Innkalling Innkalling til styremøte 3. februar 2012 Vår ref.: 2012/218 Til: Kaia Therese Bredvold, Petter Dyndahl, Thomas Engen Atle Hauge, Tormod Hermansen, Maren Kyllingstad, Mette Løhren, Line M. Rustad, Torstein Storaas, Gerd Wikan Meldt forfall: Hanne M. Narud Innkalt av: Høgskolestyrets leder og høgskoledirektør. Sted: Terningen arena klasserom 8 Tid: kl 9-12 Dagsorden: Styremøtet starter med behandling av ordinære styresaker, slik det fremgår av den vedlagte sakslisten. Deretter avholder styret et lukket styreseminar. Lise Iversen Kulbrandstad høgskolestyrets leder Pål Einar Dietrichs høgskoledirektør
Saksnr. HS 2012/1 HS 2012/2 Innhold Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte HS 2012/3 Oppnevning av nytt valgstyre for perioden 01.02.2012-31.12.2015 HS 2012/4 Rektors fullmakt årsregnskap 2011 HS 2012/5 HS 2012/6 Orientering om tiltaksplan - høyskolens arbeid med organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser Hovedregler for økonomiforvaltning Orienteringer Tillegg til "Nærmere regler om sakkyndig bedømmelse ved Høgskolen i Hedmark". RF 2012/1 Opprykk til professor i Bioteknologi med vekt på bioprosessteknologi RF 2011/ - etablering av 30 studiepoengs oppdragsstudium - Arbeidsrett
HS 2012/1 Godkjenning av innkalling og saksliste HS 2012/2 Godkjenning av protokoll fra forrige styremøte
Dato: Arkivref: 12.01.2012 2012/113 Saksfremlegg Saksframlegg Saksnr Møte Møtedato 2012/3 Høgskolestyret 03.02.2012 Oppnevning av nytt valgstyre for perioden 01.02.2012-31.12.2015 Forslag til vedtak: Saksdokumenter: Saksframlegg Høgskolestyret oppnevner nytt valgstyre for Høgskolen i Hedmark for perioden 01.02.2012 31.12.2015 bestående av følgende medlemmer: Medlem Kirsten Eliassen Erik Fjell Thorsteinn Sigurjonsson Stine Grønvold Stian Sundell Torjussen Student (oppnevnes av StorHk hvert år) Student (oppnevnes av StorHk hvert år) Varamedlem Solveig Westerheim Ingunn Schult Bente Giset Erling Maartmann Anne Cathrine Børke Overskott Student (oppnevnes av StorHk hvert år) Student (oppnevnes av StorHk hvert år) Saksframstilling Innledning: I reglement for valg og oppnevning til høgskolestyret ved Høgskolen i Hedmark pkt. 1.3 er det fastsatt følgende: høgskolen skal ha et valgstyre bestående av sju medlemmer. Fem av medlemmene skal være ansatte og oppnevnes av høgskolestyret for en periode på 4 år. Disse sitter til 31. desember samme år som valg av rektor, prorektor og høgskolestyret, og bør ha medlemmer fra alle avdelinger. To av medlemmene skal være studenter og oppnevnes av StorHk med ett års funksjonstid fra 1. august hvert år Drøfting: Det ble i 2011 gjennomført valg av rektor og høgskolestyre. Det sittende valgstyret har funksjonstid ut 2011, men har påtatt seg å ivareta funksjonen inntil nytt valgstyre oppnevnes av høgskolestyret i møte den 03. februar. Etter reglementet bør valgstyret ha medlemmer fra alle avdelinger, og hvert medlem av valgstyret skal i tillegg ha ett personlig varamedlem. Avdelingene har vært bedt om å foreslå to kandidater til høgskolens valgstyre innen 20. desember 2012.
Avdelingene har foreslått følgende kandidater: Avdeling for lærerutdanning og naturvitenskap: Solveig Westerheim 57 år gammel, ansatt som førstekonsulent med studieadministrative oppgaver. Har vært ansatt ved høgskolen siden 27.01.1992. Kirsten Eliassen 59 år gammel, ansatt som personalkonsulent. Har vært ansatt ved høgskolen siden 01.05.2007. Avdeling for økonomi- og ledelsesfag: Erik Fjell 55 år gammel, ansatt som førstelektor ved institutt for økonomi. Har vært ansatt ved høgskolen siden 01.01.1995. Ingunn Schult 41 år gammel, ansatt som seniorkonsulent med studieadministrative oppgaver. Har vært ansatt ved høgskolen siden 22.02.1996 Avdeling for folkehelsefag: Thorsteinn Sigurjonsson 47 år gammel, ansatt som førsteamanuensis ved institutt for idrett og aktiv livsstil. Har vært ansatt ved høgskolen siden 01.07.1990. Bente Giset 49 år gammel, ansatt som seniorrådgiver i stab. Ansatt ved høgskolen siden 21.03.2000. Avdeling for anvendt økologi og landbruksfag: Stine Grønvold 37 år gammel, ansatt som stabsleder. Ansatt ved høgskolen siden 01.08.2009. Erling Maartmann 60 år gammel, ansatt som avdelingsingeniør. Ansatt ved høgskolen siden 01.02.2010. Høgskoleadministrasjonen: Stian Sundell Torjussen 36 år gammel, ansatt som FoU-rådgiver. Ansatt ved høgskolen siden 01.01.2011. Anne Cathrine Børke Overskott 46 år gammel, ansatt som leder av avdelingsbiblioteket ved Campus Elverum. Ansatt ved høgskolen siden 20.06.2001. Valgstyret skal som andre organ være sammensatt slik at intet kjønn har mindre enn 40 % av medlemmene, og administrasjonen har med bakgrunn i dette foretatt en samlet avveining av hvem som foreslås som medlemmer/varamedlemmer av valgstyret. Konklusjon: På bakgrunn av ovennevnte foreslår høgskoledirektøren følgende sammensetning av valgstyret for Høgskolen i Hedmark: Medlem Kirsten Eliassen Erik Fjell Thorsteinn Sigurjonsson Stine Grønvold Stian Sundell Torjussen Student (oppnevnes av StorHk hvert år) Student (oppnevnes av StorHk hvert år) Varamedlem Solveig Westerheim Ingunn Schult Bente Giset Erling Maartmann Anne Cathrine Børke Overskott Student (oppnevnes av StorHk hvert år) Student (oppnevnes av StorHk hvert år)
Dato: Arkivref: 24.01.2012 2011/1773 Saksfremlegg Saksframlegg Saksnr Møte Møtedato 2012/4 Høgskolestyret 03.02.2012 Rektors fullmakt årsregnskap 2011 Forslag til vedtak: Rektor gis fullmakt til å godkjenne regnskap for 2011. Saksframstilling Regnskap for 2011 skal sendes til Kunnskapsdepartementet ferdig styrebehandlet senest 15. Februar 2012. Arbeidet med årsregnskapet 2011 vil ikke bli avsluttet før tett opp under fristen. Da Høgskolestyret ikke har møte før 28. Februar 2012 trenger rektor fullmakt til å godkjenne regnskapet.
