Reglement for Åfjord formannskap

Transkript

1 Reglement for Åfjord formannskap Vedtatt av Åfjord kommunestyre i møte

2 Innhold (PS: Du kan gå direkte fra denne siden til punktet i teksten du vil besøke. Hold nede ctrl-tasten nederst til venstre på tastaturet ditt, samtidig som at du trykker på lenken nedenfor på denne siden. Da «hopper» du direkte fra innholdsfortegnelsen til siden du vil besøke.) 1.1. Arbeidsområde / forberedelse av sakene Saker hvor formannskapet har avgjørelsesmyndighet Saker hvor formannskapet har uttalerett Tiden for møtene. Innkalling til møtet Forfall. Varamedlemmer Andre deltakere i møtet enn formannskapets medlemmer. Kommunalt ansatte Møteleder. Møtets åpning Rekkefølgen for sakens behandling. Sak som ikke er nevnt i innkallingen Inhabilitet. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge Ordskiftet og stemmegivningen Sendenemder (deputasjoner) Bokføring. Møtets slutt Stengte dører. Taushetsplikt. Offentliggjøring av dokumenter og vedtak Mindretallsanke Sekretariatets oppgaver

3 1.1. Arbeidsområde / forberedelse av sakene. Formannskapet utfører lovpålagte gjøremål, samt avgjør saker delegert av kommunestyret. Formannskapet utreder og gir innstilling i saker til kommunestyret, når lovgivningen påbyr det eller kommunestyret krever det. Samt skaffer til veie opplysninger og gir uttalelser som kreves av departementet eller Fylkesmannen. Formannskapet behandler saker i henhold til særlover, så sant ikke annet er bestemt. Formannskapets medlemmer er kommunens faste utvalg for plansaker. Det behandler også saker etter Plan- og bygningsloven og aktuelle særlover. Formannskapet er del av administrasjonsutvalget. Sistnevnte består i tillegg av resterende gruppeledere i kommunestyret, hovedtillitsvalgt i Utdanningsforbundet og Fagforbundet lokalt. Formannskapet skal dessuten være driftsstyre innen: Kulturområdet Voksenopplæring etter lov om voksenopplæring av 28. mai 1976, nr. 35. Musikkloven Miljøvern og ressursforvaltning Nærmiljø Næringsutvikling Samferdsel Kommunalteknikk Personal- og organisasjonssaker. Formannskapets øvrige oppgaver: Formannskapet er ansvarlig for en planmessig, rasjonell og økonomisk utvikling, organisering og drift innen arbeidsområdene tildelt av kommunestyret. Formannskapet kontrollerer at vedtak innenfor arbeidsområdene sine blir gjennomført. Samt at det blir utarbeidet årsmelding. Formannskapet er kommunens samarbeidsorgan med offentlige og private organ, som har likedan eller tilsvarende arbeidsoppgaver. Formannskapet skal ivareta oppgaver kommunestyret til enhver tid pålegger det. Formannskapet kan på selvstendig grunnlag ta initiativ overfor kommunestyret med tanke på utviklings-, utredningsoppgaver og saker av prinsipiell karakter innen eget arbeidsområde. Enhver sak som sendes til formannskapet, skal legges fram for det. Hvis saken er feilsendt skal ordføreren straks returnere den til rette vedkommende. Ordføreren har ansvar for dagsorden og saksliste til formannskapsmøtene. Rådmannen sørger for at sakene som legges fram for formannskapet er godt nok forberedt. Det gjelder både saksinnhold og lovlighet. Foreligger innstilling i saker som skal behandles, sørger ordføreren for at innstillingen publiseres. Den sendes samtidig formannskapets medlemmer og varamedlemmer, rådmannen og kommunerevisjonen før møtet. 2

