IKT-strategi
Innhold 1 Innledning... 3 2 Utfordringer... 3 3 Satsingsområder med mål... 4 3.1 Digital forvaltning... 4 3.2 Velferdsteknologi... 5 3.3 Digital dialog... 6 3.4 Kompetanse... 7 3.5 IKT-organisering og styring... 7 2
1 Innledning De siste årene har kommunen fått på plass flere gode IKT-løsninger. Programvare og utstyr er av nyere dato og vi har gjort betydelige løft innenfor barnehage og skole. Virksomhetsområdene har jevnt over tilfredsstillende IKT-støtte, og det pågår flere prosjekter for å utnytte IKT til kvalitetsutvikling og mer effektive prosesser. IKT-strategien viser satsingsområder og mål for den videre utviklingen. Det er valgt fem satsingsområder der IKT kan bidra til å realisere statlige pålegg og løse utfordringer kommunen står overfor. Strategien skal realiseres gjennom tiltak i årlige handlingsprogram og budsjett. Overordnet mål for bruk av IKT i Oppegård kommune: Oppegård kommunene skal aktivt utnytte moderne informasjons- og kommunikasjonsteknologi til å skape effektiv forvaltning, dialog og gode tjenester til innbyggere og næringsliv. 2 Utfordringer Behovet for tjenester vil øke mer enn inntektene framover, og vi må kontinuerlig jobbe for å vurdere nye måter å jobbe på. Bruk av IKT kan bidra til økt effektivitet. Det gjelder bl.a. innenfor administrativt arbeid og for å møte eldrebølgen gjennom bruk av velferdsteknologi. Stortinget har også vedtatt endringer i forvaltningsloven som nå gjør digital kommunikasjon til hovedregelen når kommunen skal kommunisere med innbyggere og næringsliv. Utfordringene beskrives mer utførlig nedenfor. Stram økonomi VI må hele tiden jobbe med å få mest mulig ut av hver krone. Elektroniske administrative systemer kan frigjøre ressurser ved å redusere tidkrevende arbeid og manuelle rutiner i organisasjonen. God datakvalitet og integrasjon mellom IKT-systemer gjør det også mulig å gjenbruke data i større grad. Samtidig må vi ha systemer som bidrar til god internkontroll. Økende antall eldre Eldrebølgen, statlige pålegg, økonomiske utfordringer og konkurranse om arbeidskraft krever økt bruk av velferdsteknologi. Dette er et bredt begrep og favner om mye. Velferdsteknologien skal bidra til et helhetlig pasientforløp der pasienten kan bo hjemme så lenge som mulig, og til en effektiv tjeneste. Teknologien brukes til god og sikker informasjonsutveksling, og til å ivareta krav til dokumentasjon. «Digitalt førstevalg» Stortinget har vedtatt at digital kommunikasjon skal være hovedregelen når forvaltningen kommuniserer med innbyggere og næringsdrivende. Kommunen må derfor legge til rette for elektronisk samhandling internt og eksternt, og jobbe aktivt for å få flere brukere som benytter denne muligheten til kommunikasjon med kommunen. Innbyggere og brukere forventer også god informasjon på nettet, flere digitale tjenester og en kommune som er til stede i sosiale medier. Tilstrekkelig IKT-kompetanse Alle ansatte må ha kompetanse for å jobbe effektivt og utnytte mulighetene som ligger i de enkelte systemene. Kommunen er også avhengig av god bestiller- og prosjektlederkompetanse samt IKTpersonell som ivaretar drift, utvikling og brukerstøtte. 3
Organisering og styring av IKT-aktiviteter Kommunen er avhengig av god styring og kontroll av kommunens IKT-aktiviteter ut ifra en helhetlig og samordnet strategi, tilpasset satsingsområder og ressurser. Effektiv drift og forutsigbar driftssikkerhet blir stadig viktigere når flere arbeidsoppgaver er avhengig av IKT hele døgnet. Stabil, sikker og robust infrastruktur er en viktig forutsetning. 3 Satsingsområder med mål I strategien har vi valgt ut fem områder det er viktig å satse på for å møte utfordringer kommunen står overfor de nærmeste årene. Strategien tar også utgangspunkt i de fire fokusområdene i Kommuneplan 2011-22, og KS «Digitaliseringsstrategi 2013-16 for kommuner og fylkeskommuner. De fem områdene vi har valgt å satse på er: Digital forvaltning Velferdsteknologi Digital dialog Kompetanse IKT-organisering og styring Satsingsområdene blir omtalt i hvert sitt kapittel, og overlapper hverandre flere steder. Innenfor hvert område er det formulert mål som skal realiseres gjennom årlige tiltaksplaner. Selv om det er valgt ut noen satsningsområder for neste planperiode vil vi også videreføre og vedlikeholde den innsatsen som allerede er gjort innenfor IKT på andre tjenesteområder. 