Universitetsbiblioteket Arkivref: 2013/1372 MFO000 Dato: 17.12.2013 MØTEREFERAT/-PROTOKOLL Utvalg/møte i: Bibliotekstyret Møteleder/referent: Eirik Mikkelsen/Marianne Foss Møtedato: 17.12.2013 Til stede: Bibliotekstyret: Eirik Mikkelsen, NORUT, leder Hans-Kristian Hernes, HSL-fak Lena Aarekol, TMU Monica Alterskjær Sundset, BFE Helene Nordgård Andreassen, UB Jan Erik Frantsvåg, UB Administrasjonen UB: Helge Salvesen, bibliotekdirektør Marianne Foss, administrativ leder Forfall: Tove Marienborg, Nordnorsk vitensenter, nestleder Oliver Mizero, student August Hansen, student Merknadsfrist referat: 10.1.2014 Endelig referat: 14.1.2014 Referatet sendes til alle i styret når det er godkjent. Innkalling og dagsorden Innkalling og dagsorden ble godkjent. BS 61/13 Referatsaker (arkivreferanse 2013/1372-21) 1. Referat fra bibliotekstyremøtet 6.11.2013 2. Referat fra bibliotekstyremøtet 29.11.2013 (merknadsfrist 30.12.2013) 3. Referat fra møte i RESULTs styre 30.09.2013 4. BS 56/13 (behandlet på sirkulasjon) 5. BS 60/13 (behandlet på sirkulasjon) 6. Referat fra styringsdialogmøte med UiTs ledelse 06.11.2013 Bibliotekstyret tok referatsakene til orientering. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no
BS 62/13 Orienteringssaker (arkivreferanse 2013/1372-22) 1. Ny avtale om bibliotektjenester med Universitetssykehuset Nord-Norge (muntlig orientering) 2. Universitetsbibliotekets aktiviteter i samband med Forskningsdagene 2013 (muntlig orientering) 3. Status PROG muntlig orientering 4. Strategiplanarbeidet (muntlig orientering) Redegjørelser ble gitt av bibliotekdirektøren. Under pkt 3 informerte bibliotekdirektøren om at ny organisering ikke vil komme på plass fra 1.1.2014, slik planen har vært, men at det nok vil nærme seg påske før alt er på plass. Bibliotekstyret tok redegjørelsene til orientering. BS 63/13 Regnskap Universitetsbiblioteket (UB) per 31.10.2013 (arkivreferanse 2012/2128-7) Innstilling til vedtak: Bibliotekstyret tar regnskapet og bibliotekdirektørens redegjørelse vedrørende økonomisk status per 31.10.2013 til orientering. Enstemmig vedtatt BS 64/13 Lønns- og driftsbudsjett 2014 Universitetsbiblioteket (UB) (arkivreferanse 2013/1494-3) Innstilling til vedtak: Bibliotekstyret vedtar et lønns- og driftsbudsjett for 2014 for Universitetsbiblioteket (UB), med en ramme på 66 670 tusen kroner (eksklusiv internhusleie). Herav utgjør budsjettet til Ressurssenter for undervisning, læring og teknologi (RESULT) 17 030 tusen kroner (eksklusiv internhusleie). Se oversikt i tabell 1. Tabell 2 viser detaljer for UBs budsjett uten RESULT, mens tabell 3 viser detaljer for RESULTs budsjett. Underskudd pga basiskutt, trådløst datanett og utskifting av IT-utstyr, til sammen 1 285 tusen kroner, dekkes av UBs driftsavsetninger. Det samme gjelder 1/3 pliktavleveringsstilling, iht til tidligere vedtak. Budsjettet er vedtatt med forbehold om universitetsstyrets endelige vedtak. 1 Bibliotekdirektøren gis fullmakt til å foreta justeringer som måtte følge av universitetsstyrets vedtak, samt detaljfordeling og mindre omdisponeringer/justeringer. Tabell 1 Lønns- og driftsbudsjett hele UB 2014 Inntekter UB ekskl RESULT og internhusleie (tabell 2) 48 355 Inntekter RESULT ekskl internhusleie (tabell 3) 17 032 Sum driftsinntekter ekskl internhusleie 65 387 Bevilgning husleie 33 661 1 Saken skulle behandles i styremøtet 28.11.2013, men realitetsbehandling ble utsatt til 16.1.2014 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