Dato: Arkivref: 25.01.2012 2011/842 Saksfremlegg Saksframlegg Saksnr Møte Møtedato 2012/5 Høgskolestyret 03.02.2012 Orientering om tiltaksplan - høyskolens arbeid med organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser Forslag til vedtak: Høgskolestyret tar den vedlagte tiltaksplan for høyskolens arbeid med organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser til orientering. Saksframstilling Kunnskapsdepartementet gjennomførte våren 2011 en selvtest om sektorens organisering og oppfølging av anskaffelser. Formålet med undersøkelsen var å danne et generelt bilde av dette området for hele sektoren, men det ble også generert rapporter for den enkelte institusjon. For en nærmere beskrivelse av testen vises det til brev fra Kunnskapsdepartementet av 9. november 2011. Ved Høgskolen i Hedmark ble testen gjennomført med respondenter fra avdelingene og høgskoleadministrasjonen. Resultatet av testen for vår høyskole fremgår av den vedlagte rapporten. På rapportens side 4 gis det et samlebilde av høyskolens modenhet i forhold til de ulike dimensjonene i den anskaffelsespyramiden som testen bygger på. Det overordnede bildet tilsier at vår høyskole er over middels moden på 6 av 7 dimensjoner, mens vi på den siste dimensjonen er lite modne. Kunnskapsdepartementet ber i sitt brev om at det foretas en nærmere gjennomgang av rapporten ved den enkelte institusjon, og at det iverksettes tiltak for å følge opp svakheter og forbedringspunkter. Det må også gjøres en vurdering av de forslag kommer med for å foreta en tilpasning til god praksis på området. Der det er avdekket svakheter må det utarbeides en tiltaksplan, som legges frem for styret til orientering, før den sendes til Kunnskapsdepartementet. Administrasjonens vurdering av fagområdet innkjøp er at det i stor grad inngås økonomisk fornuftige avtaler, men at det av og til kan skorte på etterlevelsen av regelverket for offentlige anskaffelser. I hvert fall når det gjelder dokumentasjonen på at regelverket følges. Dette danner bakgrunnen for det arbeid høyskolen vil gjøre fremover på området. I det ligger blant annet at de mål som settes ikke vil ha et stort fokus på ytterligere innsparinger på selve kostnaden ved våre anskaffelser av varer og tjenester, selv om det kan være innsparingsmuligheter ved innføring av e-handel og e-faktura. Målene vi setter vil heller ha fokus mot å måle etterlevelse av regelverket, identifisere avvik og aller helst sette mål på å sette i gang tiltak for å hindre avvik.
Høyskolen har allerede lagt ned en betydelig innsats for å utvikle rutiner på innkjøpsområdet, og vi gjennomfører i stor grad gode anskaffelser. Dette fremgår også av selvtesten. Men vi har behov for å systematisere fagområdet ennå bedre, og det må utformes tydeligere og mer robuste strukturer. Dette jobbes det med, og det vil innen kort tid fremmes en ny, og bredere anlagt, sak for styret om innkjøp og anskaffelser. I denne saken vil administrasjonen legge frem forslag til ny anskaffelsespolicy for Høgskolen i Hedmark. Denne prosessen er dessverre ikke helt sammenfallende i tid med Kunnskapsdepartementets krav om tilbakemelding på selvtesten innen 20. februar. Det anbefales derfor at tiltaksplanen, slik den nå foreligger, oversendes til Kunnskapsdepartementet etter at den er tatt til orientering av styret. Tiltaksplanen er forholdsvis kort, men den er tilstrekkelig i forhold til de overordnede vurderinger høyskolen har gjort av våre utfordringer og ambisjoner når det gjelder anskaffelser og innkjøp. Planen svarer på kravet i Kunnskapsdepartementets brev når det gjelder å utarbeide tiltak for å følge opp svakheter og forbedringspunkter som er avdekket innen høyskolens arbeid med innkjøp og anskaffelser. Tiltakene er ikke 100% prioritert etter viktighet, men det er i størst mulig grad lagt vekt på at tiltak som gjelder utvikling og oppfølging av mål gjennomføres først. Dermed kan høyskolens modenhet på dette område utvikle seg mot samme nivå som de øvrige dimensjonene i vår anskaffelsespyramide. Tiltaksplanen har tatt inn over seg tilnærmet samtlige av de forbedringspunkter som foreslås i rapporten, og er slik sett nokså ambisiøs. Samtidig er det vår vurdering at det bør være overkommelig å forbedre høyskolen innenfor samtlige av dimensjonene i pyramiden.
