RUTINEHÅNDBOK for postbehandling journalføring arkiv saksbehandling utvalgsarbeid i Notodden kommune 15.06.1999 Notodden kommune
Innledning Dette dokument inneholder en beskrivelse av rutiner for postbehandling, journalføring, arkiv, saksbehandling og utvalgsbehandling i Notodden kommune. Nye rutiner gjelder fra 1. desember 1999. Sentral postordning omfatter samtlige seksjoner i Notodden kommune på administrasjonsnivå (også PLOM og Barne- og familiesenteret som har kontor utenfor Sentrumsbygg). De ansatte på den enkelte seksjon i Notodden kommune plikter å gjøre seg kjent med, og følge disse rutinene. Seksjonslederne er ansvarlige for at dette blir gjort. Notodden kommune benytter følgende verktøy for registrering av inn- og utgående post og behandling av saker : Edb-basert journal- og saksbehandlingssystem fra IBM ; Kontor 2000 I tillegg benytter seksjonene fagsystemer for registrering av post og behandling av saker. Disse fagsystemene er beskrevet i egne brukerhåndbøker. Notodden kommune, 14.06.1999... rådmann Ettertrykk forbudt Side 2 av 57
Godkjenning av rutiner Ansvarlig for vedlikehold av dokumentet: Rådmannen/sentraladministrasjonen Seksjonslederne forplikter seg, ved behandling i Lederforum, til å sette seg inn i og legge forholdene til rette på seksjonene, slik at disse rutinene blir innført og følges. Dette dokumentet er behandlet av Lederforum den 14. juni 1999 og godkjent av rådmann. Dato: 14.06.1999. Hans Kristian Lehmann Ettertrykk forbudt Side 3 av 57
Innhold 1 GENERELLE BESTEMMELSER... 7 1.1 FORORD... 7 1.2 ARKIVORGANISASJONEN I NOTODDEN KOMMUNE... 8 1.2.1 Arkivansvar... 8 1.2.2 Arkivorganisering... 8 1.3 HOVEDREGEL FOR ARKIVERING... 8 1.4 BESKRIVELSE AV OPPGAVER OG ANSVAR TILLAGT ARKIVMEDARBEIDERE... 9 2 POSTBEHANDLING/REGISTRERING... 10 2.1 HENTING OG LEVERING AV POST... 10 2.2 SORTERING OG ÅPNING AV POST... 11 2.3 STEMPLING AV POST... 13 2.4 REGISTRERING OG SKANNING AV INNGÅENDE POST... 13 2.4.1 Hva skal journalføres:... 14 2.4.2 Hva skal ikke journalføres... 14 2.4.3 Rutiner for håndtering av post som skal unntas offentlighet... 14 2.4.4 Håndtering og journalføring av interne dokumenter (notater)... 15 2.4.5 Rutiner for registrering og håndtering av rundskriv... 15 2.4.6 Rutiner for håndtering og registrering av kurs/invitasjoner/innkallinger... 16 2.4.7 Rutiner for registrering og håndtering av lover/regler/forskrifter... 16 2.4.8 Rutiner for håndtering og registrering av telefaks... 16 2.4.9 Håndtering og journalføring av elektronisk post... 16 2.4.10 Rutine for håndtering av henvendelser... 17 2.5 FORDELING AV POSTEN... 17 2.6 OPPRETTELSE AV FYSISKE OG ELEKTRONISKE SAKSMAPPER... 18 2.7 RUTINER FOR REGISTRERING AV UTGÅENDE POST... 18 2.8 BRUK AV ARKIVKODER... 19 2.9 RUTINER FOR AVSKRIVING AV DOKUMENTER... 19 2.10 RYDDING I SAKSMAPPER... 19 3 EKSPEDERING AV UTGÅENDE POST... 20 3.1 EKSPEDERING... 20 3.2 INTERN BUDRUNDE... 21 3.3 FRANKERING... 21 4 POSTLISTER... 22 4.1 POSTLISTE INTERNT... 22 4.2 POSTLISTE TIL PRESSEN... 22 5 ARKIVRUTINER... 23 5.1 ARKIVLEGGING... 23 5.2 PRESEDENSSAKER... 23 5.3 BRUKS- OG LÅNERUTINER FOR ARKIV... 24 5.4 KASSASJON... 24 5.5 PERIODISERING... 25 Ettertrykk forbudt Side 4 av 57
5.6 BORTSETTING / FJERNARKIVERING... 25 6 SAKSBEHANDLINGEN... 26 6.1 GENERELT... 26 6.2 SAKSBEHANDLERS SAMARBEID MED POST/ARKIVANSVARLIGE... 26 6.2.1 Privat adressert /direkte levert post... 26 6.3 MOTTAK OG FORDELING AV SAKER... 26 6.4 MIDLERTIDIG SVAR... 27 6.5 GENERELT OM FULLFØRT SAKSBEHANDLING... 27 6.5.1 Formelle krav... 27 6.5.2 Generelt... 28 6.5.3 Anvendelse... 28 6.5.4 Frister/varsling av saker... 29 6.5.5 Helhetshensyn... 29 6.5.6 Uenighet... 29 6.5.7 Underskrifter... 29 6.5.8 Ekspedering/oppfølging av vedtak... 30 6.6 INNSTILLINGSMYNDIGHET / UTVALGSSTRUKTUR... 31 6.7 SAKSBEHANDLERS OPPGAVER OG ANSVAR... 32 6.7.1 Eksterne brev / underskrifter... 32 6.7.2 Kontrakter/avtaler... 32 6.7.3 Muntlig saksbehandling / møtereferater... 32 6.7.4 Delegerte saker... 33 6.7.5 Politiske saker... 33 6.7.6 Omgjøring av delegerte vedtak... 34 6.8 BEHANDLING AV KLAGESAKER... 34 6.9 PRESEDENSSAKER... 34 6.10 SAKSFREMSTILLINGEN... 34 6.10.1 Generelt... 34 6.10.2 Anvendelse av disposisjonen/saksutredningsmalen... 35 6.11 SAKER MED BUDSJETTMESSIGE KONSEKVENSER... 35 6.12 GODKJENNING OG KLARGJØRING FOR POLITISK MØTEBEHANDLING... 36 6.12.1 Saksbehandlers ansvar... 36 6.12.2 Godkjenning av saker før utsending... 36 6.13 OPPFØLGING AV BREV/SAKER... 37 6.13.1 Avskriving... 37 6.13.2 Restansekontroll... 37 7 UTVALGSARBEID... 38 7.1 DEFINISJONER... 38 7.2 MØTEPLAN... 38 7.3 TIDSFRISTER... 38 7.4 FORBEREDELSE AV UTVALGSMØTENE... 38 7.5 OPPGAVER I MØTET... 39 7.6 OPPGAVER ETTER MØTET... 39 7.6.1 Oversendelse av saker til neste behandlende ledd... 39 7.6.2 Utskrift og utsending av protokoll... 40 7.6.3 Melding om vedtak... 40 7.7 EFFEKTUERING AV VEDTAK... 40 Ettertrykk forbudt Side 5 av 57
7.8 AVLEVERING... 40 7.9 ARKIVERING AV SAKER... 41 8 VEDLEGG... 42 8.1 VEDLEGG NR. 1 DEFINISJONER OG BEGREPSFORKLARINGER... 42 8.2 VEDLEGG NR. 2: DOKUMENTTYPER SOM SKAL UNNTAS OFFENTLIGHET... 50 8.3 VEDLEGG NR. 3: ARKIVOVERSIKT... 51 8.4 VEDLEGG NR. 4 : GODE RÅD OM SAKSFREMSTILLINGEN... 52 8.4.1 Tenk på hvem du henvender deg til (målgruppe)... 52 8.4.2 Noen språkråd... 52 8.4.3 Overskrift... 52 8.4.4 Vedlegg... 52 8.4.5 Bakgrunn... 53 8.4.6 Saksopplysninger... 53 8.4.7 Vurdering... 53 8.4.8 Rådmannens innstilling... 53 8.5 VEDLEGG NR. 5 : DELEGASJONSREGLEMENT... 54 8.6 VEDLEGG NR. 6 : DELEGASJONSREGLEMENT I BUDSJETTSAKER... 55 8.7 VEDLEGG NR. 7: OVERSIKT OVER POLITISKE UTVALG... 56 8.8 VEDLEGG NR. 8 : SPESIFIKKE POSTRUTINER FOR TJENESTESTEDENE... 57 8.9 VEDLEGG NR. 9 : OFFENTLIGHETSLOVEN - MEROFFENTLIGHET... 57 8.10 VEDLEGG NR. 10: BESKRIVELSE AV KOMMUNENS ARKIVSERIER... 57 8.11 VEDLEGG NR. 11 : KASSASJON/MAKULERING... 57 8.12 VEDLEGG NR. 12 : PERIODISERING OG BORTSETTING... 57 8.13 VEDLEGG NR. 13 : SIKKERHETSRUTINER... 57 Ettertrykk forbudt Side 6 av 57