Sum driftsinntekter inkl internhusleie 99048 Driftsavsetninger pr 1.1.2014 (prognose pr 31.10.2013) 8661 2 Disponible midler 2014 107709 Utgifter UB ekskl RESULT og internhusleie (tabell 2) 50085 Utgifter RESULT ekskl internhusleie (tabell 3) 17030 Sum driftsutgifter ekskl internhusleie 67115 Internhusleie 33661 Sum driftsutgifter inkl internhusleie 100776 driftsutgifter = -1728 Aktiverte driftsavsetninger 1728 Avsetninger pr 31.12.2014 (prognose) 6933 3 Tabell 2 UBs Lønn- og driftsbudsjett ekskl RESULT 2013 2014 Basisbevilgning (note 1/2013 og note 2/2014) 38055 38739 Elektronisk publisering (EUREKA=Septentrio) 350 350 Nordområdedatabasen (High North Research Documents) 300 300 Basiskorreksjoner HiF - 3266 Andre inntekter 5700 5700 Sum driftsinntekter ekskl internhusleie 44405 48355 Bevilgning husleie 28852 32042 Sum driftsinntekter inkl internhusleie 73257 80397 Driftsavsetninger pr 1.1. 7855 8240 4 Disponible midler 81112 88637 Lønns- og driftskostnader 43605 48340 Elektronisk publisering (Septentrio) 500 550 Nordområdedatabasen (High North Research Documents) 300 300 Prosjekter (ref UD og Uarctic) - 445 Særskilte IT-investeringer - 450 Sum driftsutgifter ekskl internhusleie 44405 50085 Internhusleie 28852 32042 Sum driftsutgifter 73257 82127 driftsutgifter = 0-1730 Aktiverte driftsavsetninger Lønn pliktavleveringsstilling (note3) 370 187 Prosjekter 750 445 Utskifting IT-utstyr - 450 Trådløst datanett - 190 Modulbygg på campus - 458 2 Herav er 2 763 tusen kroner øremerket spesielle tiltak 3 Herav er 2 768 tusen kroner øremerket spesielle tiltak 4 Herav er 1 945 øremerket spesielle tiltak UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3
Sum avsetninger/disponert 1120 1730 Avsetninger pr 31.12. (prognose) 8240 6510 5 Noter: 1. Basisbevilgning 2013: 38587 minus andel IT/AV utstyr i fellesrom (532 ) = 38055 2. Basisbevilgning 2014: 39387 minus rammekutt (458 ) og andel trådløst nett (190 ) = 38739 3. Lønn pliktavlevering: 2/3 åv i 2013 og 1/3 åv i 2014 Tabell 3 RESULT Lønns- og driftsbudsjett 2014 Generell basisbevilgning (inkl rammekutt 170') 10290 Faglig leder RESULT 877 Fagstillling i universitetspedagogikk 750 Rekrutteringsstillinger 3004 Samlet basisbevilgning 14921 Dekningsbidrag 50 Interne tilskudd (flexmidler, SAK-midler) 475 Andre inntekter (utleie av ansatte, øvrige prosjekter) 1586 Sum driftsinntekter ekskl internhusleie 17032 Bevilgning husleie 1619 Sum driftsinntekter inkl internhusleie 18651 Avsetninger pr 1.1. 2014 (prognose pr 31.10.2013) 421 6 Disponible midler 2014 19072 Lønnskostnader 14330 Driftskostnader 2700 Sum driftsutgifter ekskl internhusleie 17030 Internhusleie 1619 Sum driftsutgifter inkl internhusleie 18649 driftsutgifter = 2 Sum avsetninger/disponert -2 Avsetninger pr 31.12.2014 (prognose) 423 6 Bibliotekstyret gikk inn for å øke budsjettet med inntil 500 tusen kroner til tiltak som kan støtte opp om omorganiseringsprosessene på UB (RESULT, HiF, PROG). Videre ønsket bibliotekstyret presisert at budsjettet skal tas opp til ny behandling dersom universitetsstyrets vedtak viser seg å medføre større endringer for UB. Bibliotekdirektøren har etter møtet oppdaget en uoverensstemmelse mellom tekst og tabell i forslaget til vedtak. Korrekt sum i forslaget til samlet budsjett skal være 67 115 tusen kroner (som i tabellen). Med bibliotekstyrets vedtak om økning blir samlet budsjett 67 615 tusen kroner. 