DET KONGELIGE KUNNSKAPSDEPARTEMENT Uh-institusjoner, SIU Deres ref Vår ref 201100189-/SD Dato 09.11.2011 Oppfølging av elektronisk selvtest om anskaffelser 2011 Kunnskapsdepartementet gjennomførte våren 2011 en kartlegging av organisering og oppfølging av offentlige anskaffelser. Kartleggingen ble gjennomført som en elektronisk selvtest av et utvalg ansatte ved alle universitet, høyskoler og SN. Det ble stilt samme spørsmål til alle og 379 respondenter besvarte undersøkelsen. Testen ble gjennomført med bistand av PricewaterhouseCoopers (PwC). Formålet med kartleggingen var å gi departementet et generelt bilde av utfordringer og risiko innenfor anskaffelsesområdet i hele uh-sektoren. I tillegg skulle undersøkelsen generere en sluttrapport for hver institusjon med anbefalinger til mulige forbedringstiltak til god praksis. Undersøkelsen ble utarbeidet med bakgrunn i følgende dimensjoner Gf generert rapport fra undersøkelsen som viser PwCs anskaffelsespyramide) : anskaffelsespolicy utvikling og oppfølging av mål roller og ansvar strategiske anskaffelsesprosesser operative anskaffelsesprosesser kompetanse og kapasitet Resultat av selvtesten viste at uh-sektoren er middels modne på anskaffelsesområdet. Mest moden er Operative anskaffelsesprosesser, hvor institusjonene skårer høyt på at de har utarbeidet retningslinjer for henholdsvis varemottak, og fakturakontroll, samt at det Postadresse Kontoradresse Telefon 22 24 90 90* Universitets. og høyskoleavdelingen Saksbehandler Postboks 8119 Dep Kirkeg. 18 Østmottak kd.ded.no Telefon 22 24 77 01 Sissel Djupvik 0032 Oslo www.køskapsdepartementetno Telefaks 22 24 95 40 91855403 Org no. 872 417 842
gjøres avrop på de rammeavtalene som eksisterer. Videre viser resultatene at Utvikling og oppfølging av mål er den dimensjonen som fremstår som minst moden i sektoren. Besvarelsene gir inntrykk av at institusjonene i svært liten grad har utarbeidet indikatorer for oppfølging av avtaledekning og avtalelojalitet, samt at det i liten grad eksisterer insentiver for implementering av nye avtaler. 30 av 38 institusjoner har vedtatt en anskaffelsespolicy (7 universitet, 23 høyskoler). Sektoren har et stort potensial i å utnytte bestillingssystemene i større grad. Anskaffelsesområdet totalt sett viser at universitetene er i stor grad modne, mens høyskolene er middels modne. Departementet ber den enkelte institusjon foreta en nærmere gjennomgang av egen rapport og iverksette de nødvendige tiltak for å følge opp de svakheter og forbedringspunkter som resultater fra undersøkelsen avdekker. Videre ber vi om en vurdering og oppfølging av punktet "Mulige tilpasninger til god praksis" under hver dimensjon i rapporten. Der det er avdekket svakheter må det utarbeides en tiltaksplan for oppfølging. Tiltaksplanen skal legges fram for styret til orientering før den sendes til departementet. Det må fremgå av tiltaksplanen hvordan avdekkede svakheter og råd til forbedringer skal følges opp, samt frister for oppfølging. Departementet ber om skriftlig tilbakemelding innen 20. februar 2612. Med hilsen r^u L Arne Lunde avdelingsdirektør P Sissel Djupvik (e.f.) seniorrådgiver Kop: Riksrevisjonen Side 2
Tiltak Anskaffelsesdimensjon Målgruppe Ansvarlig Frist 1 Revidere anskaffelsespolicy med forsterket forankring i styret og ledelse Anskaffelsespolicy Utvikling og oppfølging av mål Overordnede roller og ansvar Styret Strategisk ledergruppe Høgskoledirektør og leder Eiendom og innkjøp 28. februar 2 Utarbeide mål og indikatorer for å måle om fastsatte mål og resultater nås. 1) Andel bestillinger gjennom bestillingssystemet 2) Etterlevelse av rammeavtaler (andel av HHs totalekjøp) 3) Kvalitet på foretatte anskaffelser og innkjøp 3 Jevnlig rapportering til styret og strategisk ledergruppe på måloppnåelse og utvikling innen innkjøp og anskaffelser 4 Utvikle bedre statistikkgrunnlag gjennom bruk av eksisterende økonomi- og bestillingsystemer Utvikling av oppfølging og mål Anskaffelsespolicy Utvikling og oppfølging av mål Anskaffelsespolicy Utvikling og oppfølging av mål 5 Økt intern kontroll med etterlevelse av regelverket Utvikling og oppfølging av mål Operative anskaffelsesprosesser 6 Skape økt forståelse for roller og ansvar innen området anskaffelser og innkjøp 7 Tilgjengeliggjøring av førende dokumenter, rutiner og inngåtte avtaler, herunder utvikling av en samlet innkjøpshåndbok der blant annet etiske regler og habilitet omtaler 8 Dialogmøter med avdelingene og enheter i Høgskoleadministrasjonen 9 Full implementering av mottak og utsending av e- faktura Overordnede roller og ansvar Organisasjons- og kompetanseutvikling Anskaffelsespolicy Utvikling og oppfølging av mål Strategiske anskaffelsesprosesser Operative anskaffelsesprosesser Overordnede roller og ansvar Organisasjons- og kompetanseutvikling Styret Strategisk ledergruppe Styret Strategisk ledergruppe Strategisk ledergruppe Ansatte med roller innen innkjøp og anskaffelser Strategisk ledergruppe Ansatte med roller innen innkjøp og anskaffelser Ledere Ansatte med roller innen innkjøp og anskaffelser Alle ansatte Ledere Ansatte med roller innen innkjøp og anskaffelser Leder Eiendom og innkjøp Leder Eiendom og innkjøp Økonomidirektør Leder Eiendom og innkjøp Leder Eiendom og innkjøp Leder Eiendom og innkjøp Leder Eiendom og innkjøp Leder Eiendom og innkjøp Første gang til styremøtet 28. februar, deretter i hver virksomhets -rapport I hver virksomhets -rapport Fortløpende Hvert kvartal Samtidig med den årlige tildelingen av fullmakter, og i hvert dialogmøte August 2012 Halvårlig Systemer og teknologi Økonomiseksjonen Økonomidirektør Sommer -12
