HS-V-042/2008 Revisjon av hovedregler for økonomiforvaltningen ved HiST

Transkript

1 Høgskolen i Sør-Trøndelag Høgskolestyret Vedtakssak Dato: Til: høgskolestyret Fra: rektor Sak: Reviderte hovedregler for økonomiforvaltningen ved HiST HS-V-32/14 Saksbehandler/-sted Tidligere sak(er) Vedlegg: Link til tidligere saker, lover og regelverk: Strategiområde Hovedmål Delmål økonomidirektøren/sør HS-V-042/2008 Revisjon av hovedregler for økonomiforvaltningen ved HiST ovedinstruks-for-okonomiforvaltningen-ved-statlige-universiteter-oghoyskoler.html?id= Alle Alle Alle Risikomomenter til vedtaksforslaget: (Vurderinger gjort med tanke på risikobildet er beskrevet nærmere i saksframlegget) Økonomiske Ja Nei X konsekvenser Kommunikasjonsmes sige konsekvenser Ja Nei X

2 Forslag til vedtak 1. Høgskolestyret vedtar hovedregler for økonomiforvaltningen ved HiST som foreslått. 2. Hovedregler for økonomiforvaltningen ved HiST erstatter hovedregler fra 2008, fra dags dato. 3. Rektor får fullmakt til å oppdatere hovedregler tilpasset ny organisering etter Sammendrag Hovedregler for økonomiforvaltningen ved HiST, ble sist revidert i 2008, den gang med hjemmel i Hovedinstruks for Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved institusjonene i universitets- og høyskolesektoren, fastsatt I 2014 utarbeidet Kunnskapsdepartementet ny hovedinstruks om økonomiforvaltningen ved statlige universiteter og høyskoler. Reglementet trådte i kraft 1. juli 2014 og erstattet hovedinstruks fra 1. august Saksframstilling 1. Bakgrunn for saken Hovedregler er tilpasset Reglement for økonomistyring i staten og Bestemmelsene om økonomistyring i staten av 12. desember 2003 med endringer, senest 18. september Som følge av endringene i Bestemmelsene når det gjelder felles standarder og systemer for budsjettering, regnskapsføring og betalingsformidling, er bestemmelse om dette i hovedreglene utvidet og presisert, og tilpasset departementets krav til kontoplan, regnskapsprinsipp, oppstilling og presentasjon av delårsregnskap og årsregnskap. Det er tatt inn en ny bestemmelse om forvaltning av statlige fond, styrets myndighet til å innrømme erstatningsansvar og begjære påtale når det foreligger særskilt fullmakt til dette fra Kunnskapsdepartementet. Hovedreglene har presisert ansvar og myndighet og i størst mulig grad gjort nøytral i forhold til benevnelse av organisatoriske enheter. Det kan bli nødvendig å oppdatere hovedregler etter ny organisering , dette for å unngå at hovedreglene må revideres etter iverksetting av HiST Rektors vurderinger Etter rektors vurdering er det nødvendig med en revisjon av hovedregler for økonomiforvaltningen. Dette begrunnes både i at Kunnskapsdepartementet har revidert Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren, samt for tydeliggjøring av roller og ansvar. For å unngå en ny behandling av hovedregler etter implementering av HiST 2020 foreslås det at de endringer i organisatoriske begrep gjøres administrativt.

3 3. Lover, regelverk og tidligere vedtak Hovedreglene er hjemlet i følgende lover og instrukser: Lov om universiteter og høgskoler av Reglement for økonomistyring i staten, fastsatt ved kongelig resolusjon (Reglementet), med endringer Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet (FIN) (Bestemmelsene), med endringer Bevilgningsreglement vedtatt av Stortinget Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren, fastsatt (Hovedinstruksen). Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer av (F-07-13). Lov om offentlige anskaffelser m.m. av nr. 69 med tilhørende forskrifter. Rundskriv, reglement og pålegg for øvrig fra Kunnskapsdepartementet (KD) som gjelder økonomiforvaltningen. Den til enhver tid gjeldende hovedtariffavtale i Staten. Den til enhver tid gjeldende Statens Personalhåndbok. Hovedreglene erstatter eksisterende hovedregler fra Risikovurdering Forslaget til vedtak innebærer ingen risiko for HiST.

