeneste (OneDrive, ICloud, DropBox o.l.)... 3 Lage sikkerhetskopi av biblioteket... 3 LEGG INN REFERANSER MANUELT I DITT ENDNOTE-BIBLIOTEK... 4 Legge inn en ny referanse... 4 Velge referansetype... 4 Legge inn forfattere: Etternavn først!... 4 Publikasjoner med flere forfattere... 5 Institusjon e.l. som forfatter... 5 Lagre referanse... 5 Redigere referanse... 6 Sortere referanser: Lag en eller flere grupper (Create Group)... 6 IMPORTERE REFERANSER FRA ULIKE DATABASER... 6 Fra Oria til EndNote... 7 Mozilla Firefox... 8 Andre nettlesere... 8 Kapittel i bok via Oria... 8 Fra Google Scholar til EndNote... 9 FINNE FULLTEKST... 10 Aktivere Open Url for at EndNote skal kunne finne fulltekst... 10 Find Full Text via EndNote... 11 Legge ved en artikkel manuelt: Attach File... 11 Verktøy... 12 Hente inn referanser fra PDF-dokumenter med DOI-nummer... 12 JOBBE MED MANUSKRIPTER I WORD... 13 SETTE INN REFERANSER I LØPENDE TEKST... 13 ENDRE/ REDIGERE EN SITERING: Edit & Manage Citations... 13 Sette inn sidetall for et sitat og andre redigeringer... 14 Rette en feil i en referanse... 15 Slette en sitering... 15 Når du skal sende fra deg dokumentet: Convert to Plain Text... 16 ENDRE STIL (OUTPUT STYLE) I SITERINGER... 16 Velge stil fra Word-dokumentet... 16 Velge stil i ditt EndNote-bibliotek... 16 Referanser i fotnoter... 17 Oversettelser av stiler til andre språk... 18 Nedlasting og lagring av en stil... 18 REFERANSELISTE... 18 Redigere referanseliste... 18 Lage en selvstendig referanseliste... 19 1
FLYTTE PÅ TEKST I ET DOKUMENT, ELLER SLÅ SAMMEN FLERE DOKUMENTER MED REFERANSER I... 20 Fremgangsmåte for avformatering: Convert to Unformatted Citations... 20 Formatering: Update Citations and Bibliography... 20 SAMARBEID I SKRIVEPROSESSEN... 21 OM ENDNOTE-KURSET PÅ DRAGVOLL EndNote er et referansehåndteringsverktøy. Du kan lage ditt eget bibliotek der du legger inn referanser manuelt eller importerer dem fra ulike databaser. Deretter kan du hente referansene når du skriver en tekst (cite while you write), og plassere dem på ønsket sted i teksten. Det lages samtidig en referanseliste på slutten av dokumentet ditt. Du kan også samle artikler (PDF) i ditt EndNote-bibliotek. Teknisk: EndNote fungerer best med PC og Microsoft Office Word. Det går også bra med Mac. Dersom du bruker Open Office må du bruke PC. Kursholdere: Hege Charlotte Faber, Anne Lorange, Marit Brodshaug, Magnus Rom Jensen, Kjersti Faldet Listhaug, Marius Warholm Haugen. E-post: endnote.dragvoll@ub.ntnu.no Kursinfo: Se også bibliotekets EndNote-sider: https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/norsk/endnote. Det er mulig å bruke egen bærbar pc/mac på kurset (fortrinnsvis med siste versjon av EndNote installert), men ikke noe krav da vi har kurs-pc'er for deltagerne. EndNote blir demonstrert sammen med Word 2016. Kursrommet har trådløst nett. Varighet ca. 2 timer. Kursmateriell: Veiledning fra Biblioteket Dragvoll. Kurset er "hands on", slik at deltagerne skal få prøve ut hele prosessen i sammenheng: Lage et EndNote-bibliotek, og sitere mens du skriver. Nyttige tips, lenker og veiledninger NTNU Oppgaveskriving (VIKO): https://innsida.ntnu.no/oppgaveskriving Se også https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/norsk/endnote Her finner du også norske oversettelser av stilene APA, Chicago og Harvard for nedlasting: https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/norsk/endnote#section-endnote- Norske+oversettelser. EndNote hjemmeside: http://endnote.com/ 2