Kapittel 1 Generelle bestemmelser 1.1 Forord Dette dokumentet er utarbeidet av prosjektgruppa for post/sak/arkiv i forbindelse med innføringen av det elektroniske sak/arkiv-systemet Kontor 2000 i Notodden kommune. Dokumentet er overordnet øvrige dokumenter om samme emne. Dokumentet er utarbeidet i samarbeid med IBM og kan ikke kopieres utenfor Notodden kommune uten tillatelse fra IBM. Denne rutinehåndboka er utarbeidet for å sikre en enhetlig dokumenthåndtering og saksbehandling i kommunen, samt skaffe til veie saksdokumenter elektronisk på en rasjonell måte. Rutinehåndboka skal være et oppslagsverk i det daglige arbeid og lette opplæringen i forbindelse med nytilsettinger/skifte av personale. Rutinebeskrivelsene er utarbeidet i samsvar med generelle krav i : Kommuneloven Lov om offentlighet og om meroffentlighet Forvaltningsloven NOARK-standarden (Norsk Arkivstandard) Arkivlova av 04.12.1992 med forskrifter av 11.12.1998 Dette dokumentet har følgende vedlegg: Ettertrykk forbudt Side 7 av 57
1.2 Arkivorganisasjonen i Notodden kommune 1.2.1 Arkivansvar Administrativt ansvar: Rådmannen 1.2.2 Arkivorganisering Sentrale arkiv: saksarkiv personalarkiv Objektarkiver: kommunale eiendommer/avtaler gårds- og bruksnummer reguleringsplaner anleggsarkiv Lukkede arkiver/systemer: klient-/pasientarkiv elevarkiv skatt regnskap lukket personalarkiv 1.3 Hovedregel for arkivering Saken arkiveres sentralt dersom den tilhører saksarkivet eller personalarkivet Arkivering i objektarkiver skjer desentralisert så lenge forholdene ikke er tilrettelagt for sentral arkivering også når det gjelder disse. En sak arkiveres kun ett sted (unngå dobbeltarkivering). Det elektroniske arkiv skal i størst mulig grad speile de fysiske arkivene. Det er viktig at dokumentet arkiveres på saken det dreier seg om. Ettertrykk forbudt Side 8 av 57
1.4 Beskrivelse av oppgaver og ansvar tillagt arkivmedarbeidere Kjenne til og følge de felles arkivregler som gjelder for kommunen. Arkivere kommunens dokumenter iht. felles arkivnøkkel og rutiner med bl.a. dokument- og avskrivingskontroll. Registrere utlån fra arkivet. Vedlikeholde kommunens bruksarkiver og fjernarkiv. Bistå ledere og saksbehandlere samt de ytre enheter om gjeldende rutiner og regler for arkivering. Delta i kommunens arkivforum. Ettertrykk forbudt Side 9 av 57
Kapittel 2 Postbehandling/registrering 2.1 Henting og levering av post Ansvarlig: Intern budavdeling (hva skal dette leddet hete?) Posten leveres av postkontoret til budavdelingen. Ordinær post: Leveres uåpnet til postmottaket innen kl. 08.00. Rekommandert sending: Hvis offisiell post: Sendingen leveres postmottaket mot kvittering. Hvis privat post: Melding om rekommandert sending leveres den aktuelle. Pakkepost: Samme rutiner som under rekommandert sending. Postoppkrav: Melding om postoppkrav sendes den aktuelle. Telefax: Offisiell post eller ved tvil: Leveres til postmottaket. Dersom den er privat, leveres den direkte til den aktuelle. Elektronisk post: Samme rutiner som for telefax. Anbudsdokumenter: Se pkt. 2.2.d. Ettertrykk forbudt Side 10 av 57
2.2 Sortering og åpning av post Ansvarlig: Sentralt postmottak Posten grovsorteres slik: 1. Post merket til helse/sosial, barnevernstjensten, PP-tjenesten, pleie og omsorg og kommunelegene: Posten leveres uåpnet den aktuelle seksjon og returneres derfra til postmottaket dersom den skal registreres som offisiell post. 2. Kommunens offisielle post: Adressen starter ned Notodden kommune eller navnet på et kommunalt kontor. Post til politiske utvalg er kommunal post og åpnes. Der tittel står foran personnavn, er posten å anse for kommunal post. Åpnes og finsorteres slik: a) Arkivuverdig post: - reklame - uaktuelle rundskriv eller mangfoldiggjort materiale som ikke har betydning for saksbehandlingen Vurderes om den er aktuell for noen og sendes direkte dit. b) Bevaringsverdig post: - ordinær post som har interesse for saksbehandlingen - aktuelle offentlige rundskriv - lover/regelverk/forskifter - søknader på ledige stillinger c) Dokumenter til særskilt registrering/oppbevaring: - personalsaker - klient-/pasientsaker - beredskapssaker - post til miljøhygienisk avdeling Slike dokumenter holdes utenom den felles journalen og sendes den aktuelle seksjon/avdeling for særskilt registrering i egne (evnt. lukkede) systemer (objektarkiv). Ettertrykk forbudt Side 11 av 57
d) Anbudsdokumenter: Sendingen skal være merket Anbud iht rutiner for anbudslevering i Notodden kommune. Den ytre konvolutten/omslaget åpnes og følgebrevet registreres som vanlig post. Den indre konvolutten leveres uåpnet direkte til saksbehandler. d) Post til ytre enheter: Ytre enheter som skoler, barnehager og institusjoner omfattes foreløpig ikke av den sentrale postordningen. Eventuell post leveres den aktuelle seksjon. 3. Privat post Adressen starter med et personnavn. Brevet skal ikke åpnes uten tillatelse (hhv. straffeloven av 22.05.1902 122 og 114), men leveres direkte. Dersom tittel står foran personnavn, er den å regne som kommunens post. Dersom privat post (vanlig brev, rek. sending, telefax eller e-post) viser seg å være tjenestepost, plikter vedkommende straks å bringe den tilbake til postmottaket for registrering før saksbehandling skjer. Dette er nødvendig med hensyn til organisasjonens dokumentkontroll. Inngående privat post til politikere omadresseres. 4. Post levert direkte til saksbehandler eller til feil saksbehandler Denne skal tilbake til postmottaket for evnt. journalføring og sendes til rett saksbehandler. Ettertrykk forbudt Side 12 av 57
2.3 Stempling av post Ansvarlig: Sentralt postmottak Posten stemples med blått stempel som er felles for hele kommunen (ta ut det som ikke er arkivverdig). Stempelet skal inneholde følgende: NOTODDEN KOMMUNE Reg.dato: Saksnr/Doknr: Løpenr: Seksjon/Saksbeh.: Arkiv: P: S: Dokumenter som er unntatt fra offentlighet suppleres med eget rødt stempel i tillegg. 2.4 Registrering og skanning av inngående post Ansvarlig: Sentralt postmottak Elektronisk journalføring av dokumenter gjøres for å forenkle gjenfinning, minske behovet for kopiering og gi rask tilgang til nødvendig informasjon på tvers av seksjoner uavhengig av tilgang til det fysiske dokumentet. Hovedregel: - Hoveddokumentet skannes og legges i arkivomslag (emnearkiv eller objektarkiv) - Dersom det er vedlegg, legges disse i arkivmappa sammen med hoveddokument, og mappa leveres samlet til saksbehandler - Saksbehandler vurderer behov for event. ytterligere skanning Ettertrykk forbudt Side 13 av 57