4 HOVEDREGLER FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED HØGSKOLEN I SØR-TRØNDELAG Fastsatt av høgskolestyret Gjelder fra

5 INNHOLDSFORTEGNELSE Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Sør-Trøndelag Formål og virkeområde Hjemmelsgrunnlag og iverksettelse Definisjoner Hovedtrekk i myndighets-, oppgave- og ansvarsfordeling Virksomhetsledelse Myndighetsfordeling Forvaltningsansvar Delegering av fullmakter og myndighet Budsjettdisponeringsmyndighet Bestillingsrett Attestasjonskontroll Autorisasjonsmyndighet Innkjøp og anskaffelser Økonomistyring Strategisk plan og flerårig budsjett Årsplan og disponeringsplan (årsbudsjett) Styringsdialog og intern rapportering Årsrapport Budsjettforslag innenfor rammen og satsingstiltak utenfor rammen Disponeringsskriv (D-brev)/periodisert budsjett Løpende økonomiforvaltning Lønn og personalkostnader Organisering av lønnsarbeidet Hovedregler for lønnsarbeidet Arbeidsgiveravgift, skatt, pensjon og avsetninger Betalingsformidling og regnskapsføring Konsernkontoordningen Regnskapsføring Håndkasse Inntekter Tilskuddsforvaltning Regnskapsføring og rapportering Regnskapsføring og økonomisystem Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon Rapport til statsregnskapet Generelt om rapport til statsregnskapet Rapport til statsregnskapet Virksomhetsregnskap Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Samarbeid med stiftelser og selskap Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler Behandling av verdipost og verdipapirer Forvaltning av statens eierinteresser Forvaltning av fysiske eiendeler Immaterielle eiendeler Erstatningsansvar Påtalebegjæring Intern kontroll... 13

6 9.1 Formål med intern kontroll Generelt om intern kontroll Risikovurdering (Risikostyring) Etikk Oversikt over alle retningslinjer og rutiner innenfor økonomiområdet... 13

7 Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Sør-Trøndelag 1.1 Formål og virkeområde Hovedregler for økonomiforvaltningen ved HiST (heretter kalt Hovedreglene) skal sikre at høgskolens økonomiske virksomhet er i tråd med gjeldende lover og regler for området. Hovedreglene setter rammer og fordeler ansvar for alle sider ved høgskolens økonomiske virksomhet. Bestemmelsene om økonomiforvaltningen gjelder så vel virksomhet finansiert over den statlige grunnbevilgningen som virksomhet finansiert på annen måte (bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet). 1.2 Hjemmelsgrunnlag og iverksettelse Hovedregler for økonomiforvaltningen ved HIST er fastsatt av høgskolestyret 23. oktober. 2014, og gjelder fra samme dato. Dokumentet erstatter Hovedregler for økonomiforvaltningen fra Hovedregler for økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Sør-Trøndelag er hjemlet i følgende lover og regelverk: Lov om universiteter og høgskoler av Reglement for økonomistyring i staten, fastsatt ved kongelig resolusjon (Reglementet), med endringer Bestemmelser om økonomistyring i staten, fastsatt av Finansdepartementet (FIN) (Bestemmelsene), med endringer Bevilgningsreglement vedtatt av Stortinget Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren, fastsatt (Hovedinstruksen). Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer av (F-07-13). Lov om offentlige anskaffelser m.m. av nr. 69 med tilhørende forskrifter. Rundskriv, reglement og pålegg for øvrig fra Kunnskapsdepartementet (KD) som gjelder økonomiforvaltningen. Den til enhver tid gjeldende hovedtariffavtale i Staten. Den til enhver tid gjeldende Statens Personalhåndbok. Lovhenvisninger i dette dokumentet er ikke uttømmende. Dokumentet er et supplement til sentrale lover, bestemmelser, reglement og instrukser nevnt ovenfor. 1.3 Definisjoner I Hovedreglene for HIST benyttes følgende begreper: Budsjettansvarsområde: er organisatoriske enheter som tildeles budsjettrammer direkte fra styret Budsjettenhet: benyttes om organisatoriske enheter som har fått delegert budsjettdisponeringsmyndighet for begrensede områder under budsjettansvarsområde. Instrukser: er underliggende bestemmelser til hovedreglene fastsatt av rektor