LAGE ET BIBLIOTEK OG LEGGE INN REFERANSER Lag kun ett EndNote-bibliotek Hvordan lager du et bibliotek? Åpne EndNote-programmet. Velg File > New. NB: Du bør bare lage ett bibliotek. Finn et navn til biblioteket ditt. F.eks. Annes EndNote Library.enl. Du bør helst lagre biblioteket ditt lokalt på maskinen eller på en ekstern server, der det blir tatt back-up ofte. Unngå lagring i skytjeneste (OneDrive, ICloud, DropBox o.l.) EndNote er ikke kompatibelt med skylagring. Årsaken til dette er at det skjer en komprimering av filer i disse tjenestene som gjør at bibliotekfilene ikke åpnes korrekt eller blir ødelagte. Se https://www.ntnu.no/blogger/ub-mh/wpcontent/uploads/sites/21/2015/08/endnote_skytjenester.pdf Lage sikkerhetskopi av biblioteket Dersom du lagrer ditt EndNote-bibliotek på egen pc, bør du ta en sikkerhetskopi: Velg i så fall File > Compressed Library (.enlx) på menyen). Sjekk at With File Attachments og All References er haket av og klikk på [Next]. Velg filplassering, angi et navn på sikkerhetskopien og klikk på [Save]. OBS: Det er lurt å ha ordet «sikkerhetskopi» med i tittelen, slik at det blir lettere å skille sikkerhetskopien fra det originale biblioteket. Den komprimerte sikkerhetskopien inneholder både en kopi av filen og den tilhørende mappen. Den nye filen får endelsen ".enlx" og åpnes som om den var en vanlig EndNote-fil. Sikkerhetskopien kan lagres i en skytjeneste. 3
LEGG INN REFERANSER MANUELT I DITT ENDNOTE-BIBLIOTEK Legge inn en ny referanse Velg New Reference fra References, hurtigtast Ctrl+N eller klikk på knappen Velge referansetype Velg riktig referansetype (book, edited book, journal article, newspaper article ). Journal articles er lagt inn som standard, så dersom det ikke er en tidsskriftartikkel du skal legge inn, må referansetypen endres. Merk at listen over felt endres når referansetypen endres. Lag en referanse ved å fylle inn nødvendige felt. Du trenger ikke fylle inn ALLE felt, men noen må alltid være med, som forfatter, tittel, årstall, utgiver og sted. Se også NTNU Oppgaveskriving for tips om hva som bør være med i stilene APA, Chicago, Harvard og Vancouver: https://innsida.ntnu.no/oppgaveskriving MERK: Referanser fra norske avisdatabaser som ATEKST/RETRIEVER må legges inn manuelt. Legge inn forfattere: Etternavn først! Forfattere legges inn med etternavn først, deretter fornavn og eventuelle mellomnavn. 4
Publikasjoner med flere forfattere Dersom en tekst er skrevet av flere forfattere, legges hvert forfatternavn inn på en ny linje: Institusjon e.l. som forfatter Når du skal legge til en institusjon e.l. som forfatter, må du sette inn et komma etter navnet: Kommaet vil ikke vises i den formaterte referansen, men sikrer at EndNote ikke behandler institusjonsnavnet på samme måte som programmet ville gjort med et personnavn. Lagre referanse Lagre og lukke referansen ved å klikke på det lille krysset oppe til høyre, ved å velge Close Reference fra File-menyen, eller ved hurtigtastene Crtl+S. 5
Redigere referanse Du kan når som helst endre/ redigere en referanse ved å dobbeltklikke på den i EndNote-biblioteket. Gjør deretter de endringene som trengs, og lagre. Sortere referanser: Lag en eller flere grupper (Create Group) Hvis du vil sortere referansene dine, f.eks. når du jobber med flere tekster eller fag samtidig, eller eventuelt flere kapitler i en bok eller avhandling, kan du lage grupper: Velg Groups > Create Group på menyen øverst, og gi deretter gruppen et navn: Alternativt kan du høyreklikke på My Groups i venstremenyen for å lage grupper. De referansene du ønsker å ha i en gruppe kan du enten markere og trekke over fra ditt EndNote-bibliotek, eller du kan gå til Groups > Add References To MERK: Referansene du plasserer i en gruppe vil også samtidig ligge i ditt hovedbibliotek under All References. IMPORTERE REFERANSER FRA ULIKE DATABASER De fleste databaser har en knapp som kan benyttes til å sende referansen til EndNote-biblioteket ditt. Det er ingen standard her, men se etter ord som Cite, Siter, Send til, Send to, Export, Export Citation, Save Citation, Import osv. Dersom det ikke finnes en mulighet for å sende referansen til EndNote, kan du se etter RIS. Dette er et format som kan leses av EndNote. 6
Fra Oria til EndNote Gjør et søk i Oria etter bøker, kapitler, artikler, m.m. Klikk på anførselstegnet og velg "EndNote Deskt" 7