2.4.1 Hva skal journalføres: Hovedregelen er at alle dokumenter som man kan få spørsmål om i ettertid skal journalføres i Kontor 2000. Dette gjelder først og fremst : All innkommet post, telefaks og E-post som er å betrakte som dokument i en sak, samt henvendelser som skal besvares. (For henvendelser se pkt. 2.4.10) Rundskriv (se pkt 2.4.5) Lover, forskrifter og regelverk Søknader på ledige stillinger registreres fortløpende som B-sak (husk rødt stempel) og går til den aktuelle seksjon Alle inn- og utgående skriv som ikke er nevnt i avsnitt for det som ikke skal journalføres. Telefaxer dersom ikke brev følger. Dersom brev følger, makuleres faxen og original arkiveres. (Bruk samme arkivsaksnr.). Se pkt. 2.4.8. 2.4.2 Hva skal ikke journalføres Interne kopier Fakturaer Årsmeldinger Pressemeldinger Brosjyrer og reklame Statistiske oversikter (andres) Forespørsel om informasjon o.l. 2.4.3 Rutiner for håndtering av post som skal unntas offentlighet Ansvarlig: Postmottaket i samarbeid med juridisk konsulent Post som er påført untatt off. : Vis varsomhet med hva som føres i postjournalen. Lovverk som regulerer offentlighet: Lov om offentlighet i forvaltningen Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker Lov om kommuner og fylkeskommuner Særlover Ettertrykk forbudt Side 14 av 57
Det skal i tillegg til journalstempel brukes eget - rødt stempel - som henviser til lovhjemmel ( ). Unntatt offentlighet skal i utgangspunktet påsettes når inn-/utgående post journalføres. Har man unnlatt å unnta fra offentlighet i første omgang, gjøres dette før offentlig postliste kjøres. Ved å sende en foreløpig postliste internt før utleggelse til pressen, kan også seksjonsleder korrigere dersom han/hun mener registrering eller hjemmel er feil før offentlig postliste legges ut til pressen. Korrigeringene meldes til postmottaket som korrigerer på brevet og på systemet. 2.4.4 Håndtering og journalføring av interne dokumenter (notater) Ansvarlig: Den som produserer dokumentet Definisjon: Interne dokumenter er korrespondanse/notater som produseres innenfor eller mellom enheter som registrerer i samme journalsystem. Med andre ord: Når både avsender og mottaker benytter kommunens Kontor 2000. Hovedregel for journalføring av interne dokumenter: Dokumentet journalføres/registreres kun èn gang. Registreringen skjer hos avsender. Enhet som journalfører notatet er ansvarlig for arkivering av original, samt videre oppfølging. Interne dokumenter produseres med notatmal og ikke brevmal, for å vise at dette er et internt dokument. Mottaker er ansvarlig for å kvittere at dokumentet er mottatt elektronisk. Unntak: Dersom allerede journalført sak må splittes i flere emner dvs at internt dokument ut fra saksbehandler vil gi grunnlag for saksbehandling hos mottaker -, skal mottaker registrere inn ny sak (se pkt. 2.6), evnt. ta kontakt med postmottaket for innregistrering. 2.4.5 Rutiner for registrering og håndtering av rundskriv Ansvarlig: Sentralt postmottak Aktuelle offentlige rundskriv (for eksempel fra departementene) registreres på ett felles saksnummer pr. år merket: Dokumenttype = R. KS-rundskriv: Det dannes et eget saksnummer pr. år for rundskriv fra KS. Ettertrykk forbudt Side 15 av 57
Postmottaket er ansvarlig for å vurdere når det skal dannes nytt saksnummer. Rundskriv som krever behandling får egne saksnummer. Rundskriv arkiveres i saksarkivet/objektarkiv. Melding om rundskriv til aktuell saksbehandler gis via mail. 2.4.6 Rutiner for håndtering og registrering av kurs/invitasjoner/innkallinger Ansvarlig: Sentralt postmottak Orientering om kurs, invitasjoner og innkallinger registreres på ett felles saksnummer pr. år: Dokumenttype = KI De arkiveres ikke, men går til aktuelle mottakere umiddelbart (melding via mail til flere hvis nødvendig). 2.4.7 Rutiner for registrering og håndtering av lover/regler/forskrifter Ansvarlig: Sentralt postmottak Dokumentene registreres på ett felles saksnummer pr. år: Dokumenttype = LRF. De arkiveres i ringpermer i sentralarkivet. 2.4.8 Rutiner for håndtering og registrering av telefaks Ansvarlig: Mottaker/avsender Mottaker/avsender av telefax vurderer om den har betydning for saksbehandlingen (allerede eksisterende sak eller danner grunnlag for ny) og dermed bør leveres postmottaket til journalføring. Fax som journalføres, hvor originalbrev følger i brevsending, skal erstattes av brevet. Brevet stemples, og opplysninger som telefaksen er påført overføres. 2.4.9 Håndtering og journalføring av elektronisk post Ansvarlig: Avsender og mottaker av elektronisk post Elektronisk post kan være dokumenter som mottas via Internett eller et internt elektronisk post-/meldingssystem. Slike dokumenter skal journalføres etter samme regler som for annen innkommet post, - se pkt. 2.2 Ettertrykk forbudt Side 16 av 57
Det er viktig at saksbehandling ikke skjer i elektroniske postsystemer og dermed faller utenfor det vedtatte journal- og saksbehandlersystemet i kommunen. 2.4.10 Rutine for håndtering av henvendelser Ansvarlig: Saksbehandler Alle henvendelser som har betydning for en allerede eksisterende sak eller som er grunnlaget for en ny sak skal registreres som inngående. Kfr. forvaltningslovens 11. Dersom saken finnes fra før, registreres henvendelsen inn på samme saksnummer. Dersom den fører til ny sak, skal det opprettes elektronisk saksmappe med kode R = saksnummer reservert (se pkt. 2.6/2.7) Henvendelser skal merkes HNV ved registreringen og det skal angis om det er telefon (TLF) eller besøk (B). Dette gjelder også dersom saksbehandler foretar henvendelser ut som har betydning for saksbehandlingen. 2.5 Fordeling av posten Ansvarlig: Sentralt postmottak / rådmann Dersom saksbehandler er kjent, påføres denne ved registreringen. Hvis dette er uklart, påføres seksjonsleder som saksbehandler. Denne fordeler saken til rette vedkommende. Seksjonen dvs. den som sender brevet videre - er ansvarlig for å endre saksbehandler elektronisk innen samme seksjon. All post fordeles over nettet slik: Hoveddokumentet mottas hos saksbehandler som en elektronisk kopi. Originalen legges i arkivmappe og arkiveres slik: Primærarkiv = K-koder: arkiveres i sentralarkiv Primærarkiv = objektkode: originalen går til arkivering i objektarkivet Dersom saken inneholder vedlegg, skal samlet arkivmappe sendes saksbehandler (inkl. arkivomslag, orginaldokument, vedlegg). Saksbehandler plikter å melde fra til postmottaket snarest dersom han/hun mener registrering/arkivkode er feil. Ettertrykk forbudt Side 17 av 57
