Til seksjonseierne i Sameiet Torjusbakken 19 Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2015. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Torjusbakken 19 det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Sameiet Torjusbakken 19 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Torjusbakken 19 avholdes torsdag 7. april 2016 kl. 18:30 på Røa Samfunnshus, rom 3, 2.etg. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2015 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2015 Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital 4. STYRET FORESLÅR Styret foreslår en økning av fellesutgifter på 20 % f.o.m 1.7.2016 for å redusere budsjettert underskudd i sameiet fra kr. 285.463,- til 170.929,-. Budsjettbalanse forventes i 2017. Styret får fullmakt til å gjennomføre takprosjektet i 2016. Det vil bli gjennomført en anbudsprosess med minimum 3 tilbydere. Prosjektet vil finansieres ved ytterlig kapitalinnhenting fra seksjonseierne. 5. GODTGJØRELSE TIL STYRET 6. INNKOMNE FORSLAG A) Prisundersøkelse med andre forvaltere 7. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 2 år Anne Marit Hansen stiller til gjenvalg. B) Valg av 1 styremedlem for 2 år Torbjørn J. Guthe går av som fast medlem. Toril K. Høyland stiller til valg som styremedlem. C) Valg av 2 varamedlemmer for 1 år Torbjørn J. Guthe stiller til valg. Rune Natås stiller til gjenvalg. Oslo, 29. februar 2016 Styret i Sameiet Torjusbakken 19 Anne Marit Hansen /s/ Torbjørn Joys Guthe /s/ Thorleif Halden /s/
3 Sameiet Torjusbakken 19 ÅRSBERETNING FOR 2015 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Anne Marit Hansen Torjusbakken 19 E Styremedlem Torbjørn Joys Guthe Torjusbakken 19 A Styremedlem Thorleif Halden Torjusbakken 19 C Varamedlem Toril K. Høyland Torjusbakken 19 G Varamedlem Rune Natås Torjusbakken 19 D Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 1 kvinne. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Torjusbakken 19 Sameiet består av 36 seksjoner. Sameiet Torjusbakken 19 er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 982395585, og ligger i bydel 6 Ullern i Oslo kommune med følgende adresse: Torjusbakken 19 A - J Gårdsnummer 29, og bruksnummer 585 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet Torjusbakken 19 har ingen ansatte. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er Lars H. Brinchmann.
4 Sameiet Torjusbakken 19 Styrets arbeid Det har vært avholdt 4 styremøter i 2015. Alle møtene har vært referert og referatene er signert av styret. Styret har arrangert to dugnader i 2015 med opprydning i fellesarealer, vasking og rydding av søppelskur og sykkelskur samt rydding i vår felles hage ved innkjørselen. Følgende prosjekter er gjennomført i 2015: 1. Utvidelse av åpning på søppelskur i hht pålegg fra REN 2. Reparasjon av setningsskade i yttervegg mot syd-øst 3. Installasjon av vannmåler i TB 19 og i Trimhus (for Trimhusets regning) 4. Installasjon av vann i garasje mot nord Følgende utredningsarbeider er gjort i 2015 5. Trimhusutredning ved advokat Terje Sjøvold for å identifisere rettmessig eier og få råd om Torjusbakken 19 sitt forhold til forvaltningen av Trimhuset 6. Utredning om vannlekkasjer fra garasjeanlegget 7. Utarbeidelse av vedlikeholdsplan for investeringsbeslutning i 2016 Følgende initiativ er planlagt videreført i 2016 Videre har styret innlevert en klage over kommunens planvedtak om omregulering av Mærradalen til naturvernområde og bevaring, med anmodning om at vedtaket justeres for å sikre at vegetasjonen opp mot vårt hus kan holdes på et rimelig nivå. Klagen er tilbakevist av Oslo kommune og oversendt Fylkesmannen i Oslo og Akerhus for endelig vurdering. Systemnøkkel gjennomgang inklusiv garasjedører og sykkelbod for å få et enklere og bedre nøkkelsystem. Arbeid i Søndre Huseby boligstiftelse Styrets leder sitter i styret til SHB og har i hovedsak fremmet saker vedrørende forvaltning av Trimhuset som gjøres av SHB`s heleide aksjeselskapet SHT AS. Styrets leder er med i et SHB utvalg for å vurdere eierforhold og forvaltning av Trimhuset. Stiftelsen forvalter festeavtalen med grunneier og framfester (framleier) festekontrakter til de 11 husene på Søndre Huseby. SHB forvalter også en felles avtale med GET. SHB har retningslinjer for å bevare bygningenes felles arkitektoniske uttrykk og skal godkjenne aller endringer av ytre endringer, fasader, terrasser o.l. SHB er eneaksjonær i aksjeselskapet Søndre Huseby Trimhus AS. Trimhuset - TH Trimhusutredningen konkluderer med at det er de 219 boligsameierne på Søndre Huseby som eier TH. TH ligger på TB19 sin tomt og TB19 er hjemmelshaver til bygget. Det foreligger ikke skjøte på seksjonen. På kort sikt bør TH skilles ut som en egen seksjon. TB 19 mottar kommunale krav mv. og krav om andel festeavgift for Trimhuset.
