Protokoll styremøte 11/16-18, onsdag 16. august 2017 kl 1850-2030 på Idrettens Hus Til stede: Rune Huseby, Arne Svardal, Per-Eivind Johansen Forfall: Inger Johanne, Trude Tansø, Merete Danielsen, Stein Olaf Olsen Fra adm: Bjørn Lauritzen, Lisbeth Danielsen (blir konstituert org.sjef fra 1. sept). Saker Sak89/16-18: Resultatregnskap og balanse per 31. juli 2017. Sak90/16-18: Spillemiddelsøknaden 2018 Sak91/16-18: Ny norm for informasjonssikkerhet i idretten Sak92/16-18: OLT Sørøst etablering av ressursgruppe og ansettelse av testansvarlig Sak93/16-18: Høring: Retningslinjer for medisinsk beredskap på store idrettsarrangement Sak94/16-18: Orienteringssaker Sak95/16-18: Eventuelt Sak89/16-18: Resultatregnskap og balanse per 31. juli 2017 (vedlegg 1 og 2) Saldo hittil i år viser et resultat på om lag 167 000 kr. Tilskuddene til idrettsrådene og særkretsene er utbetalt og bokført. Det samme er tilskuddene på til sammen 400 000 kr til sandefjord og Larvik IR. Balansen viser avsatt tilskuddsmidler fra 2016 på om lag 300 000 kr. Disse er ikke inntektsført for 2017 og resultatet er således tilsvarende bedre. Tas til orientering.
Sak90/16-18: Spillemiddelsøknad 2018 Høringsversjonen av spillemiddelsøknaden for 2018 fremgår av vedlegg 3. Høringsfristen er 23. august. Etter en gjennomgang, vil idrettsstyret legge opp til dialog på politisk nivå med henholdsvis idrettskretsene og særforbundene i løpet av september Org.sjefkollegiet nedsatte en arbeidsgruppe bestående av org.sjefene Svein Lien (Aust-Agder IK) og Anne Leversund (Sogn og Fjordane IK) som har utarbeidet et høringsinnspill: KUD ber om at søknaden skal inneholde mål for arbeidet i NIF, slik at man i ettertid kan vurdere måloppnåelse. Vi synes målene i søknaden ikke er klare nok NIF er oppfordret til å beskrive konsekvensene av kutt i overføringene fra spillemidlene. På enkelte områder er dette beskrevet, i mange andre områder ikke. Idrettskretsenes arbeidsoppgaver er godt beskrevet i kapittel 3.1.1, men man har i liten grad beskrevet behovet for økonomisk løft, ref arbeidet som ble gjort av Rogaland IK 2015-2016 Erfaringene med at ganske mange idrettslag trenger hjelp fra IK for å drive klubben lovlig (styrearbeid, arbeidsgiveransvar, klubbutvikling, økonomi/regnskap, barneidrettsbestemmelsene osv), bør behovet for økt rammetilskudd til IK-ene i større grad begrunnes med dette i søknaden IT-arbeid og digitalisering er et viktig arbeid fremover, men vi synes kanskje dette området har fått i overkant stor plass i søknaden Under avsnitt 2 prioriterte områder for 2018, fremkommer det mange områder der IK-ene får et ekstra ansvar. Dette kan i større grad legges til grunn for en større økning av rammetilskuddet til IK. De siste årene har IK-ene blitt pålagt «ad-hoc»-oppgaver (Fakkelstafetten, kontrolloppgaver ifm flyktningemidler, politisk arbeid/valgarbeid, regnskapskontroll ifm mva-kompensasjon, økte oppgaver ifm juridiske situasjoner). Disse oppgavene burde vært brukt som begrunnelse for økte overføringer. Adm. I VIK deler arbeidsgruppas innspill og ber om styrets samtykke til å spille inn dette som VIKs høringssvar. Styret stiller seg bak de beskrevne punktene til arbeidsgruppa og ber adm. å innlevere en høringsuttalelse innen fristen. VIK mener at en minimum grunnbemanning på 4 årsverk i kretsene og at overføringene bør gjenspeile dette. Kretsens midler er også i stor grad øremerkede prosjektmidler hvilket bes synliggjort i søknaden. 546601v1 Side 2 av 5
Sak91/16-18: Ny norm for informasjonssikkerhet i idretten (vedlegg 4 og 5) Digitalisering og bruk av IT-løsninger i idretten er økende. Frivillig sektor gjennomgår en profesjonalisering som en konsekvens av bl.a. krav som stilles fra offentlige myndigheter, de offentlige tilskudd som gis til idretten samt krav til innrapportering til offentlig sektor som f.eks. organisasjonsdata til Brønnøysundregistrene og innrapportering til skattemyndighetene osv. I tillegg søker idretten å utnytte elektroniske løsninger på en slik måte at disse kan bidra til å forenkle de oppgaver som idretten selv må løse, enten det er i det lokale idrettslaget eller i andre organisasjonsledd i idretten. Utviklingen og bruken av sentrale registre i idretten har vært sterkt økende de senere år, og bidrar bl.a. til bedre datakvalitet, bedre kontroll og styring av tilgangen til