2.6 Opprettelse av fysiske og elektroniske saksmapper Ansvarlig: Sentralt postmottak /saksbehandler Sak som starter med et inngående dokument: Postmottaket oppretter både fysisk og elektronisk saksmappe på ny sak som kommer inn. Den fysiske saksmappen påføres følgende opplysninger: Sakstittel Primær, eventuelt sekundær arkivnøkkel Kassasjon Sak som oppstår internt (ny sak): Se pkt. 2.7. 2.7 Rutiner for registrering av utgående post Ansvarlig: Saksbehandler Saksbehandler registrerer utgående post i Kontor2000. Vedtatte maler benyttes. Den som sender brevet registrerer, ikke de avdelinger som evt. mottar en kopi av utgående brev. (For unntak herfra se pkt. 2.4.4. under unntak.) Svar på inngående brev: Saken er allerede registrert ved postmottaket og saksbehandler plukker opp saksmappa som viser dokumentoversikt. Ved ny sak: 1. Nytt arkivsaksnummer/elektronisk mappe opprettes med status R=saksnummer reservert. 2. Merk av om saken er unnattt fra offentlighet og henvis til lovhjemmel. (Hvis ikke den er merket, kommer den på offentlig postliste til pressen!) 3. K-kode skal påføres ved registreringen. I tvilstilfeller er det postmottaket som avgjør K-koden. 4. Dokumentet produseres etter vedtatte maler. Bruk status K=konsept dersom det ikke skal vises på postlista samme dag. Ved endring av status fra K til blankt felt (ordinær journalpost) vises dokumentet på utgående postliste. Postmottaket har ansvaret for å søke opp saksmapper med kode = R (saksnummer reservert) og endre statuskode. Ettertrykk forbudt Side 18 av 57
2.8 Bruk av arkivkoder Ansvarlig: Alle K-koder skal alltid påføres ved opprettelse av arkivsaksnummer. For dokumenter som arkiveres i objektarkiv (f.eks i personalmapper etter navn, i arkiver med gårds- og bruksnr. som nøkkel etc.) skal K-koder alltid påføres ved journalføringen som sekundær arkivkode, i tillegg til at objektkoden påføres som primær arkivkode. Ved at K-Koden alltid påføres, økes søkemuligheten. Når saksbehandler journalfører utgående skriv, er det i tvilstilfeller postmottaket som avgjør hvilken K-kode som skal brukes. 2.9 Rutiner for avskriving av dokumenter Ansvarlig: Saksbehandler, evt. i samarbeid m/arkivansvarlig Saksbehandler avskriver på dokumentnivå, også de dokumenter som blir besvart muntlig eller ved f.eks. påtegning på skjemaer. Muntlige svar og påtegninger påføres i merknadsfeltet. Arkivansvarlig avslutter sak for arkivlegging etter at saksbehandler har merket saken med A (med rødt) for arkiv øverst i høyre hjørne (på omslaget eller på brevet). 2.10 Rydding i saksmapper Ansvarlig: Saksbehandler Saksbehandler rydder saksmappen før avlevering til arkivet. Det tas ut Fullstendig journal som lister sakens dokumenter. Saksmappen skal inneholde samtlige saksdokumenter. Saksmappen skal ikke inneholde kopier av lover og evt. andre ting som er brukt ifm. saksbehandlingen. Se ellers pkt. 5.1 under arkivlegging. Ettertrykk forbudt Side 19 av 57
Kapittel 3 Ekspedering av utgående post All utgående post fra Notodden kommunes seksjoner/avdelinger som omfattes av sentral postføring ekspederes fra sentralarkivet. 3.1 Ekspedering Saksbehandlers ansvar: Rekommandert sending må merkes spesielt av saksbehandler og legges i egen mappe spesielt for slik post. Utgående dokumenter inndeles slik: 1. Meldinger/kurante brev -for eksempel foreløpig svar, møteinnkalling og lignende: Styres direkte til skriver i sentralarkivet og sendes ut herfra for underskrift etter fullmakt. 2. Dokumenter som krever saksbehandlers/seksjonsleders underskrift og dokumenter som har vedlegg: Legges sammen med eventuelle vedlegg i underskriftsmappe som samles inn ved seksjonen ved den interne budrunden og leveres sentralarkivet. Merk samtidig dersom den er klar til arkivlegging se pkt. 2.9. 3. Spesiell post (konfidensielle skriv): Leveres sentralarkivet i lukket innerkonvolutt vedlagt beskjed om ekspedering. Saksbehandler er ansvarlig for å styre utskriften dit den skal ekspederes. Sentralarkivets ansvar: - Sentralarkivet endrer statuskode fra K til blankt felt (=ordinær journalpost) og dokumentet er åpent for utgående postliste. - Sentralarkivet kopierer (se under) og legger i konvolutt klar for frankering. - Dersom saksbehandler har merket av for arkivlegging, påføres status A elektronisk. - Offentlig utgående postliste (se kap. 4) produseres ved sentralarkivet neste dag og legges ut for pressen sammen med kopi av utgående brev kl.12.00 (plukk ut de som er unntatt fra offentlighet). - Utgående post sorteres i vanlig brevpost, rek. sending og pakkepost. Ettertrykk forbudt Side 20 av 57
Minimum kopier av utgående brev: - arkiv - kopiadressater - utgående postmappe settes i ringperm etter utlegging for pressen, og tas vare på til neste like ukedag. Interne kopier: skjer som melding via mail Utgående brev mottatt innen kl. 12.00 sendes samme dag. Mottatte brev etter denne frist sendes ut dagen etter. 3.2 Intern budrunde Ansvarlig: Bud 3.3 Frankering Innhenting av underskriftsmapper skjer ved intern budrunde 3 ganger daglig. Dagens utgående post hentes i sentralarkivet siste gang kl. 13.30. Ansvarlig: Bud Utgående post fra sentralarkivet frankeres og hentes deretter av postverkets hentetjeneste kl. 14.30. Ettertrykk forbudt Side 21 av 57
Kapittel 4 Postlister Postlister bestilles som en rapport i Kontor 2000. Man får et bestillingsbilde for bestilling av intern eller offentlig postliste. Postliste og andre rapporter skal styres til skjerm som standard, slik at en spesielt må be om det hvis listene skal gå til skriver. (Det er også mulig å forhindre grupper av brukere å ta ut rapporter, hvis ønskelig.) En bør uansett være bevisst på hva som tas ut på skriver, det kan bli svært mye papirbruk. 4.1 Postliste internt Foreløpig postliste over inngående post sendes elektronisk så snart den er ferdig sammen med liste over gårsdagens utgående post, slik: - rådmann: fullstendig postliste spesifisert for egen avdeling - seksjonsledere: spesifisert for egen seksjon - drifts- og økonomisjefen spesifisert for egen avdeling - personalsjefen spesifisert for egen avdeling Korrigeringer må meldes postmottaket før kl. 10.00 påfølgende dag. Deretter fordeles endelig postliste både for inngående og utgående - internt slik: rådmann og ordfører: fullstendige lister rådmann: spesifisert for sin avdeling seksjonslederne: spesifisert for sin seksjon drifts- og økonomisjefen spesifisert for egen avdeling personalsjefen spesifisert for egen avdeling 4.2 Postliste til pressen Offentlig postliste for inngående og utgående post legges ut til pressen påfølgende dag kl. 12.00. Utgående og inngående post legges ut i hver sine mapper. Ettertrykk forbudt Side 22 av 57