8 2 Hovedtrekk i myndighets-, oppgave- og ansvarsfordeling 2.1 Virksomhetsledelse (UHL 9-1) og (B 2) Høgskolestyret er høgskolens øverste organ og har ansvaret for at virksomheten holder høy kvalitet og en effektiv drift i henhold til de lover, forskrifter og regler som til enhver tid gjelder. Videre er det høgskolestyrets ansvar at de rammer og mål som gis av overordnet myndighet oppfylles. Dette skal styret gjøre ved å påse at tilgjengelige ressurser disponeres i samsvar med forutsetninger gitt i tildelte bevilgninger og gjeldende bestemmelser for økonomiforvaltningen i staten. 2.2 Myndighetsfordeling (UHL 10-3) og (B 2) Styret skal fastsette regler om ansvarsforhold og delegering av myndighet. Rektor er øverste leder for høgskolens virksomhet, og skal lede virksomheten innenfor de rammer styret fastsetter. Rektor skal etter delegasjon fra styret sikre at økonomiforvaltningen skjer i samsvar med retningslinjer fastsatt av høgskolestyret, gjeldende bestemmelser for økonomiforvaltningen for universiteter og høgskoler og er samordnet og innrettet slik at ressurser utnyttes rasjonelt. Rektors videre delegasjon av myndighet og ansvar for ovennevnte og etterfølgende områder skal skje gjennom egne vedtak. 2.3 Forvaltningsansvar (R 4,7,8,9,12,14,15,16,17 og 18) og (B 2) Høgskolestyret fastsetter høgskolens interne organisering på overordnet nivå inkludert høgskolens økonomiforvaltning. Høgskolestyret skal påse at interne kontrollrutiner er etablert innenfor systemer og rutiner som benyttes i økonomiforvaltningen. Høgskolestyret skal også påse at høgskolen har forsvarlig intern kontroll for å forhindre styringssvikt, feil og mangler. Rektor er ansvarlig for at samlet økonomiforvaltning er i samsvar med departementets bestemmelser, høgskolestyrets bestemmelser og forutsetninger gitt i tildelingsbrevet. Ledere for budsjettansvarsområdene er for sine deler av virksomheten ansvarlig for bl.a.: At det utarbeides budsjett for de tildelinger hvert budsjettansvarsområde disponerer At driften tilpasses de budsjettrammer og retningslinjer som er vedtatt av høgskolestyret og at ovennevnte rammebetingelser for økonomiforvaltningen følges At resultatkravene oppfylles, og at budsjettene tilpasses høgskolens mål At det regelmessig utarbeides rapporter for oppfølging og kontroll på det aktuelle styringsnivå At eventuelle vesentlige avvik i forhold til tildelingene snarest blir rapportert til rektor som videre rapporterer til høgskolestyret