Trykk på "LAST NED". Mozilla Firefox Hvis du bruker Mozilla Firefox åpnes et dialogboks filbehandlingsvindu hvor du velger "Open with". Bla til EndNote X8. Klikk deretter på OK, og referansen eksporteres nå til EndNote Andre nettlesere Bruker du andre nettlesere drar du filen fra nedlastning over i EndNote. Kapittel i bok via Oria Det hender man skal referere til et kapittel i en bok. Du finner mange bokkapitler når du gjør et søk i Oria, men ikke alle. Direkte import av kapittel: Hvis du finner bokkapitlet i Oria kan du importere det direkte. NB: Husk å sjekke referansen! 1. Legg inn sidetall for kapitlet etter import hvis det mangler 2. Legg inn boktittel og navn på redaktører hvis det mangler 3. Legg inn kapittelnummer om det er aktuelt Import av hele boka (ikke enkeltkapittel) Dersom kapitlet ikke ligger i ORIA, kan du bruke følgende oppskrift: 1. Importer selve boka fra ORIA. 2. Endre materialtype til "Book Section" 3. Klipp ut redaktørnavn fra "Author" og lim inn under "Editor" 4. Klipp ut boktittelen fra "Title" og lim inn under "Book Title". 5. Skriv inn kapittel-forfatternavn manuelt i "Author"-feltet. 6. Skriv inn kapitteltittel manuelt i "Title"-feltet. 7. Endre sidetall til de aktuelle sidetallene for artikkelen/kapitlet. 8. Lagre 8
Fra Google Scholar til EndNote Utfør et søk, og klikk på (anførselstegnet). Importer deretter referansen til EndNote-biblioteket ditt ved å klikke på EndNoteknappen: OBS: Husk å sjekke at alle opplysningene du trenger er blitt med i importen. Hvis ikke må du legge de til manuelt. 9
FINNE FULLTEKST Aktivere Open Url for at EndNote skal kunne finne fulltekst Dette er en standard innstilling som gjøres én gang. Den åpner for at EndNote kan finne artikler som er anskaffet av NTNU Universitetsbiblioteket. Dermed kan du samle artikler i full tekst (PDF) i ditt EndNote-bibliotek i tillegg til selve referansene. Gå til Edit på menyen, og velg Preferences. Velg Find full text, merk av Open URL. I boksen Open URL Path skriver du følgende: http://bibsys-almaprimo.hosted.exlibrisgroup.com/openurl/ntnu_ub/ntnu_ub_services_page Klikk OK. http://bibsysalmaprimo.hosted.exl ibrisgroup.com/open url/ntnu_ub/ntnu_ UB_services_page 10
Find Full Text via EndNote Hvis en artikkel i fulltekst (dvs. hele artikkelen) er tilgjengelig gratis eller via bibliotekets abonnementer, kan EndNote nå finne den og laste den ned til ditt bibliotek: Marker referansen(-e) og klikk på Find Full Text-symbolet: Under Find Full Text i venstre marg vil du nå se at det foregår et søk. Når søket er fullført, vil du se tre mulige funn: Found PDF, Found URL, og Not found. Hvis artikkelen har et DOI-nummer er det større sjanse til å finne den (DOI = Digital object identifier). I referanselisten kan du nå se at noen referanser blir markert med en binders. Dette viser et vedlegg (PDF). Referansene har også fått URL lagt til i URL-feltet. Ved å klikke på URL-lenken kommer du til bibliotekdatabasen der du fant artikkelen. Legge ved en artikkel manuelt: Attach File Ved å benytte Attach File eller ved å klikke på vedleggssymbolet (bindersen) du eventuelt også hefte ved artikler du har liggende på din pc. kan Selv om du benytter Find Full Text-funksjonen, vil ikke EndNote alltid finne fullteksten. Da kan du selv lagre PDF-artikkelen på din egen PC, og legge dem ved via Attach File eller ved å klikke på bindersen. Når du har funnet fullteksten, kan du markere referansen. Da ser du dokumentet i et eget felt. Trykk på denne knappen for å åpne PDF i nytt vindu 11
Verktøy Det er også tilgjengelige verktøy for å gule ut, lage huskelapper (sticky notes) m.m.: Hente inn referanser fra PDF-dokumenter med DOI-nummer Hvis du har artikler i PDF-format lagret på din datamaskin kan de importeres til EndNote-biblioteket ditt dersom PDF-dokumentet har et DOI-nummer. Fremgangsmåte: Lagre aktuell PDF-fil eller mappe på et lett tilgjengelig sted I EndNote: Velg File > Import > File Klikk på Choose og bla frem til PDF-filen Under Import Option: Velg PDF Klikk Import Bruk File > Import folder for å importere mapper med PDF-filer 12