3.1 Digital forvaltning Brukernes forventninger til tjenestetilbud, kvalitet og service har økt de senere årene, samtidig som kommunesektoren har møtt krav om omstilling og effektivisering. Gode IKT-verktøy kan frigjøre ressurser ved å redusere tidkrevende arbeid og manuelle rutiner. Gjenbruk av data og integrasjon mellom nettportaler, sak/arkiv- og fagsystemer er nødvendig for elektronisk kommunikasjon, kvalitet og effektivisering av arbeidsprosesser. Kommunen må sørge for et datagrunnlag som er konsistent og gjenfinnbart, har høy kvalitet, følger nasjonale standarder og er tilrettelagt på tvers av fagområder. Systemene må kunne kommunisere på tvers av forvaltningsnivå og være tilrettelagt for å ta ut analyser og rapporter. Kommunen har fortsatt et stort potensiale innenfor automatiserte prosesser, bedre samordning og helhetlige løsninger, bl.a. innenfor personaladministrasjon og innkjøp. Arkiv- og dokumentbehandling skal sikre gode tjenester for innbyggere og næringsliv, støtte effektiv saksbehandling og ivareta lovpålagte oppgaver, juridiske rettigheter og forpliktelser i samtid og ettertid. Digitalisering av kommunens og arbeidsprosesser må ses i sammenheng med digitalisering av arkiv- og dokumenthåndtering. Dette gjelder spesielt for saksbehandlingsprosessene hvor det stilles strenge krav til etterprøvbarhet og dokumentasjon. Nye systemer skal være brukervennlig, funksjonelle og passe inn i kommunens totale programportefølje. Kommunen må ha rutiner for å lage gode kravspesifikasjoner, gjennomføre implementering og sørge for å realisere gevinster. 4
Skal kommunen framstå som en attraktiv arbeidsplass, er det viktig å tilby ansatte moderne utstyr og gode, fleksible IKT-systemer. Kommunen har effektive, elektroniske rutiner og systemer for administrative oppgaver Kommunen har IKT-systemer som sikrer god datakvalitet og gjenbruk av data Kommunen har forsvarlig dokumenthåndtering og internkontroll innenfor alle fagområder, og kan hente ut relevante opplysninger til ansatte, parter og publikum Kommunen har rutiner og systemer som sikrer rasjonell og samordnet IKT-virksomhet Kommunen har IKT-systemer og utstyr som bidrar til gode og fleksible arbeidsforhold 3.2 Velferdsteknologi Andelen eldre og pleietrengende vil øke betydelig de neste årene. Kommunen må derfor vurdere hvilken teknologi som kan bidra til å møte denne utfordringen. Det overordnede målet for IKT i helseog omsorgssektoren er å legge til rette for et helhetlig pasientforløp, der pasienten kan bo hjemme så lenge som mulig. Elektronisk samhandling og bruk av velferdsteknologi kan bidra sammen med andre virkemidler til å møte kapasitetsutfordringer i framtiden. Velferdsteknologi er først og fremst teknologisk assistanse, som skal understøtte og forsterke brukernes trygghet, sikkerhet og mobilitet. Kommunen bruker allerede mye velferdsteknologi. Omsorgsboligene har f.eks. døralarmer som varsler når noen går ut av leiligheten sin om natten. På Høyås bo- og rehabiliteringssenter tester vi ut GPS- sporingsteknologi på pasienter som har problemer med å finne tilbake til sykehjemmet. et er å se muligheter og teste ut innovative løsninger, der individuelle behov blir bedre ivaretatt enn med dagens trygghetsalarm. Velferdsteknologi i en trygghetspakke med forskjellige typer alarmer, sporingsteknologi og helse- og kommunikasjonsteknologi viser seg å være en god måte å gi hjemmeboende brukere økt egenmestring og trygghet. Dagens utfordring er å gjøre teknologien så tilgjengelig og brukervennlig at brukerne kan benytte tjenestene. Dette innebærer bl.a. at varslinger/alarmer blir integrert i et eget felles, standardisert system for å forenkle administrasjon og drift. Ideen er å koble brukere og pasienter raskt opp med den teknologi de har behov for. Det kommer en nasjonal, felles standard for dette og Oppegård ønsker å ta denne i bruk. Kommunen vil satse på IKT-systemer som gjør at ansatte kan gi og motta aktuelle helseopplysninger på en effektiv og sikker måte, slik at de kan gi brukere forsvarlig helsehjelp. I pleie- og omsorgstjenesten bruker ansatte f.eks. håndterminaler for å se og registrere opplysninger hjemme hos pasienten. Dette gjør at helseopplysninger alltid er oppdatert. Flere virksomheter bør benytte denne teknologien for økt kvalitet på tjenesten. Kommunen vil ta i bruk erom, et system for å effektivisere arbeidsprosessen ved å samle og systematisere informasjon. Skjermer på pasientenes rom gir de ansatte tilgang til aktuelle prosedyrer og tiltak. Ansatte får mulighet til å dokumentere på stedet, gjerne sammen med pasienten. For økt samarbeid med pasienter og pårørende finnes det flere systemer, f.eks. web basert Individuell plan. Det finnes løsninger der pårørende kan se brukernes timeplan via mobiltelefon. Løsningene innenfor helse- og omsorgsområdet må være sikre og tilgengelige hele døgnet. Det innebærer at kommunen må ivareta krav til personvern, sikkerhet og tilgjengelighet. 5
