Retningslinjer for bruk av sosiale medier i Songdalen kommune... 1 Vi skal bruke sosiale medier som en del av:... 1 Songdalen kommunes sosiale medier... 1 Opprettelse av nye kommunale sider i sosiale medier... 2 Interne lukkede grupper på Facebook... 2 Er sosiale medier rett kanal for det dere ønsker å oppnå?... 2 Hva bør du som administrator av sosiale medier i Songdalen kommune passe på?... 3 Responstid... 4 Når bør vi vurdere å slette et innlegg eller en kommentar?... 4 Råd til ansatte om bruk av sosiale medier... 5
Retningslinjer for bruk av sosiale medier i Songdalen kommune Kommunens nettside www.songdalen.kommune.no er vår viktigste informasjonskanal mot publikum, og vår satsing på sosiale medier skal sees i sammenheng med denne. Retningslinjene gir råd om: hvilke vurderinger som bør gjøres før en enhet/avdeling tar sosiale medier i bruk praktisk bruk av sosiale medier for administratorer av kommunens sosiale medier hvordan du som ansatt i Songdalen kommune bør opptre i sosiale medier 1 Vi skal bruke sosiale medier som en del av: Nyhets- og informasjonsformidling Rekruttering Prosjekter og kampanjer Kommunikasjon med klart definerte og avgrensete målgrupper Dialog med innbyggerne Omdømmebygging Del av krisekommunikasjonen Songdalen kommunes sosiale medier Songdalen kommune har hovedprofiler på Facebook og YouTube. Flere enheter/avdelinger har også opprettet egne sider i sosiale medier. Oversikt over disse finnes på nettsiden.
Opprettelse av nye kommunale sider i sosiale medier Der det er hensiktsmessig gis enheter/avdelinger anledning til å opprette sider i sosiale medier. 2 Før opprettelse av slike sider må det innhentes tillatelse fra enhetsleder/rådmann og webredaktør informeres. Den enkelte enhet/avdeling har selv administratoransvar for siden og er ansvarlig for at kommunens retningslinjer følges. KOMS v/webredaktør skal ha administratorrettigheter til alle kommunale sider i sosiale medier. Kommunens profilering skal være klart synlig slik at det ikke er tvil om hvem avsender er. Interne lukkede grupper på Facebook Retningslinjene gjelder også for interne lukkede grupper som brukes i jobbsammenheng. Det er ikke nødvendig å varsle eller gi administratorrettigheter til webredaktør til interne lukkede grupper. Er sosiale medier rett kanal for det dere ønsker å oppnå? Strategisk bruk av sosiale medier krever kunnskap om mediene og innsikt i egen virksomhet. Enheter/avdelinger som vurderer å benytte sosiale medier som kommunikasjonsog informasjonskanal må vurdere utfordringene og mulighetene som ligger i bruken av sosiale medier. Hva er formålet med å benytte sosiale medier? Hvem er målgruppen? Hvilket budskap har dere? Hvilket sosialt medium passer for dere? Hvem skal administrere og overvåke? Har administrator nok kunnskap om: o personvern? o informasjonssikkerhet? o bildebruk
Hva bør du som administrator av sosiale medier i Songdalen kommune passe på? Administrator er den som publiserer og svarer på henvendelser på siden. Det bør minimum være to administratorer fra egen enhet/avdeling. I tillegg skal KOMS v/webredaktør ha administratorrettigheter til siden. Sosiale medier regnes som en del av kommunens uformelle kontakt med innbyggerne og journalføres ikke. Ved henvendelser som krever saksbehandling må e-post eller brev benyttes. Gi tydelig beskjed om dette dersom en slik henvendelse skulle komme. 3 Koordiner aktiviteten din i sosiale medier med kommunens nettside, annonser i tradisjonelle medier, Hva skjer-kalenderen, info-skjermer, brosjyrer og annet. Du oppnår vanligvis best effekt ved å bruke flere kanaler. Ha klare mål og rutiner for bruk av sosiale medier. Sørg for god forankring i ledelsen. Sett av nok ressurser og tid slik at innholdet er oppdatert og aktuelt. Vær kritisk til det du publiserer. Er det relevant for din målgruppe? Har det relevans for Songdalen kommune? Deler du en artikkel fra et fagblad eller lignende, så skriv en setning eller to som knytter innholdet til Songdalen kommune og våre tjenester. Når du skal dele eller publisere bilder eller film, må du forholde deg til både personopplysningsloven og åndsverkloven. I tillegg bør du vurdere om det er etisk riktig å videreformidle bildene eller filmene. Les Datatilsynets råd her: https://www.datatilsynet.no/teknologi/internett/bilder-pa-nett/ Ikke publiser eller kommenter taushetsbelagte opplysninger eller noe som er unntatt offentlighet. Vær til stede, delta i debatten. Husk at du alltid representerer kommunen. Svar alltid ved faktafeil eller på spørsmål om kommunens tjenester og tilbud. Svar på positive kommentarer, si takk.
Tonen kan være uformell, gjerne med litt humor, men vær ytterst forsiktig med ironi og sarkasme. Det er ikke nødvendig å svare på nøytrale kommentarer, men det er lov å gjøre det. Svar også på negative kommentarer. Tilpass svaret ut fra avsenders form og innhold. Saklig? Humoristisk? Formell? Administrator svarer på spørsmål som «navnet på siden» og signerer med navn og navn på enhet eller avdeling. F.eks. Hilsen Gunhild, servicetorget. 4 Fagpersoner kan svare på faglige spørsmål med privat profil, men signer da svaret med fullt navn, tittel og enhet. Politiske henvendelser skal alltid henvises til politisk nivå. Responstid Songdalen kommunes hovedside på Facebook svarer fortløpende på henvendelser i servicetorgets åpningstid. Dette er det opplyst om. Alle kommunale sider i sosiale medier skal opplyse om forventet responstid. Spørsmål eller kommentarer på kommunens sider som krever tilbakemelding, bør besvares så raskt som mulig. Dersom henvendelsen ikke kan besvares samme dag, bør en gi et midlertidig svar om at henvendelsen undersøkes. Når bør vi vurdere å slette et innlegg eller en kommentar? Songdalen kommune fjerner innlegg og kommentarer som er lovstridige. Vi tolererer heller ikke uthenging av enkeltpersoner/grupper, sjikane, misbruk av personopplysninger og lignende. Ved brudd på dette, kan personer bli utestengt fra våre sosiale medier.
Råd til ansatte om bruk av sosiale medier Tenk over og klargjør hvilken rolle du til en hver tid har på sosiale medier; Ansatt i kommunen eller privatperson? Det du skriver på sosiale medier kan bli sett og lest av mange, det er derfor ikke mulig å opptre 100 % som privatperson. Vær en ambassadør for Songdalen kommune. Del og kommenter gjerne innhold kommunen deler i sosiale medier. 5 Vær varsom med å ha kontakt via sosiale medier med elever/foreldre til elever og barnehagebarn/brukere/pårørende/samarbeidspartnere og andre som en kan møte i saksbehandlingssituasjoner. Ansatte har ytringsfrihet, men taushetsplikten gjelder også i de sosiale mediene. Vær åpen om hvor du jobber. Presiser at du ytrer deg som privatperson og ikke på vegne av Songdalen kommune, der det er relevant.