persondata. Den økende elektroniske behandlingen av opplysninger gir muligheter, men skaper også utfordringer for informasjonssikkerheten. Det kan oppstå utilsiktede konsekvenser for opplysningenes konfidensialitet, og særskilte tiltak må iverksettes for å sikre at uvedkommende ikke får tilgang til opplysninger som er lagret elektronisk. Den nye normen gir idrettsorganisasjonen bedre grunnlag for å møte dagens og fremtidens lovpålagte krav knyttet til informasjonssikkerhet og personvern. Den nye normen gjør det også enklere å imøtekomme kravene ifm. innføring av ny lov for behandling av personopplysninger fra 25. mai 2018, hvor normen vil kreve en revisjon. NIF inviterer til et innspillmøte på Kinoteket, UBC - tirsdag 22. august kl. 13.00-15.00. Påmelding til innspillmøte sendes pr. e-post til kjetil.bakke@idrettsforbundet.no innen 15. august. Høringsfristen er 31. august. VIK deltar på innspillsmøtet og vurderer behovet for å komme med en egen uttalelse etter møtet. Styret blir løpende informert. 546601v1 Side 3 av 5
Sak92/16-18: OLT Sørøst etablering av ressursgruppe, samarbeidsavtaler (vedlegg 6 og 7) og ansettelse av testansvarlig i Skien Etableringen av OLT Sørøst er i gang og det er lyst ut to 50% stillinger som begge skal ha kontorsted i Telemark (Skien fritidspark og i Bø). I tillegg skal daglig leder (Jorunn Horgen) ha kontor i Drammen. OLT Sørøst informerte rett for sommerferien at de ville lyste ut to 50% stillinger som begge skal ha kontorsted i Telemark. Begge stillingsannonsene ligger ute på finn.no: https://www.finn.no/job/parttime/search.html?q=olt%20s%c3%b8r%c3%b8st Det ble gjennomført et møte med daglig leder i OLT Sørøst 9. august hvor leder og nestleder i VIK deltok sammen med org.sjef og påtroppende org.sjef deltok. OLT Sørøst vil endre stillingsannonsen gjeldende prosjektlederfunksjonen i Skien. Styret i VIK henstiller OLT Sørøst om størst mulig likeverdighet mellom de tre deltagende fylkene når stillingsressursene lokaliseres. Forslag til samarbeidsavtale, med rettinger av 15. august, godkjennes av VIKs styre. Sak93/16-18: Høring: Retningslinjer for medisinsk beredskap på store idrettsarrangement. NIF har sendt forslag til retningslinjer for medisinsk beredskap ved store idrettsarrangement (vedlegg 8) i Norge på høring. Høringsfristen er 1. september 2017. I forbindelse med høringen blir det et høringsmøte mandag 14. august 2017 kl. 13:00-15:00 i kantinen, Idrettens Hus, Ullevål Stadion. Vurdering Retningslinjene kan synes omfattende men det er viktig med klare og utvetydige regler innen dette området. Styret i VIK mener retningslinjene er for omfattende og vi ber om de gjøres mindre omfattende. VIK mener videre at det er uklart hva som menes med stort/større arrangement noe som bør klargjøres. VIK savner også en vurdering av ansvarsforholdene dersom retningslinjene ikke er fulgt 100%. VIK mener at samfunnets ansvar må utredes ved at kommunal beredskap kan være tilfredsstillende ved idrettsarrangement. Belastningen ved å arrangere er allerede stor og vi frykter at flere arrangører kan utebli pga. for omfattende krav. Ev. privatrettslig/idrettsrettslig etterspill må klareres/klargjøres. 546601v1 Side 4 av 5
Sak95/16-18: Orienteringssaker - Styreleder representert VIK på Åpningen av Oslofjord conferencecenter 15. juni. - Org.sjef deltok på Bad, park og Idrett konferansen i juni i Sandefjord. - Vestfold Toppidrett har foretatt et endelig opptak for sesongen 2017/2018. I alt ble 18 utøvere tatt ut. - Samarbeidsmøte 2/4 med VFK ble avholdt på Idrettens Hus 30. juni. - Prosjektgruppemøte i OLT Sørøst med org.sjefer og OLT samt avdelingsleder 4. juli. - Styreleder åpnet NM i Fallskjerm på Jarlsberg i slutten av juli. - Frivillighetsdebatt med 7 stortingskandidater fra Vestfold ble avholdt på Idrettens Hus, 16. august. - Stilling som fagkonsulent er utlyst med søknadsfrist 20. august. Tas til etterretning. Sak96/16-18: Eventuelt 1. Møteplan høst 2017: - 18. okt styremøte VIK (inkl. sak om sammenslåingsprosess) - 28. okt - Idrettsgalla Vestfold - 22. nov styremøte VIK - 13. des styremøte VIK (Magasinet Sandefjord) - 6. jan Idrettsgalla Stavanger 2. Org.sjef ble takket av. 3. Påtroppende konst.org.sjef. ble presentert for styret Med vennlig hilsen Vestfold idrettskrets Rune Huseby Styreleder Bjørn Lauritzen Organisasjonssjef 546601v1 Side 5 av 5