JOBBE MED MANUSKRIPTER I WORD SETTE INN REFERANSER I LØPENDE TEKST Åpne Word-programmet, og deretter dokumentet ditt. NB: Plasser alltid markøren der du vil sette inn en referanse/sitering i teksten. Det er to måter å sette inn siteringer i et word-dokument på. Det kan gjøres fra EndNote-biblioteket ditt, eller via verktøylinjen i Word. 1 Fra EndNote: Marker siteringen i ditt EndNote-bibliotek, og klikk på Insert Citationknappen: 2 Fra word: Klikk på Insert Citation-knappen (forstørrelsesglasset), søk etter en referanse og marker den. Klikk deretter på Insert : Straks du har satt referanser inn i løpende tekst, vil de også vises i en referanseliste på slutten av dokumentet ditt. ENDRE/ REDIGERE EN SITERING: Edit & Manage Citations Hvis du ønsker å redigere eller slette en sitering, må det gjøres via Edit & Manage Citation(s)-knappen: 13
Sette inn sidetall for et sitat og andre redigeringer Marker først siteringen du ønsker å redigere i ditt Word-dokument: Velg i EndNote verktøylinjen i Word. Da får du opp følgende dialogboks: Formatting: Her kan du ekskludere forfatter eller årstall eller begge deler, eller la forfatternavn stå utenfor parentesen. Prefix. Her kan du legge inn en kort tekst foran referansen, f.eks. see also, reprinted in osv. 14
Suffix. Her kan du kan legge inn sidetall, eller annen tekst som skal stå etter referansen. Pages-feltet for sidetall kan bare benyttes hvis Cited Pages er brukt i stilen. Det er f.eks. tilfelle i APA. OBS: Sidetallene du setter inn gjelder kun den aktuelle referansen akkurat på dette aktuelle stedet i teksten. Prosessen må gjentas for andre referanser. Litteraturlisten eller EndNote-biblioteket påvirkes ikke. OBS: Hvis du legger inn et prefix eller suffix, må du inkludere et mellomrom eller et tegn (punktum, kolon etc). Rette en feil i en referanse Hvis det er feil i en referanse i dokumentet ditt, må dette rettes i EndNote-biblioteket. Velg trengs og lukk referansen. fra EndNote-verktøylinjen i Word, rett opp det som Du kan også gjøre dette fra EndNote-biblioteket: Dobbeltklikk på den aktuelle referansen, rett opp det som er feil, og lagre til slutt. Slette en sitering Marker siteringen som skal slettes i word-dokumentet. Velg på menyen i Word, og klikk på Remove Citation. Deretter klikker du OK: 15
Når du skal sende fra deg dokumentet: Convert to Plain Text EndNote setter Cite While You Write-feltkoder inn i Word-dokumentet. Denne koblingen bør gjerne kuttes når du skal sende dokumentet fra deg. Velg Convert Citations and Bibliography og deretter Convert to Plain text. Da får du ett nytt dokument der koblingene mellom Word og EndNote er tatt vekk. NB: Sørg for å ha en kopi av originaldokumentet med koblingene intakt (feltkoder). Har man konvertert til Plain Text, er det ikke mulig å få koblingene tilbake i dette dokumentet. ENDRE STIL (OUTPUT STYLE) I SITERINGER Velge stil fra Word-dokumentet Velg ulike stiler fra Style i EndNote-menyen i Word. Dersom den stilen du ønsker ikke ligger i hurtiglisten allerede, klikker du på Select another style: Velger du stil fra Word, gjelder valget bare det aktuelle dokumentet. Velge stil i ditt EndNote-bibliotek 16
Her ser du også en forhåndsvisning (Preview) av stilen, og hvordan referansen blir seende ut i litteraturlisten: Referanser i fotnoter Hvis du skal sitere i fotnoter, må du velge en stil som er beregnet på dette, f.eks. Chicago Footnote (Chicago 16A). Stilen brukes sammen med fotnotefunksjonen i Word: 1) Velg fanen referanser i Word og klikk Sett inn fotnote. Det vil nå lages en fotnote nederst på siden. 2) Sett markøren i fotnoten nederst på siden, og velg Insert Citation fra EndNoteverktøylinjen (som ved referanser i løpende tekst). 3) Nå ligger referansene i fotnoter på hver side, samtidig som det lages en referanseliste på slutten av dokumentet. Man redigerer referansen i fotnoten på samme måte som i løpende tekst, altså ved å bruke Edit & Manage Citation-knappen. 17