5 Sameiet Torjusbakken 19 F.o.m 2016 er det avklart med SHB at TB19 skal viderebelaste festeavgift for TH delen til SHT AS. Dette blir iverksatt. Festeavgiften for TH delen av eiendommen utgjør omlag 6000 kr per år. Garasjeanlegget Garajeanlegget forvaltes av et Garasjestyret som ledes av Jo Gade i Torjusbakken 19 A. Det er inngått avtaler med Sameie Torjusbakken 19 om 4 ladeanlegg for elbiler. Torjubakken 19 viderefakturer for bruk av disse etter avlesning av strøm. Plan for 2016 1. Takprosjektet Styret foreslår at taket legges om iht anbefalingene i takrapporten (2014) som pekte på at det ble anbefalt en takomlegging innen 5 år. Styret har laget en spesifikasjon av arbeidene som grunnlag for en anbudsinvitasjon. Det sendes ut anbudsinvitasjon til 3 tilbydere. Basert på et budsjettestimat fra 2015 på 1,5 mill kroner vil det være nødvendig med en ny kapitalinnhenting i størrelsorden 20-30 000 kroner. Pga takprosjektets omfattende karakter anbefaler styret at det ikke planlegges andre prosjekter i 2016. 2. Vedlikeholdsplan Vedlikeholdsplanen for Sameiet vedlegges til informasjon. Her framkommer planlagt vedlikehold samt ansvarsfordeling mellom Sameiet, den enkelte oppgang og den enkelte seksjonseier. 3. Kapitalinnhenting Kapitalinnhenting bør skje iht sameierbrøk (jfr eierseksjonslov) Dette har hittil ikke vært praktisert i Sameiet TB 19 og loven gir anledning til å fravike prinsippet om alle sameierne gir sin tilslutning. Hovedregelen er at sameierbrøken skal legges til grunn, og for framtidige kapitalinnkrevinger anbefaler styret at eierseksjonsloven følges. 4. Kostnader Styret foreslår en gjennomgang av forsikringsavtale mhp kostnader og betingelser.
6 Sameiet Torjusbakken 19 KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2016. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr 1 671 639,-. Dette er kr 544 639,- høyere enn budsjettert og skyldes andre inntekter som i hovedsak består av ekstra kapitalinnhenting. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr 1 252 466,-. Dette er kr 77 158,- lavere enn budsjettert og skyldes i hovedsak at fordring på arbeid i forbindelse med søppelskur ikke mottatt. Resultat Årets resultat på kr 445 742,- fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2015. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler og viser sameiets likviditet. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2015 var kr 996 602,-. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2015 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
7 Sameiet Torjusbakken 19 KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2016. Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. Til løpende drift og vedlikehold er det budsjettert med kr. 270 000,-. Det innebærer samme nivå som 2015 med tillegg på 70 000 som forventet sluttfordring på søppelskur. Kommunale avgifter i Oslo kommune Vann- og avløpsavgiften er redusert med 2 %, og renovasjonsavgiften øker med 7 %. Feieravgiften forblir uendret. Forventet reduksjon i vannavgift etter installasjon av vannmåler er ikke hensyntatt i budsjettet. Energikostnader Styret har budsjettert med samme energikostnader basert på erfaringstall fra 2015. Forsikring Forsikringspremien for 2016 reflekterer indeksjustering på bygninger på 3,3 % fra 1. januar, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Sameiet Torjusbakken 19. Forsikringspremien er økt med 22 000 kroner i 2016. Lån Sameiet Torjusbakken 19 har ingen lån. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2016) Driftskonto 0,15 % p.a Sparekonto 0,90 % p.a Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2016. Festeavgiften øker i 2016. Budsjettet for 2016 er basert på økning av felleskostnadene på 20 % fra 1.7.2016. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Oslo, 29. februar 2016 Styret i Sameiet Torjusbakken 19 Anne Marit Hansen /s/ Torbjørn Joys Guthe /s/ Thorleif Halden /s/
10 Sameiet Torjusbakken 19 7209 - SAMEIET TORJUSBAKKEN 19 RESULTATREGNSKAP DRIFTSINNTEKTER: Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2015 2014 2015 2016 Innkrevde felleskostnader 2 1 127 520 1 009 314 1 127 000 1 259 874 Andre inntekter 3 544 119 0 0 0 SUM DRIFTSINNTEKTER 1 671 639 1 009 314 1 127 000 1 259 874 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 4-2 468-2 468-2 468-2 467 Styrehonorar 5-17 500-17 500-17 500-17 500 Revisjonshonorar 6-14 000-13 500-14 000-14 000 Forretningsførerhonorar -73 460-72 075-74 500-75 500 Konsulenthonorar 7-58 921-57 375-50 000-45 000 Drift og vedlikehold 8-122 194-53 644-200 000-270 000 Forsikringer -164 384-151 850-163 000-186 000 Festeavgift 9-137 811-137 811-137 811-154 164 Kommunale avgifter 10-386 037-326 505-385 975-388 172 Kostnader sameie -97 200-82 800-82 800-98 000 Energi/fyring 11-50 640-55 276-65 000-55 000 Kabel-/TV-anlegg -111 318-109 740-113 000-115 000 Andre driftskostnader 12-16 532-12 788-23 570-20 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -1 252 466-1 093 331-1 329 624-1 440 803 DRIFTSRESULTAT 419 173-84 017-202 624-180 929 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 13 26 675 34 385 10 000 10 000 Finanskostnader 14-106 -190 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 26 569 34 195 10 000 10 000 ÅRSRESULTAT 445 742-49 822-192 624-170 929 Overføringer: Til opptjent egenkapital 445 742 Fra opptjent egenkapital -49 822
