UTKAST TIL PROTOKOLL FRA MØTE I UNIVERSITETSSTYRET Dato: 20.10.2016 Sted: Spiserommet, bygg 14, Campus Adamstuen Tid: Kl. 10.00-15.50 Tilstede: Siri B. Hatlen (fra kl. 12.15), Thea Klem, Ole Johan R. Holtet, Ruth Haug, Marianne Harg, Lasse Hjelle (for Sol Høgset), Morten Sørlie, Alf Bjørseth, Øystein Evensen, Trond Langseth Forfall: Jens Oddershede og Sol Høgset Marianne Harg ledet møtet i sakene 93-101 Administrasjonen: Mari Sundli Tveit, Halvor Hektoen, Jan Olav Aasbø, Birger Kruse, Siri Margrethe Løksa Protokoll: Hans Gran 93/2016 Godkjenning av innkalling og sakliste Universitetsstyret godkjenner innkalling og saksliste. 94/2016 Godkjenning av protokoll fra 08.09.2016 Universitetsstyret godkjenner protokollen. 95/2016 Referat fra IDF-møtet 17.10.2016 Referat fra sentralt IDF-møte 17.10.2016 ble delt ut i møtet. Punktene fra referatet ble orientert om under hver enkelt sak. Referatet legges ved protokollen. 96/2016 Orienteringssaker fra Styreleder Rektor Forskningsdirektør Ragnhild Solheim orienterte om EU-finansiert forskning, og vitenskapelig publisering. Universitetsstyret er opptatt av hva man kan gjøre for å oppnå bedre resultater på disse områdene.
2 97/2016 Faglig presentasjon av Beste Masteroppgave 2015: "Analyse av dynamisk kontrastforsterket MRI av livmorhalssvulster" v/ Aurora Rossvoll Grøndahl Styret takker Aurora Rossvoll Grøndahl for en meget interessant, lærerik og god presentasjon. 98/2016 Opptak til studieåret 2016/2017 Opptaket til studieåret 2016/2017 tas til orientering. 99/2016 Status fra Prosjektstyret ved prosjektstyreleder Olaf Melbø Orienteringen fra Prosjektstyret framgår av sak 101/2016 Rapport for 2. tertial 2016. Tas til orientering. 100/2016 Campusplan Framdriftsplan Olaf Melbøe orienterte om planen. IDF-møtets kommentarer i saken vil bli oversendt arbeidsgruppen. Framlagt framdriftsplan for utvikling av campusplan tas til etterretning. 101/2016 Rapport for 2. tertial 2016 Universitetsstyret ønsker fortsatt at samarbeidet med Universitetet i Oslo omtales særskilt i rapportene. Universitetsstyret tar rapport for 2. tertial 2016 til etterretning. 102/2016 Budsjett NMBU 2017 førstegangsbehandling Universitetsstyret hadde en første diskusjon om budsjettet for 2017 som innspill til rektors arbeid med å legge fram et budsjettforslag i balanse til styremøtet 24. november. Til neste styremøte bes rektor: Presentere effekten av omorganiseringen, og vise den innsparingen (ref tidstyver) som er estimert gevinst av denne prosessen for forenklet
3 struktur og beslutningsprosesser. De innsparte kostnadene skal inngå i finansieringen av pukkelkostnadene i SLP-prosjektet. Legge fram en oppdatert langtidsprognose som synliggjør forventete pukkelkostnader i SLP-prosjektet til og med 2020 med forslag til finansiering av disse kostnadene, herunder å vurdere lån av likviditetsreserven som finansieringskilde. Beholde en risikoavsetning for å kunne møte dette og de neste års usikkerhet i forbindelse med flytte- og byggeprosjektet. Styret indikerte et nivå på avsetning i 2017 på 15 mill. kroner. Synliggjøre samlet budsjettramme til kjernevirksomheten der budsjettmidler til satsinger er inkludert. Universitetsstyret ber Rektor om å utarbeide endelig budsjettforslag ut fra de føringene som Universitetsstyret ga på møtet. Protokolltilførsel Ruth Haug, Øystein Evensen og Morten Sørlie: Administrasjonen bes om å vurdere om nettorammen til fakultetene kan økes minst på nivå med prisstigningen (evt. minus effektiviserings- og avbyråkratiseringskuttet). 103/2016 Budsjettforslag 2018 utenom ordinær ramme Det framlagte forslag til satsinger utenfor budsjettrammen for 2018 oversendes Kunnskapsdepartementet. 104/2016 Sammensetning og oppnevning av NMBUs innstillings- og tilsettingsorganer 1) Innstillingsorgan for tilsetting av prorektor settes sammen slik: Rektor (leder) Administrasjonsdirektør Dekan med personlig vara utpekt av rektor Én studentrepresentant med personlig vara oppnevnt av studentdemokratiet To representanter med personlig vara oppnevnt av organisasjonene Vara for rektor er rektors faste stedfortreder. Vara for administrasjonsdirektør utpekes av rektor. 2) Det opprettes et sentralt tilsettingsutvalg for tilsetting av dekaner og avdelingsdirektører i universitetsadministrasjonen, og dette settes sammen slik: Rektor (leder)