Oversettelser av stiler til andre språk Norsk: EndNote er et engelskspråklig verktøy. Skriver du på norsk, må du laste ned en oversatt stil. Du finner norske stiler (APA, Chicago og Harvard) på https://innsida.ntnu.no/wiki/-/wiki/norsk/endnote#section-endnote- Norske+oversettelser Andre språk: Hvis du f.eks. trenger en fransk, spansk eller tysk oversettelse av en stil må du finne en oversettelse til disse språkene. Tysk: http://endnote.com/downloads/style/deutsche-gesellschaft-fur-psychologie Nedlasting og lagring av en stil Klikk på lenken for å laste ned ønsket stil (fungerer dårlig i Internett Explorer) Denne åpnes i Endnote Lagre stilen ved å velge File > Save As > Angi filnavn. Stilen lagres da automatisk i den mappen som EndNote henter tilpassede stiler fra. Gå til EndNote og hent opp den nye stilen med Select Another Style og bla til - eller søk opp - stilen du nettopp lastet opp. Marker og velg Choose REFERANSELISTE Redigere referanseliste Velg Bibliography på EndNote-menyen i Word: Standard er Format Bibliography. Velg Layout. Da får du opp dette bildet, og kan gjøre en rekke valg: 18
Nå kan du gi litteraturlisten en tittel (f.eks Litteratur, Bibliografi, Litteraturliste etc) Andre valg: - Skrifttype - Skriftstørrelse - Enkel/dobbel linjeavstand - Åpen linje mellom de forskjellige referansene Lage en selvstendig referanseliste Dette er hvis du vil ha en referanseliste utenom den som genereres når du setter inn referanser i løpende tekst. Åpne EndNote-biblioteket ditt. Merk aktuelle referanser dersom ikke alle referansene som vises i bibliotekvinduet, skal eksporteres. Velg File > Export på menyen eller klikk på fil. Filen kan lagres i rtf, txt og html-format. for å eksportere referansene til en Velg stil (output style) på nedtrekksmenyen. Dersom ønsket stil ikke finnes på menyen, velg Select Another Style for å få fram en oversikt over tilgjengelige stiler. Merk aktuell stil og klikk på [Choose]. Skrive ut referanseliste Det er også mulig å skrive ut en referanseliste: Marker de referansene du ønsker (bruk Ctrl-tasten), velg File på menyen og klikk på Print. 19
FLYTTE PÅ TEKST I ET DOKUMENT, ELLER SLÅ SAMMEN FLERE DOKUMENTER MED REFERANSER I AVFORMATERING er nyttig når man skal slå sammen flere dokumenter, f.eks. flere kapitler i en avhandling. AVFORMATERING er også å anbefale om man skal flytte mye rundt på tekst i ett dokument, særlig hvis det er et stort dokument med mange referanser. Fremgangsmåte for avformatering: Convert to Unformatted Citations Klikk på Convert Citations and Bibliography Velg Convert to Unformatted Citations Dette fører til to (evt. tre) typer midlertidige endringer: i. Siteringene kommer på en uformatert form - f.eks. {Arnesen, 2010 #25} ii. Referanselisten forsvinner midlertidig Formatering: Update Citations and Bibliography VELG DERETTER Å FORMATERE ETTER AT DOKUMENTENE ER SAMMENSTILT, ELLER NÅR DU ER FERDIG MED Å FLYTTE PÅ TEKST. Klikk på Update Citations and Bibliography: Nå kommer referanselisten tilbake på plass og de «rare» tegnene forsvinner. 20
SAMARBEID I SKRIVEPROSESSEN Fra EndNote versjon 7.2 og nyere er det mulighet for å dele bibliotek med andre. Se http://endnote.com/product-details/library-sharing Du kan invitere opptil 100 personer til å dele ditt bibliotek, og alle vil få tilgang til å redigere og legge til referanser. Alle som skal dele må ha EndNote versjon 7.2 eller nyere og en EndNote-web-konto. Bibliotekene synkroniseres via webversjonen, så derfor må du ha det også. NTNU UB, Bibliotek for medisin og helse v/førstebibliotekar Jan Ove Rein har laget en detaljert oppskrift: https://www.ntnu.no/blogger/ub-mh/wpcontent/uploads/sites/21/2015/08/endnote_x8_librarysharingv2.pdf 21