9 3 Delegering av fullmakter og myndighet Rektor har ansvar for at det til enhver tid finnes en oversikt over hvem som innehar de ulike fullmaktene og myndighet nevnt nedenfor. Signaturprøver skal medfølge enhver delegert fullmakt og myndighet 3.1 Budsjettdisponeringsmyndighet (B 2) Budsjettdisponeringsmyndighet gir rett til å bestemme hvordan budsjettmidler skal benyttes. Anvisningsmyndighet gir rett til å godkjenne bestillinger og utbetalinger på lik linje med budsjettdisponeringsmyndighet. Høgskolestyret har budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis. Alle delegeringsvedtak skal gjøres skriftlig. Dersom ikke annet er særskilt bestemt har rektor budsjettdisponeringsmyndighet og kan delegere denne helt eller delvis til ansatte på lavere nivå. Delegeringsvedtak skal gjøres skriftlig. Høgskolestyret gir rektor fullmakt til å undertegne særskilte avtaler som forplikter høgskolen økonomisk over lang tid eller for større beløp. Dette gjelder f.eks. husleieavtaler, innkjøpsavtaler etc. For bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) gjelder lokale retningslinjer vedtatt av høgskolestyret. Delegert budsjettdisponeringsmyndighet kan delegeres videre helt eller delvis som anvisningsmyndighet. Retningslinjer for kontroll med utøvelse av budsjettdisponeringsmyndighet fastsettes av rektor. Den som har budsjettdisponeringsmyndighet kan ikke godkjenne godtgjørelser eller andre utbetalinger til seg selv. Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for høgskolen skal bekreftes av en som innehar budsjettdisponeringsmyndighet. Dette innebærer at all bestilling av varer og tjenester skal bekreftes før bestillingen gjennomføres. 3.2 Bestillingsrett Bestillingsrett gir rett til å bestille/ kjøpe varer og tjenester etter godkjenning fra en person med budsjettdisponeringsmyndighet. Bestillingsrett delegeres videre av innehaver av budsjettdisponeringsmyndighet. Bestillingsretten gir mulighet til å bestille varer og tjenester etter godkjenning fra en med budsjettdisponeringsmyndighet. Delegasjon gjøres skriftlig og skal presisere hva bestillingsretten gjelder (budsjettenhet, konto, beløpsgrense o.l.). Rektor skal til enhver tid ha en skriftlig oversikt over hvem som har bestillingsrett. Rektor skal fastsette retningslinjer for tildeling av bestillingsrett.

10 3.3 Attestasjonskontroll Attestasjonsansvar innebærer å attestere for at de faktiske og juridiske forhold ved transaksjonen er i orden. Attestasjonskontroll omfatter en bekreftelse på at bestilt vare eller tjeneste er levert i henhold til bestilling eller avtale og sørge for at riktig kontering for belastning påføres. Attestasjonsfullmakt følger delegert bestillingsfullmakt. 3.4 Autorisasjonsmyndighet Autorisasjon (ettergodkjenningsfullmakt) er fullmakt til å disponere konti i banken. Autorisasjonsfullmakt skal tildeles skriftlig. Rektor skal skriftlig fastsette hvem som har myndighet til å godkjenne betalingsoppdrag og skal sørge for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt både hos kontofører og ved høgskolen, over hvem som har autorisasjonsmyndighet. Rektor skal fastsette retningslinjer for tildeling av autorisasjonsmyndighet. 3.5 Innkjøp og anskaffelser (B 5.3) og (Lov og forskrift om offentlige anskaffelser 16. juli 1999 nr. 69) Høgskolestyret er ansvarlig for at det foreligger et strategidokument for innkjøpsvirksomheten. De har også det overordnede ansvaret for at innkjøpsvirksomheten gjennomføres i henhold til lov og forskrifter om offentlige anskaffelser. Rektor skal fastsette rutiner og retningslinjer for innkjøpsvirksomheten. 4 Økonomistyring Høgskolestyret har ansvar for de strategiske beslutningene og de faglige prioriteringene for høgskolen. Rektor er ansvarlig for at budsjett- og planarbeidet ved høgskolen baseres på de rammer høgskolestyret fastsetter og etter gjeldende regler og retningslinjer fra Kunnskapsdepartementet. Budsjett- og planarbeidet skal foregå med både ettårig og flerårig perspektiv. 4.1 Strategisk plan og flerårig budsjett (R 9) og (B 2) Det skal utarbeides en flerårig strategisk plan for HiST og for høgskolens budsjettansvarsområder. Høgskolestyret skal vedta strategisk plan etter innspill fra høgskolens budsjettansvarsområder. Strategisk plan for de enkelte budsjettansvarsområder skal avledes fra høgskolens strategiske plan. Strategisk plan skal inneholde langsiktig økonomisk vurdering. Rektor skal fastsette retningslinjer for dette planarbeidet.