10 Full implementering av bestillingssystemet i hele organisasjonen 11 Tilpasse budsjettet (-ene) til resultatene fra gjennomførte, eller planlagte, anskaffelser. 12 Vurdere behovet for ressurser og endret struktur innen området innkjøp og anskaffelser Systemer og teknologi Operative anskaffelsesprosesser Ansatte med roller innen innkjøp og anskaffelser Leder Eiendom og innkjøp Medio mars Utvikling og oppfølging av mål. Budsjettansvarlige Økonomidirektør Sammen med den årlige budsjettprosessen Overordnede roller og ansvar Organisasjons- og kompetanseutvikling Ansatte med roller innen innkjøp og anskaffelser Høgskoledirektør Leder Eiendom og innkjøp Fortløpende
Dato: Arkivref: 27.01.2012 2012/220 Saksfremlegg Saksframlegg Saksnr Møte Møtedato 2012/6 Høgskolestyret 03.02.2012 Hovedregler for økonomiforvaltning Forslag til vedtak: Styret vedtar hovedregler for økonomiforvaltningen som erstatter hovedregler for økonomiforvaltningen fra 2006. Saksframstilling Hovedregler for økonomiforvaltning bygger på sentrale lover, bestemmelser, reglement og instrukser, samt lokale bestemmelser gjeldende økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Hedmark.
HØGSKOLEN I HEDMARK Hovedregler for økonomiforvaltningen Vedtatt av styret 03.02.12
Hovedregler for økonomiforvaltningen 1. Innledning Dette dokumentet erstatter høgskolens hovedregler for økonomiforvaltningen fra 2006. Økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Hedmark (HH) skal følge: Lov om universiteter og høyskoler av 1. april 2005 nr. 15 (UHL) Reglement for økonomistyring i staten, fastsatt 12. desember 2003 (R) Bestemmelser for økonomistyring i staten, fastsatt 12. desember 2003 (B) Hovedinstruks fra Kunnskapsdepartementet om økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler, fastsatt 1. august 2005 (HI) Lovhenvisninger i dette dokumentet er ikke uttømmende. Dette dokumentet er et supplement til sentrale lover, bestemmelser, reglement og instrukser nevnt ovenfor, samt lokale bestemmelser gjeldende økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Hedmark. Det skal til enhver tid finnes lokale retningslinjer og rutiner tilgjengelig i Høgskolens kvalitetssystem. 2. Myndighets-, oppgave- og ansvarsfordeling 2.1 Virksomhetsledelse (UHL 9-1) (B 2) Styret er HHs øverste organ og har ansvaret for at virksomheten holder høy kvalitet og en effektiv drift i henhold til lover, forskrifter og regler som gjelder, samt at de rammer og mål som gis av overordnet myndighet oppfylles. Styret har dermed ansvaret for at tilgjengelige ressurser disponeres i samsvar med forutsetninger i tildelte bevilgninger og gjeldende bestemmelser for økonomiforvaltningen i staten. 2.2 Myndighetsfordeling (UHL 10-3) (B 2) Styret skal fastsette regler om ansvarsforhold og delegering av myndighet. Høgskoledirektøren er øverste leder for den samlede administrative virksomheten ved høgskolen, innenfor de rammer styret fastsetter. Høgskoledirektøren er ansvarlig for at økonomien forvaltes på en forsvarlig og ordnet måte i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser for økonomiforvaltningen ved universiteter og høgskoler. 2.3 Forvaltningsansvar (R 4,7,8,9,12,14,15,16,17 og 18) (B 2) Styret fastsetter høgskolens interne organisering på alle nivå. Dette innebærer at styret også har det overordnede ansvaret for å organisere høgskolens økonomiforvaltning. Høgskoledirektøren er ansvarlig for at samlet økonomiforvaltning er i samsvar med departementets bestemmelser, styrets bestemmelser og forutsetninger i tildeling og bevilgning. 1
Hovedregler for økonomiforvaltningen Styret påser at interne kontrollrutiner er etablert innenfor alle systemer og rutiner som benyttes i økonomiforvaltningen. Styret har også ansvar for at høgskolens interne kontroll er tilpasset risiko, og for å forhindre styringssvikt, feil og mangler. 3. Delegering av fullmakter og myndighet Det skal til enhver tid finnes en oversikt over hvem som innehar de ulike fullmaktene og myndighet nevnt nedenfor. Signaturprøver må medfølge enhver delegert fullmakt og myndighet. 3.1 Budsjettdisponeringsmyndighet (B 2) Budsjettdisponeringsmyndighet gir rett til å bestemme hvordan budsjettmidler skal benyttes. Anvisningsmyndighet gir rett til å godkjenne bestillinger og utbetalinger på lik linje med budsjettdisponeringsmyndighet. Høgskoledirektøren har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til ansatte på lavere nivå. Delegeringsvedtak skal gjøres skriftlig. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre helt eller delvis som anvisningsmyndighet. Retningslinjer for kontroll med utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet fastsettes av høgskoledirektøren. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. 3.2 Bestillingsrett Bestillingsrett delegeres videre av innehaver av budsjettdisponeringsmyndighet. Bestillingsretten gir mulighet til å bestille varer og tjenester etter godkjenning fra en med budsjettdisponeringsmyndighet. Delegering av bestillingsrett skal gjøres skriftlig og det skal utarbeides en oversikt med signaturprøver som oversendes økonomiavdelingen. 3.3 Attestasjonskontroll Attestasjonsrett delegeres videre av innehaver av budsjettdisponeringsmyndighet. Attestasjonskontroll omfatter en bekreftelse på at bestilt vare eller tjeneste er levert i henhold til bestilling eller avtale og sørge for at riktig kontering for belastning påføres bilaget. 3.4 Innkjøp og anskaffelser (B 5.3) Styret er ansvarlig for at det forligger et strategidokument for innkjøpsvirksomheten. De har også det overordnede ansvaret for at innkjøpsvirksomheten gjennomføres i samsvar med Lov og forskrift om offentlige anskaffelser (16. juli 1999 nr.69.) Høgskoledirektøren skal fastsette rutiner og retningslinjer vedrørende innkjøp og anskaffelser. 2