4 Administrasjonsdirektør En dekan med personlig vara, oppnevnt av rektor To representanter med personlig vara oppnevnt av organisasjonene Én representant med personlig vara oppnevnt av studentdemokratiet (bare ved ansettelse av dekan) Vara for rektor er rektors faste stedfortreder. Vara for administrasjonsdirektør utpekes av rektor. Rektor har dobbeltstemme ved tilsetting av dekan. 3) Innstillingsorgan for tilsetting av dekan settes sammen slik: Prorektor for henholdsvis studie eller forskning utpekt av rektor (leder) Avdelingsdirektør med personlig vara oppnevnt av rektor To fakultetsstyrerepresentanter hvorav en fra gruppen valgte i undervisnings- og forskerstillinger med personlig vara, oppnevnt av fakultetsstyret. To representanter fra fakultetet med personlig vara, oppnevnt av organisasjonene Én studentrepresentant fra fakultetet med personlig vara, oppnevnt av studentdemokratiet Vara for utvalgets leder er den av prorektorene, som ikke er fast medlem. 4) Universitetsstyrets vedtak av 16.6.16 om at administrasjonssjefen tilsettes av fakultetsstyret endres slik: Administrasjonssjef tilsettes i fakultetsvise utvalg for tekniske og administrative stillinger. 5) Leder av grunnenhet, herunder instituttleder tilsettes av fakultetsstyret. 6) Innstillingsorgan for tilsetting av leder av grunnenhet, herunder instituttleder, settes sammen slik: Dekan (leder) To representanter for de fast tilsatte i undervisnings- og forskerstillinger med personlig vara ved det aktuelle institutt oppnevnt av fakultetsstyret En representant med personlig vara oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene En studentrepresentant med personlig vara oppnevnt av studentdemokratiet Vara for dekanen er nestleder ved fakultetet. 7) Fakultetsvise tilsettingsutvalg for faste og midlertidige undervisnings- og forskerstillinger tilsetter settes sammen slik; Dekan (leder) To representanter fra undervisnings- og forskerstillinger med personlig vara, oppnevnt av fakultetsstyret. En representant fra fakultetet med personlig vara, oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene En studentrepresentant med personlig vara fremmet av studentdemokratiet Vara for dekanen er nestleder ved fakultetet. 8) Innstillingsutvalg for faste undervisnings- og forskerstillinger settes sammen slik; Stillingens direkte overordnede
5 To arbeidsgiverrepresentanter med personlig vara, oppnevnt av dekanen blant ansatte ved aktuell enhet. Én representant med personlig vara oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene. Én studentrepresentant fra fakultetet med personlig vara, oppnevnt av studentdemokratiet Dekanen utpeker leder for innstillingsutvalget blant arbeidsgiverrepresentantene. 9) Innstillingsutvalg for midlertidige undervisnings- og forskerstillinger settes sammen slik; Stillingens nærmeste overordnede med personlig vara oppnevnt av dekanen En arbeidsgiverrepresentant med personlig vara, oppnevnt av dekanen Én representant med personlig vara oppnevnt av tjenestemannsorganisasjonene. 10) Innstillingsutvalg for Professor 1404 settes sammen slik; Rektor (leder) Dekan ved det aktuelle fakultetet Representant for aktuell faggruppe/forskningsleder/undervisningsleder med personlig vara. Én studentrepresentant fra fakultetet med personlig vara oppnevnt av studentdemokratiet Én representant med personlig vara oppnevnt av organisasjonene Vara for rektor er rektors faste stedfortreder. Vara for dekanen er nestleder ved fakultetet. 11) Oppnevning og sammensetning av sakkyndig komite Dekan oppnevner den sakkyndige komiteen etter forslag fra fagmiljøet ved enheten og utpeker leder komiteen. Begge kjønn skal være representert. Sakkyndig komite settes sammen slik: Ved ansettelse av professor, dosent og førstestillinger oppnevnes det minst tre medlemmer, hvorav minst to velges utenfor NMBU og minst et medlem fra et annet land. Ved ansettelse i andre undervisnings- og forskerstillinger skal minst ett medlem velges utenfor NMBU. Ved ansettelse i midlertidig i stilling som forsker/post doktor skal komiteen bestå av minst to medlemmer, hvorav den ene fortrinnsvis velges utenfor NMBU. 105/2016 Tilsetting av rektor. Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst. Oppnevning av utvalg Rektor deltok ikke under behandlingen av denne saken.