11 4.2 Årsplan og disponeringsplan (årsbudsjett) (B 3) Det skal utarbeides årsplan med tilhørende budsjett for alle høgskolens budsjettdisponeringsområder. En slik plan skal inneholde hovedprioriteringer og mål innenfor realistiske rammer, strategi for måloppnåelse i planperioden og en vurdering av behovet for endringer. Mål- og resultatstyring (MRS) brukes som planverktøy i sektoren. Budsjett og bevilgning gjelder for ett år og skal lages i henhold til gjeldende budsjettfordelingsmodell og fastsatte kontoplan. Årsplan med tilhørende disponeringsplan sluttbehandles og vedtas av styret. Det skal ikke budsjetteres med bruk av overskudd fra ekstern virksomhet, før det foreligger et styrevedtak. Rektor skal sørge for at budsjett- og planarbeidet legges opp slik at det gir tilfredsstillende grunnlag for prioritering mellom de oppgaver som faller inn under høgskolens arbeidsområde, sikrer nødvendig samordning av arbeidet og bidrar til at virksomheten på de forskjellige områdene gjennomføres på en forsvarlig og kostnadseffektiv måte. 4.3 Styringsdialog og intern rapportering (R 7) og (B 2) Virksomhetsrapport som presenterer status ved hvert budsjettansvarsområde skal foreligge regelmessig for høgskolestyret. Her skal budsjettansvarsområdene og høgskolens totale økonomiske situasjon beskrives. Virksomhetsrapporten skal være et beslutningsgrunnlag for å følge opp aktiviteter og måloppnåelse. I virksomhetsrapporten skal det også presenteres statistikk og analyser som påvirker høgskolens måloppnåelse og som kan gi økonomiske konsekvenser. Prognoser skal presenteres for høgskolestyret i virksomhetsrapporter når dette er hensiktsmessig. Prognoser skal framstilles for hvert budsjettansvarsområde og endringer fra budsjett skal beskrives. Høgskolestyret kan, med utgangspunkt i prognosene, pålegge budsjettansvarsområdene og endre målsetninger som var lagt til grunn for budsjettet. Rektor skal fastsette retningslinjer for økonomirapportering til intern styring for budsjettansvarsområdene. Rapporter skal sendes ut periodevis så snart regnskapene er klare for framstilling. En forutsetning er at alle budsjettansvarsområder skal ha rapporter framstilt på samme måte for bruk i intern styringsdialog. 4.4 Årsrapport (R 9) òg (B 1.5.1) Høgskolestyret godkjenner og signerer årsrapport som utarbeides i henhold til retningslinjer fastsatt av departementet. Rektor skal fastsette retningslinjer for dette arbeidet.