4. Økonomistyring 4.1 Strategisk plan (R 9) (B 2) Hovedregler for økonomiforvaltningen Styret skal planlegge med ettårig og flerårlig perspektiv tilpasset høgskolens egenart. Styret fastsetter høgskolens strategiske plan som skal ha et langsiktig perspektiv. Det skal utarbeides en virksomhetsplan for høgskolen. En slik plan skal inneholde hovedprioriteringer og mål innenfor realistiske rammer, strategi for måloppnåelse i planperioden og en vurdering av behovet for endringer. Mål- og resultatstyring (MRS) brukes som planverktøy i sektoren. Høgskoledirektøren fastsetter hvordan arbeidet skal organiseres og utformer retningslinjer for arbeidet. MRS og strategisk plan skal sluttbehandles og vedtas av styret. 4.2 Budsjett og finansieringsmodell (B 3) Høgskoledirektøren fastsetter organisering av budsjettarbeidet og retningslinjer vedrørende dette. Høgskolens avdelinger skal budsjetteres hver for seg innenfor tildelte rammer i høgskolens finansieringsmodell. Høgskoleadministrasjonen realbudsjetteres og resterende basistildeling fordeles til avdelingene gjennom forholdsvise måltallsberegninger. Styret har anledning til å øremerke deler av basistildelingen til bestemte strategiske formål før omfordeling. Produksjonsintensive tildelinger videreformidles direkte til avdelingene uten avkortning i de finansieringskategorier som er gitt av departementet, det samme gjelder øremerkete tildelinger og andre spesielle hensyn gitt i statsbudsjettet. Det kan ikke budsjetteres med bruk av overskudd fra ekstern virksomhet, før det foreligger et styrevedtak. Overordnet regel for disponering av overskudd er beskrevet i kapittel 9. Budsjett og bevilgning gjelder for ett år og skal lages i henhold til gjeldende kontoplan. Budsjettet sluttbehandles og vedtas av styret. 4.3 Styringsdialog og intern rapportering (R 7) (B 2) Virksomhetsrapport som presenterer status ved hver avdeling skal foreligge regelmessig for styret. Her skal avdelingenes og høgskolens totale økonomiske situasjon beskrives. Virksomhetsrapporten skal være et beslutningsgrunnlag og gi grunnlag for å følge opp aktiviteter og måloppnåelse. I virksomhetsrapporten skal det også presenteres statistikk og analyser som påvirker høgskolens måloppnåelse og som kan gi økonomiske konsekvenser. Prognoser skal presenteres for styret i virksomhetsrapporter når dette er hensiktsmessig. Prognoser skal fremstilles avdelingsvis og endringer fra budsjett skal beskrives, styret kan med utgangspunkt i prognosene pålegge avdelingene å endre målsetninger som var lagt til grunn for budsjettet. 3
Hovedregler for økonomiforvaltningen Høgskoledirektøren skal fastsette retningslinjer for økonomirapportering til intern styring for avdelingene. Rapporter skal sendes ut periodevis så snart regnskapene er klare for fremstilling. En pedagogisk fremstilling skal etterstrebes for økt beslutningsgrunnlag. En forutsetning er at alle avdelinger skal ha rapporter fremstilt på samme måte for bruk i intern styringsdialog. 5. Løpende økonomiforvaltning 5.1 Generelt Avgjørelser i økonomiske og administrative saker skal som hovedregel være skriftlig dokumentert. Dersom det etter omstendighetene er nødvendig med en muntlig avgjørelse skal dette snarest mulig etterfølges av en skriftlig bekreftelse. Styret skal påse at virksomheten er lagt opp slik at utgifter tilpasses inntekter. Styret har også ansvar for å påse at investeringer kan dekkes kontant av årets inntekter med tillegg av et eventuelt overskudd fra tidligere år. 5.2 Lønn og personalkostnader (R 17 og 18) (B 2, 4, 5) 5.2.1 Organisering av lønnsarbeidet Høgskoledirektøren avgjør om høgskolen skal forestå alle deler av arbeidet knyttet til lønn og oppgavepliktig ytelser, eller om institusjonen skal benytte tjenesteyter godkjent av Finansdepartementet. Ved valg av ekstern tjenesteyter skal høgskoledirektøren inngå skriftlig avtale med tjenesteyter, som presiserer hvilke funksjoner som skal utøves av tjenesteyter og hvilke funksjoner og oppgaver som er høgskolens ansvar. Avtalen skal fastlegge hvilke forhold tjenesteyter har for eventuelle feil. Høgskoledirektøren er ansvarlig for at lønnsarbeidet ved høgskolen foregår rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler. 5.2.2 Hovedregler for lønnsarbeidet Høgskoledirektøren har ansvaret for at alle data som nyttes ved lønnsberegning er korrekt registrert og dokumentert. Høgskoledirektøren skal fastsette rutiner som sikrer at det senest ved tiltredelse registreres informasjon som er nødvendig for å kunne foreta korrekt lønnsberegning og utbetaling. Høgskoledirektøren fastsetter nærmere retningslinjer for høgskolens lønnsarbeid, herunder retningslinjer og rutiner for utbetaling av lønn og andre inn- og utbetalinger som vedrører de ansatte ved høgskolen. Høgskoledirektøren har ansvaret for at offentlige rapporteringer knyttet til høgskolens ansatte blir foretatt i henhold til gjeldende krav. 5.2.3 Arbeidsgiveravgift, skatt, pensjon og avsetninger Høgskoledirektøren har ansvaret for at det foretas beregning og innbetaling av arbeidsgiveravgift og skatt. Høgskoledirektøren har også ansvar for at pensjonsinnskudd beregnes, avsettes og utbetales til Statens pensjonskasse. 4