5 Herav er 1 950 øremerket spesielle tiltak 6 Herav er 818 tusen kroner øremerket universitetspedagogikk UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4
Endelig vedtak: Bibliotekstyret vedtar et lønns- og driftsbudsjett for 2014 for Universitetsbiblioteket (UB), med en ramme på 67 615 tusen kroner (eksklusiv internhusleie). Herav utgjør budsjettet til Ressurssenter for undervisning, læring og teknologi (RESULT) 17 030 tusen kroner (eksklusiv internhusleie). Se oversikt i tabell 1. Tabell 2 viser detaljer for UBs budsjett uten RESULT, mens tabell 3 viser detaljer for RESULTs budsjett. Underskudd pga basiskutt, trådløst datanett og utskifting av IT-utstyr, til sammen 1 285 tusen kroner, dekkes av UBs driftsavsetninger. Det samme gjelder 1/3 pliktavleveringsstilling, iht til tidligere vedtak. I tillegg har bibliotekstyret vedtatt å benytte inntil 500 tusen kroner til tiltak som kan støtte opp om omorganiseringsprosessene på UB (RESULT, HiF og PROG). Budsjettet er vedtatt med forbehold om universitetsstyrets endelige vedtak. 7 Dersom universitetsstyrets vedtak medfører større endringer, ber bibliotekstyret om å få budsjettet tilbake for ny behandling. Bibliotekdirektøren gis fullmakt til å foreta mindre justeringer som måtte følge av universitetsstyrets vedtak, samt detaljfordeling og mindre omdisponeringer/justeringer. Tabell 1 Lønns- og driftsbudsjett hele UB 2014 Inntekter UB ekskl RESULT og internhusleie (tabell 2) 48355 Inntekter RESULT ekskl internhusleie (tabell 3) 17032 Sum driftsinntekter ekskl internhusleie 65387 Bevilgning husleie 33661 Sum driftsinntekter inkl internhusleie 99048 Driftsavsetninger pr 1.1.2014 (prognose pr 31.10.2013) 8661 8 Disponible midler 2014 107709 Utgifter UB ekskl RESULT og internhusleie (tabell 2) 50585 Utgifter RESULT ekskl internhusleie (tabell 3) 17030 Sum driftsutgifter ekskl internhusleie 67615 Internhusleie 33661 Sum driftsutgifter inkl internhusleie 101276 driftsutgifter = -2228 Aktiverte driftsavsetninger 2228 Avsetninger pr 31.12.2014 (prognose) 6433 9 Tabell 2 UBs Lønn- og driftsbudsjett ekskl RESULT 2013 2014 Basisbevilgning (note 1/2013 og note 2/2014) 38055 38739 Elektronisk publisering (EUREKA=Septentrio) 350 350 Nordområdedatabasen (High North Research Documents) 300 300 Basiskorreksjoner HiF - 3266 Andre inntekter 5700 5700 7 Saken skulle behandles i styremøtet 28.11.2013, men realitetsbehandling ble utsatt til 16.1.2014 8 Herav er 2 763 tusen kroner øremerket spesielle tiltak 9 Herav er 2 768 tusen kroner øremerket spesielle tiltak UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5