12 4.5 Budsjettforslag innenfor rammen og satsingstiltak utenfor rammen Rektor er ansvarlig for at budsjettforslag innenfor rammen og satsningstiltak utenfor rammen (dette er tiltak som ikke kan dekkes innenfor gjeldende ramme) blir levert til departementet innen fastsatt frist. Rektor skal fastsette retningslinjer for dette arbeidet. 4.6 Disponeringsskriv (D-brev)/periodisert budsjett Etter vedtak i høgskolestyret om disponering av tildelte midler og øvrige inntekter høgskolen kan disponere, skal rektor sørge for utforming av D-brev til budsjettansvarsområdene. Rektor skal sørge at det utarbeides periodiserte budsjett for alle enhetene ved HIST. Rektor fastsetter retningslinjer og frister for dette arbeidet. 5 Løpende økonomiforvaltning Avgjørelser i økonomiske og administrative saker skal som hovedregel være skriftlig dokumentert. Dersom det etter omstendighetene er nødvendig med en muntlig avgjørelse skal dette snarest mulig etterfølges av en skriftlig bekreftelse. Høgskolestyret skal påse at virksomheten er lagt opp slik at utgifter tilpasses inntekter. Høgskolestyret har også ansvar for å påse at investeringer kan dekkes av årets inntekter med tillegg av et eventuelt overskudd fra tidligere år. 5.1 Lønn og personalkostnader (R 17 og 18) og (B 2, 4, 5) Organisering av lønnsarbeidet Rektor avgjør om høgskolen skal forestå alle deler av arbeidet knyttet til lønn og oppgavepliktig ytelser eller om institusjonen skal benytte tjenesteyter godkjent av Finansdepartementet. Ved valg av ekstern tjenesteyter skal rektor inngå skriftlig avtale med tjenesteyter, som presiserer hvilke funksjoner som skal utøves av tjenesteyter og hvilke funksjoner og oppgaver som er høgskolens ansvar. Avtalen skal fastlegge hvilke feil tjenesteyter eventuelt er ansvarlig for. Rektor er ansvarlig for at lønnsarbeidet ved høgskolen foregår rasjonelt og i samsvar med gjeldende regler Hovedregler for lønnsarbeidet Rektor har ansvaret for at alle data som nyttes ved lønnsberegning er korrekt registrert og dokumentert. Rektor skal fastsette rutiner som sikrer at det senest ved tiltredelse registreres informasjon som er nødvendig for å kunne foreta korrekt lønnsberegning og utbetaling. Rektor fastsetter nærmere retningslinjer for høgskolens lønnsarbeid, herunder retningslinjer og rutiner for utbetaling av lønn og andre inn- og utbetalinger som vedrører de ansatte ved høgskolen.

13 Rektor har ansvaret for at offentlige rapporteringer knyttet til høgskolens ansatte blir foretatt i henhold til gjeldende regelverk Arbeidsgiveravgift, skatt, pensjon og avsetninger Rektor har ansvaret for at det foretas beregning og innbetaling av arbeidsgiveravgift og skatt. Rektor har også ansvar for at pensjonsinnskudd beregnes, avsettes og utbetales til Statens pensjonskasse. Rektor skal påse at det gjøres avsetninger i regnskapet for å dekke utbetalinger påfølgende år, som feriepenger, skyldige offentlige avgifter og andre påløpte lønns- og reisekostnader. 5.2 Betalingsformidling og regnskapsføring (R 17) og (B.3.4, 5.4.6) Konsernkontoordningen Rektor fastsetter hvilken kontofører institusjonen skal benytte og anmoder via Kunnskapsdepartementet om oppgjørskonti i Norges Bank i henhold til Finansdepartementets retningslinjer for konsernkontoordningen. Rektor fastsetter hvilke tjenestemenn som kan opprette arbeidskonti hos kontofører. Rektor skal fastsette retningslinjer for behandling og kontroll av avregningsretur og betalingsoppdrag. Rektor fastsetter også hvilke tjenestemenn som har myndighet til å autorisere/godkjenne betalingsoppdrag og skal sørge for at det til enhver tid foreligger en ajourført oversikt både hos kontofører og ved institusjonen over hvem som har autorisasjonsmyndighet Regnskapsføring Rektor har ansvaret for at regnskapsføringen er innrettet i samsvar med reglene for virksomhetsregnskap i Reglementet og Bestemmelsene, og de regler og retningslinjer Kunnskapsdepartementet fastsetter. Rektor skal påse at kontroll av høgskolens oppgjørskonti i Norges Bank er basert på utdrag av regnskapets kontanttransaksjoner Håndkasse (B ) Rektor tar stilling til om høgskolen skal opprette håndkasse til dekning av mindre, tilfeldige utgifter. Rektor skal i tilfelle fastsette retningslinjer for kontroll med og rutiner for bruk av håndkassen. 5.3 Inntekter (R 14) og (B 2.5 og 5.4) Rektor skal fastsette innfordrings- og kontrollrutiner for inntekter. Rektor tar stilling til om høgskolen skal nytte elektronisk hjelpesystem for innfordring, og skal også fastsette retningslinjer og rutiner for behandling av inntekter og inntektskrav. Rektor skal påse at høgskolen har retningslinjer for kontantsalg og kontante innbetalinger av krav. Rektor skal fastsette retningslinjer og rutiner for oppfølging av krav som ikke er oppgjort der innkreving stilles i bero og retningslinjer for behandlingen av saker som gjelder beslutning om å

