Endnote-kurs for Mac-brukere

Transkript

1 Endnote-kurs for Mac-brukere Helene N. Andreassen Universitetsbiblioteket i Tromsø Oppdatert endnote.com

2 EndNote som referansehåndteringsverktøy Lagrer og organiserer alle referansene dine i én og samme database. Kan brukes sammen med tekstbehandlingsprogrammer Microsoft Word Pages OpenOffice (UiT har ikke support på EndNote brukt opp mot OpenOffice) Anbefalt nettleser for Mac-brukere: Firefox Ved første gangs import, kryss av for at referansefilene som importeres alltid skal åpnes i EndNote Safari og Chrome krever av og til mellomlagring av referanser ved import 2

3 Kursets målsettinger endnote.com uit.no/ub/endnote Lage en EndNote-database og registrere referanser. Importere referanser fra eksterne databaser. Søke på og sortere referanser i EndNote-databasen. Hente referanser fra EndNote-databasen og sette dem inn i et Worddokument. Redigere referansene i et Word-dokument Tilpasse Word-dokumentet med tanke på publisering 3

4 Laste ned EndNote til din egen maskin UB har inngått avtale om bruk av EndNote for studenter og ansatte ved UiT. Dette gjelder også for hjemmemaskiner. Programmet lastes ned fra LiReg: uit.no à IT-brukerstøtte à Lireg à alle avtaler Om du allerede har EndNote på maskinen din, oppgrader til nyeste versjon (Per i dag: EndNote X7). Om tekniske problemer ved installasjon, kontakt Orakelet orakel@uit.no 4

5 Lage en EndNote-database (Library) Åpne EndNote: Lokalisere EndNote i Applications Tips: Dra ikonet ned på dock en Lage en ny database: File à New Navngi databasen:.enl-fil (HeleneNA.enl) En.Data-mappe opprettes automatisk med samme navn som.enl-fila (HeleneNA.Data) 5

6 Tips Hold oversikten ved å ha én enkelt database Vit hvor du har lagret EndNote-biblioteket ditt og ta back-up jevnlig.enl.data Disse to må all0d være sammen! 6

7 Velge en stil i rullegardinmenyen Hvert fagområde og hvert tidsskrift stiller egne krav til presentasjon av referanser i tekst og referanseliste (for masteroppgave/phdavhandling: spør veileder!). Små eller store bokstaver, rekkefølge, kursiv, understreking, hermetegn osv. EndNote inneholder en rekke forhåndsdefinerte stiler (Output Styles). Den aktive stilen vises i stilboksen. Forhåndsvisning illustrerer hvordan en referanse ser ut i den aktive stilen. Stil kan skiftes i rullegardinmenyen i stilboksen. Om du ikke finner den ønskede stilen i rullegardinmenyen, velg Select Another Style og plukk en annen stil fra listen. Aktuelle stiler innenfor et fagfelt: Find by Category à Humanities, Medicine 7

8 Skrive inn referanser manuelt Gå til References à New Reference Velg Reference type Bok (Book) Tidsskriftartikkel (Journal Article) Bokkapittel (Book Section) Ulik informasjon må legges inn i EndNote alt avhengig av referansetype. Bok WOLFE, M The Conversion of Henry IV, Cambridge, Mass., Harvard University Press. Tidsskriftartikkel STEMSHAUG, O Bilnamn nordafjells. Namn og nemne, 25, Bokkapittel BARTON, M. E. & TOMASELLO, M The rest of the family: the role of fathers and siblings in early language development. In: GALLAWAY, C. & RICHARDS, B. J. (eds.) Input and interaction in language acquisition. Cambridge: Cambridge University Press. (Stil: Harvard) 8

9 Felter i EndNote som må/bør fylles ut: - Reference type: Book Section Forfatter (Author): Carlomagno, Sergio ; Iavarone, Alessandro (!EN PER LINJE) År (Year): 1995 Tittel (Title): Writing rehabilitation in aphasic patients Redaktør (Editor): Code, Chris ; Müller, Dave (!EN PER LINJE) Boktittel (Book Title): Treatment of aphasia Utgiversted (Place Published): London Utgiver (Publisher): Whurr Sidetall (Pages): ISBN: Oppstilling (Call Number): Tre Nøkkelord (Keywords): Afasi, Behandling, Skriving (!ETT PER LINJE) 9

10 Oppgave 1a: Legge inn referanser manuelt For å lagre: File à Save eller cmd + s Legg inn en referanse i EndNote-biblioteket ditt ved hjelp av følgende opplysninger: Reference type: Book Forfatter (Author): Wolfe, Michael År (Year): 1993 Tittel (Title): The Conversion of Henry IV Utgiversted (Place Published): Cambridge, Mass. Utgiver (Publisher): Harvard University Press Oppstilling (Call Number): UBT/KS, Wol Nøkkelord (Keywords): Konger, Henrik IV, Frankrike, 1500-tallet (NB! Kun ett nøkkelord per linje) 10