Sum driftsinntekter ekskl internhusleie 44405 48355 Bevilgning husleie 28852 32042 Sum driftsinntekter inkl internhusleie 73257 80397 Driftsavsetninger pr 1.1. 7855 8240 10 Disponible midler 81112 88637 Lønns- og driftskostnader 43605 48340 Elektronisk publisering (Septentrio) 500 550 Nordområdedatabasen (High North Research Documents) 300 300 Prosjekter (ref UD og Uarctic) - 445 Særskilte IT-investeringer - 450 Tiltak knyttet til omorganiseringsprosessene - 500 Sum driftsutgifter ekskl internhusleie 44405 50585 Internhusleie 28852 32042 Sum driftsutgifter 73257 82627 driftsutgifter = 0-2230 Aktiverte driftsavsetninger Lønn pliktavleveringsstilling (note3) 370 187 Prosjekter 750 445 Utskifting IT-utstyr - 450 Trådløst datanett - 190 Modulbygg på campus - 458 Tiltak knyttet til omorganiseringsprosessene - 500 Sum avsetninger/disponert 1120 2230 Avsetninger pr 31.12. (prognose) 8240 6010 11 Noter: 1. Basisbevilgning 2013: 38587 minus andel IT/AV utstyr i fellesrom (532 ) = 38055 2. Basisbevilgning 2014: 39387 minus rammekutt (458 ) og andel trådløst nett (190 ) = 38739 3. Lønn pliktavlevering: 2/3 åv i 2013 og 1/3 åv i 2014 Tabell 3 RESULT Lønns- og driftsbudsjett 2014 Generell basisbevilgning (inkl rammekutt 170') 10290 Faglig leder RESULT 877 Fagstillling i universitetspedagogikk 750 Rekrutteringsstillinger 3004 Samlet basisbevilgning 14921 Dekningsbidrag 50 Interne tilskudd (flexmidler, SAK-midler) 475 Andre inntekter (utleie av ansatte, øvrige prosjekter) 1586 Sum driftsinntekter ekskl internhusleie 17032 10 Herav er 1 945 øremerket spesielle tiltak 11 Herav er 1 950 øremerket spesielle tiltak UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6
Bevilgning husleie 1619 Sum driftsinntekter inkl internhusleie 18651 Avsetninger pr 1.1. 2014 (prognose pr 31.10.2013) 421 12 Disponible midler 2014 19072 Lønnskostnader 14330 Driftskostnader 2700 Sum driftsutgifter ekskl internhusleie 17030 Internhusleie 1619 Sum driftsutgifter inkl internhusleie 18649 driftsutgifter = 2 Sum avsetninger/disponert -2 Avsetninger pr 31.12.2014 (prognose) 423 6 BS 65-13 Litteraturbudsjett 2014 Universitetsbiblioteket (UB) Innstilling til vedtak: Bibliotekstyret vedtar et litteraturbudsjett for 2014 på totalt 44 632 tusen kroner, som vist i tabell 1 nedenfor. Midlene er fordelt i samsvar med gjeldende fordelingsnøkkel. Underskudd på 190 tusen kroner dekkes av litteraturavsetningene. Resultat litteratur 2013 overføres til avsetninger. Budsjettet er vedtatt med forbehold om universitetsstyrets endelige vedtak. 13 Bibliotekdirektøren gis fullmakt til å foreta justeringer som måtte følge av universitetsstyrets vedtak, samt detaljfordeling og mindre omdisponeringer/justeringer. Tabell 1 Litteraturbudsjett 2014 2013 2014 Inntekter 1000 kr 1000 kr Litteraturbevilgning 41070 42507 Nye fag / studier 500 0 Litteraturbevilgning - fusjon - 2125 Reduksjon pga trådløst nett - -190 Sum disponible midler til innkjøp av litteratur 41570 44442 Avsetninger pr 1.1.2013 1535 Sum disponible midler inkl. avsetninger 45977 Utgifter Spesielle formål 2870 3000 Litteraturmidler fordelt iht. fordelingsnøkkel: Humaniora 18,3 % 7082 7619 Samfunnsvitenskap 20,2 % 7817 8410 Matematikk og naturvitenskap 21,9 % 8475 9117 Teknologi 7,3 % 2825 3039 Medisinske fag ekskl. UNN-midler 28,9 % 11185 12032 12 Herav er 818 tusen kroner øremerket universitetspedagogikk 13 Saken skulle behandles i universitetsstyrets møte 28.11.2013, men realitetsbehandling ble utsatt til 16.1.2014 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7