Hovedregler for økonomiforvaltningen Høgskoledirektøren skal påse at det gjøres avsetninger i regnskapet for å dekke utbetalinger påfølgende år, som feriepenger, skyldige offentlige avgifter og andre påløpte lønns- og reisekostnader. 5.3 Betalingsformidling og regnskapsføring (R 17) (B.3.4, 5.4.6) 5.3.1 Konsernkontoordningen Høgskoledirektøren fastsetter hvilken kontofører institusjonen skal benytte og anmoder via Kunnskapsdepartementet om oppgjørskonti i Norges Bank i henhold til Finansdepartementets retningslinjer for konsernkontoordningen. Høgskoledirektøren fastsetter hvilke tjenestemenn som kan opprette arbeidskonti hos kontofører. Høgskoledirektøren skal fastsette retningslinjer for behandling og kontroll av avregningsretur og betalingsoppdrag. Høgskoledirektøren fastsetter også hvilke tjenestemenn som har myndighet til å autorisere/godkjenne betalingsoppdrag og skal sørge for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt hos kontofører og ved institusjonen over hvem som har autorisasjonsmyndighet. 5.3.2 Regnskapsføring Høgskoledirektøren har ansvaret for at regnskapsføringen er innrettet i samsvar med reglene for virksomhetsregnskap i Reglementet og Bestemmelsene, og de regler og retningslinjer Kunnskapsdepartementet fastsetter. Høgskoledirektøren skal påse at kontroll av høgskolens oppgjørskonti i Norges Bank er basert på utdrag av regnskapets kontanttransaksjoner. 5.3.3 Håndkasse (B 3.4.3.5) Høgskoledirektøren tar stilling til om høgskolen skal opprette håndkasse til dekning av mindre, tilfeldige utgifter. Høgskoledirektøren skal i tilfelle fastsette retningslinjer for kontroll med og rutiner for bruk av håndkassen. 5.4 Inntekter (R 14) (B 2.5 og 5.4) Høgskoledirektør skal fastsette innfordrings- og kontrollrutiner for inntekter. Høgskoledirektør tar stilling til om høgskolen skal nytte elektronisk hjelpesystem for innfordring, og skal også fastsette retningslinjer og rutiner for behandling av inntekter og inntektskrav. Høgskoledirektør skal påse at høgskolen har retningslinjer for kontantsalg og kontante innbetalinger av krav. Høgskoledirektøren skal fastsette retningslinjer og rutiner for oppfølging av krav som ikke er oppgjort der innkreving stilles i bero og retningslinjer for behandlingen av saker som gjelder beslutning om å unnlate å avbryte en foreldelsesfrist. Høgskoledirektøren avgjør hvem som har fullmakt til å ta en slik beslutning og hvordan beslutningen skal dokumenteres. Høgskoledirektøren skal fastsette retningslinjer og etablere rutiner for behandlingen av saker som gjelder ettergivelse av krav som krever stortingsvedtak eller samtykke fra overordnet myndighet. 5
Hovedregler for økonomiforvaltningen 5.5 Tilskuddsforvaltning (B 6.3) Høgskoledirektøren skal, dersom høgskolen forvalter tilskudd til andre, påse at forvaltningen gjennomføres i samsvar med departementets retningslinjer for den enkelte tilskuddsordning og de til enhver tid gjeldene regler 6. Regnskapsføring og rapportering 6.1 Regnskapsføring og økonomisystem (R 17) (B 2.3.2, 3.4.3 og 4) Høgskoledirektøren er ansvarlig for at høgskolen har tilgang til et økonomisystem med en funksjonalitet som ivaretar de oppgavene høgskolen er pålagt i henhold til økonomiregelverket og andre lover og regler. Høgskoledirektøren har ansvaret for at økonomisystemet har funksjonalitet som sikrer forsvarlig økonomistyring og har et sikkerhetsnivå som er tilpasset høgskolens aktiviteter. Høgskoledirektøren er ansvarlig for hvordan økonomioppgavene skal organiseres og fastsetter retningslinjer for høgskolens regnskapsarbeid. Høgskoledirektøren avgjør om høgskolen skal forestå alle deler av regnskapsarbeidet, eller om deler av regnskapsarbeidet skal utføres av annen tjenesteyter godkjent av Finansdepartementet. Dersom deler av regnskapsarbeidet skal utføres av en ekstern tjenesteyter, skal høgskoledirektøren inngå en skriftlig avtale med tjenesteyteren som presiserer hvilke funksjoner som skal utføres av høgskolen og hvilke som skal utføres av vedkommende tjenesteyter. Selv om høgskolen velger en løsning der deler av regnskapsarbeidet settes ut til andre, skal oppgavene a-d under Bestemmelsenes pkt. 4.5.1 allikevel alltid utføres av tilsatte ved institusjonen. Høgskoledirektøren fastsetter nærmere regler for høgskolens regnskapsarbeid og har ansvaret for at regnskapsføringen foregår på en betryggende måte og i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser om regnskapsføring fastsatt av Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet. Når høgskolen planlegger å ta i bruk nye systemer eller gjøre vesentlige endringer i eksisterende systemer, skal Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet orienteres på et tidlig stadium i planleggingen. Høgskoledirektøren fastsetter kontoplan for økonomisystemet i samsvar med Finansdepartementets retningslinjer. Høgskoledirektøren skal utforme kontoplanen slik at den også ivaretar de krav til rapportering som Kunnskapsdepartementet fastsetter og slik at det kan lages rapporter som gir den informasjon som er nødvendig for å styre høgskolen effektivt. 6.2 Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon (B 4.4.7) Høgskoledirektøren har ansvaret for at alt regnskapsmateriale arkiveres i henhold til gjeldende regler i Bestemmelsene og fastsetter hvem som skal forestå arkiveringen. Høgskoledirektøren skal sørge for oppbevaring på betryggende måte som muliggjør etterkontroll så lenge regnskapsmaterialet skal oppbevares. 6