11 Oppgave 1b: Legge inn referanser manuelt For å lagre: File à Save eller cmd + s Legg inn en referanse i EndNote-biblioteket ditt ved hjelp av følgende opplysninger: Reference type: Journal Article Forfatter (Author): Sabir, Munawar År (Year): 2011 Tittel (Title): Political Puzzles and Prospect of Media in Pakistan Tidsskrift (Journal): Journal of Political Studies Årgang (Volume): 18 Nummer (Issue): 1 Sider (Pages): Oppstilling (Call Number): e-tidsskrift 11

12 Oppgave 2a: Importere referanser fra en ekstern database til EndNote Referanser kan importeres 0l EndNote fra BIBSYS og fra andre eksterne databaser (uit.no/ub). Fremgangsmåten varierer fra database 0l database, så følg anvisninger. Fra BIBSYS (uit.no/ub) CHRISTIE, H Fenalår: historien om en norsk delikatesse og spesialitet, Oslo, Kolofon. (Stil: Harvard) 1. Sjekk at du søker i hele Bibliotekbasen Du kan måtte fjerne avkrysning for Universitetsbiblioteket i Tromsø 2. Let frem referansen og huk av i boksen foran tittelen. 3. Klikk Send til Endnote à OK à Open. 4. Referansen er nå lagt inn i EndNote. 5. Kontroller ved å dobbeltklikke på referansen at alle poster er korrekt utfylte. Rediger om nødvendig. 12

13 Oppgave 2b: Importere referanser fra en ekstern database til EndNote Fra tidsskriftleverandør Reid, Richard. "Past and Presentism: The 'Precolonial' and the Foreshortening of African History." The Journal of African History 52, no. 02 (2011): (Stil: Chicago 16th B) 1. Søk på tidsskrifttittelen (Journal of African History) i BIBSYS. Velg den elektroniske versjonen. 2. Klikk på UBT-knappen, og følg lenka til «Cambridge Univ» etc. 3. Let frem riktig artikkel og last ned pdf. 4. Huk av i boksen foran artikkelen og klikk Export Citation. 5. Kryss for at eksporten skal skje til EndNote. 6. Om du blir bedt om å åpne eller lagre, velg åpne. 7. Dobbeltklikk på referansen og klikk deretter på bindersknappen i toppmenyen. Let opp pdf. 8. Pdf-filen er nå en del av databasen/ biblioteket og kan leses direkte/ redigeres i pdf-menyen. 13

14 Hvordan søke på et emne og eksportere flere referanser samtidig til EndNote 1. Gå til uit.no/ub og søk på databasen Scopus 2. Åpne Scopus og legg inn søkeord (evt. Add search field). 3. Begrens tidsrom. 4. (Evt. videre spesifisering av søket). 5. Huk av boksen ved de dokumentene du vil ha (evt. All) under Document results. 6. Klikk på Export. i. Under Export format, velg RIS format (Reference Manager, ProCite, EndNote). ii. Under Output, velg Abstract format. iii. Klikk Export. Dette fungerer tilsvarende i andre databaser (for eksempel PubMed), men detaljene kan variere litt 14

15 Sortere og søke referanser Man sorterer på forfatter, år, tittel etc. ved å klikke på de ulike feltoverskriftene i referansevinduet (Author, Year, Title). Group: Egendefinerte grupper med referanser Group à Create Group à Navngi gruppen (f.eks. «Avhandling») à Klikk Enter. Marker referanser i referanselisten og trekk dem over til gruppen (eventuelt høyreklikk på de markerte referansene à Add References To à Velg gruppe). Slette en referanse fra gruppen: Marker referansen, klikk Groups à Remove References from Group. 15

16 Sortere og søke referanser Smart Group: Egendefinerte grupper som automatisk oppdateres når nye referanser legges til i databasen (hendig å ha om man jobber med ett og samme tema over flere måneder/år). Grupper kan spesifiseres på forfatter, tittel, nøkkelord etc. Eksempel med nøkkelord Smart Group Afasi: «Keywords contains Afasi» Or «Keywords contains Aphasia»» Om ny referanse med Afasi eller Aphasia som nøkkelord legges til i basen, vil denne automatisk legges til i Smart Group Afasi. Quick Search vs. Search: enkle vs. avanserte søk i databasen. 16