Kapittel 5 Arkivrutiner 5.1 Arkivlegging Saksbehandlers ansvar: Ta ut rapport «Fullstendig journal» som lister sakens dokumenter. Listen legges fremst i saksmappen som en innholdsfortegnelse. Kontrollere at alle dokument i saken ligger ved i ordnet rekkefølge Foreta en kontroll at alle dokumenter er korrekt avskrevet og eventuelt fullføre dette (se pkt. 2.9). Saker til arkivering i objektarkiv (primær arkivkode er objektkode). - Målsettingen er å samle flest mulig objektarkiver i sentralarkivet. - Inntil forholdene ligger til rette for dette, skjer arkivering i objektarkivene på seksjonene og seksjonene er selv ansvarlig for å avlutte saken elektronisk ved å sette saksstatus A=avsluttet. - Det foretas kontroll av korrekt påsatt arkivnøkkel. Eventuell korrigering av arkivnøkkel må gjøres både fysisk og elektronisk. Saker til arkivering i saksarkiv (primær arkivkode er K-kode): Saksbehandler leverer saken til sentralarkivet når den er ferdig behandlet. Det gjøres ved å merke saksmappen med A med rødt øverst i høyre hjørne, se pkt. 2.9 Rutiner for avskriving av dokumenter. Sentralarkivets ansvar: Foreta kontroll av korrekt påsatt arkivnøkkel. Eventuell korrigering av arkivnøkkel må gjøres både fysisk og elektronisk. Sentralarkivet avslutter saken elektronisk ved å sette saksstatus: A=(avsluttet) idet saken arkivlegges. Pliktavlevering til Nasjonalbiblioteket i Mo i Rana utføres ved sentralarkivet. 5.2 Presedenssaker Funksjonen for presedenssaker benyttes foreløpig ikke i Notodden kommune. Ettertrykk forbudt Side 23 av 57
5.3 Bruks- og lånerutiner for arkiv Ansvarlig: Arkivansvarlige Hovedregel: Enkeltdokumenter lånes ikke ut, kun hele saksmappa. Arkivdokumentene lånes ut i eget omslag merket Utlånt fra arkivet. Eventuelle unntak må avtales spesielt med arkivansvarlig. Henvendelse om utlån av saker skjer til den arkivansvarlige der saken er arkivert (saksarkiv eller objektarkiv). Internt utlån: Alt utlån fra arkivet (sentralarkiv og objektarkiver) registreres elektronisk. Bruk av lånekort vurderes. Det er bare arkivansvarlige som tar saker ut av arkivet for utlån. Eksternt utlån: Saker og dokumenter skal ikke lånes ut fra arkivet til ekstern bruk med mindre helt spesielle forhold gjør dette nødvendig. I stedet kopieres dokumentene. Personalmapper og andre sensitive arkivsaker forvaltes av den aktuelle seksjon/avdeling v/arkivansvarlig. Retur av utlånte saker: Saken skal returneres arkivet snarest mulig og i den orden den ble utlånt. Dokumenter skal ikke fjernes fra saken. Nye dokumenter i saken leveres arkivet. Kun arkivansvarlig skal legge dokumenter/saker i arkivet og samtidig slette utlån elektronisk. 5.4 Kassasjon Det vises til arkivforskriften, kap. 3C, samt til Riksarkivets retningslinjer for arkivbegrensning og kassasjon i kommunale arkiver. Ettertrykk forbudt Side 24 av 57
5.5 Periodisering Journalperioden i Notodden kommune skal være 4-år. Journalen skal avspeile saksarkivet, derfor må også det fysiske arkiv ryddes (settes bort) enten i bortsettings- eller fjernarkiv etter 4 år. Det skal foretas skarpt periodeskille ved journalperiodens slutt. Skarpt periodeskille innebærer at man setter et absolutt skille i journalen og i saksarkivet. Alle saker fra gammel periode avsluttes der, og man begynner med nye saksnummer for alle saker i den nye perioden. Det må legges henvisninger mellom gammel og ny periode i saksarkivet og i journalen. Ved starten av en ny arkiv-/journalperiode vil det alltid være saker som er under behandling. Slike saker skal overføres til den nye perioden, men samtidig skal det legges henvisningskort i det arkivet som settes bort. I journalen som følger arkivet til bortsetting skal det påføres at sakene er overført til ny arkiv-/journalperiode. 5.6 Bortsetting / fjernarkivering Arkivmateriale skal overføres til bortsettingsarkiv etter avsluttet arkiv- /journalperiode. Ordningssystemet i bortsettingsarkivet skal være det samme som i det aktive arkivet. Arkivmaterialet legges i arkivbokser som er tydelig merket. Ettertrykk forbudt Side 25 av 57
Kapittel 6 Saksbehandlingen 6.1 Generelt Innkomne brev/saker registreres i kommunens sak-/arkivsystem (Kontor2000) i det sentrale postmottaket. En sak er et problem eller en oppgave som skal løses enten administrativt eller politisk. Saker som skal behandles administrativt skal i prinsippet ha den samme saksbehandling og oppbygging som politiske saker, selv om dokumentasjon og omfang blir mer begrenset. I noen saker vil det være naturlig at også henvendelser besvares i form av brev. (Se pkt. 2.4.10.) 6.2 Saksbehandlers samarbeid med post/arkivansvarlige Det er saksbehandlers plikt å sørge for at alle dokumenter i en sak blir registrert. 6.2.1 Privat adressert /direkte levert post Dersom saksbehandler mottar privat adressert eller direkte levert post, skal han/hun vurdere om dette er et dokument i en sak. Viser det seg at slik post er/skal være et dokument i en sak, leveres dokumentet umiddelbart til postmottaket for registrering. 6.3 Mottak og fordeling av saker Det sted i administrasjonen som mottar en sak eller selv tar et initiativ, skal vurdere hvor saken hører hjemme og evnt. videresende denne til rette adressat via postmottaket. Dersom seksjonsleder er påført som saksbehandler, fordeler han/hun saken til rette saksbehandler. Seksjonen er ansvarlig for å endre saksbehandler elektronisk (se pkt. 2.5). Det er saksbehandlers oppgave, via sin seksjonsleder, å knytte til/melde behov for nødvendig kompetanse og ressurser for å sikre helhet, kvalitet og gjennomføring av saksbehandlingen. Ettertrykk forbudt Side 26 av 57