Hovedregler for økonomiforvaltningen 6.3 Rapport til statsregnskapet 6.3.1 Generelt om rapport til statsregnskapet Høgskoledirektøren er ansvarlig for høgskolens rapportering til statsregnskapet. Høgskoledirektøren skal sørge for at rutinene for avstemminger og kontroll er skriftlig dokumentert. 6.3.2 Rapport til statsregnskapet (B 3.3) Høgskoledirektøren skal fastsette retningslinjer som sikrer at det rapporteres korrekte regnskapsbeløp til Direktoratet for økonomistyring og Kunnskapsdepartementet i henhold til Finansdepartementets retningslinjer. 6.4 Virksomhetsregnskap (R 12 og 17) (B 2.3.2 og 3.2.3) Høgskoledirektøren fastsetter retningslinjer for bruk av kontoplanen i internregnskapet. Virksomhetsregnskapet skal legges opp slik at det kan lages rapporter for kostnadssteder (budsjettenheter). 6.5 Årsrapport og periodiske rapporter (R 9) (B 1.5.1) Høgskoledirektøren skal sende inn årsrapport og periodiske rapporter til den instans, med det innhold og innen de frister som Kunnskapsdepartementet fastsetter. Høgskoledirektøren skal informere departementet om vesentlige avvik i forhold til tildelingsbrevet eller planlagt forbruk straks det får kjennskap til slike avvik. 7 Kontroll 7.1 Intern kontroll (R 14) (B 1, 2 og 4) Styret har ansvar for at høgskolen har effektive og hensiktsmessige kontrollsystemer slik at fastsatte mål og resultatkrav kan følges opp, og at ressursbruken er effektiv og virksomheten drives i samsvar med gjeldende lover og regler. Høgskoledirektøren har ansvar for at det etableres rutiner som sikrer at en har tilfredsstillende systemer, rutiner og tiltak med fokus på kontrollmiljø, risikovurdering og kontrollaktiviteter, oppfølging og informasjon. 7.2 Dokumentasjon (R 14) (B 1) Høgskoledirektør skal fastsette retningslinjer og rutiner som sikrer at enheter som har fått budsjettdisponeringsmyndighet påser at: 7
Hovedregler for økonomiforvaltningen -forbruket på deres ansvarsområder er i samsvar med forutsetningene i disponeringsplanen -bestillinger og andre forpliktelser har dekning i midler enheten har til rådighet Dersom høgskoledirektøren oppretter en særskilt enhet for intern kontroll for å ivareta kontrollfunksjonene, skal høgskoledirektøren også fastsette instruks for enheten. Høgskoledirektøren skal fastsette regler og påse at det er etablert rutiner og systemer som sikrer at korrekte grunnlagsdata blir rapportert til Database for statistikk om høyere utdanning (DBH). Høgskoledirektøren skal påse at høgskolens studentregistreringssystem oppfyller de krav til rapportering og sikkerhet som Kunnskapsdepartementet stiller. Det skal også fastsettes skriftlige retningslinjer som beskriver rutiner for: -bruk av høgskolens studentregistreringssystem, herunder rutiner for tilgang til systemet, sletting av tilganger og dokumentasjon av korreksjoner som er utført -registrering av grunndata -kontroll og risikovurdering av data Høgskoledirektøren skal godkjenne rapportene til DBH og påse at de gjennomførte kontrolltiltakene er skriftlig dokumentert. 8 Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler 8.2 Behandling av verdipost og verdipapirer (B 5) Høgskoledirektøren skal påse at det er etablert rutiner for mottak og behandling av postsendinger med betalingsmidler og andre verdier. Høgskoledirektøren skal fastsette retningslinjer for behandling av transport av verdipost, sjekker og andre betalingsmidler som kommer til høgskolen. 8.3 Forvaltning av eiendeler (R 14) (B 5) Styret skal sørge for at forvaltningen av verdipapirer i form av aksjebrev, obligasjoner etc. er lagt opp i samsvar med gjeldende regelverk. Høgskoledirektøren skal påse at det er etablert rutiner for forvaltningen av høgskolens eiendeler og føre kontroll med at alle eiendeler blir forsvarlig forvaltet. 8.4 Forvaltning av eierinteresser (R 10) (Rundskriv F-20-07) (instruks om Riksrevisjonens virksomhet av 11. mars 2004, 5) (Reglement om statlige universiteter og høgskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer) Eierskap i aksjer forutsetter at departementet gjennom særskilt fullmakt gir høgskolen myndighet til å organisere virksomhet som egne rettssubjekt, og skaffe eierposisjon i andre selskaper. Det er styret som skal fatte vedtak om eventuell opprettelse eller eierskap i aksjeselskap. 8