Kommunen praktiserer helhetlig pasientforløp, der målet er at pasienten kan bo hjemme så lenge som mulig ved hjelp av trygghetsfremmende teknologiske løsninger Kommunen ser muligheter og tester ut innovative løsninger tilpasset brukernes behov Kommunen bruker verktøy der ansatte leser og registrerer helseopplysninger mens de er hos pasienten Kommunen utnytter mulighetene til informasjonsutveksling i Norsk Helsenett Kommunen har rutiner og systemer for å ivareta sikkerhet og tilgjengelighet 24/7 3.3 Digital dialog Dialog er viktig for godt lokaldemokrati og for bruk og videreutvikling av kommunale tjenester. Statlige myndigheter har bestemt at digital dialog skal være hovedregelen når offentlige etater kommuniserer med innbyggere og næringsliv. Statens mål er å automatisere prosessene og gjenbruke offentlige fellesløsninger. Kommunen må utvikle flere tjenester for å imøtekomme dette. Kommunens nettsted gir god oversikt over kommunens tjenestetilbud, politikk og aktiviteter i lokalsamfunnet. I tillegg er det lagt til rette for dialog, innsyn og flere selvbetjeningsløsninger. Gjennom aktiv bruk av teknologi kan kommunen synliggjøre politiske prosesser og gjøre det enklere for innbyggerne å delta og påvirke beslutninger. Arbeidsprosesser i kommunen er ofte ledd i tjenester til innbyggere, brukere og ansatte. Vi kan redusere antall henvendelser ved å legge til rette for at folk selv kan sjekke status i saker, basert på informasjon direkte fra interne systemer. Eksempler på slike løsninger er geodatas kartløsning og bookingsystem for utleie av baner og haller. For tilgang til personlige opplysninger og innsyn i egne saker, må nettsiden ha sikker pålogging. De elektroniske tjenestene bør «huske» de opplysningene brukerne oppgir. Digital kommunikasjon forutsetter digitale skjemaer, som er utformet slik at verdier brukene skriver inn, kan sendes videre og gjenbrukes. Staten har utviklet nasjonale fellesløsninger, egnet til gjenbruk i hele offentlig sektor. Eksempel på en kommunal fellesløsning er SvarUT, som sender digitale meldinger i stedet for papirpost til innbyggere og næringsliv. Løsningene legger til rette for gode, sammenhengende digitale tjenester på tvers av forvaltningsnivå. Sosiale medier egner seg godt til å styrke lokaldemokratiet og til kommunikasjon med innbyggere og andre. De er også nyttige i forbindelse med kriser og andre situasjoner hvor det er viktig å nå ut med informasjon raskt. Innbyggere som ikke ønsker, eller kan benytte digital dialog, må ha mulighet til å nå kommunen via telefon og personlig kontakt. Kommunen har gode, brukervennlige digitale løsninger for dialog med innbyggere og brukere Kommunen har lagt til rette for innsyn og flere elektroniske tjenester Kommunen har sikker pålogging for tilgang til personopplysninger og innsyn i egne saker Kommunen legger til rette for deltakelse og påvirkning i digitale kanaler Innbyggere og brukere får hjelp til å bruke digitale løsninger 6
3.4 Kompetanse Tilstrekkelig kompetanse er viktig for å utvikle en moderne digital forvaltning. Kommunens ansatte må kunne utnytte kommunens IKT-systemer i sitt daglige arbeid og bidra til å utvikle og effektivisere tjenesteproduksjonen. De må også ha kompetanse om personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet. IKT-seksjonen må kunne drifte kommunens systemer og være godt kjent med behov og muligheter på kort og lang sikt. Politikere praktiserer papirløse møter og må derfor beherske kommunens valgte IKT-løsning som verktøy. Tre utfordringer peker seg ut innenfor kompetanse: - Medarbeidernes generelle IKT-kompetanse - Hvordan kommunen utnytter mulighetene som ligger i de enkelte systemene - God bestiller- og prosjektlederkompetanse Vi må sikre at vi kjøper de rette systemene, dvs. systemer som er gode nok i forhold til våre behov. Systemene må ha lav brukerterskel og la seg integrere med øvrige systemer og verktøy. Det er også viktig at systemene vi velger dekker