14 unnlate å avbryte en foreldelsesfrist. Rektor avgjør hvem som har fullmakt til å ta en slik beslutning og hvordan beslutningen skal dokumenteres. Rektor skal fastsette retningslinjer og etablere rutiner for behandlingen av saker som gjelder ettergivelse av krav som krever stortingsvedtak eller samtykke fra overordnet myndighet. 5.4 Tilskuddsforvaltning (B 6.3) Rektor skal, dersom høgskolen forvalter tilskudd til andre, påse at forvaltningen gjennomføres i samsvar med departementets retningslinjer for den enkelte tilskuddsordning og de til enhver tid gjeldene regler 6 Regnskapsføring og rapportering 6.1 Regnskapsføring og økonomisystem (R 17) og (B 2.3.2, og 4) Rektor er ansvarlig for at høgskolen har tilgang til et økonomisystem med en funksjonalitet som ivaretar de oppgavene høgskolen er pålagt i henhold til økonomiregelverket og andre lover og regler. Rektor har ansvaret for at økonomisystemet har funksjonalitet som sikrer forsvarlig økonomistyring og har et sikkerhetsnivå som er tilpasset høgskolens aktiviteter. Rektor er ansvarlig for hvordan økonomioppgavene skal organiseres og fastsetter retningslinjer for høgskolens regnskapsarbeid. Rektor avgjør om høgskolen skal forestå alle deler av regnskapsarbeidet eller om deler av regnskapsarbeidet skal utføres av annen tjenesteyter godkjent av Finansdepartementet. Dersom deler av regnskapsarbeidet skal utføres av en ekstern tjenesteyter, skal rektor inngå en skriftlig avtale med tjenesteyteren som presiserer hvilke funksjoner som skal utføres av høgskolen og hvilke som skal utføres av vedkommende tjenesteyter. Selv om høgskolen velger en løsning der deler av regnskapsarbeidet settes ut til andre, skal oppgavene a-d under Bestemmelsenes pkt allikevel alltid utføres av tilsatte ved høgskolen. Rektor fastsetter nærmere regler for høgskolens regnskapsarbeid og har ansvaret for at regnskapsføringen foregår i tråd med de til enhver tid gjeldende bestemmelser om regnskapsføring fastsatt av Finansdepartementet og Kunnskapsdepartementet. Når høgskolen planlegger å ta i bruk nye systemer eller gjøre vesentlige endringer i eksisterende systemer, skal Riksrevisjonen og Kunnskapsdepartementet orienteres på et tidlig stadium i planleggingen. Rektor fastsetter kontoplan for økonomisystemet i samsvar med Finansdepartementets retningslinjer. Rektor skal utforme kontoplanen slik at den også ivaretar de krav til rapportering som Kunnskapsdepartementet fastsetter og slik at det kan lages rapporter som gir den informasjon som er nødvendig for å styre høgskolen effektivt.

15 6.2 Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon (B 4.4.7) Rektor har ansvaret for at alt regnskapsmateriale arkiveres i henhold til gjeldende regler i Bestemmelsene og fastsetter hvem som skal forestå arkiveringen. Rektor skal sørge for oppbevaring trygt slik at etterkontroll er mulig så lenge regnskapsmaterialet skal oppbevares. 6.3 Rapport til statsregnskapet Generelt om rapport til statsregnskapet Rektor er ansvarlig for høgskolens rapportering til statsregnskapet. Rektor skal sørge for at rutinene for avstemminger og kontroll er skriftlig dokumentert Rapport til statsregnskapet (B 3.3) Rektor skal fastsette retningslinjer som sikrer at det rapporteres korrekte regnskapsbeløp til Direktoratet for økonomistyring og Kunnskapsdepartementet i henhold til Finansdepartementets retningslinjer. 6.4 Virksomhetsregnskap (R 12 og 17) og (B og 3.2.3) Rektor fastsetter retningslinjer for bruk av kontoplanen i internregnskapet. Virksomhetsregnskapet skal legges opp slik at det kan lages rapporter for budsjettenheter. 7 Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet Høgskolestyret skal fastsette lokale retningslinjer for ekstern bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA). Rektor skal fastsette regnskapsrutiner for BOA. 7.1 Samarbeid med stiftelser og selskap Rektor har ansvaret for at samarbeidet med offentlige og/eller private virksomheter er organisert i samsvar med retningslinjer fastsatt av departementet.