Det er seksjonsleders/rådmanns ansvar å prioritere saksbehandlingsressurser og evnt. omfordeling av disse. Saksbehandler vurderer i samråd med sin leder, hvorvidt saken skal behandles politisk eller administrativt i henhold til kommunens delegasjonsreglement. 6.4 Midlertidig svar Ansvarlig : Saksbehandler Det settes automatisk 14 dagers svarfrist i forbindelse med registrering/ journalføring av innkomne dokumenter. Etter bestemmelsene i forvaltningslovens 11a, skal forvaltningsorganet forberede og avgjøre en sak uten ugrunnet opphold. Dersom det må beregnes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det gis foreløpig svar. Foreløpig svar skal gis innen 14 dager dersom en sak ikke kan avgjøres innen 1 måned etter at henvendelsen ble mottatt. Felles mal for midlertidig svar benyttes. Om avskriving og restansekontroll, se pkt. 6.13.1 og 6.13.2. 6.5 Generelt om fullført saksbehandling 6.5.1 Formelle krav Lovverk Forvaltningslovens 17 har bestemmelse om at forvaltningsorganet skal påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes. Kommunelovens 23 fastslår at administrasjonssjefen (rådmannen) har ansvar for at saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Kommunelovens 30 slår fast at folkevalgte organer skal treffe sine vedtak i møte. Ettertrykk forbudt Side 27 av 57
6.5.2 Generelt 6.5.3 Anvendelse Saksbehandlingsregler på en rekke fagområder framgår av særlover, f.eks barnehageloven grunnskoleloven sosialtjenesteloven barnevernloven kommunehelsetjenesteloven plan- og bygningsloven forurensningsloven konsesjonsloven lov om motorferdsel i utmark og vassdrag..osv Delegering/reglementer Notodden kommune har vedtatt reglementer for utvalgene, herunder delegasjonsreglementer. Rådmannen har utarbeidet egne regler for fullført saksbehandling og andre saksbehandlingsrutiner se nedenstående punkter. Sakene skrives inn etter de standardmaler som finnes i Kontor2000. Selve saksframlegget skal ikke overstige 4 sider. Normalt skal alt som vedtas tas inn i innstillingen. Gjelder det mer omfattende vedtak, kan man vise til selve saksframlegget (for eksempel når det gjelder reglementer og lignende). Ved utsendelse av vedtaket er det da nødvendig at saksframlegget følger med. Antall vedlegg som sendes folkevalgte organer bør begrenses. Utrykte vedlegg angis i saksframlegget og ofte bør man benytte dette framfor å sende ut alle vedlegg. Sekretariatet vil vurdere antall vedlegg som sendes med hver enkelt sak til politiske utvalg. Reglene for fullført saksbehandling gjelder alle saker som behandles i de politiske utvalg, formannskapet og bystyret. Saker som behandles i strid med disse retningslinjer vil ikke bli fremmet for politisk behandling. Ettertrykk forbudt Side 28 av 57
6.5.4 Frister/varsling av saker 6.5.5 Helhetshensyn 6.5.6 Uenighet 6.5.7 Underskrifter Reglene gjelder ikke de saker som avgjøres med endelig virkning av seksjonene etter myndighet delegert fra rådmannen. For behandling av delegerte saker, vises til retningslinjer i delegasjonsreglementet se vedlegg. Reglene for fullført saksbehandling gjelder heller ikke for klagebehandling. Seksjonsleder har ansvaret for at det så tidlig som mulig i saksbehandlingen - og før saken fremmes for politisk behandling - tas kontakt med rådmannen. Saker skal varsles senest 2 uker før de skal behandles i politisk organ. Mer omfattende saker varsles tidligere enn dette. På bakgrunn av slik melding, tar rådmannen stilling til hvordan og med hvem drøfting av saken skal skje. Varsling om saker og tilbakemelding skal skje elektronisk. Fristen for innlevering av saker til sekretariatet er 1 uke og 1 dag før vedkommende møte. Det vises til terminliste som sendes ut hvert halvår. Saker som innkommer etter denne frist vil ikke bli behandlet før påfølgende møte. Ettersendelse av saker kan kun skje etter godkjenning av ordfører eller komitèleder. Fullført saksbehandling betyr at saksbehandler lager en saksframstilling og innstilling som har en slik form og innhold at den kan behandles i alle folkevalgte organer uten nye utredninger eller framstillinger. Saksbehandler må framstille saken i hele dens bredde, belyse alle forhold av betydning for saken og sørge for at mulige interessekonflikter er avklart se pkt. 6.10 saksfremstillingen.. I saker der det er uenighet mellom rådmannen og seksjonsleder eller mellom flere seksjonsledere, er det rådmannens ansvar å søke at man drøfter seg frem til enighet. Saker av mer omfattende karakter blir normalt drøftet i lederforum. Ved uenighet er det rådmannens syn som skal legges til grunn for selve innstillingen, mens seksjonsleders/saksbehandlers syn kan komme til uttrykk i selve saksframlegget. Rådmannen skal stå som underskriver på innstillingen til utvalgene og formannskapet/bystyre, men behøver ikke nødvendigvis skrive under på selve saken. Kurante saker som avtales muntlig i henhold til pkt. 6.5.3 Ettertrykk forbudt Side 29 av 57
behøver ikke forelegges rådmannen, mens større saker normalt skal forelegges. Rådmannens/seksjonsleders underskrift skal finnes på det originale saksframlegget som legges i mappen, mens underskriftene ikke vil framkomme når sakene kjøres ut for politisk behandling. 6.5.8 Ekspedering/oppfølging av vedtak Vedtak i saker sendes som hovedregel vedkommende seksjon for oppfølging. Alle enkeltvedtak kan nå påklages og det skal dermed opplyses om klageretten sammen med oversendelsen av vedtaket. Ettertrykk forbudt Side 30 av 57
6.6 Innstillingsmyndighet / utvalgsstruktur Rådmannen har innstillingsmyndighet i alle saker som legges fram til politisk behandling. Utvalg der rådmannen møter selv eller har delegert til annen saksbehandler: Ved behov kan også saksbehandler for enkeltsaker være til stede i møtet. Utvalg Fra administrasj. Møtesekretær Sekretariat Godkj. Sakliste Kommunestyre Rådmann Politisk sekretariat Politisk sekretariat Ordfører Formannskap Rådmann Politisk sekretariat Politisk sekretariat Ordfører Teknisk utvalg Politisk sekretariat Politisk sekretariat Komitèleder Utvalg for Politisk sekretariat Politisk sekretariat Komitèleder oppvekst/kultur Utvalg for Politisk sekretariat Politisk sekretariat Komitèleder helse/sosial Adm.utvalg Personalsjef Politisk sekretariat Politisk sekretariat Komitèleder Barn/unges bystyre Rådmann Politisk sekretariat Politisk sekretariat Ordfører Øvrige utvalg der seksjonene/avdelingene er representert eller har praktiske oppgaver. Utvalg Fagansvarlig Møtesekretær Sekretariat Godkj. Sakliste Arbeidsmiljøutvalg Personalavdelingen Personalavdelingen Politisk sekretariat Utvalgsleder Forhandlingsutvalg Personalavdelingen Personalavd. Politisk sekretariat Utvalgsleder Eldreråd Seksjon helse/sosial Seksjon helse/sosial Politisk sekretariat Utvalgsleder Landbruksutvalg Seksjon LAB Seksjon LAB Politisk sekretariat Utvalgsleder Viltnemnd/fiskeutv. Seksjon LAB Seksjon LAB Politisk sekretariat Utvalgsleder Plan- og byggenmd Seksjon tekniske tj. Byggeleder Politisk sekretariat Utvalgsleder Råd for funksjonsh. Seksjon helse/sosial Seksjon helse/sosial Politisk sekretariat Utvalgsleder Likestillingsutvalg Utvalget selv Utvalget selv Politisk sekretariat Utvalgsleder Beredskapsråd Rådmann Adm. leder beredskap Politisk sekretariat Rådmann Utvalgsbehandling i egne lukkede systemer: Utvalg Fagansvarlig Møtesekretær Sekretariat Overformynderi Forretningsførende Forretningsførende Oppnevnt sekretær overformynder overformynder Forliksråd Oppnevnt sekretær Klientutvalg Sosialavd. Sosialavd. Sosialavd. Skatteutvalg Drift- og økonomiavd. Drifts- og økonomiavd. Drifts- og økonomiavd. Utvalg med innstillende myndighet til bystyret: Utvalg Fagansvarlig Møtesekretær Sekretariat Kontrollutvalget Kommunerevisjon Kommunerevisjon Kommunerevisjon Ettertrykk forbudt Side 31 av 57