11 Sameiet Torjusbakken 19 BALANSE EIENDELER Note 2015 2014 ANLEGGSMIDLER Langsiktige fordringer 15 4 137 4 137 SUM ANLEGGSMIDLER 4 137 4 137 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 12 895 8 177 Kundefordringer 27 201 0 Kortsiktige fordringer 16 18 408 19 287 Driftskonto OBOS-banken 418 791 223 837 Sparekonto OBOS-banken 653 204 398 195 SUM OMLØPSMIDLER 1 130 499 649 496 SUM EIENDELER 1 134 636 653 633 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 1 000 740 554 997 SUM EGENKAPITAL 1 000 740 554 997 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 98 764 75 178 Leverandørgjeld 35 133 7 861 Annen kortsiktig gjeld 0 15 597 SUM KORTSIKTIG GJELD 133 897 98 635 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 1 134 636 653 633 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Oslo, 29. februar 2016, STYRET I SAMEIET TORJUSBAKKEN 19 Anne Marit Hansen /s/ Torbjørn Joys Guthe /s/ Thorleif Halden /s/
... 12 Sameiet Torjusbakken 19 NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til 01.11. benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Garasje 54 000 Stiftelsen 54 000 Festeavgift 137 916 Felleskostnader 728 676 Strøm/lys 43 200 Tv/Bredbånd 109 728 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 1 127 520 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Ekstra kapitalinnkreving jf årsmøtevedtak 540 000 Strøm el-bil 4 119 SUM ANDRE INNTEKTER 544 119
13 Sameiet Torjusbakken 19 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -2 468 SUM PERSONALKOSTNADER -2 468 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr 17 500. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 14 000. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -47 165 OBOS Eiendomsforvaltning AS -11 756 SUM KONSULENTHONORAR -58 921 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -63 569 Drift/vedlikehold VVS -40 625 Egenandel forsikring -18 000 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -122 194 NOTE: 9 FESTEAVGIFT Tomten er festet fra Eidis Huseby Kvaalen i 99 år fra 1972. NOTE: 10 KOMMUNALE AVGIFTER Vann- og avløpsavgift -252 859 Feieavgift -8 172 Renovasjonsavgift -125 007 SUM KOMMUNALE AVGIFTER -386 037
14 Sameiet Torjusbakken 19 NOTE: 11 ENERGI/FYRING Strøm gårdsplass -8 029 Totale strømutgifter til fordeling -71 019 Øvre Garasjelags andel strøm (40%) -28 408 Sameiets strømutgifter (60%) -42 611 SUM ENERGI / FYRING -50 640 NOTE: 12 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -570 Container -4 082 Driftsmateriell -300 Andre fremmede tjenester -5 100 Trykksaker -602 Andre kontorkostnader -2 061 Porto -1 434 Bank- og kortgebyr -2 384 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -16 532 NOTE: 13 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 330 Renter av sparekonto i OBOS-banken 5 009 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 1 631 Utbytte fra Gjensidige 19 705 SUM FINANSINNTEKTER 26 675 NOTE: 14 FINANSKOSTNADER Renter på leverandørgjeld -106 SUM FINANSKOSTNADER -106 NOTE: 15 LANGSIKTIGE FORDRINGER Depositum strøm 4 137 SUM LANGSIKTIGE FORDRINGER 4 137 NOTE: 16 KORTSIKTIGE FORDRINGER Øvre Garasjelags andel av strøm 2015 28 408 Betalt á-konto vedrørende 2015 10 000 Øvre Garasjelags-avregning 2015 18 408 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 18 408
15 Sameiet Torjusbakken 19 Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer 76465141. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst én godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av skum/pulverapparat eller brannslange. Det er seksjonseiers ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er beboers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern og felles elektrisk anlegg. Har sameiet ansatte må det også oppfylle kravene i arbeidsmiljøloven om vern av arbeidstakernes helse og sikkerhet. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Hjemmeside Sameiet har egen hjemmeside med nyttig informasjon: http://torjusbakken19.herborvi.no
16 Sameiet Torjusbakken 19 5. Innkomne forslag A) Det er mottatt forslag om at styret pålegges å sjekke priser med andre forvaltere for å se om det er mulig å spare kostnader. Forslag til vedtak: Styret tar forslaget til etterretning og sjekker priser med andre forvaltere.