Hovedregler for økonomiforvaltningen Kapitalinnskudd skal som regel dekkes av høgskolens virksomhetskapital. En kan ved unntak søke departementet om bevilgning for å dekke kapitalinnskuddet. Eierposisjoner skal fremgå i høgskolens virksomhetsregnskap. Salg av aksjer skal skje etter forretningsmessige prinsipper. Har en mottatt særskilt bevilgning av departementet for å dekke kapitalinnskudd må salg avklares med departementet. Resultatet av aksjesalg vil inngå i høgskolens virksomhetskapital. Styret skal hvert år utarbeide en oppdatert oversikt over aksjeselskap som eies helt eller delvis av høgskolen. Ved avholdelse av generalforsamling skal departementet informeres om tidspunkt så tidlig som mulig. Umiddelbart etter avholdt generalforsamling skal følgende sendes departementet; årsregnskap, årsberetning, protokoll og revisors beretning. 8.5 Forvaltning av fond og legater (UHL 4 nr. 3 og 15 nr. 5) (B 3) Styret skal fastsette reglement for forvaltning av fond og legater i samsvar med bestemmelser om dette fastsatt av Kunnskapsdepartementet. 8.6 Erstatningsansvar (HI 7.5) Høgskolen er selvassurandør for de eiendeler, eiendommer og utstyrsenheter som er anskaffet av høgskolen. Høgskolen har ikke et generelt erstatningsansvar for private eiendeler som oppbevares i høgskolens lokaler eller benyttes i høgskolens tjeneste. Styret kan innrømme erstatningsansvar og utbetale erstatning etter særskilt fullmakt fra departementet. 9 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) (Rundskriv F-20-07) (Reglement om statlige universiteter og høgskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer) Styret er ansvarlig for at det fastsettes retningslinjer for BOA ved høgskolen. BOA skal underbygge høgskolens strategiske prioriteringer og regnskapsføres i samsvar med departementets retningslinjer (HI pkt 8). Egne ansatte kan ikke engasjeres som næringsdrivende. Styret vedtar disponering av fjorårets overskudd fra ekstern virksomhet. Som hovedregel må avdelingene ha positiv balanse for å kunne disponere overskudd. Dersom balansen viser negativ saldo skal overskuddet benyttes til nedbetaling av gjeld. Høgskoledirektøren har ansvaret for at BOA utføres etter de regler og retningslinjer som fastsettes av styret og gitt i reglement fra Kunnskapsdepartementet. 9
Hovedregler for økonomiforvaltningen 10 Samarbeid med stiftelser og selskap (Rundskriv F-20-07) (Reglement om statlige universiteter og høgskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer) Styret vedtar retningslinjer vedrørende samarbeid med stiftelser og selskap. Høgskoledirektøren har ansvaret for at samarbeid utføres etter de regler og retningslinjer som fastsettes av styret og gitt i reglement fra Kunnskapsdepartementet. 10
Orienteringer
Orienteringer
Høgskolen i Hedmark Saksfremlegg Dato: 15.12.2011 Arkivref: 2011/1532 Saksnr Møte Møtedato Rektors fullmakt Arbeidsrett - 30 studiepoengs oppdragsstudium - søknad om etablering Forslag til vedtak: I henhold til rektors fullmakt godkjennes søknaden om etablering. Lise Iversen K brandstad rektor
Saksframstilling Med bakgrunn i søknad fra Avdeling ØLR legges denne saken fram og godkjennes på rektors fullmakt. Bakgrunn Fagforbundet Forbundsadvokater gjennomfører hvert tredje år et utdanningsopplegg i arbeidsrett, og har tidligere hatt samarbeid med universitetene i Oslo og i Bergen om at deltakerne kan melde seg opp som privatister. Dette samarbeidet er nå avsluttet, og Fagforbundet har forespurt Høgskolen i Hedmark, Campus Rena, om å ta på seg faglig ansvar/eksamensansvar. Om utvikling av studiet Studiet er opprinnelig utviklet av Fagforbudet Fagtjenester sine advokater. Studieplanen var kvalitetssikret av Universitetet i Oslo og Bergen. Vedlagte versjon av studieplanen er nylig gjennomgått og revidert av jurister tilsatt ved Avd ØLR. Om studiet og målgrupper Enheten er på 30 studiepoeng og består av ett 30 poengs emne.
Målgruppen er Fagforbundets tillitsvalgte og ansatte rådgivere. Formålet med studiet er at studentene skal tilegne seg arbeidsrettslig kunnskap som kan nyttes i deres praktiske virke som tillitsvalgte og rådgivere i forbundet. En del av formålet med studiet, fra Fagforbundet side, er også at studentene skal få styrket sin formelle kompetanse ved at studiet leder til universitets- eller høyskoleeksamen. Studiet er organisert som et samlingsbasert, deltidsstudium over ett år, med 4 samlinger å 4 dager. For øvrig selvstudium og veiledning via nett. Det vises til vedlagte studieplan, som ble godkjent i møte med HHs Studieplanutvalg 4.11. Forankring og fagkompetanse Avdelingen har fagkompetanse innen juridiske fag, herunder arbeidsrett. Avdelingen kan også vise til et omfattende samarbeid med Fagforbundet, både knyttet til MPA ved fordypningen innen Forvaltnings-økonomi, og ved at BOA-virksomheten gjennomfører en rekke utdanningsoppdrag for Fagforbundet. Å kunne videreføre samarbeid med Fagforbundet om denne 30 studiepoengs enheten i Arbeidsrett, anses å være strategisk viktig, og vil også bidra til å forsterke avdelingens faglige tyngdepunkt innen organisasjons- og ledelsesfag. Gjennomføring av studiet/roller Ved gjennomføring av studiet vil det faglige hovedansvaret ligge hos Høgskolen i Hedmark. Høgskolen i Hedmark godkjenner de faglige ressursene fra Fagforbundets Forbundsadvokater som skal benyttes i undervisningen. Høgskolen vil også ha ansvaret for studentopptak og eksamen og sensur. Høgskolen i Hedmark vil ta del i oppstarten av studieprogrammet. økonomiske forhold Dette oppdraget er et eksternt finansiert oppdragsstudium. Det blir inngått en avtale/kontrakt med Fagforbundet Forbundsadvokatene om samarbeidet. Høgskolen i Hedmark får dekket 100 % av kostnadene knyttet til faglig hovedansvar, studie- og eksamensansvar. Fagforbundet kan vise til god rekruttering av deltakere til studiet.