6 Universitetsstyret presiserte at antall åremålsperioder skulle settes til maksimalt 2x4 år. Universitetsstyret foretok en prøvevotering om ordet «fortrinnsvis» skulle tas ut fra kvalifikasjonskravet om «fortrinnsvis professorkompetanse». Forslaget fikk to stemmer (Sørlie og Haug) Stillingsbeskrivelse og utlysningstekst for rektorstillingen ved NMBU vedtas med en utvidet søknadsfrist til seks uker. Universitetsstyret utpeker et arbeidsutvalg som på vegne av universitetsstyret skal foreta en første vurdering av søkerne og presentere de mest aktuelle kandidatene (2-4) for universitetsstyret. Styret vil selv delta i intervjuene av de søkerne arbeidsutvalget presenterer, før endelig tilsetting. Arbeidsutvalget består av: Siri Hatlen, Jens Oddershede, Morten Sørlie, en av studentrepresentantene i Universitetsstyret oppnevnt av Studenttinget, samt enten Thea Klem eller Trond Langset avhengig av kjønnsbalansen i utvalget. Universitetsstyret ber arbeidsutvalget rådføre seg med en referansegruppe bestående av et representativt og bredt utvalg av ansatte og studenter, hvorav minst to medlemmer oppnevnt fra tjenestemannsorganisasjonene. Referansegruppen skal maksimalt ha 15 medlemmer. Arbeidsutvalget skal godkjenne endelig sammensetning av referansegruppa. Utlysningsteksten vedlegges protokollen. 106/2016 Tilsetting av prorektorer. Utlysningstekst og prosess Universitetsstyret ønsket at kvalifikasjonskravet til prorektor for forskning er professorkompetanse. Videre ønsket Universitetsstyret at ansvarsområdet for prorektor for utdanning skulle spesifiseres nærmere. Universitetsstyret presiserte at antall åremålsperioder skulle settes til maksimalt 2x4 år. Utlysningstekst for prorektorstillingene ved NMBU vedtas med de mindre justeringene som fremkom i møtet. Styret tar prosess for tilsetting av prorektorene til etterretning. Utlysningsteksten vedlegges protokollen. 107/2016 Tilsetting av administrasjonsdirektør. Utlysningstekst Universitetsstyret presiserte at antall åremålsperioder skulle settes til maksimalt 2x4 år.
7 Styret vedtar utlysningstekst for administrasjonsdirektør med de mindre justeringene som fremkom i møtet. Utlysningsteksten vedlegges protokollen. 108/2016 Tilsetting dekanstillinger. Utlysningstekst Universitetsstyret presiserte at antall åremålsperioder skulle settes til maksimalt 2x4 år. Universitetsstyret vedtar generell utlysningstekst for stillingene som dekan. Rektor gis fullmakt til endelig fastsettelse av utlysningstekst. Utlysningsteksten vedlegges protokollen når den er endelig fastsatt. 109/2016 Etablering av Innovasjonssenter Campus Ås AS og eierandel i Inkubator Ås AS Forskningsdirektør Ragnhild Solheim orienterte. Universitetsstyret ønsker å styrke innovasjonsarbeidet ved NMBU og Campus Ås. Universitetsstyret tar vedlagte forslag til forretningsplan til orientering. Universitetsstyret vedtar følgende: 1) Det etableres et eget selskap for å styrke innovasjonsarbeidet ved NMBU og Campus Ås: Innovasjonssenter Campus Ås AS 2) Det bevilges 1 millioner kroner til kjøp av tjenester i Innovasjonssenter Campus Ås AS fra og med budsjettåret 2017 i tillegg til de midler som i dag er allokert til virksomheten. 3) NMBU går inn som eier i Inkubator Ås AS. 4) Inntil 500 000 kroner stilles til rådighet som aksjekapital i Innovasjonssenter Campus Ås AS og Inkubator Ås AS. Beløpet finansieres over virksomhetskapitalen. Rektor avgjør fordeling av aksjekapital mellom de to selskapene, tentativt 400 000 kroner til Innovasjonssenter Campus Ås AS og 100 000 kroner til Inkubator Ås AS. 5) Rektor får fullmakt til å forhandle fram aksjonæravtale og vedtekter for Innovasjonssenter Campus Ås AS med forbehold om Universitetsstyrets godkjennelse. 6) Etableringen av Innovasjonssenteret Campus Ås AS og eierskap i Inkubator Ås AS gjøres i samarbeid med NIBIO.
8 110/2016 Referatsaker: a) Brev fra Kunnskapsdepartementet (KD) datert 19.09.2016: Høring forslag om ny forskrift om Nasjonal vitnemåls- og karakterportal b) Referat fra Prosjektrådsmøte 07.06.2016 c) Orientering om resultatet av suppleringsvalet av nytt medlem til universitetsstyret for perioden 20.9.2016 til 31.7.2017 d) Referat fra Studieutvalget 31.08.2016 e) Referat fra Forskningsutvalget 15.09.2016 f) Orientering om forslag til statsbudsjettet 2017 for universiteter og høgskoler: https://www.regjeringen.no/contentassets/31af8e2c3a224ac2829e48cc91 d89083/orientering-om-forslag-til-statsbudsjettet-2017-for-universiteterog-hogskolar.pdf 111/2016 Evt. Det var ingen saker til eventuelt.