6.7 Saksbehandlers oppgaver og ansvar 6.7.1 Eksterne brev / underskrifter Alle utgående brev som er arkivverdige, skal registreres og produseres ved hjelp av kommunens felles sak-/arkivsystem Kontor2000. Dette gjelder også arkivverdige telefakser og elektroniske meldinger. Vedtatte maler skal benyttes. Underskrifter brev Prinsipielle saker: Andre saker: Saker av rutinemessig karakter og ekspederinger: Underskrives av rådmann eller seksjonsleder Underskrives av saksbehandler og seksjonsleder Underskrives av saksbehandler evnt. sentral postutsending 6.7.2 Kontrakter/avtaler Ellers vises til vedtatt delegasjonsreglement hvoretter underskriftsmyndighet følger delegert ansvar Kontrakter og avtaler underskrives av ordfører eller rådmann. 6.7.3 Muntlig saksbehandling / møtereferater Møter og annen muntlig saksbehandling (telefoner o.l.) skal journalføres der det ansees å ha betydning for saken. Møtereferat fra befaringer er et eksempel på dette. Det benyttes mal for møtereferat og for muntlige/telefoniske henvendelser. Ettertrykk forbudt Side 32 av 57
6.7.4 Delegerte saker Det skilles mellom formelle delegerte vedtak og saker som kan besvares med brev, men som ikke regnes som formelle vedtak. For enkeltvedtak etter forvaltningsloven gjelder kravet om at vedtaket skal begrunnes. Delegerte vedtak benyttes for saker som har hjemmel i delegasjonsreglement eller hvor administrasjonen kan fatte vedtak med hjemmel i særlov/reglement. Personalsaker skal behandles i henhold til vedtatte reglementer. Saker som behandles etter delegert myndighet skal registreres i saksbehandlingssystemet (Kontor2000) som «delegert sak». Enkeltvedtak som avgjøres etter delegert myndighet refereres for det aktuelle politiske organ innenfor det aktuelle området. Delegasjonsliste dannes i Kontor2000. Klageadgang må gå klart fram av brev/utskrift. Saksbehandler avgjør om en sak skal unntas offentlighet. I praksis vil unntak fra offentlighet markeres i forbindelse med journalføring av saken. Hjemmel skal alltid påføres saken, likeså hvem som skal ha særutskrift og hvem som har ansvar for at særutskrift blir sendt. Vedtatte maler skal benyttes. Underskriftsrutiner framgår av delegasjonsreglementet, se også pkt.6.7.1. 6.7.5 Politiske saker I henhold til Kommunelovens 23, nr. 2, har rådmannen ansvar for at alle saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet. Dette ansvaret utøver rådmannen bl.a. gjennom sine saksbehandlere i sentraladministrasjonen og gjennom seksjonslederne. Det vises til pkt. 6.5 - fullført saksbehandling. Saksbehandler avgjør om en sak skal unntas offentlighet. Hjemmel skal alltid påføres saken, likeså hvem som skal ha melding om vedtak. Dette påføres saken av saksbehandler. Saksbehandler har ansvar for å påføre behandlingsrekkefølgen for saken i Kontor2000. Saksbehandlere og andre involverte som har med saken å gjøre skal forholde seg til de aktuelle tidsfrister og møteplaner se pkt. 6.5.4. Ettertrykk forbudt Side 33 av 57
6.7.6 Omgjøring av delegerte vedtak Et overordnet organ eller rådmannen/vedkommende seksjonssjef kan innen rammen av forvaltningslovens 35 av eget tiltak omgjøre et underordnet organs eller underordnet medarbeiders vedtak. 6.8 Behandling av klagesaker Det skal ikke opprettes ny fysisk eller elektronisk saksmappe ved anke/klagesaker. Enkeltvedtak etter forvaltningsloven kan påklages. Part i saken skal samtidig med mottakelsen av vedtaket gjøres kjent med klageadgangen. Det skal henvises til forvaltningslovens 29 om klagefrist og 32 om klagens innhold. Det skal henvises til hvem som er klageinstans (forvaltningslovens 28) -klagenemnda i kommunen, fylkesmannen, o.l. Underinstansen kan oppheve eller endre vedtaket dersom den finner klagen begrunnet. Dersom vilkårene for å behandle saken ikke foreligger, skal underinstansen avvise saken. Klagen skal behandles i underinstansen før den går til klageinstansen. 6.9 Presedenssaker Funksjonen for presendenssaker benyttes pr. d.d. ikke i Notodden kommune. 6.10 Saksfremstillingen 6.10.1 Generelt Saksfremstillingen skal som hovedregel følge den disposisjon/mal som er utarbeidet i saksbehandlingssystemet: Overskrift Rådmannens innstilling Dokumentliste/eventuelle vedlegg Sammendrag Bakgrunn Saksopplysninger Økonomiske konsekvenser Vurdering Ettertrykk forbudt Side 34 av 57
6.10.2 Anvendelse av disposisjonen/saksutredningsmalen Rådmannens innstilling. Innstillingen formuleres i praksis av saksbehandleren etter samråd med rådmann/seksjonsleder. Sammendrag. Her gis et kort resymé av saken, inklusive prinsippene i innstillingen. Bakgrunn. Hvorfor fremmes det sak nå? Hva er bakgrunnen for at saken kommer opp nå? Saksopplysninger. Dette avsnittet skal inneholde rene faktiske forhold, ikke vurderinger eller synspunkter. Referanse til lover og forskrifter bør være med. Sakens tidligere utvikling bør tas med dersom dette ansees å ha betydning. Tidligere vedtak med stor betydning, bør siteres i teksten, ikke bare henvises til. Vurderinger. Avveining av momenter mot hverandre, synspunkter eller vurderinger. Vurderingene skal foretas ut fra faglig skjønn, og ut fra hvordan eventuelle liknende saker har vært behandlet tidligere (presedens). Folkevalgte organer kan legge større vekt på andre momenter enn de faglige. Men vi skal allikevel la faglige momenter veie meget tungt. Der hvor det er uenighet mellom saksbehandler og seksjonsleder/rådmann, bør vi normalt få frem begge syn på en balansert måte. Innstillingsretten tilligger rådmannen. Se ellers vedlegg nr. 8.4: «Gode råd om saksfremstillingen»! 6.11 Saker med budsjettmessige konsekvenser Det vises til eget delegasjonsreglement i budsjettsaker se vedlegg I vedtaksteksten skal det klart fremgå hvilken konto som skal belastes og eventuelt hvilken konto penger skal overføres fra. Ettertrykk forbudt Side 35 av 57