17 Oppgave 3: Lage Smart Group Følg oppskriften under og lag en Smart Group for referanser som handler om konger: 1. Gå via Groups à Create Smart Group. 2. I boksen Smart Group Name, skriv «Konger». 3. Spesifiser deretter innholdet som skal være i gruppen: Velg Keywords + Contains + Skriv inn «Konger». 4. Klikk på Create. 5. Smart Group «Konger» skal nå inneholde 1 referanse (Wolfe, 1993). 6. Importer deretter følgende referanse fra BIBSYS: LINDQVIST, H. & ERIKSEN, H Solkongen: historien om Ludvig 14, Oslo, Schibsted. 7. Smart Group «Konger» skal nå ha blitt automatisk utvidet til 2 referanser. 17

18 Legge inn referanser i Word Se EndNote- meny i Word- dokumentet (View à Toolbars à EndNote X7) I Word: Search (forstørrelsesglass): Åpner for søk i EndNote-programmet mens du fortsatt er i Word. Skriv inn et søkeord eller del av søkeord i søkefeltet (f.eks. fenalår eller Christie). Velg referanse og klikk på Insert. I EndNote: Insert selected citation(s) (pil med to komma): Setter inn referansen(e) som er markert i EndNote-programmet. Stilboks: Endre stil i rullegardinmeny. I EndNote lages det en midlertidig gruppe som samler de referansene brukt i det aktuelle Word-dokumentet. Gruppen har samme navn som Word-dokumentet. 18

19 Se EndNote- meny i Word- dokumentet. Redigere referanser i Word Tools à Edit Library Reference(s): Redigere referansen i EndNote. Format document (ark m/røde haker): Oppdatere bibliografi i Worddokumentet med hensyn til endringer gjort i EndNote. Citations à Edit & Manage Citation(s): Redigere referanser i teksten. Nyttig snarvei: Høyreklikk på referansen og gå til Edit Citation(s)! Exclude Author: Fjerner forfatternavn fra referansen. Suffix: Sette inn for eksempel henvisning til sidetall. Prefix: Sette inn for eksempel «se også». Display as: Author (Year) setter navnet utenfor parentesen. 19

20 Oppgave 4 Sette inn og redigere referanser i Word Åpne dokumentet Språk.docx I Word, velg stilen Harvard Om stilen ikke ligger i lista, aktiver stilen ved å gå til EndNote à Select another style à Harvard à Choose. I Word, sett inn referanser (det spiller ingen rolle hvilke) i stedet for tallene som står i [hakeparentes] i teksten. 1. Sett inn én referanse ved siden av tallet [1]. 2. Sett inn flere referanser ved siden av tallet [2]. 3. Sett inn én referanse ved siden av tallet [3] og sett inn den samme referansen ved siden av tallet [4]. 4. Sett inn flere referanser ved siden av tallet [5]. 5. Sett inn sidetall på referansene ved siden av tallene [1], [3] og [4]. For å slette en referanse Edit Citation(s) à Klikk på knapp til høyre for den markerte referansen (øvre vindu) à Remove citation à Ok 6. Slett én referanse ved siden av tallet [2] og én referanse ved siden av tallet [5]. 7. Skjul forfatternavnet på referansen ved siden av tallet [1]. 8. Sett inn «se også» på referansene ved siden av tallet [5] (bruk Prefix-feltet. NB! Husk mellomrom) BLA OM! 20

21 Oppgave 4 (forts.) Sette inn og redigere referanser i Word 9. Sett inn én referanse ved siden av tallet [6]. Høyreklikk og velg Display as: Author (Year). 10. Bruk søkefunksjonen (forstørrelsesglass) og sett inn en referanse ved siden av tallet [7]. Velg Insert & Display as Author (Year). 11. Sett inn to referanser av samme forfatter ved siden av tallet [8]. Fjern det ene forfatternavnet. 13. Endre årstall i referanse ved siden av tallet [6] og oppdater deretter referanselista i Word. 14. Endre Output Style (stilboks i EndNote-meny) til APA 6th. 15. Endre layout på litteraturlista (Bibliography à Configure Bibliography à Layout) i. Velg linjeavstand 1,5 (Line spacing) ii. Velg avstand 1 mellom referansene (Space after) 21

22 Flette to (eller flere) Word-dokumenter med hver sin referanseliste I hvert Word-dokument (A og B): Klikk Tools à Convert to Unformatted Citations. Referansene i teksten skal stå som {krølleparentes #EndNote-nummer}, og referanselisten skal være usynlig. Kopier teksten fra et Word-dokument B over i Word-dokument A, og klikk på Format (ark med røde haker) Referansene i teksten ser nå normale ut, og listene fra de respektive dokumentene er slått sammen til ei ordnet liste. 22