16 8 Forvaltning av verdipapirer og andre eiendeler 8.1 Behandling av verdipost og verdipapirer Rektor skal fastsette rutiner for mottak og behandling av postsendinger med betalingsmidler og andre verdier. Rektor skal også fastsette retningslinjer for behandling og transport av verdipost og andre betalingsmidler som kommer til høgskolen. 8.2 Forvaltning av statens eierinteresser Rektor forvalter statens eierinteresser på vegne av styret i selskap der høgskolen har delegert fullmakt til dette. Eierinteresser skal forvaltes i samsvar med retningslinjer for god eierstyring i staten. Rektor skal forelegge for høgskolestyret årsberetning, regnskap med noter og revisjonsberetning for selskap der høgskolen har eierinteresser. Rektor skal også forelegge for høgskolestyret konsernregnskap for HIST. Rektor skal sørge for at retningslinjene gjøres kjent for saksbehandlere og beslutningstakere i høgskolen. 8.3 Forvaltning av fysiske eiendeler Rektor skal fastsette retningslinjer som sikrer verdiene på lokaler med nødvendig utvendig og innvendig vedlikehold. I tillegg skal det fastsettes retningslinjer for registrering av inventar, kontorutstyr og annet utstyr. 8.4 Immaterielle eiendeler Av viktige immaterielle eiendeler som må sikres, er informasjon og programmer som ligger i ITsystemene. Rektor skal fastsette retningslinjer for IT-sikkerhet som sikrer de immaterielle eiendeler. 8.5 Erstatningsansvar Høgskolestyret kan innrømme erstatningsansvar og utbetale erstatning etter særskilt fullmakt fra Kunnskapsdepartementet. Departementet har i brev av , jf. brev av , delegert avgjørelsesmyndighet i mindre erstatningssaker til høgskolen. 8.6 Påtalebegjæring Høgskolestyret kan etter fullmakt fra Kunnskapsdepartementet begjære påtale i saker som gjelder økonomiske misligheter.

17 9 Intern kontroll 9.1 Formål med intern kontroll HIST skal ha en intern kontroll for å sikre at høgskolens økonomiforvaltning er ordnet på en betryggende måte. Formålet med intern kontroll er å forhindre, oppdage eller korrigere feil eller mangler som kan oppstå eller har oppstått. Kontrollhandlinger prioriteres opp mot aktiviteter som har vesentlige konsekvenser og høy risiko (vesentlighetsprinsippet). 9.2 Generelt om intern kontroll Høgskolestyret skal fastsette retningslinjer for intern kontroll. Rektor skal sørge for at det etableres intern kontroll samt føre tilsyn med at denne fungerer som forutsatt. Rektor skal sørge for at høgskolestyret blir forelagt rapporter om intern kontroll. 10 Risikovurdering (Risikostyring) Risikostyring er en integrert del av resultat og målstyring som overordnet styringsprinsipp hjemlet i Reglementet. Høgskolestyret skal fastsette retningslinjer for risikostyring. 11 Etikk Høgskolestyret skal fastsette etiske retningslinjer for HIST med bred forankring i høgskolen. 12 Oversikt over alle retningslinjer og rutiner innenfor økonomiområdet Rektor skal sørge for at alle retningslinjer, rutiner og regelverk innenfor økonomiområdet gjøres tilgjengelig for alle enhetene ved høgskolen.