et bredt behov innenfor ulike områder slik at vi unngår for mange spesialsystemer. Bestillerkompetanse omfatter formell juridisk innkjøpskompetanse og fagkompetanse for å påvirke hvordan løsningene blir utformet og brukt. Kommunen har ca. 90 større fagsystemer, som jevnlig kommer med nye versjoner og forbedret funksjonalitet. Mange kan sannsynligvis utnyttes bedre enn de gjør i dag, i tillegg til å dekke nye behov. God kunnskap om systemene effektiviserer arbeidet og gjør kvaliteten på dataene bedre. Det er også lettere å se hvor vi kan gjenbruke data og hvordan systemer kan samhandle. Når kommunen innfører nye IKT-systemer er det viktig å legge vekt på god opplæring og dokumentasjon. Flere yrkesgrupper har liten erfaring med bruk av IKT. Skal kommunen nå målene om digitale ferdigheter blant barn og unge, er det også nødvendig å styrke IKT-kompetansen. God brukerstøtte med helpdesk, superbrukere og brukerveiledninger på Intranettet er også viktig. Ansatte har tilstrekkelig kompetanse til å bruke IKT-systemene effektivt Ansatte har kompetanse om lovpålagte krav til personvern, taushetsplikt og informasjonssikkerhet IKT-personell har god kompetanse innenfor drift, utvikling, opplæring og brukerstøtte Kommunen har bestiller- og prosjektlederkompetanse og kan utnytte innkjøpsprosessen til å fremme innovasjon Kommunen har et godt tilbud om brukerstøtte 3.5 IKT-organisering og styring Styring, investering og drift av IKT-systemene definerer kvaliteten på kommunens informasjonsforvaltning.. IT Governance er et begrep som brukes for styring og kontroll av tverrliggende IKT-prosesser, som understøtter alle funksjoner i en organisasjon. Disse henger tett sammen med generelle krav til virksomhetsstyring og omfatter: - Prosesser for å foreta gode og hensiktsmessige IKT-investeringer 7
- Håndtere IKT-endringer, for eksempel prosjektstyringsmekanismer og endringer som er nødvendige for å overholde offentlige lovkrav - Utforme og etablere formaliserte IKT-tjenester, f.eks. gjennom SLA er (Service Level Agreements), og måle i hvilken grad disse blir overholdt. Prosessene er gruppert i fire områder: «Anskaffe og implementere», «Planlegge og organisere», «Drifte og supportere» og «Monitorere og evaluere». Ofte vil prosessgruppen «Drifte og supportere» ha størst fokus i en organisasjon. For å få en helhetlig og god utvikling på IKT-området, er det viktig å ha en IKT-forvaltning som dekker alle prosessområdene. Kommunenes sentralforbund (KS) og Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) forvalter flere tjenester og standarder som er obligatoriske eller anbefalte. Oppegård følger nasjonale anbefalinger der det er hensiktsmessig. Kommunen må sørge for god tilgjengelighet til nettverket, både for ansatte og publikum. Vi må satse på økt bruk av trådløse nett i kommunale bygg for å dekke det økende behovet for tilgjengelighet i kommunale bygg. Skal IKT-løsningene fungere tilfredsstillende må vi også sørge for at nettet er sikkert, stabilt og har tilstrekkelig datakraft. Leverandører velger i stadig større grad å levere programvare og tjenester ved behov, som en skytjeneste. Det viktigste kjennetegnet på en skytjeneste er forretningsmodellen, som er basert på at kunden betaler for bruk, enten det er infrastruktur, maskinvare eller programvare. En forutsetning for å ta i bruk skytjenester er tilstrekkelig sikkerhet. Kommunen må vurdere hva som er forretningskritisk og benytte databehandleravtaler for å sikre informasjonen som legges ut i skyen. Nye teknologiske infrastrukturløsninger legger til rette for mer effektiv drift og kvalitativt gode IKTtjenester, enten leverandører leverer dem fra «skyen», eller kommunen drifter løsningen selv. Kommunen behandler store mengder personopplysninger og flere steder behandler ansatte sensitiv informasjon. I den forbindelse er det viktig å være oppmerksom på at ny teknologi og økt kompleksitet øker kravene til informasjonssikkerhet. Både skytjenester, trådløse nettverk og mobile enheter øker risikoen for at informasjon kommer på avveie. Kommunen har en IKT-organisering basert på prinsippene om god IKT-styring og kontroll Kommunen har basert løsninger på felleskomponenter og standarder Skytjenester kommunen tar i bruk er basert på grundige risiko- og sårbarhetsanalyser Kommunen har inngått nødvendige databehandleravtaler ved ekstern drift IKT-tjenestene ivaretar krav til sikkerhet, tilgjengelighet og kapasitet 8