23 Oppgave 5: Flette Word-dokumenter Bruk teksten Språk (oppgave 4) 1. Klikk på Tools à Convert to Unformatted Citations (referanseliste blir usynlig). 2. Åpne dokumentet Språk i Indonesia 3. Sett inn to referanser ved siden av tallet [1]. 4. Sett inn to referanser ved siden av tallet [2]. 5. Klikk Tools à Convert to Unformatted Citations (referanseliste blir usynlig). 6. Hent teksten fra Språk i Indonesia.docx og sett inn etter teksten i Språk.docx. 7. I dokumentet som nå inneholder begge tekstene, klikk Format (ark med røde haker). 8. Referansene i teksten skal nå se normale ut, og det skal være ei alfabetisk ordnet referanseliste på slutten av dokumentet. 23

24 Hjemmelekse Om du kommer til oss for å be om hjelp vil vi forvente at du kan det vi har gått igjennom i dag. Av erfaring vet vi at kursdeltakerne glemmer det meste de har lært om de ikke bruker EndNote aktivt rett etter kurset. Derfor, i løpet av den neste uken, lær deg følgende: Skrive inn referanser manuelt. Importere referanser fra søkeverktøy, (for eksempel Bibsys, SCOPUS, etc). Sette inn referanser i Word. Redigere referanser i Word. 24

25 Om du skulle ha noen spørsmål Sjekk support på EndNotes hjemmesider: Sjekk UBs EndNote-sider: uit.no/ub/endnote Send e-post til Møt oss i veiledningsskranken: Helene N. Andreassen (KS) Mandager (Oddetallsuker) Fredager (Partallsuker) Grete Overvåg (NH) Torsdager Torstein Låg (PJ) Tirsdager

26 Sync til EndNote Web fra flere maskiner Du har gratis EndNote Web konto i 2 år. For å opprette EN-Web-konto: Klikk på Sync-knappen øverst i bibliotekvinduet Velg «Register» Innstillinger for synkronisering kan alltid justeres fra EndNote X7 à Preferences à Sync 04/02/14 26

27 Preferanser for pdf-søking EndNote kan i en del tilfeller hjelpe oss med å hente fram en pdf av en referanse. Vi kan øke sannsynligheten for at det blir vellykket ved å gjør følgende innstillinger: Gå til EndNote X7 à Preferences og velg Find Full Text i venstrepanelet i Preferences-vinduet. Kryss av i boksen ved Open URL og legg følgende url inn i feltet etter Open URL Path : Klikk OK. 27

28 Importere referanser via en forbindelse fra EndNote til en database 1. Velg database under Online Search, f.eks. Library of Congress. 2. EndNote vil automatisk koble seg til databasen (Connecting to Host). 3. Klikk på fanen Online Search Library Catalog at Library of Congress. 4. Spesifiser søket, f.eks. i. Author contains Chomsky ii. Subject contains linguistics 5. Klikk på Search. 6. For å laste ned alle treffene, klikk Ok. 7. Gå igjennom trefflisten og slett (Move to Trash) de referansene du ikke vil ha. 8. For andre databaser: more ELLER Tools à Online Search à Velg database à Connect. Om problemer med å koble seg til databaser, sjekk Tilkoblingsfiler på UB s EndNote-sider. 28

29 Overføring av referanser fra Google Scholar til EndNote I Google Scholar Velg Innstillinger Finn valget for Bibliografiadministrering, og merk av for Vis linker til å importere sitater inn i og velg EndNote fra rullegardinmenyen Klikk Lagre 29

30 Finne en stil via Style Manager Edit à Output Styles à Open Style Manager Style Info/Preview: Viser referanser i de ulike stilene. Relevante stiler innenfor et fagfelt: Find by à Humanities, Medicine Andre stiler kan lastes ned fra EndNote s hjemmeside: Gå via Open Style Manager à Get More on the Web eller 30

31 Redigere en stil i Style Manager En stil kan redigeres og dermed tilpasses ens eget behov. Edit à Output Styles à Open Style Manager, marker en stil à Edit. Lagre den redigerte stilen: File à Save As à Style name: Harvard copy Noe av det som kan redigeres: Referansestil i tekst (Citations) Referansestil i referanseliste (Bibliography) Referansestil i fotnote (Footnotes) Footnotes à Templates à Same as citations à Save 31

32 Omgjøre Word-dokumentet til ren tekst Det anbefales å konvertere dokumentet til ren tekst før man sender det fra seg. Tools à Convert to Plain Text. Det lages automatisk en kopi hvor det ikke er noen lenke mellom EndNote og Word. Denne kopien er tilgjengelig for redigering og lagring. Originaldokumentet består. 32