4 1.2 Saker hvor formannskapet har avgjørelsesmyndighet. Formannskapet treffer vedtak innenfor rammene og retningslinjene som er fastsatt i lov, gitt i medhold av lov, eller vedtatt i kommunestyret/formannskap. Herunder: Forvalte/bevilge midler innenfor budsjettets ramme og forutsetninger. Avgjøre saker som ikke er delegert administrasjonen. Opprette komiteer for løsning av tidsbegrensede oppgaver. Forvalte personale innen budsjett/godkjent stillingsdisponeringsplan. Formannskapet kan vedta en øvre ramme for antall årsverk i kommunen Saker hvor formannskapet har uttalerett Formannskapet har ansvar for å forberede og legge fram forslag til årsbudsjett og økonomiplan for kommunestyret, i henhold til kommunelovens Formannskapet kan uttale seg i saker som har, eller kan ha, betydning for den kommunale driften. Eller gi uttalelser etterspurt av kommunestyret Tiden for møtene. Innkalling til møtet. Formannskapet holder møter i henhold til vedtatt møteplan. Og ellers når det selv bestemmer det, når ordføreren finner det påkrevd, eller når Fylkesmannen krever det. Ordføreren kaller sammen til møtet. Dette gjøres ved å sende innkalling til hvert enkelt medlem/varamedlemmer som skal møte, samt til rådmannen. Innkallingen sendes per e-post, alternativt per post. I innkallingen føres opp tid og sted for møtet, samt spesifisert oppgave over sakene som skal behandles (også drøftingssaker). Samtidig sendes kommunerevisjonen gjenpart av innkallingen. Innkallingen sendes ut primært fem dager før møtet. Og ikke senere enn minst tre dager før møtet Forfall. Varamedlemmer. Bestemmelsene i pkt. 1.3 i reglementet for kommunestyret gjelder også for formannskapet Andre deltakere i møtet enn formannskapets medlemmer. Kommunalt ansatte. Bestemmelsene i pkt. 1.4 i reglementet for kommunestyret gjelder også formannskapet. Driftssjefer/enhetsledere og andre med rettigheter og plikter i særlovsorgan, utøver sine rettigheter og plikter i formannskapet når formannskapet behandler saken etter vedkommende særlov Møteleder. Møtets åpning. Bestemmelsene i pkt. 1.6 for kommunestyret gjelder også for formannskapet. 3

5 1.8. Rekkefølgen for sakens behandling. Sak som ikke er nevnt i innkallingen. Bestemmelsene i pkt. 1.7 for kommunestyret gjelder også for formannskapet, bortsett fra siste avsnitt. Saker som ikke er nevnt i innkallingen til formannskapet, behandles ikke i møtet. Med mindre formannskapet bestemmer det for hver enkelt sak Inhabilitet. Møtelederens redegjørelse for saken. Talernes rekkefølge. Bestemmelsene i pkt. 1.8 og 1.9 for kommunestyret gjelder også for formannskapet Ordskiftet og stemmegivningen. Om forhandlingene gjelder bestemmelsene som er gitt i reglementet for kommunestyret pkt Om avstemningen gjelder det som er bestemt i pkt i reglementet for kommunestyret. Men slik at avstemning ved navneopprop ikke brukes. Sekretæren kan telle opp stemmene Sendenemder (deputasjoner). Bestemmelsene i pkt i reglementet for kommunestyret gjelder også for formannskapet Bokføring. Møtets slutt. Bestemmelsene i pkt i reglementet for kommunestyret gjelder også for formannskapet Stengte dører. Taushetsplikt. Offentliggjøring av dokumenter og vedtak. Møtene holdes for åpne dører, med mindre det gjelder saker som er hjemlet i lovbestemt taushetsplikt, jf. Kommunelovens 31. Formannskapet (eventuelt ordføreren / møtelederen) kan pålegge taushetsplikt for medlemmene og kommunalt ansatte som måtte være til stede i møtet. Dette kan gjelde for deler av bestemte saker, eller saker i sin helhet. All pålagt taushetsplikt må være hjemlet i lov. Det skal spesifiseres hvilke opplysninger som er taushetsbelagt og eventuelt ikke. Dersom det blir vedtatt å lukke dørene med hjemmel i lovbestemt taushetsplikt, plikter de tilstedeværende å bevare taushet om taushetsbelagte opplysninger Mindretallsanke. Dersom ikke særlov er til hinder for det, kan minst to av de folkevalgte medlemmene, ordføreren eller kommunens administrasjonssjef forlange at vedtak i saker delegert fra kommunestyret blir framlagt for kommunestyret. Kravet må fremlegges før møtets slutt Sekretariatets oppgaver. Rådmannen står ansvarlig for sekretariatstjenester. Samt utfører saksutredning hvis formannskapet ikke har bestemt noe annet, og særlover ikke er til hinder for det. Rådmannen sørger for at 4

6 formannskapets møtebok føres på forsvarlig måte, og at denne og kommunestyrets møtebok blir oppbevart på forsvarlig måte. Rådmannen sender utskrift av kommunestyrets- og formannskapets vedtak med nødvendige opplysninger til rette vedkommende. Videre sender rådmannen uten unødig opphold meldinger fra offentlige myndigheter til rette vedkommende. Rådmannen sender alltid melding om formannskapets vedtak til kommunestyrets representanter og vararepresentanter. 5