6.12 Godkjenning og klargjøring for politisk møtebehandling 6.12.1 Saksbehandlers ansvar Saksbehandler rydder saksmappen (fjerner kladdedokumenter, binders, huskelapper, etc.) før den leveres til møtesekretær senest 9 kalenderdager før møtet skal avholdes. Vedlegg skal merkes og legges i kronologisk rekkefølge. Dokumenter som skal unntas offentligheten må merkes tydelig både i vedleggsliste og på selve dokumentet. Saksbehandler er ansvarlig for å få godkjent og underskrevet saken før hun/han leverer den til sekretariatet for videre behandling. Saker som ikke er levert innen vedtatte frister utsettes til neste møte. 6.12.2 Godkjenning av saker før utsending Alle saker til utvalgene og formannskap og bystyre skal godkjennes av rådmannen før levering til sekreteriatet og utsendelse til politikere. Møtesekretær låser sakene før møtebehandlingen. Underskrift av saker som avgjøres i utvalg Ansvarlig: saksbehandler Underskrives av: rådmann Underskrift av saker som avgjøres i formannskap/kommunestyre Ansvarlig: saksbehandler Underskrives av: rådmann Ettertrykk forbudt Side 36 av 57
6.13 Oppfølging av brev/saker 6.13.1 Avskriving Ansvar: Saksbehandler 6.13.2 Restansekontroll Å avskrive et dokument er å angi at det er tilfredsstillende tatt hånd om, f.eks ved avskrivingsmåte Besvart med utgående brev, Tatt til etterretning, Besvart pr. telefon e.l. Saksbehandler avskriver (avslutter) selv dokumenter gjennom sin saksbehandling. Arkivansvarlige kontrollerer korrekt avskrivning når saker avsluttes og arkivlegges. Ansvarlig : Seksjonsleder / arkivansvarlig Følgende to Kontor2000-rapporter skal benyttes: Restanseliste: Viser alle innkomne dokumenter som ikke er avskrevet. Forfallsliste: Viser alle inngående dokumenter som er forfalt på svarfrist og som ikke er avskrevet. Seksjonsleder produserer forfallslister hver 14. dag for sin seksjon. Arkivansvarlig i sentralarkivet skal ta ut oversikt over uavsluttede saker for hele kommunen minimum hvert kvartal. Oversiktene forelegges rådmannen. Saksbehandlere produserer selv restanselister/forfallslister for å holde oversikt over egne restanser. Ettertrykk forbudt Side 37 av 57
Kapittel 7 Utvalgsarbeid 7.1 Definisjoner Møtesekretær deltar i møtet og fører protokollen derfra. Sekretariatet utarbeider saksliste og sørger for utsending av sakene før møtet. Etter møtet utarbeides møtebok og utskrift av protokollen. 7.2 Møteplan Møteplan utarbeides ved sekretariatet før hvert halvår. 7.3 Tidsfrister Møtesekretæren skal ha sakene levert (godkjente og underskrevne?) innen fastsatt frist 9 kalenderdager før møtedato. Innkalling med saksliste og sakspapirer sendes ut senest 8 dager før møtet. 7.4 Forberedelse av utvalgsmøtene Ordfører/utvalgsleder setter opp sakslista i samarbeid med sekretariatet. I denne sammenheng vurderes hvilke saker som skal medtas i møtet og i hvilken rekkefølge sakene skal behandles. Utvalgsleder skal godkjenne sakslista. Sekretariatet har ansvaret for klargjøring av saksdokumentene for utsending (komplett møtebok m/vedlegg). Saker unntatt offentlighet settes til slutt på sakslista og dokumentene sendes ut kun til de som innkalles til møtet. Dokumentene anonymiseres. Sekretariatet sørger for at innkalling med saksliste og saksdokumenter sendes. Innkallingen sendes ut med minst 8 dagers varsel, jfr. møtereglement for bystyret, formannskapet og utvalgene. Andre papirer som sendes ut sammen med innkalling/saksliste: delegasjonsliste referatsaker evnt. protokoll fra forrige møte Saksliste legges ut på intranettet. Ettertrykk forbudt Side 38 av 57
7.5 Oppgaver i møtet I bystyre og formannskap møter rådmannen/rådmannens stedfortreder og sekretæren. I utvalgene møter rådmannens stedfortreder/fagansvarlig og sekretæren. I spesielle saker kan saksbehandler innkalles til møtene. Møtesekretæren er ansvarlig for føring av forhandlingene i møtet. I protokollen føres dato, sted og hvem som var til stede/hadde forfall. Trer noen fra eller til under forhandlingene bl.a. på grunn av inhabilitet, bokføres dette slik at en av boka ser hvem som har tatt del i behandlingen av hver enkelt sak. Alle skriftlige forslag føres i protokollen, også de forslag som ikke blir gjort til gjenstand for stemmegivning. Saker/spørsmål som tas opp under møtet og som krever oppfølging, tas inn i protokollen. Interpellasjoner behandles i henhold til reglement for bystyret. 7.6 Oppgaver etter møtet Ansvarlig: Sekretariatet Det utarbeides protokoll. Protokollen skal inneholde organets endelige vedtak. Dersom organet innstiller overfor et overordnet organ, skal det underliggende organets vedtak siteres som innstilling overfor det overordnede organet. 7.6.1 Oversendelse av saker til neste behandlende ledd Ansvarlig: Møtesekretær Møtesekretæren sørger for at saker som skal viderebehandles legges over på rett organ på systemet. Saksdokumentene leveres til den aktuelle møtesekretær. Ettertrykk forbudt Side 39 av 57
7.6.2 Utskrift og utsending av protokoll Ansvarlig: Sekretariatet Protokollen fra bystyret blir underskrevet av ordfører og to representanter oppnevnt av bystyret. Protokollen fra formannskapet og utvalgene underskrives av leder + 1 repr. Protokoll sendes til kommunerevisor, rådmann og ordfører straks den er underskrevet. Protokollen legges ut på intranettet etter at den er underskrevet. 7.6.3 Melding om vedtak Ansvarlig: saksbehandler/sekretariatet Melding om vedtak sendes de berørte parter/instanser. Samtidig meddeles videre saksgang og framdrift i saken, samt evnt. annen informasjon. Melding om vedtak (og videre behandling?) sendes saksbehandler. 7.7 Effektuering av vedtak Ansvarlig: rådmann/saksbehandler Vedtak effektueres av rådmannen/seksjonene. Rådmannen avgjør i samarbeid med sekretariatet om vedtaket skal iverksettes/ekspederes direkte fra politisk sekretariat eller oversendes seksjonene for oppfølging. 7.8 Avlevering Den fysiske arkivmappen skal alltid returneres til sentralarkivet merket med A (med rødt) øverst i høyre hjørne. Saksmappen skal inneholde: En fullstendig journal (Rapport/liste over alle sakens dokumenter) All korrrespondanse i saken Kopier av utgående dokumenter Komplett møtebok Alle vedlegg i saken Ettertrykk forbudt Side 40 av 57