Landbruks- og fiskerifag 3,4 % 1316 1415 Sum utgifter rene litteraturformål 100,0 % 38700 41632 Sum utgifter litteratur inkl. spesielle formål 41570 44632 Inntekter utgifter 0-190 Andre tiltak (øremerkede midler) UNN-avtalen - tilskudd til litteratur klinisk medisin 1560 Ikke avklart Open Access publ.fond (inkl tilleggsbev. 2013) 1000 1300 Store norske leksikon - 1000 Bibliotekstyret uttrykte bekymring for om midlene knyttet til fusjonen med HiF vil dekke de faktiske ekstrakostnadene som vil påløpe litteraturavtalene i den forbindelse, og ønsket at dette skulle komme fram i vedtaket. Styret ba om at det utarbeides en rapport om utviklingen av litteraturbudsjettets kjøpekraft, hvor man søker å vise virkningen av ulike faktorer som forholdet mellom utenlandsk og norsk prisstigning på litteratur, valutakurser og fusjonen. Enstemmig vedtak: Bibliotekstyret vedtar et litteraturbudsjett for 2014 på totalt 44 632 tusen kroner, som vist i tabell 1 nedenfor. Midlene er fordelt i samsvar med gjeldende fordelingsnøkkel. Underskudd på 190 tusen kroner dekkes av litteraturavsetningene. Resultat litteratur 2013 overføres til avsetninger. Bibliotekstyret uttrykker bekymring for om midlene knyttet til fusjonen med HiF vil dekke de faktiske ekstrakostnadene som vil påløpe litteraturavtalene i den forbindelse. Bibliotekdirektøren bes utarbeide en rapport til styret om utviklingen av litteraturbudsjettet. Budsjettet er vedtatt med forbehold om universitetsstyrets endelige vedtak. 14 Dersom universitetsstyrets vedtak medfører større endringer, ber bibliotekstyret om å få budsjettet tilbake for ny behandling. Bibliotekdirektøren gis fullmakt til å foreta mindre justeringer som måtte følge av universitetsstyrets vedtak, samt detaljfordeling og mindre omdisponeringer/justeringer. Tabell 1 Litteraturbudsjett 2014 2013 2014 Inntekter 1000 kr 1000 kr Litteraturbevilgning 41070 42507 Nye fag / studier 500 0 Litteraturbevilgning - fusjon - 2125 Reduksjon pga trådløst nett - -190 Sum disponible midler til innkjøp av litteratur 41570 44442 Avsetninger pr 1.1.2013 1535 Sum disponible midler inkl. avsetninger 45977 Utgifter Spesielle formål 2870 3000 Litteraturmidler fordelt iht. fordelingsnøkkel: Humaniora 18,3 % 7082 7619 Samfunnsvitenskap 20,2 % 7817 8410 Matematikk og naturvitenskap 21,9 % 8475 9117 Teknologi 7,3 % 2825 3039 Medisinske fag ekskl. UNN-midler 28,9 % 11185 12032 14 Saken skulle behandles i universitetsstyrets møte 28.11.2013, men realitetsbehandling ble utsatt til 16.1.2014 UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 8
Landbruks- og fiskerifag 3,4 % 1316 1415 Sum utgifter rene litteraturformål 100,0 % 38700 41632 Sum utgifter litteratur inkl. spesielle formål 41570 44632 Inntekter utgifter 0-190 Andre tiltak (øremerkede midler) UNN-avtalen - tilskudd til litteratur klinisk medisin 1560 Ikke avklart Open Access publ.fond (inkl tilleggsbev. 2013) 1000 1300 Store norske leksikon - 1000 BS 66-13 Møteplan våren 2014 Forslag til møtedatoer ble fremmet i møtet. Enstemmig vedtak: Møteplan for bibliotekstyret våren 2014: Fredag 14.2.2014 kl 9-12 Onsdag 19.3.2014 kl 9-12 Tirsdag 6.5.2014 kl 9-12 Onsdag 11.6.2014 kl 9-12 BS 67-13 Eventuelt Det var ingen saker under eventuelt. Helge Salvesen bibliotekdirektør Marianne Foss administrativ leder UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 9